E-Rechnungen Export & Import

Zuletzt aktualisiert am 14. Januar 2025

Mit E-Rechnungen (elektronischen Rechnungen) erfolgt die Rechnungsstellung (Übermittlung, Empfang, Verarbeitung) nicht in Papierform, sondern in elektronischer Form. E-Rechnungen stellen einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung von Geschäftsprozessen dar.

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine andere Darstellungsform für Rechnungsinhalte, die bei der klassischen Rechnung z.B. in Papierform dargestellt werden. Aus einer E-Rechnung ergeben sich damit weitestgehend die selben Rechte und Pflichten wie aus der Rechnung in ihrer klassischen Form.

Als E-Rechnung bezeichnet wird die Rechnung in Form einer strukturierten XML-Datei, deren Vorteil unter anderem die maschinelle Lesbarkeit/strukturierte Form ist. E-Rechnungen können schnell und fehlerfrei übertragen werden.

Innerhalb der XML-Datei liegt der Rechnungsinhalt wiederum in Form bestimmter E-Rechnungs-Formate vor. Verbreitet sind z.B. ZUGFeRD und XRechnung. Bei ZUGFeRD liegt die XML-Datei als Anhang einer PDF-Datei vor, die E-Rechnung ist hierbei also noch leicht für den Menschen lesbar.

Daneben gibt es noch verschiedene EDI-Formate (Electronic Data Interchange), die u.a. für die Rechnungsstellung und digitalisierte Geschäftsprozesse genutzt werden können. Diese EDI-Dokumente bzw. EDI-Nachrichten stellen aber keine E-Rechnungen im engeren Sinne dar.

VARIO bietet Ihnen mit der aktuellen Version der VARIO Warenwirtschaft die Möglichkeit, selbst E-Rechnungen zu versenden.

Vorbemerkungen

VARIO bietet exportseitig eine direkt Unterstützung der E-Rechnungs-Formate ZUGFeRD und XRechnung, sowie verschiedener ZUGFeRD-Profile an.

Hauptsächlich betroffene Programmbereiche:
Die Belegverwaltung, und für Zuweisungen und Einstellungen die Adressverwaltung und die Parameterverwaltung.

Um mit der VARIO Warenwirtschaft E-Rechnungen zu erstellen, muss bei der eigenen Adresse die Umsatzsteuer-Id gepflegt sein. Mehr dazu unten auf dieser Seite unter Adressen und Zusatzadressen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde.

Der Begriff ZUGFeRD steht dabei für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der Norm EN 16931.

Weitere Informationen zu ZUGFeRD finden Sie hier und hier.

PDF-Standard

Die E-Rechnung des ZUGFeRD-Formats besteht aus einer PDF/A-3 mit XML-Datei im Anhang der PDF.

In der Parameterverwaltung können Sie die nötigen Konfigurationen zu ZUGFeRD und dem PDF-Standard (Abschnitt ‘PDF-Druck’) für die VARIO Warenwirtschaft vornehmen.

In den Einstellungen haben Sie die Wahl zwischen den PDF-Standards ‘none’, ‘PDF/A-3a’ und ‘PDF/A-3b’. Mehr dazu im oben angegebenen Link.

Am besten ist es, wenn Sie einen PDF/A-3-Standard verwenden. Hier können Dateien beliebiger Dateiendungen angehängt werden.

Parameter für X-Rechnung/Zugferd

XRechnung

Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung basieren auf der Norm EN 16931. Die XRechnung definiert zusätzlich dazu weitere Geschäftsregeln bzgl. der E-Rechnung.

Die XRechnung ist auf die öffentliche Verwaltung in Deutschland abgestimmt. Sie enthält im Gegensatz zu aus ZUGFeRD resultierenden Rechnungen keine visuelle PDF-Komponente. XRechnungen sind also pure XML-Dateien in einem vorgegebenen Format.

