VARIO 8 Cloud DMS

Zuletzt aktualisiert am 5. November 2025

Mit der Einführung des neuen Cloud-DMS für VARIO 8 steht Ihnen eine moderne cloud-basierte und vollständig integrierte Dokumentenmanagementlösung zur Verfügung.. Dieses neue System ersetzt das bislang genutzte ELO-DMS und bietet eine nahtlose Anbindung an VARIO 8, ohne lokale Installationen oder komplexe Infrastruktur.

Wir empfehlen Ihnen auch unserem Blogbeitrag zum Thema VARIO 8 Cloud DMS.

Das VARIO 8 Cloud DMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung von Belegen, eine zentrale Dokumentenverwaltung sowie eine optimale Integration in bestehende Workflows – direkt aus der gewohnten VARIO 8-Oberfläche heraus.

Vorbereitungen zur Einrichtung

Bevor das neue VARIO 8 Cloud DMS eingerichtet werden kann, sind einige vorbereitende Schritte im Admin Center erforderlich. Das Admin Center ist das neue Kundenportal zur Verwaltung Ihrer cloud-basierten VARIO 8 Produkte.

Installation bereitstellen

Um das VARIO 8 Cloud DMS nutzen zu können, benötigen Sie eine eigene DMS-Installation mit der Bezeichnung VARIO DMS im Admin Center.

• Kontaktaufnahme: Bitte melden Sie sich bei Ihrem Ansprechpartner oder bei unserem Support, wenn Sie Interesse an der Nutzung des VARIO 8 Cloud DMS haben.
• Zukünftig buchbar: In Kürze wird die DMS-Installation auch eigenständig über den Menüpunkt „Produkte buchen“ im Admin Center verfügbar sein.

Benutzereinstellungen prüfen

Jede DMS-Installation im Admin Center besitzt genau einen Benutzer, der gleichzeitig Besitzer der Installation ist. An diesem Benutzer sind folgende Einstellungen vorzunehmen:

• Öffnen Sie im Admin Center die Installation VARIO DMS.
• Navigieren Sie zu den Benutzereinstellungen.
• Wählen Sie im Bereich Installationen die DMS-Installation aus.
• Aktivieren Sie dort den Toggle „OAuth-Password-Grant-Type erlauben“.

Einstellung zwingend notwendig

Ohne diese Einstellung kann VARIO 8 keine Authentifizierung gegen das Cloud-basierte DMS durchführen.

Die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) dieses Benutzers werden später für die Einrichtung in VARIO 8 benötigt.

API-Client anlegen

Zusätzlich muss ein API-Client im Admin Center erstellt werden, um eine sichere Kommunikation zwischen VARIO 8 und dem DMS zu ermöglichen.

• Öffnen Sie im Menü „API-Clients“ innerhalb Ihrer VARIO DMS-Installation.
• Legen Sie einen neuen API-Client an.
• Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z. B. DMS).
• Aktivieren Sie den Haken bei „Passwort“.
• Speichern Sie den API-Client.

Nach dem Speichern werden die Client-ID und das Client-Secret angezeigt. Per Klick auf die Links in den markierten Feldern können diese in die Zwischenablage kopiert werden. Diese Daten sind zusätzlich zu den Benutzerdaten ebenfalls für die Einrichtung in VARIO 8 erforderlich.

Einrichtung

Nach Abschluss der vorbereitenden Schritte im Admin Center kann das VARIO 8 Cloud DMS nun in VARIO 8 angebunden werden. Die Konfiguration erfolgt in der dafür vorgesehenen Verwaltung der VARIO Cloud Services, wo neben dem DMS auch andere Services wie dem E-Rechnungsvalidierungsservice oder dem ABDATA Stammdatenservice eingerichtet werden.

