Adressen

In der Adressverwaltung kannst Du alle wichtigen Informationen zu Deinen Kunden und Lieferanten zentral erfassen. Neben den Namens- und Adressdaten speicherst Du hier Zusatzinformationen, Ansprechpartner und adressabhängige Sonderkonditionen für Ein- und Verkauf.

Beim Öffnen der Adressverwaltung landest Du direkt in der Adresssuche. Hier kannst Du bestehende Adressen schnell finden und bearbeiten oder neue Adressen anlegen. In der System-Standard-Selektion werden die Datensätze absteigend nach ID sortiert, so dass die neusten Adressen zuerst aufgelistet werden. Weitere Informationen zu den Selektionen findest Du hier.

Neuanlage einer Adresse

Die Neuanlage einer Adresse erfolgt über den Button “+Adresse”.

Beim Anlegen einer neuen Adresse öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Du die wichtigsten Adressdaten eingibst. Die Felder “Name” und “Adressnummer” sind dabei Pflichtangaben.

Während der Eingabe wird die Adresse direkt in der Kartenansicht angezeigt. Zudem ermittelt das System automatisch die passende Stadt zur eingegebenen Postleitzahl – und umgekehrt. Diese automatische Ergänzung erfolgt nur, wenn das entsprechende Feld noch nicht ausgefüllt ist. Falls die Adresse bereits existiert, werden die Geodaten automatisch hinzugefügt.

Mit der Lizenz “VARIO Impressum Parser” können die Adressdaten auch direkt aus dem Impressum einer Internetadresse übernommen werden. Dafür musst Du nur eine entsprechende URL in dem Feld “Internetadresse” hinzufügen und das Symbol anklicken. Zusätzlich werden auch mögliche Kontaktdaten und die USt-ID zu den Stammdaten hinzugefügt, die nach dem Anlegen der Adresse im Bearbeitungsmodus geöffnet werden.

Neuanlage einer Adresse mit OpenStreetMap

Bei der Adressanlage nutzt VARIO Cloud die Daten von OpenStreetMap. Sobald Du den Namen eingibst und in das nächste Feld wechselst, z. B. “Straße”, erhältst Du passende Adressvorschläge. Diese umfassen sowohl Adressen aus OpenStreetMap als auch bereits im System gespeicherte Adressen mit gleichem oder ähnlichem Namen.

Im unteren Bereich der Vorschlagsliste werden zunächst die vorhandenen Adressen aus dem System aufgelistet.

Darüber hinaus erscheint im unteren rechten Bildschirmrand ein Dialog, in dem OpenStreetMap die Anzahl der Übereinstimmungen anzeigt. In unserem Beispiel werden zehn passende Adressen zu „VARIO“ gefunden.

Mit einem Klick auf den Button öffnest Du die Ergebnis- bzw. Vorschlagsliste von OpenStreetMap. Dort kannst Du die passende Adresse auswählen. Dies erleichtert und beschleunigt die Adressanlage erheblich und stellt sicher, dass die eingegebenen Daten korrekt sind.

Kontextmenü

Über das Kontextmenü kann zu der selektierten Adresse jederzeit ein Einkaufsbeleg, oder ein Verkaufsbeleg erstellt werden. Des Weiteren kommst Du mit einem Klick auf “<-Adressen” wieder in die Adresssuche zurück. Der Button “Bearbeiten” ist nur in den Reitern Dashboard und Stammdaten zu sehen und damit versetzt man den Datensatz in den Bearbeitungsmodus um die Stammdaten der Adresse ändern zu können. Mit dem Symbol kannst Du eine Aufgabe zu der Adresse anlegen.

Über das Sternsymbol kannst Du die Adresse abonnieren. Abhängig von Deinen in den Benutzereinstellungen hinterlegten Abonnement-Einstellungen erhältst Du bei bestimmten Ereignissen im Zusammenhang mit der Adresse eine Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Änderungen durch einen anderen Benutzer ausgelöst werden.

Im Reiter “Dashboard” kannst Du über das Symbol den Dashboard im TV-Modus versetzen und mit der Option “Dashboard konfigurieren” das geöffnete Adress-Dashboard bearbeiten. Weitere Informationen zu den Dashboards findest Du hier.

Aktionen

Über den Button “Aktionen” können verschiedene Aktionen für die selektierte Adresse ausgelöst werden.

Änderungsprotokoll

In diesem Protokoll kannst Du nachvollziehen, welche Änderungen in der Adresse vorgenommen wurden – inklusive Datum, betroffener Felder und verantwortlichem Benutzer. Aktuell werden ausschließlich Änderungen an den Stammdaten protokolliert. Änderungen an der Bankverbindung sind davon ausgenommen. Weitere Informationen zu den Änderungsprotokolle findest Du hier.

Adresse anonymisieren

Mit der Aktion “Adresse anonymisieren” kannst Du die personenbezogene Daten dieser Adresse DSGVO-konform anonymisieren. Dabei werden sensible Angaben – wie Anschrift, Kontaktinformationen und Bankverbindungen – durch Rautezeichen (#) ersetzt. Die Anonymisierung ist besonders dann hilfreich, wenn eine Adresse nicht gelöscht oder deaktiviert werden kann, weil sie mit anderen Datensätzen verknüpft ist. Diese Aktion wird im Änderungsprotokoll protokolliert.

Ablauf der Anonymisierung

Nach Auswahl der Aktion “Adresse anonymisieren” bzw. “Anonymisieren” über das Drei-Punkte-Menü erscheint ein Hinweis, dass die Aktion finanzrelevante Belege und zugehörige offenen Posten betreffen kann. In diesen Fällen wird die Adresse nur teil-anonymisiert.

Abschließend ist die Aktion über eine Sicherheitsabfrage zu bestätigen (einfache Rechenaufgabe).

