DATEV

Zuletzt aktualisiert am 16. November 2022

Übergabe an DATEV (Dateibasiert)

Mithilfe der FiBu-Übergabe werden Ihre Daten so aufbereitet, dass diese an einen externen Dienstleister (in diesem Fall DATEV) übergeben werden können. Die aufbereiteten Daten werden in eine Datei exportiert, welche die Software des Dienstleisters importieren kann.

FiBu Übergabe an Datev

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Belegdatum von/bis

Wählen Sie hier den Zeitraum aus, aus dem die Belege für die DATEV-Übergabe gewählt werden sollen.

Belege übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden die Belege entsprechenden Belege an DATEV übergeben.

Adressen übergeben

Hier können Sie auswählen, welche Adressen übergeben werden sollen. Sie haben hier die Auswahl zwischen „nur bebuchte“, „alle“ oder „keine“.

Warenausgangsrechnungen übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden Warenausgangsrechnungen übergeben.

Wareneingangsrechnungen übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden Warenausgangsrechnungen übergeben.

Barkäufe übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden Barkäufe übergeben.

Kasse übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, wird die Kasse übergeben (gilt nur für bereits abgerechnete Kassen). Sollten unter 9.7.7.7 im Reiter „Import-Stapel Belege“ noch nicht importierte Kassenbelege vorhanden sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die FiBu-Übergabe kann nicht ausgeführt werden bis alle Kassenbelege übernommen wurden. Diese Funktion hilft dabei, Differenzen bei der FiBu-Übergabe zu vermeiden.

Zahlungen übergeben

Wenn diese Checkbox angehakt ist, werden alle Zahlungen übergeben.

Export nach

Wählen Sie ggf. das Laufwerk, bzw. den Pfad aus, wohin die Datei exportiert werden soll. Im Optimalfall wählen Sie ein Verzeichnis aus, auf das von DATEV auch lesend und schreibend zugegriffen werden kann.

Ungebuchte Belege

Nachdem Sie die Einstellungen zur Selektion der DATEV-Daten unter 7.8.1. vorgenommen haben, wird Ihnen ggf. das Fenster “Fibu-Übergabe – Ungebuchte Belege” angezeigt. Für den zuvor ausgewählten Zeitraum wird Ihnen hier eine Liste der nicht gebuchten (aber gespeicherten) Belege angezeigt.

Durch Klick auf Exportieren können Sie diese Liste der ungebuchten Belege über den VARIO-Export-Dialog in verschiedene Zielformate exportieren. Nutzen Sie die Export-Funktion, falls Sie vor der DATEV-Übergabe ggf. noch Belege aus der Liste in VARIO buchen möchten. Hierfür müssen Sie (nach Klick auf Abbrechen) anhand der Beleg-Nr. die einzelnen Belege manuell über die Belegverwaltung aufrufen (je nach Art des Belegs Menüpunkt 2.1. oder 4.1.).

Bei Klick auf Ignorieren werden nur die gebuchten Belege in die DATEV-Übergabe-Datei geschrieben.

Generierung und Vorschau der Exportergebnisse

Nachdem Sie im Reiter “Selektion” auf “OK” klicken (und ggf. noch ungebuchte Belege behandeln, siehe oben), wird der erste Teilschritt des Exports in die DATEV-Übergabe-Datei ausgeführt:

Die zu Ihrer Selektion passenden Belege und ggf. Adressen werden ermittelt und für Sie im Vorschau-Reiter vorbereitet. Dieser Prozess erfordert je nach Datenmenge eine kurze Wartezeit. Den Fortschritt können Sie unten im Reiter (“Selektion”) anhand der Fortschrittsbalken ablesen.

Fortschrittsbalken DATEV-Dateiexport

Nach der Durchführung öffnet sich automatisch der Reiter “Vorschau”. Hier werden die ermittelten Belege in einer Übersicht angezeigt.

FiBu-Übergabe (DATEV) unter 7.8.1.

Bei roten Einträgen handelt es sich um inkorrekte Buchungssätze, bei denen z.B. über die Eckdaten des Belegs (wie die Warengruppe) kein FiBu-Konto bzw. -Gegenkonto ermittelt werden konnte.

Im unteren Teil des Vorschau-Reiters wird Ihnen die Anzahl korrekter und inkorrekter Buchungssätze angezeigt.

Sie erhalten hier unterhalb der Übersichtstabelle eine Vorschau darüber, wie viele inkorrekte Buchungssätze (rot markiert) und wie viele Buchungssätze insgesamt vorhanden sind.

Wenn Sie den Haken bei “nur problematische Buchungen anzeigen” setzen, zeigt Ihnen die Vorschau nur die inkorrekten Datensätze.