VARIO Cloud-Service anlegen

• Öffnen Sie in VARIO 8 den Menüpunkt: 9.1.5.4 VARIO Cloud Services.
• Klicken Sie auf „Neu“, um einen neuen VARIO Cloud-Service-Eintrag anzulegen.
• Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Feld	Eingabe
Typ	Cloud-DMS auswählen
Domain	vario.cloud
Sub-Domain	Name Ihrer VARIO DMS-Installation aus dem Admin Center
Port	443
TLS	angehakt
Client-ID	Aus Schritt 3: Angelegte Client-ID
Client-Secret	Aus Schritt 3: Angelegter Client-Secret
Benutzername	Aus Schritt 2: Benutzername des Besitzers der DMS-Installation
Passwort	Aus Schritt 2: Passwort des Benutzers

Eingaben überprüfen

Achten Sie auf die korrekte Eingabe aller Daten. Bei Tippfehlern ist keine Verbindung zum DMS möglich.

Verbindung testen

• Klicken Sie auf „Verbindung testen“, um zu prüfen, ob die Zugangsdaten korrekt sind und eine Verbindung zum VARIO 8 Cloud DMS aufgebaut werden kann.

• Speichern Sie anschließend den Eintrag.

DMS initialisieren

• Klicken Sie anschließend auf „Einrichten“, um das VARIO 8 Cloud DMS vollständig mit VARIO 8 zu verbinden.

DMS-Typen verwalten

In diesem Bereich werden die verfügbaren DMS-Typen verwaltet. Diesen Menüpunkt können nur Benutzer der vorangelegten Benutzergruppe ‘Administratoren’ sehen und entsprechende Einträge bearbeiten.

• Beim ersten Klick auf „Einrichten“ im Menü 9.1.5.4 VARIO Cloud Services werden automatisch einige Standard-DMS-Typen erstellt.
• Zusätzlich können Sie manuell weitere DMS-Typen anlegen, um spezifische Archivierungsstrukturen für Ihr Unternehmen zu definieren.

Aufbewahrungsfrist (in Jahren)

Für jeden DMS‑Typ kann in den Einstellungen eine Aufbewahrungsfrist (in Jahren) definiert werden. Nach Ablauf dieser Frist werden die betreffenden Dateien automatisch durch einen Hintergrund‑Job des VARIO 8 Cloud DMS gelöscht.

Parameter

In der Parameterverwaltung können Sie für Belege und sonstige Dokumente der Ablage festlegen, ob und mit welchem Typ diese vom DMS archiviert werden sollen.

Bereich DMS

Öffnen Sie den Menüpunkt: 1.9.1 Parameterverwaltung im Reiter „DMS“.

Hier legen Sie fest, welche Dokumentenarten mit welchen DMS-Typen archiviert werden sollen.

• Pro Dokumentenart (z. B. Projektdateien, Produktionsdokumente, Adressanhänge) können Sie:
  • die Archivierung aktivieren,
  • einen zugehörigen DMS-Typ auswählen.

Bereich Belegarten

Auch für Belege kann die Archivierung detailliert gesteuert werden. Öffnen Sie hierzu den Bereich Belegarten und wählen Sie die gewünschte Belegart.

Im Reiter „VARIO DMS“ stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Einstellung	Beschreibung
Archivierung aktivieren	Legt fest, ob die jeweilige Belegart archiviert werden soll
Zu archivierende Inhalte	Auswahl, welche Dokumente archiviert werden sollen: – VARIO-Beleg (Report) – Hauptdokument (nur bei Einkaufsbelegen) – Weitere Dokumente aus dem Reiter „Akte“

Anwendungsbeispiel

Für Eingangsrechnungen können Sie festlegen, dass das Hauptdokument (per Rechtsklick auf im Reiter Akte vorhandene Eingangsrechnung Ihres Lieferanten) archiviert wird, während bei Ausgangsrechnungen ausschließlich der erzeugte VARIO-Report ins DMS übernommen wird.

Vollständige Integration

Durch die flexible Konfiguration der DMS-Typen und Archivierungsregeln ist eine individuelle, prozessnahe Dokumentenarchivierung möglich – vollständig integriert in VARIO 8.

