E-Rechnungen
Zuletzt aktualisiert am 31. August 2024
Anpassungen und Neuentwicklungen
In den nächsten Monaten finden Überarbeitungen bestehender Funktionen sowie Neuentwicklungen im Zuge der ab 01.01.2025 geltenden E-Rechnungspflicht statt.
Wir empfehlen Ihnen hierzu unseren Blogbeitrag zum Thema E-Rechnungspflicht 2025.
Wir werden diese Handbuchseite nach erfolgter Implementierung stetig aktualisieren.
Mit E-Rechnungen (elektronischen Rechnungen) erfolgt die Rechnungsstellung (Übermittlung, Empfang, Verarbeitung) nicht in Papierform, sondern in elektronischer Form. E-Rechnungen stellen einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung von Geschäftsprozessen dar.
VARIO Virtual Coffee zum Thema E-Rechnungspflicht 2025
Am 17.09.2024 um 10:30 Uhr findet ein VARIO Virtual Coffee zum Thema E-Rechnungspflicht 2025 statt.
Besuchen Sie unsere Website zu der neuen Eventreihe und melden Sie sich dort an.
Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine andere Darstellungsform für Rechnungsinhalte, die bei der klassischen Rechnung z.B. in Papierform dargestellt werden. Aus einer E-Rechnung ergeben sich damit weitestgehend die selben Rechte und Pflichten wie aus der Rechnung in ihrer klassischen Form.
Als E-Rechnung bezeichnet wird die Rechnung in Form einer strukturierten XML-Datei, deren Vorteil unter anderem die maschinelle Lesbarkeit/strukturierte Form ist. E-Rechnungen können schnell und fehlerfrei übertragen werden.
Innerhalb der XML-Datei liegt der Rechnungsinhalt wiederum in Form bestimmter E-Rechnungs-Formate vor. Verbreitet sind z.B. ZUGFeRD und XRechnung. Bei ZUGFeRD liegt die XML-Datei als Anhang einer PDF-Datei vor, die E-Rechnung ist hierbei also noch leicht für den Menschen lesbar.
Daneben gibt es noch verschiedene EDI-Formate (Electronic Data Interchange), die u.a. für die Rechnungsstellung und digitalisierte Geschäftsprozesse genutzt werden können. Diese EDI-Dokumente bzw. EDI-Nachrichten stellen aber keine E-Rechnungen im engeren Sinne dar.
VARIO bietet Ihnen mit der aktuellen Version der VARIO Warenwirtschaft die Möglichkeit, selbst E-Rechnungen zu versenden.
Vorbemerkungen
VARIO bietet exportseitig eine direkt Unterstützung der E-Rechnungs-Formate ZUGFeRD und XRechnung, sowie verschiedener ZUGFeRD-Profile an.
Die hauptsächlich betroffenen Programmbereiche sind die Belegverwaltung und für Zuweisungen und Einstellungen die Adressverwaltung und die Parameterverwaltung.
Um mit VARIO E-Rechnungen zu erstellen, muss bei der eigenen Adresse die Umsatzsteuer-Id gepflegt sein. Mehr dazu unten auf dieser Seite unter Adressen und Zusatzadressen.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde.
Der Begriff ZUGFeRD steht dabei für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”.
Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der Norm EN 16931.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD finden Sie hier und hier.
PDF-Standard
Die E-Rechnung des ZUGFeRD-Formats besteht aus einer PDF/A-3 mit XML-Datei im Anhang der PDF.
In der Parameterverwaltung können Sie die nötigen Konfigurationen zu ZUGFeRD und dem PDF-Standard (Abschnitt ‘PDF-Druck’) für die VARIO Warenwirtschaft vornehmen.
In den Einstellungen haben Sie die Wahl zwischen ‘none’, ‘PDF/A-3a’ und ‘PDF/A-3b’. Mehr dazu im oben angegebenen Link.
