Adressstammdaten
Verwaltung der Adressenstammdaten in VARIO Cloud — mit Anschrift, Kontaktinformationen, Geschäftsbeziehungen, Bankverbindungen, Adressbeziehungen und weiteren Pflichtangaben.
Über den Reiter "Stammdaten" oder den Button "Bearbeiten" gelangst Du in den Stammdaten der geöffneten Adresse.
Reiter Stammdaten
In den Reiter Stammdaten findest Du eine übersichtliche Darstellung aller grundlegenden Informationen zur Adresse. Die angezeigten Bereiche passen sich dabei automatisch an die jeweilige Geschäftsbeziehung (z. B. Kunde, Lieferant, Vertreter,…) an. Typische Bereiche sind Anschrift, Kontaktinformationen, Verwaltung, Kunde, Lieferant oder Geodaten. Zusätzlich lassen sich hier Bankverbindungen, Adressbeziehungen sowie wichtige Informationen und Tags zur Adresse hinterlegen.
Hinweis: Änderungsinformationen
In vielen Bereichen der Stammdaten – beispielsweise bei Adressen, Artikeln oder Belegen – findest Du direkt unter der Hauptüberschrift Informationen zur Erstellung und letzter Änderung des Datensatzes mit Angabe des Benutzers und des Zeitpunktes. Diese Angaben erleichtern die Nachverfolgung von Änderungen, insbesondere bei gemeinsamer Arbeit im Team.
Wichtige Information
Im Bearbeitungsmodus der Adresse steht ein Freitextfeld zur Verfügung. Hier kannst Du Informationen zum Kunden hinterlegen, die in den Stammdaten der Adresse eingeblendet werden.
Tags
Im Bearbeitungsmodus einer Adresse können Tags hinzugefügt werden. Mit diesen Tags können relevante Informationen zu dieser Adresse hinterlegt werden z. B. eine Information über die Zahlungsbereitschaft eines Kunden. Die gewünschten Tags kannst Du unter Einstellungen->Allgemein->Tags anlegen.
Bereich Anschrift
Hier werden die Details der Adresse angezeigt. Im Feld “Name” befinden sich die Logos von Google- und das LinkedIn, über die z. B. der Firmensitz, die Kontaktdaten oder Branchenzugehörigkeit einfach überprüft werden können. Mit einem Klick auf eines der beiden Logos wird der Adressname + die Stadt automatisch an die jeweilige Plattform übergeben – die Suchergebnisse öffnen sich direkt im Browser.
Im Feld “Region” kannst Du eines der unter Einstellungen/Allgemein/Lokalisierungen hinterlegten Bundesländer bzw. Regionen auswählen. Die zur Auswahl stehenden Regionen sind abhängig vom in der Adresse hinterlegten Ländercode.
Bereich Kontaktinformationen
Hier kannst Du die Kontaktinformationen zu der Adresse hinterlegen und bei mehreren Kontaktinformationen des gleichen Typs z. B. Telefon die favorisierte Telefonnummer mit einem gelben Stern markieren.
Bereich Verwaltung
In diesem Bereich kannst Du unter anderem die Geschäftsbeziehung der Adresse hinterlegen. Unter anderen stehen Dir die Geschäftsbeziehungen Lieferant, Kunde, Vertreter und Hersteller zur Auswahl. Bei der Auswahl einer dieser werden Dir die jeweils Bereichen “Kunde“, “Lieferant”, “Vertreter” und "Hersteller" eingeblendet. In diesen kann Du weitere spezifische Angaben zur den Geschäftsbeziehungen hinterlegen. Unter Einstellungen/Adressen/Parameter kannst Du hinterlegen, ob die Kunden/Lieferantennummer manuell oder automatisch vergeben werden soll. Weitere Informationen erhältst Du hier.