Archivierung von Dateien

Die eigentliche Archivierung von Dateien in das VARIO 8 Cloud DMS erfolgt ohne weitere Einstellungen nicht automatisch bspw. unmittelbar nach Erstellung eines Dokuments. Stattdessen stehen sowohl pro Beleg manuelle als auch für alle Dateien automatisierte Archivierungswege zur Verfügung.

Beleg manuell archivieren

Einzelne Belege können aus der VARIO heraus direkt manuell archiviert werden. Hierbei wird nur der VARIO Beleg also der eigene Report archiviert. Diese Funktion finden Sie derzeit nur im Bereich der Verkaufsbelege im Menüpunkt 2.1.

• Öffnen Sie den gewünschten Beleg.
• Rufen Sie über das Kontextmenü „Sonderfunktionen Beleg“ den Befehl „Beleg archivieren“ auf.

Archivierung muss aktiv sein

Für diese Belegart muss in den Parametern eine Archivierung aktiviert sein. Ist dies der Fall wird der Beleg direkt an das VARIO 8 Cloud DMS übergeben und anhand der konfigurierten DMS-Typ-Zuordnung abgelegt. Ist keine DMS-Typ-Zuordnung hinterlegt, wird der Typ ‘Sonstiges’ als Standard genommen.

Archivierungsstatus im Beleg zurücksetzen

Benutzer mit dem entsprechenden Recht „Darf ‘Archiviert’ zurücksetzen“ sehen in Verkaufsbelegen und in Einkaufsbelegen unter Sonderfunktionen → Beleg → Daten ändern den Button „Archiviert-Status zurücksetzen“.

Durch Ausführung dieser Funktion wird das Datenbankfeld VARIODMS_ARCHIVIERT_JN auf den Wert „N“ gesetzt. Dadurch gilt der Beleg als nicht archiviert und kann beim nächsten automatischen Archivierungslauf oder manuell erneut archiviert werden.

Verhalten beim Zurücksetzen

• Bestehende DMS-Dateien bleiben erhalten: Bereits archivierte Dokumente werden nicht gelöscht.
• VARIO-Belegreport wird erneut archiviert: Beim nächsten Archivierungslauf wird der zugehörige (ggf. geänderte) Belegreport automatisch neu archiviert.
• Keine automatische Löschung: Vorhandene archivierte Dokumente werden nicht automatisch entfernt – auch nicht beim erneuten Archivieren.

Wenn ein Beleg archiviert wurde, kann er nicht mehr storniert werden, solange der Archiv‑Status aktiv ist. Damit ein Storno möglich ist, muss zuvor der Archiv‑Status zurückgesetzt werden. Diese Rücksetz­funktion ist nur für Benutzer mit entsprechendem Benutzerrecht verfügbar.

Mehr Informationen zu den Benutzerrechten bei der Archivierung von Dokumenten erfahren Sie hier.

Diensttask einrichten

Für die automatisierte Archivierung von Belegen ist die Einrichtung eines Archivierungsdienstes erforderlich.
Darüber hinaus ist dieser Dienst zwingend notwendig für die Archivierung folgender Inhalte:

• in den Belegarten aktivierte Archivierungsoptionen wie
  • Hauptdokumente (nur im Einkauf),
  • sonstige Dokumente
• in den DMS-Parametern aktivierte Archivierungsoptionen (Adress-Dateien, Ticket-Dateien usw.)

Öffnen Sie den Menüpunkt: 9.1.5.3 Dienste verwalten

• Klicken Sie im Reiter “Tasks” auf “Task anlegen”, um einen neuen Diensttask anzulegen.
• Wählen Sie den Typ „VARIO-DMS: Autoarchivierung“.

Konfigurierbare Einstellungen:

Einstellung	Beschreibung
Mindestalter der Dateien	Legt fest, wie alt Dokumente mindestens sein müssen, bevor sie archiviert werden. Dies erlaubt es, kurzfristige Änderungen noch vorzunehmen.
Startdatum der Archivierung	Dokumente, die vor diesem Datum erzeugt wurden, werden nicht berücksichtigt. Dient zur Abgrenzung älterer Daten.
Individuelles Ausführungsintervall	Definieren Sie im Bereich „Regeln“ ein festes Zeitintervall (z. B. täglich um 22:00 Uhr).

