Kontextmenü in Adressen

So nutzt Du das Kontextmenü in Adressen — mit Aktionen für Belege, Abonnements, Anonymisierung, Sammelrechnungen, Duplikate und Workflow-Instanzen.

Wie zu den meisten Datensätzen in VARIO Cloud steht Dir auch bei einer geöffneten Adresse einen Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü

Über das Kontextmenü kann zu der selektierten Adresse jederzeit ein Einkaufsbeleg, oder ein Verkaufsbeleg erstellt werden. Des Weiteren kommst Du mit einem Klick auf “<-Adressen” wieder in die Adresssuche zurück. Der Button “Bearbeiten” ist nur in den Reitern Dashboard und Stammdaten zu sehen und damit versetzt man den Datensatz in den Bearbeitungsmodus um die Stammdaten der Adresse ändern zu können. Mit dem Symbol kannst Du eine Aufgabe zu der Adresse anlegen.

Über das Sternsymbol kannst Du die Adresse abonnieren. Abhängig von Deinen in den Benutzereinstellungen hinterlegten Abonnement-Einstellungen erhältst Du bei bestimmten Ereignissen im Zusammenhang mit der Adresse eine Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale bzw. per E-Mail. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Änderungen durch einen anderen Benutzer ausgelöst werden. Über die Ausgaberegeln kannst Du festlegen, in welchen Fällen und auf welchem Weg die Benutzer benachrichtigt werden sollen. Den Inhalt der Benachrichtigungen kannst Du unter System/Ausgabe/Adress-Listen bearbeiten.

Im Reiter “Dashboard” kannst Du über das TV-Symbol im Kontextmenü den Dashboard im TV-Modus versetzen und mit der Option “Dashboard konfigurieren” das geöffnete Adress-Dashboard bearbeiten. Weitere Informationen zu den Dashboards findest Du hier.

Aktionen

Über den Button “Aktionen” können verschiedene Aktionen für die selektierte Adresse ausgelöst werden.

Änderungsprotokoll

In diesem Protokoll kannst Du nachvollziehen, welche Änderungen in der Adresse vorgenommen wurden – inklusive Datum, betroffener Felder und verantwortlichem Benutzer. Aktuell werden ausschließlich Änderungen an den Stammdaten protokolliert. Änderungen an der Bankverbindung sind davon ausgenommen. Weitere Informationen zu den Änderungsprotokolle findest Du hier.

Adresse anonymisieren

Mit der Aktion “Adresse anonymisieren” kannst Du die personenbezogene Daten dieser Adresse DSGVO-konform anonymisieren. Dabei werden sensible Angaben – wie Anschrift, Kontaktinformationen und Bankverbindungen – durch Rautezeichen (#) ersetzt. Die Anonymisierung ist besonders dann hilfreich, wenn eine Adresse nicht gelöscht oder deaktiviert werden kann, weil sie mit anderen Datensätzen verknüpft ist. Diese Aktion wird im Änderungsprotokoll protokolliert.

Voraussetzung:

Du benötigst die Berechtigung “Adressen löschen”, um eine Adresse anonymisieren zu können.

Ablauf der Anonymisierung

Nach Auswahl der Aktion “Adresse anonymisieren” bzw. “Anonymisieren” über das Drei-Punkte-Menü erscheint ein Hinweis, dass die Aktion finanzrelevante Belege und zugehörige offenen Posten betreffen kann. In diesen Fällen wird die Adresse nur teil-anonymisiert.

Du benötigst die Berechtigung “Adressen löschen”, um eine Adresse anonymisieren zu können.Warnhinweis

Abschließend ist die Aktion über eine Sicherheitsabfrage zu bestätigen (einfache Rechenaufgabe).

Bestätigung zur Anonymisierung

Auswirkungen der Anonymisierung:

• Alle personenbezogene Daten in den Stammdaten, den Zusatzadressen und den Ansprechpartnern werden durch “#” ersetzt bzw. entfernt

• Bilder in den Stammdaten und bei Ansprechpartnern werden entfernt. Im DMS erhält der Datensatz den Löschstatus “Zur Löschung vorgemerkt”.

• Die Adresse selbst und die dazu dazugehörigen Ansprechpartner werden deaktiviert.

• Auch im Änderungsprotokoll werden personenbezogene Einträge anonymisiert oder entfernt.

• Verknüpfte Datensätze wie z. B. Aufgaben und Deals zeigen die Adresse ebenfalls anonymisiert an (ausgenommen Belege).