Geschäftsbeziehung
Es kann nur eine Adresse als eigene Adresse gekennzeichnet werden. In diesem Fall wird das Feld “Ländercode” in der Anschrift zu einem Pflichtfeld. Du kannst die eigene Adresse jederzeit über das VARIO Cloud Logo in der oberen linken Ecke öffnen.
Auch Informationen zur Rechtsform der Adresse, z. B. ob es eine GmbH ist, kann hier gepflegt werden. Über den Toggle “§ 13b” wird die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers geregelt. Das bedeutet, dass in festgelegten Fällen die Umsatzsteuerschuld auf den Empfänger der Leistung übergeht, insbesondere bei bestimmten Bauleistungen und grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Der Leistungsempfänger übernimmt dann die Voranmeldung und Abrechnung der Umsatzsteuer. Weitere Infos dazu findest Du hier.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Unternehmens im europäischen Binnenmarkt für umsatzsteuerliche Zwecke. Sie wird benötigt, wenn Unternehmen grenzüberschreitend innerhalb der EU Geschäfte tätigen und ist je nach Land unterschiedlich aufgebaut – z. B. DE123456789 für Deutschland.
Eingabe einer USt-IdNr. für ein anderes Land
Neben der Standard-USt-IdNr. kann es vorkommen, dass für bestimmte Länder (EWWU-Mitgliedsstaaten) abweichende USt-IdNr. verwendet werden. Diese kannst Du über den Button 
der (eigene Firma) und Auswahl von "+USt-IdNr." im Dialog „USt-IDs für abweichende Länder“ erfassen.
Nach Eingabe der Nummer und des Ländercodes (z. B. AT für Österreich) erscheint der Eintrag in der Liste:
USt-Id für ein abweichendes Land zur eigenen Adresse
Sobald Du im Feld “USt-IdNr.” (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) eine Nummer eingegeben hast, kannst Du diese über das 
prüfen. Bei einem Ergebnis mit 
ist die Nummer fehlerhaft und zu korrigieren. Das Ergebnis der Prüfung kannst Du zusätzlich im Aktionsmenü unter “USt-IdNr. Prüfprotokoll” einsehen. Auch Unternehmen, die am One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren teilnehmen, können hier ihre USt-Id hier erfassen. Eine Prüfung auf Plausibilität erfolgt nicht.
Im Feld “Reportgruppe” kannst Du eine der unter System/Ausgabe angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diese Adresse gelten soll. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.
Die im Feld “Sprache” hinterlegte Sprache wird automatisch in die Belegdaten übernommen. Weitere Details findest Du hier unter dem Thema “Sprache”.
Das Feld “Währung” ist bei der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” automatisch mit der Basiswährung (Hauswährung) “EUR” gefüllt. Bei den Geschäftsbeziehungen Kunde, Lieferant und Vertreter kannst Du im jeweiligen Feld “Währung” eine Fremdwährung hinterlegen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung die z. B. Belege, Zahlungen oder Provisionsabrechnungen für diese Adresse geführt werden. Eine Änderung der Währung ist nur möglich, wenn für diese Adresse noch kein Beleg mit Fremdwährung vorhanden ist!
Zusammenfassung aller Eingabemöglichkeiten für Währungen
Du findest in verschiedenen Menüs das Feld “Währung”. Hierbei kannst Du eine Währung gemäß Deiner Einstellung auswählen. Durch diese Währungsfunktion können z. B. Belege, Artikelpreise und Bankkonten in unterschiedlichen Währungen geführt werden:
In der Adresse
In den Bereichen “Kunde/Lieferant/Vertreter”: hier sind unterschiedliche Währungen möglich
In den Reitern “Kunden-Artikel-Beziehungen/Lieferanten-Artikel-Beziehungen: im Verkaufs- und Einkaufspreis
Im Artikel
In den Reitern “Kundenbeziehungen” und “Lieferantenbeziehungen”: im Verkaufs- und Einkaufspreis
Im Beleg
Im Einkaufs- und Verkaufsbeleg: Die Währung wird automatisch aus der Adresse übernommen, kann aber im Beleg manuell überschrieben werden.
