Retourenmanagement (RMA)

Beim Retourenmanagement handelt es sich um eine dispositive Aufgabe insbesondere in größeren Handelsunternehmen oder im Online-Handel, welches sich mit von Kunden zurückgegebener Ware befasst. Es ist deshalb von steigender Bedeutung, weil immer mehr Unternehmen über die gesetzlichen Gewährleistungs- und Umtauschrechte hinaus eine sehr kulante und kundenfreundliche Haltung einnehmen. Das Retourenmanagement ist auch deshalb von herausragender Bedeutung, da die mit dem Umtauschen verbundenen Kosten in manchen Branchen und bei manchen ungünstigen Konstellationen von Warenwert und Umtauschverhalten den Unternehmenserfolg erheblich schmälern können.

Dafür haben wir in VARIO das Modul RMA geschaffen um Retouren perfekt aus und durchführen zu können.
Sobald Sie die Lizenz mit RMA Modul eingespielt haben legen Sie sich Retourengründe unter Menü 1.2.7.2 an.

Die häufig benutzte Retourengründe sind :
– Ware defekt
– ungewollter Kauf
– gefällt mir nicht
– zu Groß oder klein
– Transportschaden
– Artikel entspricht nicht der Produktbeschreibung
– Lieferzeit zulang oder unvollständig

Nachdem die Retourengründe angelegt worden sind müssen Standardlager für die Retouren festgelegt werden. In der Lagerverwaltung unter Menü 1.5.2 kann ein neues Retourenlager angelegt werden. Das Retourenlager darf keine Lagerplätze haben!
Wenn Sie auch „Bruch“ Ware haben die der Kunde nicht mehr zurückschicken müsste legen Sie bitte auch ein Warenverzichtslager für Retouren an.

Nachdem die Retourengründe und die Läger angelegt wurden können nun die dazugehörigen Belege in den Parametern aktiv gesetzt werden.
Es werden folgende Belegarten benötigt:

0250 Auftrag nach Retoure
0700 Rücksendeschein
0800 Warenrücknahme
2350 Retouren-Einlagerung (nur wenn Einlagerung im Lagerkreis aktiv ist)
2700 Rücksendeschein Lieferant
2800 Warenrückgabe

Wie läuft eine Retoure in Vario ab?
Der Kunde meldet sich per Mail/Telefon/Brief das er eine Position oder gar einen kompletten Auftrag Retounieren/Stornieren möchte. Nun wählen wir uns den passenden Lieferschein aus und klicken in der Position per Rechtsklick „Positionen retounieren“ aus. Wenn aus einem Beleg mehrere Positionen Retouniert werden sollen tragen Sie die Retourenmenge ein.

Es gibt 5 Retourentypen die wie folgt lauten:

  1. Mit Warenrücknahme und Gutschrift
  2. Mit Warenrücknahme und Austausch nach Wareneingang
  3. Mit Warenrücknahme und Sofortaustausch
  4. Ohne Warenrücknahme und Austausch
  5. Ohne Warenrücknahme und Gutschrift

1. Warenrücknahme mit Gutschrift

Warenrücknahme und Gutschrift

Nach dem klick auf „OK“ wird der Rücksendeschein automatisch in Vario angelegt und diesen können Sie Ihrem Kunden per Mail zusenden. Wenn Sie ihr Pakete DHL Versenden gibt es die Möglichkeit den Rücksendeschein und gleichzeitig ein Paketlabel an den Kunden per Mail zu senden. Bitten Sie den Kunden darum den Rücksendeschein mit ins Paket zu legen damit der Kollege im Wareneingang direkt zuordnen kann von wem und wieso die Ware zurückkommt. Wenn die Ware bei Ihnen im Lager eingetroffen ist übernehmen Sie den Rücksendeschein in eine Warenrücknahme. Nun ist der Bestand auf das Retourenlager gebucht und die Warenrücknahme kann in eine Gutschrift übernommen werden.

2. Warenrücknahme mit Austausch nach Wareneingang

Austausch nach Wareneingang

Nachdem die Ware bei Ihnen im Lager angekommen ist kann die Warenrücknahme in einen Auftrag nur Versand übernommen werden damit der Kunde seine Austausch Ware bekommt.

3. Warenrücknahme und Sofortaustausch

Bei diesem Retourentyp ist es wichtig den Haken „Umtauschware sofort senden“ zu setzen, damit nach klick auf OK ein Auftrag nur Versand angelegt wird um den KD schnellst möglich die Ware zu senden. Es muss nicht immer die komplette Menge retouniert werden sondern es können auch teilmengen retouniert werden (6).

4. Ohne Warenrücknahme und mit Austausch

Der Kunde bekommt direkt die Ware gesendet ohne das er die bereits geschickte Ware zurücksenden muss.

5. Ohne Warenrücknahme mit Gutschrift

Der Kunde bekommt einen Betrag Gutgeschrieben weil es am Artikel zb. einen kleinen Kratzer vorhanden ist und dieser trotzdem genutzt werden kann.