Während ZUGFeRD hauptsächlich im unternehmerischen Geschäftsverkehr genutzt wird, wird XRechnung bei der Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Verwaltungen eingesetzt.

In VARIO ist der Export von XRechnungen konform mit der XRechnungs-Version 3.0.1 (Stand Juni 2024).
Mit der aktuellen Version 3.0.1 verlieren alle vorherigen XRechnung-Versionen ihre Gültigkeit, und Rechnungen in diesen älteren Versionen können von öffentlichen Verwaltungen abgelehnt werden.
XRechnungen können nun an alle Empfänger gesendet werden, die mit der ZRE oder der OZG-RE verbunden sind.
Mit dem Release 3.0.1 wurden einige Änderungen wirksam, darunter die Pflicht, die E-Mail-Adresse des Käufers/Rechnungsempfängers in der Rechnung anzugeben.
Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat ein Schreiben zur neuen Version der XRechnung veröffentlicht.
Die Spezifikationen für die Version 3.0.1 finden Sie auf der Website der KoSIT.

In der Parameterverwaltung können Sie die nötigen Einstellungen zur XRechnung für die VARIO Warenwirtschaft einstellen.

E-Rechnungen versenden

Generelle Einstellungen

Einstellungen, welches Profil mit welcher ID verwendet werden sollen, können an drei Punkten in der Software vorgenommen werden:

• In der Parameterverwaltung je Belegart.
• In der Adresse für die Adresse.
• In der Adresse für jede Zusatzadresse separat.

Parameterverwaltung

Im Bereich Fakturierung/Auftragsbearbeitung können Sie Voreinstellungen für die Felder Projektkennung, Vertragskennung und Vergabenummer hinterlegen und aus den jeweils verfügbaren Tabellen individuelle Felder für die E-Rechnungen auswählen:

Zudem können Sie hier eine Bankverbindung als default-Einstellung auswählen. Diese Bankverbindung kann in den Parametern zu Belegarten und in der Adresse im Reiter Bemerkungen noch einmal individuell eingestellt werden.

Bzgl. dieser Bankverbindungen ergibt sich damit folgende Priorisierung beim Ziehen dieser durch die Software:
Adresse > Parameter/Belegarten > Parameter/Fakturierung/Auftragsbearbeitung

Belegarten

In der Parameterverwaltung können im Abschnitt ‘Belegarten’ einzelne Belegarten angepasst werden.

Oben rechts in der Maske in der Parameterverwaltung kann aus verschiedenen ZUGFeRD-Datenformaten und XRechnung ausgewählt werden.
Das ausgewählte Datenformat wird beim PDF-Export/Mail-Versand eines Belegs der entsprechenden Belegart für die Dateierstellung beachtet.

In der Parameterverwaltung kann je Belegart ein ZUGFeRD-Profil bzw. der Wert für die XRechnung ausgewählt werden. Dies kann in der Adressverwaltung nochmal genauer je Adresse (und Zusatzadresse) eingestellt werden.

Je nachdem, welches ZUGFeRD-Profil bzw. ob XRechnung in der VARIO Warenwirtschaft ausgewählt ist, werden bei der Dateierstellung andere Informationen in den XML-Bestandteil der E-Rechnung geschrieben.

Hierbei erfüllen folgende Profile die EU-Norm 16931:

• Zugferd 2.1.1 und 2.3
• XRechnung 3.0.1
• ebInterface 6.1

Nach Speichern der Belegart (/Adresse/Zusatzadresse) wird beim Exportieren des Belegs als PDF (bzw. beim Versenden des Belegs als E-Mail) das ausgewählte Datenformat genutzt, um die E-Rechnung im Dateisystem zu erstellen.

