Verfahrensdokumentation für VARIO 8 nach den GoBD

Zuletzt aktualisiert am 23. November 2022

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, ersetzen seit Anfang 2015 die bis dahin gültigen GoBS und sind für alle Unternehmen in Deutschland bindend.

Zweck dieser Seite

Die Beschreibungen auf dieser Seite dienen den Anwendern der Software VARIO 8 lediglich als Grundlage zur Erstellung ihrer Verfahrensdokumentation. Die konkrete Vorgehensweise bei der täglichen Arbeit liegt im Ermessen des Anwenders und muss durch ihn genau beschrieben werden.

Diese Seite verknüpft und verlinkt die relevantesten Seiten aus unserem Handbuch für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation – generell sind je nach zu beschreibenden Verfahren weitere Handbuch-Seiten relevant. Weiterhin ergänzt diese Seite das Handbuch um spezifische Informationen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die auf dieser Seite bereitgestellten Inhalte lediglich zu Ihrer Information und Unterstützung dienen. Es handelt sich hierbei um keine rechtsverbindliche Beratung. Für juristisch verbindliche Aussagen zur DSGVO wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsbeistand bzw. Steuerberater.

Unterstützung bei der Erstellung

Benötigen Sie Hilfe bei der Vervollständigung Ihrer Verfahrensdokumentation? Wenden Sie sich an unseren Partner, die interev GmbH, unter it-revision@interev.de oder 0511 89 79 84 10.

Aktualität / Versionierung / Änderungshistorie

Diese Seite sowie das Handbuch bezieht sich immer auf die aktuellste stabile, von VARIO freigegeben Version von VARIO 8.

Über Änderungen an der Software wird auf der Changelog / News-Seite zur jeweiligen Minor-Version informiert. Die entsprechende Seite kann aus dem Menü der Software mit Klick auf das Fragezeichen und dann auf VARIO News geöffnet werden:

Release-Notes öffnen
Release-Notes in VARIO 8 öffnen

Die VARIO AG archiviert jeweils das gesamte Handbuch inkl. dieser Seite zum Zeitpunkt des letzten Versionsstandes einer Minor Release-Version – bspw. VARIO 8.4, VARIO 8.5 usw.

Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über die Änderungshistorie.

DatumBeschreibung
23.11.2022Initiale Erstellung

Unternehmen VARIO Software AG und Aufgabenstellung an die VARIO 8 Software

Die VARIO Software AG ist Hersteller von ERP-Software für kleine und mittelständische Handels-, Dienstleistungs und Produktionsunternehmen in der gesamten DACH-Region. Das Unternehmen beschäftigt knapp 80 Mitarbeitende und hat den Hauptsitz in Neuwied am Rhein bei Koblenz und greift auf Erfahrungen aus über 10.000 Kundenprojekten in den letzten 25 Jahren zurück.

Als ERP-System vereinfacht, digitalisiert und automatisiert unser Kernprodukt VARIO 8 Geschäftsabläufe von Unternehmen aller Branchen aus Handel, Dienstleistung und Produktion signifikant. Die Software deckt die Kernbereiche eines Unternehmens wie Einkauf, Lagerverwaltung und Verkauf in nur einem System ab.

Ein besonderes Augenmerk liegt seit vielen Jahren auf dem Handel und hier vor allem in der Verbindung der einzelnen Branchen zum E-Commerce. VARIO 8 bietet Schnittstellen zu den bekannten Verkaufsplattformen wie Amazon, eBay uvm. sowie Shopsystemen wie Shopware, Magento, Shopify, WooCommerce, xtCommerce, OXID und Gambio. Der Onlinehandel wird um ein stationäres Kassensystem, welches auch für Filialisten geeignet ist, ergänzt.

Nicht nur für Dienstleistungsunternehmen ist die Kundenbetreuung essentiell. Um Kundenbindungen aufzubauen, zu stärken und aktuelle sowie zukünftige Kommunikation zu organisieren, bietet VARIO ein eigenes, integriertes CRM-System inklusive Ticketsystem an. Nicht nur die Produktion, auch Reparaturen in einer Werkstatt oder Servicearbeiten beim Kunden vor Ort sowie die Vermietung von Artikeln lassen sich über die Software abbilden.

