# VARIO Hilfecenter
Zentrale Anlaufstelle für Handbuch, FAQ, Videos, Changelog und weitere Support-Angebote rund um die VARIO Cloud.
Herzlich Willkommen im VARIO Hilfecenter. 👋
Entdecke alles Wissenswerte, um VARIO optimal zu nutzen. Egal, ob bei Fragen zur Einrichtung, zur Verwaltung deiner Prozesse oder zu komplexen Workflows – wir haben die Antworten und Erklärungen, die du suchst.
Und wenn Du nicht die Antwort findest, die Du suchst oder einfach direkt mit einem Menschen sprechen willst, erfährst Du hier, wie du [Support für die VARIO Cloud erhältst](https://help.vario-software.de/support/).
Wir legen großen Wert darauf, unser VARIO Cloud ERP umfassend zu dokumentieren und verständlich zu beschreiben. Dafür stellen wir Dir ein [ausführliches Benutzerhandbuch](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/) (Software-Hilfe) inkl. FAQ, Tipps und Best Practices sowie zahlreiche Videos in unserem Format [VARIO Cloud Deep Dives](https://youtube.com/playlist?list=PL0EUYY7rOquvH67AHkOjoAGmcsgMt8ihx\&si=-4K5smgosLuhYbu8) zur Verfügung. Zusätzlich findest Du hier unser [Changelog der VARIO Cloud](https://help.vario-software.de/vario-cloud-changelog/) mit den Release-Notes zu jeder neuen Version. Damit kannst du deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten und dein Unternehmen nachhaltig voranbringen!
Wenn Du eher der Entwickler bist und dich eher für API, Webhooks, App-Entwicklung und ähnliches interessierst, gibt es einen eigenen Bereich für dich, unsere [Developer Docs](https://developer.vario-software.de/).
### Weitere Hilfequellen
Wir sind der Überzeugung, dass ein gutes Produkt erst in Verbindung mit erstklassigen Dienstleistungen zu einem exzellenten Produkt wird. Schließlich geht es darum, dass Du möglichst schnell alles mögliche aus der VARIO Cloud für Dein Unternehmen rausholen kannst
Daher stehen neben dem umfangreichen Handbuch und den Videos steht dir auch unser [Serviceangebot](https://www.vario-software.de/service/) aus Support und Consulting sowie unser Forum zur Verfügung oder Du lässt Dich von einem zertifizieren Solution-Partner in deiner Nähe helfen:
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Support
Nutze unseren VARIO Support bei allen Fragen, die während und nach der Inbetriebnahme auftreten.
Sprich mit unseren Experten in der Telefon-Hotline oder erstelle einen Support-Fall über unseren Support-Chat im Admin-Center.
Unsere Consultants bringen die nötige Erfahrung und Kompetenz mit, um Dich bei anspruchsvollen, individuellen Projekten tatkräftig zu unterstützen. Wir stehen Dir bei der Implementierung der VARIO Software mit persönlicher Beratung und Betreuung von Projektbeginn bis zum Abschluss zur Seite und beraten Dich bei Bedarf selbstverständlich auch nach dem Go-Live.
# VARIO Cloud Handbuch
Willkommen in unserem VARIO Cloud Handbuch!
#### Was Dich hier erwartet
* Ausführliche Hilfen zur Einrichtung und Bedienung aller **ERP-Module**
* Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Einsteiger und Fortgeschrittene
* Hinweise zu **rechtssicherem Arbeiten**
* Hilfreiche Tipps zur **Automatisierung von Abläufen** über Workflows
* Optimierte Navigation über **Dashboards**, C-Units und Filter
#### Funktionserläuterungen
Alle Funktionen, Menüs und Begriffe, die in der VARIO Cloud erscheinen, werden in diesem Handbuch in der gleichen Form erklärt – inklusive zahlreicher interner Verlinkungen für eine schnelle Orientierung.
Dieses Handbuch hilft Dir dabei, **Funktionen zu verstehen**, **Arbeitsabläufe zu optimieren** und **neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten**. Mit praxisnahen Beispielen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und gezielten Tipps für verschiedene Anwendungsfälle bist Du in der Lage, VARIO Cloud optimal zu nutzen – auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse.
**Suchst Du Hilfe zu bestimmten Themen?** Nutze die Navigation oder die integrierte Suchfunktion, um direkt zu Modulen wie **Artikelverwaltung**, **Lagerumbuchung**, **CRM-Dashboards** oder der **FiBu-Übergabe** zu springen.
Nutze das Handbuch auch als **Wissensdatenbank** für Deine täglichen Aufgaben! Es hilft Dir, Prozesse besser zu verstehen und gezielt nach Lösungen zu suchen – egal ob Du Einsteiger oder Profi bist.
#### Handbuchaufruf und Release-Notes
Dieses **Handbuch** und auch unsere **Release Notes** kannst Du auch direkt aus dem Programm heraus aufrufen. Hierzu klicke bitte oben in der Navigationsleiste auf das Fragezeichen.
Im sich öffnenden **Informationsbereich** musst Du dann nur noch auf den Button Handbuch oder den Button Release Notes darüber klicken.
# Was ist VARIO Cloud?
Mit unserer neu entwickelten Software-Generation legen wir den Grundstein für die nächsten gemeinsamen Jahre fortschreitender Digitalisierung. Schön, dass Du dabei bist!
Die Tipps und Informationen in denen hier verlinkten Seite sollen Dir einen ersten Überblick geben und so den Einstieg in VARIO Cloud erleichtern. Du findest hier detaillierte **Informationen zur Startmaske**, **individuellen Vorbereitungen** sowie **Tipps zur** **Anwendung**.
**Neue Funktionen, Optimierungen** und **Sicherheitsanpassungen** zu VARIO Cloud findest Du jederzeit in den [**Release Notes**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-changelog/).
### Themenüberblick
* [Systemvoraussetzungen](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/systemvoraussetzungen)
* [Erste Schritte](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/erste-schritte-in-vario-cloud)
* [Startmaske und Navigation](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation)
* [Tipps zur Anwendung](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung)
* [Administratives](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/administratives)
* [VARIO Local Link](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/vario-local-link)
* [Melden von Problemen in VARIO Cloud](/support/melden-von-problemen-in-vario-cloud)
# Erste Schritte in VARIO Cloud
Einstieg in VARIO Cloud mit Anmeldung, Willkommensassistent, ersten Datensätzen und wichtigen Stammdaten.
Ein **neuer Start** eröffnet **viele spannende Möglichkeiten.** Damit Du von Anfang an das **volle Potenzial** von VARIO Cloud nutzen kannst, erhältst Du auf dieser Seite einen **Überblick über das System** und die **ersten Schritte**. Dazu gehören die **erste Anmeldung** sowie die Anlage der **wichtigsten Stammdaten** – so legst Du das **Fundament** für eine erfolgreiche **tägliche Arbeit**.
## Anmeldung in VARIO Cloud
Zur Anmeldung musst Du Dich mit Deinem **gültigen Benutzernamen** und **Passwort** anmelden, um auf VARIO Cloud zugreifen zu können. Der z. B. Administrator muss Dich dafür zuvor als Benutzer mit zugewiesenen Rechten angelegt haben. Außerdem erhältst Du von ihm die Passwort-Richtlinien bzgl. z. B. Passwort-Länge, Großbuchstaben, Sonderzeichen, etc.. Wenn Du die Checkbox “ANGEMELDET BLEIBEN” anhakst, wird eine Inaktivitätswarnung eingeblendet, bevor Du automatisch abgemeldet wirst. Das kann der Fall sein, wenn die **inaktive User-Sitzung** oder die **aktive User-Sitzung** überschritten wurde.
## Willkommensassistent
Mit unserem **Willkommensassistent** wirst Du **Schritt für Schritt** durch die wichtigsten Einstellungen geführt, die für Deinen Start mit VARIO Cloud relevant sind.
Hier ein kurzen **Deep Dive** zu dem **Willkommensassistent** und die **Ersten Schritte** in VARIO Cloud:
{% embed url="" %}
Im **ersten Schritt** des Willkommensassistent kannst Du die Daten zu **Deinem Benutzer** hinterlegen. Anhand dieser Daten wird nach der Einrichtung Deiner VARIO Cloud automatisch ein **Benutzer** unter [**Einstellungen/Allgemein/Benutzer**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#benutzer) angelegt. Zusätzlich wird ein [**Ansprechpartner**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#bereich-benutzer) zur **eigenen Adresse** erstellt.
Du hast außerdem die Möglichkeit ein **Profilbild** hochzuladen. Dies kann entweder durch einen **Klick auf die entsprechende Fläche** oder per **Drag & Drop** erfolgen. Das hochgeladene Bild wird sowohl Deinem Benutzer als auch dem angelegten Ansprechpartner zugeordnet. Das Profilbild kannst Du jederzeit nachträglich in den **Benutzereinstellungen** im **Reiter “Persönliche Daten”** hinzufügen oder ändern.
Im zweiten Schritt des Willkommensassistent kannst Du die Daten zu **Deinem Unternehmen** erfassen, wie den **Firmenname**, die **Anschrift** sowie die **Kontaktinformationen**. Auf Basis dieser Angaben wird automatisch Deine **eigene Adresse** im [**Menüpunkt Adressen**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung) angelegt. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit das **Logo** Deines Unternehmens hochzuladen. Dieses wird im[ **DMS-Bereich**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/allgemeines-zu-crm-dms) gespeichert und automatisch Deiner eigenen Adresse zugeordnet. Darüber hinaus wird das Logo im [**Belegdruck** ](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck)automatisch als **Unternehmenslogo** verwendet.
Auf unsere [**Handbuchseite “Startmaske und Navigation”**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation) stellen wir einen Überblick über die verschiedene Bereiche, so dass Du Dich schnell in der VARIO Cloud zurecht finden kannst.
## Deine ersten Datensätze anlegen
In den nächsten Abschnitten zeigen wir Dir, wie Du **Adressen**, **Artikel** und **Belege** anlegst. Darüber hinaus erfährst Du, welche **Einstellungen** und **Stammdaten** für eine flüssige Arbeit mit der **VARIO Cloud** wichtig sind.
### Adressen anlegen
Um eine Adresse in VARIO Cloud anzulegen, gehe folgendermaßen vor:
* Öffne den **Menüpunkt “Adressen”**.
* Klicke auf den **Button “+Adresse”** oder alternativ auf **“+Adresse anlegen”**, um eine **neue Adresse** anzulegen.
* Wähle im sich öffnenden **Pop-Up-Fenster** aus, ob es sich um eine **B2C-, B2B-** oder **B3G-Adresse** handelt und gibt den **Name** oder **Nachname** an.
* Nach dem Anlegen der Adresse werden die **Stammdaten** zu dieser geöffnet. Hier kannst alle weiteren Angaben zur Adresse erfassen, wie z. B. ob es sich um eine **Kunden- bzw. Lieferantenadresse** handelt, sowie **Zahlungs- und Lieferungsmodalitäten**.
* Über den **Button “Bearbeiten”** kannst Du die Stammdaten jederzeit nachträglich bearbeiten.
* In den **weiteren Reitern** kannst Du zusätzliche Angaben hinterlegen bzw. einsehen, z. B. die **offenen Posten** sowie die **Aufgaben, Deals** und **Projekte** zur Adresse. Weitere Informationen zu den einzelnen Stammdaten und den weiteren Reitern findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung).
### Artikel anlegen
{% hint style="info" %}
### Voraussetzungen
Für die Anlage eines Artikels sind folgende Stammdaten erforderlich:
* mindestens eine **Warengruppe** unter [**Einstellungen/Artikel/Warengruppe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/warengruppen)
* ggf. ein selbst angelegtes **Steuerschema** unter [**Einstellungen/Finanzen/Steuern**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/steuern)
{% endhint %}
Um einen Artikel in VARIO Cloud anzulegen, gehe folgendermaßen vor:
* Öffne den **Menüpunkt “Artikel”**.
* Klicke auf den **Button “+Artikel”** oder alternativ auf **“+Artikel anlegen”**, um einen **neuen Artikel** anzulegen.
* Gib im sich öffnenden **Pop-Up-Fenster** die **Artikelnummer**, die **Artikelart**, die **Mengeneinheit**, die **Warengruppe**, die **Preiseinheit** und das **Steuerschema** an.
* Nach dem Anlegen des Artikels werden die **Stammdaten** zu diesem geöffnet. Hier kannst alle weiteren Angaben zum Artikel erfassen, wie z. B. den **Artikeltext**, ob es sich um einen **Einkaufs- oder Verkaufsartikel** handelt und den **Verkaufspreis**.
* Über den **Button “Bearbeiten”** kannst Du die Stammdaten jederzeit nachträglich bearbeiten.
* In den **weiteren Reitern** kannst Du zusätzliche Angaben hinterlegen bzw. einsehen, z. B. den **Bestand des Artikels**, **angelegte Belege** zum Artikel sowie **Kunden- bzw. Lieferantenbeziehungen**. Weitere Informationen zu den einzelnen Stammdaten und den weiteren Reitern findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung).
### Belege anlegen
{% hint style="info" %}
### Voraussetzungen
Für die Anlage eines Belegs sind folgende Stammdaten erforderlich:
* mindestens eine angelegte **Kunden- bzw. Lieferadresse** im [**Menüpunkt “Adressen”**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung)
* mindestens ein angelegter **Artikel** im [**Menüpunkt “Artikel”**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung)
* mindestens ein angelegtes **Lager** unter [**Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager)
* ggf. eine selbst angelegte **Versandart** und **Lieferbedingung** unter [**Einstellungen/Lager/Lieferungsmodalitäten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten)
* ggf. eine selbst angelegte **Zahlungsart** und **Zahlungsbedingung** unter [**Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten)
{% endhint %}
Unabhängig davon, ob Du einen **Verkaufs- oder Einkaufsbeleg** in VARIO Cloud anlegen willst, der Weg ist der gleiche, nur über unterschiedliche Menüpunkte, nämlich die **Menüpunkte**“ **Verkauf**” und “**Einkauf**“. Du kannst jedoch sowohl **Einkaufsbelege** als auch **Verkaufsbelege** von **beiden Menüpunkten** aus anlegen. Um beispielsweise einen **Verkaufsbeleg** anzulegen, gehe folgendermaßen vor:
* Öffne den **Menüpunkt “Verkauf”**.
* Klicke auf den **Button “Verkaufsbeleg”** oder alternativ auf **“+Verkaufsbeleg anlegen”**, um einen **neuen Beleg** anzulegen.
* Wähle die gewünschte **Belegart** aus. Danach wählst Du die **Kundenadresse** aus, für die der Beleg angelegt werden soll. Die verfügbaren **Belegarten** kannst Du unter [**Einstellungen/Belege/Belegarten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten) anpassen und erweitern.
* Nach der Adressauswahl öffnet sich die **Belegerfassung**. Diese ist in verschiedene Bereiche unterteilt, z. B. **Adressangaben**, **Belegdaten** und **Positionen**. Weitere Details zu diesen Bereichen findest Du auf unseren **Handbuchseiten**[“ **Belege – Verkauf**”](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege) und “ [**Belege – Einkauf**](/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege)“.
* Über die **Buttons**“ **+Lieferadresse**” und “ **+Rechnungsadresse**” kannst Du bei Bedarf eine Lieferadresse bzw. Rechnungsadresse einfügen.
* Im **Bereich**“ **Positionen**” fügst Du die gewünschten Artikel hinzu. Du kannst entweder das **Lupen-Symbol** verwenden oder direkt die **Artikelbezeichnung** eintippen, um gezielt zu filtern. Über das **Plus-Symbol** kannst Du **weitere Positionen** hinzufügen.
* In den **Bereichen**“ **Lieferung**” und “ **Zahlung**” kannst Du **Lieferungs-** und **Zahlungsmodalitäten** erfassen, sofern diese nicht bereits in der Adresse hinterlegt sind.
* Klicke in der **Belegzusammenfassung** auf **“Speichern”**, um den Beleg zu speichern. Solange der Beleg nicht weiterverarbeitet (z. B. gedruckt, per E-Mail verschickt oder in einen Folgebeleg übernommen) wurde, kann er über den **Button “Bearbeiten”** jederzeit wieder angepasst werden.
* Nach dem Speichern des Belegs kannst Du den Beleg über die Buttons in der Belegzusammenfassung in die nächste **Belegart** der **Belegkette** übernehmen. Nach der Übernahme ist jedoch **keine Bearbeitung** mehr möglich!
* In den **weiteren Reitern** findest Du zusätzliche Informationen, z. B. **offene Posten** oder **im DMS hinterlegte Dateien** zum Beleg.
## Wichtige Stammdaten
Damit Du **flüssig** und **effizient** mit VARIO Cloud arbeiten kannst, ist die Pflege bestimmter Stammdaten erforderlich. Je nach Einsatzbereich (z. B. Verkauf, Einkauf, Lager oder FiBu) sind verschiedene Einstellungen notwendig. Wir zeigen Dir im Folgenden, welche Stammdaten relevant sind und verlinken direkt auf die entsprechenden **Handbuchseiten**, auf denen Du weiterführende Informationen zur Einrichtung findest.
Folgende Stammdaten und Einstellungen sind für die Arbeit mit VARIO Cloud notwendig:
* Einstellungen der **Parameter** zu **jedem Bereich** z. B. [**Einstellungen/Artikel/Parameter**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/parameter)
* **Benutzer** und **Benutzerrollen** unter [**Einstellungen/Allgemein/Benutzer, Gruppen & Rollen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen)
* mindestens eine **Warengruppe** unter [**Einstellungen/Artikel/Warengruppen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/warengruppen)
* installierte **DATEV App** über den unseren [**App-Store**](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario)
* mindestens ein **Lager** unter [**Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lagerverwaltung)
* **Picklistenvorlagen** unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten)
* je nach Bedarf eine eigene angelegte **Versandart** und **Lieferbedingung** unter [**Einstellungen/Lager/Lieferungsmodalitäten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten)
* je nach Bedarf eine eigene angelegte **Zahlungsart** und **Zahlungsbedingung** unter [**Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten)
* mindestens eine **Kontozuordnung** sowie je nach Bedarf ein **Konto** und eine **Kostenstelle** unter [**Einstellungen/Finanzen/Finanzbuchhaltung**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/finanzbuchhaltung)
* mindestens eine **Mahnstufe** unter [**Einstellungen/Finanzen/Mahnungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/mahnungen)
* Einstellung der **Zählerkreise** nach eigenem Bedarf unter [**Einstellungen/Allgemein/Zählerkreise**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zahlerkreise)
* mindestens eine **Bank** mit **Bankkonto** unter [**Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/onlinebanking)
* je nach Bedarf einen eigenen angelegten **Steuerschema** mit **Steuertyp** und **Steuersatz** unter [**Einstellungen/Finanzen/Steuern**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/steuern)
## Vorgabedaten nutzen
Für viele Stammdaten stellen wir Dir außerdem **Vorgabedaten** zur Verfügung. Diese enthalten praxisnahe Standardwerte und eignen sich besonders für den Einstieg oder häufige Anwendungsfälle. Wie Du Vorgabedaten importieren kannst, erfährst Du im [**Abschnitt "Vorgabedaten importieren".**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung#vorgabedaten-importieren)
Vorgabedaten stehen Dir für folgende **Bereiche** zur Verfügung:
* Einstellungen/Allgemein/[**Dashboards**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Dashboards)
* Einstellungen/Allgemein/[**Lokalisierungen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Reiter-Lokalisierungen)
* **Sprachen**
* **Länder**
* **Bundesländer**
* Einstellungen/Allgemein/[**Zusatzfelder**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Zusatzfelder)
* **Zusatzfeldgruppen**: Starterset aus der V8
* Einstellungen/Adressen/[**Anreden**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder)
* Einstellungen/Adressen/[**Kontaktarten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/kontaktarten)
* **Kontaktarten**
* **Erstkontaktarten**
* Einstellungen/Adressen/[**Rechtsformen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/rechtsformen)
* Einstellungen/Artikel/[**Identifikationstypen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/artikel/#Reiter-Identifikationstypen)
* Einstellungen/Artikel/[**Mengeneinheiten**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/artikel/#Reiter-Mengeneinheiten)
* **Mengeneinheiten**
* **Mengenverhältnissen**
* Einstellungen/Belege/[**Rabatte & Zuschläge**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/belege/#Rabatte-und-Zuschl%C3%A4ge)
* Einstellungen/CRM/[**Aktivitäten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/aktivitaten)
* **Aktivitätstypen**
* Einstellungen/CRM/[**Aufgaben**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/aufgaben)
* **Aufgabentypen**
* **Aufgabenstatus**
* **Aufgabenprioritäten**
* Einstellungen/CRM/[**Deals**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/deals)
* **Dealtypen**
* **Dealstatus**
* **Dealprioritäten**
* Einstellungen/CRM/[**Projekte**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/projekte)
* **Projekttypen**
* **Projektstatus**
* **Projektphasen**
* **Projektprioritäten**
* Einstellungen/Finanzen/[**Währungen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Reiter-W%C3%A4hrungen)
* System/[**Skripte**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/skripte/)
## Weitere hilfreiche Schritte in VARIO Cloud
Neben den grundlegenden Einstellungen stehen Dir **weitere Schritte** zur Verfügung, die zwar optional sind, den Arbeitsalltag in VARIO Cloud jedoch spürbar **effizienter** gestalten.
### Dashboards
Mit **Dashboards** kannst Du alle relevanten Datensätze und Informationen übersichtlich auf einen Blick darstellen – und das bereichsübergreifend. Öffnest Du beispielsweise eine **Adresse**, kannst Du Dir im **Dashboard** nicht nur die für Dich wichtigen **Stammdaten** anzeigen lassen, sondern auch direkt die **zugehörigen Belege**, die zu dieser Adresse angelegt wurden.
Alle Informationen zu den Dashboards und wie Du diese für alle Bereiche **anlegen** und **konfigurieren** kannst findest Du auf unserer [**Handbuchseite “Dashboards”**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards) und den dazugehörigen Unterseiten.
### Selektionen in C-Units
Mit **Selektionen** kannst Du die **C-Unit-Tabellen** in allen Bereichen von VARIO Cloud **individuell** anpassen. Dadurch filterst Du gezielt genau die Datensätze, die für Deine Arbeit relevant sind. Selektionen stehen Dir nicht nur in in den **einzelnen Menüpunkten** zur Verfügung, sondern können auch in **Widgets** innerhalb von Dashboards verwendet werden.
So kannst Du beispielsweise in der C-Unit der **Verkaufsbelege** einen selbst erstellten **Filter** nutzen, um Belege nach dem **Erstellungsdatum** einzugrenzen und Dir nur die gewünschten Datensätze anzeigen zu lassen.
Außerdem kannst Du Deine Datensätze auch als einen **Diagramm** anzeigen lassen. Als Beispiel kannst Du die **Bestände** der **Artikel** in einem **Säulendiagramm** anzeigen lassen, so dass Du Deinen verfügbaren Bestand immer im Blick hast.
Alle Informationen zu **C-Units** und **Selektionen** und wie Du diese für alle Bereiche **anlegen** und **konfigurieren** kannst findest Du auf unserer [**Handbuchseite “ Selektionen”**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units) und den dazugehörigen Unterseiten.
### Zusatzfelder
Mit **Zusatzfelder** kannst Du für Datensätze wie **Adressen** oder **Artikel** individuelle Felder nach Deinem Bedarf anlegen. So erfasst Du zusätzliche, **frei definierbare Angaben** direkt am jeweiligen Datensatz und passt VARIO Cloud flexibel an Deine Anforderungen an.
Wie Du Zusatzfelder für die verschiedenen Bereichen **anlegen** und **konfigurieren** kannst erfährst Du im [**entsprechenden Abschnitt**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder) auf unserer **Handbuchseite “Einstellungen Allgemein”**.
### Vorlagen
Für jeden Bereich kannst Du **Vorlagen** für das **Anlegen von Datensätzen** wie **Adressen** oder **Artikeln** erstellen. In diesen Vorlagen hinterlegst Du die gewünschten **Einstellungen** und **Standardwerte**, die beim Anlegen eines **neuen Datensatzes** automatisch **übernommen** werden. Dadurch reduzierst Du den manuellen Erfassungsaufwand und stellst eine einheitliche Datenpflege sicher.
Beispielweise kannst Du Dir eine **Vorlage für Adressen** anlegen, in der die **Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten** bereits definiert sind. Wählst Du diese Vorlage bei der Anlage einer **neuen Adresse** aus, werden die hinterlegten Angaben automatisch in den entsprechenden Feldern vorbelegt.
Wie Du Vorlagen **anlegen** und **konfigurieren** kannst erfährst Du im [**entsprechenden Abschnitt**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/vorlagen) auf unserer **Handbuchseite**“ **Einstellungen Allgemein”**.
# Startmaske und Navigation
Überblick über Startmaske, Informationsleiste, Navigation, Benutzereinstellungen und Kommunikationszentrale in VARIO Cloud.
Auf dieser Seite erhältst Du einen **Überblick** über die **zentralen Bereiche** und **Menüpunkte** in VARIO Cloud. Dazu gehören die **Startmaske**, das **Navigationsmenü** mit den **verschiedenen Verwaltungen**, die **Benutzereinstellungen** sowie die **Kommunikationsverwaltung**. Dabei lernst Du die **wichtigsten Funktionen** kennen, die Dir das **tägliche Arbeiten** mit VARIO Cloud erleichtern.
Hier ein **Deep Dive** zu der **gesamten Navigation** in VARIO Cloud in Kurzfassung:
{% embed url="" %}
{% hint style="info" %}
Beachte bitte, dass Dir VARIO Cloud individuell, in Abhängigkeit der erworbenen (lizenzierten) Module, angezeigt wird. Daher kann es unter Umständen sein, dass nicht alle hier beschriebenen Funktionen in vollem Umfang eingeblendet werden.
{% endhint %}
## Startmaske
Nach der Anmeldung befindest Du Dich in unserer VARIO Cloud-Startmaske. Diese besteht aus den drei Bereichen: **Informationsleiste, Navigationsmenü** und dem **Anwendungsbereich**. Die Beschreibung haben wir in die entsprechenden Bereiche aufgeteilt, da die Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten sehr unterschiedlich sind und so eine bessere Orientierung möglich ist.
### Teilen der Seite
Auf allen Indexseiten existiert oben rechts der Teilen-Button (Pfeil), mit dem sich die Seite teilen lässt. Ein Klick darauf öffnet die Share-API. Im Kontextmenü gibt es jetzt neben ‘Link kopieren’ auch die Option ‘Teilen’, die ebenfalls die Share-API aufruft. Im DMS wird beim Kopieren des öffentlichen Links nun ebenfalls die Share-API genutzt.
## Informationsleiste
In der **Informationsleiste** kannst Du über das Burger-Symbol mit dem Pfeil nach links (oben links) das **Navigationsmenü** ein- und ausblenden. Die anderen Funktionen und Symbole sind hier detailliert beschrieben:
### Globale Volltextsuche
Mit einem Klick auf "Suchbegriff" kannst Du eine **Globale Volltextsuche** starten. Dabei wird die Cloud anhand Deines Suchbegriffs (mindestens 3 Zeichen) **komplett** durchsucht. Die ersten beiden Treffer werden unter den jeweiligen Programmbereichen (Adressen, Artikel, Belege, …) in **gelb markiert** angezeigt. Über die verschiedenen Minisymbole kann (abhängig vom Suchergebnis), direkt in z. B. Google Maps, ins E-Mail-Programm oder die Belegansicht verzweigt werden. Auch die Menüstruktur der VARIO Cloud – inklusive Hauptmenüs wie **Einstellungen** oder **System** sowie deren Tabs und Untermenüs, z. B. **Zählerkreise** oder **Reportdesigner** – kann über die Volltextsuche komfortabel durchsucht werden. Der Suchverlauf (linke Seite) bleibt bis zur nächsten Aktualisierung gespeichert.
{% hint style="info" %}
Nutze die Volltextsuche z. B. wenn Du einen Kunden am Telefon hast. Auf Knopfdruck erhältst Du so alle Kundenaktionen nach Bereichen sortiert und kannst von hier aus das gewünschte Programm öffnen.
{% endhint %}
#### Durchsuchbare Felder
Um herauszufinden, welche Felder bei einer Volltextsuche durchsucht werden, kannst Du die **Netzwerkkonsole** des Browsers verwenden. Mit **Strg+Umschalt+J** kann die Konsole geöffnet werden. Wird nun in der Volltextsuche ein Suchbegriff eingegeben, so werden im **Bereich “Netzwerk”** je nachdem mehrere FT-Search Endpunkte aufgelistet. Durch Anklicken eines dieser Endpunkte können im rechten Bereich, unter dem **Reiter “Vorschau”**, die aufgelisteten Zeilen aufgeklappt werden. Innerhalb dieser befindet sich das **Objekt “document”**, in dem die Felder zu sehen sind, die bei der Suche durchsucht werden. Falls keine Daten angezeigt werden, sind in dem Bereich keine entsprechenden Werte vorhanden.
### Schnellzugriff neuer Datensatz
Über den Plus-Button öffnest Du den **Schnellzugriff**, mit dem Du häufig genutzte Datensätze wie z. B. Aufgaben, Adressen, Artikel oder Belege schnell neu anlegen kannst. Mit z. B. Anwahl von “Artikel” wird der Dialog “Artikel anlegen” geöffnet. Der Schnellzugriff erleichtert Dir so die tägliche Arbeit.
Die Auswahl und Reihenfolge der angezeigten Datensätze (Entitäten) kannst Du in den **“Benutzereinstellungen”** individuell anpassen.
### Standort auswählen
Über den **Button "Kein Standort"** wählst Du einen der unter [**Einstellungen/Allgemein/Standorte**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/standorte) hinterlegten Standorte aus. Den gewählten Standort kannst Du jederzeit ändern.
### Lesezeichenmanager
Mit einem Klick auf das Lesezeichen-Symbol (rechts neben dem Plus-Symbol) öffnest Du den **Lesezeichenmanager**. Hier kannst Du Lesezeichen hinzufügen, bearbeiten, verschieben oder löschen. Im **Verlauf** werden die 10 zuletzt besuchten Seiten angezeigt.
### Lesezeichen hinzufügen
Nutze die Pin-Funktion, um wichtige Datensätze schnell griffbereit zu haben. So kannst Du jederzeit darauf zugreifen.
**So fügst Du ein Lesezeichen hinzu:**
* **Aus dem Datensatz heraus** (z. B. ein Verkaufsbeleg):
* im Lesezeichenmanager auf “**Lesezeichen +**” klicken
* oder im **Kontextmenü** die Aktion “**Lesezeichen hinzufügen**” wählen (**Tastenkombination Alt+Shift+D**)
* **Über den Verlauf im Lesezeichenmanager:**
* klicke auf das “**+**” neben dem gewünschten Eintrag
Im Dialog “**Lesezeichen hinzufügen**” kannst Du die Bezeichnung ändern und eine Beschreibung ergänzen, um Deine Lesezeichen besser zu strukturieren. Im **Bearbeitungsmodus** lässt sich ein Lesezeichen bei Bedarf über die Schaltfläche “**Löschen**” wieder entfernen. Ein Klick auf den Namen des Datensatzes öffnet diesen direkt in einem neuen Tab.
### Hilfe (Fragezeichen)
Mit Klick auf das Fragezeichen-Symbol öffnet sich das Informationsmenü. Hier findest Du z. B. unsere News, das Handbuch, rechtliche Informationen oder die Möglichkeit eine Softwarevorführung zu buchen.
### Persönlicher Benutzerbereich
Mit Klick auf Dein Benutzerbild oder das Benutzer-Icon öffnet sich zunächst eine kleine Benutzermaske, die neben dem Profilbild und Benutzernamen noch weitere Funktionen bietet.
Die Funktionen der einzelnen Minisymbole kurz erklärt:
| Minisymbol | Funktion |
| -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
|  | **Anzahl Aufgaben:** Zeigt die Anzahl der Aufgaben an, die dem Benutzer zugeordnet sind. Mit Klick auf die Zahl wird die Liste dieser Aufgaben im CRM-Bereich direkt geöffnet. |
|  | **Support-Modus:** Dieser Modus versetzt VARIO Cloud in einen Zustand, der ergänzenden Informationen, Funktionen und Ressourcen dient, die uns zur Diagnose und Unterstützung dienen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/support/melden-von-problemen-in-vario-cloud/support-modus). |
|  | **Benutzereinstellungen:** Hier kannst Du Deine Benutzereinstellungen verwalten, um VARIO Cloud an Deine individuellen Bedürfnisse anzupassen. Die detaillierte Beschreibung findest Du [hier.](/admin-center-handbuch/uberblick-and-navigation#benutzereinstellungen) |
|  | **Benutzertasks:** Hier werden Dir die Tasks aufgelistet, die Du als Benutzer ausgeführt hast, wie z. B. Importvorgänge, Mahnläufe oder Aufgabenabrechnungen. |
|  | **Abmelden:** Mit Anwahl dieses Buttons wirst Du aus VARIO Cloud abgemeldet. |
## Benutzereinstellungen
{% hint style="info" %}
### Gerätübergreifende Anpassungen
Anpassungen, die Du in den Benutzereinstellungen vornimmst, werden automatisch auf alle weiteren Geräte übertragen, mit denen Du auf VARIO Cloud zugreifst. So müssen diese nicht in jedem Gerät neu konfiguriert werden.
{% endhint %}
### Reiter Persönliche Daten
Im **Bereich** “**Allgemeine Informationen**” kannst Du Dein **Benutzerbild** anpassen. Die anderen Felder sind nur lesbar und können nur vom Administrator geändert werden. Im **Bereich** “**Benutzersprache**” kannst Du derzeit zwischen Deutsch und Englisch wählen. VARIO Cloud wird entsprechend der gewählten Sprache angezeigt.
