Artikelverwaltung - Pharma

Zuletzt aktualisiert am 8. Januar 2025

Bei ABData handelt sich um einen Pharma-Daten-Service, welcher ein vollständiges Arzneimittelinformationssystem enthält. Dieses Informationssystem wird von z.B. von Apotheken, Krankenhäusern, Arztpraxen, Krankenkassen und pharmazeutischen Unternehmen benötigt. Es enthält detaillierte Angaben zu Fertigarzneien und grundlegende Beschreibungen von Wirk- und Hilfsstoffen. Mit der „ABData-Datenbank“ lassen sich Pharmazeutische Informationen schnell abfragen. Das Abfragen und Importieren dieser Daten ist mit der VARIO 8 möglich.

Einstellungen in der Parameterverwaltung

Zunächst einmal benötigen Sie von uns eine Lizenz für unser neues Pharma-Modul. Des Weiteren müssen Sie in der Parameterverwaltung-> Pharma -> ABData Anbindung, die Zugangsdaten zu dem SFTP-Server hinterlegen. Diese erhalten Sie von uns.

Replikation einrichten

Anschließend müssen Sie den Replikationsserver einrichten. Die allgemeine Einrichtung des Replikationsservers wird in unserem Handbuch erkläutert.

Danach starten Sie die Replikation. Beim erstmaligen Abruf der Daten kann die Replikation sehr lange dauern, etwa 3-5 Stunden, abhängig von den technischen Gegebenheiten.

Artikelabgleich

Nachdem die Replikation abgeschlossen ist und Sie VARIO neu starten, erhalten Sie in der Menüleiste einen Hinweis, sofern Sie bereits Pharma-Artikel in Ihrer Artikelverwaltung angelegt haben und es zu diesen Änderungen gibt. Z.B. Preisänderungen.

Sie können die Liste der Änderungen über den Menüpunkt 9.7.1.4 aufrufen. Hier werden alle Pharmaartikel aufgelistet zu denen es Änderungen gab und die Sie bereits in Ihrer Artikelverwaltung gelistet haben.

Mit einem Rechtsklick können Sie die Daten z.B. in eine Excel-Liste importieren. Mit einem Klick auf „OK“ werden die Daten in Ihrer Artikelverwaltung mit den Änderungen aus dieser Liste überschrieben. 

Anlage von Pharma-Artikeln über die Artikelsuche

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, neue Artikel aus dem Arzneimittelinformationssystem automatisch Ihrer Artikelverwaltung hinzuzufügen. Hierfür öffnen Sie bitte die Artikelverwaltung und klicken dort auf die Suche. In der Suche wechseln Sie bitte auf den Reiter „Suche in Pharma“.

Hier können Sie wie gewohnt über die Volltextsuche bestimmte Artikel suchen, oder selbstverständlich auch innerhalb der Spalten sortieren. Haben Sie die Artikel, die Sie in Ihre Artikelverwaltung übernehmen möchten gefunden, müssen Sie diese nur noch markieren und mit einem Rechtsklick können diese angelegt werden. In der ersten Spalte “in Vario”, können Sie erkennen, ob die Artikel bereits in der Artikelverwaltung existieren.

Pharma-Übersicht in der Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung im Reiter Stammdaten -> Pharma-Übersicht, werden Ihnen alle relevanten Informationen zu den Pharmaartikeln angezeigt. Es können hier manuell durch den Benutzer keine Änderungen vorgenommen werden. Sollte es Änderungen für Pharmaartikel geben, werden diese über den Artikelabgleich (siehe oben) importiert.

Ausnahme die Artikel-Eigenschaften. Wenn für einen Benutzer in der Benutzerverwaltung, (Menüpunkt 1.3.1) im Reiter Stammdaten, die Option “Verantwortliche Person” gesetzt ist, darf dieser Benutzer die Artikel-Eigenschaften manuell ändern.

Die Angaben im Feld “Preise” = AVK/APU/AEK können auch in der Artikelverwaltung, Reiter Lieferanten entsprechend gesetzt werden. So werden diese bei neuen Bestellungen des Artikels automatisch gezogen.
Hinweise zu den Abkürzungen: AEK= “Apotheken Einkaufspreis”, “AVK= “Apotheken Verkaufspreis” und APU= “Pharmazie Abgabepreis”(Hersteller Abgabepreis).

Apopixx-Bildimport für ABData Artikel

Es können für alle angelegten ABData-Artikel über den Replikationsserver Bilder heruntergeladen werden, sofern Sie die Option “Apopixx-Bildimport” aktiviert haben.