Im Bankkonto
In den Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking/Bank/Bankkonto: Beim Umsatzabgleich werden nur OPs mit übereinstimmender Währung abgeglichen
Informationen zu den Einstellungen von Währungscodes und Umrechnungskursen findest Du hier.
Über das Feld “Internetadresse” können die USt-Id sowie weitere Kontaktdaten einfach aus dem Impressum einer Internetadresse gezogen werden. Füge dazu die gewünschte URL ein und klicke auf das Symbol 
. Voraussetzung dafür ist die Lizenz “VARIO Impressum Parser”.
Wenn Du im Feld “Kreditlimit” einen Wert einträgst, wird dieser bei Belegen berücksichtigt. Bei Überschreitung des Limits erscheint ein Hinweis. Mit der Eingabe eines Kreditlimits werden automatisch auch die anderen Kreditlimitfelder gefüllt.
Aktueller Kredit zeigt die Gesamtsumme des aktuellen Kredits an. Beim Hovern über diesen Betrag werden die einzelnen Summen, z. B. aus Auftrag oder Forderung, angezeigt.
Kreditlimit offen zeigt den verbleibenden Betrag, der noch ausgenutzt werden kann (Kreditlimit minus aktueller Kredit).
Kreditlimit überzogen zeigt den Betrag an, um den das Limit überschritten wurde.
In den jeweiligen Belegen wird in der Belegzusammenfassung angezeigt, ob und wie der Beleg das Kreditlimit einer Adresse mit hinterlegtem Kreditlimit beeinflusst. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite der Verkaufsbelege.
Im Bereich Einstellungen → Allgemein → Benutzerrollen kannst Du festlegen, ob ein Benutzer in den Adressdaten das ‘Kreditlimit ändern’ darf.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest du hier.
Hinweise zum Kreditlimit
Die Felder zum Kreditlimit werden nur eingeblendet, wenn die Geschäftsbeziehung “Kunde” in der Adresse gesetzt ist.
Im Beleg selbst erkennst Du auch jederzeit den aktuellen Kreditstatus.
Im Feld “Zeitzone” kannst Du eine abweichende Zeitzone auswählen. Diese wird für die Bankschnittstelle benötigt, z. B. um den Zahlungseingang korrekt zu ermitteln.
Bereich Bankverbindung
Hier kannst Du über den Button “+Bank” eine, oder mehrere Bankverbindungen zur Adresse hinterlegen. Dabei wird auch direkt beim Speichern die Gültigkeit der IBAN geprüft.
Hinweis zur Bankverbindung:
Eine Bankverbindung kann nur hinzugefügt werden, wenn man sich nicht im Bearbeitungsmodus befindet.
Bereich Kunde
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der Geschäftsbeziehung “Kunde” im Bereich “Verwaltung” eingeblendet. Über den Toggle “Sammelrechnung erlauben” kann ein Kunde für die Sammelrechnung berücksichtigt werden. Beim Aktivieren wird automatisch geprüft, ob blockierende Belege für den Kunden existieren. Ist dies der Fall, kann die Sammelrechnung nicht aktiviert werden. Ist dies nicht der Fall, dann erscheint ein schreibgeschützte Feld “Sammelrechnungsintervall”. Aktuell steht hier das Intervall “Manuell” zur Verfügung. Außerdem wird im Aktionsmenü die Aktion “Sammelrechnung” angeboten.
Unter anderem kannst Du hier die Versand- und Zahlungsarten sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen hinterlegen. Diese werden bei der Erstellung eines Verkaufsbelegs automatisch in diesen geladen. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du hier und Informationen zu den Zahlungsmodalitäten hier.
Sollte beim Bearbeiten einer Adresse eine Lieferart, oder Zahlungsart hinterlegt sein, welche mittlerweile gesperrt ist, erscheint eine Hinweismeldung. Die Adresse kann aber dennoch gespeichert werden. Des Weiteren ist eine Beleganlage nicht möglich.