### Reiter Abonnements
Im **Bereich “Abonnements”** kannst Du festlegen, zu welchen Datensätzen Du Benachrichtigungen erhalten möchtest – z. B. bei Änderungen an einer Adresse oder eines Deal durch einen anderen Benutzer. Über den **Button “+Abonnement-Einstellungen”** legst Du fest, in welchen Fällen Dir eine Benachrichtigung angezeigt wird. In der **Übersicht “Abonnements”** siehst Du alle Datensätze, die Du aktuell abonniert hast. Durch einen Klick darauf können diese in einem **neuen Tab** geöffnet werden. Du kannst einzelne **Datensätze** wie Adressen und Deals direkt abonnieren, indem Du sie öffnest und oben auf das [**Sternsymbol**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/adressen/#Kontextmen%C3%BC-) **im Kontextmenü** klickst. Den **Inhalt der Benachrichtigung** kannst Du jeweils unter [**System/Ausgabe**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/#Modul-Adress-Listen) im entsprechenden Reiter, z. B. **Adress-Listen**, bearbeiten.
### Reiter Sicherheit
Im Bereich “**Passwort ändern**” kannst Du ein **neues Passwort** vergeben. Hierfür muss zunächst das alte Passwort erfasst werden. Über den **Button “Zweiter Faktor”** lässt sich über die Typen “OTP” (One-Time-Passwort) oder “PASSKEY” (passwortloser Login) **neben** Deinem Passwort ein zweiter Faktor zur Anmeldung einrichten. Nach erneuter Anmeldung werden dann die erforderlichen Schritte zur Vorgehensweise angezeigt.
{% hint style="warning" %}
Wir empfehlen vor der Änderung des Passwortes die **aktuellen Passwort-Richtlinien** beim Administrator zu erfragen. Außerdem sollten für die Einrichtung eines zweiten Faktors **Kenntnisse vorhanden** sein!
{% endhint %}
### Reiter Arbeitsbereich
Im Bereich “**Design**” kann zwischen den Anzeigen “Hell”, “Dunkel” und “Barrierefrei” gewählt werden. Beim barrierefreien Design ist im Vergleich zur dunklen Anzeige der Kontrast zwischen den Farben etwas stärker. Mit Anwahl wird direkt ins gewählte Design gewechselt. Wähle aus, was für Dich passt.
Im Bereich der “**Position**” lässt sich die Position der Buttons für Links- und Rechtshänder tauschen. Diese Funktion greift zur Zeit “nur” in der MDE-Maske!
Im Bereich “**Schnellzugriff**” hast Du die Möglichkeit, das [Schnellzugriffsmenü in der Infoleiste ](#schnellzugriff-neuer-datensatz)individuell anzupassen. Im **Standard** werden die Datensätze **Aufgaben, Adressen, Artikel, Verkaufsbelege** und **Einkaufsbelege** angeboten. Über die Schaltfläche “Buttons auswählen” kannst Du diese Auswahl um weitere Datensätze wie **Aktivitäten, Deals** und **Projekte** erweitern und die Reihenfolge über das Drag n Drop Symbol nach Deinen Wünschen anpassen. Mit “Zurücksetzen” stellst Du die Standardauswahl jederzeit wieder her.
Im **Bereich** “**Zusätzliche Einstellungen**” können über die beiden Toggle **“Führende “0” zu Telefonnummern bei ausgehenden Anrufen automatisch hinzufügen”** getrennt nach Anrufe vom Desktop und Mobilgerät eingestellt werden. Das ist abhängig vom Telefonsystem. Eine Anleitung zur Anbindung der **3CX-Telefonanlage** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/3cx-app).
Über den Toggle “**Editor im Markdown-Modus starten**” kannst Du festlegen, ob die Texteditoren immer im **Markdown-Modus (Quelltext-Modus)** starten sollen.
Mit dem Toggle **“Google Maps Fenster bei Adressen anlegen zeigen”** kannst Du festlegen, ob beim **Anlegen einer neuen Adresse** die **Google Maps Karte** angezeigt werden soll, wenn Du die **Anschrift** angibst.
Bei aktiviertem Toggle **“Aufgabestatus bei STRG-Speichern übernehmen und veröffentlichen”** erscheint ein Auswahlfeld zur Festlegung eines Aufgabenstatus (z. B. Angelegt, Zugeordnet). **Speicherst** oder aktualisierst Du anschließend eine **Aktivität** mit gedrückter **STRG**-Taste, werden die **Aktivität** und die zugehörige **Aufgabe** automatisch **veröffentlicht**, und der hier ausgewählte **Aufgabenstatus** automatisch auf die Aufgabe angewendet.
Mit dem **Toggle „Preise, Rabatte und Zuschläge aus Verkaufsbelegpositionen direkt im Kontextmenü in die Kundenbeziehung übernehmen können“** kannst Du **Preise, Rabatte** und **Zuschläge** aus [Verkaufsbelegpositionen](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#positionen) automatisch **Kunden-Artikel-Beziehungen** zuordnen. Ist der Toggle **aktiviert**, erscheint die **Option „Menge aus der Belegposition bei der Direktübernahme berücksichtigen“**, mit der Du bestimmen kannst, ob die **Menge** aus der Belegposition übernommen werden soll. Um Preise, Rabatte oder Zuschläge zuzuordnen, klicke mit **Rechtsklick** auf den **Einzelpreis**, **Rabatt** oder **Zuschlag**. Wähle anschließend die **Option „Sonderpreis/Rabatt/Zuschlag für diesen Kunden sofort anlegen“** aus.
{% hint style="info" %}
Nachdem Du diese Option aktiviert/deaktiviert hast, greift die Änderungen **nur auf den geöffneten** und **nicht** auf weitere Tabs.
{% endhint %}
Über die Optionen unter **“E-Mail mit Anhängen versenden”** kannst Du auswählen, ob beim **Versenden einer Datei** über E-Mail, z. B. ein Beleg, die Datei **separat heruntergeladen** werden soll, während gleichzeitig **ein E-Mail-Entwurf erstellt wird**, oder ob stattdessen eine **EML-Datei** heruntergeladen werden soll. In der EML-Datei ist der E-Mail-Entwurf bereits **inklusive des Anhangs** eingebettet. Diese Datei kannst Du anschließend mit Deiner E-Mail-Anwendung, beispielsweise **Outlook**, öffnen und versenden.
Die Optionen unter **“Feldreihenfolge in Belegpositionen”** ermöglichen Dir festzulegen, welches Feld beim **Hinzufügen einer neuen Position** in einem Beleg **automatisch fokussiert** wird. Dadurch kannst Du direkt mit der **Eingabe** in dem gewünschten Feld beginnen, ohne dieses manuell auswählen zu müssen.
Unter “**Sucherverzögerung (in Millisekunden)**” kannst Du die **minimale Suchverzögerung** festlegen. Unter “**Minimale Zeichenanzahl für die Suche**” bestimmst Du die Zeichenanzahl für die **globale Volltextsuche** und die **Datagrid-Suche**.
* Die Suchverzögerung darf nicht unter **100 Millisekunden** liegen.
* Die Zeichenanzahl darf nicht unter **drei Zeichen** liegen.
Wird ein Wert außerhalb dieser Grenze gespeichert, korrigiert das System ihn automatisch auf den kleinstmöglichen gültigen Wert. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Meldung.
### Reiter Tabs
In diesem Bereich kannst Du die Reihenfolge der Tabs (Reiter) der einzelnen Bereichen anpassen. Über den **Button “Bearbeiten”** kannst Du in den Bearbeitungsmodus wechseln, in dem Du die einzelnen Tabs über die **sechs Punkte** (1) nach oben oder unten verschieben kannst. Durch die Auswahl einzelner oder mehrerer Tabs können diese über die **drei Punkte** (2) auch **entfernt** werden. Entfernte Tabs können anschließend über den Button **“Tabs auswählen”** (3) wieder hinzugefügt werden. Über den Button **“Zurücksetzen”** kann die ursprüngliche Reihenfolge wiederhergestellt werden.
Mit der **Option “Tab-Reihenfolge aus Einstellungen auswählen”** (4) kannst Du alternativ eine bereits unter **Einstellungen -> Allgemein** angelegte Tab-Reihenfolge auswählen und übernehmen. Mehr dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tab-reihenfolgen).
Anschließend können die Änderungen über die **Option “Speichern”** abgespeichert werden.
### Reiter Tastenkürzel
Hier findest Du eine Liste der häufigsten Aktionen mit hinterlegten **Tastenkombinationen**. Dies hat den Vorteil, dass an vielen Stellen zwischen Maus- und Tastaturbedienung gewählt werden kann. Für die Volltextsuche haben wir beispielsweise die Tastenkombination “Alt+F” hinterlegt. Nach Auswahl der Tastenkombination und Anklicken des Buttons kann eine **neue Kombination** z. B. ALT+V zugewiesen werden. Individuell angepasste Tastenkombinationen werden gekennzeichnet. Über den Toggle **“Aktiv”** lassen sich einzelne z. B. nicht benötigte Tastenkürzel deaktivieren.
### Reiter Dashboards
In den Einstellungen/Allgemein/Dashboards kannst Du mehrere individuelle **Startseiten- und Menü-Dashboards** anlegen und diesen die Sichtbarkeit “Alle”, “Benutzer” oder “Benutzergruppe” zuordnen. Da Du aber eventuell selber nicht alle Dashboards angezeigt haben möchtest, hast Du hier über den Button “**Dashboard auswählen**” die Möglichkeit in den jeweiligen Bereichen die Dashboards auszuwählen, welche Du angezeigt haben willst. **Bedeutet:** Nur die hier Ausgewählten werden **Dir** in der **VARIO Cloud Startmaske bzw. in den entsprechenden Bereichen** unter Dashboards jeweils angeboten.
Die Reihenfolge der Dashboards kannst Du festlegen, indem Du diese mithilfe des Symbols  verschiebst. Das Dashboard, das in den jeweiligen Bereichen an erster Stelle steht, ist das Dashboard, das beim Öffnen des Menüs “Dashboards” bzw. eines Datensatzes in einem entsprechenden Bereich standardmäßig angezeigt wird.
### Reiter CRM/DMS
#### Benutzerparameter
Im Bereich “**Benutzerparameter**” findest Du den Toggle “**Abfrage nach Drag & Drop von E-Mail auf “+Aktivität”**.
**Bedeutet:** **Mit Aktivierung** des Toggles kann in eine Adresse/Reiter “Aktivitäten” eine externe oder interne E-Mail auf den Button "+ Aktivität" gezogen werden. Im darauffolgenden Dialog “Bestätigung” kann dann gewählt werden, ob eine Aktivität mit dem Typ “**E-Mail-Bearbeitung**” oder “**E-Mail-Archivierung**” angelegt werden soll. **Bei deaktiviertem** Toggle wird **ohne Rückfrage** eine Aktivität des Typs “E-Mail-Archivierung” erstellt.
Mit den Togglen **“Automatische Veröffentlichung von “Aktivitäten”**” und **“Automatische Veröffentlichung von “Aufgaben”**” kannst Du festlegen, ob beim Anlegen einer Aktivität bzw. Aufgabe automatisch der **Toggle “Veröffentlicht”** aktiviert werden soll. Dadurch wird die Aktivität oder Aufgabe nach dem Speichern im Kundenportal veröffentlicht. Bei **Aktivitäten** werden dabei auch die **angehängten Dateien** veröffentlicht.
#### E-Mails in Aktivitäten ziehen
Du hast die Möglichkeit, E-Mails – beispielsweise aus Outlook – direkt in Aktivitäten zu ziehen. Ziehe die E-Mail entweder auf den Button “+Aktivität” oder in eine bereits vorhandene Aktivität. Beim Drag-and-Drop werden Absender und Empfänger der E-Mail automatisch ausgelesen und mit den E-Mail-Adressen der Ansprechpartner in der zugehörigen Adresse abgeglichen. Sind die Ansprechpartner in der Adresse hinterlegt, werden sie automatisch in die Aktivität übernommen.
#### Aktivitätstypen
Es können **benutzerdefinierte Verknüpfungen** zwischen dem “Aktivitätstyp” und der “Abrechnungsart von Aktivitäten” erstellt werden. Das hat den Vorteil, dass bei Anlage einer neuen Aktivität **automatisch** das Feld “Aktivitätstyp” mit der Standardauswahl (lt. Bsp. “Praktikantentätigkeit”) vorbelegt ist und die Abrechnungsart (lt. Bsp. “Unklar”) nach dem Speichern der Aktivität automatisch gesetzt wird. Je Benutzer können mehrere solcher Verknüpfungen angelegt, aber nur eine als Standard per Toggle bestimmt werden.
#### Abweichender Verkaufskanal
In den Benutzereinstellungen kannst Du einen „Abweichenden Verkaufskanal“ hinterlegen, der anschließend in den Belegdaten und in der Detailansicht der Bestände verwendet wird. Ist dieser Verkaufskanal für einen Artikel nicht verfügbar, wird automatisch der Standard-Verkaufskanal verwendet.
### Reiter Zusatzfelder
Hier kannst Du festlegen, in welcher Reihenfolge die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder angelegten **Zusatzfeldgruppen** in den verschiedenen Bereichen, wie z. B. Artikel oder Adressen, erscheinen sollen. Du kannst die einzelnen Zusatzfeldgruppen innerhalb der jeweiligen Bereiche in die gewünschte Position verschieben.
Mehr zur Erstellung von **Zusatzfeldern** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
### Reiter Ausgabe
Hier findest Du die Möglichkeit, **Ausgabepräferenzen für Deinen Benutzer** zu hinterlegen. Diese sind besonders nützlich, um **Präferenzen** für den automatischen **E-Mail-Versand** mit dem **Ausgabetyp “USER\_MESSAGE”** und dem **Konsument “Standard USER\_MESSAGE”** aus der VARIO Cloud festzulegen. Mit dem **Ausgabetyp “USER\_MESSAGE”** und dem **Konsument “Standard USER\_MESSAGE”** kannst Du eine Ausgaberegel für den automatischen Versand von **Benachrichtigungen** über die **Kommunikationszentrale** bezüglich [**abonnierter Datensätze**](#reiter-abonnements). Mehr zum Thema **Ausgabe** erfährst Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Reiter-Ausgabe).
### Reiter Microsoft365
Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn Du die App Microsoft 365 installiert hast. **Informationen zur Einrichtung und Funktionsweise der App** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365).
## Kommunikationszentrale
Die Kommunikationszentrale findest Du in der Informationsleiste oben rechts. Hier fließen **Benachrichtigungen** rein wenn …
* eine **Bestellvorschlagsliste** (Einkauf) erstellt wurde
* ein **Mahnlauf** (Finanzen) erstellt wurde
* für einen Benutzer, Beobachter oder Zugewiesenem einer **fälligen** **Aufgabe bzw. Erinnerung** (CRM) ein bestimmter Fall eintritt.
Das System informiert Dich über die Menge der Benachrichtigungen. Mit Anwahl wird die Kommunikationszentrale geöffnet. Die neuen Nachrichten werden unter “ungelesen” aufgelistet. Jede Benachrichtigung bietet einen Direktlink an. Kritische Erinnerungen und Aufgaben sind an der roten Glocke und dem Zusatz “Wichtig” zu erkennen. Mit einem Rechtsklick kann über die Aktionen “**Alle gelesenen Nachrichten löschen**” oder “**Alle Nachrichten löschen**” die Liste aufgeräumt werden.
Wann Benachrichtigungen zu fälligen Aufgaben und Erinnerungen in die Kommunikationszentrale fließen, findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben#erinnerung-anlegen).
{% hint style="info" %}
### Interne Nachrichten versenden
Im Nachrichtenfenstern können interne Nachrichten an einzelne Benutzer versendet werden.
Mit “@” werden alle Benutzer aufgelistet, aus denen die gewünschten ausgewählt werden können. Über STRG+V wird ein Link eingefügt und mit den Minisymbolen kann eine Sprachnachricht aufgenommen, eine Datei eingefügt, der Text kopiert und die Nachricht versendet werden.
{% endhint %}
## Navigationsmenü & Anwendungsbereich
Das **Navigationsmenü** bietet eine Übersicht der Menüs von VARIO Cloud. Menüs, die mit einem kleinen Pfeil gekennzeichnet sind, lassen sich aufklappen und bieten noch weitere Untermenüs. Die Menüs lassen sich per **Maus** oder per **Shortcut** (z. B. “**Alt** + **410**” für die Bestellvorschläge) öffnen. Mit Anwahl eines Menüs, z. B. Adressen, öffnet sich das Programm im **Anwendungsbereich** zur weiteren Bearbeitung.
### Menüpunkte mit Tastaturkürzel
| **Dashboard** | 100 | [Dashboards](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards) |
| ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Adressen** | 200 | [Adressen](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung) |
| **Artikel** | 300 | [Artikel](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung) |
|
System Einrichtung Admin Center Workflows Task-Manager Datenimport Versionen Druckwarteschlange Desktop-Clients Datensatzsperren Reportdesigner
|
990 991 992 993 994 995 996 997 998 999 9910
| [System](/vario-cloud-handbuch/system/allgemeines-zu-system) |
In den Benutzereinstellungen, im Reiter **“Tastenkürzel”**, findest Du alle verfügbaren Kürzel. Die Kombinationen können bei Bedarf auch angepasst werden. Weitere Informationen dazu findest Du [hier](#reiter-tastenkurzel).
{% hint style="info" %}
### Tipps für weitere Tastaturkürzel
Auch für die Anwendungsbereiche gibt es viele Tastenkürzel (Shortcuts) wie z. B. Speichern, Bearbeiten, Abbrechen. Wenn Du die ALT-Taste ca. 4 Sekunden lang gedrückt hältst, wird Dir ein Infofenster mit den in diesem Bereich gültigen Tastenkürzeln angeboten.
In den Benutzereinstellungen, im Reiter **“Tastenkürzel”**, findest Du alle verfügbaren Kürzel. Die Kombinationen können bei Bedarf auch angepasst werden.
{% endhint %}
### Navigation zwischen den Menüpunkten mit Tastenkürzel
Du hast außerdem die Möglichkeit, Menüpunkte in einem neuen Tab oder einem neuen Fenster zu öffnen.
Um einen Menüpunkt in einem neuen Fenster zu öffnen, kannst Du die Tastenkombination ***Shift+ Linksklick*** verwenden. Möchtest Du den Menüpunkt hingegen in einem neuen Tab öffnen, nutzt Du die Kombination ***Strg+ Linksklick***. Alternativ kannst Du mit dem *Mausrad* auf den gewünschten Menüpunkt klicken oder mit ***Strg + mittlerem Mausklick*** direkt zum Menüpunkt im neuen Tab springen. Mit einem Rechtsklick auf den Menüpunkt kannst Du auch die entsprechende Option aus dem Kontextmenü auswählen.
# Tipps zur Bedienung
Praktische Tipps zu Navigation, Datagrids, Tastenkürzeln und weiteren Funktionen für effizienteres Arbeiten in VARIO Cloud.
Durch die Vielzahl an Bereichen und Funktionen in VARIO Cloud kann der Überblick über die unterschiedlichen Möglichkeiten leicht verloren gehen. Gerade **kleinere Funktionen**, die aber im Arbeitsalltag einen **großen Unterschied** machen, geraten dabei leicht in den Hintergrund.
Auf dieser Seite findest Du deshalb **eine Auswahl an Tipps und Grundfunktionen**, mit denen Du unabhängig von einzelnen Bereichen **effizienter** und **flexibler** mit VARIO Cloud arbeiten kannst.
## Eigene Adresse jederzeit aufrufen
Unabhängig davon, wo Du Dich gerade in VARIO Cloud befindest, kannst Du Deine **eigene Adresse** jederzeit direkt aufrufen. Ein Klick auf das **VARIO Cloud Logo** oben links **über dem Navigationsmenü** genügt, um die **eigene Adresse** im selben Tab zu öffnen. So sparst Du Dir die manuelle Suche im Modul **Adressen**.
## Anlegen von Datensätzen
Neue Datensätze lassen sich in den jeweiligen Programmen einheitlich über den Button mit dem “ **+**” Zeichen anlegen, der sich i.d.R in der **rechten oberen Ecke** befindet. Die erfassten Datensätze werden anschließend in einer konfigurierbaren Tabelle dargestellt. Diese bezeichnen wir im Rahmen dieser Online-Hilfe auch als [C-Units](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units).
Gibt es bereits Daten mit einer ähnlichen Artikelnummer werden diese bei der Anlage angezeigt.
## Öffnen und Verlassen von Datensätzen
Datensätze lassen sich aus dem C-Unit heraus, mit einem **Linksklick auf die gewünschte Zeile** im selben Tab, oder mit einem **Rechtsklick über den Kontextmenü** in einem separaten Tab öffnen. Alternativ kann ein Datensatz auch direkt mit einem **mittlerem Mausklick** direkt in einem neuen Tab geöffnet werden.
Bei der Auswahl **mehrerer Datensätze** über die Checkbox, oder bei gedrückter Steuerungstaste mit Rechtsklick, können diese ebenfalls in mehreren neuen Tabs geöffnet werden. Dafür müssen im geöffneten Browser jedoch Pop-Ups zugelassen sein.
Um einen geöffneten Datensatz zu verlassen, kannst Du entweder **im Navigationsmenü** auf einen Menüpunkt klicken oder Du klickst innerhalb des Datensatzes auf den “ **<-Zurück-Button**” oben rechts (z. B. innerhalb eines Artikels).
Ebenso verhält es sich auch in anderen Bereichen. Öffnest Du z. B. unter **Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung** ein Lager, um Einstellungen vorzunehmen und möchtest im Anschluss zurück, so klickst Du einfach erneut auf den **Reiter Lagerverwaltung** um zur Übersicht zurück zu gelangen.
## Löschen und Deaktivieren von Datensätzen
Zum **Deaktivieren** oder **Löschen** ist der gewünschte Datensatz (auch mehrere) in der linken Checkbox des C-Units anzuhaken. Mit Anwahl der **drei roten Punkte** kann aus dem Kontextmenü “Löschen” oder “Deaktivieren” angewählt werden. **Deaktivierte Datensätze** lassen sich hinterher über das Minisymbol (oben rechts) einblenden. Über den selben Weg lassen sich diese Datensätze auch wieder aktivieren. **Gelöschte Datensätze** hingegen bleiben gelöscht!
Die gelöschten Datensätze werden jedoch in der jeweiligen Verwaltung protokolliert. Diese können über das **Aktionsmenü** in der **Übersicht der jeweiligen Verwaltung** eingesehen werden, z. B. in der Adressverwaltung.
Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](#anderungsprotokoll).
## Navigation im Datagrid mit Tastenkürzel
Am PC kannst Du statt mit der Maus auch vorwiegend mit der Tastatur in den verschiedenen Datagrids navigieren und die gewünschten Datensätze auswählen und öffnen.
**Pfeil nach oben/unten** – zum nächsten/vorherigen Datensatz springen
**Taste Bild-Hoch/Runter** – zum ersten/letzten Datensatz im Datagrid springen
**Enter** – Datensatz öffnen
**Strg + Eingabetaste** – Datensatz in einem neuen Tab öffnen
**Strg** + **Leertaste** – Datensatz markieren
**Pfeil nach rechts/links** – Unterdatagrid eines Datensatzes auf-/zuklappen (falls vorhanden, z. B. in Einkaufs- und Verkaufsbelegen)
### Text im Datagrid markieren
Im Datagrid kann der Text zu einem Datensatz markiert werden, um ihn z.B. mit Strg + C oder Rechtsklick über das Kontextmenü zu kopieren.
## Ausgewähltes in VARIO suchen
Mit der Funktion **“In VARIO suchen”** kannst Du **markierte Begriffe** wie Artikelnummern, Kundennamen oder Belegnummern direkt aus einer Maske heraus über das **Kontextmenü** in der **globalen Volltextsuche** von VARIO aufrufen.
Dazu **markierst** Du den gewünschten Text, klickst mit der **rechten Maustaste** darauf und wählst im erscheinenden Kontextmenü die Option **“In VARIO suchen”**.
Die globale Suche wird automatisch geöffnet und zeigt Dir alle relevanten Treffer im System an. Diese Funktion ermöglicht es Dir, Informationen schnell und ohne Umwege direkt aus dem aktuellen Arbeitskontext heraus zu finden.
## Neuladen von Datagrids
Es kann hilfreich sein, gewisse Seitenelemente neu zu laden, ohne die gesamte Seite neu zu laden.
Mit der Tastenkombination Alt + R werden Datagrid-Inhalte auf der Seite aktualisiert.
## Darstellungsvarianten von C-Units
Du hast in vielen C-Units die Möglichkeit, die **Variante der Darstellung** zu wählen.
Diese sind:
* **Tabellen-Darstellung**: Die Datensätze werden untereinander in Spalten sortiert angezeigt. Die Standardsortierspalte ist dabei mit einem **Pfeil** gekennzeichnet. Die anderen Spalten zeigen bei Mouseover den Pfeil an nach dem auch diese auf- oder absteigend sortiert werden kann.
* **Kachel-Darstellung**: Die Datensätze werden mit den wichtigsten Feldern in einer Kachel-Darstellung angezeigt. Hierbei kann nicht nach bestimmten Feldern sortiert werden. Bei Klick auf eine Kachel öffnet sich der jeweilige Datensatz in der Einzelansicht.
* **Vollbild-Darstellung**: Sowohl die Kachel- als auch die Tabellen-Darstellung lassen sich im Vollbild anzeigen. Dabei werden die linke Navigations- und die Informationsleiste ausgeblendet, sodass der Fokus auf der Anzeige der Datensätze liegt.
* **Schieberegler S-XL:** In allen Varianten findest Du den praktische Schieberegler. Mit diesem kannst Du zwischen “S” und “XL” regeln, wieviel Informationen Dir angezeigt werden.
Über die Minisymbole kann zwischen den Darstellungsvarianten umgeschaltet werden. Hier am Beispiel der Artikelverwaltung die **Tabellen-Darstellung**:
Die **Kachel-Darstellung:**
Der **Vollbild-Modus**:
## Tab-Scrollfunktion
Abhängig von der Größe des Bildschirms und der Anzahl der Tabs (z. B. in einer Adresse), können ggf. nicht alle Tabs gleichzeitig angezeigt werden. Mit gedrückter linker Maustaste auf den schwarzen Pfeil oder durch scrollen des Mausrades (Cursor muss sich auf einem Tab befinden) kannst Du waagerecht zwischen den Tabs scrollen.
## Infinity-Scroll
Der sogenannte **Infinity-Scroll** vereinfacht das Arbeiten im C-Unit, wenn viele Datensätzen existieren. Es werden je C-Unit eine gewissen Anzahl an Datensätzen angezeigt. Um weitere Datensätze zu laden, scrollst Du beim PC mit dem Mausrad oder dem Scrollbalken nach unten und auf mobilen Endgeräten durch wischen (swipen). Das hat den Vorteil, das “schwimmend” geblättert werden kann ohne mühsam wählen zu müssen, wie viele Datensätze pro Seite angezeigt werden sollen.
## Verlinkungen kopieren
### Verlinkung von Titeln
Überall dort, wo es in VARIO Cloud Titel gibt, wie z.B. in der Adresse, im Artikel oder den Belegen, können eine **Verlinkung** zu dieser mit einem **Linksklick** in die Zwischenablage kopiert und somit in andere Texte eingefügt werden.
Hier am Beispiel einer Adress-Titelzeile:
### Verlinkungen von Datensätze
Sowohl in den **Datagrids** als auch in den **Widgets** der Dashboards kann die Verlinkung zu einem Datensatz **per Rechtsklick über das Kontextmenü** in die Zwischenablage kopiert werden.
## Tabelleninhalte kopieren
Mit **Rechtsklick** auf einen Datensatz in einer C-Unit kannst Du über die **Option "Geladene Datensätze"** die aufgelisteten Datensätze in die **Zwischenablage kopieren**. Dabei werden **nur** die Datensätze kopiert, die in der C-Unit-Tabelle **sichtbar** sind.
Die Datensätze kannst Du im **CSV-Format** kopieren und z. B. direkt in **Excel** einfügen. Alternativ kannst Du sie in **Markdown** kopieren, um sie z. B. in eine Textdatei einzufügen. Sind Datensätze **markiert**, werden nur diese kopiert.
## Infofenster & Link
An verschiedenen Stellen wie z. B. im Feld “Adresse” im Deal, dem Feld “Auftrag” in den Offenen Posten oder den Feldeinträgen der Kontaktinformation in der Adresse, findest Du unter dem Eintrag eine **Verlinkung in Form einer feinen Linie**. Durch schweben (hovern) mit der Maus auf einen solchen Eintrag verfärbt sich dieser rot. Je nach Feld öffnet sich entweder ein **kleines Infofenster** (card view) oder es ist eine **Verlinkung** zu z. B. Deinem E-Mail- oder Telefon-Programm hinterlegt.
## Suche und Auswahl in Dropdown-Menüs
In VARIO Cloud kannst Du Dropdown-Menüs mit selbst **angelegten Einträgen** – etwa zur Auswahl von **Zahlungs- oder Versandarten** – bequem per Tastatur bedienen. Durch **manuelle Eingabe** wird die Auflistung entsprechend gefiltert. Mit der **Eingabetaste** wählst Du den **ersten angezeigten Eintrag** aus, mit der **Tabulatortaste** hingegen den **exakt passenden Wert**. Mit den **Pfeiltasten** navigierst Du zwischen den Einträgen und bestätigst mit der Tabulator- oder Eingabetaste. So kannst Du Eingaben schnell und präzise steuern, ohne die Maus zu verwenden.
## Originale Bezeichnungen herausfinden
Für verschiedene Bereiche in VARIO Cloud sind die **originalen Bezeichnungen** von **Feldern** und **Werten** erforderlich, z. B. im **Import**, in **Workflows** oder in **Skripten**. Dabei handelt es sich um die Bezeichnungen, mit denen unsere Entwickler arbeiten und die anschließend in die entsprechende Benutzersprache übersetzt werden. Auch außerhalb dieser Bereiche können sie bei der **Behebung von Problemen** in VARIO Cloud hilfreich sein.
Um die originale Bezeichnung eines **Feldes** herauszufinden, **klicke mit der rechten Maustaste** auf das **gewünschte Feld**. Im **Kontextmenü** wird die entsprechende Bezeichnung als **letzte Menüoption** angezeigt. Mit einem Klick darauf wird sie **in die Zwischenablage kopiert**. So kannst Du sie direkt in den benötigten Bereich einfügen.
Um die originale Bezeichnung von **Werten** zu ermitteln, die in einem Feld zur Auswahl stehen, z. B. bei **Geschäftsbeziehungen in Adressen**, kannst Du im [**Support-Modus**](/support/melden-von-problemen-in-vario-cloud/support-modus) den **Toggle „Originale Übersetzungen anzeigen“** aktivieren. Damit werden die **originalen Bezeichnungen** aller Felder und Werte angezeigt.
Auch die **originalen Bezeichnungen** von **C-Unit-Spalten** können über den Support-Modus mit dem **Toggle „Originale C-Unit-Bezeichnungen anzeigen“** eingesehen werden.
## Komfortable Datumseingabe
An allen Stellen, an denen eine Datumseingabe möglich ist, steht eine praktische Komfort-Funktion zur Verfügung. Damit kannst Du schnell und einfach relative Datumswerte eingeben:
* 0 = Tagesdatum
* -1 = Tagesdatum -1 (gestern)
* +14 = Tagesdatum +14
## Änderungsprotokoll
In vielen Bereichen, wie z. B. **Adressen** oder **Aufgaben**, kannst Du über das **Aktionsmenü** ein Protokoll aller Änderungen einsehen.
In Bereichen wie den **Einstellungen** zu den **Benutzergruppen** und **Benutzerrollen** kannst Du über einen **Rechtsklick** auf einen Datensatz die **Option “Änderungsprotokoll”** aus dem Kontextmenü auswählen.
Im Änderungsprotokoll werden auf der linken Seite die **Zeiteinträge** aufgelistet, zu denen Änderungen vorgenommen wurden. In der mittleren Spalte werden die **alten Angaben** in rot und auf der rechten Seite die **neuen Angaben** mit den Änderungen in grün angezeigt.
Über den Kopieren-Button kann das **Änderungsprotokoll in die Zwischenablage kopiert** werden. Dabei wird das gesamte Protokoll kopiert (unabhängig vom Toggle “Nur Unterschiede anzeigen”).
### Protokollierung gelöschter Datensätze
In den Bereichen, in denen Änderungsprotokolle zur Verfügung stehen, werden auch gelöschte Datensätze, wie z. B. Adressen oder Aufgaben, protokolliert. Diese können über das **Aktionsmenü** in der **Übersicht der jeweiligen Verwaltung** eingesehen werden, wie z. B. in der Adressverwaltung.
## Zusätzliche Optionen in Texteditoren
Beim Hovern mit der Maus über einen Texteditor werden zwei Optionen im unteren rechten Rand des Editors eingeblendet, die sowohl im Bearbeitungsmodus, als auch außerhalb des Bearbeitungsmodus verwendet werden können:
* Mit dem Kopieren-Button kann das **gesamte Inhalt** im Texteditor **kopiert** werden
* Mit Vollbild-Button kann der Inhalt in **Vollbildmodus** geöffnet werden, was besonders bei langen Texten hilfreich sein kann
### Verlinkungen in Texteditoren
Innerhalb der Texteditoren können auch **Links** eingefügt werden. Mit der **Option “Link einfügen”** kannst Du die **URL** zusammen mit dem **Link-Text**, mit dem die URL verknüpft werden soll, angeben.
**Außerhalb des Bearbeitungsmodus** wird der Link durch einen **Linksklick** auf diesen in einem neuen Tab geöffnet. **Im Bearbeitungsmodus** kann der Link mit einem **Rechtsklick** auf diesen über das Kontextmenü geöffnet werden.
#### Verlinkung im Quelltext
Verlinkungen können auch im Quelltext hinzugefügt werden. Dazu muss die **Option “Quelltext anzeigen”** aktiviert werden, die den Quelltext des Textes anzeigt, in den der Link mit folgender Struktur eingefügt werden kann: **\[Text]\(Link)**.
Um den Link oder den zugehörigen Text nachträglich zu ändern, muss wieder in den Quelltext der Beschreibung gewechselt werden, um diesen entsprechend zu bearbeiten.
## Exportieren
In den C-Units kannst Du über den Minibutton **“Exportieren”** z. B. Artikel aus der Artikelübersicht Excel-Datei mit dem XLSX-Format exportiert werden.