• Die Adresse wird auch im Menüpunkt “Auswertungen” mit anonymisierten personenbezogenen Daten aufgelistet

• DSGVO-konforme Anonymisierung (keine Rückverfolgbarkeit zur betroffenen Adresse/Person)

Auftragsrückstände

Hier erhältst Du eine Auflistung der offenen Aufträge für die selektierte Adresse.

Adressverwaltung Auftragsrückstände

Manuell Bezahlen

Hier erhältst Du eine Auflistung offener Forderungen und Verbindlichkeiten für die selektierte Adresse.

Adressverwaltung Manuell Bezahlen

Mit einem Klick auf den jeweiligen Datensatz kannst Du diesen manuell bezahlen.

Manuelle Rückerstattung

Die Aktion “Manuelle Rückerstattung” wird für OPs der Adresse mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” angeboten. Sie kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Nach “OK” wird der erzeugte Buchungssatz des Typs “Verbindlichkeit” in den Bereich “Buchungen” des OPs geschrieben.

Manuelle Rückerstattung

Verrechnen

Mit dieser Aktion kannst Du Forderungen und Verbindlichkeiten der ausgewählten Adresse miteinander verrechnen. Das ist besonders hilfreich, wenn eine Adresse sowohl als Kunde als auch als Lieferant geführt wird und entsprechende offene Posten auf beiden Seiten bestehen.

Salden-Bestätigung

Mit diese Aktion wird ein Report mit allen Offenen Posten aus der Adresse erstellt. Über die Buttons oberhalb der Vorschau kann der Report heruntergeladen, ausgedruckt oder direkt per E-Mail verschickt werden.

Sammelrechnung

Mit dieser Funktion kannst Du mehrere veröffentlichte Lieferscheine dieses Kunden manuell zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Das spart Zeit und sorgt für mehr Übersicht in Deiner Rechnungsverwaltung.

Voraussetzungen:

Damit ein Kunde für die Sammelrechnung berücksichtigt werden kann, muss im Bereich “Kunde” der Adresse, der Toggle "Sammelrechnung erlauben“ aktiviert sein. Beim Aktivieren wird automatisch geprüft, ob blockierende Belege für den Kunden existieren. Ist dies der Fall, kann die Sammelrechnung nicht aktiviert werden. Die betreffenden Belege werden in einem Dialog angezeigt. Als blockierend gelten aktuell veröffentlichte Lieferscheine die entweder die Zahlungsbedingung “Vorauszahlung” verwenden oder eine Adressbeziehung vom Typ “Rechnungsadresse” besitzen.

Sammelrechnung erstellen

Mit Anwahl der Aktion werden automatisch alle veröffentlichten Lieferscheine dieses Kunden angezeigt. Lieferscheine mit unterschiedlichen Merkmalen sind an den Spalteninhalten zu erkennen.

Sammelrechnungen

Eine Sammelrechnung ist nur möglich, wenn die folgenden Merkmale bei allen Lieferscheinen identisch sind:

• Fakturierungsart

• Leistungsland

• Rechnungsadresse (in Adressbeziehung)

• Steuerpflicht

• USt-IdNr.

• Währung

• Zahlungsart

• Zahlungsbedingung

• §13b

Weichen diese Merkmale voneinander ab, so erhältst Du eine Taskmeldung: . Bei Anwahl kannst Du in der ersten Zeile des Protokolleintrags erkennen, warum die Sammelrechnung nicht durchgeführt werden kann.

z.B.

Nach dem Anhaken der gewünschten Lieferscheine und der Auswahl von “Sammelrechnung erzeugen” wird eine neue Sammelrechnung angelegt. Der erzeugte Beleg trägt im Titel die Kennzeichnung: und erscheint in der Belegkette als Folgebeleg der zusammengeführten Lieferscheine.

Belegkette Lieferschein

Kontingent buchen

Mit dieser Aktion kannst Du einen Kontingentartikel, wie Hotlinepunkte, direkt auf die aktuell geöffnete Adresse buchen. So kannst Du einem Kunde zusätzliche Kontingente zur Verfügung stellen, ohne eine separate Rechnung erstellen zu müssen.

Kontingent buchen

UST-IdNr.-Prüfprotokoll

Hier erhältst Du die Ergebnisse zur Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Weitere Details findest Du hier.