Die eigentliche Ausführung erfolgt durch einen Dienst, der auf Ihrem Server oder einem angebundenen System eingerichtet werden muss. Damit die Belege korrekt archiviert werden können, werden diese durch den Diensttask beim Archivieren zunächst erzeugt. Hierfür muss zwingend in der VarioDienst Konfiguration der Haken bei ‘PDF-Druck‘ gesetzt sein:

Außerdem muss sichergestellt sein, dass der Report-Pfad für die VARIO Belegreport-/Berichtsdateien korrekt im Reiter ‘Pfade‘ hinterlegt ist, da sonst der Report beim Druck der Belege nicht gefunden werden kann und somit die Archivierung fehlschlägt.

Keine automatische Archivierung ohne Dienst

Bitte stellen Sie sicher, dass der entsprechende Dienst korrekt eingerichtet und gestartet ist. Mit korrekt eingerichtetem Archivierungsdienst erfolgt die Dokumentenarchivierung regelmäßig und zuverlässig nach den definierten Regeln.

Die technische Einrichtung des Dienstes wird im Detail auf unserer Handbuchseite zur Diensteinrichtung beschrieben.

Suche im DMS

Das VARIO 8 Cloud DMS bietet mehrere komfortable Möglichkeiten, um archivierte Dokumente gezielt zu durchsuchen und schnell auf relevante Inhalte zuzugreifen – sowohl zentral als auch kontextbezogen innerhalb einzelner Verwaltungsbereiche.

DMS-Übersicht

In dieser zentralen Übersicht werden alle archivierten DMS-Dokumente aufgelistet. Sie eignet sich besonders zur bereichsübergreifenden Recherche.

Funktionen der DMS-Übersicht:

Funktion	Beschreibung
Filter	Durchsucht Inhalte, Dateinamen und Metadaten aller archivierten Dokumente
Ergebnisse pro Seite	Beschränkt die Anzahl der angezeigten Treffer pro Seite
Rechtsklick auf Eintrag	Öffnet die zugehörige Verwaltung, z. B. direkt den Beleg im Menüpunkt 2.1
Doppelklick auf Eintrag	Öffnet das archivierte Dokument direkt in der Vorschau
Neuere/Ältere Einträge	Zeigt in der Liste weitere neuere oder ältere DMS-Einträge an

Schnellsuche

In der oberen Menüleiste von VARIO 8 finden Sie die globale Schnellsuche. Diese durchsucht automatisch auch das VARIO 8 Cloud DMS.

Die Suche durchsucht nicht nur Dateinamen und Metadaten, sondern auch Inhalte archivierter Dokumente (per OCR), sofern diese verfügbar sind. Damit Treffer aus VARIO‑DMS in der Schnellsuche erscheinen, benötigt der Benutzer das Recht „Archivdateien ansehen“.

• Geben Sie einen Suchbegriff ein (z. B. Kundennamen, Dokumenttitel, Belegnummer).
• Unter dem Bereich „VARIO-DMS“ erscheinen passende Treffer.

Aktionen per Rechtsklick auf einen Treffer:

Aktion	Beschreibung
Öffnen	Anzeige des Dokuments in der Vorschau
Speichern unter	Lokales Speichern der Datei
Per E-Mail senden	Öffnet den E-Mail-Dialog mit dem Dokument als Anhang
Weitere Daten laden	Weitere passenden Treffer werden angezeigt, sofern vorhanden

Mit wenigen Klicks können Sie so direkt aus der Suche heraus auf archivierte Dokumente zugreifen oder diese weiterverarbeiten.

Suche im Reiter Akte

Innerhalb der Verwaltungsbereiche – z. B. Adressen, Belege, Projekte – steht Ihnen im Reiter „Akte“ der direkte Zugriff auf archivierte DMS-Einträge zum aktuellen Datensatz zur Verfügung.