Auswirkungen der Anonymisierung:

• Alle personenbezogene Daten in den Stammdaten, den Zusatzadressen und den Ansprechpartnern werden durch “#” ersetzt bzw. entfernt
• Bilder in den Stammdaten und bei Ansprechpartnern werden entfernt. Im DMS erhält der Datensatz den Löschstatus “Zur Löschung vorgemerkt”.
• Die Adresse selbst und die dazu dazugehörigen Ansprechpartner werden deaktiviert.
• Auch im Änderungsprotokoll werden personenbezogene Einträge anonymisiert oder entfernt.
• Verknüpften Datensätze wie z.B. Aufgaben und Deals zeigen die Adresse ebenfalls anonymisiert an (ausgenommen Belege).
• Die Adresse wird auch im Menüpunkt “Auswertungen” mit anonymisierten personenbezogenen Daten aufgelistet
• DSGVO-konforme Anonymisierung (keine Rückverfolgbarkeit zur betroffenen Adresse/Person)

Auftragsrückstände

Hier erhältst Du eine Auflistung der offenen Aufträge für die selektierte Adresse.

Manuell Bezahlen

Hier erhältst Du eine Auflistung offener Forderungen und Verbindlichkeiten für die selektierte Adresse.

Mit einem Klick auf den jeweiligen Datensatz kannst Du diesen manuell bezahlen.

Manuelle Rückerstattung

Die Aktion “Manuelle Rückerstattung” wird für OPs der Adresse mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” angeboten. Sie kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Nach “OK” wird der erzeugte Buchungssatz des Typs “Verbindlichkeit” in den Bereich “Buchungen” des OPs geschrieben.

Verrechnen

Mit dieser Aktion kannst Du Forderungen und Verbindlichkeiten der ausgewählten Adresse miteinander verrechnen. Das ist besonders hilfreich, wenn eine Adresse sowohl als Kunde als auch als Lieferant geführt wird und entsprechende offene Posten auf beiden Seiten bestehen.

Salden-Bestätigung

Mit diese Aktion wird ein Report mit allen Offenen Posten aus der Adresse erstellt. Über die Buttons oberhalb der Vorschau kann der Report heruntergeladen, ausgedruckt oder direkt per E-Mail verschickt werden.

Sammelrechnung

Mit dieser Funktion kannst Du mehrere veröffentlichte Lieferscheine dieses Kunden manuell zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Das spart Zeit und sorgt für mehr Übersicht in Deiner Rechnungsverwaltung.

Voraussetzungen

Damit ein Kunde für die Sammelrechnung berücksichtigt werden kann, muss im Bereich “Kunde” der Adresse, der Toggle „Sammelrechnung erlauben“ aktiviert sein.

Sammelrechnung erstellen

Mit Anwahl der Aktion werden automatisch alle veröffentlichten Lieferscheine dieses Kunden angezeigt. Lieferscheine mit unterschiedlichen Merkmalen sind an den Spalteninhalten zu erkennen.

Nach dem Anhaken der gewünschten Lieferscheine und der Auswahl von “Sammelrechnung erzeugen” wird eine neue Sammelrechnung angelegt. Der erzeugte Beleg trägt im Titel die Kennzeichnung: und erscheint in der Belegkette als Folgebeleg der zusammengeführten Lieferscheine.

Kontingent buchen

Mit dieser Aktion kannst Du einen Kontingentartikel, wie Hotlinepunkte, direkt auf die aktuell geöffnete Adresse buchen. So kannst Du einem Kunde zusätzliche Kontingente zur Verfügung stellen, ohne eine separate Rechnung erstellen zu müssen.

UST-IdNr.-Prüfprotokoll

Hier erhältst Du die Ergebnisse zur Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Weitere Details findest Du hier.

Duplikate zusammenführen

Eine Adresse gilt als Duplikat, wenn die Namen identisch sind. Abweichungen in Anrede, Postleitzahl, Hausnummer oder Ländercode sind dabei zulässig – nicht jedoch in Straße und Stadt. Bereits beim Erfassen einer neuen Adresse prüft das System automatisch auf “Ähnliche Adressen” und schlägt diese vor. Wird dieser Hinweis ignoriert, erhalten die neue und die als doppelt identifizierte Adresse innerhalb der Adresse das Label Mit Anwahl des Labels wird das Adressduplikat angezeigt, in das verzweigt werden kann. Unter Umständen können auch mehrere Duplikate existieren.

Duplikate können über den Button für die gewählte Adresse zusammengeführt werden.

Der Toggle “In 1. Adresse zusammenführen” ist standardmäßig aktiviert und bedeutet, dass bei Anwahl von die Daten der 2. Adresse in die 1. Adresse zusammengeführt werden. Wird der Toggle deaktiviert, ist die Richtung umgekehrt.

Ergebnis der Zusammenführung:

• Alle Daten wie z.B. Kontaktinformationen, Bankverbindungen, Adress- und Geschäftsbeziehungen, Ansprechpartner, CRM-Objekte, Belege, Offene Posten, Kunden- und Lieferanten-Artikelbeziehungen mit Preisen, Notizen, DMS, Texte, Zusatzadressen, Zusatzfelder aus der Quelladresse in die Zieladresse übernommen.
• Nur leere Felder in der Zieldadresse werden durch Inhalte der Quelldadresse ergänzt
• Bestehende Inhalte der Zieldadresse bleiben erhalten
• Nach dem Zusammenführen verschwindet nur das Label “Duplikat vorhanden” in der Zieladresse-die Quelladresse hingegen wird entfernt.
• Die Zusammenführung wird im Änderungsprotokoll dokumentiert

Unter System/Datenbereinigung befindet sich das selbe Datagrid, jedoch für alle existierenden Duplikate. Die Funktionsweise ist aber identisch.

Adressen zusammenführen

Neben der automatischen Erkennung von Duplikaten können auch zwei nicht als Duplikat identifizierte Adressen manuell zusammengeführt werden. Eine Adresse kann aus dem Aktionsmenü der Adresse über den Button mit einer anderen Adresse zusammengeführt werden.