Für die Erzeugung von E-Rechnungen mit VARIO ist hier der Wert ‘none’ nicht geeignet. Am besten ist es, wenn Sie einen PDF/A-3-Standard verwenden. Hier können Dateien beliebiger Dateiendungen angehängt werden.
Parameter für X-Rechnung/Zugferd
en.
XRechnung
Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung basieren auf der Norm EN 16931. Die XRechnung definiert zusätzlich dazu weitere Geschäftsregeln bzgl. der E-Rechnung.
Die XRechnung ist auf die öffentliche Verwaltung in Deutschland abgestimmt. Sie enthält im Gegensatz zu aus ZUGFeRD resultierenden Rechnungen keine visuelle PDF-Komponente. XRechnungen sind also pure XML-Dateien in einem vorgegebenen Format.
Während ZUGFeRD hauptsächlich im unternehmerischen Geschäftsverkehr genutzt wird, wird XRechnung bei der Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Verwaltungen eingesetzt.
In VARIO ist der Export von XRechnungen konform mit der XRechnungs-Version 3.0.1 (Stand Juni 2024).
Mit der aktuellen Version 3.0.1 verlieren alle vorherigen XRechnung-Versionen ihre Gültigkeit, und Rechnungen in diesen älteren Versionen können von öffentlichen Verwaltungen abgelehnt werden.
XRechnungen können nun an alle Empfänger gesendet werden, die mit der ZRE oder der OZG-RE verbunden sind.
Mit dem Release 3.0.1 wurden einige Änderungen wirksam, darunter die Pflicht, die E-Mail-Adresse des Käufers/Rechnungsempfängers in der Rechnung anzugeben.
Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat ein Schreiben zur neuen Version der XRechnung veröffentlicht.
Die Spezifikationen für die Version 3.0.1 finden Sie auf der Website der KoSIT.
Name = Name1 + Name2
Bei der Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD -Dateien wird bei Namensfeldern der Inhalt des Felds Name2 durch ein Leerzeichen getrennt an den Inhalt des Feldes Name1 angehängt, falls das Feld Name2 der jeweiligen Adresse nicht leer ist.
In der Parameterverwaltung können Sie die nötigen Einstellungen zur XRechnung für die VARIO Warenwirtschaft einstellen.
E-Rechnungen versenden
Parameterverwaltung
Im Bereich Fakturierung/Auftragsbearbeitung können Sie Voreinstellungen für die Felder Projektkennung, Vertragskennung und Vergabenummer hinterlegen und aus den jeweils verfügbaren Tabellen individuelle Felder für die E-Rechnungen auswählen:
Zudem können Sie hier eine Bankverbindung als default-Einstellung auswählen. Diese Bankverbindung kann in den Parametern zu Belegarten und in der Adresse im Reiter Bemerkungen noch einmal individuell eingestellt werden.
In der Parameterverwaltung können außerdem im Abschnitt ‘Belegarten’ einzelne Belegarten angepasst werden.
Oben rechts in der Maske in der Parameterverwaltung kann aus verschiedenen ZUGFeRD-Datenformaten und XRechnung ausgewählt werden.
Das ausgewählte Datenformat wird beim PDF-Export/Mail-Versand eines Belegs der entsprechenden Belegart für die Dateierstellung beachtet.
In der Parameterverwaltung kann je Belegart ein ZUGFeRD-Profil bzw. der Wert für die XRechnung ausgewählt werden. Dies kann in der Adressverwaltung nochmal genauer je Adresse (und Zusatzadresse) eingestellt werden.
Priorität bzgl. der Dateierstellung
Bzgl. der Eigenschaften für die Dateierstellung haben die Werte für die Zusatzadresse Vorrang vor den Werten in der Adresse (Reiter ‘Bemerkung’) und diese haben Vorrang vor den Eigenschaften für die Belegarten aus der Parameterverwaltung.
