Admin-Center

Das Admin-Center bietet Dir zentrale Steuerungsmöglichkeiten für wichtige Bereiche wie Installation, Benutzerverwaltung, Sicherheitseinstellungen oder Backups.

Dieser Bereich ist für Kunden (in der Regel der Geschäftsführer) oder Benutzer mit der administrativen Rolle ‘Operator’ zugänglich. Das Admin-Center ist besonders geschützt und nur nach erfolgreicher Identifikationsprüfung zugänglich.

Hier kannst Du selbst festlegen, welche weiteren Benutzer in Deinem Unternehmen auf das Admin-Center zugreifen dürfen – damit Du die volle Kontrolle behältst und alles sicher und flexibel verwalten kannst.

Startmaske

Nach der Anmeldung befindest Du Dich in unserer Admin-Center-Startmaske. Diese besteht aus den drei Bereichen Informationsleiste, Navigationsmenü und dem Anwendungsbereich. Die Beschreibung haben wir zur besseren Orientierung in die entsprechenden Bereiche aufgeteilt.

Informationsleiste

In der Informationsleiste kannst Du über dieses Symbol (oben links) das Navigationsmenü ein- und ausblenden. Die anderen Symbole und Funktionen hier detailliert beschrieben:

Persönlicher Benutzerbereich

Mit Klick auf das -Symbol öffnet sich zunächst die persönliche Benutzermaske , die neben dem Benutzernamen noch folgende Funktionen bietet:

Die Funktionen der einzelnen Minisymbole kurz erklärt:

Minisymbol	Funktion
	Support-Modus: Dieser Modus versetzt VARIO Cloud in einen Diagnosemodus, der ergänzende Informationen, Funktionen und Ressourcen die uns zur Diagnose und Unterstützung dienen. Mit Anwahl wird der Modus aktiviert, dabei werden Klicks und auftretende Fehlermeldungen automatisch aufgezeichnet.
	Benutzereinstellungen: Verwalte persönlichen Benutzereinstellungen, um das Admin-Center an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Die detaillierte Beschreibung findest Du hier.
	Abmelden: Meldet Dich vom Admin-Center ab.

Benutzereinstellungen

Reiter Persönliche Daten

Im Bereich “Allgemeine Informationen” findest Du Deine Daten wie VARIO-ID, Namen, E-Mail zur Ansicht. Diese Felder können nur vom Administrator geändert werden.

Reiter Sicherheit

Über den Button kann ein neues Passwort vergeben werden. Hierfür wird eine neue Anmeldung und die Eingabe des alten Passwortes verlangt. Über den Button lässt sich über die Typen “OTP” (One-Time-Passwort) oder “PASSKEY” (passwortloser Login) ein zweiter Faktor zur Anmeldung einrichten. Nach erneuter Anmeldung werden dann die erforderlichen Schritte zur Vorgehensweise angezeigt.

Reiter Arbeitsbereich

Im Bereich “Design” kann zwischen den Anzeigen “Hell”, “Dunkel” und “Barrierefrei” gewählt werden. Beim barrierefreien Design ist im Vergleich zur dunklen Anzeige der Kontrast zwischen den Farben etwas stärker. Mit Anwahl wird direkt ins gewählte Design gewechselt. Wähle aus, was für Dich passt.

Navigationsmenü

Das Navigationsmenü bietet eine Übersicht der Menüs vom Admin-Center. Menüs die mit einem kleinen Pfeil gekennzeichnet sind lassen sich aufklappen und bieten weitere Untermenüs. Oben links ist der Firmenname (Kunde) zu sehen. In unseren Beispielen ist das unser Kunde .

Startseite

Bereich Persönlicher Ansprechpartner

Hier findest Du Kontaktmöglichkeiten wie z.B. E-Mail, Telefon zu Deinem persönlichen Ansprechpartner bei VARIO.

Bereich Support Hotline

Hier findest Du alle notwendigen Informationen zu unserem Support wie die persönliche Support-Durchwahl, eine Übersicht der Support-Punkte mit der Möglichkeit weitere Punkte zu buchen sowie eine Verlinkung zum VARIO Hilfe-Center.

Benutzer

Hier werden alle angelegten Benutzer verwaltet, neue Benutzer angelegt, fremde Benutzer hinzugefügt oder Login-Daten und Zugriffsrechte vergeben.