Dabei ist aus der Zieladresse die Aktion auszuwählen und über den Suchdialog die Quelladresse zu suchen und [OK] auszuwählen.

Im Anschluss wird eine kleine Rechenaufgabe gestellt. Mit der Auswahl von [Bestätigen] wird die Aktion endgültig ausgeführt. Die Rechenaufgabe dient als Sicherheitsabfrage, um unbeabsichtigte Zusammenführungen zu vermeiden.

Ergebnis der Zusammenführung:

• Alle Daten wie Ansprechpartner, Zusatzadressen, Kontaktmöglichkeiten, Belege, Bankdaten, Geschäftsbeziehung, Adressbeziehungen, Kunden/Lieferantenbeziehungen und Preise, CRM-Objekte, DMS, OPs, freie Felder, Belegtexte, Notizen u.v.m. werden aus der Quelladresse in die Zieladresse übernommen.
• Nur leere Felder der Zieladresse werden durch Inhalte der Quelladresse ergänzt.
• Nach der Zusammenführung bleibt nur die Zieladresse bestehen-die Quelladresse wird entfernt.
• Die Zusammenführung wird im Änderungsprotokoll dokumentiert.

Neueste Workflow-Instanz

Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der letzten Workflow-Instanz zur geöffneten Adresse aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die dazugehörigen Daten einzusehen. Über die Workflow-Instanzen-ID kannst Du Dir den Verlauf der Instanz in der Workflow-Darstellung in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs” .

Workflow-Instanzen

Mit dieser Aktion werden Dir die verschiedenen Workflow-Instanzen aufgelistet, welche die geöffnete Adresse betreffen. Beim Aufklappen einer Instanz über den grünen Pfeil werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der unterbrochen wurde, kann dieser über die Icons  manuell wieder zum Laufen gebracht oder komplett abgebrochen werden.

Wähle einer der Instanzen aus, um Dir den Verlauf der Instanz in der Workflowdarstellung anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs” .

Reiter Dashboard in der Adresse

Im Reiter “Dashboard” der geöffneten Adresse, werden alle Dashboards angezeigt, die in den persönlichen Benutzereinstellungen im Reiter “Dashboards” unter “Adress-Dashboard” hinzugefügt wurden. Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des Dropdown-Menüs geändert werden. In diesem Dashboard stehen eine Vielzahl von Widgets wie z.B. Adresse, Kunde, Lieferant, Ansprechpartner, Zusatzadressen zur Verfügung, mit denen die wichtigsten Informationen zur Adresse auf einen Blick dargestellt werden können. Viele Widgets wie z.B.: Abfrage, Statistik stehen auch in anderen Dashboards zur Auswahl, daher wird hier nur auf die adressspezifischen Widgets eingegangen. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Adress-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl von bearbeitet werden.

Weitere Informationen zu den Dashboards findest Du auf der Handbuchseite “Grundlagen zu den Dashboards“ und zu weiteren Widgets auf den Seiten “CRM Dashboard“ sowie “Startseiten-Dashboards“.

Widget Adresse

Mit diesem Widget (s. Beispiel) erhältst Du die wichtigsten Informationen zur Adresse wie z.B. Anschrift, Kontaktdaten, Internetadresse, die Summen der Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Informationen zu Mahnungen, Mahnstufe und offenen Posten.

Widget Aktivitäten

Das Widget “Aktivitäten” listet alle Aktivitäten der Adresse auf. Mit der Auswahl von kann eine neue Aktivität für die Adresse angelegt und mit dem Button oder der Tastenkombination Alt+Shift+S gespeichert werden. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du hier.

Widget Ansprechpartner

Dieses Widget zeigt die Kontakte an, die unter dem Reiter “Ansprechpartner” hinzugefügt wurden. Ein Klick auf einen Kontakt öffnet das entsprechende Programm, z.B. das E-Mail-Programm.

Widget Karte

Dieses Widget zeigt über Google Maps die Lage der Adresse sowie die Fahrzeit und die Kilometer zwischen Standort und Ziel an. Mit +/- kann die Ansicht vergrößert oder verkleinert werden.

Konfigurierbares Widget

Dieses Widget stellt alle Felder der Adresse zur Verfügung und bietet somit die Möglichkeit ein individuelles Widget zu konfigurieren. Über das Pluszeichen und das Dropdown-Menü kann ein neues Feld aus der Liste hinzugefügt werden. Die Reihenfolge der Felder kann über den Button verschoben werden. Wenn der Toggle “Bearbeitbar” aktiviert ist, kannst Du bestimmte Angaben direkt im Ansichtsmodus über das Stift-Icon bearbeiten. So lassen sich Felder unmittelbar im Dashboard-Widget anpassen, ohne in die jeweiligen Stammdatenmasken wechseln zu müssen.

Nach der Bearbeitung speicherst Du Deine Änderungen über das Speichern-Icon im Widget. Die Daten werden dabei direkt in den Stammdaten übernommen.

Einstellung	Ansicht

Widget Kontingent

Dieses Widget listet die verfügbaren und die in Anspruch genommenen Kontingente der Kontingentartikel auf. Mehr dazu erfährst Du hier.

Widget Kunde

Dieses Widget zeigt die Daten der Geschäftsbeziehung “Kunde” an, die im Reiter “Stammdaten” im Bereich “Kunde” angelegt wurden.

Widget Kundenbeziehungen

Dieses Widget zeigt die Kunden-Artikel-Beziehungen an, die in der Adresse unter dem gleichnamigen Reiter hinzugefügt wurden. Der Titel des Widgets kann in den Einstellungen geändert werden.

Widget Lieferant

In diesem Widget werden die Daten der Geschäftsbeziehung “Lieferant” angezeigt, die unter dem Reiter “Stammdaten” im Bereich “Lieferant” angelegt wurden.

Widget Lieferantenbeziehungen

Dieses Widget zeigt die Lieferanten-Artikel-Beziehungen an, die in der Adresse unter dem gleichnamigen Reiter hinzugefügt wurden. Der Titel des Widgets kann in den Einstellungen geändert werden.