Außerdem kannst Du eine Kunden- oder Preisgruppe hinterlegen. Die Preisgruppen können in den Einstellungen der Artikel verwaltet und im Artikel entsprechend hinterlegt werden. Ist dem Kunden eine Preisgruppe zugeordnet, erhält er, sofern im Artikel ein abweichender Verkaufspreis zu dieser Preisgruppe hinterlegt ist, diesen automatisch bei der Beleganlage.
Ist im Feld „Zuständiger Benutzer (Kunde)“ ein Benutzer hinterlegt, wird dieser beim Erstellen von Verkaufsbelegen übernommen. Eine dort getroffene Zuweisung hat Priorität gegenüber anderen Angaben (z. B. im Bereich “Sonstiges”). Ein ausgewähltes Land im Feld “Leistungsland” hat Einfluss auf die Auswahl des Steuersatzes. Bleibt das Feld hier leer greifen andere Prioritäten im Beleg. Eine Reihenfolge des Steuerermittlungsprozesses findest Du hier.
Berücksichtigung des Leistungslandes bei der FiBu-Übergabe
Der Wert im Feld “Leistungsland” wird auch bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt, um die Buchungen für den Kunden/Lieferanten/Vertreter einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wird z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen, so werden die Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als Region der Leistungserbringung enthält.
Voraussetzung hierfür ist, dass unter Einstellungen -> Finanzen -> Reiter “Finanzbuchhaltung” eine Kontozuordnung mit der entsprechenden Region hinterlegt ist.
Dies gilt ebenso für die nachfolgenden Bereiche “Lieferant” und “Vertreter“.
Im Feld “Währung” kannst Du eine Fremdwährung auswählen. Diese wirkt sich auf z. B. alle Belege, Zahlungen und Offenen Posten für diesen Kunden aus. Details zur Funktionsweise findest Du hier, im Bereich Verwaltung.
Bereich Lieferant
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der Geschäftsbeziehung “Lieferant” im Bereich “Verwaltung” eingeblendet. Ähnlich wie im Bereich “Kunde” kannst Du hier unter anderem die Versand- und Zahlungsarten sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen hinterlegen, die bei der Erstellung eines Einkaufsbelegs automatisch in diesen geladen werden. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du hier und Informationen zu den Zahlungsmodalitäten hier.
Außerdem kannst Du eine Lieferantengruppe auswählen. Diese können unter Einstellungen/Adressen/Lieferantengruppe verwaltet werden.
Ist im Feld “Zuständiger Benutzer (Lieferant)“ ein Benutzer hinterlegt, wird dieser beim Erstellen von Einkaufsbelegen übernommen. Eine dort getroffene Zuweisung hat Priorität gegenüber anderen Angaben (z. B. im Bereich “Sonstiges”). Im Feld “Währung” kannst Du eine Fremdwährung auswählen. Damit werden z. B. alle Einkaufsbelege in dieser Währung geführt. Details zur Funktionsweise findest Du hier, im Bereich Verwaltung.
Mit dem Toggle "Streckengeschäft erlaubt" kannst Du bestimmen, ob Lieferungen von dieser Adresse per Strecke durchgeführt werden können.
Mit dem Toggle "Verkaufs-Lieferschein bei Strecke" kannst Du festlegen, ob bei der Übernahme von Aufträgen mit Streckenpositionen in Bestellungen für diese Adresse ein Lieferschein miterstellt werden soll. Dieser kann jedoch solange nicht in eine Rechnung übernommen werden, bis die Bestellung in einen Eingangslieferschein übernommen wurde. Dies wird im Lieferschein über den Toggle "Streckengeschäfts-Beleg zur Rechnung freigegeben" gekennzeichnet. Wird die Bestellung per E-Mail an den Lieferanten verschickt, wird der Lieferschein automatisch mit angehängt.