Die Software ist modular aufgebaut womit sich Funktionsumfang an die Anforderungen des Unternehmens anpasst. VARIO 8 gibt es in zwei Versionen: Der kostenlosen VARIO 8 for Free sowie der kostenpflichtigen VARIO 8 Enterprise. Ein Überblick finden Sie hier: https://www.vario-software.de/versionen-preise/

Fachliche Beschreibung von VARIO 8

Generelle Abläufe in VARIO 8 finden sich auf unserer Grundlagen-Seite: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/grundlagen-in-vario. Die gängigsten Geschäftsvorfälle in Bezug auf Finanzen werden hier beschrieben: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/finanzen/geschaeftsvorfaelle.

VARIO ist keine Finanzbuchhaltungssoftware, sondern übernimmt “nur” die vorbereitende Buchhaltung. Daher gibt es zahlreiche Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssoftwarelösungen. Das allgemeine Vorgehen des Exportes an eine FiBu wird hier beschrieben: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/finanzen/fibu-uebergabe/grundsaetzliches-zur-fibu-uebergabe

Alle relevanten Kassenvorgänge sind hier zu finden: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/kasse/kassiervorgaenge.

Neben dem Kassensystem bietet VARIO auch ein Kassenbuch für die digitale Abwicklung der Bargeldkasse an: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/finanzen/kassenbuch

Mit Hilfe von Workflows kann der Anwender seine Prozesse individualisieren und Prüfungen einbauen – weitere Infos: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/workflow

Generell müssen für einzelne Prozesse die Inhalte des gesamten VARIO 8 Handbuchs in Betracht gezogen werden bzw. für die Erstellung der unternehmensindividuelle Verfahrensdokumentation die sich hieraus ergebenen entsprechenden Bereiche herausgearbeitet werden.

Technische Beschreibung von VARIO 8

Standorte des IT-Systems

Die VARIO 8 ist eine on-premise Software und wir auf den IT-Systemen des Kunden installiert und betrieben. Der Kunde ist für den Standort seines IT-Systems verantwortlich.

Hard- und Softwarekomponenten

Es kommt folgende Hard- und Software mit der jeweiligen Konfiguration zum Einsatz:

  • VARIO 8 in der jeweils aktuellsten stabilen, von VARIO freigegeben Version unter Windows Server 2019 bzw. Windows 10 und 11 von Microsoft

Gegebenenfalls ergänzend um weitere Software-Lösungen wie ELO DMS, FibuNet oder DATEV.

Datenbank / Datenbankmodell

Alle buchhalterisch relevante Daten der VARIO 8 werden in Datenbankstrukturen abgelegt. Hierzu wird das freie Firebird SQL Datenbankmanagementsystem genutzt. Es ist der freie Ableger des weiterhin kommerziell von Embarcadero vertriebenen relationalen Datenbankmanagementsystems InterBase.

Die Daten werden über TCP/IP direkt in die Datenbank geschrieben. Neben dem direkten Schreiben der Daten aus der Anwendung in die Datenbank können Importe erfolgen, die Generische Schnittstelle sowie unsere Rest-API genutzt werden.

Sollte eine Prüferin / ein Prüfer weiteren Fragen zum Thema Datenbank bzw. Datenbankmodell haben, so kann die Prüferin / der Prüfer sich mit uns per E-Mail an info@vario.ag in Verbindung setzen und wir beantworten die entsprechenden Fragen bzw. erklären anhand eines Schaubildes das Datenbankmodell.

Der Anwender hat im Standard einen lesenden Zugriff auf die Datenbank.

Ein schreibender Zugriff ist im Standard nicht vorgesehen, der Kunden kann sich jedoch, nach vorheriger Aufklärung und Unterschrift von VARIO ein individuelles Passwort für den schreibenden Zugriff auf die Datenbank einholen. Dies ist dann im Info-Fenster wie folgt hinterlegt:

schreibender Kunden-Zugriff

Einträge mit Passwörtern oder andere sensiblen Daten werden als HASH gespeichert.