Widget Offene Posten-Saldo

Das Widget “Offene-Posten-Saldo” zeigt die Anzahl der Forderungen und Verbindlichkeiten an, die mit der Adresse verbunden sind. Wenn Forderungen oder Verbindlichkeiten vorhanden sind, wird das Feld rot mit der Anzahl und dem Gesamtbetrag angezeigt. Ein grünes Feld zeigt an, dass keine offenen Posten vorhanden sind.

Widget Tags

Dieses Widget listet die Tags, die im Reiter “Stammdaten” hinzugefügt wurden, nach Tag-Gruppen sortiert auf. In den Einstellungen kann aus der Liste der Tag-Gruppen ausgewählt werden.

Widget Zusatzadressen

Dieses Widget zeigt Zusatzadressen mit den entsprechenden Adresstypen wie z.B. Lieferadresse, Rechnungsadresse an, die im gleichnamigen Reiter hinzugefügt wurden. Der Titel des Widgets kann auch hier in den Einstellungen geändert werden.

Widget Zusatzfelder

Dieses Widget zeigt die Zusatzfelder, die dem Typ “Adresse” zugeordnet wurden. Mit Auswahl von gelangst man in den Bearbeitungsmodus des Reiters “Zusatzfelder” und über kann aus der Liste der Zusatzfeldgruppen ausgewählt werden.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Zusatzfeldern findest Du hier.

Reiter Stammdaten

Im Reiter Stammdaten findest Du eine übersichtliche Darstellung aller grundlegenden Informationen zur Adresse. Die angezeigten Bereiche passen sich dabei automatisch an die jeweilige Geschäftsbeziehung (z. B. Kunde, Lieferant, Vertreter,…) an. Typische Bereiche sind Anschrift, Kontaktinformationen, Verwaltung, Kunde, Lieferant oder Geodaten. Zusätzlich lassen sich hier Bankverbindungen, Adressbeziehungen sowie wichtige Informationen und Tags zur Adresse hinterlegen.

Wichtige Information

Im Bearbeitungsmodus der Adresse steht ein Freitextfeld zur Verfügung. Hier kannst Du Informationen zum Kunden hinterlegen, die in den Stammdaten der Adresse eingeblendet werden.

Tags

Im Bearbeitungsmodus einer Adresse können Tags hinzugefügt werden. Mit diesen Tags können relevante Informationen zu dieser Adresse hinterlegt werden z.B. eine Information über die Zahlungsbereitschaft eines Kunden. Die gewünschten Tags kannst Du unter Einstellungen->Allgemein->Tags anlegen.

Bereich Anschrift

Hier werden die Details der Adresse angezeigt. Im Feld “Name” befinden sich die Logos von Google- und das LinkedIn, über die z.B. der Firmensitz, die Kontaktdaten oder Branchenzugehörigkeit einfach überprüft werden können. Mit einem Klick auf eines der beiden Logos wird der Adressname + die Stadt automatisch an die jeweilige Plattform übergeben – die Suchergebnisse öffnen sich direkt im Browser.

Bereich Kontaktinformationen

Hier kannst Du die Kontaktinformationen zu der Adresse hinterlegen und bei mehreren Kontaktinformationen des gleichen Typs z.B. Telefon die favorisierte Telefonnummer mit einem gelben Stern markieren.

Bereich Verwaltung

In diesem Bereich kannst Du unter anderem die Geschäftsbeziehung der Adresse hinterlegen. Unter anderen stehen Dir die Geschäftsbeziehungen Lieferant, Kunde und Vertreter zur Auswahl. Bei der Auswahl einer dieser, werden Dir die jeweils Bereichen “Kunde“, “Lieferant” und “Vertreter” eingeblendet. In diesen kann Du weitere spezifische Angaben zur den Geschäftsbeziehungen hinterlegen.

Unter Einstellungen/Adressen/Parameter kannst Du hinterlegen, ob die Kunden/Lieferantennummer manuell oder automatisch vergeben werden soll. Weitere Informationen erhältst Du hier. Auch Informationen zur Rechtsform der Adresse, z.B. ob es eine GmbH ist kann hier gepflegt werden. Über den Toggle “§ 13b” wird die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers geregelt. Das bedeutet, dass in festgelegten Fällen die Umsatzsteuerschuld auf den Empfänger der Leistung übergeht, insbesondere bei bestimmten Bauleistungen und grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Der Leistungsempfänger übernimmt dann die Voranmeldung und Abrechnung der Umsatzsteuer. Weitere Infos dazu findest Du hier.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Unternehmens im europäischen Binnenmarkt für umsatzsteuerliche Zwecke. Sie wird benötigt, wenn Unternehmen grenzüberschreitend innerhalb der EU Geschäfte tätigen und ist je nach Land unterschiedlich aufgebaut – z. B. DE123456789 für Deutschland.

Im Feld “Reportgruppe” kannst Du eine der unter System/Ausgabe angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diese Adresse gelten soll. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.

Eingabe einer USt-IdNr. für ein anderes Land

Neben der Standard-USt-IdNr. kann es vorkommen, dass für bestimmte Länder (EWWU-Mitgliedsstaaten) abweichende USt-IdNr. verwendet werden. Diese kannst Du über den Button der (eigene Firma) und Auswahl von im Dialog „USt-IDs für abweichende Länder“ erfassen.

Nach Eingabe der Nummer und des Ländercodes (z. B. AT für Österreich) erscheint der Eintrag in der Liste:

Sobald Du im Feld “USt-IdNr.” (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) eine Nummer eingegeben hast, kannst Du diese über das prüfen. Bei einem Ergebnis mit ist die Nummer fehlerhaft und zu korrigieren. Das Ergebnis der Prüfung kannst Du zusätzlich im Aktionsmenü unter “USt-IdNr. Prüfprotokoll” einsehen. Auch Unternehmen, die am One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren teilnehmen, können hier ihre USt-Id hier erfassen. Eine Prüfung auf Plausibilität erfolgt nicht.