Zusatzadresse > Adresse (Bemerkungen) > Parameter (Belegart)
Sollte die erstellte E-Rechnungsdatei einmal nicht im korrekten Format vorliegen, könnte also zunächst geprüft werden, ob es z.B. in der Adresse abweichende Einstellungen gibt, die die Einstellungen in den Parametern überschreiben/aushebeln.
Beispiel: Priorisierung
In der Parameterverwaltung ist für die Belegart Rechnung (0400) der Standard ZUGFeRD 2.1.1 eingestellt.
Für die Adresse Peter Mustermann ist im Reiter ‘Bemerkungen’ das Profil ‘ebInterface 6.1‘ mit einer Leitweg-Id Alpha eingestellt.
Die Adresse Peter Mustermann verfügt über eine Zusatzadresse Monika Mustermann, für die das Profil ‘XRechnung 3.0.1‘ mit einer Leitweg-Id Beta hinterlegt ist.
Wenn nun auf die Adresse Peter Mustermann eine Rechnung (0400) ausgestellt wird, dann wird nicht ZUGFeRD 2.1.1 (in der Belegart hinterlegt) für die Erstellung der E-Rechnung genutzt, sondern ebInterface 6.1 (in der Adresse hinterlegt). Sofern in der Rechnung die Zusatzadresse Monika Mustermann der Adresse ‘Peter Mustermann’ als Rechnungsadresse eingetragen wird/ist, dann wird wiederum statt dem Profil ebInterface 6.1 das Profil XRechnung 3.0.1 der Zusatzadresse verwendet.
Je nachdem, welches ZUGFeRD-Profil bzw. ob XRechnung in der VARIO Warenwirtschaft ausgewählt ist, werden bei der Dateierstellung andere Informationen in den XML-Bestandteil der E-Rechnung geschrieben.
Hierbei erfüllen folgende Profile die EU-Norm 16931:
- Zugferd 2.1.1
- XRechnung 3.0.1
- ebInterface 6.1
Nach Speichern der Belegart (/Adresse/Zusatzadresse) wird beim Exportieren des Belegs als PDF (bzw. beim Versenden des Belegs als E-Mail) das ausgewählte Datenformat genutzt, um die E-Rechnung im Dateisystem zu erstellen.
Bankverbindung
Hier können Sie abweichend von der in den Parametern unter Fakturierung/Auftragsbearbeitung hinterlegten Bankverbindung eine abweichende Bankverbindung hinterlegen, die für diese Belegart verwendet werden soll. Sie können hier aus den im Menüpunkt 1.4.3 hinterlegten Banken auswählen:
Adressen und Zusatzadressen
Wenn in der Parameterverwaltung alles passend eingestellt ist, können die restlichen Informationen über die Adressen in VARIO verwaltet werden.
So sollte z.B. in der eigenen und in der Rechnungsempfängeradresse bzw. im zu versendenden Beleg die USt-Id gepflegt sein.
Für den Versand und das Erstellen der E-Rechnungen relevante Eigenschaften (inkl. ZUGFeRD Leitweg-ID) können je Adresse/Zusatzadresse verwaltet werden.
Keine Prüfung auf Korrektheit
Wenn mit VARIO E-Rechnungen erstellt werden, findet dabei keine Prüfung von USt-Ids, Leitweg-Ids, IBANs, etc. statt. Je nachdem welches Erstellungsprofil ausgewählt ist, wird dementsprechend die E-Rechnungsdatei erstellt. Sie müssen im Zuge Ihrer Datenpflege in unserer Warenwirtschaftssoftware selbst darauf achten, solche Eigenschaften und Kennwerte korrekt einzupflegen und aktuell zu halten.
Reiter Stammdaten
Verifikation der USt-Id
Zunächst ist es für das Erstellen von E-Rechnungen mit der VARIO Warenwirtschaft wichtig, dass in der eigenen Adresse die USt-Id korrekt eingetragen und per Klick auf das Icon rechts daneben verifiziert wird. Ein grünes Icon zeigt an, dass die USt-Id erfolgreich verifiziert wurde. Wenn keine USt-Id eingetragen wird, können nur normale, aber keine E-Rechnungen erstellt werden.