Wenn Sie den Haken bei “problematische Buchungen trotzdem übergeben” setzen, übergeben Sie die problematischen Buchungen an DATEV, es wird jedoch empfohlen alle problematischen Buchungen zu prüfen und fehlende Konten zu ergänzen.
Bei Aktivieren dieser Option werden sowohl rote, durchgestrichene Einträge (fehlerhafte Buchungen) als auch nicht eingefärbte, durchgestrichene Buchungen (partiell korrekte Buchungspositionen von Belegen, die auch inkorrekte Buchungssätze enthalten) danach nicht mehr durchgestrichen dargestellt (ggf. kurz Scrollen damit die Font-Darstellung aktualisiert wird). Diese problematischen Buchungen würden dann an DATEV übergeben werden, obwohl es sich nicht um korrekte Buchungssätze handelt.

Wenn Sie die Checkbox “Hinweise anzeigen” anhaken, finden Sie in der unteren Hälfte des Reiters “Vorschau” ein Übersichtsfeld (Hinweise), das detaillierte Infos zu einem ausgewähltem Buchungseintrag aus der Vorschau-Liste anzeigt. Das Hinweisfeld zeigt Ihnen die Fehler so genau wie möglich an. Per Doppelklick auf die blau hinterlegten Felder können Sie den entsprechenden Datensatz in der VARIO direkt öffnen. Korrigieren Sie daraufhin die noch fehlenden Konten und öffnen Sie die Vorschau erneut.

Ziel sollte es sein, dass Vario für alle Buchungen die entsprechenden Konten selbständig ermitteln kann.

Sie können die Vorschauliste auch über den Button “Exportieren” im Excel-Dateiformat “.xlsx” oder anderen Dateiformaten speichern. Achtung: Sie exportieren hierbei alle angezeigten Einträge, auch wenn diese fehlerhaft sind. Außerdem erfolgt der Export nicht in einem Format, das konform bzgl. einer FiBu-Übergabe an DATEV ist. Die Funktion “Exportieren” im Reiter “Vorschau” dient nur dazu, eine für Sie informative Übersicht der selektierten Buchungssätze zu schaffen, die Sie lokal speichern können.

Der eigentliche Export der Buchungssätze in eine DATEV-konforme Datei erfolgt, im nächsten Schritt durch Klick auf “OK”:
Per Klick auf OK wird eine Datei generiert, die in DATEV eingespielt werden kann. Es öffnet sich das Übergabeprotokoll, dieses können Sie drucken und/oder speichern:

FiBu Übergabe an Datev

Sie erhalten nach Klick auf “OK” folgende Meldung:

FiBu Übergabe an Datev

Achtung: Es wird empfohlen, erst nach dem Einspielen der erzeugten Dateien in DATEV auf “Buchungen abschließen” zu klicken. Falls Fehler auftreten, können Sie auf “Nicht abschließen” klicken und die FiBu-Übergabe erneut starten. Andernfalls müssen Sie diese über 7.8.0. zurücksetzen.

Die DATEV-konformen Exportdateien liegen nun im von Ihnen angegeben Verzeichnis inkl. Datum und Zeitstempel im Dateinamen. Dieses Dateien können Sie in DATEV importieren.

In DATEV importieren

Hier eine kurze Anleitung, wie die von VARIO8 exportierten Daten in DATEV importiert werden können:

Auf der Startseite der DATEV-Anwendung „Rechnungswesen“, muss ein Doppelklick auf das gewünschte Unternehmen erfolgen. Hier im Beispiel auf “VARIO Test”:

FiBu Übergabe an Datev

Danach öffnet sich die Maske “Rechnungswesen”. Dort bitte Doppelklick auf Stapelverarbeitung.

FiBu Übergabe an Datev

Hier können Sie jetzt die gewünschten Daten importieren.

FiBu Übergabe an Datev

Wichtig: Entfernen Sie unter Einstellungen den Haken bei „Die Felder Datum und Konto schleppen”. Damit geben Sie an, dass nicht gefüllte Felder, nicht mit Daten aus vorherigen Feldern gefüllt werden.

FiBu Übergabe an Datev

(!) Zu beachten ist, dass die Werte für die Spalten “Berater” und “Mandant” mit den Feldern “Mandanten-Nr.” und “Berater-Nr.” aus der VARIO-Parameterverwaltung unter “Fibu-Schnittstellen” – “DATEV” übereinstimmen müssen.

FiBu Übergabe an Datev

Danach bitte auf “Importieren” klicken.

FiBu Übergabe an Datev

Jetzt wird Ihnen in der Stapelverarbeitung der importierte Datensatz angezeigt und Sie können diesen verarbeiten.