Nach Auswahl des Formats kann ein **Dateiname** vergeben werden und ausgewählt werden, ob die Datensätze als Datei **heruntergeladen** oder **ausgedruckt** und wie viele Datensätze dabei **exportiert** werden sollen.
## Vorgabedaten importieren
In den Einstellungen können zusätzliche bereits vorhandene Daten für die verschiedenen Bereiche in VARIO Cloud importiert werden. Ein Beispiel hierzu sind die **Sprachen** und **Länder** im **Reiter “Lokalisierung**” unter den **Einstellungen/Allgemein**. Um weitere Sprachen zu importieren, klicke auf das **Cloud-Symbol** über der C-Unit-Tabelle.
Wähle eines der **Datenpakete** aus, um es zu importieren. Beim Aufklappen werden die im Paket enthaltenen Einzeldaten aufgelistet.
Der Import der Vorgabedaten funktioniert über einen **Benutzertask**, der Dir unten rechts angezeigt wird. Auf diesen kannst Du klicken um Dir den Status anzusehen. Ist der Task erfolgreich durchgelaufen wird der Import unter [**System/Datenimport**](/vario-cloud-handbuch/system/import-export/manuelle-datenimporte) **(Menüpunkt 995)** entsprechend protokolliert. Hier kannst Du den **Status des Imports** einsehen und auch nachvollziehen, ob und aus welchem Grund ggf. einzelne Datensätze nicht importiert werden konnten.
## Auswahl des eigenen Benutzers
An den verschiedenen Stellen in VARIO, an denen Du einen Benutzer auswählen kannst, z. B. als Zugeordneter einer Aufgabe oder eines Deals, wird der eigene Benutzer an erster Stelle aufgelistet und kann mit einem Linksklick oder der Eingabetaste direkt ausgewählt werden.
## Ausgabemöglichkeiten von Belegen
Innerhalb eines Beleges werden in den Belegdetails (rechte Seite) verschiedene Belegausgaben angeboten. Noch nicht veröffentlichte Belege sind dabei mit einem Stempel “ **DRAFT**” (Entwurf) und stornierte Belege mit “ **STORNO**” gekennzeichnet.
* **Beleg/Belegvorschau anzeigen:** Öffnet die Druckansicht
* **Beleg herunterladen:** Lädt den Beleg im PDF-Format herunter
* **Beleg drucken**: Druckt den Beleg aus
* **Beleg als E-Mail versenden:** Versendet den Beleg als E-Mail im PDF-Format. **Voraussetzung** ist die Installation des **VARIO Cloud Desktop-Clients** sowie ein **E-Mail-Client welches MAPI-fähig ist** wie z. B. Outlook (empfohlen).
## PDF-Viewer
Bei geöffneter Belegvorschau über die Option “ **Belegvorschau anzeigen**” ist es möglich Text zu markieren, das in Rosa hervorgehoben wird, und ihn zu **kopieren**. Außerdem kannst Du mit der Tastenkombination “ **Strg + F**” nach einem Begriff im Beleg suchen. Die gefundene Begriffe dazu werden im Beleg und auf der geöffneten Cloud-Seite gelb markiert. Mit der **Eingabetaste** kannst Du zwischen den Begriffen navigieren, die dann in Orange hervorgehoben werden.
## Selektionen frei konfigurieren über Computed Queries (C-Units)
In den verschiedenen Bereichen von VARIO können individuelle Selektionen für die Abfrage und Anzeige der Datensätze konfiguriert werden. Um eigene **Selektionen zu erstellen und zu bearbeiten**, klicke zunächst auf das Zahnrad-Symbol links in der Kopfzeile der Tabelle:
Hier hast Du die Möglichkeit über die verschiedenen Reitern u. a. den **Inhalt und die Sortierung der** **Spalten** festzulegen sowie **Filtern und Aggregation** anzulegen.
Du kannst Dir **mehrere Selektionen erstellen** und diese jederzeit anpassen. Selektionen können als **Standard** gespeichert und auch in der **Sichtbarkeit** pro Benutzer eingeschränkt werden. Weitere Informationen zur Verwaltung und Erstellung von Selektionen findest Du auf der Seite “ [**Konfigurierbare Tabellen (C-Units)**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units)“.
## Herunterladen von Dokumenten
Sämtliche Dokumente in dem Reiter DMS kannst Du herunterladen. Es gibt die Möglichkeit einzelne Dokumente mit einem Klick auf das Download-Symbol herunterzuladen, oder mehrere Dokumente auszuwählen und diese dann gesammelt herunterzuladen.
# Administratives
## Texteditor in VARIO Cloud
In VARIO Cloud steht Dir an vielen Stellen der Texteditor zur Bearbeitung von Texten zur Verfügung. Mit Hilfe des Texteditors lässt sich die Formatierung von Text anpassen, Bulletpoints setzen oder z. B. Texte per Spracheingabe formulieren.
### Überschriften im Editor
Überschriften können nun in bestimmten Bereichen, wie **CRM/DMS**, direkt im Editor hinzugefügt werden. Um eine Überschrift (*Header*) einzufügen, klickst Du auf den **“Button“** und wählst anschließend eine Überschrift von 1 bis 6 aus. Die Zahlen stehen dabei für die jeweilige Schriftgröße.
{% hint style="warning" %}
### Überschrift und Codeblöcke nicht in allen Bereichen der Cloud verfügbar!
Überschriften und Codeblöcke können ausschließlich in bestimmten Bereichen, wie beispielsweise CRM/DMS, hinzugefügt werden. In Bereichen, die Belegrelevanz besitzen und Auswirkungen auf Reporte haben, wie beispielsweise Belege und Artikel, wurde diese Funktion vorerst nicht umgesetzt, da die Darstellung derzeit nicht unterstützt wird!
{% endhint %}
### Codeblöcke
Codeblöcke können jetzt in bestimmten Bereichen, wie CRM/DMS, direkt im Editor hinzugefügt werden. Ähnlich wie bei den Überschriften steht diese Funktion in anderen Bereichen, wie Belegen oder Artikeln, derzeit noch nicht zur Verfügung, da die Darstellung in belegrelevanten Editoren für den Reportdruck aktuell nicht unterstützt wird. Um einen Codeblock einzufügen, klickst Du auf den **“Button“** und schon kannst Du loslegen.
### Formatierung und Listen
Grundlegende Formatierungseinstellungen wie fett, kursiv und unterstrichen findest Du in der Menüleiste des Editors ganz links.
Du kannst markierten Text auch per Tastenkürzel formatieren:
* Strg + B – Fett markieren (Bold)
* Strg + I – Kursiv (Italic)
* Strg + U – Unterstrichen
* Strg + Z – Änderung rückgängig machen
Rechts daneben findest Du die Optionen für das Erstellen von Listen: Ungeordnete und geordnete Liste. Zu den Listen können auch Unteraufzählungen über die **Tab-Taste** hinzugefügt werden. Mit **Shift + Tab** können diese auch wieder aufgehoben werden.
### Spracheingabe
Verwende die Spracheingabe, um Texte einzusprechen, die dann im Editor in Textform ausgegeben werden.
### Berechtigung zum Zugriff
In der Regel muss dem Browser zunächst die Berechtigung erteilt werden, auf das Mikrofon zuzugreifen. Die Meldung dazu wird normalerweise beim ersten Klick auf das Aufnahme-Icon getriggert und sieht je nach verwendetem Browser etwas anders aus.
Wenn der Browser die Berechtigung zur Mikrofonnutzung hat, wird durch den ersten Klick auf das Icon für die Spracheingabe die Aufzeichnung gestartet. Im Textfeld kannst Du live beobachten, wie die Textbausteine beim Einsprechen eingefügt werden. Klicke erneut auf das Icon, um die Aufzeichnung zu beenden.
Dass gerade per Mikrofon aufgenommen wird, kannst Du in Deinem Browser an den gängigen Symbolen und Darstellungen erkennen. Hier abgebildet für den Browser Google Chrome.
### Text formatieren mittels KI-Feature
Im Textfeld des Texteditors kannst Du mit VARIO Cloud KI-Funktionen anwenden.
Mit einem Klick auf den Button hast Du zunächst die Wahl zwischen einem eigenen Prompt und einem vordefinierten Prompt.
Der vordefinierte Prompt kann je nach Bereich, in dem sich der aktuelle Texteditor befindet ggf. unterschiedlich sein. Im Standard wird der Text durch den vordefinierten Prompt korrekt formatiert und nochmal sauber geschrieben. Mehr dazu weiter unten.
Mit dem eigenen Prompt hast Du die Möglichkeit, einen eigenen Prompt in einem Fließtext an die KI zu senden. Der Prompt bezieht sich dabei immer auf das Textfeld, für das der Texteditor ausgeführt wird. Die KI kann also auf einen ggf. vorhandenen Text zugreifen und diesen z. B. umstrukturieren, bestimmte Wörter entfernen oder den Text übersetzen.
Nach dem Absenden des Prompts wird dieser auf das zugrundeliegende Textfeld angewendet.
Das Ergebnis wird direkt in das Textfeld eingefügt und ersetzt den vorherigen Inhalt.
Nach der Generierung durch die KI besteht die Möglichkeit, über den Button “KI-generierten Text zurücksetzen” den Zustand vor dem Abschicken des Prompts wiederherzustellen (siehe Screenshot).
{% hint style="info" %}
**Ergebnis ersetzt das Ursprungstext**
Da nach dem Ausführen des Prompts der vorhandene Text automatisch durch das Ergebnis ersetzt wird, kann es je nach Situation ggf. sinnvoll sein, den vorhandenen Text vorher an anderer Stelle zwischenzuspeichern.
{% endhint %}
Um die KI-Formatierung nutzen zu können, ist es nicht erforderlich, dass das Textfeld bereits mit Text gefüllt ist. Es lassen sich auch Texte von Grund auf per KI-Prompt erstellen.
### Bilder
Innerhalb des VARIO Texteditors lassen sich auch Bilder einfügen. Du hast verschiedene Möglichkeiten, ein Bild einzubinden:
* Durch das **Kopieren (Strg+C)** und **Einfügen (Strg+V)** eines Bildes per **Tastenkombination** oder das **Einfügen-Icon** in der Menüleiste des Editors
* Bilder aus dem **DMS-Bereich** per Rechtsklick mit der Option “**Medien einfügen**” hinzufügen
* Per **Drag\&Drop** aus dem Dateisystem in den Editor
Da das Bild nun im [**DMS-Bereich**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms) abgespeichert wurde, kann es per **Rechtsklick** auch **als Link dargestellt** werden. Anstelle des eingefügten Bildes wird dieses dann als grün hinterlegter Link im Feld dargestellt. Beim Anklicken des Links wird das Bild heruntergeladen. Mit einem erneuten Rechtsklick auf diesen Link kann die Darstellung als Bild wieder hergestellt werden.
Wenn ein Bild bereits in ein Textfeld hinzugefügt und damit im DMS gespeichert wurde, kann es per Rechtsklick und Auswahl von “**Medien einfügen**” wieder in das Textfeld eingefügt werden, unabhängig davon, ob es noch im Textfeld vorhanden ist oder nicht. Dasselbe gilt für Bilder, die als **Anhang** z. B. zu einer Aktivität hinzugefügt wurden.
#### Anhang
In Bereichen, in denen Anhänge hinzugefügt werden können, wie z. B. bei Aktivitäten, stehen die im Textfeld hinzugefügten Bilder nicht nur im **DMS-Bereich**, sondern auch als Anhang zur Verfügung.
Dateien lassen sich auch per **Drag-and-Drop** in den **Anhang** des Objekts aufnehmen, solange diese nicht im Bearbeitungsmodus sind.
Ist im Anhang eines Objektes ein Bild vorhanden, so kann dieses wiederum durch Rechtsklick und Auswahl von **“Medien einfügen”** in das Feld eingefügt werden. Über diese Option stehen dann auch die **im DMS** vorhandenen Bilder und weitere Dateien zur Verfügung. Dateien, die keine Bilder sind, werden als Link hinzugefügt, über den sie heruntergeladen werden können.
Weitere Informationen zum **DMS-Bereich** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
### Platzhalter
In einigen Bereichen von VARIO Cloud – beispielsweise in den Artikelstammdaten – kannst Du in Textfeldern sogenannte **Platzhalter** verwenden. Diese werden z. B. beim **Ausdruck von Belegen** automatisch durch die entsprechenden **Werte ersetzt**, etwa durch den Artikelnamen, die Artikelnummer oder kundenbezogene Informationen. So lassen sich Standardtexte flexibel gestalten und mehrfach verwenden – z. B. für alle Artikel oder Belege.
Platzhalter kannst Du auf zwei Wegen einfügen:
* über das **Platzhalter-Icon** im Editor
* per **Rechtsklick** auf das Textfeld und Auswahl der Option **„Platzhalter einfügen“**
## Tastenkürzel in Google Chrome
Für die Nutzung von VARIO Cloud im Browser **Google Chrome** können auch die **Tastenkürzel** von Chrome sehr hilfreich sein.
Hier findest Du eine Auswahl der wichtigsten Tastenkürzel:
| **Tastenkürzel** | **Aktion** |
| ------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Strg + N | Neuen Tab öffnen und aufrufen |
| Strg + W/Strg + F4 | Aktuellen Tab schließen |
| Alt + Linkspfeil | Zurück zur letzten geöffneten Seite in dem Tab |
| Alt + Rechtspfeil | Weiter zur nächste Seite im Browserverlauf des Tabs |
|
| Zum vorherigen geöffneten Tab wechseln |
| Strg + 1 – Strg + 8 | Zu einem bestimmten Tab wechseln |
| Strg + 9 | Zum letzten Tab wechseln (unabhängig von der Anzahl) |
| Strg + Umschalttaste + T | Zuvor geschlossenen Tab öffnen (bei mehreren Tabs in der Reihenfolge in der sie geschlossen wurden) |
|
| Tab nach rechts oder links verschieben |
| Alt + Pos1 | Startseite im aktuellen Tab öffnen |
| Strg + T | Neues Fenster öffnen |
| Strg + Umschalttaste + W/Alt + F4 | Aktuelles Fenster schließen |
| Alt + Leertaste, dann N | Aktuelles Fenster minimieren |
| Alt + Leertaste, dann X | Aktuelles Fenster maximieren |
| Alt + F, dann X | Google Chrome beenden |
| F11 | Vollbildmodus aktivieren |
| F11/Esc gedrückt halten | Vollbildmodus deaktivieren |
# Systemaufbau (Überblick)
Wie ist VARIO Cloud aufgebaut?
VARIO Cloud besteht aus dem eigentlichen ERP mit:
* Bereichen (Verkauf, Einkauf, Lager, …)
* Datensätzen (Artikel, Adressen, Belege)
* C-Units (strukturieren Tabellen)
* Workflows (Automatisierung)
* Apps (Erweiterungen)
und dem Admin-Center:
* Verwaltung der einzelnen ERP-Installationen mit ihren Apps
* Allgemeine Verwaltung des Unternehmens und der Benutzer im VARIO Cloud Kosmos
sowie dem App-Store:
* der alle Apps zeigt
* das Buchen dann im Admin-Center passiert
# Systemvoraussetzungen
VARIO Cloud ist eine vollständig browserbasierte ERP-Lösung. Das bedeutet: Du brauchst keine aufwendige lokale Installation mehr – viele klassische Hardwareanforderungen entfallen.
VARIO Cloud läuft vollständig im Browser – deshalb bist Du **nicht an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden**. Egal ob **Windows**, **macOS** oder **Linux**: Entscheidend ist, dass Du einen aktuellen, kompatiblen Browser verwendest.
Auch **Tablets und Smartphones** werden unterstützt, da VARIO Cloud **für die mobile Nutzung optimiert** ist. Die Oberfläche passt sich automatisch an die jeweilige Bildschirmgröße an und bleibt auch auf kleineren Geräten bedienbar.
{% hint style="info" %}
**Empfehlung**
Für produktives Arbeiten (z. B. Belegerfassung, Warenwirtschaft) empfehlen wir einen Desktop-Arbeitsplatz oder ein Tablet mit Tastatur. Auf Smartphones eignet sich VARIO Cloud besonders gut für mobile Einsätze, z. B. zur schnellen Einsicht von Kunden- oder Lagerdaten.
{% endhint %}
Dennoch gibt es einige technische Voraussetzungen, um einen stabilen, sicheren und reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
## Allgemeine Voraussetzungen
| **Komponente** | **Empfehlung/Vorgabe** |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Browser** |
Aktuelle Version von Google Chrome (andere Chromium-basierte Browser sind teilweise kompatibel, jedoch nicht von uns empfohlen)
|
| **Internetverbindung** |
Stabile Breitbandverbindung mit mindestens 16 Mbit/s im Down- und 5 Mbit/s im Upload (bei mehreren gleichzeitigen Benutzern entsprechend höher)
|
| **Arbeitsplätze** | Aktive VARIO Cloud-Installation mit eingerichtetem Benutzer |
## Sicherheit und Zugriff
Zur Absicherung Deiner Daten setzt VARIO Cloud auf moderne Sicherheitsmechanismen:
* SSL-verschlüsselte Verbindung
* Passwortgeschützter Zugriff mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
* Serverstandort ausschließlich in Deutschland
* Regelmäßige Backups und automatische Updates
{% hint style="info" %}
### Du benötigst keine eigene Serverinfrastruktur
Alle Updates, Sicherungen und Wartungen erfolgen zentral durch VARIO.
{% endhint %}
## Druckdienst VARIO Local Link
Um mit VARIO Cloud direkt Deine Drucker anzusteuern, statt über den Browser zu Drucken, benötigst Du unseren Druckdienst VARIO Local Link. Diesen kannst Du in unserem [**Admin Center im Bereich Downloads**](/admin-center-handbuch/installationen-im-uberblick#downloads) unter Deiner Installation herunterladen.
### Voraussetzungen für die Installation
| **Voraussetzung** | **Beschreibung** |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------------------------- |
| **Windows-PC** | Lokaler Rechner mit aktuellem Windows-System |
| **Netzwerkzugriff** | Zugriff auf alle gewünschten Drucker im Netzwerk |
| **Administratorrechte** | Zugriff auf das Admin Center zur Installation der LocalLink-Software |
| **Stabile Verbindung** | Der PC muss dauerhaft eingeschaltet und mit dem Internet verbunden sein |
| | |
{% hint style="info" %}
**Beispiel**
In einem Büro wird der Local Link-Client auf einem Arbeitsplatz installiert, der zentral alle Druckaufträge für Etikettendrucker und Rechnungsdrucker übernimmt.
{% endhint %}
Die detaillierte Anleitung zur Einrichtung und Installation von **VARIO Local Link** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/vario-local-link).
# VARIO Local Link
Mit dem **VARIO Local Link** stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Deine **lokalen Endgeräte** mit Deiner **VARIO Cloud** zu verbinden. Dazu zählen beispielsweise:
* **Drucker** für das Drucken direkt aus der Cloud heraus
* **Waagen** zur Gewichtsermittlung in Belegen
* **Ordnerverknüpfungen**, um Dateien direkt aus lokalen Verzeichnissen in die VARIO Cloud zu importieren
Den **VARIO Local Link** kannst Du im **Admin-Center** unter dem **Bereich “Downloads”** zur jeweiligen **Installation** herunterladen.
In den folgenden Abschnitten zeigen wir Dir Schritt für Schritt:
* wie Du den VARIO Local Link **installierst und einrichtest**
* wie Du **lokale Geräte** mit der VARIO Cloud über Local Link verbindest
* wie Du **lokale Ordner** effizient mit VARIO Cloud verbindest
## Einrichtung von Local Link
Diesen kannst Du in unserem [**Admin Center im Bereich Downloads**](/admin-center-handbuch/downloads) unter Deiner Installation herunterladen. Für die Installation sind folgende **Voraussetzungen** erforderlich:
| **Voraussetzung** | **Beschreibung** |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------------------------- |
| **Windows-PC** | Lokaler Rechner mit aktuellem Windows-System |
| **Netzwerkzugriff** | Zugriff auf alle gewünschten Drucker im Netzwerk |
| **Administratorrechte** | Zugriff auf das Admin Center zur Installation der Local Link-Software |
| **Stabile Verbindung** | Der PC muss dauerhaft eingeschaltet und mit dem Internet verbunden sein |
### Installation von Local Link
Diese Anleitung zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du den VARIO Local Link installierst und konfigurierst. Folge den Anweisungen, um eine erfolgreiche Einrichtung sicherzustellen.
{% stepper %}
{% step %}
**Admin-Center öffnen**
Öffne das [**Admin-Center**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/admin-center/) über den **Menüpunkt System/Admin-Center** und melde Dich mit Deinen Zugangsdaten für VARIO Cloud an. Hierfür wird die **administrative Rolle “Operator”** benötigt.
{% endstep %}
{% step %}
**Menüpunkt “Downloads” öffnen**
Navigiere innerhalb der **entsprechenden Installation**, in unserem Fall qs-team, zum **Menüpunkt “Downloads”**.
{% endstep %}
{% step %}
**VARIO Local-Link installieren**
Lade den “**VARIO Cloud Local-Link Install**” herunter und führe die .exe anschließend aus.
Für die Installation von VARIO Local Link wird zusätzlich die Anwendung **Node.js** benötigt. Diese wird automatisch über den **Local Link Installer** mit installiert, sodass **keine separate Installation erforderlich** ist. Weitere Informationen zu Node.js findest Du auf der [offiziellen Webseite](https://nodejs.org/en) des Herstellers.
Bei der Installation von Local Link wirst Du durch den **Assistenten** geführt und kannst entweder den vorgeschlagenen **Port 8088** verwenden oder einen eigenen vergeben.
{% endstep %}
{% step %}
**Passwort vergeben**
Nach der Installation und zuvor gesetztem Haken ‘Local Link öffnen’ sollte sich automatisch ein Browserfenster mit der URL “\*\*[http://localhost:8088\*\*”](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/http:/localhost:8088**”) (laut unserem Beispiel) öffnen. Hier musst Du ein Passwort für den Login vergeben.
**Sollte das nicht der Fall sein oder aber die Seite nicht geladen werden führe folgenden Schritt durch:**
Überprüfe in den Windows-Diensten, ob der Dienst “VARIO Local-Link” gestartet ist. Wenn nicht, starte ihn manuell.
{% endstep %}
{% step %}
**Installation konfigurieren**
Klicke oben rechts auf “**Installations Einstellungen**” und im Anschluss auf +Installation.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du die erforderlichen Daten für Deine Installation eingeben musst.
Subdomain & Domain
Die Subdomain und Domain kannst Du aus der URL entnehmen: z. B. **.** In dem Beispiel ist die Subdomain **qs-team** und die Domain **vario.cloud**.
Benutzername & Passwort
Für den Benutzername und Passwort wird ein **Local-Link-Benutzer** verwendet, der Dir im [**Bereich "Benutzer"**](/admin-center-handbuch/benutzerverwaltung#bereich-verwaltung) im **Admin-Center** zur Verfügung steht. Dieser beginnt mit **"VLocalLink@"** und beinhaltet eine **Reihe von Zahlen**.
Ggf. muss dieser im [**Bereich "Installationen"**](/admin-center-handbuch/benutzerverwaltung#benutzer-einer-installation-zuordnen) der Installation zugeordnet und der **Toggle "OAuth-Password-Grant-Type erlauben"** aktiviert werden.
ClientId & ClientSecret
Gib die ClientId und das ClientSecret eines **API-Clients** an, der zuvor im **Bereich "API-Clients"** der Installation angelegt wurde. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/admin-center-handbuch/installationen-im-uberblick#api-clients).
Typ
Im **Feld “Typ**” kannst Du zwischen den **Installations-Typen “VARIO ERP”** und **“VARIO DMS”** auswählen. Wähle hier den Typ entsprechend der über die **Felder “Subdomain”** und **“Domain”** angebundenen Installation aus, um eine korrekte Zuordnung und Funktionalität sicherzustellen.
Nach erfolgreicher Eingabe und Konfiguration sollte alles korrekt eingerichtet sein. Dies erkennst Du am Status im **Bereich**“ **Home**“.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Passwort vergessen
Aktuell steht Die Funktion „Passwort vergessen“ noch nicht zur Verfügung und arbeiten an dieser Funktion.
Als vorübergehender **Workaround** kann die Konfigurationsdatei gelöscht werden. Diese befindet sich bei Standardinstallation unter folgendem Pfad:
`C:\ProgramData\VARIO Cloud\Local Link\`**`config.dat`**
**Wichtig:** Durch das Löschen der Datei **gehen alle bestehenden Einstellungen verloren**. Du musst Deine Installation anschließend erneut einrichten.
{% hint style="info" %}
### Einstellungen überprüfen
Überprüfe nach der Konfiguration alle Einstellungen und speichere sie ab. Sobald alles richtig eingestellt ist, kannst Du den VARIO Local-Link verwenden.
{% endhint %}
## Drucker
Im **Bereich “Drucker”** kannst Du mithilfe des **Druckservers** Deine lokalen Drucker über den **Local Link** mit Deiner VARIO Cloud verbinden.
Dadurch ist es möglich, **manuelle oder automatisierte Druckvorgänge** direkt aus der Cloud heraus auf **lokale Drucker** auszuführen – z. B. für Belege oder Etiketten.
### Drucken in VARIO Cloud
#### Drucken über den Browser
Du kannst in VARIO Cloud direkt über den Browser auch ohne unseren VARIO Local Link drucken – also ganz ohne zusätzliche Software. Dabei gelten jedoch folgende Einschränkungen:
* **Manuelle Druckerauswahl:** Bei jedem Druck öffnet sich das standardmäßige Druckdialogfenster des Browsers. Du musst den gewünschten Drucker manuell auswählen.
* **Nur lokale Drucker sichtbar:** Es stehen nur die Drucker zur Verfügung, die **am aktuell verwendeten Arbeitsplatz eingerichtet** sind.
* **Bestätigung notwendig:** Einstellungen wie Papierquelle (z. B. Schachtwahl) oder Farboptionen müssen manuell bestätigt werden.
{% hint style="info" %}
### Für gelegentliches Drucken
Diese Methode eignet sich vor allem für sporadische oder einfache Ausdrucke, z. B. Einzelbelege oder Übersichten.
{% endhint %}
#### Drucken mit VARIO Local Link
Für komfortables, automatisiertes und modulspezifisches Drucken empfiehlt sich die Installation der Software **VARIO Local Link**.
Diese wird auf einem lokalen Windows-PC installiert, der Zugriff auf alle gewünschten Drucker im Netzwerk hat. VARIO Cloud überträgt dann Druckaufträge direkt an diesen PC – **vollautomatisiert und ohne manuelle Bestätigung**.
{% hint style="success" icon="lightbulb-on" %}
## Individuelle Druckregeln
Mit VARIO Local Link kannst Du **pro Modul eigene Ausgaberegeln** definieren – z. B. dass Versandetiketten immer auf dem Etikettendrucker und Rechnungen auf dem Büro-Laserdrucker ausgegeben werden.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
### Ausschließlich lokale Drucker
Mit **Local Link** können ausschließlich **lokale** bzw. physisch angebundene Drucker verwendet werden, die so eingerichtet sind, dass sie von Local Link als lokal verfügbar erkannt werden.
Drucker, die über **Gruppenrichtlinien** (GPO) zentral ausgerollt wurden, stehen mit Local Link ***nicht*** zur Verfügung. Diese Drucker werden nicht erkannt und können daher auch nicht verwendet werden.
{% endhint %}
#### Vorteile von VARIO Local Link
| **Manuelle Auswahl nötig** | ✔ | ❌ |
| ----------------------------------- | ------------------ | ----------------- |
| **Modulabhängige Voreinstellungen** | ❌ | ✔ |
| **Zugriff auf Netzwerkdrucker** | Nur lokal sichtbar | Zentraler Zugriff |
| **Bestätigung bei jedem Druck** | ✔ | ❌ |
| **Unterstützt Ausgaberegeln** | ❌ | ✔ |
### Drucker über Local Link einrichten
Die Drucker kannst Du über einen **Druckserver** im **Local Link** und entsprechende **Ausgaberegel** individuell einrichten und verwalten.
{% stepper %}
{% step %}
#### Installation auswählen
Wähle in Local Link **oben rechts** im **Dropdown-Menü** die passende Installation aus, in welcher der Druckserver angelegt werden soll.
{% endstep %}
{% step %}
#### Wechsle in den Bereich "Drucker"
{% endstep %}
{% step %}
#### Druckserver anlegen
Klicke auf **"Neuen Server anlegen"** um ein **neuen Druckserver** anzulegen. Vergib eine **Bezeichnung** für den Druckserver. Optional: Trage eine **Beschreibung** ein. Bestätige die Eingaben mit „**Anlegen**“.
{% hint style="info" %}
## Bereits vorhandene Druckserver auswählen
Wenn bereits Druckserver angelegt wurden, kann einer dieser über den **Button "Bestehende Server verwenden"** ausgewählt werden.
{% endhint %}
Nach dem Anlegen sollte der neue **Druckserver** in der Übersicht im Local Link unter „**Drucker**“ angezeigt werden.
Der Druckserver wird in **VARIO Cloud** unter **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe** als [**Konsument** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe#bereich-konsumenten)aufgelistet. In diesem werden die angebundenen Drucker angezeigt.
{% endstep %}
{% step %}
#### Ausgaberegeln anlegen
Unter [**Einstellungen/Allgemein/Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe) kannst Du dann **Ausgaberegeln** mit dem Drucker festlegen. Wähle hier den **Ausgabetyp "PRINT"** für den Ausdruck aus und unter **Modul** den gewünschten Bereich, für den die Regel gelten soll, z. B. **Belegdruck**. Über die restlichen Filter kannst Du die Regel für konkrete Anwendungsfälle weiter eingrenzen.
Im Bereich Einstellungen wählst Du als **Konsument** Deinen in Local Link angelegten **Druckserver** aus. Daraufhin kannst Du darunter den gewünschten **Drucker** auswählen und pro Ausgaberegel **Layout** und **Skalierungseinstellungen** festlegen sowie **Papierzufuhrschacht** und **Papiergröße** bestimmen.
{% endstep %}
{% endstepper %}
#### Warum werden mir nicht alle Drucker angezeigt?
Wenn nicht alle Drucker angezeigt werden, liegt das häufig daran, dass der LocalLink-Dienst mit dem aktuell angemeldeten Windows-Benutzer ausgeführt wird. Drucker müssen im Benutzerprofil installiert sein, das den Dienst ausführt – also auf dem Windows-Benutzerkonto, das gerade aktiv ist.
Melde Dich mit dem Windows-Benutzer an, der den LocalLink-Dienst verwendet, und überprüfe, ob die benötigten Drucker dort verfügbar sind.
## Datentransfer: Datenimporte
Im **Bereich “Dateinimporte”** kannst Du **einen oder mehrere lokale Ordner** mit Deinem **DMS** in VARIO Cloud verknüpfen. Dadurch werden Dateien, die in diesen Ordner hinzugefügt werden, **automatisch** in das [**DMS**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms) **hochgeladen**.
So kannst Du Dateien **effizient** und ohne **manuellen Upload** direkt **aus Deinem Ordnerverzeichnis in das DMS** übernehmen – ohne den entsprechenden Bereich oder einen konkreten Datensatz in VARIO Cloud öffnen zu müssen.
{% hint style="info" %}
Mit dem **DMS-Typ “Datenimport”** kannst Du über das **Feld “Automatisierter Import”** eine Verknüpfung zu einem [**automatisierten Import** ](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/datenimporte-datenexporte/#Automatisierte-Datenimporte)in VARIO Cloud herstellen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](#verknupfung-zu-einem-automatisierten-import-herstellen).
{% endhint %}
### Ordnerverknüpfung erstellen
Um eine Verknüpfung mit einem **lokalen Ordner** über **Local Link** herzustellen, gehst Du wie folgt vor:
{% stepper %}
{% step %}
Öffne zunächst den **Bereich “Datenimporte”.** Im **Feld “Ordner”** gibst Du das gewünschte **Ordnerverzeichnis** an, über das die Verknüpfung erfolgen soll. In diesem werden später die **hochgeladenen Dateien** aufgezeichnet. Mit einem Klick auf **“Anlegen”** wird die Verknüpfung erstellt.
Über den **Symbol rechts im Feld** kannst Du Dir Deine Ordnerverzeichnisse anzeigen lassen.
{% endstep %}
{% step %}
Wechsle in den **Reiter “Ordner überwachen”**. Klicke auf **“+Neuen Ordner überwachen”**, um festzulegen, aus welchem **Ordner** Dateien automatisch hochgeladen werden sollen. Du kannst hierüber auch **mehrere Ordner** definieren, wenn Dateien aus **unterschiedlichen Verzeichnissen** importiert werden sollen.
{% endstep %}
{% step %}
Beim Anlegen der Ordnerüberwachung kannst Du neben der **Bezeichnung** folgende Angaben machen:
* Im **Feld “Ordner”** gibst Du das **Ordnerverzeichnis** an, aus dem die Dateien hochgeladen werden sollen.
* Im **Feld “Typ”** wählst Du einen der unter [**Einstellungen/CRM/DMS**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/dms) angelegten **DMS-Typen** aus. Die hochgeladenen Dateien werden automatisch diesem DMS-Typ zugeordnet.
* Mit dem **Toggle “Fortlaufende Revision”** bestimmst Du, ob **neue Dateien** als **eigenständige Dateien** oder als **Revision** der ersten hochgeladenen Datei angelegt werden. Bei **aktiviertem Toggle** wird die hier angegebene **Bezeichnung** für die Bezeichnung der hochgeladenen Datei übernommen.
* Durch Aufklappen des **Feldes “Tags”** kannst Du auswählen, mit welchen Tags die hochgeladenen Dateien automatisch versehen werden sollen.
{% hint style="info" %}
**Verzeichnis der Ordnerüberwachung**
Ordner, die über den VARIO Local Link zur Überwachung ausgewählt werden, dürfen **nicht innerhalb** des in den Stammdaten definierten **Import-Verzeichnisses** liegen.