Die im Feld “Sprache” hinterlegte Sprache wird automatisch in die Belegdaten übernommen. Weitere Details findest Du hier unter dem Thema “Sprache”.

Das Feld “Währung” ist bei der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” automatisch mit der Basiswährung (Hauswährung) “EUR” gefüllt. Bei den Geschäftsbeziehungen Kunde, Lieferant und Vertreter kannst Du im jeweiligen Feld “Währung” eine Fremdwährung hinterlegen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung die z.B. Belege, Zahlungen oder Provisionsabrechnungen für diese Adresse geführt werden. Eine Änderung der Währung ist nur möglich, wenn für diese Adresse noch kein Beleg mit Fremdwährung vorhanden ist!

Informationen zu den Einstellungen von Währungscodes und Umrechnungskursen findest Du hier.

Über das Feld “Internetadresse” können die USt-Id sowie weitere Kontaktdaten einfach aus dem Impressum einer Internetadresse gezogen werden. Füge dazu die gewünschte URL ein und klicke auf das Symbol . Voraussetzung dafür ist die Lizenz “VARIO Impressum Parser”.

Wenn Du im Feld “Kreditlimit” einen Wert einträgst, wird dieser bei Belegen berücksichtigt. Bei Überschreitung des Limits erscheint ein Hinweis. Mit der Eingabe eines Kreditlimits werden automatisch auch die anderen Kreditlimitfelder gefüllt.

• Aktueller Kredit zeigt die Gesamtsumme des aktuellen Kredits an. Beim Hovern über diesen Betrag werden die einzelnen Summen, z. B. aus Auftrag oder Forderung, angezeigt.
• Kreditlimit offen zeigt den verbleibenden Betrag, der noch ausgenutzt werden kann (Kreditlimit minus aktueller Kredit).
• Kreditlimit überzogen zeigt den Betrag an, um den das Limit überschritten wurde.

In den jeweiligen Belegen wird in der Belegzusammenfassung angezeigt, ob und wie der Beleg das Kreditlimit einer Adresse mit hinterlegtem Kreditlimit beeinflusst. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite der Verkaufsbelege.

Im Bereich Einstellungen → Allgemein → Benutzerrollen kannst Du festlegen, ob ein Benutzer in den Adressdaten das ‘Kreditlimit ändern’ darf.

Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest du hier.

Im Feld “Zeitzone” kannst Du eine abweichende Zeitzone auswählen. Diese wird für die Bankschnittstelle benötigt, z. B. um den Zahlungseingang korrekt zu ermitteln.

Bereich Bankverbindung

Hier kannst Du über den Button “+Bank” eine, oder mehrere Bankverbindungen zur Adresse hinterlegen. Dabei wird auch direkt beim Speichern die Gültigkeit der IBAN geprüft.

Bereich Kunde

Dieser Bereich wird bei der Auswahl der Geschäftsbeziehung “Kunde” im Bereich “Verwaltung” eingeblendet. Über den Toggle “Sammelrechnung erlauben” kann ein Kunde für die Sammelrechnung berücksichtigt werden. Sobald der Schalter aktiv ist, erscheint das schreibgeschützte Feld “Sammelrechnungsintervall”. Aktuell steht hier das Intervall “Manuell” zur Verfügung. Außerdem wird im Aktionsmenü die Aktion “Sammelrechnung” angeboten. Hier kannst Du unter anderem die Versand- und Zahlungsarten sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen hinterlegen. Diese werden bei der Erstellung eines Verkaufsbelegs automatisch in diesen geladen. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du hier und Informationen zu den Zahlungsmodalitäten hier.

Sollte beim Bearbeiten einer Adresse eine Lieferart, oder Zahlungsart hinterlegt sein, welche mittlerweile gesperrt ist, erschein eine Hinweismeldung. Die Adresse kann aber dennoch gespeichert werden. Des Weiteren ist eine Beleganlage nicht möglich.

Außerdem kannst Du eine Kunden– oder Preisgruppe hinterlegen. Die Preisgruppen können in den Einstellungen der Artikel verwaltet und im Artikel entsprechend hinterlegt werden. Ist dem Kunden eine Preisgruppe zugeordnet, erhält er, sofern im Artikel ein abweichender Verkaufspreis zu dieser Preisgruppe hinterlegt ist, diesen automatisch bei der Beleganlage.

Ist im Feld „Zuständiger Benutzer (Kunde)“ ein Benutzer hinterlegt, wird dieser beim Erstellen von Verkaufsbelegen übernommen. Eine dort getroffene Zuweisung hat Priorität gegenüber anderen Angaben (z. B. im Bereich „Sonstiges“). Ein ausgewähltes Land im Feld “Leistungsland” hat Einfluss auf die Auswahl des Steuersatzes. Bleibt das Feld hier leer greifen andere Prioritäten im Beleg. Eine Reihenfolge des Steuerermittlungsprozesses findest Du hier.

Im Feld “Währung” kannst Du eine Fremdwährung auswählen. Diese wirkt sich auf z.B. alle Belege, Zahlungen und Offenen Posten für diesen Kunden aus. Details zur Funktionsweise findest Du hier, im Bereich Verwaltung.

Bereich Lieferant

Dieser Bereich wird bei der Auswahl der Geschäftsbeziehung “Lieferant” im Bereich “Verwaltung” eingeblendet. Ähnlich wie im Bereich “Kunde” kannst Du hier unter anderem die Versand- und Zahlungsarten sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen hinterlegen, die bei der Erstellung eines Einkaufsbelegs automatisch in diesen geladen werden. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du hier und Informationen zu den Zahlungsmodalitäten hier.

