Ticketsystem
Zuletzt aktualisiert am 16. November 2022
Um diesen Programmpunkt nutzen zu können, benötigen Sie eine Lizenz für die Ticketverwaltung.
Alle Vario-Benutzer, die mit der Ticketverwaltung arbeiten sollen bzw. in den Tickets Zuständigkeiten bekommen könnten, müssen in der Benutzerverwaltung unter 1.3.1 eine Rolle für die Ticketverwaltung zugewiesen bekommen.
Sobald diese Zuordnungen gemacht wurden, können Tickets zugeordnet und abgerechnet werden.
Tickets verwalten
In der Ticketverwaltung erhalten Sie die angelegten Tickets mit allen Informationen angegezeigt, ähnlich der Adress- und Belegverwaltung.
Ribbon
Registerkarte Datei
Neues Unterticket
Hier können Sie ein neues Unterticket anlegen. Ein Unterticket unterscheidet sich in der Ticketnummer vom Hauptticket, es bekommt ein Suffix mit “-XX” an die Hauptticketnummer angehangen. Ansonsten verhält sich ein Unterticket wie ein Hauptticket.
Schnellaktion
Über den Button können Sie den Ticketstatus und andere Daten ändern, ohne vorher auf “Ändern” klicken zu müssen.
Belege
Über diesen Button können Sie zu dem Ticket Belege wie Angebote, Aufwandsschätzungen, Aufträge und Rechnungen erstellen.
Abrechnen
Unter 6.5.9.4 können Sie Abrechnungsarten für die Tickets definieren und hier auswählen. Sobald es abrechenfähige Aktivitäten zum Ticket gibt, können Sie die Abrechnung ausführen und erhalten eine Lieferschein/Rechnung zu den jeweiligen Positionen. Diese Abrechnung können Sie auf der Registerkarte “Aufwand/Belege” im unteren Teil des Tickets einsehen.
Registerkarte Optionen
Wenn Sie auf den Button “Position Aktivitäteneditor” klicken erhalten Sie die Möglichkeit auszuwählen, an welcher Stelle die Aktivitätenerfassung angezeigt wird.
Registerkarte Sonderfunktionen
Über den Button “Aktivitäten zu Ticket” erhalten Sie die Übersicht über die zu diesem Ticket erfassten Aktivitäten.
Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung
Stammdaten
Im Bereich Stammdaten erfassen Sie die grundlegenden Daten zum Ticket.
Ticket-Nr
Die Ticketnummer wird automatisch vergeben.
Adresse
Die Adresse beinhaltet im Allgemeinen den Kunden, für den das Ticket eröffnet wurde. Dieser kann über die Auswahl hinzugefügt werden. Wird ein Ticket direkt aus der Adresse heraus geöffnet, ist das Feld automatisch gefüllt.
Betreff
Kurzer Text mit dem Betreff des Tickets. Wird hier nichts eingetragen, werden die ersten Zeilen der Beschreibung hier hin übernommen.
Art
Hier die Art des Tickets auswählen. Die verschiedenen Arten können unter 6.5.9.5 (Ticket-Definitionen) verwaltet werden.
Abrechnung
Auswahl wie die Kosten des Tickets generell abgerechnet werden sollen.
Status
Hier den Status des Tickets auswählen. Die verschiedenen Status können unter 6.5.9.5 (Ticket-Definitionen) verwaltet werden.
Priorität
Auswahl der Priorität.
Frei S01 und S02
Diese Felder können in der Parameterverwaltung unter “Ticketsystem” definiert werden.
Veranwortlicher
Auswahl des verantwortlichen Mitarbeiters
Angefordert von
Auswahl des Mitarbeiters, welcher das Ticket angelegt hat.
Zugeordnet zu
Auswahl des Mitarbeiters, welcher das Ticket bearbeiten soll.
Nach Erl. zurück
Auswahl des Mitarbeiters, welcher nach Erledigung das Ticket zurück bekommen soll.
Kostenstelle
Auswahl der Kostenstelle.
Abr. Aktivitäten
Angabe, wie die Aktivitäten abzurechnen sind.
Projekt
Hier können Sie ein Projekt angeben, zu welchem das Ticket abgerechnet werden soll.
Erledigung ab
Datum, ab wann das Ticket bearbeitet werden soll.
Erledigung bis
Datum, bis wann das Ticket erledigt sein soll.
Themen
Hier können Sie verschiedene Themen hinzufügen, welche unter 6.5.9.1 konfiguriert werden können.
Aktivitäten
Eine neue Aktivität zum aktuellen Ticket kann durch einen Klick auf das grün markierte Icon angelegt und bearbeitet werden.
Hier können Sie nun den Ansprechpartner, den Benutzer, die Kostenstelle, die Art der Aktivität, die Abrechnungart, den Beginn und die Dauer der Aktivität auswählen. Einige Felder werden automatisch gefüllt, können aber bei Bedarf geändert werden.
In der Beschreibung geben Sie an, welche Arbeiten angefallen sind.
Wenn in der Adresse des Ansprechpartners eine Telefonnummer und eine eMail-Adresse hinterlegt sind, können Sie auch direkt von hier ein Telefonat starten oder eine eMail schreiben.
Bereits gespeicherte Aktivitäten können über das Icon mit dem blauen Stift bearbeitet werden. Das Icon mit dem roten X löscht die Aktivität.
Interne Notiz
Wird später das Ticket abgerechnet, erscheinen alle Texte die unter “Beschreibung” angegeben wurden auf der Rechnung. Wenn Sie interne Kommentare verfassen möchte, die nicht auf der späteren Rechnung erscheinen sollen/müssen, dann schreiben Sie diese in das Feld “interne Notiz”.