FiBu Übergabe an Datev
FiBu Übergabe an Datev

Als nächstes bitte einen Doppelklick auf “Belege buchen”.

FiBu Übergabe an Datev

Hier wird Ihnen jetzt der Buchungsstapel angezeigt. Diesen können Sie mit einem Doppelklick oder mit dem Öffnen-Button öffnen.

FiBu Übergabe an Datev

Es öffnen sich die Belege. Diese können mit einem Doppelklick ausgewählt und bearbeitet werden.

FiBu Übergabe an Datev

Beim Schließen haben Sie die Möglichkeit den Buchungsstapel festzuschreiben.

FiBu Übergabe an Datev

DATEV Buchungsdatenservice

Jedem Unternehmen im mitgliedsgebundenen Mandatsgeschäft sowie Steuerberatern steht eine kostenfreie telefonische Beratung zur Einrichtung der Datenservices wie bspw. dem Buchungsdatenservice durch DATEV zur Verfügung. Optional ist eine Aufschaltung per Fernbetreuung online möglich. Nachfolgender der Link zur Terminbuchung Schnittstelleinrichtung: https://www.terminland.de/datev-partner-onboarding/

Der DATEV Buchungsdatenservice ist jetzt in der VARIO verfügbar. Mit dem Buchungsdatenservice können Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder über die DATEV-Cloud an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übertragen werden.

Bei Verwendung des DATEV Buchungsdatenservices werden nun alle PDF-Dokumente einer Akte, die zu einer Eingangsrechnung gehören, als Stapel mit zu DATEV übertragen und sind damit für den Steuerberater einsehbar.
Die Übertragung des von VARIO generierten Eingangsrechnungs-PDF-Dokuments entfällt.

Um den Buchungsdatenservice einzurichten öffnen Sie bitte die Parameterverwaltung -> Fibu-Schnittstellen -> DATEV.

..und klicken auf Langzeittoken hinzufügen.

DATEV Buchungsdatenservice

Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Jetzt muss eine Authentifikation z. B. mit dem Handy erfolgen. Scannen Sie dazu den QR-Code.

DATEV Buchungsdatenservice

Als nächstes wählen Sie bitte den Mandanten aus und fordern für diesen einen Langzeittoken an.

DATEV Buchungsdatenservice

(!) Zu beachten ist, dass die Werte für die Spalten “Berater Nr.” und “Mand. Nr.” mit den Feldern “Mandanten-Nr.” und “Berater-Nr.” aus der VARIO-Parameterverwaltung unter “Fibu-Schnittstellen” – “DATEV” übereinstimmen müssen.

Jetzt bitte den Berechtigungen zustimmen.

DATEV Buchungsdatenservice

..und abschließend die VARIO neu starten.

DATEV Buchungsdatenservice

Zur Kontrolle sollte jetzt in der Parameterverwaltung ein grüner Langzeittoken hinterlegt sein.

DATEV Buchungsdatenservice

Bei Klick auf den Token öffnet sich ein Browser-Fenster, in dem die erteilten Berechtigungen angezeigt werden.

DATEV Buchungsdatenservice

Nachdem Sie den Langzeittoken hinterlegt haben, erscheint in der Fibu-Übergabe (Menüpunkt 7.8.1.) ein neuer Reiter „DATEV Buchungsservice“. Hier können Sie jetzt die Belege an den DATEV Buchungsservice übergeben.

Die PDF-Datei darf maximal 500 kB groß sein. Dies kann z.B. über die Belegverwaltung -> Ausgabe -> PDF speichern geprüft werden.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit die Schrift als nicht eingebettet darzustellen (Parameterverwaltung), dadurch wird die Datei kleiner ist aber nicht auf allen Endgeräten darstellbar.

DATEV Buchungsdatenservice
DATEV Buchungsdatenservice

Wenn die Übergabe erfolgreich war, wird Ihnen dies in der Spalte “Status” angezeigt.

DATEV Buchungsdatenservice

DATEVconnect

Generell: Um DATEVconnect zu nutzen, ist eine lokale installierte DATEV-Version notwendig, DATEV muss auf einem lokal erreichbaren Server gespeichert sein.

Über das DATEV-Rechnungswesen-Programm muss die DATEVconnect-Schnittstelle eingerichtet werden. Für diese benötigen Sie eine entsprechende Lizenz.

Einrichtung in der Parameterverwaltung

Um DATEVconnect in VARIO einzurichten, müssen Sie in der Parameterverwaltung Ihre Zugangsdaten hinterlegen und einige Einstellungen vornehmen:
Den Abschnitt zu DATEVconnect finden Sie innerhalb der Kategorie „Fibu-Schnittstellen“ im Unterpunkt “DATEV”.