Bankverbindung

Hier können Sie abweichend von der in den Parametern unter Fakturierung/Auftragsbearbeitung hinterlegten Bankverbindung eine abweichende Bankverbindung hinterlegen, die für diese Belegart verwendet werden soll. Sie können hier aus den im Menüpunkt 1.4.3 hinterlegten Banken auswählen:

Adressen und Zusatzadressen

Wenn in der Parameterverwaltung alles passend eingestellt ist, können die restlichen Informationen über die Adressen in VARIO verwaltet werden.

So sollte z.B. in der eigenen und in der Rechnungsempfängeradresse bzw. im zu versendenden Beleg die USt-Id gepflegt sein.

Für den Versand und das Erstellen der E-Rechnungen relevante Eigenschaften können je Adresse/Zusatzadresse verwaltet werden.

Reiter Stammdaten

Reiter Bemerkungen

Im Reiter ‘Bemerkungen’ können bzw. müssen unten rechts im Bereich ‘Sonstiges’ die folgenden Felder gefüllt werden.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID stellt die Basis für die erfolgreiche Zustellung von E-Rechnungen des Typs “X-Rechnung” dar. Anhand der Leitweg-ID kann der Rechnungsempfänger korrekt identifiziert werden.

Die Leitweg-ID dient der Adressierung und Weiterleitung von elektronischen Rechnungen zu Systemen von z.B. öffentlichen Auftraggebern. Mit ihr wird die Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen über den zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) hin zu den angeschlossenen Verwaltungseinheiten und den darin aufgebauten Rechnungsfreigabesystemen ermöglicht.
Ähnlich erfolgt auch die Zustellung auf Länderebene bzw. im kommunalen Bereich.

Die Leitweg-ID kann in den Adressen und in den Zusatzadressen hinterlegt werden. Die Angabe in der Zusatzadresse wird dabei mit Priorität behandelt.

Exemplarische Leitweg-Id: 0401100-1234512345-06

Dies wird in der Belegmaske bei Versuch, die elektronische Rechnung zu erzeugen sonst auch bemängelt/Meldung. Bitte achten Sie darauf, im Reiter ‘Belegfuß’ eine Zahlungsart zu wählen, die das Erzeugen der elektronischen Rechnung ermöglicht.

Die Leitweg-ID lässt sich in der XML-Datei im Tag <ram:BuyerReference> nachlesen. Sowohl bei XRechnung, als auch bei ZUGFeRD.

E-Rechnung-Profil

Auswahl des E-Rechnung-Profils:

• Wie in Belegart eingestellt
• Zugferd 2.3
• XRechnung 3.0.1
• ebInterface 6.1

Je nachdem, welches Profil in der VARIO Warenwirtschaft ausgewählt ist, werden bei der Dateierstellung andere Informationen in den XML-Bestandteil der E-Rechnung geschrieben.

Hierbei erfüllen folgende Profile die EU-Norm 16931:

• Zugferd 2.1.1 und 2.3
• XRechnung 3.0.1

Wie oben erwähnt, werden auch hierbei die Einstellungen aus der Zusatzadresse vorrangig vor den Einstellungen aus der Adresse und diese wiederum vorrangig vor den Parametereinstellungen (Belegart) behandelt.

Erstellen der E-Rechnung aus Belegen

Um die E-Rechnung zu erstellen muss der Beleg als E-Mail versendet werden oder der E-Mail-Beleg im Dateisystem gespeichert werden. Die nötigen Funktionen befinden sich innerhalb der Registerkarte ‘Ausgaben‘ und dort in ‘E-Mail’.

Die E-Rechnungen werden dann an der entsprechenden Stelle als XML- oder PDF-Datei im Dateiensystem abgelegt.

Nach erfolgreichem Erzeugen einer E-Rechnung aus dem Beleg, wird dieser Vorgang/dieses Dokument auch in der Akte des Belegs verzeichnet.

Anmerkung: Bei E-Rechnungen wird im PDF-Anteil immer ein Entwurf-Wasserzeichen mitgegeben.

Im Dateisystem haben die E-Rechnungen (PDF + XML) ggü. normalen PDF-Rechnungen i.d.R. eine größere Dateigröße.