Die zu überwachenden Ordner können jedoch im **gleichen übergeordneten Ordnerverzeichnis** wie das Import-Verzeichnis befinden oder an einer **beliebigen anderen Stelle** im Dateisystem liegen, solange sie nicht direkt Teil des definierten Import-Verzeichnisses sind.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
**DMS-Datensatz bei fortlaufende Revision**
Bei einer **Ordnerüberwachung** mit **aktiviertem Toggle “Fortlaufende Revision”** wird beim Anlegen dieser automatisch **ein Datensatz im DMS** erzeugt, der zunächst keine Datei enthält. Er dient als **Container** für die später hochgeladenen Revisionen.
Sobald eine Datei im überwachten Ordner abgelegt wird, wird diese dem zuvor automatisch **angelegten DMS-Datensatz zugeordnet**. Jede **weitere Datei**, die dem Ordner hinzugefügt wird, wird **nicht als neuer Datensatz** angelegt, sondern als **neue Revision** desselben DMS-Datensatzes hinterlegt.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
Nach dem Anlegen der Ordnerüberwachung kannst Du die Verknüpfung über den **Button “Aktivieren”** starten. Solange die Verknüpfung **deaktiviert** ist, werden bereits hinzugefügte Dateien im **Reiter “Warteschlange”** aufgelistet.
{% endstep %}
{% step %}
Sobald Du eine **Datei** in das unter “Ordner überwachen” angegebene **Verzeichnis** speicherst, wird diese automatisch in das DMS **hochgeladen** und im **Reiter “Erfolgreich”** aufgelistet. Über das **Verlinkungs-Symbol** kannst Du die jeweilige Datei direkt **im DMS** öffnen und prüfen.
{% endstep %}
{% step %}
Im **DMS** wird die Datei mit den **Einstellungen** aus der **angelegten Ordnerüberwachung** angezeigt.
{% endstep %}
{% step %}
Im angegebenen **Import-Verzeichnis** werden beim Hochladen automatisch **zusätzliche Ordner** angelegt. Darin werden die hochgeladenen Dateien **je nach Status** (erfolgreich, fehlgeschlagen, in Warteschlange) dokumentiert.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Kontextmenü
Über das **Kontextmenü** stehen Dir zusätzliche Optionen zur Verfügung:
* **Fehlerdetails –** Zeigt Dir genaue Informationen zur Ursache des Fehlers an.
* **Fehlgeschlagene wiederholen** – Wiederholt den Übertragungsvorgang für fehlgeschlagenen Dateien.
* **Datei-Import leeren**– Entfernt die aufgezeichneten Dateien aus den **Reitern “Warteschlange”**, **“Erfolgreich”** und **“Fehlgeschlagen”**. Bereits erfolgreich ins **DMS** hochgeladene Dateien bleiben **erhalten**. Es werden **lediglich** die zu den hochgeladenen Dateien **dokumentierten Einträge** bereinigt.
### Ordnerüberwachungen deaktivieren/aktivieren
Statt den **gesamten Datenimport** über das **Kontextmenü** zu **aktivieren** oder zu **deaktivieren**, kannst Du **einzelne Ordnerüberwachungen** gezielt über das **Drei-Punkte-Menü** steuern. Wenn Du eine Ordnerüberwachung deaktivierst, wird die Dateiübertragung aus diesem Ordner **gestoppt**, während alle anderen Ordnerüberwachungen **weiterhin aktiv** bleiben und unbeeinflusst arbeiten.
**Deaktivierte Ordnerüberwachungen** kannst Du über das **Symbol Archiv-Box oberhalb der C-Unit** einsehen und bei Bedarf auf dem gleichen Weg **wieder aktivieren**, sodass der automatische Upload **erneut gestartet** wird.
### Verknüpfung zu einem Automatisierten Import herstellen
Wenn beim Anlegen einer Ordnerüberwachung der **DMS-Typ “Datenimport”** ausgewählt wird, dann wird das **Feld “Automatisierter Import”** eingeblendet. In diesem kannst Du einen der in VARIO Cloud unter [**System/Import/Automatisierte Datenimporte**](/vario-cloud-handbuch/system/import-export#automatisierte-datenimporte) angelegten automatisierten Importe auswählen. Durch diese Verknüpfung werden **Dateien,** die über den Ordner in die VARIO Cloud **hochgeladen** werden, automatisch dem entsprechenden automatisierten Import hinzugefügt.
Dabei werden die Dateien unter dem [**Reiter “Beziehungen”**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen) mit einer **Beziehung** zum automatisierten Import vermerkt.
### Dateien automatisch Artikeln zuordnen
Mit dem **Vorgabe-Stapel-Skript “Bilddateien-Artikeln-zuordnen”** können nach einem Upload über Local Link automatisch zu **Artikel** zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt anhand des **Dateinamens** bzw. der **Ordnerbezeichnung**, die der Artikelnummer entsprechen muss. So kannst Du **Artikelbilder**, **Dokumente** oder **Preislisten** automatisiert und **ohne manuelle Verknüpfung** den jeweiligen Artikeln zuweisen.
Je nach Bedarf stehen **zwei Vorgehensweisen** zur Verfügung:
* **Ein Ordner pro Artikel:** Lege für jeden Artikel einen eigenen Ordner an, dessen **Ordnerbezeichnung der Artikelnummer entspricht**. In Verbindung mit **aktiviertem Toggle “Fortlaufende Revision”** können neue Dateien automatisch dem entsprechenden Artikel als **Revision** innerhalb desselben DMS-Datensatzes gespeichert.
* **Ein Ordner für mehrere Artikel:** Lege einen **zentralen Ordner** an, in dem Du die Dateien direkt mit der **Artikelnummer als Dateinamen** hochladen kannst. Diese können dann automatisch den entsprechenden Artikeln zugeordnet werden.
Das Skript kannst Du inklusive des **Skript-Startersets** als [**Vorgabedaten**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung#vorgabedaten-importieren) im **Menüpunkt “Skripte”** heruntergeladen. Anschließend kann das Skript für eine [**Stapelverarbeitung** ](/vario-cloud-handbuch/system/import-export)als **vordefinierte Stapel-Aktion** im DMS ausgeführt werden.
In den **folgenden Schritten** zeigen wir Dir anhand eines **zentralen Ordners**, wie Du Dateien über das Skript zuordnen kannst:
{% stepper %}
{% step %}
**Verknüpfung zu einem lokalen Ordner herstellen**
Stelle zunächst eine **Verknüpfung** zu einem **lokalen Ordner** her – wie im **oberen Abschnitt “Datenimporte”** beschrieben.
{% endstep %}
{% step %}
**Dateien mit Artikelnummern benennen**
Vergib Deinen Dateien die entsprechenden **Artikelnummern** als **Dateinamen**. **Füge** diese Dateien anschließend dem verknüpften Ordner hinzu.
{% endstep %}
{% step %}
**Zum DMS wechseln**
Wechsle in VARIO Cloud zum **Menüpunkt “DMS”.** Wenn bereits eine große Anzahl an Dateien vorhanden ist, kannst Du vorhandene **Filter** oder einer [**Selektion**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units) verwenden, um die Dateien zu **selektieren**.
{% endstep %}
{% step %}
**Stapel-Verarbeitung öffnen**
Klicke oberhalb der Datensätze auf **“Stapel-Verarbeitung”**. Wähle anschließend auf die **Option “vordefinierte Stapel-Verarbeitung”**.
{% endstep %}
{% step %}
**Skript auswählen**
Wähle das **Skript “Bilddateien-Artikeln-zuordnen”** aus.
{% endstep %}
{% step %}
**Validierung starten**
Innerhalb der Skriptverarbeitung wechsle zum **Schritt “Validierung”**. Klicke auf **“Validierung starten”.**
**Aktiviere** den **Toggle “Alle Datensätze”,** um direkt alle selektierten Datensätze zu validieren. Starte anschließend die Validierung. Beachte das dies je nach Menge einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
{% endstep %}
{% step %}
**Fehler prüfen**
Nach Abschluss der Validierung werden Dir ggf. fehlerhafte Datensätze angezeigt. Als **fehlerhaft** werden die Dateien aufgelistet, die **bereits** einem Artikel **zugeordnet** wurden oder deren **Bezeichnung keiner Artikelnummer** entspricht. Die Anzahl der **korrekt** validierten Datensätzen wird **oberhalb** der Datensatzauflistung angezeigt.
{% endstep %}
{% step %}
**Daten verarbeiten**
Klicke auf **“Daten verarbeiten”,** um die Zuordnung endgültig durchzuführen.
{% endstep %}
{% step %}
**Erfolgreiche Zuordnung prüfen**
Nach **Abschluss** der Verarbeitung werden die **erfolgreich zugeordneten Dateien** aufgelistet. So kannst Du die durchgeführte Zuordnung direkt nachvollziehen.
{% endstep %}
{% step %}
**Verknüpfung im Artikel ansehen**
Die zugeordneten Dateien findest Du im entsprechenden **Artikel** unter dem **Reiter “Beziehungen”**. Dort sind die Dokumente nun **automatisch verknüpft** und können weiterverarbeitet oder **im DMS** eingesehen werden.
{% endstep %}
{% endstepper %}
## Datentransfer: Datenexporte
Mit dem Datenexport über Local Link exportierst Du Dateien aus dem **DMS** in VARIO Cloud in einen **vorgegebenen Ordner** auf Deinem Gerät. Über **Ausgaberegeln** legst Du fest, welche Dateien exportiert werden sollen, ob zum Beispiel **alle Dateien** oder **nur Belege**. So behältst Du den Überblick über die exportierten Dateien und verwaltest sie effizienter.
### Datenexport einrichten
So richtest Du den Datenexport für Deine VARIO Cloud ein:
{% stepper %}
{% step %}
**Server anlegen**
Öffne den **Bereich "Datenexporte"** und klicke auf **"Neuen Server anlegen"**. Vergib anschließend eine **Bezeichnung** und eine **Beschreibung**.
{% hint style="info" %}
## Vorhandenen Server verwenden
Wenn bereits ein Server angelegt wurde, kannst Du ihn über **"Bestehenden Server verwenden"** auswählen.
{% endhint %}
Nach dem Anlegen wird der Server in der Übersicht angezeigt. Über **"Bearbeiten"** kannst Du die Angaben später anpassen.
{% endstep %}
{% step %}
**Exportziel anlegen**
Klicke auf **"Exportziel hinzufügen"**. Gib anschließend das Exportziel für die Dateien an.
Gib dem Exportziel eine **Bezeichnung** und einen **Dateipfad**.
Der Export-Server wird in VARIO Cloud unter **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe** bei den **Konsumenten** mit dem **Ausgabetyp "FILE\_EXPORT"** aufgeführt. Wie Du ihn einsetzt, zeigen wir Dir im **nächsten Abschnitt**.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Datenexport in VARIO Cloud einsetzen
Um den Datenexport aus Local Link für die Dateien in VARIO Cloud zu verwenden, muss dieser in den **Ausgaberegeln** in VARIO Cloud eingebunden werden. Ausgaberegeln können an **verschiedene Stellen** angelegt werden:
* [**Einstellungen/Allgemein/Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe) — Hier legst Du Ausgaberegeln an, die für **alle Datensätze** und **alle Benutzer** gelten.
* [**Adressen/Ausgaberegeln**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen#reiter-ausgaberegeln) — Im **Reiter "Ausgabe"** der Adressen legst Du Ausgaberegeln an, die **nur** für die jeweilige **Adresse** gelten.
* [**Persönliche Benutzereinstellungen/Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-ausgabe) — Hier legst Du Ausgaberegeln an, die **nur** für den jeweiligen **Benutzer** gelten. Diese Regeln haben Vorrang vor allen anderen.
* [**System/Import/Automatisierte Datenexporte**](/vario-cloud-handbuch/system/import-export/automatisierte-datenexporte) — Innerhalb eines **automatisierten Datenexports** kannst Du Ausgaberegeln gezielt für diesen Export hinterlegen.
#### Ausgaberegel anlegen
Das Anlegen von Ausgaberegeln ist in den verschiedenen Bereichen gleich. Wie Du sie für den **Datenexport** über **Local Link** anlegst, zeigen wir Dir am Beispiel von **Ausgaberegeln** in **Einstellungen/Allgemein**:
{% stepper %}
{% step %}
Gehe in VARIO Cloud zu **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe** und klicke auf **"+Ausgaberegel"**.
{% endstep %}
{% step %}
Wähle den **Ausgabetyp "FILE\_EXPORT"** und das gewünschte **Modul**, z. B. **Belegdruck**.
{% endstep %}
{% step %}
Im **Feld "Konsument"** wählst Du den angelegten **Export-Server** aus. Im **Feld "Ablageordner"** wählst Du das **Exportziel** aus.
Weitere Informationen zu den restlichen Felder findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe#bereich-ausgaberegeln).
{% endstep %}
{% step %}
Wenn Du jetzt ein Dokument aus VARIO Cloud exportierst, das den gesetzten Filtern entspricht, wird es direkt in den **Zielordner** exportiert.
{% endstep %}
{% endstepper %}
#### Ausgaberegel für automatisierte Datenexporte
Beim Verwalten von automatisierten Datenexporten kannst Du auch Ausgaberegeln anlegen. Damit exportierst Du die durch den automatisierten Datenexport **generierten Dateien** direkt in den angegebenen **Zielordner**.
Wechsle hierfür zu **System/Importe** und öffne im **Reiter "Automatisierte Datenexporte"** den gewünschten Export. Klicke dann **oben rechts** auf **"+Ausgaberegel"**.
Wähle im **Pop-up-Fenster** eine der **Reportgruppen** aus, die unter **System/Ausgabe/Automatisierter Export** hinterlegt sind. Als **Konsument** wählst Du den Export-Server aus Local Link aus. Als **Ablageort** wählst Du das angelegte **Exportziel**.
## System
Im **Bereich “System”** stehen Dir zusätzliche **Unterbereiche** zur Verfügung, die Dich beim Umgang mit VARIO Local Link unterstützen. Hier findest Du zentrale Funktionen zur **Verwaltung und Wartung** der Anwendung.
### Versionen
Im **Bereich “Versionen”** kannst Du die aktuell auf **Deinem System** installierte **Version** einsehen. Über dem **Button “Auf Update überprüfen”** kannst Du überprüfen, ob **neue Updates** verfügbar sind. Wenn ein Update zur Verfügung steht, wird dieses **automatisch installiert**.
Mit dem **Button “Neustarten”** kannst Du die gesamte Anwendung neu starten, z. B. wenn Probleme auftreten.
# Konfigurierbare Tabellen (C-Units)
Die **C-Units** in VARIO Cloud ermöglichen eine hochflexible und benutzerfreundliche Darstellung von Datensätzen in Tabellenform. Sie sind ein zentrales Element unserer VARIO Cloud und bieten Dir umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur individuellen Anpassung von Ansichten in allen Verwaltungen und in unseren [**Dashboards**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboards-in-vario-cloud/).
## Was ist eine C-Unit?
Der Begriff **C-Unit** steht für **„Computation Unit“** und beschreibt eine dynamisch konfigurierbare Tabellenansicht. Dabei handelt es sich um einen **Datencontainer**, der sowohl Felder aus der Datenbank als auch berechnete Werte enthalten kann – z. B. den offenen Betrag eines Kunden oder den verfügbaren Lagerbestand eines Artikels. Diese Abfragen können als sogenannte **Selektionen** für einzelne oder mehrere Benutzer gespeichert werden.
**C-Units** kommen in VARIO Cloud an zahlreichen Stellen zum Einsatz und dienen als Basis für:
* [**Tabellenansichten**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/c-units/) in den Modulen Warenwirtschaft, CRM, Lager, E-Commerce, FiBu und mehr
* [**Dashboards**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboards-in-vario-cloud/) (Widgets mit selektierten Daten)
* Automatisierungen ([**Workflows**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/workflows/), Stapelverarbeitung)
* [**Datenimporte und -exporte**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/datenimporte-datenexporte/)
* Reports und [**Auswertungen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/auswertungen/)
### Beispiel
In der Adressverwaltung kannst Du mit einer C-Unit eine Auswahl aktiver Kunden inklusive Umsatzdaten und Ansprechpartnern zusammenstellen und direkt im Dashboard anzeigen lassen.
## Vorteile von C-Units in VARIO Cloud
| Vorteil | Beschreibung |
| -------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **100 % cloudbasiert** | Zugriff auf konfigurierbare Tabellen direkt im Browser – ortsunabhängig und ohne Installation |
| **Flexible Darstellung** | Spalten, Filter, Sortierungen und Ansichten individuell anpassbar |
| **Nutzerbezogene Einstellungen** | Selektionen können für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen gespeichert werden |
| **Vielfältige Einsatzbereiche** | Einsatz u. a. in Dashboards, Apps, Workflows und Auswertungen |
### Einstieg leicht gemacht
C-Units ermöglichen Dir nicht nur die Sicht auf Deine Daten – sie geben Dir die Kontrolle darüber, wie Du mit diesen Daten arbeitest. Beginne mit einer Standardansicht und entdecke dann, wie stark sich Dein täglicher Workflow mit nur wenigen Klicks verbessern lässt.
## Erkennungsmerkmale einer C-Unit
Eine C-Unit erkennst Du in VARIO Cloud an:
* der **grün eingefärbten Tabellenkopfzeile**
* dem **Zahnrad-Symbol** in der linken oberen Ecke der Tabelle
Über das Zahnrad kannst Du auf die **C-Unit-Einstellungen** zugreifen und eigene Selektionen erstellen oder bestehende bearbeiten.
## Standardansicht & individuelle Selektionen
Jede C-Unit verfügt über eine **vordefinierte Standardansicht**, die für den jeweiligen Bereich optimiert ist. Darüber hinaus kannst Du beliebig viele eigene Selektionen anlegen – z. B. um bestimmte Datensätze zu filtern, zusätzliche Spalten einzublenden oder eine andere Sortierung zu verwenden.
Deine individuelle Selektion kannst Du auch als neue **Standardansicht** speichern, sodass sie automatisch beim Öffnen des Bereichs geladen wird.
Die C-Units in VARIO Cloud bieten viele Detailfunktionen, die sich in der täglichen Arbeit effizient nutzen lassen. Damit Du schnell findest, was Du brauchst, sind die Inhalte auf folgende Unterseiten verteilt:
### Themenüberblick
* [Bedienung und tägliche Nutzung](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/c-units/)
* [Selektionen konfigurieren](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren)
* [Filteroptionen in C-Units](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/filteroptionen-in-c-units)
# Bedienung und tägliche Nutzung
In VARIO Cloud kannst Du C-Units nicht nur anzeigen, sondern individuell anwenden, verändern und verwalten. Diese Seite zeigt Dir, wie Du im Arbeitsalltag mit C-Units arbeitest – von der Suche bis zum Export.
## Wie erkenne ich C-Units?
Das Vorhandensein einer C-Unit ist an der **grün eingefärbten Kopfzeile** der Tabelle und dem **Zahnrad-Symbol** ganz links in der Kopfzeile zu erkennen. Für alle C-Units hast Du die Möglichkeit, eigene Einstellungen vorzunehmen bzw. Selektionen zu erstellen.
Es lassen sich **Spalten hinzufügen oder entfernen**, **Gruppierungen** über Summen oder ähnliches bilden, die (Standard-) **Sortierung** ändern oder feste sowie freie **Filter** in die Maske einbauen.
Mehr Einzelheiten hierzu sind in den folgenden Abschnitten dieser Seite zu finden.
{% hint style="info" %}
Die Tabelleninhalte bzw. die Tabelle selbst werden im Rahmen des VARIO Cloud Handbuchs zum Teil auch als “ **Datagrid**” bezeichnet.
{% endhint %}
Die C-Unit als solche definiert, wie die Kopfzeile der Datagrid-Tabelle aufgebaut ist und welche Einstellungen für die Anzeige der Datensätze gelten sollen.
Jede C-Unit, die in der Software verwendet wird, besitzt eine Standardansicht, die Dir die wichtigsten Spalten je nach Bereich anzeigt.
{% hint style="info" %}
Du kannst in den C-Unit-Einstellungen auch eine **individuelle Selektion als neue Standard-Ansicht** für einen Bereich definieren. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](#Reiter-'Allgemein').
{% endhint %}
Neben der Tabellenkonfiguration in den verschiedenen Bereichen bilden die **C-Units** (Selektionen) die Grundlage für **viele weiterführende Funktionen in VARIO Cloud.** Sie steuern nicht nur die Anzeige und Sortierung von Datensätzen, sondern sind auch zentral für die Verwendung in:
* Dashboards
* Angepasste Tabellenansichten in all unseren 200 Tabellen
* Platzhalter
* Apps: mit VQL können beliebige Daten aus dem System abgefragt werden
* Workflows
* Stapelverarbeitung
* Generik
* CRM-Abrechnung
* Provisionsabrechnung
* Vertragsabrechnung
* Bestellvorschläge
* Automatisch Picklistenerzeugung über VQL
* Auswertungen
* Datenimport und -export
* Reports
* ODBC
## Funktionen oberhalb des Datagrids
### Suche
Das Suchfeld ermöglicht Dir die Suche nach Adressen **anhand Deiner Texteingabe**. Was innerhalb der Adressdaten alles durchsucht wird, hängt auch von den Einstellungen in der C-Unit ab. Standardmäßig wird der Volltext eines Datensatzes durchsucht.
{% hint style="info" %}
Die Suche wird erst nach Eingabe von **drei Zeichen** gestartet. Danach werden die Suchergebnisse bei jeder weiteren Eingabe eines Zeichens in das Suchfeld automatisch aktualisiert. Durch Drücken der Eingabetaste wird der erste Eintrag des Suchergebnisses geöffnet.
{% endhint %}
Die Volltextsuche wird dabei als [**Filter**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/filteroptionen-in-c-units) in der **Standard-C-Unit** hinterlegt. Wird dieser über die **C-Unit-Einstellungen** entfernt, wird das Feld als readonly angezeigt. Durch Klicken auf das **Lupen-Icon** kannst Du ihn **außerhalb der C-Unit-Einstellungen** wieder **aktivieren**.
### Variablen anzeigen
Über das **Filter-Symbol** werden die **freien** und **Pflichtvariablen** angezeigt, die in den Einstellungen der C-Unit im [**Reiter “Filter”**](#Reiter-'Filter') angelegt wurden. Die Darstellung der Variablen kann im [**Reiter “Variablen”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/konfigurierbare-tabellen-c-units/verwaltung-von-c-units/#Reiter-Variablen) angepasst werden.
### Handling von Selektionen
Rechts vom Suchfeld befindet sich ein **Drop-Down-Menü**, um **vorhandene Selektionen** zu laden. Gib die Anfangsbuchstaben einer gewünschten Selektion in das **Feld “Selektion”** ein, um nach einer bestimmten Selektionen zu filtern. Die zuletzt von Dir erstellte oder geänderte Selektion wird an oberste Stelle angezeigt. Beim **Hovern** mit der Maus über eine Selektion erschient ein Tooltip mit der **Beschreibung** dazu, die in den [**C-Unit-Einstellungen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/konfigurierbare-tabellen-c-units/verwaltung-von-c-units/#Einstellungen-der-C-Unit) bearbeitet werden kann.
Die **Standard-Selektion** wird automatisch beim Öffnen des entsprechenden Bereichs ausgewählt. Diese kannst Du ebenfalls im **Reiter “Allgemein” der C-Unit-Einstellungen** definieren.
Das **Benutzer-Symbol** gibt an, dass die Selektion von Dir erstellt wurde, während das **Stift-Symbol** die Selektionen kennzeichnet, die von Dir bearbeitet werden können. Mit dem **Pinn-Symbol** kannst Du Selektionen anpinnen, so dass sie an **erster Stelle** in der Liste angezeigt werden. Angepinnte und nicht angepinnte Selektionen werden jeweils **alphabetisch** sortiert.
Wenn hier **keine Selektion** vorhanden ist, muss diese erst über die [**Einstellungen der C-Unit**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/konfigurierbare-tabellen-c-units/verwaltung-von-c-units/#Einstellungen-der-C-Unit) (Zahnrad-Symbol links in der Kopfzeile) angelegt werden. Um bei ausgewählter Selektion wieder **zur Standard-C-Unit zurückzukehren**, wähle die aktuelle Selektion aus dem Drop-Down-Menü erneut aus. Diese wird dadurch abgewählt. Alternativ kann die Seite neu geladen werden.
{% hint style="info" %}
Einem Admin-Benutzer werden bei aktiviertem **Support-Modus** alle vorhandenen Selektionen mit dem zugehörigen Benutzer angezeigt.
{% endhint %}
### Exportieren
Durch Klicken auf den **Export-Button** rechts über dem Tabellenkopf werden die **Daten aus der Tabelle** entsprechend der in der C-Unit definierten Bedingungen als **Excel-Datei** mit dem **XLSX-Format** exportiert bzw. die Daten werden so exportiert, wie sie auch in der Tabelle angezeigt werden.
{% hint style="info" %}
Archivierte Datensätze werden dabei nicht mit berücksichtigt.
{% endhint %}
Dabei kannst Du eine Bezeichnung für die Exportdatei vergeben, entscheiden ob die Datensätze als Datei heruntergeladen oder ausgedruckt und wie viele Datensätze dabei exportiert werden sollen.
### Datensätze deaktivieren
Du kannst z.B. Adressen oder Artikel aus der jeweiligen Verwaltung in ein **Adress- bzw. Artikelarchiv** verschieben und damit **deaktivieren**.
Wähle dazu z.B. eine oder mehrere Adressen über die **Checkboxen** aus und öffne die **Optionen zur Auswahl (1)**.
Klicke hier auf **“Deaktivieren” (2)**, um die markierten Adressen in das Archiv (3) zu verschieben.
Klicke innerhalb der Adressverwaltung auf das **Archiv-Symbol** **(3)**, um zwischen der normalen Adressliste und dem Archiv zu wechseln.
Innerhalb des Archivs kannst Du auf die gleiche Weise **deaktivierte Datensätze wieder aktivieren**. Wenn Du die Seite neu lädst, wird wieder die normale Adressliste angezeigt.
#### Aktiv-Status in der Selektion
Für Deine Selektionen kannst Du vorgeben, ob diese **nur aktive oder deaktivierte Datensätze** selektieren sollen, oder ob diesbezüglich keine Einschränkung stattfinden soll. Im Standard zeigen die C-Unit-Selektionen die aktive Datensätze an.
In den **C-Unit-Einstellungen** wird dies im [**Reiter “Filter”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/konfigurierbare-tabellen-c-units/filteroptionen-in-c-units/) durch die Filter-Zeile “Aktiv Ist gleich Archiv” repräsentiert.
Dies liest sich so: Das **Feld “Aktiv”** stimmt überein mit (Ist gleich/Operator) dem sogenannten Archiv-Wert. Das heißt nichts anderes, als dass bei der Ausführung der Selektion der Status des **Archiv-Symbols** oberhalb des Datagrids beachtet wird.
Eine weitere Möglichkeit bestehet darin, den Aktiv-Status über einen **Festwert** vorzugeben. Hier kann über die C-Unit-Einstellungen **fest vorgeben** werden, ob aktive oder deaktivierte Datensätze angezeigt werden sollen.
Wenn der Aktiv-Status anhand des Festwerts festgelegt wird, wird in den Ergebnissen bzw. außerhalb der C-Unit-Einstellungen auch kein anklickbares **Archiv**– **Symbol**(siehe oben) angezeigt.
Wenn in den C-Unit-Einstellungen einer Selektion **keine Einschränkung bzgl. des Aktiv-Status** vorgenommen wurde, werden in den Ergebnissen **sowohl aktive Datensätze als auch nicht aktive Datensätze** angezeigt.
### Darstellungen
Klicke auf das **Symbol** für den Ansichtswechsel, um zwischen **Kachel- und Tabellen-Darstellung** zu wechseln.
Klicke auf das **Symbol** für die **Vollbild-Darstellung** ganz rechts, um die Inhalte der C-Unit im **Vollbildmodus** darzustellen.
#### Slider
Oberhalb der C-Unit kannst Du mit dem Slider die **Informationsdichte** einstellen. Je nachdem, in welche Verwaltung Du Dich gerade befindest und ob es sich dabei um die **Kachel-** oder **Tabellen-Darstellung** handelt, hat das Verschieben des Sliders unterschiedliche Auswirkungen. Dabei wird die Einstellung auf **alle Datagrids in VARIO** übertragen, auch auf die **Widgets** wie z. B. die Abfrage-Widgets der Dashboards. Teste, was für Dich und Deine Anwendung am besten passt.
### Spaltenbreite
Du hast die Möglichkeit, die Spaltenbreite der C-Unit-Spalten selbst anzupassen.
**Temporär** ist dies möglich, indem Du den gewünschten **Spaltenkopf der Spalte anklickst** und **gedrückt hältst.** Die Spaltenüberschrift wird eingefärbt und unterhalb wird das **Symbol** mit dem **doppelseitigen Pfeil** eingeblendet. **Ziehe nach links** oder **rechts** um die Spaltenbreite zu vergrößern oder zu verkleinern.
Im [**Reiter “Spalten”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/konfigurierbare-tabellen-c-units/verwaltung-von-c-units/#Reiter-'Spalten') der **C-Unit-Einstellungen** kann auch die Spaltenbreite für **alle Spalten einer Selektion** festgelegt werden, so dass diese beim Auswählen der Selektion automatisch eingestellt wird.
## Sortierung der Datensätze
Unabhängig von der Sortierung, die standardmäßig in den Einstellungen der C-Unit hinterlegt ist, können die Datensätze temporär nach einzelnen Spalten aus der Kopfzeile sortiert werden.
Die aktuelle Sortierung kannst Du an dem im Screenshot **markierten Pfeil** erkennen, der erscheint, wenn Du mit der Maus über den entsprechenden Spaltenkopf fährst.
Klicke auf einen Spaltenkopf, um die Datensätze nach diesem Attribut **aufsteigend oder absteigend zu sortieren**. Um zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung zu wechseln, klicke erneut auf den Spaltenkopf, nach welchem Du sortieren möchtest.
Beim Neuladen der Seite werden die Datensätze im Datagrid wieder nach der Standard-Selektion sortiert. In dem [**Reiter “Sortierungen”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/konfigurierbare-tabellen-c-units/verwaltung-von-c-units/#Reiter-'Sortierungen') der C-Unit-Einstellungen kannst Du eine **mehrstufige Sortierung** für eine Selektion festlegen, die beim Auswählen der Selektion automatisch eingestellt wird.
# Selektionen konfigurieren
C-Unit-Selektionen anlegen, speichern, freigeben und mit Spalten, Sortierungen, Aggregationen und Markierungen konfigurieren.
Auf dieser Seite lernst Du alles über die Einstellungen der C-Unit, die Erstellung eigener Ansichten sowie Speicher- und Zugriffsoptionen.
In unserem **Deep Dive** erhältst Du einen kompakten **Überblick** über alle verfügbaren **Konfigurationsoptionen** in unseren **C-Units**:
{% embed url="" %}
## Einstellungen der C-Unit
In der Software kommen die C-Units an verschiedenen Stellen vor, an denen Datensätze im sogenannten Datagrid angezeigt werden.
Klicke auf das **Zahnrad-Symbol** in der Kopfzeile der Tabelle, um die Einstellungen für die C-Unit aufzurufen.
Die Einstellungen für eine bestimmte C-Unit werden in Form von **Selektionen** verwaltet.
Speichere die von Dir angepassten Selektionen, um jederzeit auf diese zugreifen zu können. Lasse Dir die Informationen aus den verfügbaren Datensätzen nach Deinen Bedürfnissen anzeigen.
{% hint style="info" %}
Mit der Tastenkombination **Alt + R** können die Inhalte des Datagrids aktualisiert werden, **ohne** dass **die gesamte Seite** neu geladen werden muss. So kannst Du die Inhalte neu laden und **in der aktuellen Selektion bleiben**, auch wenn diese nicht als Standard-Selektion gespeichert ist.
{% endhint %}
Weiterführende Informationen zu C-Units findest Du auf unserer Handbuchseite zur [**Konfiguration von Selektionen**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren) und zu [**Filtermöglichkeiten in C-Units.**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/filteroptionen-in-c-units)
## Reiter Allgemein
Wenn Du die Einstellungen der C-Unit in einem bestimmten Bereich öffnest, werden Dir die Einstellungen der Standard-Selektion angezeigt. Abweichungen von der Standard-Selektion können in einer **neuen Selektion** gespeichert werden, die beim Öffnen des Bereichs **ausgewählt oder als neue Standard-Selektion** für diesen Bereich angelegt werden kann. Um eine (neue) Selektion zu speichern, muss mindestens eine **Bezeichnung** in das entsprechende Feld eingetragen werden.
{% hint style="warning" %}
#### Überschreiben von Selektionen
Sowohl bei **„Speichern“** als auch bei **„Speichern und anwenden“** wird die aktuelle Selektion **überschrieben**. Auch dann, wenn die Bezeichnung vor dem Speichern geändert wurde.
Um aus der geöffneten Selektion eine neue Selektion zu erstellen, muss die bestehende Selektion erst **dupliziert** werden. Dabei wird die alte Bezeichnung durch ein leeres Feld ersetzt, in das die neue Bezeichnung eingetragen werden kann. Nachdem auch die Sichtbarkeit eingestellt wurde, kann die neue Selektion durch Klicken auf „Speichern“ oder „Speichern und anwenden“ gespeichert werden, ohne die alte Selektion zu überschreiben. Mehr dazu im Abschnitt „**Selektion duplizieren**“.
{% endhint %}
### Zugriffsrechte für alle Benutzer
Mit den Zugriffsrechten kannst Du festlegen, **welche Benutzer bzw. Benutzergruppen** auf die Selektion **zugreifen** bzw. diese **bearbeiten** können. **Administratoren** können unabhängig von den Zugriffsrechten alle Selektionen auswählen und bearbeiten.
#### **Lesen und Bearbeiten**
**Alle Benutzer** können die Selektion **auswählen und bearbeiten**.
#### **Nur Lesen**
**Alle Benutzer** können die Selektion **auswählen**, als **Standard** setzen, **duplizieren** und **herunterladen**, aber **nicht bearbeiten**. Über die Felder „Benutzer (Lesen und Bearbeiten)“ und „Benutzergruppe (Lesen und Bearbeiten)“ können einzelnen Benutzern und Benutzergruppen **zusätzliche Bearbeitungsrechte** zugewiesen werden.