In der Parameterverwaltung sind im unten gezeigten Abschnitt der Name (bzw. IP) und Port des Servers einzutragen. Hierbei bitte auf Richtigkeit der Eingaben achten und die Portnummer kontrollieren.
Für die Benutzer/Passwort-Kombination sind die Login-Daten der Windows-Domäne (Windows-Account) einzutragen, über die Sie per Anwendung die Verbindung zu DATEV herstellen.

Achtung: Nach der Einrichtung von DATEVconnect wird das OP-Wesen (Mahnungen, Zahlungen, OP-Ausgleich) über DATEV/DATEVconnect abgewickelt und nicht mehr direkt über VARIO. Wenn offene Posten in Ihrer VARIO-Anwendung entstehen, werden diese direkt an DATEV übermittelt und nicht mehr in VARIO erfasst.

Nachdem Sie Servername und Port, sowie Ihre Login-Daten eingegeben haben, können Sie durch Klick auf “Verbindung testen” kontrollieren, ob grundsätzlich eine Verbindung zu DATEVconnect hergestellt werden kann. Gegebenenfalls müssen für eine tatsächliche Nutzung noch Konfigurationen an der Firewall des Clients vorgenommen werden.

Nach erfolgreichem Verbindungstest (“Verbindung testen”) klicken Sie bitte auf “Stammdaten neu laden” – dies gibt dem Replikationsserver die Anweisung, im nächsten Replikationsintervall Fibu-Konten und Kostenstellen einmalig neu abzurufen. Erst danach können Sie per Dropdown-Menü den (DATEV-) Mandant und das derzeitige Wirtschaftsjahr eintragen.

Bitte denken Sie jährlich daran, für DATEVconnect das Wirtschaftsjahr in der Parameterverwaltung zu aktualisieren. Dieses ist dann im Dropdown-Menü verfügbar.

Auto-Übergabe: Automatische DATEV-Übergabe aller Buchungen, die älter als eine bestimmte Anzahl an Tagen ist. Nach Ablauf der angegebenen Anzahl an Tagen werden Buchungen automatisch übergeben. Hier ist eine gewisse Pufferzeit von wenigen Tagen sinnvoll.

Fehlerhafte Buchungen übergeben: Bei aktivierter Checkbox werden auch solche Buchungen übergeben, deren zugehörige Stammdaten nicht (korrekt) gepflegt wurden oder bei denen die entsprechende Zuordnung zu Fibu-Konten nicht vorgenommen wurde. Eine weitere Behandlung der fehlerhaften Buchungen wäre dann in DATEV selbst möglich. Ist die Checkbox deaktiviert, werden fehlerhafte Buchungen nicht automatisch an DATEV übergeben.

Replikation

Von VARIO zu DATEV werden über den RS (Replikationsserver) nur neue und geänderte Kunden- und Lieferantenstammdaten repliziert (hochgeladen). OP-Salden werden je Adresse/Beleg von DATEV zu VARIO abgerufen. Somit sieht man in der Adressverwaltung unter 1.1.1. das DATEV-OP-Saldo (zum Stand der letzten Replikation) zzgl. aller offenen Beträge, die noch nicht an DATEV übergeben wurden.

Der automatische Datenaustausch über DATEVconnect erfolgt durch Ausführung der Replikation mittels Replikationsserver “rs.exe” (oder durch eingerichteten VARIO-Dienst). Lesen Sie hierzu die Hilfeseite zu Replikationen: Replikationen – VARIO Hilfecenter (vario-software.de, bzw. zum VARIO-Dienst: VARIO Dienst als Windows Dienst auf dem Server einrichten | VARIO 8 (vario-software.de).

Um die Schnittstelle zu aktivieren und um offene Posten abzugleichen muss in den Einstellungen der Replikationsanwendung (rs.exe) die Checkbox “DATEV-OPOS-Abgleich” aktiviert sein. Die Checkbox “Fibu-Abgleich” muss aktiviert sein, um die oben beschriebene Funktion “Auto-Übergabe” aus der Parameterverwaltung zu nutzen. Für die Replikation zwecks DATEVconnect-Kommunikation muss als zu replizierende Filiale “keine Filialen” ausgewählt sein! Diese Option im Dropdown-Menü ist allerdings erst verfügbar, wenn die Checkbox “DATEV-OPOS-Abgleich” angehakt wurde.

FAQ

Ich erhalte beim Upload die Fehlermeldung “Missing permission”

Die Ursache ist eine fehlende Berechtigung zur Datenübertragung. Es ist eine aktive Registrierung zur Nutzung des DATEV Buchungsdatenservice durch den steuerlichen Berater notwendig.

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