Neuen Benutzer anlegen

Mit Anwahl von “+Benutzer” kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Der Toggle “Besitzer” kann nur durch uns aktiviert werden. Per Setzen des Toggle “Admin-Center Anmeldung” kann festgelegt werden ob sich der Benutzer hier anmelden darf. Die Bedeutung der Administrativen Rollen findest Du unten beschrieben. Eine Passwortvergabe ist “Manuell” oder per “E-Mail senden” möglich. Ein aktivieren des Toggles “Temporär” bedeutet, dass der Benutzer nach der ersten Anmeldung ein neues, eigenes Passwort vergeben kann. Bei mehreren VARIO ERP Installationen kann der Benutzer einer bestimmten Installation zugewiesen werden.

Angelegter Benutzer

Bereits angelegte Benutzer werden im Datagrid angezeigt. Über das 3-Punkte-Menü kann ein Benutzer deaktiviert oder gelöscht werden (sofern keine Installation zugeordnet ist). Um einen Benutzer zu bearbeiten (z.B. zur Ergänzung oder Änderungen von Daten) muss dieser zunächst angewählt werden.

Bereich Verwaltung

Im Feld “Administrative Rollen” (bei aktiviertem Toggle “Admin-Center Anmeldung”) kannst Du Rollen auswählen, auf deren Bereiche dieser Benutzer im Admin-Center zugreifen darf.

Die möglichen administrativen Rollen und deren Zugriffsbereiche:

• keine Rolle: Startseite, System
• Buchhaltung: Menüpunkt “Belege” und “Verträge”
• Entwickler: Menüpunkt “Entwickler” (bei verifizierten Entwickler-Kunden)
• Lizenz buchen: Verwaltung der Lizenzen innerhalb der Installation
• Operator: Alle Bereiche der Installationen außer Lizenzen, Benutzer und Wartung
• Support: Menüpunkt “Tickets”
• User-Lizenzen zuweisen/entfernen: Menüpunkt “Benutzer” sowie die “Benutzerverwaltung” innerhalb einer Installation

Benutzer einer Installation zuordnen

Mit Auswahl von kann dem Benutzer eine z.B. weitere Installation zugeordnet werden.

OAuth-Password-Grant-Type erlauben

Die Funktion „OAuth-Password-Grant-Type erlauben“ bezieht sich auf die Authentifizierungsmethode, die bei der Anmeldung eines Benutzers über eine API oder Drittanwendung verwendet werden kann. Der Password Grant Type ist ein Bestandteil des OAuth 2.0-Protokolls. Dabei gibt der Benutzer seine Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) direkt an eine vertrauenswürdige Anwendung weiter, welche diese verwendet, um ein Access Token vom Authentifizierungsserver zu erhalten.

Im Feld “Typ” bestimmst Du, ob der Benutzer einen limitierten Zugang (z.B. speziell für Mitarbeitende im Lager mit auf ihre Aufgaben zugeschnittenen Rechten) oder einen regulären Zugang zu den Funktionen der Installation erhält. Über das Auswahlfenster “Installation” wählst Du die zuzuordnende Installation aus.

Bereich Zwei-Faktor-Authentisierung

In diesem Bereich kannst Du die für den Benutzer eingerichtete Zwei-Faktor-Authentisierung einsehen – inklusive des verwendeten Authentisierungs-Typs (OTP, Passkey) sowie eine Gerätebezeichnung.

Aktionsbuttons

Über diesen Button werden Aktionen angeboten, um den Benutzer zu deaktivieren und wieder zu aktivieren. Deaktivierte Benutzer bleiben im System erhalten und sind weiterhin sichtbar – sowohl im Admin-Center als auch unter Einstellungen/Benutzer, Gruppen & Rollen. Um deaktivierte Benutzer anzuzeigen, klicke auf das Minisymbol über der Benutzerliste.

Alternativ kann ein Benutzer auch anonymisiert werden, wobei alle personenbezogenen Daten durch eine zufällige Zahlen- und Buchstabenkombination ersetzt werden. Der Benutzer wird dabei ebenfalls automatisch deaktiviert.

Über die Aktion “Passwort zurücksetzen” kann der Administrator das Passwort eines Benutzers neu vergeben. Dabei stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Manuelle Vergabe: Der Administrator vergibt ein neues Passwort direkt im System. Optional kann es als temporär markiert werden. In diesem Fall muss der Benutzer es beim nächsten Login ändern.
• Zurücksetzen per E-Mail: Wählt der Administrator die Option “E-Mail senden“, erhält der Benutzer eine Nachricht mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts. Wichtig: Der Link ist 24 Stunden gültig und kann nur einmal verwendet werden.