Ist im Feld „Zuständiger Benutzer (Lieferant)“ ein Benutzer hinterlegt, wird dieser beim Erstellen von Einkaufsbelegen übernommen. Eine dort getroffene Zuweisung hat Priorität gegenüber anderen Angaben (z. B. im Bereich „Sonstiges“). Im Feld “Währung” kannst Du eine Fremdwährung auswählen. Damit werden z.B. alle Einkaufsbelege in dieser Währung geführt. Details zur Funktionsweise findest Du hier, im Bereich Verwaltung.

Bereich Vertreter

Dieser Bereich wird bei der Auswahl der Geschäftsbeziehung “Vertreter” im Bereich “Verwaltung” eingeblendet. Ähnlich wie im Bereich “Kunde” und “Lieferant” kannst Du hier unter anderem die Versand- und Zahlungsart sowie die Liefer- und Zahlungsbedingung hinterlegen. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du hier, Informationen zu den Zahlungsmodalitäten hier und alles zum Thema Vertreter und Provisionen hier. Im Feld “Währung” kannst Du eine Fremdwährung auswählen. Diese wirkt sich auf z.B. die Provisionsabrechnung aus. Details zur Funktionsweise findest Du hier, im Bereich Verwaltung.

Bereich Adressbeziehungen

Hier kannst Du mit einem Klick auf “+Adressbeziehung” die ausgewählte Adresse in eine Beziehung zu einer anderen Adresse setzen. Du kannst beispielsweise für die Adresse eine Vertreteradresse, oder eine andere Rechnungsadresse hinterlegen:

Rechnungsadresse

Die hier hinterlegte Rechnungsadresse wird bei allen Verkaufsbelegen für Stammadresse als Rechnungsadresse ausgewiesen. Des Weiteren werden die Daten Kreditlimit, aktueller Kredit, Kreditlimit offen und Kreditlimit überzogen aus der hier hinterlegten Rechnungsadresse in die Stammadresse übertragen.

Vertreter

Hier kannst Du für die ausgewählte Adresse eine Vertreteradresse hinterlegen. Weitere Informationen zu Vertretern findest Du hier

Bereich Sonstiges

Hier kannst Du unter anderem für die Adresse eine Handelsregister-Kennung, oder eine Kostenstelle hinterlegen. Das Feld “zuständiger Benutzer” ist auch im Bereich Kunde und Lieferant zu finden. Ziel ist es, je nach Belegart den korrekten Benutzer automatisch zu hinterlegen. Die Logik ist wie folgt:

• Bei Einkaufs, -Verkaufsbelegen:
  • der zuständige Benutzer aus der Adresse/ Bereich Kunde bzw. Lieferant
  • Falls nicht vorhanden: der zuständige Benutzer aus der Adresse/ Bereich Sonstiges
  • Falls ebenfalls nicht vorhanden: der aktuell angemeldete Benutzer
• Bei Verkaufsbelegen aus einem Vertrag:
  • der zuständiger Benutzer aus dem Vertrag
  • Falls nicht vorhanden: der zuständige Benutzer aus der Adresse/ Bereich Sonstiges
  • Wenn beide Felder leer sind: keine Benutzerzuweisung

Im Feld “Umsatzsteuerberechnung” kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung ersetzt die Werte aus dem Verkaufskanal und den Belegparametern. Weitere Details findest Du hier.

Bereich Rechnungen

Hier kannst Du für die Adresse hinterlegen, ob die Rechnung per ZugFerd, oder XRechnung versendet werden soll.

Reiter Zusatzfelder

Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, welche Du unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder angelegt hast. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.

Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Reiter Offene Posten

Hier erhältst Du einen Überblick über alle “Offenen Posten”, sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten. Mit einem Klick auf das Auge rechts neben der Belegnummer wird der Beleg in der Vorschau geöffnet. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite “Offene Posten“.

Reiter Ansprechpartner

Mit einem Klick auf “+Ansprechpartner” kannst Du hier Ansprechpartner zu der ausgewählten Adresse hinterlegen.

Bei der Anlage eines Ansprechpartners musst Du lediglich den Nachnamen angeben und auf “Anlegen” klicken.

Damit ist der Ansprechpartner in der Datenbank gespeichert. Der neu angelegte Ansprechpartner wird auch direkt positioniert und Du bist im Bearbeitungsmodus, damit direkt weitere Daten hinterlegt werden können.

Hier kannst Du auch, wie bei der Adresse, Kontaktinformationen hinterlegen. Sollten mehrere Kontaktinformationen bei einem Ansprechpartner hinterlegt sein, z.B. zwei Telefonnummern, dann wird die Telefonnummer, die mit einen Stern gekennzeichnet ist in der Übersicht angezeigt. Ist keine Kontaktinformation mit einem Stern gekennzeichnet wird immer der erste Eintrag in der Übersicht angezeigt.

Darunter kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, die Du unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Ansprechpartnern zugeordnet hast. Hier als Beispiel die Zusatzfeldgruppe “Angaben zum Ansprechpartner”. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.

Im Bereich “DMS” können Dateien für den Ansprechpartner hinterlegt werden. Entweder per Drag and Drop, oder über den Button “+Datei hinzufügen“.

Wenn Du im Bearbeitungsmodus bist, hast Du auch die Möglichkeit zusätzliche wichtige Informationen und ein Bild zu dem Ansprechpartner zu hinterlegen. Über das Aktionsmenü werden Dir im Änderungsprotokoll alle Änderungen zur Zusatzadresse aufgelistet. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Die Ansprechpartner können in der Übersicht per “Drag and Drop” sortiert werden.

Reiter Zusatzadressen

Hier kannst Du über den Button “+Zusatzadresse” eine Zusatzadresse für z.B. eine Filialadresse, abweichende Rechnungs- Liefer- oder Rücksendungsadresse zur Hauptadresse anlegen.

Die neu angelegte Zusatzadresse wird direkt positioniert und Du befindest Dich im Bearbeitungsmodus um direkt weitere Daten sowie wichtige Informationen zur Zusatzadresse hinterlegen zu können. Mit dem Adresstyp “Rechnungsadresse” wird das Feld “Umsatzsteuerberechnung” eingeblendet. Hier kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung überschreibt die Werte in der Hauptadresse, im Verkaufskanal und in den Belegparametern. Weitere Details findest Du hier. Details zu Feld “Sprache” findest Du hier.

