Inkassoübergabe zu bfi

Zuletzt aktualisiert am 3. Februar 2023

Sie können offene Posten, welche sich in einer Mahnstufe befinden, an unseren Partner bfi (Bremer Factoring und Inkasso-Kontor GmbH) zur Abwicklung übergeben. Dazu können Sie aus VARIO eine CSV-Datei der offenen Posten generieren, welche Sie zur weiteren Bearbeitung an das BFI übergeben können. Nach Durchführung des Inkasso-Verfahrens meldet BFI, ebenfalls in Form einer CSV-Datei, bezahlte offene Posten inklusive der Mahngebühren zurück. Diese können in die VARIO importiert werden und werden den offenen Posten automatisch zugeordnet.

Video Zur Inkasso-Übergabe

Schritt für Schritt Anleitung

Export und Meldung an Inkasso

Zur Inkasso-Meldung an das BFI gehen sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den Menüpunkt 7.7.6 „Inkasso-Übergabe“

Wählen Sie den Reiter „Export“ und dort den Reiter „Forderungen übergeben“ aus. Hier können Sie wählen, welche Mahnungen Sie an das BFI übergeben wollen. Sie können nach „Mahndatum ab“, oder nach Mahnstufe selektieren. Ebenso können Sie nach Kundennummer und Mindestbetrag selektieren.

Um die angezeigten Daten zur Übergabe zu exportieren, klicken Sie auf „OK“. In der Folge wird Ihnen in einem Dialogfenster der Speicherort der CSV-Datei angezeigt. Ebenso werden die zugehörigen Belege als PDF mit abgelegt und bei Nutzung der FTP-Schnittstelle mit an das BFI übergeben.

Wichtig: Vergessen Sie bitte nicht die Mahnschreiben als PDF zu übergeben. Diese werden beim Mahnlauf erstellt und im Export-Ordner unter „Mahnungen“ abgelegt.

In der Offene-Posten-Verwaltung wurde ein neues Feld hinzugefügt, über welches sie verifizieren können, wann (und ob) dieser offene Posten an das Inkasso übergeben wurde.

Sollte ein Kunde nach bereits erfolgter Inkasso-Meldung eigenständig Beträge beglichen haben, so können diese im Reiter „Zahlungsmeldungen an Inkasso“ als CSV exportiert werden. Die Vario bezieht hier entsprechende Daten ebenfalls aus den Offenen Posten.

Import nach erfolgtem Inkasso-Verfahren nach Rückmeldung von BFI

Nach einem erfolgtem Inkasso-Verfahren meldet das BFI Fortschritte/Zahlungen in Form einer CSV-Datei zurück. Diese können unter dem Punkt 7.7.6. importiert werden und werden automatisch den zugehörigen Offenen Posten zugewiesen.

Öffnen Sie Menüpunkt 7.7.6 und wählen Sie den Reiter „Import“ aus.

Wählen Sie den Pfad der Datei aus, welche Ihnen vom BFI übermittelt wurde.

Wählen Sie eine Bank aus, welcher Zahlungseingänge zugeteilt werden sollen. Dies muss eine Offlinebank sein.

Klicken Sie anschließend auf den Button „Importieren“.

Nach Durchsicht der Zahlungsmeldungen können Sie diese mit Klick auf „OK“ den zugehörigen offenen Posten zuweisen und diese entsprechend weiterbearbeiten.

Sie bekommen zu jeder Forderung in einer separaten Datei einen Ablagesatz, egal ob die Forderung vollständig beglichen wurde, oder nicht abgeschlossen werden kann. Hiermit wird ausgewiesen, dass das BFI die Forderung bearbeitet hat und somit der Inkasso-Vorgang beendet ist. Diese Datei sollte stets ebenso importiert werden, um so bearbeitete/abgeschlossene, oder nicht durchführbare Inkasso-Vorgänge auch im OPV abschließen zu können respektive beglichene OPs nicht mehr als „Inkasso-Fall“ auszuweisen.

Datenübergabe an das BFI

Um die generierten Inkassomeldungen im CSV Format sowie die zugehörigen Belege als PDF an das BFI zu übergeben, existiert eine Schnittstelle zur Nutzung eines kundenbasierten FTP Server beim BFI. Sie bekommen vom BFI Zugangsdaten mitgeteilt, welche Sie im Reiter „FTP-Einstellungen“ im Menüpunkt 7.7.6. hinzufügen können. Sie bekommen eine FTP-Host Adresse, einen FTP-Benutzernamen und ein FTP Passwort entsprechend von der Vario und dem BFI mitgeteilt.

In diesem Reiter können Sie ebenso definieren, ob die zu den generierten CSV Dateien Beleg-PDFs mit über die FTP-Schnittstelle hochladen wollen und ob ein SFTP Server verwendet werden soll. Welcher FTP-Server-Typ verwendet wird, wird Ihnen mitgeteilt.

Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Inkassonummer, welche das BFI Ihnen zuweist, in das entsprechende Feld einzutragen. Die Inkassonummer ist als ihre persönliche Kundenummer beim BFI zur eindeutigen Identifizierung Ihres Unternehmens zu verstehen.