#### **Individuell**
Mit dieser Option kannst Du **gezielt festlegen**, welche Benutzer und Benutzergruppen die Selektion nur auswählen und welche sie auch bearbeiten können. Wenn Du z. B. im Feld „**Benutzer (Lesen und Bearbeiten)**“ nur Deinen eigenen Benutzernamen auswählst, ist die Selektion **nur für Dich sichtbar und bearbeitbar**. Für Benutzer **ohne jegliche Zugriffsrechte** ist die Selektion **nicht sichtbar** und somit auch nicht auswählbar.
{% hint style="info" %}
### Eigene Zugriffsrechte beachten
Bei der Auswahl von Benutzern und Benutzergruppen mit den Optionen **„Nur Lesen“** und **„Individuell“** solltest Du daran denken, Deinen eigenen Benutzernamen anzugeben, wenn Du die Selektion weiterhin bearbeiten oder auswählen möchtest. Andernfalls hast Du **keinen Zugriff** mehr auf diese, es sei denn, Du gehörst einer berechtigten Benutzergruppe an oder bist als Administrator angemeldet.
Wird bei der Auswahl des **Zugriffsrechts „Nur Lesen“** kein Benutzer oder keine Benutzergruppe oder bei dem **Zugriffsrecht „Individuell“** nur ein Benutzer oder eine Benutzergruppe mit dem Recht **„Lesen“** ausgewählt, so wird **beim Speichern der Selektion** automatisch **der eigene Benutzer** unter **„Benutzer (Lesen und Bearbeiten)“** eingetragen.
{% endhint %}
### Verwendungszweck
#### **Standard**
„Standard“ bedeutet, dass sich der Datensatz beim Anklicken wie gewohnt in **Tabellen- oder Kachel-Darstellung** öffnet.
#### **Statistik**
Die Daten werden von der C-Unit explizit zum Zweck einer **Statistik-Darstellung** erfasst. Die Ergebnisse lassen sich auf verschiedene Weise darstellen: **Tabelle, Säulendiagramm, Liniendiagramm, Kreisdiagramm, Baumdiagramm, Sunburst-Diagramm.** Für das Säulen-, Linien- und Kreisdiagramm sind zusätzlich weitere Einstellungen zur Darstellung über das **Zahnrad**  möglich.
Beispiel für den Verwendungszweck „Statistik“
Mit dem **Verwendungszweck „Statistik“** ist es z. B. möglich, innerhalb der Belegverwaltung ein Säulendiagramm mit der Summe der Netto- und Bruttobeträge der Adressen im **Menüpunkt Verkaufsbelege** zu erstellen.
Hierfür wird im **Reiter „Spalten“** **an erster Stelle** die **Spalte „Kurzbezeichnung“** aus dem Adressbereich in eine leere Selektion hinzugefügt. Dadurch erscheinen die **Adressen auf der X-Achse**, während die Beträge als Balken in der Y-Achse dargestellt werden. Dazu werden die **Spalten „Betrag Brutto“** und **„Betrag Netto“** mit der Funktion **„Summe“** hinzugefügt, mit der die Summe der Beträge gebildet wird.
In den **Einstellungen für das Säulendiagramm** kann u. a. angegeben werden, dass das Diagramm **horizontal** dargestellt wird, wodurch die Daten in der X-Achse, in diesem Fall die Adressen, auf der Y-Achse dargestellt werden. Zusätzlich kann der **Durchschnitt** durch eine Strichlinie zu den entsprechenden Werten angezeigt werden.
Mit dem **Toggle „Reihe hervorheben“** können die Balken zu einem Wert durch Hovern mit der Maus über einen der Balken oder eine der Diagrammbeschriftungen hervorgehoben werden, indem die restlichen Balken ausgeblendet werden.
Mit dem **Toggle „Werte eingrenzen können“** lassen sich die Werte eingrenzen, indem ein Bereich in der unteren Leiste des Diagramms markiert wird. Dieser wird dann durch einen blauen Balken gekennzeichnet, der nach links und rechts verschoben werden kann.
Als **Endergebnis** sieht das Säulendiagramm folgendermaßen aus:
#### **Weiterleitung**
Mit „Weiterleitung“ wirst Du beim Anklicken des Datensatzes in den **Zielbereich** des angeklickten Datensatzes weitergeleitet, den Du im **Feld „Ziel“** angibst (falls anwendbar).
So kannst Du Selektionen definieren, die dafür sorgen, dass die Auswahl eines Datensatzes **nicht in die Stammdaten** des Datensatzes führt, **sondern in einen anderen Bereich**, wie z. B. Dashboard, Ansprechpartner, Zusatzadressen oder Zusatzfelder.
### Beschreibung
Die Beschreibung ist unter anderem sinnvoll, um festzuhalten, zu welchem **Zweck** die Selektion erstellt wurde oder was selektiert wird.
Außerhalb der C-Unit-Einstellungen kann dieser Beschreibungstext durch das Überfahren mit der Maus über das **Fragezeichen-Symbol** neben der Selektions-Auswahl oder über eine der Selektionen im **Drop-Down-Menü** eingeblendet werden.
### Modus
Im Feld „Modus“ kannst Du auswählen, in welchem Modus Du die Selektion bearbeiten möchtest.
**Selektion:** Du kannst Deine individuelle Selektion anhand der zur Verfügung stehenden Einstellungen zusammenstellen.
**VQL:** Du kannst individuelle Selektionen auf Basis von VQL erstellen. Die VQL-Abfragen kannst Du unter den weiteren Reitern konfigurieren. Weitere Informationen zu VQL findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/freie-vql).
{% hint style="info" %}
**VQL-Kenntnisse erforderlich**
Für die Erstellung von Selektionen im VQL-Modus sind gute Kenntnisse in der Datenbanksprache VQL erforderlich.
{% endhint %}
### Anzahl der Datensätze
Hier kannst Du angeben, wie viele Datensätze in der C-Unit aufgelistet werden sollen. Angezeigt werden die ersten Datensätze, die der Selektion entsprechen.
### Weitere Optionen
#### Selektion leeren
Mit Hilfe des Buttons „Selektion leeren“ kannst Du alle **aktuellen Einstellungen der Selektion entfernen** und somit die Selektion leeren. Der Button sorgt jedoch nicht dafür, dass die geöffnete Selektion gelöscht wird, sondern dafür, dass nun aus einer **vollständig leeren Selektion** eine neue erstellt werden kann. Das ist sowohl mit einer vom Benutzer erstellten Selektion als auch mit einer Default-Selektion in einem bestimmten Bereich möglich.
#### Selektion duplizieren
Mit dem Duplizieren-Button kann eine neue Selektion **auf Grundlage der geöffneten Selektion** erstellt werden, indem diese dupliziert wird:
Die **Bezeichnung** und die **Sichtbarkeitswerte** der Selektion **werden entfernt**, während **alle anderen Eigenschaften der Selektion erhalten bleiben**. Der Duplizieren-Button ist nur verfügbar, wenn Du die C-Unit-Einstellungen einer gespeicherten Selektion öffnest.
#### Selektion löschen
Durch Klick auf den Löschen-Button wird eine vorhandene Selektion gelöscht. Nach Anklicken des Buttons wird nochmals gefragt, ob die Selektion wirklich gelöscht werden soll.
#### Herunterladen einer Selektion
Du kannst Selektionen aus VARIO Cloud herunterladen, um diese **als Dateien im Dateisystem zu speichern**. Klicke auf den entsprechenden Button, um die aktuell ausgewählte Selektion herunterzuladen. Dadurch wird ein in Browser-Download ausgelöst: Die Selektion wird als **JSON-Datei** heruntergeladen.
#### Hochladen einer Selektion
Durch Anklicken des Buttons zum Hochladen einer Selektion lässt sich eine Selektion aus einer **JSON-Datei aus dem Dateisystem** in VARIO Cloud hochladen.
Nach Anklicken des Buttons öffnet sich ein Dialog mit dem Dateisystem zur Auswahl einer Datei. Wähle die JSON-Datei einer Selektion aus und die Selektion wird in die C-Unit-Einstellungen geladen.
{% hint style="info" %}
**Hochgeladene Selektionen speichern**
Durch das Auswählen und Hochladen einer im Dateisystem vorhandenen Selektion wird diese noch nicht aktiv als Selektion gespeichert, sondern nur in die C-Unit-Einstellungen geladen. Um die Selektion auch **endgültig zu speichern**, musst Du dies **über die C-Unit-Einstellungen** tun.
{% endhint %}
#### Standard
Wenn Du vor dem Speichern der Selektion den **Standard-Toggle** aktivierst, wird die Selektion als Standard-C-Unit-Selektion für diesen Bereich festgelegt. Sie ist dann **immer ausgewählt**, wenn Du den entsprechenden Bereich öffnest.
Ist eine Selektion als Standard festgelegt, kann diese **nicht gelöscht** werden. Dazu muss der Toggle „Standard“ wieder deaktiviert werden.
#### Für Workflow
Mit dem **Toggle „Für Workflow“** gibst Du die Selektion zur Verwendung in **Workflows** frei und mit dieser zusätzliche **Parametern** für das Workflow-Element anlegen. Weitere Informationen dazu findest Du[ **hier**](broken://pages/Ij76tyoJllWa25Myq5Pv#benutzerskript).
{% hint style="info" %}
Sobald eine Selektion für die Verwendung in Workflows freigegeben wird, steht sie **ausschließlich für Parameter** innerhalb von Workflows zur Verfügung. Sie kann dann **nicht mehr** als reguläre Selektion in der **C-Unit** verwendet oder **bearbeitet** werden.
{% endhint %}
### Speichern und Anwenden von Selektionen
**Speichern**: Die C-Unit-Einstellungen der aktuellen Selektion werden unter der gerade eingetragenen Bezeichnung gespeichert und angewendet; die **Einstellungen bleiben** dabei aber **geöffnet**.
**Anlegen und anwenden**: Wie Speichern, die **Einstellungen werden** jedoch direkt **geschlossen**.
**Vorschau anzeigen**: Änderungen an den Einstellungen der C-Unit werden übernommen, es wird aber **keine neue Selektion** dazu **erstellt**.
#### Temporäre Selektion
Wenn **Änderungen an der Default-Selektion** in der **Vorschau** angezeigt, aber nicht **gespeichert** werden, wird die Selektion automatisch als temporäre Selektion gespeichert. Diese kann nachträglich ebenfalls als Selektion ausgewählt werden und bleibt solange erhalten, bis sie unter einer anderen Bezeichnung gespeichert wird, auch wenn der Bereich oder der Browser verlassen wird. Diese wird jedoch auch gelöscht, wenn der Browser-Cache geleert wird.
{% hint style="info" %}
Es kann immer **nur eine temporäre Selektion** pro Bereich je User geben. Wird eine neue temporäre Selektion erstellt, ohne die vorherige zu speichern, **wird die alte durch die neuen Einstellungen ersetzt.**
{% endhint %}
## Reiter Spalten
Hier kannst Du festlegen, welche Spalten beim Ausführen der C-Unit angezeigt werden sollen.
Hier eine Übersicht der **Symbole aus der oberen Maske** und ihrer Bedeutung (von links nach rechts):
| Symbol | Funktion |
| ------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Stern | Kennzeichnet die empfohlenen Spalten, die für eine korrekte Darstellung der Selektion erforderlich sind. Mehr dazu im **Abschnitt „Empfohlene Spalten“** weiter unten. |
| Schloss | Spalte fixieren. Mehr dazu im **Abschnitt „Spalte fixieren“** weiter unten. |
| Mülleimer | Spalte löschen |
| Auge | Spalte im Datagrid aus-/einblenden |
| Duplizieren | Spalte duplizieren |
| Drag n Drop Fläche | Anordnung ändern |
Mit dem **Toggle „Ohne Doppelnennung“** kann verhindert werden, dass Datensätze aus den ausgewählten Spalten doppelt ausgegeben werden, wie z. B. die gleiche ID, so dass z. B. die gleiche Adresse mehrfach angezeigt wird.
### Spaltensuche
Mit der **Spaltensuche** kannst Du weitere **Spalten hinzufügen**, so dass sie in der Ausgabe der Selektion mit angezeigt werden. Diese listet Dir alle im aktuellen Bereich verfügbaren Spalten auf. Spalten, die in der aktuellen Ansicht enthalten sind, sind **angehakt** und **grün** eingefärbt.
Füge weitere Spalten zur Selektion hinzu, indem Du entweder die **Zeile selbst** anklickst, um eine **einzelne Spalte** auszuwählen, oder die **Checkbox**, um **mehrere Spalten** auszuwählen. Eine neu hinzugefügte Spalte wird unten aufgelistet (hier die Spalte **„Handelsregister-Kennung“**).
### Empfohlene Spalten
Für die **korrekte Darstellung** der Datagrids in den verschiedenen Bereichen sind bestimmte Spalten notwendig. Ein Beispiel hierfür sind die Spalten **„Belegstatus“** und **„Veröffentlichungsstatus“** in der Belegverwaltung. Fehlt eine dieser Spalten in der Selektion, können die **Status-Symbole** zu den Belegen nicht korrekt angezeigt werden.
Aus diesem Grund sind diese Spalten mit einem **Stern** als **„empfohlene Spalten“** gekennzeichnet. Nach dem Entfernen einer oder mehrerer empfohlener Spalten, weist Dich beim Speichern der Selektion eine Meldung auf die fehlenden Spalten hin. Du hast dann die Möglichkeit, den Vorgang abzubrechen, zu speichern oder die fehlenden Spalten hinzuzufügen und zu speichern. Mit dem **Button „+Empfohlene Spalten“** können alle entfernten empfohlenen Spalten wieder hinzugefügt werden. Je nach Spalte werden diese ein-/ausgeblendet eingefügt und können über das **Auge-Symbol** für die Ansicht im Datagrid wieder eingeblendet werden.
Je nach Bedarf können auch Selektionen ohne diese Spalten ihren Zweck erfüllen, daher ist das Hinzufügen dieser Spalten nur eine Empfehlung und keine Pflicht. In den **Verwendungszwecken „Statistik“** und **„Kreuztabelle“** sowie im **Modus „VQL“** werden **keine empfohlenen Spalten** gekennzeichnet, da die Darstellung in diesen Fällen vom Standard-Datagrid abweicht.
### Spalte ID
Die **Spalte „ID“** wird benötigt, um bei einem Klick auf einen Datensatz in diesen weitergeleitet zu werden. Sie kann jedoch über das **Auge-Symbol** ausgeblendet werden, sodass sie im Datagrid nicht sichtbar ist. Je nach C-Unit hat diese außerdem Einfluss auf die **Darstellung** der aufgelisteten Datensätze.
Beispiel für den Einsatz von ID-Spalten
Beispielsweise können im **Menüpunkt „Aktivitäten“** der **Benutzername** und das **Profilbild der Benutzer** innerhalb der **Time-Line-Darstellung** nur durch das Hinzufügen der **Benutzer-ID** angezeigt werden.
Ohne diese Angabe ist diese Darstellung nicht möglich.
Innerhalb einer C-Unit bzw. Selektion kannst Du die **Reihenfolge** der ID-Spalten flexibel festlegen, was sich auf die **Navigation** auswirkt. Sind **mehrere ID-Spalten** vorhanden, wird die an **erster Stelle** stehende ID **priorisiert**. Mit anderen Wörtern: Die **ID-Spalte**, die an **erster Stelle** platziert wird, bestimmt, welcher **Datensatztyp** mit einem **Linksklick** auf den Datensatz geöffnet werden soll.
Beispiel für mehrere ID-Spalten in Offene Posten
Beispiel für eine Selektion in **Finanzen/Offene Posten**:
Wenn die Reihenfolge auf **Offene Posten ID**, **Adress ID** und **Auftrags ID** festgelegt ist, wird diese Reihenfolge auch bei der Navigation berücksichtigt:
* **Linksklick:** Öffnet den Datensatz basierend auf der priorisierten ID (in diesem Fall den **OP**).
* **Rechtsklick:** Öffnet das **Kontextmenü**, in dem die **weiteren Datensatztypen** in der festgelegten Reihenfolge aufgelistet werden, die darüber geöffnet werden können.
Falls eine für die Navigation **erforderliche ID-Spalte** fehlt, erscheint beim Auswählen eines Datensatzes eine entsprechende Meldung. Statt die C-Unit-Einstellungen manuell zu öffnen, kannst Du die fehlende ID-Spalte direkt über den **Stift-Symbol** hinzufügen.
Wenn in einem Datensatz die für die Navigation **erforderlichen Angaben** nicht vorhanden ist, wird kein Stift-Symbol angzeigt.
### Spaltenbreite einstellen
Mit der **Option „Skalieren“** unten rechts kannst Du die Spaltenbreite aller für die Selektion ausgewählten Spalten festlegen.
Daraufhin werden die Einstellungen vorübergehend geschlossen und das Datagrid im Skalieren-Modus angezeigt. Dies erkennst Du am eingefärbten **Zahnrad-Symbol** und daran, dass nun unter jeder Spaltenüberschrift der **doppelseitige Pfeil** angezeigt wird. Um die Spaltenbreite einzelner Spalten zu verändern, **klicke auf den Spaltenkopf** und **halte ihn gedrückt**, während Du ihn nach **links oder rechts** verschiebst. Über das eingefärbte **Zahnrad-Symbol** gelangst du zurück in die C-Unit-Einstellungen, in denen Du die Anpassungen speichern kannst. Das **rosa Männchen** zeigt an, dass eine Spalte individuell angepasst wurde und mit dem **kreisenden Pfeil** kann die Änderung wieder **aufgehoben** werden.
### Spalte fixieren
Mit dem **Schloss-Symbol** hast Du die Möglichkeit, die Spalten so zu fixieren, dass sie auch beim horizontalen Scrollen nach rechts **stets angezeigt** werden.
#### Mehrere Spalten gleichzeitig fixieren
Beachte: Wenn Du auf das **Fixieren-Symbol** einer Spalte klickst, die z. B. an dritter Stelle steht, werden immer auch die Spalten darüber bzw. links davon fixiert.
Der Screenshot zeigt ein Beispiel, bei dem durch das Fixieren der Spalte „Nummer“, auch die Spalte „ID“ fixiert wird.
So sieht das Ergebnis im Datagrid aus:
### Funktionen
Auf die anzuzeigenden Spalten kannst Du verschiedene Funktionen anwenden. Mit diesen kannst Du bestimmen, wie der Inhalt in der Spalte angezeigt werden soll. **Je nach Inhalt** stehen Dir unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Diese können auch in den **Reitern „Sortierung“** und **„Aggregationen“** eingesetzt werden.
Beispiel: Gesamtbetrag von Verkaufsbelege
Im Menüpunkt **„Verkaufsbelege“** können z. B. in einer Selektion **nur** mit **Spalten zu den Adressangaben** (siehe Bild), die **Spalten „Betrag Brutto“** bzw. **„Betrag Netto“** mit der **Funktion „Summe“** hinzugefügt werden. Die Standard-Sortierungen im **Reiter „Sortierungen“** müssen dabei **entfernt** werden.
Durch die **Funktion „Summe“** wird der Gesamtbruttobetrag bzw. der Gesamtnettobetrag aller Verkaufsbelege zu jeder Adresse aufgelistet.
Wird zusätzlich die **Spalte zur Bezeichnung der Belegart** hinzugefügt, wird der Gesamtbetrag nicht nur in Abhängigkeit von der Adresse, sondern auch der Belegart angezeigt.
Wie aus dem Beispiel bereits ersichtlich, wird bei der Verwendung von **Funktionen** der Inhalt der Spalte **in Abhängigkeit** von den **restlichen in der Selektion ausgewählten Spalten** dargestellt. In diesem Fall ist die Darstellung des Gesamtbruttobetrags bzw. des Gesamtnettobetrags nur dadurch möglich, dass **keine weiteren Spalten** als die für die Adressangaben bzw. die Bezeichnung der Belegarten ausgewählt werden.
#### Erklärung der Funktionen
**Absolutwert**: Negative Werte werden als positiv angezeigt. Positive Werte werden weiterhin normal angezeigt.
**Anzahl**: Anzahl der vorhandenen Inhalte in Bezug auf die übrigen Spalten, z. B. die Anzahl von Belegen in Bezug auf die Belegart.
**Default-if-null**: Wenn der Wert ein NULL ist, d. h. kein Wert vorhanden ist, dann wird stattdessen ein Standardwert verwendet. Bei Zahlen ist dies eine Zahl mit dem Betrag Null, bei Buchstaben eine leere Zeichenfolge.
**Durchschnitt**: Der Durchschnitt der vorhandenen Werte.
**Maximum**: Der höchste von mehreren vorhandenen Werten.
**Minimum**: Der niedrigste von mehreren vorhandenen Werten.
**Summe**: Die Summe der vorhandenen Werte.
**Großbuchstaben**: Der gesamte Inhalt wird in Großbuchstaben dargestellt.
**Kleinbuchstaben**: Der gesamte Inhalt wird in Kleinbuchstaben dargestellt.
**Liste**: Zeigt alle Werte an, wenn mehrere vorhanden sind.
**Liste (ohne Doppelnennung)**: Wie bei „Liste“ werden alle vorhandenen Werte angezeigt, mehrfach vorkommende Werte jedoch nur einmal.
## Reiter Sortierungen
Wie bereits im Abschnitt „Sortierung der Datensätze“ beschrieben, kannst Du in der Übersicht der Datensätze die Sortierung der Tabelle anpassen, indem Du die Spaltenüberschriften anklickst. Hier in den C-Unit-Einstellungen kannst Du die Sortierung noch weiter anpassen und **mehrstufige Sortierungen** einstellen.
Nutze die Spaltensuche, um eine vorhandene Spalte hinzuzufügen. Die Spalte, die hier in der Liste weiter oben steht, wird bei der Sortierung zuerst beachtet. So werden z. B. bei der Einstellung auf dem Screenshot alle Adressen zunächst nach der **Stadt** sortiert und **innerhalb derselben Stadt** nach dem **Namen** sortiert.
## Reiter Filter
Auf [**dieser Seite**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/filteroptionen-in-c-units) lernst Du alles über die vielfältigen Möglichkeiten von Filteroptionen in unseren C-Units.
## Reiter Variablen
Hier kannst Du einstellen, wie die sichtbaren Filter (freie Variablen, Pflichtvariablen) auf den verschiedenen Endgeräten dargestellt werden. Du kannst die **Reihenfolge** der Variablen sowie die **Größe** ihrer Darstellung anpassen.
In der **Übersicht** kannst Du die Variablen über das **Filter**-**Symbol** oberhalb des Datagrids auf- und zuklappen.
## Reiter Aggregationen
Im Reiter „Aggregationen“ kannst Du Aggregationen anlegen, die Dir Auskunft über die **gesamten ausgewählten Datensätze** geben, unabhängig von den Funktionen, die in den Reitern „Spalten“ und „Sortierungen“ verwendet werden. Beispielsweise kann mit der **Spalte „ID“** und der **Aggregation „Anzahl“** die gesamte Anzahl der vorhandenen Datensätze angezeigt werden.
Im folgenden Beispiel soll der **Gesamtbruttobetrag** sowie der **höchste, niedrigste** und **der durchschnittliche Bruttobetrag** der vorhandenen Verkaufsbelege ermittelt werden. Mit dem **Duplizieren-Symbol** können die Spalten dupliziert werden, was die Erstellung mehrerer Aggregationen mit derselben Spalte vereinfacht.
Die Ergebnisse der Aggregationen werden in der **Übersicht** unabhängig von den Filtern unterhalb der Volltextsuche angezeigt.
## Reiter Markierungen
In diesem Reiter kannst Du Werte festlegen, nach welchen Kriterien bestimmte Datensätze im Datagrid farblich hervorgehoben werden sollen. Die Konfiguration erfolgt ähnlich wie im **Reiter „Filter“**. Über das Feld **„+Markierung hinzufügen“** kannst Du die erste Konfiguration für eine farbliche Markierung anlegen.
Zu jeder Konfiguration kannst Du Folgendes definieren:
* **Hintergrundfarbe:** Wähle die gewünschte Farbe für die Markierung aus. Über das **Pipetten-Symbol** kannst Du eine individuelle Farbe festlegen.
* **Feld:** Hier stehen Dir die Spalten zur Auswahl, die im [**Reiter „Spalten“**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/c-units/#Reiter-'Spalten') hinzugefügt wurden.
* **Operation:** Bestimme, ob die Markierung angewendet werden soll, wenn z. B. der Wert im Datensatz **größer** oder **kleiner** ist als der im **Feld** „**Wert**“ angegebene Vergleichswert.
* **Wert:** Gib den Referenzwert ein, mit dem der Wert im Datensatz verglichen werden soll.
Mit den Buttons **„+Oder“** und **„+Und“** kannst Du weitere Konfigurationen hinzufügen. Wenn **mehrere Konfigurationen** auf denselben Datensatz zutreffen, gilt die **oberste Konfiguration**. Sie hat **Priorität** bei der Darstellung der Markierung. Mehr zur **Filterkonfiguration** mit **Und**- und **Oder-Bedingungen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/filteroptionen-in-c-units).
{% hint style="info" %}
**Unterschied zwischen dem Wert 0 und einem leeren Feld**
Wenn im **Feld „Wert“** die Zahl **0** eingegeben wird, werden nur Datensätze mit dem **tatsächlichen Wert 0** berücksichtigt. **Leere Felder**, wie z. B. nicht befüllte Verkaufspreise, bleiben dagegen **unberücksichtigt**.
Um auch leere Felder in die Selektion einzubeziehen, wähle bei der **Operation** gezielt **„Ist leer“** aus.
{% endhint %}
Beispiel für Markierungen
Im folgenden Beispiel werden **zwei** farbliche Markierungen innerhalb einer Selektion in der **Artikelverwaltung** konfiguriert. **Voraussetzung** ist, dass im **Reiter „Spalten“** die Spalten **„Bestand“** und **„Verkaufsartikel“** hinzugefügt wurden. Die Angabe, ob es sich um einen **Verkaufsartikel** handelt, wird aus dem **Toggle „Verkaufsartikel“** in den **Artikelstammdaten** übernommen. Nur wenn dieser aktiviert ist, greift die hier dargestellten Beispielmarkierung in der Selektion.
1. **Konfiguration:** Es werden **Verkaufsartikel rot** markiert, die einen Bestand kleiner als **10** haben.
2. **Konfiguration:** Es werden **Verkaufsartikel grün** markiert, die einen Bestand größer als **50** haben.
Nach **Anwendung der Selektion** werden die Markierungen folgendermaßen dargestellt:
## Veraltete Selektionen
Es kann vorkommen, dass ältere Selektionen, die inzwischen **geänderte** oder **veraltete** **Felder bzw. Spalten enthalten**, nicht erfolgreich geladen werden können. In solchen Fällen ist es erforderlich, die **veralteten** oder nicht mehr passenden **Felder** zu **entfernen**, um sicherzustellen, dass die Selektion wieder ordnungsgemäß funktioniert und den aktuellen Anforderungen entspricht.
Beim Auswählen einer veralteten Selektion wird Dir eine **Fehlermeldung** eingeblendet. Klicke in dieser Fehlermeldung auf das **Stift-Symbol**, um die Selektion zu öffnen und zu bearbeiten.
In den Einstellungen der C-Unit wird Dir dann angezeigt, welche Spalten bzw. Felder veraltet sind. Nachdem diese über den **Mülleimer-Symbol** entfernt wurden, kann die Selektion wieder gespeichert und angewendet werden.
# Filteroptionen in C-Units
Filter in C-Units mit UND-/ODER-Gruppen, Variablen, Datumsangaben und ID-basierten Auswahlfeldern gezielt konfigurieren.
Nutze das volle Potenzial der Filterfunktionen mit UND-/ODER-Gruppen, Datumsangaben, Variablen und benutzerdefinierten Werten.
Hier erhältst Du einen kurzen **Deep Dive** über die Funktionsweise der Filter:
{% embed url="" %}
Im **Reiter „Filter“** kannst Du detailliert einstellen, welche Datensätze im Datagrid angezeigt werden sollen.
Im Screenshot ist die Standard-Einstellung für die Adressverwaltung zu sehen. Diese legt fest, dass:
* ein Feld für die **Volltextsuche (1)** vorhanden ist, mit dem die Datensätze durch die Eingabe einer Zeichenkette gefiltert werden können
* der Standardfilter **„Geschäftsbeziehung“ (2)** vorhanden ist, mit dem die Datensätze nach einer oder mehreren Geschäftsbeziehungen gefiltert werden können
* der jeweilige Datensatz **aktiv** sein muss
## UND und ODER-Filtergruppen
Standardmäßig besteht die Selektion aus einer UND-Gruppe, in der die einzelnen Zeilen mit **UND** verknüpft sind, d. h. **alle Filter müssen zutreffen**: Die Datensätze müssen den eingetragenen Wert aus der Volltextsuche enthalten, den ausgewählten Geschäftsbeziehungen entsprechen und der Aktiv-Status muss dem aktuellen Wert des Aktiv-Buttons folgen.
Durch Hinzufügen eines neuen Filters und Klicken auf **„Oder“** kannst Du auch eine **ODER-Gruppe** erstellen.
Als Beispiel können zwei **ODER-Filter** angelegt werden, die festlegen, dass sowohl Datensätze, welche die Stadt **Neuwied** als auch Datensätze, welche die Stadt **Koblenz** enthalten, aufgelistet werden sollen. Diese **ODER-Gruppe (2)** befindet sich **innerhalb der** bereits vorhandenen **UND-Gruppe (1)**, in der auch weitere ODER-Gruppen angelegt werden können.
Über die **drei Punkte (3)** im Kopf der obersten Gruppenebene kann eine **neue ODER- bzw. UND-Gruppe als oberste Ebene** hinzugefügt werden. Über das **Kreuz (4)** kann die Gruppe auch wieder entfernt werden.
Auch ein **bereits angelegter UND-Filter** kann über den **Button „Oder“** in eine ODER-Gruppe umgewandelt werden, zu der weitere ODER-Filter hinzugefügt werden können. Alternativ kannst Du durch das Verschieben von einem Filter auf einen anderen diese in eine ODER- bzw. UND-Filter umwandeln.
## Organisation der Filterzeilen
Wenn Du mit der Maus über die **drei Punkten** (1) fährst, die sich zwischen den einzelnen Filtern befinden, kannst Du an dieser Stelle über das eingeblendete **Pluszeichen** (2) einen weiteren **Filter hinzufügen**. Mit den **sechs Punkten** (3) rechts außen lassen sich die Filtereinträge nach oben und unten **verschieben**. Filtergruppen können über das kleine **Pfeilsymbol** (4) links **ein- und ausgeklappt werden**.
### Felder
Als Feld kannst Du eine Angabe auswählen, nach der die Datensätze gefiltert werden sollen. Das kann eine Feldangabe sein, wie z. B. die **Adressnummer** oder der **Name** der Adresse, oder ein Attribut zum Datensatz, wie z. B. das **Datum**, an dem der Datensatz angelegt oder geändert wurde. Wie auch im Reiter „Spalten“ ist es auch hier möglich, durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben nach einem bestimmten Feld **zu suchen**.
### Operationen
Für die Bildung des Filters können je nach ausgewähltem Feld verschiedene Vergleichsoperationen ausgeführt werden.
Die **Operationen „Liegt im Bereich“** und **„Liegt nicht im Bereich“** sind z. B. nur für Felder verfügbar, die sich auf einen Datumswert beziehen. Diese ermöglichen die Eingabe eines **Anfangs- und Enddatums**, zwischen denen die aufgelisteten Daten (nicht) liegen sollen.
### Filter mit selbst angelegten Stammdaten
Wenn Du eigene Werte in der **VARIO Cloud** anlegst – z. B. **Warengruppen**, **Aufgabentypen** oder andere, nicht standardmäßig integrierte Angaben –, können diese ebenfalls für Filter verwendet werden. Damit sie jedoch als **Auswahlliste** in einem Filter erscheinen, muss das entsprechende **ID-Feld** in den Filtereinstellungen ausgewählt werden.
Beispiel:
Du hast unter [**Einstellungen/Artikel/Warengruppen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/warengruppen) eigene Warengruppen angelegt. Um in einem Filter eine oder mehrere dieser Warengruppen auswählen zu können, wähle das **Feld ID** unter Warengruppe aus. Dadurch erscheint im Filter eine Auswahlliste mit allen verfügbaren Warengruppen.
### Optionen für Filterwerte
Für die **Filterwerte** können folgende Optionen ausgewählt werden: **Fester Wert, Pflichtvariable, freie Variable, Suche** und **Archiv**.
**Fester Wert**: Die Datensätze werden automatisch nach einem **vorgegebenen Wert** gefiltert, wenn die Selektion ausgewählt wird.
**Pflichtvariable**: Es wird ein Variablen-Feld für die Übersicht generiert, in das ein entsprechender Wert eingetragen werden muss, nach dem die Datensätze eingeschränkt werden sollen. Wenn nichts eingegeben wird, werden keine Ergebnisse angezeigt. Die Variablen können im **Reiter „Variablen“** angeordnet werden.
**Freie Variable**: Es wird ein Variablen-Feld für die Übersicht generiert, in das ein entsprechender Wert eingetragen werden kann, nach dem die Datensätze eingeschränkt werden sollen. Die Variablen können im **Reiter „Variablen“** angeordnet werden.
**Suche:** Standardmäßig wird diese Option zur Eingrenzung der Datensätze über die Volltextsuche festgelegt. Die Suche kann jedoch durch Auswahl eines anderen Feldes eingeschränkt werden, wodurch die Ergebnisse unter Umständen schneller ausgegeben werden können.
**Archiv:** Der Wert „Archiv“ ist nur beim **Feld „Aktiv“** verfügbar und wird immer durch das aktuelle **Archiv-Symbol**  in der Übersicht bestimmt. Standardmäßig werden die aktiven Datensätze angezeigt, also die Datensätze, die sich nicht im Archiv befinden. Im Gegensatz dazu kann mit dem **„Festwert-Toggle“** unabhängig vom **Archiv-Symbol** bestimmt werden, ob die aktiven oder die deaktivierten Datensätze aufgelistet werden sollen.