Die USt-Id finden Sie in den Stammdaten der Adressverwaltung und dort im Bereich ‘Verwaltung’.
Im Zuge der E-Rechnungen ist es auch wichtig, dass Sie die Prüfung für die USt-Id’s Ihrer Kunden entsprechend auf Gültigkeit überprüfen.
Reiter Bemerkungen
Im Reiter ‘Bemerkungen’ können bzw. müssen unten rechts im Bereich ‘Sonstiges’ die folgenden Felder gefüllt werden.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID stellt die Basis für die erfolgreiche Zustellung von ZUGFeRD-E-Rechnungen dar. Anhand der Leitweg-ID kann der Rechnungsempfänger korrekt identifiziert werden.
Die Leitweg-ID dient der Adressierung und Weiterleitung von elektronischen Rechnungen zu Systemen von z.B. öffentlichen Auftraggebern. Mit ihr wird die Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen über den zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) hin zu den angeschlossenen Verwaltungseinheiten und den darin aufgebauten Rechnungsfreigabesystemen ermöglicht.
Ähnlich erfolgt auch die Zustellung auf Länderebene bzw. im kommunalen Bereich.
Informationen zur Leitweg-ID finden Sie z.B. hier auf der Seite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und im dort verlinkten Datenblatt.
Die Leitweg-ID kann in den Adressen und in den Zusatzadressen hinterlegt werden. Die Angabe in der Zusatzadresse wird dabei mit Priorität behandelt.
Exemplarische Leitweg-Id: 0401100-1234512345-06
Zahlungart und Bankdaten erforderlich
Ist in der Adresse oder in der Zusatzadresse eine Leitwegs-ID hinterlegt, ist es erforderlich, dass die Zahlungsart vom Typ ‘Überweisung’ oder einer SEPA-Variante ist. Außerdem muss in der Belegadresse eine gültige IBAN eingetragen sein. Ist dies nicht der Fall, kann aus dem Beleg mit der Warenwirtschaft nur eine einfache Rechnung erstellt werden.
Die Leitweg-ID lässt sich in der XML-Datei im Tag <ram:BuyerReference> nachlesen. Sowohl bei XRechnung, als auch bei ZUGFeRD.
ZUGFeRD-Spezifikation
Die ZUGFeRD-Spezifikation für 2.1.1 lässt sich hier abrufen: ZUGFeRD 2.1.1 | Forum elektronische Rechnung Deutschland (ferd-net.de)
E-Rechnung-Profil
Auswahl des E-Rechnung-Profils:
- Wie in Belegart eingestellt
- Zugferd 2.1.1
- XRechnung 3.0.1
- ebInterface 6.1
Je nachdem, welches Profil in der VARIO Warenwirtschaft ausgewählt ist, werden bei der Dateierstellung andere Informationen in den XML-Bestandteil der E-Rechnung geschrieben.
Hierbei erfüllen folgende Profile die EU-Norm 16931:
- Zugferd 2.1.1
- Extended 1.0
- XRechnung 3.0.1
Wie oben erwähnt, werden auch hierbei die Einstellungen aus der Zusatzadresse vorrangig vor den Einstellungen aus der Adresse und diese wiederum vorrangig vor den Parametereinstellungen (Belegart) behandelt.
Erstellen der E-Rechnung aus Belegen
Um die E-Rechnung zu erstellen muss der Beleg als E-Mail versendet werden oder der E-Mail-Beleg im Dateisystem gespeichert werden. Die nötigen Funktionen befinden sich innerhalb der Registerkarte ‘Ausgaben’ unter ‘E-Mail’.
Die E-Rechnungen werden an der entsprechenden Stelle als XML- oder PDF-Datei im Dateiensystem abgelegt.
E-Rechnungen empfangen
Folgt.