Parameter-Einstellungen der Programme

Die aktuelle Standard-Auslieferung von VARIO 8 kann sich jederzeit mit Hilfe bzw. durch einen Download und die Installation der VARIO for Free angeschaut werden. Weiterhin beziehen sich alle Einträge in diesem Handbuch auf die Standardauslieferungen von VARIO. Alles was darüber hinaus an Einstellungen vorgenommen und an Konfiguration der zugrundeliegenden Parameter eingestellt wurde, muss vom Anwender dokumentiert werden.

Technische Verarbeitungsregeln (Datenflüsse, Protokollierungen, Ablaufpläne)

Die nachfolgenden technischen Verarbeitungsregeln ergänzen die unter der Überschrift “Fachliche Beschreibung von VARIO 8” beschriebenen und verlinkten Abläufe.

Generell gilt, dass Eingaben, soweit möglich und sinnvoll, auf Plausibilität geprüft werden und der Benutzer bei Unstimmigkeiten darauf hingewiesen wird.

Mithilfe des Monatsabschlusses können Sie den Zeitraum für Buchungen von Eingangs- und Ausgangsbelegen begrenzen: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/abschluesse#Monatsabschluss

Der Anwender kann sich zudem Pflichtfelder einstellen: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/parameter-verwalten#Anzeige.

VARIO 8 stellt ein umfangreiche Historisierung an den einzelnen wichtigen Datensätzen bereit – in der Regel im entsprechenden Menü unter Historie und/oder Änderungsprotokoll zu finden.

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, können in die Akte des jeweiligen (Beleg-)Vorgangs importiert werden.

Weiterhin verfügt VARIO 8 über ein umfangreiches Logging, welches hier erklärt wird: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/systemfunktionen/logdateien-einsehen. Angaben und Informationen, die nicht über die Maske angezeigt werden, können ggf. über die Einsicht in die Datenbank nachgeschaut werden.

Informationen speziell zum VARIO Kassensystem sind auf folgender Seite dargelegt: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/kasse/kassennachschau.

Vorgehensweise Datensicherung

Backups bzw. Datensicherungen können manuell durchgeführt werden oder automatisiert per Skript, was wir als Anbieter empfehlen: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/datensicherungen.

Weiterhin bieten wir als Anbieter einen Cloud Backup Service an, womit das Backup auf einen externen Server in eine deutsche Cloud gesichert wird: https://www.vario-software.de/service/cloud-backup/.

Der Anwender hat je nach Rechten die Möglichkeit, Backups selbstständig wieder einzuspielen: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/datensicherungen#Datensicherung-zur%C3%BCckspielen.

Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept

Informationen zur Benutzerverwaltung und der Rechtevergabe finden Sie auf folgender Seite: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/benutzer.

Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen, Wartung)

Die Systemvoraussetzungen für VARIO 8 sind hier dokumentiert: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/installation-einrichtung/systemvoraussetzungen.

Der Wartungs- bzw. Updateprozess ist hier beschrieben: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/update-durchfuehren.

Vorbereitung Datenzugriff der Finanzverwaltung

Um den Z3-bzw. GoBD-Export durchzuführen, gehen Sie in den Menüpunkt 9.6.8 (Extras -> Exporte -> Datenausspielung für Steuerprüfung (GDPdU/GoBD)). Weiter Erklärungen zu dem Menüpunkt finden Sie hier: https://help.vario-software.de/vario-8-handbuch/admin-funktionen/exporte#Datenausspielung-f%C3%BCr-Steuerpr%C3%BCfung-(GDPdU/GoBD)

Sollte die explizit die Kasse geprüft werden so ist es wahrscheinlich, dass ein DSFinV-K-Export gefordert wird. Dieser ist Menüpunkt 9.6.9 (Extras -> Exporte -> Datenausspielung für Steuerprüfung (DSFinV-K)) zu finden.

Sollten Probleme auftreten, so kann die Prüferin / der Prüfer Kontakt mit unserem Support per E-Mail an support@vario.ag aufnehmen.

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