Fakturierungsart
Die Fakturierungsart legt fest, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung abgerechnet wird. In der Geschäftsbeziehung des Lieferanten haben wir die Möglichkeit geschaffen, eine abweichende Fakturierungsart zur Kundenbeziehung auszuwählen. Diese Auswahl wird, genau wie in der Geschäftsbeziehung ‘Kunde’ standardmäßig in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden.
Bereich Vertreter
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der Geschäftsbeziehung “Vertreter” im Bereich “Verwaltung” eingeblendet. Ähnlich wie im Bereich “Kunde” und “Lieferant” kannst Du hier unter anderem die Versand- und Zahlungsart sowie die Liefer- und Zahlungsbedingung hinterlegen. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du hier, Informationen zu den Zahlungsmodalitäten hier und alles zum Thema Vertreter und Provisionen hier. Im Feld “Währung” kannst Du eine Fremdwährung auswählen. Diese wirkt sich auf z. B. die Provisionsabrechnung aus. Details zur Funktionsweise findest Du hier, im Bereich Verwaltung.
Bereich Hersteller
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der Geschäftsbeziehung “Hersteller” im Bereich “Verwaltung” eingeblendet. Über den Button "Beschreibung" kannst Du mehrere Webseiten des Herstellers hinterlegen. Diese kannst Du jeweils einer Sprache zuordnen, sodass Du für unterschiedliche Sprachen verschiedene Webseiten hinterlegen kannst.
Wird der Toggle "UVP Pflicht" aktiviert, muss die UVP eingehalten werden. Weicht dieser Wert vom im Artikel hinterlegten Wert ab, hat der Wert im Artikel Vorrang.
Bereich Adressbeziehungen
Über den Button “+Adressbeziehung” kannst Du die aktuell geöffnete Adresse mit einer anderen Adresse verknüpfen. Im Feld “Typ” wählst Du die gewünschte Art der Beziehung aus. Die verfügbaren Optionen können unter Einstellungen/Adressen/Adressbeziehungen konfiguriert werden. Unter “Adresse” kannst Du eine bereits in VARIO Cloud vorhandene Adresse auswählen.
Bei der Auswahl des Typs “Rechnungsadresse” wird diese bei allen Verkaufsbelegen für die Stammadresse als Rechnungsadresse ausgewiesen. Des Weiteren werden die Daten Kreditlimit, aktueller Kredit, Kreditlimit offen und Kreditlimit überzogen aus der hier hinterlegten Rechnungsadresse in die Stammadresse übertragen.
Mit dem Typ “Vertreter” kannst Du für die ausgewählte Adresse eine Vertreteradresse hinterlegen. Weitere Informationen zu Vertretern findest Du hier.
Bereich Sonstiges
Hier kannst Du unter anderem für die Adresse eine Handelsregister-Kennung oder eine Kostenstelle hinterlegen. Das Feld “zuständiger Benutzer” ist auch im Bereich Kunde und Lieferant zu finden. Ziel ist es, je nach Belegart den korrekten Benutzer automatisch zu hinterlegen. Die Logik ist wie folgt:
Bei Einkaufs-, Verkaufsbelegen:
der zuständige Benutzer aus der Adresse / Bereich Kunde bzw. Lieferant
Falls nicht vorhanden: der zuständige Benutzer aus der Adresse / Bereich Sonstiges
Falls ebenfalls nicht vorhanden: der aktuell angemeldete Benutzer
Bei Verkaufsbelegen aus einem Vertrag:
der zuständiger Benutzer aus dem Vertrag
Falls nicht vorhanden: der zuständige Benutzer aus der Adresse / Bereich Sonstiges
Wenn beide Felder leer sind: keine Benutzerzuweisung
Im Feld “Umsatzsteuerberechnung” kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung ersetzt die Werte aus dem Verkaufskanal und den Belegparametern. Weitere Details findest Du hier.
Bereich Rechnungen
Hier kannst Du für die Adresse hinterlegen, ob die Rechnung per ZugFerd oder XRechnung versendet werden soll.
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