{% hint style="info" %}
**Suche, freie- und Pflichtvariable**
Der **Wert „Suche“** darf **nur einmal** in eine Selektion vergeben werden. Für **weitere Filtereinschränkungen** durch Benutzereingaben muss dann eine **„Freie Variable“** oder eine **„Pflichtvariable“** verwendet werden.
{% endhint %}
Beispiel für Filter und Filter-Optionen
Beispielsweise kann mit der **Option „Fester Wert“** ein Filter erstellt werden, der die Datensätze nach einer bestimmten **Stadt** einschränkt. Dadurch werden nur die Datensätze aufgelistet, die der angegebenen Stadt entsprechen, sobald die Selektion in der Übersicht ausgewählt wird.
Mit der **Option „Freie Variable“** kann z. B. ein Filter erzeugt werden, mit dem die Datensätze neben der Volltextsuche auch nach der Bezeichnung eines **Tags** eingegrenzt werden können. Die gewünschte Tag-Bezeichnung kann dann in das entsprechende Feld oberhalb der Datensätze eingegeben werden.
Mit der **Operation „Endet mit“** kann wiederum eine **Freie Variable** erstellt werden, mit der die Datensätze z. B. nach der **Endziffer** statt der Anfangsziffer der **Adressnummer** eingegrenzt werden können. Dies kann sinnvoll sein, wenn die Anfangsziffern der meisten Adressen gleich sind und so nur die abweichenden Endziffern eingegeben werden müssen.
#### Option Eigener Benutzer
Für Felder, bei denen nach einer Benutzer-ID gefiltert wird, wie z. B. **„Verantwortlicher Benutzer“ bei Aufgaben** oder die **Benutzer-ID bei Aktivitäten**, steht die **Option „Eigener Benutzer“** zur Verfügung. Diese Option filtert die Datensätze automatisch nach dem eigenen Benutzer.
#### Sonderfall mit dem Filter „Zugeordneter Benutzer“
Auch bei einem Filter mit dem Feld **„Zugeordneter Benutzer“** als **freie Variable** steht Dir bei einer Selektion für ein **Abfrage-Widget** eine zusätzliche Funktion zur Verfügung.
In den Einstellungen des Abfrage-Widgets kannst Du für den Filter flexibel festlegen, ob die Datensätze nach dem eigenen Benutzer oder nach einem anderen Benutzer gefiltert werden sollen.
Die Einstellung wird mit dem Dashboard gespeichert, d. h. ein Abfrage-Widget mit der gleichen Selektion kann **in einem Dashboard** nach dem eigenen Benutzer filtern, während es **in einem anderen Dashboard** auf einen anderen Benutzer eingestellt sein kann. Dies ist besonders nützlich, wenn **Dashboards für andere Benutzer konfiguriert** werden, um automatisch deren eigene Datensätzen anzuzeigen.
## Filtern anhand von IDs
Wenn Du als Feld die ID eines Datensatztyps auswählst – z. B. **„Status“**, **„Priorität“** oder **„Typ“** bei CRM-Objekten –, wird Dir im Wertefeld automatisch ein **Drop-Down-Menü** mit den verfügbaren Datensätzen angezeigt.
Das ist besonders hilfreich, um z. B. nach dem Status, die Priorität oder den Typ von CRM-Objekte zu filtern. Um z. B. nach einer der angelegten **Prioritäten einer Aufgabe** zu filtern, gehe wie folgt vor:
{% stepper %}
{% step %}
Öffne im **Menüpunkt „Aufgaben“** die **C-Unit-Einstellungen** über das **Zahnrad-Symbol**. Gib bei einer neuen Selektion eine **Bezeichnung** ein.
{% endstep %}
{% step %}
Wechsle in den **Reiter „Filter“**. Fahre mit der Maus über die **drei Punkte** und klicke auf das **Pluszeichen**, um eine **neue Filterregel** anzulegen.
{% endstep %}
{% step %}
Wähle in der neuen Regel das **Feld „ID“** aus der **Kategorie „Priorität“** und die **Operation „Ist gleich“**.
{% endstep %}
{% step %}
Über das **Männchen-Symbol** kannst Du entscheiden, ob der Filter als [**Variable**](#Optionen-für-Filterwerte) oder [**Fester Wert**](#Optionen-für-Filterwerte) verwendet werden soll.
{% endstep %}
{% endstepper %}
## Filtern anhand von Datumsangaben
In den Einstellungen Deiner C-Unit hast Du verschiedene Möglichkeiten, nach dem Datum für ein bestimmtes Attribut zu filtern. Hierbei sind **absolute** von **relativen** Datumsangaben zu unterscheiden.
**Absolute Datumsangaben** stehen fest und sind nicht veränderlich (Fixdatum). **Relative Datumsangaben** werten das aktuelle Datum aus und aktualisieren sich stets mit diesem („die letzten vier Tage“).
Die Angaben setzen sich hierbei immer aus dem Feld, der Operation und dem Filterwert zusammen!
### Absolute Datumsangabe
Eine absolute Datumsangabe kann über den **Datepicker** erzeugt werden. Durch Klicken auf das **rechte Kalender-Symbol** öffnet sich ein Eingabe-Overlay mit einer Kalenderanzeige und einem Rad zur Auswahl der Uhrzeit. Wähle Datum und ggf. Uhrzeit durch Klick auf die Bereiche aus. Durch Eingabe eines Wertes für **Kalenderwoche** kannst Du in die jeweilige Kalenderwoche springen. Die ausgewählten Angaben werden sofort in den Filterwert übernommen.
### Relative Datumsangabe
Neben dem Button für den Datepicker findest Du den Button für die **relative Datumsangabe**.
Nach Anklicken des Buttons wechselt das Feld für den Filterwert zur Darstellung anhand der rdt-Notation. Hiermit können von Dir beliebige **relative Datumsangaben** gemacht werden.
Wenn Du diese Datumsnotation aktivierst, enthält der Filter zunächst den Wert ***„rdt{\*.\*.\* \*.\*:\*}*****“** (Datum und Uhrzeit) oder ***„rd{\*.\*.\*}“*** (nur Datum) je nach ausgewähltem Feld. Der Ausdruck **„rdt{…}“** bzw. **„rd{…}“** signalisiert die Nutzung der relativen Datumsangabe; innerhalb der geschweiften Klammern werden das relative Datum bzw. die relative Uhrzeit definiert.
{% hint style="info" %}
## Datum über Datepicker konfigurieren
Über den **Zauberstab** neben dem **Feld „Wert“** öffnest Du den **Datepicker-Helfer**. Dort kannst Du die Datumsangabe über die verfügbaren Optionen konfigurieren.
{% endhint %}
Das relative Datum und die relative Uhrzeit bestehen grundsätzlich aus jeweils **drei Stellen**. Dementsprechend steht bei ***„rdt{\*.\*.\* \*:\*:\*}*****“** von links nach rechts eine Stelle für **Tag, Monat und Jahr**, gefolgt von einer Stelle für **Stunde, Minute und Sekunde**. Ein Sternchen an einer dieser Stellen steht für den Wert des aktuellen Datums bezogen auf diese Stelle, so dass ***„rdt{\*.\*.\* \*:\*:\*}*****“** für das **aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit** steht, während **„rd{\******.\******.\*}“** **nur** für das **aktuelle Datum** steht.
Es können bis zu allen Stellen dieser Notation mit festen Werten gefüllt werden. So kann z. B. beim **Erstellungsdatum** auf alle Daten *größer **„rdt{1.1.\* \*:\*:\*}*****“** eingeschränkt werden (Datensätze, die später als das Jahresbeginn des aktuellen Jahres erstellt wurden). Hierdurch lassen sich verschiedene Konstellationen realisieren.
Die führende Null bei Tag und Monat kann gesetzt oder weggelassen werden. Bei den Jahresangaben sollte das Jahr ausgeschrieben werden.
{% hint style="warning" %}
Falsche absolute Datumsangaben innerhalb dieser rdt-Notation führen zu einem Fehler bei der Ausführung. Es ist darauf zu achten, dass der entsprechende Ausdruck richtig ist (z. B. dass es keinen 30. Februar gibt).
{% endhint %}
Um Dir bei der Nutzung die Eingabe bestimmter Konstellationen zu erleichtern, kannst Du auch bestimmte **Kürzel** für die **Tage** verwenden:
* **E**: Der **erste Tag** des Monats. Z. B. `rdt{E.5.* *:*:*}` für den ersten Mai des laufenden Jahres.
* **EW**: Der **erste Werktag** des Monats.
* **L**: Der **letzte Tag** des Monats. Z. B. `rdt{L.7.* *:*:*}` für den letzten Tag des Monats Juli des laufenden Jahres.
* **LW**: Der **letzte Werktag** des Monats.
### Daten zuzüglich oder abzüglich Zeitwert
Wenn Du Daten im Rahmen der oben beschriebenen rdt-Notation **zuzüglich oder abzüglich bestimmter Zeitwerte** darstellen möchtest, kannst Du dies tun, indem Du die Stellen mit einem **Plus- oder Minuszeichen** versiehst.
Z. B. **rdt{-4.*****.*** ***:*****:\*}** für die Zeitspanne des **aktuellen Datums minus vier Tage**.
Z. B. **rdt{*****.-1.*** ***:*****:\*}** für die Zeitspanne des **aktuellen Datums minus ein Monat**.
Z. B. **rdt{*****.*****.-2 *****:*****:\*}** für die Zeitspanne des **aktuellen Datums minus zwei Jahre**.
Z. B. *rdt{.. -1:*:\*}\*\* für die Zeitspanne des **aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit minus eine Stunden**.
Es ist wichtig, sich mit der Notation, den Kürzeln und der Verwendung von +/- durch Testen etwas vertraut zu machen, um Missverständnissen und Fehler bei der Verwendung zu vermeiden.
# E-Rechnungen
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in strukturierten Formaten wie **XRechnung** oder **ZUGFeRD** erstellt werden. Sie ermöglichen einen schnellen, fehlerfreien Datenaustausch und erfüllen gesetzliche Standards. Anders als herkömmliche PDF-Rechnungen enthalten sie maschinenlesbare Daten, die eine automatische Verarbeitung erleichtern. Besonders im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern werden E-Rechnungen zunehmend zur Pflicht. Sie sparen Zeit, reduzieren Papierverbrauch und bieten Unternehmen eine effiziente Lösung zur Rechnungsverwaltung. Weitere Informationen zum Thema E-Rechnungspflicht findest Du auch auf unserer Website in unserem [Blogbeitrag](https://www.vario-software.de/blog/e-rechnung-mit-der-vario-warenwirtschaft/).
### Modelle der E-Rechnung
#### ZUGFeRD-Rechnung: Die wichtigsten Fakten
* **Hybrides Format**: Kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei.
* **Versionen**: Aktuell ist ZUGFeRD 2.3; erfüllt EU-Standards (EN 16931)
* **Profile**: Basic (einfach), Comfort (Standard), Extended (komplex).
* **Vorteile**: Lesbar für Menschen und maschinenverarbeitbar, ideal für B2B und B2G.
* **Anwendung**: Besonders im deutschen Mittelstand verbreitet, kompatibel mit internationaler Rechnungsabwicklung.
#### XRechnung: Die wichtigsten Fakten
* **XML-basiertes Format**: Ausschließlich maschinenlesbar, kein PDF-Anteil.
* **Standard**: Strikte Vorgaben gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931.
* **Vorgaben**: Verpflichtend für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 01.01.2025
* **Inhalte**: Leitweg-ID zwingend erforderlich, klar definierte Datenstruktur.
* **Vorteile**: Hohe Automatisierung und Fehlervermeidung durch standardisierte Daten
#### Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung
| **Kriterium** | **ZUGFeRD** | **XRechnung** |
| ---------------- | --------------------------------------- | ------------------------------------- |
| **Formattyp** | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei | Nur XML, maschinenlesbar |
| **Zielgruppe** | B2B und B2G | Hauptsächlich B2G |
| **Lesbarkeit** | Mensch- und maschinenlesbar | Nur maschinenlesbar |
| **Leitweg-ID** | Optional | Pflicht |
| **Flexibilität** | Mehr Profile für verschiedene Szenarien | Einheitliches, striktes Datenmodell |
| **Anwendung** | Breiter Einsatz | Fokussiert auf öffentliche Verwaltung |
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, jedoch ist ZUGFeRD flexibler, während XRechnung durch strenge Vorgaben eine höhere Standardisierung bietet.
### XML-Dateien
Die XML-Datei ist das zentrale Element einer *E-Rechnung*, da sie strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält. Hier sind die wichtigsten Aspekte der Generierung:
* **Standardisierung**: Die XML-Datei folgt der Norm **EN 16931**, die sicherstellt, dass alle relevanten Rechnungsinformationen in einem festgelegten Format vorliegen.
* **Formate**: Je nach Rechnungsart wird entweder **ZUGFeRD-XML** (eingebettet in ein PDF) oder eine reine **XRechnung-XML** generiert.
* **Pflichtfelder**: Die XML-Datei enthält unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsinformationen, Steuerdetails und – bei XRechnung – die **Leitweg-ID** für öffentliche Auftraggeber.
* **Automatische Generierung**: Beim Export einer Rechnung in VARIO Cloud wird die XML-Datei basierend auf den eingegebenen Rechnungsdaten erstellt.
* **Validierung**: Bevor eine E-Rechnung versendet wird, sollte die XML-Struktur geprüft werden, um Fehler oder fehlende Pflichtangaben zu vermeiden.
Die XML-Datei stellt sicher, dass Rechnungsdaten fehlerfrei verarbeitet werden können, reduziert manuelle Eingaben und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung.
# Einstellungen & Voraussetzungen für E-Rechnungen
## Einstellungen
### Standardvorgabe in den Parametern
Im Menüpunkt **Einstellungen → Adressen → Parameter** kannst Du unter den Adressparametern das **Standardformat** für E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) auswählen. Diese Einstellung dient als Vorgabe für neue Belege, wenn in der Belegadresse keine abweichende Einstellung hinterlegt ist.
{% hint style="info" %}
Änderungen an den Standardeinstellungen der E-Rechnung werden erst nach einem Neuladen der Seite wirksam. Sobald Du eine Anpassung vornimmst, erscheint eine Meldung mit der Option zum Neuladen.
{% endhint %}
### Bankverbindungen und Spracheinstellungen
#### Bankverbindung
Die **Bankverbindung** und **Spracheinstellung** sind in einer E-Rechnung wichtig, weil sie direkt in den strukturierten XML-Daten hinterlegt werden. Diese Angaben beeinflussen, wie die Rechnung verarbeitet wird und welche Informationen der Empfänger erhält.
#### Bankverbindung in der E-Rechnung
In der XML-Datei einer E-Rechnung werden die **Zahlungsinformationen** gespeichert, darunter:
* **IBAN und BIC** (oder andere Zahlungswege)
* Zahlungsreferenz
* Bankname
Diese Daten sind essenziell, da viele Buchhaltungssysteme den Empfänger und die Bankverbindung automatisch aus der Rechnung auslesen und für die Zahlung übernehmen.
Falls in der Adressverwaltung eine bevorzugte Bankverbindung hinterlegt ist, wird diese automatisch für die E-Rechnung genutzt.
Jeder Adresse kann eine **Hauptbankverbindung für E-Rechnungen** hinterlegt werden. Hier kannst Du auswählen, ob Deine hinterlegte Bankverbindung für E-Rechnungen, die ins **Drittland**, in die **EU** oder ins **Inland** gehen verwendet werden soll:
#### Spracheinstellungen
* E-Rechnungen können in mehreren Sprachen erstellt werden, wobei die Sprache über einen Parameter in den Rechnungsstammdaten festgelegt wird
* Dies betrifft hauptsächlich die **Bezeichnungen in der XML-Datei**, wie z. B. Rechnungsart, Zahlungsbedingungen oder Steuerinformationen
* Besonders im internationalen Geschäft ist dies relevant, damit Rechnungen für den Empfänger verständlich und rechtskonform sind.
{% hint style="info" %}
Die **Bankverbindung** stellt sicher, dass die Zahlung reibungslos erfolgen kann, während die **Spracheinstellung** eine korrekte Interpretation der Rechnung durch internationale Geschäftspartner ermöglicht.
{% endhint %}
#### UNECE-Code für Mengeneinheiten
Im Bereich **Einstellungen → Artikel → Mengeneinheiten** kannst Du bei der Neuanlage oder Bearbeitung einer Mengeneinheit ein zusätzliches Feld mit dem Titel **UNECE-Code** pflegen. Dieses Feld ist insbesondere für die Erstellung von E-Rechnungen relevant. Hier liefern wir im Standard die gängigen Codes für die Mengeneinheiten aus, die Du Dir über unseren [Vorgabedatenservice](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/grundlagen-vario-cloud/#Vorgabedaten-importieren) herunterladen kannst.
| Mengeneinheit | Bezeichnung | UNECE-Code |
| ------------- | ----------- | ---------- |
| Stück | STK | C62 |
| Kilogramm | KG | KGM |
| Liter | LTR | LTR |
{% hint style="info" %}
**Was ist der UNECE-Code?**
Der UNECE-Code ist ein international standardisierter Code gemäß der **United Nations Economic Commission for Europe (UNECE)** zur eindeutigen Kennzeichnung von Mengeneinheiten (z. B. Stück, Kilogramm, Liter). In elektronischen Geschäftsdokumenten wie der E-Rechnung wird dieser Code benötigt, um die Mengeneinheit maschinenlesbar zu übermitteln.
{% endhint %}
Wenn Du eine E-Rechnung erstellst, wird der der Mengeneinheit zugeordnete **UNECE-Code** im XML der Rechnung automatisch ausgegeben. Das sorgt für eine standardkonforme und valide E-Rechnung gemäß den aktuellen Anforderungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).
{% hint style="info" %}
Ohne UNECE-Code kann es bei der Verarbeitung der E-Rechnung durch öffentliche Auftraggeber oder große Unternehmen zu Ablehnungen oder Fehlermeldungen kommen.
{% endhint %}
## Voraussetzungen und Stammdatenpflege
Damit E-Rechnungen in VARIO Cloud korrekt genutzt werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt und Stammdaten gepflegt werden.
### Adressstammdaten
Damit die E-Rechnung korrekt genutzt werden kann, sind einige wenige Einstellungen erforderlich. Im Folgenden zeigen wir anhand eines Beispiels die Funktionsweise sowie die wichtigsten Punkte, die Du beachten musst.
In der Adressverwaltung im Reiter Zusatzadressen kannst Du individuelle Einstellungen für ***Haupt- und Zusatzadressen*** vornehmen:
* Das Feld **Format** (E-Rechnungsprofil) ist hier auswählbar.
* Die **Leitweg-ID** kann für die Hauptadresse und Rechnungszusatzadressen hinterlegt werden.
{% hint style="info" %}
Das in der Hauptzusatzadresse der Zusatzadressen hinterlegte E-Rechnungsformat wird in den Stammdaten unter der “ **Sonstiges**” angezeigt und für die Ausgabe verwendet, ist dort jedoch nicht änderbar. Sind in den Zusatzadressen mehrere Adressen hinterlegt, beispielsweise eine abweichende Rechnungsadresse, wird das zugehörige Format für den Beleg übernommen. Du kannst das Format jedoch jederzeit manuell im Beleg anpassen.
{% endhint %}
Dort findest Du die Felder **„Format“** und **„Leitweg-ID“**. Die **Leitweg-ID** ist bei einer **ZUGFeRD-Rechnung** kein Pflichtfeld, kann aber optional eingetragen werden. Wie bereits erwähnt, sind diese Felder in den Stammdaten schreibgeschützt. Um Änderungen vorzunehmen, wechsle in den Tab **„Zusatzadressen“**. Dort findest Du die Felder in der Karte “ **E-Rechnungen**“:
Die Leitweg-ID ist bei der XRechnung ein Pflichtfeld und daher auch mit *” \ “*\* markiert. Ein Speichern ohne das Eintragen einer Leitweg-ID ist hier hingegen ***nicht*** möglich.
Außerdem ist neben der vollständigen Angabe der eigenen **Anschrift** inkl. **Rechtsform** die Angabe einer **Bankverbindung** mit einer gültigen **IBAN**, der eigenen **USt-IdNr.** sowie **Kontaktdaten** vom Typ “ **E-Mail**” und “ **Telefon**” obligatorisch, um eine valide E-Rechnung zu erhalten. Diese Angaben sollten im besten Fall auch in der Empfängeradresse der E-Rechnung gepflegt sein.
{% hint style="info" %}
#### Reihenfolge der E-Rechnungseinstellungen
Die **E-Rechnungseinstellungen** sind so priorisiert, dass die Angaben in der **Haupt-Zusatzadresse** Vorrang vor den **Einstellungen** in den Adress-Parametern haben. Letztere werden nur verwendet, wenn in den Zusatzadressen **keine spezifischen Angaben** hinterlegt sind.
Ist der Adresse eine **abweichende Rechnungsadresse** hinterlegt, haben diese Einstellungen die höchste Priorität und können nur noch auf der **Ebene eines einzelnen Belegs** manuell überschrieben werden.
{% endhint %}
# E-Rechnungen in Verkaufs-Belegen
Nachdem Du alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen hast, möchten wir Dir die Funktionsweise anhand eines einfachen Beispiels verdeutlichen. Im Beispiel ist das E-Rechnungsformat sowohl in den **Adresseinstellungen** als auch in der zugehörigen **Haupt-Zusatzadresse** hinterlegt.
### Beispiel ZUGFeRD
Im Bereich Belegdaten findest Du das in der Adresse hinterlegte Format und, wenn vorhanden, die Leitweg-ID. Hier werden wie beschrieben die Einstellungen einer abweichenden **Zusatz-Rechnungsadresse** vorrangig vor den Einstellungen in der **Haupt-Zusatzadresse** priorisiert. Ist keins von beidem in der Adresse hinterlegt, werden die E **instellungen aus den Adressparametern** gezogen.
Wenn Du mit der Maus über das Feld hoverst, wird Dir die **Herkunft der E-Rechnungseinstellung** angezeigt:
Du kannst außerdem in jedem Beleg nochmal eine **nur für diesen Beleg geltende abweichende Einstellung** vornehmen, indem Du einfach das Format und ggf. die Leitweg-ID **manuell** überschreibst:
Um die ZUGFeRD-Rechnung zu erhalten müssen wir diese veröffentlichen bzw. herunterladen.
Danach öffnet sich die Rechnung als PDF-Datei automatisch. In dieser Rechnung im PDF Format befindet sich im Anhang die maschinenlesbare XML Datei.
### Beispiel XRechnung
Ist in Deinem Beleg das Format XRechnung eingestellt und eine entsprechende Leitweg-ID hinterlegt, findest Du nach dem Veröffentlichen des Belegs, sprich dem Herunterladen, eine XML-Datei in Deinem Download-Verzeichnis.
Hier hast Du im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format nur die strukturierten Daten in der Datei vorliegen. Du erkennst in der Datei die entsprechend verwendete **XRechnungs-Version**:
### Wasserzeichen „DRAFT“
In VARIO Cloud wird eine E-Rechnung im Status **Entwurf („DRAFT“)** erzeugt, solange sie noch nicht final veröffentlicht oder heruntergeladen wurde. Dieses Verfahren dient zur Kennzeichnung, dass die Rechnung noch nicht verbindlich ist und Änderungen somit möglich sind.
#### Beim Download oder Versand
Sobald die Rechnung final heruntergeladen oder an den Empfänger gesendet wird, wird der ***„DRAFT“***-Stempel bei ZUGFeRD-Formaten automatisch entfernt. Die Rechnung gilt dann als offiziell ausgestellt und kann nicht mehr verändert werden.
{% hint style="info" %}
Der Stempel stellt sicher, dass unfertige oder versehentlich generierte Rechnungen nicht als gültige Dokumente angesehen oder weitergegeben werden.
{% endhint %}
### Wasserzeichen “Sichtmuster”
Da XRechnungen **kein PDF enthalten**, stellt VARIO Cloud beim Klick auf den Button **„Beleg anzeigen“** einen speziellen **Belegreport** zur Verfügung. Dieser basiert auf dem Rechnungsinhalt, dient aber **nur zur Ansicht für interne Zwecke**.
Der angezeigte Belegreport ist **nicht Bestandteil der übermittelten XRechnung** und dient lediglich zur Vereinfachung für den Menschen. Die XML hat Vorrang!
Als Wasserzeichen dieses Reports findest du gut sichtbar den **Stempel „Sichtmuster“**. Dieser kennzeichnet eindeutig, dass es sich **nicht um ein offizielles Dokument** handelt, sondern um eine **rein visuelle Darstellung** des XRechnungsinhalts:
{% hint style="warning" %}
Das *Sichtmuster* darf **nicht an Kunden oder Behörden weitergegeben** werden – es handelt sich **nicht um kein gültiges Rechnungsdokument**!
{% endhint %}
# Validieren von E-Rechnungen
## Validierung von E-Rechnung mit Valitool
Mit der Validierungsfunktion von E-Rechnungen kannst Du sicherstellen, dass Deine elektronischen Verkaufsbelege dem gültigen Standard (z. B. XRechnung/ZUGFeRD) entsprechen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die entsprechende **Validierungs-Lizenz** aktiv ist. Erst nach Erwerb der Lizenz werden die zugehörigen Einstellungen und Funktionen im System freigeschaltet.
### Validierungsmodus einstellen
Unter [**Einstellungen/Belege/Parameter**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/belege/#EN16931-Validierung-mit-Valitool) findest Du bei aktiver Lizenz die Auswahlmöglichkeit für den Validierungsmodus:
| Modus | Beschreibung |
| --------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Manuell** | Die Validierung erfolgt durch Klick auf ein Prüf-Icon im Beleg. |
| **Automatisch** | Die Validierung findet automatisch bei Veröffentlichung des Belegs statt. |
### Manuelle Validierung im Beleg
Wird der Modus “Manuell” gewählt, steht in finanzrelevanten Belegarten bei hinterlegtem E-Rechnungs-Profil wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ein Prüf-Icon zur Verfügung, beispielsweise in:
* Rechnungen
* Lieferschein/Rechnungen
* Storno-Rechnungen
* Storno-Lieferschein/Rechnungen
* Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme
### Icon-Zustände und Bedeutung
| Symbolfarbe | Bedeutung |
| --------------------- | ------------------------------------------------ |
| Orange (Fragezeichen) | Beleg wurde noch nicht validiert. |
| Rot (Ausrufezeichen) | Beleg konnte nicht erfolgreich validiert werden. |
| Grün (Häkchen) | Beleg wurde erfolgreich validiert. |
Beim Überfahren des Icons mit der Maus erscheint ein Tooltip mit dem aktuellen Validierungsstatus.
### Validierung durchführen
{% stepper %}
{% step %}
Öffne einen finanzrelevanten Beleg mit E-Rechnungsprofil (Beispielsweise eine Rechnung mit dem Format XRechnung.
{% endstep %}
{% step %}
Klicke auf das gelbe Prüf-Icon mit dem Fragezeichen ganz oben.
{% endstep %}
{% step %}
Die Validierung wird angestoßen, die Ergebnisse werden als PDF-Protokoll im **Reiter DMS** gespeichert.
{% endstep %}
{% step %}
Der Belegstatus wird entsprechend dem Ergebnis aktualisiert (siehe oben).
{% endstep %}
{% endstepper %}
Eine fehlerhafte XRechnung führt dazu, dass das Icon auf Rot springt und das Prüfprotokoll im DMS erscheint. So erkennst Du auf einen Blick, dass der Beleg noch nicht korrekt übermittelt werden kann.
### Automatische Validierung im Beleg
Wird in den Einstellungen der Modus “Automatisch” aktiviert, erfolgt die Validierung beim:
* Drucken des Belegs
* Versenden per E-Mail
* Herunterladen (z. B. durch den Kunden)
{% hint style="info" %}
**Kein veröffentlichen bei fehlgeschlagener Validierung**
Wenn die Validierung fehlschlägt, wird der Beleg **nicht veröffentlicht**. Es erscheint stattdessen eine Fehlermeldung, und das Prüfprotokoll wird – wie bei der manuellen Prüfung – im DMS gespeichert. In der Belegvorschau ist das Protokoll ebenfalls sichtbar.
{% endhint %}
Das automatische Prüfverfahren verhindert die unbeabsichtigte Übermittlung fehlerhafter E-Rechnungen und unterstützt so Deine rechtssichere Rechnungsstellung.
# App-Konzept
In VARIO Cloud bilden Apps das zentrale **Fundament für individuelle Erweiterungen, branchenspezifische Anpassungen und Anbindungen zu Drittsystemen**. Sie laufen unabhängig vom ERP-Kern und können separat entwickelt, installiert und betrieben werden – bei voller Kontrolle über Releasezyklen und Updateverhalten.
Die besondere Stärke: Du kannst die Funktionalität Deines Systems flexibel erweitern, **ohne Sonderprogrammierungen** vorzunehmen. Stattdessen nutzt Du die Möglichkeiten von Workflows, Importskripting, konfigurierbaren Exporten und App-spezifischen Erweiterungen, um Prozesse ganz nach Deinen Anforderungen abzubilden.
## Vorteile des App-Systems
### Technische Vorteile
| Vorteil | Bedeutung |
| ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ |
| **Eigene Datenmodelle** | Apps bringen eigene Tabellen, Felder und Strukturen mit |
| **Technologiefreiheit** | Entwicklung in beliebiger Sprache |
| **Performance-Isolation** | Kein Einfluss auf das ERP-System durch separate Infrastruktur |
| **Unabhängige Upgrades** | Apps können jederzeit aktualisiert werden, auch während des ERP-Betriebs |
| **Eigene Releasezyklen** | Neue Funktionen losgelöst vom ERP-Releaseplan möglich |
### Strategische Vorteile
| Vorteil | Bedeutung |
| --------------------------- | ----------------------------------------------------------------- |
| **Time-to-Market** | Schnelle Umsetzung individueller Anforderungen ohne ERP-Anpassung |
| **Kompetenzpool erweitern** | Kunden, Partner, Agenturen können eigene Lösungen beisteuern |
| **Flexible Bepreisung** | Apps können separat angeboten oder bepreist werden |
## Wie funktionieren Apps?
Apps sind eigenständige Anwendungen und werden auf einer separaten Infrastruktur betrieben und integrieren sich über standardisierte Schnittstellen ins ERP-System. Jede App ist in einem sogenannten **App-Manifest** definiert, das alle relevanten Metadaten und Rechte enthält.
### Das App-Manifest
Das **App-Manifest** ist eine statische Datei, die jede App eindeutig beschreibt:
| Enthaltene Informationen |
| ------------------------------------------------- |
| Name, Version, Herausgeber |
| Beschreibung, UI-Integrationen |
| Berechtigungen (z. B. Datenzugriffe) |
| Integrationspunkte (Dialoge, Verkaufskanäle etc.) |
| Technische Anforderungen |
#### Wo sehe ich das App-Manifest?
* Im **ERP** unter:
**System → Apps → \
* Alternativ über Entwickler-Tools beim Öffnen des **App-Stores im Admin-Center:**
* **F12 öffnen → Netzwerk → appsAvailable → Preview**
### Auf welche Daten darf die App zugreifen?
* Der Entwickler definiert den Zugriff im Manifest
* Jede App bringt eine eigene Benutzerrolle mit
* Zugriffe erfolgen ausschließlich auf genehmigte Endpunkte
## Rollen & Zuständigkeiten
| Frage | Antwort |
| ---------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- |
| **Wer ist Besitzer einer App?** | Der Entwickler, der sie erstellt |
| **Wer ist verantwortlich für Funktion?** |
Technisch: Entwickler Qualität: VARIO (Zertifizierung, Framework)
|
| **Wer darf Apps veröffentlichen?** | Nur ernannte Entwickler, nach einem Review-Prozess |
| **Wer darf private Apps nutzen?** | Alle Nutzer mit entsprechender Lizenz, ohne öffentliche Zertifizierung |
## Installation & Verwaltung
### Wo installiere ich eine App?
Im App-Store im **Admin-Center**, auf der Ebene einer **Installation** im **Reiter Apps**.
Eine **Anleitung** zur **Installation** und **Deinstallation** von Apps, sowie Informationen zu **Integrationen** und **Berechtigungen** erhältst Du auf unserer [**Handbuchseite zum Bereich System/Apps**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/apps/)**.**
### Was passiert bei der Installation?
| Aktion | Bedeutung |
| --------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| Lizenz wird erteilt | Gültige Nutzung für die Installation |
| App-User und Rolle werden angelegt | Definierte Rechte für API-Zugriff |
| Zugriffsschlüssel (Token) wird erstellt | Authentifizierung über Offline-Token |
| Migrationen im ERP | Anpassung von Strukturen und Daten im ERP-System |
| Migrationen in der App | Initiale Datenstruktur und Konfiguration in der App selbst |
Jede App erhält ihre eigenen Berechtigungen und Rollen.
Über diese kannst Du steuern, welche Benutzer mit der App arbeiten dürfen.
[Hier findest du die Einstellungen zu Benutzerrechten.](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Gruppen-und-Rollen)
## Besondere Funktionen & Hinweise
| Symbol / Begriff | Bedeutung |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| **App-Badge** | Sichtbarkeit der App in Dialogen, URLs und Meldungen |
| **App-Benutzer** | Wird automatisch erstellt, dient der Kommunikation ERP → App |
| **Benutzerrollen** | Steuern Sichtbarkeit und Nutzbarkeit |
| **Offline-Token** | Authentifizierung der App gegen die API |
| **VQL-Abfragen** | Zugriff auf ERP-Daten per App-spezifischem Query-Format |
| **Logs / Protokolle** | Transparente Analyse aller App-Aktivitäten direkt im Frontend |
| **Skripte** | App-seitige Datenmanipulation via VQL und JSON |
## Analyse & Individualisierung
Apps liefern im Bereich [**System/Apps**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/apps/#Protokolle-und-Logging) umfangreiche Diagnose- und Individualisierungsmöglichkeiten:
* **Reiter Datenabfragen:** VQL-Abfragen einsehen und bearbeiten
* **Reiter Protokolle:** Logs nach Request-ID, Status oder Log-Level filtern
* **Reiter Skripte:** Anpassung der übermittelten Daten an externe Systeme über eigene Skripte
### Hilfreiche Detailinformationen
Über die Logs kannst Du bei Problemen schnell nachvollziehen, ob z. B. ein Fehler in der App, im ERP oder in einem externen System aufgetreten ist.