Über das Aktionsmenü werden Dir im Änderungsprotokoll alle Änderungen zur Zusatzadresse aufgelistet. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Auch hier kannst Du im unteren Bereich die Zusatzfelder ausfüllen, die Du unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Zusatzadressen zugeordnet hast. Hier als Beispiel die Zusatzfeldgruppe “Angaben zur Zusatzadresse”. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.

Reiter Belege

Hier erhältst Du eine Übersicht aller Belege, die für diese Adresse erstellt wurden. Unterteilt werden diese in Verkaufsbelege und Einkaufsbelege.

Mit einem Klick in eine Zeile wird der jeweilige Beleg in einem neuen Fenster geöffnet. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil links neben der Belegnummer werden die einzelnen Positionen des jeweiligen Belegs angezeigt.

Reiter Verträge

Hier erhältst Du eine Übersicht aller Verträge, die für diese Adresse erstellt wurden.

Des Weiteren kannst Du über den Button “Vertrag” einen neuen Kundenvertrag anlegen. Ausführliche Informationen zu den Verträgen findest Du hier.

Reiter Aktivitäten

Neben dem Menü CRM/Office können hier auch hier Aktivitäten zur Adresse anlegt werden. Mit einem Klick auf den Button kann eine neue Aktivität zur Adresse erfasst werden. Die erfassen Aktivitäten werden im unteren Bereich chronologisch abgelegt. Hier werden alle Aktivitäten aufgelistet, die mit der Adresse verknüpft sind, unabhängig davon, in welchem CRM-Bereich sie angelegt wurden. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du hier.

Im rechten Bereich werden zwei individuell konfigurierbare Grafiken bzw. Tabellen zu den angelegten Aktivitäten angeboten. In unserem Beispiel haben wir eine Grafik “Kreisdiagramm” die nach den Aktivitätstypen (z.B. E-Mail-Archivierung, Telefon) trennt sowie eine Tabelle “Kalenderdiagramm” die die Dauer der Aktivitäten für den gewählten Zeitraum nach Tag und Monat aufsummiert anzeigt. Durch Bewegen der Maus über die farbigen Grafiken werden jeweils weitere Details eingeblendet. Diese können über die C-Unit-Einstellung beliebig konfiguriert werden. Weitere Informationen zu den C-Units-findest Du hier.

Reiter Aufgaben

Im Reiter Aufgaben hast Du die Möglichkeit Aufgaben anzulegen und diese entsprechend den Benutzern zuzuordnen. Ordnest Du diese keinem Benutzer zu, ist automatisch der Benutzer der diese angelegt hat eingetragen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Reiter Deals

Im Reiter Deals hast Du die Möglichkeit Deals anzulegen und entsprechend dieser oder einer anderen Adresse zuzuordnen. Auch ist es Möglich aus einem heraus ein Projekt anzulegen. Weitere Informationen dazu findest hier.

Reiter Projekte

Hier hast Du die Möglichkeit Adressbezogen Projekte anzulegen. Weitere Informationen dazu erhältst Du hier.

Reiter Kunden-Artikel-Beziehungen

Hier kannst Du eine Kunden-Artikel-Beziehung anlegen, also z.B. einen speziellen Preis für einen bestimmten Artikel, in verschiedenen Währungen oder eine allgemeine Preisregel, die immer für diesen Kunden gilt.

Artikelbeziehung

Nach dem Klick auf “+Artikelbeziehung” wählst Du den Artikel aus, für welchen Du einen abweichenden Preis hinterlegen möchtest. Danach hast Du die Möglichkeit, abweichende Artikelinformationen, einen speziellen Verkaufspreis, oder eine spezielle Verkaufspreisregel zu hinterlegen.

Der Verkaufspreis kann dabei für einen bestimmten Zeitraum, ab einer bestimmten Menge, oder in Abhängigkeit einer Preisgruppe hinterlegt werden. Z.B. erhält der Kunde einen Sonderpreis von 10€ im Zeitraum vom 05.05.2025 bis 16.06.2025 und ab einer Menge von 5 Stück. Zusätzlich kannst Du auch einen Verkaufspreis in Fremdwährung hinterlegen. Dieser wird bei der Belegerstellung automatisch übernommen, sofern die z.B. Währung mit der im Beleg übereinstimmt.

Als Verkaufspreisregel kannst Du einen Rabatt/Gebühr für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge hinterlegen. Z.B. erhält der Kunde immer 10% Rabatt ab einer Menge von 20 Stück.

Allgemeine Preisregel

Hier kannst Du eine allgemeine Preisregel definieren. Egal welcher Artikel an diesen Kunden verkauft wird, es soll immer ein Rabatt von 15% gezogen werden.

Auch hier kann selbstverständlich wieder auf z.B. einen Zeitraum, oder eine Menge eingegrenzt werden.

Reiter Lieferanten-Artikel-Beziehungen

Hier kannst Du eine Lieferanten-Artikel-Beziehung anlegen, also einen speziellen Preis für einen bestimmten Artikel, in verschiedenen Währungen oder eine allgemeine Preisregel, die immer für diesen Lieferanten gilt.

Artikelbeziehung Lieferant

Nach dem Klick auf “+Artikelbeziehung” wählst Du den Artikel aus, für welchen Du einen abweichenden Preis hinterlegen möchtest. Danach hast Du die Möglichkeit, abweichende Artikelinformationen, einen speziellen Einkaufspreis, oder eine spezielle Einkaufspreisregel zu hinterlegen.

Der Einkaufspreis kann dabei für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge, hinterlegt werden. Z.B. erhalten wir einen Sonderpreis von 10€ im Zeitraum vom 05.06.2025 bis 16.06.2025 und ab einer Menge von 5 Stück bei diesem Lieferanten. Zusätzlich kannst Du auch einen Einkaufspreis in Fremdwährung hinterlegen. Dieser wird bei der Belegerstellung automatisch übernommen, sofern die z.B. Währung mit der im Beleg übereinstimmt.