E-Rechnungen mit der VARIO Kasse

Wir können E-Rechnungen nicht direkt über unsere Kasse ausstellen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: Erstellen Sie einen (Vorkasse-)Auftrag oder eine (Lieferschein-)Rechnung in Ihrer VARIO und bezahlen Sie diese an Ihrer Kasse. Die E-Rechnung können Sie dann im Anschluss wie gewohnt aus Ihrer VARIO versenden.

Weitere Informationen zu unseren Kassiervorgängen mit ausführlichen Beispielen finden Sie auf unserer Handbuchseite.

E-Rechnungen empfangen/importieren mit dem Modul Eingangsrechnungsworkflow

Voraussetzungen (Modul und Stammdatenpflege)

• Modul Eingangsrechnungsworkflow
• In der Adressverwaltung im Reiter Lieferant unsere Kundennummer bei dem Lieferanten hinterlegen
• In der Artikelverwaltung im Reiter Lieferant die Lieferantenartikelnummer hinterlegen
• In den Zahlungsbedingungen die Zahlungsbedingung des Lieferanten hinterlegen

Allgemeine Informationen

Wenn Sie das Modul Eingangsrechnungsworkflow haben, können Sie E-Rechnungen (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD) ganz einfach per Drag-and-Drop in unsere Bestellverwaltung ziehen.

Es öffnet sich der E-Rechnungsimportassistent, der Sie Schritt für Schritt durch den Importvorgang führt.

Auf der rechten Seite sehen Sie einen E-Rechnungsviewer, der je nach E-Rechnungstyp die Tabs PDF, XML und Report beinhaltet. Auf der Linken Seite werden Sie in fünf Schritten durch den Importprozess geführt.

Schritt 1 Adresse

Im ersten Schritt wird versucht der E-Rechnungsadresse eine Adresse in der VARIO zuzuordnen. Dabei wird die Kundennummer, die wir bei dem Lieferanten haben mit der eingetragenen Kundennummer in der Adressverwaltung im Reiter Lieferanten im Feld “Eigene Kunden-Nr. verglichen.

In unserem Beispiel konnte eine Adresse zugeordnet werden.

Falls keine Adresse automatisch zugeordnet werden kann, können Sie über den Button mit den drei Punkten die Adresssuche öffnen und manuell eine passende Adresse zuordnen.

Sobald die Adresszuordnung abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Weiter“, um zur Artikelzuweisung zu gelangen.

Schritt 2 Artikelzuweisung

Im zweiten Schritt wird versucht den Positionen der E-Rechnung jeweils ein Artikel aus der Artikelverwaltung zuzuordnen. Dabei wird die Artikelnummer des Lieferanten mit der in der Artikelverwaltung im Reiter Lieferanten hinterlegten Lieferanten-Artikel-Nr. abgeglichen.

Falls kein Artikel automatisch zugeordnet werden kann, können Sie über den Button mit den drei Punkten im Feld der Artikelnummer die Artikelsuche öffnen und manuell einen Artikel zuordnen.

Sobald die Artikelzuweisung abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Weiter“, um zur Vorbelegzuordnung zu gelangen.

Schritt 3 Vorbeleg zuordnen

Im dritten Schritt wird versucht, der E-Rechnung einen Vorbeleg zuzuordnen. Dazu werden die Positionen der E-Rechnung mit den Positionen eines Belegs in der VARIO verglichen. Es werden nur Belege berücksichtigt, deren Belegstatus „3“ oder „4“ ist. Sie erhalten eine Übersicht der Artikel, Mengen und Einzelpreise.

Abweichungen zwischen den Preisen der E-Rechnung und des Vorbelegs werden farblich hervorgehoben:

• Grün: Der Preis in der E-Rechnung ist günstiger.
• Rot: Der Preis in der E-Rechnung ist teurer.