Alternativ können aus dem Datagrid der Benutzer auch mehrere Benutzer ausgewählt und über das Drei-Punkte-Menü deaktiviert, aktiviert oder anonymisiert werden.

Fremden Benutzer hinzufügen

Mit Anwahl von kannst Du einem Dir bekannter Dritten – z.B. einem Dienstleister oder Steuerberater – Zugriff auf Deine Installation gewähren. Das ist z.B. sinnvoll, wenn er sich bestimmte Prozesse oder Sachverhalten ansehen soll. Voraussetzung ist, dass dieser Benutzer über eine gültige VARIO-ID verfügt.

Downloads

Hierüber stellen wir beispielsweise allgemeine Updates zum Kundenportal oder zur WebApp zur Verfügung.

Tickets

In diesem Bereich werden Deine Support-Tickets nach Status (z.B. Angelegt, in Bearbeitung, Im Test, In Klärung) angezeigt. Die Statusübersicht erleichtert Dir den schnellen Überblick über alle offenen Tickets. Über den Button “Kanban Ansicht” kannst Du die Darstellung zwischen Tabellen- und Kanban-Ansicht wechseln. Ein Klick auf ein Ticket öffnet eine Detailansicht, in der Dir weitere Informationen, Aktivitäten und hinterlegte Dateien zum Ticket angezeigt werden.

Neues Ticket anlegen

Neue Tickets legst Du an. Nach Eingabe aller Pflichtfelder kannst Du das Ticket mit “Erstellen” speichern.

Belege

Hier kannst Du Belege wie beispielsweise Pflege-, Support-, Dienstleistungs- oder Modulrechnungen einsehen, die wir Dir hier zum Download zur Verfügung stellen.

Entwickler

An dieser Funktion arbeiten wir noch :-).

Verträge

Hier können zukünftig Informationen zu Verträgen wie z.B. Hotline- oder Pflegevertrag eingesehen werden.

Produkte buchen

Hier hast Du als ‘Besitzer‘ oder mit der administrativen Rolle ‘Lizenzen buchen‘ die Möglichkeit, zusätzliche Services für Deine VARIO Umgebung direkt selbst zu buchen. Dazu zählen u. a. der Validierungsservice, Support-Punkte oder beispielsweise weitere Module wie ein eigenes DMS. Die Buchung erfolgt vollständig online und ist übersichtlich gestaltet.

In der Kachel-Übersicht siehst Du die verfügbaren Zusatzleistungen. Beim Klick auf eine Produktkachel (z. B. Support-Punke) öffnet sich eine Detailmaske mit folgenden Bereichen:

Kontaktdaten

Hier kannst du Deine bei uns hinterlegten Kontaktdaten einsehen. Sollte sich hier etwas verändert haben, informiere uns bitte darüber, damit wir die Belege an Dich korrekt ausstellen können.

Produktbeschreibung

Hier findest Du die vollständige Leistungsbeschreibung sowie die Vertragsdetails inkl. Kündigungsfrist und Abrechnungsmodalitäten.

Persönlicher Ansprechpartner

Rechts oben findest Du Deinen direkten Kontakt bei VARIO mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Zahlungsdetails

Die Zahlung erfolgt standardmäßig per Lastschrift. Du musst dafür ein Bankkonto angeben und die SEPA-Lastschriftmandat-Erklärung akzeptieren.

• Bankverbindung (wird vorausgefüllt, sofern bereits hinterlegt)
• Mandatserteilung per Checkbox
• Links zu AGB und Datenschutzerklärung

Bestellung abschließen

Am rechten unteren Rand der Seite findest Du die Zusammenfassung der Kosten inkl. MwSt. sowie den Button “Jetzt zahlungspflichtig bestellen“. Mit einem Klick wird die Aktivierung der neuen Zusatzleistung bei uns gestartet. Die Bestätigung erfolgt per E-Mail, zusätzlich ist der neue Service anschließend in Deinem Admin-Center sichtbar.

Installation(en)

Eine Installation steht für den Mandanten oder Kunden im System, z.B. “Firma Seidensticker: VARIO ERP”. Unter einer Installation sind alle zugehörigen Verwaltungsbereiche wie Apps, Benutzer und Lizenzen zusammengefasst. Eine Installation dient quasi als organisatorischer Rahmen für alle kundenbezogenen Einstellungen und Daten im Admin-Center.

API-Clients

Hier werden API-Clients wie beispielsweise ein Druckserver hinzugefügt. Per Klick auf eine Zeile der Spalten “Client-Secret” oder “Client-ID” werden diese in eine Zwischenablage zur weiteren Verarbeitung kopiert.