## Erweiterungsmöglichkeiten durch Apps
* **API-Zugriff auf die gesamte Anwendung**
Apps können über standardisierte Schnittstellen auf nahezu alle ERP-Daten und Funktionen zugreifen – authentifiziert, gesichert und rollenbasiert.
#### Anwendungsbeispiel
Eine App erstellt tagesaktuelle Verkaufsberichte, greift auf Auftragsdaten, Kundengruppen und Lagerbestände zu und übermittelt die Auswertung automatisch an ein BI-Tool wie Power BI oder Excel.
* **Webhook-Abonnements für Event-getriebene Automatisierung**
Apps können sich auf bestimmte **Ereignisse (Events)** im ERP „abonnieren“ – z. B. Auftragsfreigabe, Zahlungseingang oder neue Artikel. Über **Webhooks** werden diese Ereignisse in Echtzeit an die App gemeldet, die dann definierte Aktionen ausführt.
#### Anwendungsbeispiel
Nach dem Versand eines Pakets wird ein Webhook ausgelöst, der automatisch die Sendungsnummer an den Kunden per E-Mail verschickt und den Status im ERP aktualisiert.
* **Individuelle Erweiterung der Oberfläche**
Apps können das **Frontend (UI)** des ERP gezielt erweitern: durch eigene Menüpunkte, Dialog-Erweiterungen oder neue Tabs innerhalb bestehender Masken.
#### Anwendungsbeispiel
Ein Großhändler erweitert die Kundenakte um ein Tab „Umsatzentwicklung“, das direkt Charts zur Kaufhistorie anzeigt – bereitgestellt von einer App, die diese Daten regelmäßig aufbereitet.
* **Eigene Datenmodelle und Strukturen**
Apps bringen bei Bedarf eigene Tabellen, Felder oder ganze Datenmodelle mit – vollständig integriert, aber getrennt vom ERP-Kern.
#### Anwendungsbeispiel
Eine App für Leasinggeschäfte speichert Vertragslaufzeiten, Raten und Gerätetypen in eigenen Datenfeldern und verknüpft diese mit den regulären Kunden- und Artikelstammdaten im ERP.
* **Dynamische Benutzerrechte und Rollenkonzepte**
Apps definieren eigene **Benutzerrollen**, über die sich gezielt steuern lässt, welche Funktionen sichtbar und nutzbar sind.
#### Anwendungsbeispiel
Ein externer Logistikdienstleister bekommt über eine App Zugriff auf bestimmte Lieferdaten – aber keinen Zugang zu Preisen oder Kundendaten im ERP.
* **Analyse, Monitoring und Protokollierung**
Jede App kann ihre Aktivitäten detailliert protokollieren – inklusive Request-IDs, Fehleranalyse und Statusübersichten.
#### Anwendungsbeispiel
Eine App zur Exportkontrolle dokumentiert jeden API-Aufruf, kennzeichnet potenziell kritische Waren automatisch und archiviert alle Prüfungen revisionssicher.
* **Migrationen zur strukturierten Erweiterung des Datenmodells**
Bei der Installation können Apps **Migrationen** durchführen – also gezielte Erweiterungen am ERP-Datenmodell, z. B. durch neue Felder, Tabellen oder Einstellungen.
#### Anwendungsbeispiel
Eine App für das Vertragsmanagement ergänzt die Kundenmaske automatisch um Felder für Laufzeit, Status und Kündigungsfristen – alles ohne manuelle Einrichtung.
## FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wer darf Apps installieren?
Nur berechtigte Benutzer im Admin-Center. Es wird unterschieden zwischen:
* **Öffentlichen Apps:** über den VARIO App Store erhältlich, mit Zertifizierung
* **Privaten (Inhouse-)Apps:** individuell entwickelbar, keine Zertifizierung notwendig
Wer ist für eine App verantwortlich?
* **Der Entwickler**, der die App erstellt hat, ist für deren Funktion verantwortlich.
* **VARIO** prüft öffentliche Apps vor Freigabe (Zertifizierung) und stellt das Framework bereit.
* Der App-Kern bleibt in der Verantwortung des Entwicklers.
Können eigene Apps entwickelt werden?
Ja! Auch Kunden oder Agenturen können eigene Apps schreiben, ohne dass diese veröffentlicht werden. Dafür gelten bestimmte technische Einschränkungen.
Welche Daten kann eine App lesen oder schreiben?
Das bestimmt das **App-Manifest**. Nur die dort beantragten Berechtigungen werden bei der Installation vergeben.
Können User berechtigt werden, eine App zu nutzen?
Ja. Über die Benutzerrollen, die die App bei der Installation mitbringt.
Wo laufen die Apps?
Apps laufen isoliert vom ERP, auch auf separater Hardware, sodass die Performance des ERP-Kerns nicht durch die App beeinträchtigt wird.
# Dashboards
Überblick über Dashboards in VARIO Cloud mit Aufbau, Einsatzbereichen, Vorteilen und verfügbaren Dashboard-Typen.
## Individuelle Zentrale für Unternehmensdaten
Dashboards sind zentrale Benutzeroberflächen, die eine **kompakte und visuell aufbereitete Darstellung wichtiger Unternehmensdaten** ermöglichen. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt so viel wie "Armaturenbrett" – und genau das bieten Dir Dashboards in VARIO Cloud: eine **maßgeschneiderte Übersicht** über alle für Dich relevanten Kennzahlen, Vorgänge und Prozesse.
### Was ist ein Dashboard?
Ein Dashboard besteht aus sogenannten **Widgets** – kleinen Minianwendungen, die Informationen anzeigen oder Funktionen direkt bereitstellen. In VARIO Cloud findest Du nicht nur ein zentrales **Startseiten-Dashboard**, sondern zusätzlich in nahezu jedem Bereich wie **Adressen**, **Artikel**, **Lager**, **CRM**, **Finanzen** oder **Verkaufskanäle** eigene Bereichs-Dashboards. Diese enthalten jeweils passende Widgets für die dort relevanten Informationen.
### Voll individualisierbar
Die Stärke der Dashboards liegt in ihrer **hohen Individualisierbarkeit** für jeden Benutzer, jede Rolle, jeden Bereich. Du kannst:
* Eigene Dashboards pro Bereich anlegen (beliebig viele pro Bereich)
* Benutzerdefinierte Widgets erstellen – z. B. mit unseren [**C-Unit-Selektionen**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/bedienung-und-tagliche-nutzung)
* Sichtbarkeit und Zugriffsrechte individuell steuern:
* **Nur für mich**
* **Für alle Benutzer**
* **Für bestimmte Benutzergruppen**
* **jeweils mit Lese- oder Bearbeitungsrechten**
* Dashboards gezielt in den [**Benutzereinstellungen** ](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/grundlagen-zu-den-dashboards#personliche-benutzereinstellung-fur-dashboards)aktivieren
Die Anlage und Verwaltung erfolgt zentral unter **Einstellungen/Allgemein/Reiter** Dashboards. Mehr zur Erstellung individueller Dashboards findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/grundlagen-zu-den-dashboards#dashboards-anlegen).
### Direkt aus dem Dashboard arbeiten
Ein besonderes Feature in VARIO Cloud ist das **konfigurierbare Widget zur Bearbeitung von Stammdaten**. Damit kannst Du z. B. Adressdaten direkt im Dashboard bearbeiten oder anlegen – ohne Umweg über die komplexe Detailmaske. So wird das Dashboard zur **individuellen Startseite** für Deine tägliche Arbeit und mehr als nur eine Anzeige von Daten. Mehr zum konfigurierbaren Widget erfährst Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#konfigurierbares-widget).
## Dein Dashboard in wenigen Schritten
{% stepper %}
{% step %}
Definiere in den allgemeinen Einstellungen neue Dashboards für die gewünschten Bereiche.
{% endstep %}
{% step %}
Wähle passende Widgets aus oder erstelle eigene auf Basis von Selektionen.
{% endstep %}
{% step %}
Lege fest, wer auf das Dashboard zugreifen darf – und in welcher Form.
{% endstep %}
{% step %}
Aktiviere das Dashboard in Deinen Benutzereinstellungen.
{% endstep %}
{% step %}
Nutze das Dashboard als Startseite für Deine tägliche Arbeit – mit genau den Daten, die Du brauchst.
{% endstep %}
{% endstepper %}
## Vorteile der Dashboards auf einen Blick
Vorteil
Beschreibung
Individuell anpassbar
Jeder Benutzer sieht genau die Daten, die für ihn wichtig sind
Zentrale Übersicht
Alle relevanten Informationen auf einen Blick – ohne Suchen
Rollenbasiert steuerbar
Unterschiedliche Dashboards für Management, Lager, Buchhaltung etc.
Direkt ausführbar
Bearbeite Daten direkt im Dashboard, ohne tiefer ins System zu navigieren
Zeitsparend & effizient
Schnellzugriff auf Programme, Auswertungen und Aktionen
Auswertung von Umsätzen, Bestellungen und Performance je angebundenem Vertriebskanal (z. B. Onlineshops, Marktplätze).
# Grundlagen zu den Dashboards
Einstieg in Dashboards mit Aufbau, Zugriffsrechten, Widget-Konfiguration und Benutzereinstellungen.
Dashboards sind grafische Oberflächen, die verschiedene Informationen und Funktionen übersichtlich in Form einzelner Elemente darstellen. Sie dienen dazu, komplexe Unternehmensdaten wie Umsätze, offene Posten oder Belegdaten verständlich und zentral darzustellen – ohne dass Du durch mehrere Menüs navigieren musst.
In VARIO Cloud stehen Dir in vielen Bereichen Dashboards zur Verfügung. Diese bestehen aus sogenannten **Widgets** – kleinen, spezialisierten Anwendungen, die Informationen anzeigen oder Aktionen ermöglichen. Du kannst eigene Dashboards individuell zusammenstellen oder für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zentrale Dashboards erstellen. So sieht beispielsweise das Management andere Daten als die Lagerverwaltung oder die Buchhaltung – und genau das lässt sich mit den Dashboards flexibel abbilden. Weiterführende Informationen zu Dashboards in unserer VARIO Cloud findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboards-in-vario-cloud/).
In unserem **Deep Dive** erklären wir Dir wie Du Dashboards anlegen und konfigurieren kannst:
{% embed url="" %}
## Dashboards anlegen
Unter **Einstellungen/Allgemein/Dashboards** werden die Dashboards für die einzelnen Bereiche wie Startseite, Adresse, Artikel, usw. verwaltet. Für alle hier aufgeführten Bereiche können ein oder mehrere individuelle Dashboards angelegt werden.
Durch Auswahl von z. B. **"+Startseiten-Dashboard"** öffnet sich der Dialog zum Anlegen eines neuen Dashboards. Hier muss eine **Bezeichnung** eingegeben und ein **Icon** ausgewählt werden. Über den **Button** kann ein bereits heruntergeladenes Dashboard wieder hochgeladen werden.
### Zugriffsrechte für alle Benutzer
Mit den Zugriffsrechten kannst Du festlegen, **welche Benutzer bzw. Benutzergruppen** auf das Dashboard **zugreifen** bzw. diesen **bearbeiten** können. Zur Auswahl stehen:
* **Lesen und Bearbeiten**: **Alle Benutzer** können das Dashboard a**uswählen und bearbeiten**.
* **Nur Lesen:** **Alle Benutzer** können das Dashboard **auswählen**, **duplizieren** und **herunterladen**, aber **nicht bearbeiten**. Über die Felder “**Benutzer (Lesen und Bearbeiten)**” und “**Benutzergruppe (Lesen und Bearbeiten)**” können einzelnen Benutzern und Benutzergruppen **zusätzliche Bearbeitungsrechte** zugewiesen werden.
* **Individuell:** Mit dieser Option kannst Du **gezielt festlegen**, welche Benutzer und Benutzergruppen das Dashboard nur auswählen und welche es auch bearbeiten können. Wenn Du z. B. im Feld “**Benutzer (Lesen und Bearbeiten)**” nur Deinen eigenen Benutzernamen auswählst, ist das Dashboard **nur für Dich sichtbar und bearbeitbar**. Für Benutzer **ohne jegliche Zugriffsrechte** ist das Dashboard **nicht sichtbar** und somit auch nicht auswählbar.
#### Pflicht für Benutzer und Benutzergruppen
In diesen Feldern wählst Du Benutzer oder Benutzergruppen aus, für die das Dashboard verpflichtend sein soll. Das ausgewählte Dashboard wird dadurch **automatisch** in den Benutzereinstellungen der entsprechenden Benutzer **hinterlegt** und kann vom Benutzer **nicht entfernt** werden. **Voraussetzung:** Der Benutzer muss über die Berechtigung verfügen, das Dashboard zu **bearbeiten**.
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#### Eigene Zugriffsrechte beachten
Bei der Auswahl von Benutzern und Benutzergruppen mit den Optionen **“Nur Lesen”** und **“Individuell”** solltest Du daran denken, Deinen eigenen Benutzernamen anzugeben, wenn Du das Dashboard weiterhin bearbeiten oder auswählen möchtest. Andernfalls hast Du **keinen Zugriff** mehr auf diesen, es sei denn, Du gehörst einer berechtigten Benutzergruppe an oder bist als Administrator angemeldet.
{% endhint %}
Nach der Anlage werden im nächsten Schritt Widgets hinzugefügt, über die [Größe verschiedener Endgeräte angepasst](#anpassung-der-widgets-an-verschiedene-displays), über die Dashboard-Einstellung für dieses Dashboard geändert oder das geöffnete Dashboard über herunterladen. Dabei hast Du die Option, auszuwählen, ob die **Selektionen,** die ggf. in [**Abfrage-Widgets**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard-im-startmenue/#Widget-Abfrage) verwendet werden, mitheruntergeladen werden sollen.
## Dashboards mit Widgets konfigurieren
Je nach Bereich (Startseite, Adresse, Artikel…) werden in den Dashboards unterschiedliche Widgets angeboten. Diese werden einfach per **Drag & Drop** in den freien Bereich gezogen. Widgets können auch mehrfach pro Dashboard konfiguriert werden. Dies ist z. B. bei der Statistiken sinnvoll, wenn diese nach unterschiedlichen Auswertungen sortiert angezeigt werden sollen.
**Abhängig vom Inhalt eines Widgets, werden diese Aktionen angeboten:**
Symbol
Aktion
/
Widget verschieben
Widget aus dem Dashboard entfernen
Größe des Widgets anpassen. Die Mindestgröße kann je nach Widget variieren.
/
Wechsel zwischen Ansicht- und Einstellmodus
Widget duplizieren
Download des Widgets im *.json Format
Wechsel zwischen Bearbeitungs- und Speichermodus (nur möglich bei den Widgets “Checkliste” und “Konfigurierbares Widget”, wenn der Toggle “Bearbeitbar” aktiviert ist!)
Widget per Excel, CSV, PDF exportieren oder drucken
Filtern der Datensätze nach vorhandenen und hinzugefügten Variablen (nur möglich bei den Widgets Einkaufs-,Verkaufsbelege und Abfrage). Wir empfehlen, den gewünschten Datensatz in einem separaten Tab zu öffnen (Rechtsklick), da die Filtereinstellung nach “zurück” nicht gespeichert wird.
Mit Anwahl des Buttons kannst Du ein Widget im **JSON**-**Format** hochladen. Mit Anwahl von wird Dein Dashboard inklusive der hinzugefügten Widgets gespeichert. Mit kannst Du, wie an vielen Stellen in der Cloud auch, den Link teilen.
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#### Dashboards jederzeit konfigurieren
Neben den Dashboard-Einstellungen können die Dashboards auch **direkt im jeweiligen Bereich** (Adressen/ Reiter Dashboard,…) über den **Button "Dashboard konfigurieren"** bearbeitet werden. Diese Funktion führt automatisch zu den Dashboard-Einstellungen und nach der Konfiguration zurück zum ursprünglichen Bereich.
{% endhint %}
## Anpassung der Widgets an verschiedene Displays
Unsere Dashboards unterscheiden zwischen drei verschiedenen Displaygrößen, zwischen denen über gewechselt werden kann:
* bis 800 Pixel Breite (“**Smartphone**“: 2 Spalten möglich)
* bis 1680 Pixel Breite (“**Tablet**“: 4 Spalten möglich)
* ab 1680 Pixel Breite (“**Desktop**“: 6 Spalten möglich)
Für jede dieser Displaygrößen kann eine individuelle Anordnung und Größe der Widgets gespeichert werden. So kann bei einem Wechsel des Endgerätes einfach die entsprechende Displaygröße ausgewählt werden, ohne die Widgets neu konfigurieren zu müssen.
## Persönliche Benutzereinstellungen für die Dashboards
In den **persönlichen Benutzereinstellungen** kannst Du nun im letzten Schritt unter dem **Reiter “Dashboards”** nur die Dashboards zu den gewünschten Bereichen hinzufügen, die Du selbst sehen möchtest. Dadurch wird verhindert, dass Dir **alle** vorhandenen Dashboards angezeigt werden, also auch die die Dich nicht interessieren. Du kannst die Dashboards zu den jeweiligen Bereichen hinzufügen, indem Du auf **“Startseiten-Dashboard auswählen”**, **“Adress-Dashboard auswählen”** usw. klickst.
Durch das Verschieben der Dashboards mit dem Symbol kann die **Reihenfolge** innerhalb der Bereiche festgelegt werden. Das jeweils erste Dashboard, ist das Dashboard, das standardmäßig als “Haupt-Dashboard” angezeigt wird. Die anderen Übersichten sind über ein Dropdown-Menü zugänglich.
## Wechseln zwischen Dashboards
Wenn in den Benutzereinstellungen **einem Bereich** mehrere Dashboards hinzugefügt wurden, kann im Navigationsmenü oder direkt innerhalb des Bereichs zwischen diesen gewechselt werden. Beispielsweise sind verschiedenen “**Startseiten-Dashboards**” als Unterpunkte des Menüs **“Dashboards”** aufgelistet.
Innerhalb eines **Bereichs**, z. B. Adressen, lässt sich über den **grünen Balken** im geöffneten Reiter “Dashboard” ein Dropdown-Menü öffnen. Dort kann ein anderes Dashboard aus der Liste ausgewählt werden.
## Dashboard im TV-Modus
Jedes geöffnete Dashboard kann im **TV-Modus** dargestellt werden.
Dabei wird der Fokus des Browserfensters auf das Dashboard gelegt, während das Navigationsmenü und die Infoleiste ausgeblendet werden. Das Dashboard aktualisiert sich automatisch **alle 60 Sekunden.** Die Widgets können aber auch manuell aktualisiert werden, indem man mit Rechtsklick auf das Widget klickt und im Kontextmenü die **Aktion “Neu Laden”** auswählt.
Zusätzlich kann der Browser unter Windows mit der **Taste** **F11** in den Vollbildmodus geschaltet werden, so dass auch die Browserleiste ausgeblendet wird und nur die Widgets auf dem Bildschirm zu sehen sind.
Mit der **ESC-Taste** kann der **TV-Modus** wieder verlassen werden. Der **Vollbildmodus des Browsers** kann durch **erneutes Drücken der F11-Taste** beendet werden.
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#### Abweichung der Funktionstaste
Je nach Gerät und Browser kann die Funktion der F11-Taste variieren.
{% endhint %}
# Die Startseiten-Dashboards
Unter dem Menüpunkt “Dashboards” werden Dir die Startseiten-Dashboards angezeigt, die Du unter **Einstellungen/Allgemein/Dashboards/Startseiten-Dashboards** erstellt und als Startseiten-Dashboards in den **persönlichen** **Benutzereinstellungen** hinzugefügt hast. Wie das funktioniert erfährst Du unter [“Grundlagen zu den Dashboards“](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/grundlagen-zu-den-dashboards).
**Die Widgets der Startseiten-Dashboards**
Alle Widgets, die für die Startseiten-Dashboards zur Verfügung stehen, haben wir hier mit jeweils einem Anwendungsbeispiel beschrieben. Generell können alle Widgets auch mehrfach konfiguriert werden z. B. mit einer anderen Auswertungsart oder einem anderen Zeitvergleich.
## Widget Umsatzstatistik
Mit dem Widget "Umsatzstatistik“ kann eine Ansicht der Umsatzstatistik konfiguriert und dargestellt werden. In den Einstellungen des Widgets können Auswertungen (z. B. Verkauf/Rechnungen Umsatz), Zeitvergleiche (z. B. Aktuelles und zwei Vorjahre), Gruppierungen (z. B. Monat), die Darstellungsart (z. B. Liniendiagramm) sowie Darstellungsdetails (z. B. Maximum markieren) ausgewählt und Leerwerte ausgeschlossen werden. Es wird empfohlen, für die jeweilige Umsatzstatistik einen eindeutigen Titel zu vergeben.
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#### Info zu weiteren Details
Die Umsatzzahlen pro Monat/Jahr werden zusätzlich angezeigt, wenn Du den Mauszeiger innerhalb der Grafik bewegst.
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## Widget Einkaufsbelege
Das Widget "Einkaufsbelege" zeigt die Daten aller Belegarten (Anfrage, Bestellung,…) in Tabellenform an. Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Durch die Auswahl einer Zeile wird in den Beleg und durch Auswahl des Auges in die Belegvorschau verzweigt. In den Einstellungen des Widgets kann die Überschrift “Einkaufsbelege” durch die Eingabe eines anderen Titels individualisiert werden. Über den Filter kann nach Variablen gefiltert werden.
## Widget Verkaufsbelege
Das Widget "Verkaufsbelege“ zeigt die Daten der Belegarten (Angebot, Auftrag,…) in Tabellenform an. Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Mit Anwahl einer Zeile wird in den Beleg und mit Anwahl des Auges in die Belegvorschau verzweigt. In den Einstellungen des Widgets kann die Überschrift “Verkaufsbelege” durch die Eingabe eines anderen Titels individualisiert werden.
## Widget Offene Posten
Das Widget "Offene Posten" zeigt alle offenen Forderungen in Tabellenform an. Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Mit Anwahl einer Zeile wird in die Stammdaten/Offenen Posten verzweigt und mit Anwahl des Auges in die Belegvorschau. Die linke Spalte informiert zusätzlich über den Zahlungsstatus.
Zahlungsstatus
Symbol
Bedeutung
Vollständiger Betrag offen
Überzahlung erfolgt / In Erstattung
Teilzahlung erfolgt
Zahlung vollständig abgeschlossen
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#### Info zum Zahlungsstatus
Der Zahlungsstatus wird auch als Tooltip angezeigt, wenn man mit der Maus über das Statussymbol fährt.
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## Widget Aufgaben
Das Widget “Aufgaben” listet alle im CRM vorhandenen Aufgaben mit vielen Details auf. Auch hier kann der Inhalt der einzelnen Spalten mit dem Pfeil auf- und absteigend sortiert und der Titel individuell angepasst werden. Durch Auswahl einer Aufgabe wird man zu dieser weitergeleitet.
## Widget Aktivitätenübersicht
Das Widget „Aktivitätenübersicht“ zeigt eine Übersicht aller durchgeführten Aktivitäten an. In den **Einstellungen des Widgets** können Filter wie z.B. Benutzer, Benutzergruppen und Variablen wie Tag und Uhrzeit gesetzt werden. In der **Ansicht** **des Widgets** selbst kann der angezeigte Zeitraum durch Verschieben des blauen Balkens beliebig eingeschränkt werden. Durch Auswahl einer Abrechnungsart wird die Anzeige auf diese beschränkt. Durch Auswahl von  wird eine Zusammenfassung der Abrechnungsarten einblendet (s. u.). Beim Hovern über eine Aktivität werden die entsprechende Details angezeigt und beim Anklicken öffnet sich die Aktivität in einem neuen Fenster.
Beim Anklicken eines **leeren Zeitraumes** zwischen den bestehenden Aktivitäten kann eine neue Aktivität für genau diesen Zeitraum angelegt werden. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
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#### Tipp zum Infobutton und Hinweis zu Aktivitäten mit kurzer Dauer
Der Infobutton zeigt die Summe aller Benutzer gruppiert nach den Abrechnungsarten.
Aktivitäten von sehr kurzer Dauer, insbesondere unter einer Minute, sind in der Grafik nur schwer zu erkennen, da sie als einzelne Linien dargestellt werden.
{% endhint %}
## Widget Aktivitäten-Kalender
Das Widget “**Aktivitäten-Kalender**” zeigt eine Übersicht aller Aktivitäten pro Benutzer in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. In den Einstellungen des Widgets können verschiedene Vorgaben festgelegt werden, darunter
* **Ansicht:** Tag, Woche oder Monat
* **Abrechnungstyp:** Intern, Kunde, Unklar
* **Aktivitätentyp:** E-Mail, Telefon usw.
* **Wochenendanzeige:** Ein-/Ausschaltbar
Wenn der Toggle “**Eigenen Benutzer anlegen**” aktiviert ist, werden nur die eigenen Aktivitäten dargestellt. Ist der Toggle deaktiviert, wird stattdessen der Benutzer aus dem Feld “**Benutzer**” angezeigt. Dieser kann jedoch -wie auch die anderen Einstellungen- über ein Dropdown-Menü geändert werden.
In der **Tagesansicht** kann eine neue Aktivität über das Kontextmenü erfasst werden. In der **Wochen- und Monatsansicht** erfolgt dies durch Anklicken des **Pluszeichens** . Dabei öffnet sich ein Popup-Fenster zur Eingabe der Aktivität. Die **Gesamtzeit** zeigt eine Zusammenfassung für den ausgewählten Monat an. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
Weitere Informationen zur Erstellung von Selektionen findest Du unter “[Konfigurierbare Tabellen (C-Units)](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren)“.
## Widget Abfrage
Mit dem Widget “Abfrage” kann jeweils der Inhalt einer Liste konfiguriert werden. Diese liefern detaillierte Informationen zu der ausgewählten Gruppe.
Über die Einstellung ist hierzu im Feld “Titel” ein eindeutiger Name zu erfassen, über die Auswahl “Gruppe” die gewünschte Liste und über das Template eine Standard-Vorlage oder eine eigene Vorlage auszuwählen.
**Auszug aus der Gruppenliste:**
Beispiele für die Gruppen “Finanzbuchhaltung Export” & “Lagerbewegungen”
Widget-Einstellung
Ansicht
### **Selektionen für Abfrage-Widgets**
Mit der Option **“Selektion anlegen”** bzw. “**Selektion anpassen**” kann eine individuelle Selektion für das ausgewählte Template erstellt werden. Weitere Informationen zur Erstellung und Bearbeitung von Selektionen findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren#reiter-allgemein). Mit der **Gruppe “Statistik-Listen”** stehen Dir dabei bereits **vorgefertigte Templates** zur Verfügung, die besonders für die Nutzung im Zusammenhang mit dem **Verwendungszweck “Statistik”** nützlich sind.
Innerhalb einer Selektion können z. B. **Zugriffsrechte** für Benutzer und Benutzergruppen, die **Darstellung** (Metrik, Diagramm) für den **Verwendungszweck “Statistik**” sowie die **Anordnung** oder **Umbenennung von Spalten** festgelegt werden. Ebenfalls können Filter für die **farbliche Markierung** von Datensätzen frei definiert werden.
Außerdem können **Filterregeln** hinzugefügt werden, mit denen die Auflistung der Datensätze in der Ansicht über das Filtersymbol entsprechend eingeschränkt werden kann. Mit dem **Toggle “Variablen automatisch ausklappen”** können die Filter direkt in der Ansicht des Widgets ausgefüllt werden, ohne sie erst mit dem Filtersymbol aufklappen zu müssen.
#### **Optionen Benutzereingabe und Variablenauswahl**
Bei Dashboards für einen **bestimmten Bereich**, z. B. **Adressen** oder **Artikel**, kannst Du beim Hinzufügen von **Pflichtvariablen** und **Freie Variablen** in den **Widget-Einstellungen** zwischen den zwei **Optionen** “**Benutzereingabe**” und “**Variablenauswahl**” auswählen. Bei der **Benutzereingabe**  kann die Angabe je nach Filter manuell eingegeben oder ausgewählt werden. Bei der **Variablenauswahl**  kann der entsprechende Feld ausgewählt werden, aus dem die Angabe gefiltert werden soll.
Beispiel: Aufgaben zu der geöffneten Adresse auflisten
Mit der **Option “Variablenauswahl”** kannst Du z. B. in einem Adress-Dashboard gezielt nur die Aufgaben zur aktuell geöffneten Adresse anzeigen lassen. Dafür kannst Du für die **Gruppe** “**Alles rund ums CRM”** und dem **Template “Aufgaben”** eine **Selektion** anlegen und fügst einen Filter auf das **Feld ID (aus Adresse)** hinzu, mit der Operation “**Ist gleich”** und der Option **“Freie Variable”**.
In den **Widget-Einstellungen** wählst Du anschließend beim entsprechenden Filter die **Option “Variablenauswahl”** und gibst als **Feld “ID”** an. Dadurch wird beim Öffnen des Dashboards automatisch die Aufgabenliste dynamisch an die geöffnete Adresse angepasst.
Für jedes Template können auch mehrere Selektionen für unterschiedliche Zwecke erstellt werden, die im **Feld “Selektion”** ausgewählt werden können.
#### **Darstellungsart Metrik**
Mit dem **Verwendungszweck** “**Statistik**” und der **Darstellung** “**Metrik**” können mit dem Abfrage-Widget auch **Statistiken** aus den Abfragedaten erstellt werden. Beispielsweise kann man sich in einem Widget den Gesamtnettobetrag eines Tages aller Verkaufsbelege ermitteln lassen, kombiniert mit dem niedrigsten und höchsten Betrag, anzeigen lassen. Natürlich können auch andere Daten wie der Durchschnitt und die Anzahl der Beträge angezeigt werden.
Beispiel: Statistik der Nettobeträge aus Verkaufsbelegen
In diesem Beispiel haben wir zunächst dem **Abfrage-Widget** den **Titel “VK-Nettobeträge”** gegeben**,** die **Gruppe “Beleg-Listen”** und das **Template “Verkaufsbelege”** ausgewählt.
Mit der Auswahl “**Selektion anlegen**” haben wir eine neue Selektion geöffnet, im **Reiter “Allgemein”** die **Bezeichnung “Statistik-Verkaufsbelege” vergeben,** den **Verwendungszweck “Statistik”** und die **Darstellung “Metrik**” gewählt.
Im **Reiter “Spalten”** haben wir bis auf die **Spalten “Datum”** und **“Betrag Netto”** alles gelöscht, die letzte Spalte über das **Symbol** vierfach dupliziert und die [**Funktionen**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren#funktionen) **“Anzahl”, “Durchschnitt”, “Minimum”, “Maximum”** und **“Summe”** zugewiesen und jeweils mit einem **Alias** benannt.
Im **Reiter “Sortierungen”** haben wir die **Spalte "Datum"** mit der **Reihenfolge "Aufsteigend"** hinzugefügt.
Anschließend haben wir im **Reiter “Filter”** eine **freie Variable** mit dem **Feld "Datum"** und die **Operation "Ist gleich"** hinzugefügt.
Das **Endergebnis** sieht dann folgendermaßen aus:
Viele weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Vorlage findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren).
#### **Darstellungsart Diagramm**
Mit dem **Verwendungszweck “Statistik”** werden im **Feld “Darstellung”** auch eine Vielzahl an Diagrammen angeboten, um die Abfragedaten in einem Diagramm anzeigen zu lassen wie z. B. Artikelbestände als Säulendiagramm.
Beispiel: Statistik der Artikelbestände im Säulendiagramm
In diesem Beispiel haben wir zunächst dem Abfrage-Widget den **Titel ” Statistik-Artikelbestände”** gegeben, die **Gruppe “Artikel-Listen”** und das **Template “Artikel”** ausgewählt. Mit der Auswahl **“Selektion anlegen”** haben wir eine neue Selektion geöffnet, im **Reiter “Allgemein”** eine Bezeichnung vergeben, den **Verwendungszweck “Statistik”** und die **Darstellung “Säulendiagramm”** gewählt. Im **Reiter “Spalten”** haben wir alle Spalten **bis auf** **Artikelbezeichnung, Bestand, Verfügbar, Reserviert und Bestellt** ausgeblendet und die **Spalte “Lieferbar”** hinzugefügt. Dabei ist zu beachten, dass die Spalte mit den Werten, die auf der **X-Achse** (horizontale Achse) dargestellt werden sollen, in diesem Fall die Artikelbezeichnung, an **erster Stelle** steht.
Das **Endergebnis** sieht dann folgendermaßen aus:
## Widget Statistik
Mit dem Widget „Statistik“ kann je nach Auswahl, eine Vielzahl von Statistiken konfiguriert und dargestellt werden. In den Einstellungen können Auswertungen (z. B. Verkauf/Rechnungen Umsatz), Zeitvergleiche (z. B. Aktuelles und Vorjahr), Gruppierungen (z. B. Monat) oder Darstellungen (z. B. Kreisdiagram) ausgewählt und somit individuell zusammengestellt werden. Es empfiehlt sich, der jeweiligen Statistik einen eindeutigen Titel zu geben. Auch Einstellungen zur Ausrichtung und "Leerwerte einschließen“ sind hier möglich.
## Widget Geburtstage von Ansprechpartnern
Das Widget “Geburtstage von Ansprechpartnern” zeigt Geburtstage von **vor 5 Tagen** bis **8 Tage in die Zukunft** an. Geburtstagskinder des **aktuellen Tages** werden **markiert** angezeigt. So verpasst Du keinen wichtigen Glückwunsch mehr!
## Widget Medienslider
Mit dem **Widget “Medienslider”** kannst Du Bilder und Videos auswählen, die automatisch in einem festgelegten **Zeitabstand** angezeigt werden. Die **Darstellungsgröße** der Bilder und Videos richtet sich nach der **Größe des Widgets** im Dashboard. Alternativ kannst Du auch **Textabschnitte** einblenden lassen.