Folgende Angaben müssen hinterlegt werden:

• URL mit Platzhaltern {BILDGROESSE} für die Bildgröße in Pixeln z.B. 500 für 500×500, und {PZN} für die PZN des Artikels, bei der URL ist das Protokoll mit anzugeben (https://)
• Der Bildindex in welches das Bild importiert werden soll (es werden nur Bilder importiert wo keine externe Referenz hinterlegt ist).
• Die Bildgröße als Wert zwischen 50 und 1000

Wirkstoffsuche mit ABDATA

Mit dem ABDATA-Zugang haben Sie die Möglichkeit, eine Wirkstoffsuche in VARIO durchzuführen. Diese ist über den Button “Pharmaartikel” erreichbar.

Hier finden Sie aktuelle Artikelinformationen aus ABDATA, die nicht nur in Ihrer eigenen Datenbank, sondern auch allgemein verfügbar sind. Dabei werden Ihnen die Produkte unter anderem von verschiedenen Herstellern und mit verschiedene Verpackungsgrößen aufgelistet. Die blauen Häkchen zeigen an, welche Produkte in VARIO angelegt sind.

Über das Feld “PZN” können Sie nach einer bestimmten Pharmazentralnummer suchen, während über das Feld “Volltextsuche” die Suche z. B. auf eine Bezeichnung eingegrenzt werden kann.

Mit dem Feld “Stoffe” kann die Suche auf einen bestimmten Wirkstoff eingeschränkt werden. Dabei wird Ihnen eine Liste passender Wirkstoffe angeboten, aus der Sie den gewünschten Wirkstoff auswählen können. Anschließend werden alle Artikel aufgelistet, die diesen Wirkstoff enthalten.

Im unteren Bereich werden wichtige Artikelinformationen und Pharmadaten zu dem ausgewählten Artikel angezeigt, während im rechten Bereich die Inhaltsstoffe und die zugehörigen FAM-Texte eingeblendet werden können.

Die Suche kann im Auswahlfeld “In Vario” auch danach gefiltert werden, ob die Artikel in VARIO erfasst sind oder nicht. Mit der Option “egal” werden alle Artikel angezeigt, während mit “ja” nur die in VARIO angelegten Artikel und mit “nein” nur die noch nicht in VARIO erfassten Artikel aufgelistet werden.

Mit einem Rechtsklick auf einen Artikel, kann dieser auch direkt in VARIO angelegt werden. Sie können auch mehrere Artikel auswählen und anlegen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und die gewünschten Artikel markieren.

Wenn z. B. ein oder mehrere Produkte, die in VARIO angelegt sind, aufgrund von neuer Forschungsergebnisse vom Markt genommen werden müssen, stehen Ihnen per Rechtsklick auch weitere Optionen zur Verfügung, wie z. B. die Möglichkeit einen Chargenrückruf durchzuführen.

Retourenauswertung

Mit einem Rechtsklick können Sie über das Kontextmenü die Funktion Retourenauswertung öffnen. Hier öffnet sich dann eine Auswertung aller Verkauften Artikel, die Sie in der Suche gefiltert haben. Je nachdem wie viele Artikel in der Suche angezeigt werden kann das Öffnen der Maske einige Zeit in Anspruch nehmen.

Import der Lieferengpassmeldungen (Knappheitsliste)

Das BfArM stellt öffentlich Informationen zu gemeldeten Lieferengpässen bereit. Diese basieren auf Angaben der pharmazeutischen Unternehmer und werden durch Daten aus der Arzneimittel- und Antrags-Datenbank (AmAnDa) ergänzt.

Pharmazeutische Unternehmer sind gemäß dem Pharmadialog 2016 selbstverpflichtet, Lieferengpässe für bestimmte Arzneimittel zu melden. Dies betrifft Arzneimittel mit Wirkstoffen, die auf der Liste der versorgungskritischen Wirkstoffe stehen, sowie verschreibungspflichtige Arzneimittel, die entweder einen Marktanteil von mindestens 25 % haben oder gemäß § 52b Absatz 3a AMG der Meldepflicht an Krankenhäuser unterliegen.

Um sicherzustellen, dass Sie keine Pharmaartikel, für die eine Lieferengpassmeldung vorliegt, ins Ausland verkaufen, können Sie die Lieferengpassmeldung in die VARIO importieren. Dazu müssen Sie sich einen VARIO-Dienst mit einem Task vom Typen “Pharma-Lieferengpässe importieren” anlegen. Weiter Informationen zum Anlegen eines Dienstes erhalten Sie hier.

Nachdem der Task gelaufen ist und alle Lieferengpassmeldungen in die VARIO importiert wurden können Sie dies mit der SQL Abfrage select * from lem prüfen.

Wenn Sie jetzt einen dieser Artikel in einen Beleg laden, der eine Lieferadresse im Ausland hat, erhalten Sie die folgende Meldung:

Die Prüfung finden bei Angeboten, Aufträgen und bei Übernahme in einen Kommissionierschein statt.