Beispiele:

• Adresse → Reiter „Akte“: zeigt alle archivierten Dokumente zur Adresse
• Belegverwaltung → Reiter „Akte“: enthält Hauptdokumente und weitere zugehörige Dateien
• Projektverwaltung → Reiter „Akte“: zeigt alle archivierten projektbezogenen Unterlagen

Auch in diesen Bereichen können Sie gezielt suchen oder Filter verwenden, um Dokumente schneller zu finden. Durch die kontextbezogene Anzeige im jeweiligen Datensatz sparen Sie sich lange Recherchen und haben jederzeit alle relevanten Dokumente im Blick.

Benutzerrechte für die Archivierung

Für die Einrichtung und Nutzung der Archivierungsfunktionen in VARIO 8 sind bestimmte Benutzerrechte erforderlich. Diese werden in der Benutzergruppenverwaltung vergeben und befinden sich in verschiedenen Reitern und Bereichen.

Recht	Benutzergruppenverwaltung	Beschreibung
DMS-Typen anlegen	Nur Administratoren	Erlaubt das Anlegen und Bearbeiten von DMS-Typen unter 1.9.2.1.
Parameter	Reiter Rechte (2)	Ermöglicht das Öffnen der Parameter, um den Reiter DMS zu sehen und Archivierungsoptionen zu setzen.
Beleg archivieren	Reiter Rechte (7)	Aktiviert die Sonderfunktion „Beleg archivieren“ im Verkaufsbeleg.
„Archiviert“-Status zurücksetzen	Reiter Rechte (3)	Aktiviert die Funktion „Archiviert zurücksetzen“ im Verkaufsbeleg unter Sonderfunktionen → Belegdaten ändern.
Archivdateien ansehen	Reiter Rechte (7)	Bestimmt, ob archivierte Dokumente per Doppelklick geöffnet werden können (z. B. in der Akte oder über die Volltextsuche).
Archivdateien löschen	Reiter Rechte (7)	Ermöglicht das Löschen von Archivdateien (per Rechtsklick in der Verwaltung).

Funktionsweise der Archivierung

Die Archivierung von Dokumenten im VARIO 8 Cloud DMS erfolgt über ein differenziertes System, das intern verschiedene Ablagearten unterscheidet. Je nach Art und Herkunft der Datei werden diese entweder in der Tabelle ablage oder in der Tabelle doc gespeichert und – sofern die Archivierung entsprechend aktiviert ist – in das DMS übertragen.

Dokumente in der Tabelle ablage

Diese Tabelle enthält Dateien, die aus externen Quellen stammen oder manuell im ERP hinterlegt wurden. Zu diesen gehören:

Herkunft der Datei	Beschreibung
E-Mails	E-Mails, die z. B. aus einem Ticket oder einer Aktivität in der Adresse gezogen wurden
Manuell hochgeladene Dateien	Dateien, die per Drag & Drop oder Upload-Funktion z. B. im Reiter „Akte“ in Adressen, Belegen, Projekten oder Deals hinzugefügt wurden
Dateien aus Drittquellen	Dokumente, die über angebundene Tools oder Schnittstellen in das ERP gelangen und dort gespeichert werden

Hinweis: Diese Dateien werden nur archiviert, wenn im Menüpunkt 1.9.1 – Parameterverwaltung, Reiter DMS, für den jeweiligen Bereich die Archivierung aktiviert wurde.

Dokumente in der Tabelle doc

Diese Tabelle enthält systemseitig erzeugte oder manuell hinzugefügte Dokumente, also solche, die direkt durch VARIO erstellt oder einer Verwaltung per Drag and Drop hinzugefügt wurden. Dazu gehören:

Dokumenttyp	Beschreibung
Erzeugte Serienbriefe	Dokumente, die über die Serienbrieffunktion in der Adresse generiert wurden
Vorlagen und Druckausgaben	Fest hinterlegte Vorlagen, z. B. Briefköpfe, Standard-Dokumente, Arbeitsanweisungen
Dokumente aus Verwaltungseinträgen	.docx-Dateien oder andere Dokumente, die in einen Verwaltungseintrag direkt eingefügt oder dort erstellt wurden