Als Einkaufspreisregel kannst Du einen Rabatt oder eine Gebühr für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge hinterlegen. Z.B. erhalten wir immer 10% Rabatt ab einer Menge von 20 Stück.

Allgemeine Preisregel

Hier kannst Du eine allgemeine Preisregel definieren. Egal welcher Artikel bei diesem Lieferanten eingekauft wird, es soll immer ein Rabatt von 15% gezogen werden.

Auch hier kann selbstverständlich wieder auf z.B. einen Zeitraum, oder eine Menge eingegrenzt werden.

Reiter Texte

Hier kannst Du Belegtexte und Textmeldungen für eine Adresse hinterlegen.

Belegtexte

Bei den Belegtexten handelt es sich Texte, die einem Beleg als Kopf oder Fußtext hinzugefügt werden können um weitere Informationen mitzugeben. Die Belegtexte können anhand verschiedenster Selektionen erstellt werden. In unserem Beispiel wird bei der Erstellung einer Bestellung ein Kopftext mit dem Inhalt “Vielen Dank für Ihre Bestellung” in den Beleg geladen.

An dieser Stelle sind aber auch weitere Selektionen möglich, z.B. Kann der Belegtext auch zur Übernahme in einen Folgebeleg gekennzeichnet werden, oder der Belegtext erscheint als separate Belegposition in dem Beleg. Auch kann auf einen Vorbeleg geprüft werden, das heißt nur wenn ein bestimmter Vorbeleg übernommen wird, erscheint der gewünschte Belegtext.

Des Weiteren ist es möglich, einen angelegten Belegtext manuell in verschiedene Sprachen zu übersetzen. So muss dieser nur einmalig angelegt werden und kann in alle Sprachen übersetzt werden.

Textmeldungen

Bei den Textmeldungen handelt es sich um eine Funktion, die dem Mitarbeiter einen Hinweis liefert z.B. bei der Belegerstellung.

In unserem Beispiel erscheint beim Erstellen eines Auftrags für den Kunden die Meldung “Bitte die Lieferbedingung überprüfen”

Auch die Textmeldungen können manuell in verschiedene Sprachen übersetzt werden.

Reiter DMS

Hier kannst Du Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF, PNG und DOCX zur Adresse hochladen. Dies ist auf verschiedene Weisen möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button “+Dateien hinzufügen”. Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden.

Über das Auge-Icon können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und ZIP-Dateien, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/Office geöffnet. Über das Icon kannst Du die Dateien auch wieder herunterladen.

Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Durch Anhaken einer Datei und Anwahl der drei Punkte, kann diese wieder gelöscht oder deaktiviert werden.

Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.

Reiter Notizen

Neben den wichtigen Informationen aus den Stammdaten können hier noch zusätzliche Notizen zur Adresse hinzugefügt werden.

Reiter Einkaufshistorie

In der Einkaufshistorie erhältst Du eine Übersicht über aller Einkaufsbelege zu der selektierten Adresse, bei denen eine Geldbewegung stattgefunden hat (Eingangsrechnung, Eingangslieferschein/-rechnung, Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme und Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme).

Reiter Verkaufshistorie

In der Verkaufshistorie erhältst Du eine Übersicht über aller Verkaufsbelege zu der selektierten Adresse, bei denen eine Geldbewegung stattgefunden hat (Rechnung, Lieferschein Rechnung, Gutschrift mit Warenrücknahme und Gutschrift ohne Warenrücknahme).

Reiter Ausgaberegeln

In diesem Bereich kannst Du Ausgaberegeln anlegen, mit denen Du festlegst, unter welchen Bedingungen die Ausgabe spezifisch für diese Adresse erfolgen soll. Über dem Button “+Ausgaberegel” kann eine neue Ausgaberegel angelegt werden.

Allgemeine Ausgaberegeln kannst Du unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe angelegt werden. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Beim Anlegen einer Ausgaberegel, stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:

Modul – Wähle hier das Modul aus, für das die Regel gelten soll. Es stehen Dir die verschiedenen Bereiche der Anwendung zur Auswahl, in denen eine Ausgabe möglich ist – z. B. Belege, Mahnungen oder Lager-Listen. Je nach Modul kannst Du zusätzliche Optionen festlegen, um die Regel weiter zu präzisieren. So lässt sich z. B. im Modul Belegdruck ein Belegtyp, eine Belegtyp-Gruppe oder ein Fakturierungsart angeben.

Ausgabetyp – Gibt an, für welchen Ausgabetyp, ob Dateiexport, Vorschau, E-Mail-Versand oder Druck, die Regel gelten soll. Weitere Informationen zu den Ausgabetypen findest Du hier.

Reportgruppe – Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe erstellten Reportgruppen auswählen. Wird die Option “Standard” gewählt, wird automatisch die Reportgruppe verwendet, die in System/Ausgabe als Standard definiert ist. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.

Standard-Ausgabetyp – Ausgabetyp, der für die gesamte Ausgabe der Adresse verwendet werden soll. Besonders hilfreich ist diese Einstellung bei der Ausgabe im Rahmen einer Stapelverarbeitung oder eines Workflows, in denen mehrere Ausgaben automatisiert verarbeitet werden.

Zusätzliche Ausgabe – Hier kannst Du festlegen, welche E-Mail-Adressen oder Telefonnummern automatisch bei der Ausgabe verwendet werden sollen. Im Feld “Typ” wählst Du die gewünschte Kontaktart aus und gibst unter “An” die entsprechende Kontaktinformation an. Diese muss zuvor in den Kontaktinformationen unter den Stammdaten, in den Zusatzadressen oder bei den Ansprechpartnern hinterlegt worden sein. Wenn Du den Typ “E-Mail” auswählst, kannst Du zusätzlich auch Empfänger für CC und BCC festlegen.