Reiter Beschreibung
Hier geben Sie die generelle Beschreibung zum Ticket an. Wenn das Ticket aus einer Aktivität heraus erstellt wurde, ist die Beschreibung mit dem Text der Aktivität gefüllt.
Reiter Anhänge
Hier können Sie alle Dokumente, eMails etc. die im Zusammenhang mit dem Fenster stehen, ablegen.
Reiter Aufwand/Belege
Hier können Sie den geschätzten Aufwand, den beauftragten Aufwand und die ggf. dazugehörigen Angebotsbelege etc. angeben. Sind bereits Teile des Tickets abgerechnet worden, werden diese unter “Abrechnungen” aufgelistet.
Reiter Änderungsprotokoll
Hier erhalten Sie einen Überblick über die am Ticket vorgenommenen Änderungen. Wann hat welcher Mitarbeiter den Status oder die Zuordnung des Tickets verändert.
Reiter Untertickets
Wurde für das Ticket ein oder mehrere Untertickets angelegt, werden diese hier angezeigt.
Ticket-Übersicht
In der Ticketübersicht können Sie alle vorhandenen Tickets einsehen, neue erstellen, oder vorhandene ändern/löschen.
Sie haben auch die Möglichkeit die Ticket-Übersicht zu gruppieren. Dafür zieht man die gewünschte Spalte z.B. den Status in den grauen Bereich. Des Weiteren ist es über den Status möglich gewünschte Tickets auszublenden, indem man den entsprechenden Haken entfernt.
Mit einem Doppelklick öffnet sich das jeweilige Ticket und mit einem Rechtsklick werden weitere Funktionen angezeigt.
Sie können zum Beispiel über die Funktion Zeit eintragen eine neue Aktivität dem Ticket hinzuzufügen.
Neue oder aktualisierte Tickets
Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Tickets welche neu angelegt wurden oder Aktualisierungen enthalten, die den angemeldeten Benutzer betreffen.
Diesen Menüpunkt können Sie auch aus der Hauptmaske heraus aufrufen:
Übersicht Aktivitäten
In der Aktivitätenübersicht können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern, welche Aktivitäten Sie sehen möchten.
Benutzer
Filtermöglichkeit nach Benutzer
Adresse
Auswahl einer Adresse um nur Aktivitäten dieser Adresse aufzurufen
Von, bis
Datumsauswahl für einen Zeitraum in dem die Aktivitäten angelegt wurden
Abrechnungsart
Filter nach Abrechnungsart der Aktivitäten
Mit Ticket
Filter, ob nur Aktivitäten mit Ticket angezeigt werden sollen
Abrechenbar
Filter, ob die Aktivitäten abrechenbar sind
Aktualisieren
Sobald ein Filter gesetzt wurde muss über den Button “Aktualisieren” die Filterung aktiviert werden
Die Buttons unterhalb der aufgelisteten Aktivitäten ermöglichen das Bearbeiten, Löschen und Abrechnen der Aktivitäten.
Mit dem Button “Ausgabe” haben Sie die Möglichkeit alle Aktivitäten nach Excel zu exportieren oder als Report auszugeben.
Ticket Auswertungen
Hier haben Sie die Möglichkeit die Tickets auszuwerten.
Graphische Auswertung
Auswerten nach Status
Hier haben Sie die Möglichkeit nach den zugewiesenen oder verantwortlichen Benutzern zu selektieren und diese einzeln auszuwählen. Über das An- und Abhaken der Status können Sie definieren, welche Tickets in die Auswertung einfließen sollen.
Die Ausgabe kann über einen Report am Bildschirm oder über den direkt gedruckten Report erfolgen, sowie als Dateiexport oder Tabellenanzeige.
Ticket Einstellungen / Stammdaten
Ticket Themen verwalten
Um die anfallenden Tickets in verschiedene Bereichte aufteilen zu können, haben Sie hier die Möglichkeit Themen anzulegen, nach denen die Tickets kategorisiert werden.
Neues Ticket-Thema
Wenn Sie ein weiteres Thema hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Button “Neu” und vergeben eine Beschreibung für dieses Thema. Darüber hinaus können Sie eine Rolle und das Modul sowie die Version angeben, in der dieses Thema vorkommen kann.
Im Ticket selbst können Sie dieses Thema dann hinzufügen.
Ticket Abrechnungsarten verwalten
Über diesen Dialog defnieren Sie die möglichen Abrechnungsarten für die Tickets.
Zunächst muss die Kostenstelle ausgewählt werden, für die die Abrechnungsart gelten soll.
Dann kann die Abrechnungsart für alle Aktivitätsarten gelten oder eine einzelne Aktivitätsart gewählt werden. Zusätzlich kann auf einzelne Benutzer eingeschränkt werden.
Wichtig ist, dass als Abrechnungs-Artikel ein Artikel vom Typ “Dienstleistung” gewählt wird, ebenso für die interne Abrechnung.
Ticket Definitionen
In diesem Menüpunkt können Sie verschiedene Vorgaben zur Auswahl an den entsprechenden Stellen im Ticketsystem machen.
Sie können hier frei Ticketarten, Aktivitätsarten, Ticket-Rollen, sowie die Ticket-Status und Abrechnungsregeln definieren.
Klicken Sie im entsprechenden Reiter einfach auf ‘Neu’ um neue Einträge anzulegen oder auf ‘Bearbeiten’ um bereits angelegte Einträge abzuändern.
Ticketauswertung verwalten
Nach Klick auf Ändern können Sie hier Einträge mittels der Pfeiltasten in der Mitte von links nach rechts schieben.