Apps

Hier kannst Du über unseren Appstore verschiedene Apps (z.B. DATEV oder Shopware 6) downloaden und verwalten. Eine genaue Anleitung, wie du Apps installierst und verwaltest findest Du hier.

Weiterführende Informationen zu den von uns entwickelten VARIO Apps und genauere Funktionsbeschreibungen findest du auf unserer Übersichtsseite.

Backups: Automatisch & Manuell

Ein zuverlässiges Backup-System schützt Deine Daten im Notfall. In der folgenden Übersicht erfährst Du, wie automatische und manuelle Backups funktionieren und welche Möglichkeiten Dir zur Verfügung stehen.

Automatische Backups

Automatische Backups sind ein fester Bestandteil des Systems und werden standardmäßig wie folgt durchgeführt:

• Zeitpunkt: täglich um 2:00 Uhr (empfohlene Einstellung)
• Aufbewahrungszeitraum: 7 Tage
• Sichtbarkeit: Es werden immer die aktuellsten Backups der letzten 7 Tage angezeigt.
• Zugriff: Nur ein Administrator kann ein Backup zurückspielen
• Löschen/ Deaktivieren: Automatische Backups können weder gelöscht noch deaktiviert werden.

Manuelle Backups

Neben den automatischen Backups kannst Du auch manuell Backups erstellen, z.B. vor größeren Änderungen im System.

• Lizenzabhängig: Die Lizenz legt fest, wie viele manuelle Backups gespeichert werden dürfen.
• Backup-Rotation: Wird das Limit überschritten, werden ältere manuelle Backups gelöscht.
• Erfolgsmeldung: Das Erstellen (+Backup) oder Zurückspielen eines manuellen Backups wird mit einer Bestätigungsmeldung angezeigt.

Benutzer

Hier findest Du alle Benutzer, die der ausgewählten Installation zugeordnet wurden. Über “+Benutzer” kann ein weiterer existierender Benutzer dieser Installation zugewiesen werden. Wie das funktioniert, findest Du hier, unter dem Thema “Benutzer einer Installation zuordnen.

Downloads

Hier findest Du zur geöffneten Installation passende Downloads wie Updates und Installationsdateien (z.B. den Local-Link-Installer). Wie Du unseren VARIO Local Link in deinem Unternehmen installierst erfährst Du hier.

Lizenzen

Hier kannst Du Deine gebuchten Lizenzen, deren Gültigkeit sowie die Anzahl der Lizenz-Benutzer einsehen. Zukünftig können hier weitere VARIO-Benutzer oder Lizenzen hinzugebucht werden. Unsere Verwaltung schaltet daraufhin die gebuchte Lizenz frei und schreibt die entsprechende Rechnung, die Du dann im Menü “Belege” einsehen und herunterladen werden kannst.

Logs

Tritt im VARIO Cloud ERP ein Fehler auf, wird dieser automatisch protokolliert. Das System sendet uns automatisch die zugehörigen Logdaten. So erhalten wir alle wichtigen technischen Informationen zur Fehlersituation und können Fehler gezielt nachvollziehen und beheben.

Die zu jedem Fehler gehörende Tracking-ID wird Dir hier angezeigt. Falls Du den Fehler beim Auftreten nicht direkt in die Zwischenablage kopiert hast, kannst Du die ID dort nachträglich einsehen. Bitte sende uns diese Tracking-ID, wenn Du ein Support-Ticket einreichst. Dadurch können wir den Fehler in unserem internen System direkt aufrufen und gezielt nachverfolgen.

Ausführliche Hinweise zum Umgang mit Fehlern, zur Nachverfolgung und zu typischen Szenarien findest Du auf unserer Handbuchseite.

Sicherheit

Bereich Grundeinstellungen

Die Bedeutung der Feldwerte (Stunden, Wochen, Monate) und Toggle:

• Maximale Anzahl an Usersitzungen: Der Wert gibt an wie viele Sitzungen ein Benutzer bei diesem Tenanat parallel geöffnet haben darf. Bei Überschreitung wird ein Hinweis eingeblendet.
• Event Gültigkeit: Wie lange Login/ Logout-Protokolle gespeichert bleiben sollen.
• Sitzungsinaktivitätstimer/ Sitzungsinaktivitätstimer mit “Angemeldet bleiben” Häkchen: Nach wieviel Zeit eine inaktive User-Sitzung automatisch ausgeloggt wird bei ohne und mit aktivierter Checkbox “Angemeldet bleiben” (im Loginbereich). Vorab wird der Hinweis “!Inaktivitätswarnung: Du wirst bald abgemeldet.” eingeblendet.
• Maximale Sitzungsdauer/Maximale Sitzungsdauer mit “Angemeldet bleiben” Häkchen” : Wie lange eine aktive User-Sitzung verlängert werden darf bei ohne und mit aktivierter Checkbox “Angemeldet bleiben” (im Loginbereich). Auch hier wird vorab ein Hinweis eingeblendet.
• Toggle “Benötigt OTP Zwei-Faktor Authentisierung”: Bei Aktivierung wird je Benutzer die Einstellung einer Authenticator-App als zweiten Faktor erzwungen.
• Toggle “Benötigt Webauthn 2-Faktor Authentisierung”: Bei Aktivierung wird je Benutzer die Einstellung von nativer Authentifizierung bei z.B. Windows Hello erzwungen.

Über diesen Button werden Deine Änderungen überschrieben und auf die Standardwerte zurückgesetzt. Der Vorgang kann einige Sekunden dauern!

Bereich Passwort-Richtlinien

Im Bereich der Passwort-Richtlinien kannst Du zwischen unseren drei Vorschlägen (Schwacher Schutz, Mittlerer Schutz und Starker Schutz) oder einem Benutzerdefinierten festlegen, welche Richtlinie bei der Passworteingabe greifen soll. Der gewählte, aktivierte Passwort-Schutz ist an der grünen Umrandung (lt. Beispiel Benutzerdefinierter Schutz) zu erkennen.

Bereich Login/ Logout-Protokoll

Im Bereich Login/Logout-Protokoll sind sämtliche VARIO Cloud An- und Abmeldungen mit Details solange dokumentiert wie unter Grundeinstellungen/ Event Gültigkeit angegeben.

Support

Über diesen Bereich kannst Du entscheiden, ob VARIO ein temporärer Support-Zugriff auf Deine Installation gewährt werden soll. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Du Unterstützung bei einem konkreten Problem benötigst.

Support-Zugriff aktivieren

Mit dem Toggle „Support-Zugriff erlauben“ entscheidest Du, ob unser Support-Team einen zeitlich begrenzten Zugang zu Deiner VARIO Cloud erhalten darf.

• Wenn aktiviert, kann unser Support einen speziellen Link generieren, um sich mit dem Support-User „VSupport“ in Deine Installation einzuloggen und eine Sitzung zu starten.
• Der Zugriff erfolgt ausschließlich über diese generierten Links und nur solange sie gültig sind.
• Änderungen an Deinen Daten werden wie gewohnt im Änderungsprotokoll geloggt. Hier würdest Du jederzeit einsehen können, ob Änderungen durch unseren Support-Benutzer erfolgt sind.

Bereich Link Tokens

Hier findest Du alle generierten, aber noch nicht genutzten Support-Links.

• Diese Links sind zeitlich begrenzt gültig.
• Wird ein Link innerhalb der Gültigkeitsdauer nicht aufgerufen, wird er automatisch entfernt.

Bereich Link Sitzungen

In diesem Bereich werden aktive oder kürzlich verwendete Support-Zugriffe angezeigt. Auch hier basiert der Zugriff ausschließlich auf zuvor generierten Link Tokens. Du siehst hier den Startzeitpunkt des Zugriffs und den Letzten Zugriff durch unseren Support. Beim Abmelden des Support-Benutzers oder beim Schließen des Browsers werden die Sitzungen ebenfalls beendet.

Verbrauchsdaten

Hier erhältst Du eine Übersicht zu Deinen Verbrauchsdaten wie zum Beispiel die Anzahl durchgeführter Validierungen Deiner E-Rechnungen. Dieser Bereich ist demnach entsprechend gefüllt, wenn Du bei uns den E-Rechnungs-Validierungsservice gebucht hast.

Oben in der C-Unit kannst Du nach Datum einschränken und auswählen nach welchem Validierungsergebnis Du Deine Verbrauchsdaten filtern möchtest:

Wartung

Hier können Skripte ausgeführt werden um Datumswerte zu erhöhen oder Bewegungsdaten zu löschen. Die Ausführung ist nur durch unseren Support mit einer entsprechenden Lizenz möglich.

System

Versionen

Die Versionstabelle informiert Dich über installierte Versionen sowie den Status der Verfügbarkeit. Weitere Informationen zu unseren Updates findest Du hier.