Adressverwaltung Umstatzsteuer

Duplikate zusammenführen

Eine Adresse gilt als Duplikat, wenn die Namen identisch sind. Abweichungen in Anrede, Postleitzahl, Hausnummer oder Ländercode sind dabei zulässig – nicht jedoch in Straße und Stadt. Bereits beim Erfassen einer neuen Adresse prüft das System automatisch auf “Ähnliche Adressen” und schlägt diese vor. Wird dieser Hinweis ignoriert, erhalten die neue und die als doppelt identifizierte Adresse innerhalb der Adresse das Label Mit Anwahl des Labels wird das Adressduplikat angezeigt, in das verzweigt werden kann. Unter Umständen können auch mehrere Duplikate existieren.

Duplikate können über den Button "Duplikate zusammenführen" für die gewählte Adresse zusammengeführt werden.

Aktion Duplikat zusammenführen

Der Toggle “In 1. Adresse zusammenführen” ist standardmäßig aktiviert und bedeutet, dass bei Anwahl von die Daten der 2. Adresse in die 1. Adresse zusammengeführt werden. Wird der Toggle deaktiviert, ist die Richtung umgekehrt.

Ergebnis der Zusammenführung:

• Alle Daten wie z. B. Kontaktinformationen, Bankverbindungen, Adress- und Geschäftsbeziehungen, Ansprechpartner, CRM-Objekte, Belege, Offene Posten, Kunden- und Lieferanten-Artikelbeziehungen mit Preisen, Notizen, DMS, Texte, Zusatzadressen, Zusatzfelder aus der Quelladresse in die Zieladresse übernommen.

• Nur leere Felder in der Zieladresse werden durch Inhalte der Quelladresse ergänzt

• Bestehende Inhalte der Zieladresse bleiben erhalten

• Nach dem Zusammenführen verschwindet nur das Label “Duplikat vorhanden” in der Zieladresse - die Quelladresse hingegen wird entfernt.

• Die Zusammenführung wird im Änderungsprotokoll dokumentiert

Unter System/Datenbereinigung befindet sich das selbe Datagrid, jedoch für alle existierenden Duplikate. Die Funktionsweise ist aber identisch.

Adressen zusammenführen

Neben der automatischen Erkennung von Duplikaten können auch zwei nicht als Duplikat identifizierte Adressen manuell zusammengeführt werden. Eine Adresse kann aus dem Aktionsmenü der Adresse über den Button "Adressen zusammenführen" mit einer anderen Adresse zusammengeführt werden.

Dabei ist aus der Zieladresse die Aktion auszuwählen und über den Suchdialog die Quelladresse zu suchen und [OK] auszuwählen.

Aktion Adressen zusammenführen

Im Anschluss wird eine kleine Rechenaufgabe gestellt. Mit der Auswahl von [Bestätigen] wird die Aktion endgültig ausgeführt. Die Rechenaufgabe dient als Sicherheitsabfrage, um unbeabsichtigte Zusammenführungen zu vermeiden.

Sicherheitsabfrage

Ergebnis der Zusammenführung:

• Alle Daten wie Ansprechpartner, Zusatzadressen, Kontaktmöglichkeiten, Belege, Bankdaten, Geschäftsbeziehung, Adressbeziehungen, Kunden/Lieferantenbeziehungen und Preise, CRM-Objekte, DMS, OPs, freie Felder, Belegtexte, Notizen u.v.m. werden aus der Quelladresse in die Zieladresse übernommen.

• Nur leere Felder der Zieladresse werden durch Inhalte der Quelladresse ergänzt.

• Nach der Zusammenführung bleibt nur die Zieladresse bestehen - die Quelladresse wird entfernt.

• Die Zusammenführung wird im Änderungsprotokoll dokumentiert.

Abonnements verwalten

Mit dieser Aktion werden alle Benutzer aufgelistet, die diese Adresse über das Sternsymbol abonniert haben. Weitere Informationen dazu findest Du im oberen Abschnitt zum Kontextmenü.

Neueste Workflow-Instanz

Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der letzten Workflow-Instanz zur geöffneten Adresse aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die dazugehörigen Daten einzusehen. Über die Workflow-Instanzen-ID kannst Du Dir den Verlauf der Instanz in der Workflow-Darstellung in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” in der Handbuchseite Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”.

Workflow-Instanzen

Mit dieser Aktion werden Dir die verschiedenen Workflow-Instanzen aufgelistet, welche die geöffnete Adresse betreffen. Beim Aufklappen einer Instanz über den grünen Pfeil werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der unterbrochen wurde, kann dieser über die Icons manuell wieder zum Laufen gebracht oder komplett abgebrochen werden.

Wähle einer der Instanzen aus, um Dir den Verlauf der Instanz in der Workflowdarstellung anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”.

Workflow-Verlauf