Falls kein Vorbeleg automatisch zugeordnet werden kann, können Sie auch hier über die drei Punkte einen entsprechenden Vorbeleg manuell über die Belegsuche auswählen und zuordnen.

Anhand des zugordneten Vorbelegs wird entschieden, ob eine Rechnung oder eine Lieferscheinrechnung angelegt wird.

Sobald die Vorbelegzuordnung abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Weiter“, um zu den Zahlungsbedingungen zu gelangen.

Schritt 4 Zahlungen

Im vierten Schritt wird versucht, die Zahlungsbedingung der E-Rechnung einer entsprechenden Zahlungsbedingung in der VARIO zuzuordnen. Falls keine automatische Zuordnung möglich ist, können Sie über die drei Punkte die Suche der Zahlungsbedingungen öffnen und manuell die passende Zahlungsbedingung auswählen.

Sobald die Zahlungsbedingung zugeordnet wurde, klicken Sie auf „Weiter“, um zur Zusammenfassung zu gelangen.

Schritt 5 Zusammenfassung

Mit einem Klick auf “Importieren” wird die E-Rechnung in der VARIO angelegt.

Angelegte Rechnung/Lieferscheinrechnung in der VARIO

Im Reiter Akte der automatisiert angelegten Eingangslieferscheinrechnung wird das Dokument der E-Rechnung archiviert und kann jederzeit per Rechtsklick angezeigt werden.

Des Weiteren kann die E-Rechnung auch jederzeit über den Tab Ansicht -> PDF aus Akte aufgerufen werden.

E-Rechnungen empfangen/importieren ohne Modul Eingangsrechnungsworkflow

Falls Sie das Modul „Eingangsrechnungsworkflow“ nicht verwenden, müssen Sie ohne den E-Rechnungsimportassistenten arbeiten.

Um dennoch E-Rechnungen zu empfangen oder zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Bestellverwaltung.
2. Klicken Sie auf „Neu“.
3. Wählen Sie die Belegart „Eingangsrechnung“ oder „Eingangslieferscheinrechnung“ aus.

Nachdem Sie die Belegart ausgewählt haben, können Sie die E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) per Drag-and-Drop direkt in die Bestellverwaltung ziehen.

Daraufhin öffnet sich der E-Rechnungsviewer, der – je nach E-Rechnungstyp – folgende Tabs enthält:

• PDF: Zeigt die visuelle Darstellung der Rechnung.
• XML: Stellt die strukturierten Rechnungsdaten dar.
• Report: Bietet eine übersichtliche Aufbereitung der wichtigsten Inhalte.

Dieser Viewer erleichtert Ihnen die Überprüfung und Weiterverarbeitung der E-Rechnung.

Nun füllen Sie – wie bei der Erstellung einer normalen Eingangsrechnung – alle erforderlichen Felder manuell aus, z.B.:

• Rechnungsadresse
• Positionen
• Lieferbedingungen
• Zahlungsbedingungen

Nachdem alle Felder ausgefüllt sind, speichern Sie den Beleg oder wählen „Speichern und Buchen“, um ihn direkt zu verbuchen.

Im Reiter „Akte“ der angelegten Eingangsrechnung wird das E-Rechnungsdokument automatisch archiviert. Dieses kann jederzeit per Rechtsklick angezeigt und überprüft werden, was die Nachverfolgung und Dokumentation erleichtert.

Zusätzlich können Sie die E-Rechnung über den Tab „Ansicht“ aufrufen. Wählen Sie dazu die Option „PDF aus Akte“, um das archivierte Dokument direkt anzuzeigen.

Haben Sie bereits einen Eingangslieferschein in der VARIO erfasst, können Sie diesen in eine Eingangsrechnung übernehmen. Danach müssen Sie auf “Ändern” in der Eingangsrechnung klicken und anschließend können Sie die E-Rechnung per Drag and Drop auf die Eingangsrechnung ziehen.