Innerhalb der **Widget-Einstellungen**, die Du über das **Zahnrad-Symbol** öffnen kannst, lässt sich der Inhalt des Mediensliders konfigurieren. Über den **Button “+Slide”** kannst Du neue Bilder zum Slider hinzufügen. Im **Feld “Medien”** wählst Du das gewünschte Bild aus Deinen lokalen Dateien aus. Im **Feld “Dauer (ms)”** legst Du fest, **wie lange** das Bild angezeigt werden soll, bevor zum **nächsten Bild** gewechselt wird; die Angabe erfolgt dabei in Millisekunden. Zusätzlich kannst Du im **Feld “Text”** eine Beschreibung hinterlegen, die unterhalb des jeweiligen Bildes im Slider angezeigt wird. Wenn kein Bild/Video ausgewählt ist, dann wird nur der Text eingeblendet.
## Widget DMS
Im **Widget “DMS”** werden Dir alle Dateien angezeigt, die im **Bereich CRM/DMS/DMS** gespeichert sind. Dadurch kannst Du direkt aus dem Dashboard heraus auf Dokumente zugreifen, die im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt wurden.
Über den **Button “+Datei”** kannst Du eine neue Datei direkt aus Deinem lokalen Gerät in das DMS **hochladen**. Die Datei wird anschließend automatisch im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Alternativ kannst Du Dateien auch **per Drag & Drop** in das Widget ziehen.
Im **Feld “Selektion”** stehen Dir alle **Selektionen** zur Verfügung, die auch im **Menüpunkt “DMS”** verwendet werden können. Dadurch kannst Du die Dateien z. B. nach dem Dokumenttyp oder dem Bereich selektieren. Über das **Zahnrad-Symbol** kannst Du die **Bezeichnung des Widgets** anpassen.
# Datenmigration aus VARIO 8
Datenmigration von VARIO 8 in VARIO Cloud vorbereiten und durchführen inkl.Datenprüfung, Export, Cloud-Vorbereitung, Import und Validierung.
Diese Anleitung zeigt Dir, wie Du Deine Daten aus deiner VARIO 8 On-Premise in Deine neue VARIO Cloud Installation überführen kannst. Der Import in VARIO Cloud ist schnell erledigt – die **gründliche Vorbereitung in VARIO 8 ist jedoch entscheidend** für eine erfolgreiche Migration.
Beachte das sowohl der Export, als auch der Import je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen kann und vor der finalen Umstellung getestet wurde.
{% hint style="info" %}
**Version beachten**
Der Menüpunkt für die **Datenprüfung zur Vorbereitung auf die VARIO Cloud Datenmigration** steht Dir ab Version 8.6.22 zur Verfügung. Verwende immer die **aktuellste Version**, da unsererseits regelmäßig Anpassungen und Optimierungen erfolgen.
{% endhint %}
## Allgemeine Hinweise
### Datenmigration
Für die Migration steht in VARIO 8 ein Datenprüfungs- und Exportassistent zur Verfügung. Dieser identifiziert potenzielle Datenprobleme und unterstützt bei der Vorbereitung der Datenübernahme in die VARIO Cloud.
Voraussetzung für eine weitestgehend vollständige Migration ist, dass die im Assistenten aufgeführten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen und die erkannten Datenfehler vor dem Export bereinigt werden. Nur auf dieser Grundlage können Stammdaten, Bewegungsdaten und weitere Informationen in einem möglichst hohen Umfang übernommen werden.
Bitte beachten Sie, dass aufgrund der unterschiedlichen technischen Grundlagen und Datenmodelle von VARIO 8 und VARIO Cloud auch bei vollständig bereinigten Daten nicht jede Information oder individuelle Konfiguration automatisch übernommen werden kann.
Sollte die Bereinigung der Datenbestände nicht gewünscht sein oder den wirtschaftlich vertretbaren Aufwand überschreiten, besteht alternativ die Möglichkeit, ausschließlich die relevanten Stammdaten (z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel) zu übernehmen und die Historie in VARIO 8 als Archivsystem vorzuhalten.
### Formulare und Reports
Formulare, Drucklayouts, Auswertungen und individuelle Reports aus VARIO 8 werden nicht automatisch in die VARIO Cloud übernommen.
Die VARIO Cloud verfügt über einen integrierten Reportdesigner, mit dem viele Formulare und Auswertungen eigenständig erstellt und angepasst werden können. Für zahlreiche Anwendungsfälle reichen die Standardfunktionen bereits aus.
Sofern individuelle Anforderungen bestehen, die über die Möglichkeiten der Standardkonfiguration hinausgehen, müssen entsprechende Reports, Formulare oder Auswertungen im Rahmen des Projekts neu erstellt beziehungsweise angepasst werden. Der hierfür erforderliche Aufwand ist abhängig vom jeweiligen Umfang und wird gesondert bewertet.
### Auswertungen und Dashboards
Auswertungen, Dashboards und individuelle Kennzahlen aus VARIO 8 können aufgrund der neuen technischen Architektur und des geänderten Datenmodells nicht automatisch in die VARIO Cloud übernommen werden.
Bestehende Auswertungen und Dashboards müssen daher in der VARIO Cloud neu aufgebaut werden. Viele Anforderungen lassen sich dabei mit den Standardfunktionen und Konfigurationsmöglichkeiten der VARIO Cloud umsetzen. Für individuelle Auswertungen, Kennzahlen oder Dashboards kann zusätzlicher Implementierungsaufwand entstehen.
Wir empfehlen, bestehende Auswertungen im Rahmen der Migration kritisch zu überprüfen und nur die tatsächlich benötigten Informationen in die neue Softwaregeneration zu übernehmen.
## Allgemeine Vorbereitungen
### Benutzer anlegen und zuordnen
* Lege in der Cloud im [**Admin Center**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/admin-center/#Benutzer) alle Benutzer an.
* Weise jeden Benutzer der **Installation** zu.
* Kopiere die **Kunden-Benutzer-Referenz-ID** und trage sie in VARIO 8 als „ **Externe ID**“ ein.
{% hint style="info" %}
**Tipp: Platzhalter-Benutzer für inaktive Benutzer**
Für inaktive Benutzer kann ein Platzhalter wie beispielsweise `user_altdaten` verwendet werden.
{% endhint %}
### Zahlungs- und Lieferbedingungen mappen
* Nutze die Gelegenheit, Deine Bedingungen in VARIO 8 zu bereinigen.
* Trage in den Zahlungsarten und Lieferbedingungen unter „ **externe Informationen**“ die Zielbedingung aus VARIO Cloud ein.
{% hint style="info" %}
Zahlungs- und Lieferbedingungen müssen in VARIO Cloud **nicht manuell angelegt** werden – der Import übernimmt die für Dich.
{% endhint %}
## Datenqualität in VARIO 8 sicherstellen
### Export-Assistent öffnen
* Menüpunkt **9.6.3 – Migration Vario-Cloud** öffnen.
* Starte eine **Datenprüfung**.
* Du erhältst Hinweise, welche Daten noch unvollständig oder unpassend für die Cloud sind. Wie zum Beispiel: Fehlende Benutzerzuweisungen, ungültige Artikelnummern oder nicht gemappte Zahlungsarten.
* Rote Einträge **müssen behoben** werden.
* Gelbe Einträge sind **optional**, sollten aber geprüft und ebenfalls bearbeitet werden um konsistente Daten zu erhalten.
### SQL-Hilfen nutzen
Zu jeder Prüfung bekommst Du passende **SQL-Statements**, um die betroffenen Datensätze schnell zu identifizieren.
{% hint style="info" %}
Beseitige Fehler **immer auf Quellseite (VARIO 8)** – das spart Zeit bei späteren Migrationen.
{% endhint %}
## Datenexport aus VARIO 8
{% hint style="info" %}
Diese Funktion steht aktuell nur unseren Mitarbeitern zur Verfügung, die Sie in einem Migrationsprojekt begleiten. Wir bitten Sie, sofern Sie die Migration selbständig ohne unsere Unterstützung vornehmen möchten, die aktuell freigeschaltete Prüffunktion zu nutzen, um Ihre Daten auf die Migration vorzubereiten. Wir informieren Sie über unsere News oder auf dieser Seite, wenn die Exportfunktion freigeschaltet wird.
{% endhint %}
### Export vorbereiten
* Im Assistenten im Reiter Export, ein Export-Verzeichnis wählen:
* Upload im Reiter **Upload deaktivieren**.
* Im Reiter **Dateien** den Pfad entfernen – Die Migration von DMS-Daten befindet sich noch in Arbeit
### Export starten
* Speichere die **Konfigurationsdatei**.
* Klicke auf **„JSON-Export starten“** – es wird eine ZIP-Datei erzeugt.
## Vorbereitungen in VARIO Cloud
### Leere Cloud-Installation starten
* Öffne Deine **neue, leere Installation**, die Du von uns erhalten hast.
* Führe den **Willkommensassistenten** durch.
### Grundeinstellungen
| Bereich | Maßnahme |
| -------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Zählerkreise | Unter **Einstellungen > Allgemein > Zählerkreise** auf **manuell** stellen. |
| Artikelnummern | Unter **Einstellungen > Artikel > Parameter** die Option **„freie Eingabe“** aktivieren, damit Sonderzeichen oder Leerzeichen beim Import akzeptiert werden |
| Zusatzfelder | Unter Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder die **Vorgabedaten über das Wolken-Symbol** herunterladen |
| Importvorlage | Unter System > Datenimport > +Importvorgang ‘Mit Vorlage’ die **Vorgabedaten über das Wolken-Symbol** herunterladen |
## Import in VARIO Cloud
{% hint style="danger" %}
**Datensicherung vorher erstellen!**
Nachdem Du alle Einstellungen in VARIO Cloud getroffen hast, sichere Deinen Stand **VOR** dem Import. Somit kannst Du jederzeit neue Testmigrationen durchführen und hast später zum Go-Live direkt einen vorbereiteten Stand. Ein Backup kannst Du im [**Admin-Center im Bereich der Installation**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/admin-center/#Backups:-Automatisch-&-Manuell) erstellen.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
Die **Migrationsvorlage** wird regelmäßig aktualisiert – prüfe vor dem Import, ob es eine neue Version gibt.
{% endhint %}
{% stepper %}
{% step %}
### Importvorgang anlegen
Unter **System > Datenimport** auf **+Importvorgang > Mit Vorlage** klicken.
{% endstep %}
{% step %}
Heruntergeladene **V8-Migrationsvorlage** auswählen.
{% endstep %}
{% step %}
### ZIP-Datei hochladen
Die **ZIP-Datei** aus dem VARIO 8 Export **per Drag-and-drop hochladen**.
{% endstep %}
{% step %}
### Importe initialisieren
Die Importe starten automatisch in der vorgegebenen Reihenfolge.
{% endstep %}
{% step %}
### Daten importieren
Klicke auf **„Daten importieren“**, um den Vorgang zu starten.
{% endstep %}
{% step %}
### Benutzertask prüfen
Über das Menü **System > Task Manager > Benutzertasks** oder das Profilbild erreichst Du die laufenden Tasks.
{% endstep %}
{% step %}
### Validierung von Importen
Fehlerhafte Importe erkennst Du an roten Symbolen.
Mit Klick auf den Eintrag kannst Du die **Importvorschau** aufrufen.
**Beispiel:** Ein fehlendes Land bei einer Adresse kann direkt im Importvorgang ergänzt werden. Im Bereich **„Quellspalten“** kannst Du die Mapping-Fehler bearbeiten.
{% endstep %}
{% endstepper %}
### Einzelne Importe wiederholen
Nach Korrektur kann die **Validierung erneut** und **nur fehlerhafte Datensätze erneut importiert** werden.
## Nächste Schritte
Du hast Deine Daten erfolgreich von VARIO 8 in VARIO Cloud übertragen! Sobald der Import abgeschlossen ist, kannst Du sofort loslegen und profitierst von den Vorteilen der Cloud-Plattform – ganz ohne lokale IT-Infrastruktur.
* Prüfe, ob alle wichtigen Prozesse in der Cloud wie gewünscht abgebildet sind.
* Passe Reporte an.
* Richte ggf. neue Benutzerrechte, Workflows oder Automatismen ein.
* Plane frühzeitig die Go-Live-Migration mit Echt-Daten.
# Adressverwaltung
In der Adressverwaltung kannst Du alle wichtigen Informationen zu Deinen Kunden und Lieferanten zentral erfassen. Neben den Namens- und Adressdaten speicherst Du hier Zusatzinformationen, Ansprechpartner und adressabhängige Sonderkonditionen für Ein- und Verkauf.
Beim Öffnen der Adressverwaltung landest Du direkt in der Adresssuche. Hier kannst Du bestehende Adressen schnell finden und bearbeiten oder neue Adressen anlegen. In der System-Standard-Selektion werden die Datensätze absteigend nach ID sortiert, so dass **die neusten Adressen zuerst** aufgelistet werden. Weitere Informationen zu den **Selektionen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren).
# Adressen anlegen
So legst Du neue Adressen in VARIO Cloud an — mit Pflichtfeldern, Geschäftsbeziehung, Kartenansicht, Impressum Parser und OpenStreetMap-Vorschlägen.
## Neuanlage einer Adresse
Die Neuanlage einer Adresse erfolgt über den **Button “+Adresse”**.
Beim Anlegen einer neuen Adresse öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Du die wichtigsten Adressdaten eingibst. Die **Felder “Name”** und **“Adressnummer”** sind dabei Pflichtangaben.
Während der Eingabe wird die Adresse direkt in der **Kartenansicht** angezeigt. Zudem ermittelt das System automatisch die passende Stadt zur eingegebenen Postleitzahl – und umgekehrt. Diese automatische Ergänzung erfolgt nur, wenn das entsprechende Feld noch nicht ausgefüllt ist. Falls die Adresse bereits existiert, werden die Geodaten automatisch hinzugefügt.
{% hint style="info" %}
### Kartenansicht selbst bestimmen
Unter den **Benutzereinstellungen** kannst Du im [**Reiter “Arbeitsbereich”**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#benutzereinstellungen) über den **Toggle “Google Maps Fenster bei Adressen anlegen zeigen”** festlegen, ob bei der Eingabe einer Anschrift automatisch eine Google-Maps-Karte angezeigt werden soll.
{% endhint %}
Unterhalb der Karte werden auch die [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder) hinterlegten **Zusatzfelder** angezeigt. Dadurch können diese direkt beim Anlegen der Adresse ausgefüllt werden.
Mit der **Lizenz “VARIO Impressum Parser”** können die Adressdaten auch direkt aus dem Impressum einer Internetadresse übernommen werden. Dafür musst Du nur eine entsprechende URL in dem **Feld “Internetadresse”** hinzufügen und das Symbol  anklicken. Zusätzlich werden auch mögliche Kontaktdaten und die USt-ID zu den [**Stammdaten**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten) hinzugefügt, die nach dem Anlegen der Adresse im Bearbeitungsmodus geöffnet werden.
### Art der Geschäftsbeziehung
Im **Feld “Art der Geschäftsbeziehung”** kannst Du eine der drei Optionen **B2B, B2C** oder **B2G** auswählen. Je nach gewählter **Art der Geschäftsbeziehung** stehen Dir unterschiedliche Felder zur Verfügung:
**B2B** – Bei einer **Business-to-Business-Geschäftsbeziehung** wird neben der Anschrift das **Feld “Name”** eingeblendet. Hier kannst Du den **Namen des Unternehmens** eingetragen.
**B2C** – Bei einer **Business-to-Consumer-Geschäftsbeziehung** stehen Dir die **Felder “Vorname”, “Zwischenname”** und **“Nachname”** zur Verfügung. Aus diesen Angaben wird der Name automatisch zusammengesetzt. Nach dem Anlegen der Adresse wird außerdem automatisch ein **Standard-Ansprechpartner** im **Reiter “Ansprechpartner”** mit diesem Namen erstellt.
**B2G** – Bei einer **Business-to-Government-Geschäftsbeziehung** wird ebenfalls neben der Anschrift das **Feld “Name”** eingeblendet. In dieses Feld kannst Du den Namen der **staatlichen Einrichtung** eingetragen.
Unter [**Einstellungen/Adressen/Parameter**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/parameter) kannst Du festlegen, welche Art der Geschäftsbeziehung **standardmäßig vorausgewählt** sein soll, wenn eine neue Adresse angelegt wird.
### Neuanlage einer Adresse mit OpenStreetMap
Bei der Adressanlage nutzt VARIO Cloud die Daten von **OpenStreetMap**. Sobald Du den Namen eingibst und in das nächste Feld wechselst, z. B. **“Straße”**, erhältst Du passende Adressvorschläge. Diese umfassen sowohl Adressen aus OpenStreetMap als auch bereits im System gespeicherte Adressen mit gleichem oder ähnlichem Namen.
Im unteren Bereich der Vorschlagsliste werden zunächst die vorhandenen Adressen aus dem System aufgelistet.
Darüber hinaus erscheint im unteren rechten Bildschirmrand ein Dialog, in dem OpenStreetMap die Anzahl der Übereinstimmungen anzeigt. In unserem Beispiel werden zehn passende Adressen zu *"VARIO"* gefunden.
Mit einem Klick auf den Button  öffnest Du die Ergebnis- bzw. Vorschlagsliste von OpenStreetMap. Dort kannst Du die passende Adresse auswählen. Dies erleichtert und beschleunigt die Adressanlage erheblich und stellt sicher, dass die eingegebenen Daten korrekt sind.
# Adress-Dashboard
So nutzt Du das Adress-Dashboard in VARIO Cloud — mit Widgets für Stammdaten, Kontakte, Aktivitäten, Zusatzadressen, offene Posten und individuelle Ansichten.
Im **Reiter “Dashboard”** der geöffneten Adresse werden alle Dashboards angezeigt, die in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter “Dashboards” unter “**Adress-Dashboard**” hinzugefügt wurden.
Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des **Dropdown-Menüs im Reiter** geändert werden. In diesem Dashboard stehen eine Vielzahl von Widgets wie z. B. Adresse, Kunde, Lieferant, Ansprechpartner, Zusatzadressen zur Verfügung, mit denen die wichtigsten Informationen zur Adresse auf einen Blick dargestellt werden können. Viele Widgets wie z. B.: Abfrage, Statistik stehen auch in anderen Dashboards zur Auswahl, daher wird hier nur auf die adressspezifischen Widgets eingegangen. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Adress-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl von **"Dashboard konfigurieren"** bearbeitet werden.
Weitere **Informationen zu den Dashboards** findest Du auf der Handbuchseite **“**[**Grundlagen zu den Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards)**“** und zu **weiteren Widgets** auf den Seiten **“**[**CRM Dashboard**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dashboard-im-crm-dms)**“** sowie “[**Startseiten-Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/die-startseiten-dashboards)**“**.
Beispiel – So könnte Dein Dashboard in der Adresse aussehen:
### Widget Adresse
Mit diesem Widget (s. Beispiel) erhältst Du die wichtigsten Informationen zur Adresse wie z. B. Anschrift, Kontaktdaten, Internetadresse, die Summen der Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Informationen zu Mahnungen, Mahnstufe und offenen Posten.
{% hint style="info" %}
### Info:
Ein Klick auf den Namen der Adresse öffnet diese in einem neuen Tab. Dies ist besonders nützlich ist innerhalb eines Dashboards im CRM/Office-Bereich, z. B. dem Aufgaben-Dashboard.
Mit Anwahl einer Kontaktinformation (E-Mail, Homepage, Teams,…) wird direkt in das entsprechende Programm verzweigt und erspart somit einen Programmwechsel.
{% endhint %}
### Widget Aktivitäten
Das Widget “Aktivitäten” listet alle Aktivitäten der Adresse auf. Mit der Auswahl von **“+Aktivität”** kann eine neue Aktivität für die Adresse angelegt und mit dem **Button “Aktivität speichern”** oder der **Tastenkombination Alt+Shift+S** gespeichert werden. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
### Widget Ansprechpartner
Dieses Widget zeigt die **Kontakte** an, die unter dem **Reiter “Ansprechpartner”** hinzugefügt wurden. Ein Klick auf einen Kontakt öffnet das entsprechende Programm, z. B. das E-Mail-Programm.
### Widget Karte
Dieses Widget zeigt über **Google Maps** die **Lage der Adresse** sowie die Fahrzeit und die Kilometer zwischen Standort und Ziel an. Mit **+/-** kann die Ansicht **vergrößert** oder **verkleinert** werden.
### Konfigurierbares Widget
Dieses Widget stellt alle Felder der Adresse zur Verfügung und bietet somit die Möglichkeit ein **individuelles Widget** zu konfigurieren.
**Felder hinzufügen**
Über das **Pluszeichen** und das **Dropdown-Menü** kann ein neues Feld aus der Liste hinzugefügt werden. Dabei stehen Dir alle Felder zu den Adressen, auch Zusatzfelder, zur Verfügung. Die Reihenfolge der Felder kann über die **sechs Punkte** im Feld angepasst werden.
Über das **Zahnrad-Icon** im Feld kannst Du eine **alternative Bezeichnung** sowie einen **Tooltip** vergeben, der beim **Hoovern** über das Feld in der Ansicht erscheint.
Durch **Ziehen des Feldrandes** nach links oder rechts kannst Du das Feld **vergrößern** oder **verkleinern**.
**Toggle "Bearbeitbar"**
Wenn der **Toggle “Bearbeitbar”** aktiviert ist, kannst Du bestimmte Angaben auch **außerhalb** des Bearbeitungsmodus direkt über das **Stift-Icon oben rechts** bearbeiten.
Deine Änderungen speicherst Du über das **Disketten-Icon**. Sie werden direkt in die Stammdaten übernommen.
**Layout**
Über das **Feld "Layout"** legst Du fest, ob die Felder als **Liste** oder **Raster** angezeigt werden. Standardmäßig ist das **Listen-Layout** ausgewählt.
**Kompaktmodus**
Mit dem **Kompaktmodus** werden die Felder im Bearbeitungsmodus kompakter dargestellt.
**Leere Felder anzeigen**
Mit dem **Toggle "Leere Felder anzeigen"** legst Du fest, ob leere Felder in der Ansicht angezeigt werden.
**Sektion ein/aus**
Durch das Aktivieren von Sektionen kannst Du die Felder in Kategorien unterteilen, die sich jeweils **ein- und ausklappen** lassen.
Klicke auf das **Pluszeichen** neben **„Sektionen“**, um eine neue Kategorie hinzuzufügen. Im **Feld „Sektionstitel“** trägst Du die Überschrift der Sektion ein.
Über das **Zahnrad-Icon** legst Du fest, ob die Sektion **einklappbar** ist. Darüber kannst Du die Sektion auch **löschen**.
Durch einklappbare Sektionen bleibt Dein Konfigurierbares Widget auch bei vielen Feldern übersichtlich.
### Widget Kontingent
Dieses Widget listet die verfügbaren und die in Anspruch genommenen **Kontingente** der **Kontingentartikel** auf. Mehr dazu erfährst Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten#kontingentartikel).
### Widget Kunde
Dieses Widget zeigt die Daten der **Geschäftsbeziehung “Kunde”** an, die im **Reiter “Stammdaten”** im **Bereich “Kunde”** angelegt wurden.
### Widget Kundenbeziehungen
Dieses Widget zeigt die **Kunden-Artikel-Beziehungen** an, die in der Adresse unter dem **gleichnamigen Reiter** hinzugefügt wurden. Der Titel des Widgets kann in den Einstellungen geändert werden.
### Widget Lieferant
In diesem Widget werden die Daten der **Geschäftsbeziehung “Lieferant”** angezeigt, die unter dem **Reiter “Stammdaten”** im **Bereich “Lieferant”** angelegt wurden.
### Widget Lieferantenbeziehungen
Dieses Widget zeigt die **Lieferanten-Artikel-Beziehungen** an, die in der Adresse unter dem **gleichnamigen Reiter** hinzugefügt wurden. Der Titel des Widgets kann in den Einstellungen geändert werden.
### Widget Offene Posten-Saldo
Das **Widget “Offene-Posten-Saldo”** zeigt die **Anzahl der Forderungen** und **Verbindlichkeiten** an, die mit der Adresse verbunden sind. Wenn Forderungen oder Verbindlichkeiten vorhanden sind, wird das Feld **rot** mit der **Anzahl** und dem **Gesamtbetrag** angezeigt. Ein **grünes Feld** zeigt an, dass **keine offenen Posten** vorhanden sind.
### Widget Tags
Dieses Widget listet die Tags, die im Reiter “Stammdaten” hinzugefügt wurden, nach Tag-Gruppen sortiert auf. In den Einstellungen kann aus der Liste der Tag-Gruppen ausgewählt werden.
### Widget Zusatzadressen
Dieses Widget zeigt **Zusatzadressen** mit den **entsprechenden Adresstypen** wie z. B. **Lieferadresse**, **Rechnungsadresse** an, die im **gleichnamigen Reiter** hinzugefügt wurden. Der Titel des Widgets kann auch hier in den Einstellungen geändert werden.
### Widget Zusatzfelder
Dieses Widget zeigt die Zusatzfelder, die dem **Typ “Adresse”** zugeordnet wurden. Mit Auswahl von gelangt man in den **Bearbeitungsmodus** des **Reiters “Zusatzfelder”** und über  kann aus der Liste der Zusatzfeldgruppen ausgewählt werden. Wird **keine Zusatzfeldgruppe** ausgewählt, werden alle Zusatzfeldgruppen, die zu Adressen zugeordnet wurden, angezeigt.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Zusatzfeldern findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder)**.**
# Adressstammdaten
Verwaltung der Adressenstammdaten in VARIO Cloud — mit Anschrift, Kontaktinformationen, Geschäftsbeziehungen, Bankverbindungen, Adressbeziehungen und weiteren Pflichtangaben.
Über den **Reiter "Stammdaten"** oder den **Button "Bearbeiten"** gelangst Du in den Stammdaten der geöffneten Adresse.
## Reiter Stammdaten
In den **Reiter Stammdaten** findest Du eine übersichtliche Darstellung aller grundlegenden Informationen zur Adresse. Die angezeigten Bereiche passen sich dabei automatisch an die jeweilige Geschäftsbeziehung (z. B. Kunde, Lieferant, Vertreter,…) an. Typische Bereiche sind **Anschrift**, **Kontaktinformationen**, **Verwaltung**, **Kunde**, **Lieferant** oder **Geodaten**. Zusätzlich lassen sich hier **Bankverbindungen**, **Adressbeziehungen** sowie **wichtige Informationen** und **Tags** zur Adresse hinterlegen.
{% hint style="info" %}
### Hinweis: Änderungsinformationen
In vielen Bereichen der Stammdaten – beispielsweise bei Adressen, Artikeln oder Belegen – findest Du direkt unter der Hauptüberschrift Informationen zur Erstellung und letzter Änderung des Datensatzes mit Angabe des Benutzers und des Zeitpunktes. Diese Angaben erleichtern die Nachverfolgung von Änderungen, insbesondere bei gemeinsamer Arbeit im Team.
{% endhint %}
### Wichtige Information
Im Bearbeitungsmodus der Adresse steht ein Freitextfeld zur Verfügung. Hier kannst Du Informationen zum Kunden hinterlegen, die in den Stammdaten der Adresse eingeblendet werden.
### Bild
Im Bearbeitungsmodus kannst Du hier ein Bild zur Adresse einfügen. Ein bereits hinzugefügtes Bild kannst Du über das Kreuz wieder entfernen.
### Tags
Im Bearbeitungsmodus einer Adresse können Tags hinzugefügt werden. Mit diesen Tags können relevante Informationen zu dieser Adresse hinterlegt werden z. B. eine Information über die Zahlungsbereitschaft eines Kunden. Die gewünschten Tags kannst Du unter **Einstellungen->Allgemein->Tags** anlegen.
### Bereich Anschrift
Hier werden die Details der Adresse angezeigt. Im Feld “Name” befinden sich die Logos von **Google-** und das **LinkedIn**, über die z. B. der Firmensitz, die Kontaktdaten oder Branchenzugehörigkeit einfach überprüft werden können. Mit einem Klick auf eines der beiden Logos wird der Adressname + die Stadt automatisch an die jeweilige Plattform übergeben – die Suchergebnisse öffnen sich direkt im Browser.
Im **Feld “Region”** kannst Du eines der unter [**Einstellungen/Allgemein/Lokalisierungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/lokalisierungen) hinterlegten **Bundesländer** bzw. **Regionen** auswählen. Die zur Auswahl stehenden Regionen sind abhängig vom in der Adresse hinterlegten **Ländercode**.
### Bereich Kontaktinformationen
Hier kannst Du die Kontaktinformationen zu der Adresse hinterlegen und bei mehreren Kontaktinformationen des gleichen Typs z. B. Telefon die favorisierte Telefonnummer mit einem gelben Stern markieren.
### Bereich Verwaltung
In diesem Bereich kannst Du unter anderem die **Geschäftsbeziehung** der Adresse hinterlegen. Unter anderen stehen Dir die **Geschäftsbeziehungen** Lieferant, Kunde, Vertreter und Hersteller zur Auswahl. Bei der Auswahl einer dieser werden Dir die jeweils Bereichen “[**Kunde**](#bereich-kunde)“, “[**Lieferant**](#bereich-lieferant)”, “[**Vertreter**](#bereich-vertreter)” und [**"Hersteller"**](#bereich-hersteller) eingeblendet. In diesen kann Du weitere spezifische Angaben zur den Geschäftsbeziehungen hinterlegen. Unter **Einstellungen/Adressen/Parameter** kannst Du hinterlegen, ob die Kunden/Lieferantennummer manuell oder automatisch vergeben werden soll. Weitere Informationen erhältst Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/parameter).
{% hint style="warning" %}
#### Geschäftsbeziehung
Es kann nur eine Adresse als **eigene Adresse** gekennzeichnet werden. In diesem Fall wird das **Feld “Ländercode”** in der Anschrift zu einem Pflichtfeld. Du kannst die eigene Adresse jederzeit über das **VARIO Cloud Logo** in der **oberen linken Ecke** öffnen.
{% endhint %}
Auch Informationen zur **Rechtsform** der Adresse, z. B. ob es eine GmbH ist, kann hier gepflegt werden. Über den Toggle “**§ 13b**” wird die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers geregelt. Das bedeutet, dass in festgelegten Fällen die Umsatzsteuerschuld auf den Empfänger der Leistung übergeht, insbesondere bei bestimmten Bauleistungen und grenzüberschreitenden Dienstleistungen. Der Leistungsempfänger übernimmt dann die Voranmeldung und Abrechnung der Umsatzsteuer. Weitere Infos dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter#schwellwert-fur-13b).
Die **Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)** ist eine eindeutige Kennzeichnung eines Unternehmens im europäischen Binnenmarkt für umsatzsteuerliche Zwecke. Sie wird benötigt, wenn Unternehmen grenzüberschreitend innerhalb der EU Geschäfte tätigen und ist je nach Land unterschiedlich aufgebaut – z. B. **DE123456789** für Deutschland.
{% hint style="info" %}
#### Eingabe einer USt-IdNr. für ein anderes Land
Neben der Standard-USt-IdNr. kann es vorkommen, dass für bestimmte Länder (EWWU-Mitgliedsstaaten) **abweichende USt-IdNr.** verwendet werden. Diese kannst Du über den Button der (eigene Firma) und Auswahl von **"+USt-IdNr."** im Dialog **„USt-IDs für abweichende Länder“** erfassen.
Nach Eingabe der Nummer und des Ländercodes (z. B. AT für Österreich) erscheint der Eintrag in der Liste:
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
**USt-Id für ein abweichendes Land zur eigenen Adresse**
Sobald Du im **Feld “USt-IdNr.”** (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) eine Nummer eingegeben hast, kannst Du diese über das  prüfen. Bei einem Ergebnis mit  ist die Nummer fehlerhaft und zu korrigieren. Das Ergebnis der Prüfung kannst Du zusätzlich im Aktionsmenü unter “USt-IdNr. Prüfprotokoll” einsehen. Auch Unternehmen, die am One-Stop-Shop (**OSS**)-Verfahren teilnehmen, können hier ihre USt-Id hier erfassen. Eine Prüfung auf Plausibilität erfolgt nicht.
{% endhint %}
Im **Feld “Reportgruppe”** kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diese Adresse gelten soll. Weitere Informationen zu den **Reportgruppen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe#reportgruppen).
Die im **Feld “Sprache”** hinterlegte Sprache wird automatisch in die Belegdaten übernommen. Weitere Details findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#belegdaten) unter dem Thema “Sprache”.
Das **Feld “Währung”** ist bei der **Geschäftsbeziehung “Eigene Firma”** automatisch mit der Basiswährung (Hauswährung) **“EUR”** gefüllt. Bei den **Geschäftsbeziehungen Kunde, Lieferant** und **Vertreter** kannst Du im jeweiligen Feld “Währung” eine **Fremdwährung** hinterlegen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung die z. B. Belege, Zahlungen oder Provisionsabrechnungen für diese Adresse geführt werden. Eine Änderung der Währung ist nur möglich, wenn für diese Adresse noch kein Beleg mit Fremdwährung vorhanden ist!
Zusammenfassung aller Eingabemöglichkeiten für Währungen
Du findest in **verschiedenen Menüs** das **Feld “Währung”**. Hierbei kannst Du eine Währung gemäß Deiner Einstellung auswählen. Durch diese Währungsfunktion können z. B. Belege, Artikelpreise und Bankkonten in unterschiedlichen Währungen geführt werden:
**In der Adresse**
* In den Bereichen “Kunde/Lieferant/Vertreter”: hier sind unterschiedliche Währungen möglich
* In den Reitern “Kunden-Artikel-Beziehungen/Lieferanten-Artikel-Beziehungen: im Verkaufs- und Einkaufspreis
**Im Artikel**
* In den Reitern “Kundenbeziehungen” und “Lieferantenbeziehungen”: im Verkaufs- und Einkaufspreis
**Im Beleg**
* Im Einkaufs- und Verkaufsbeleg: Die Währung wird automatisch aus der Adresse übernommen, kann aber im Beleg manuell überschrieben werden.
**Im Bankkonto**
* In den Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking/Bank/Bankkonto: Beim Umsatzabgleich werden nur OPs mit übereinstimmender Währung abgeglichen
Informationen zu den **Einstellungen** von **Währungscodes** und **Umrechnungskursen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/wahrungen).
Über das **Feld “Internetadresse”** können die USt-Id sowie weitere Kontaktdaten einfach aus dem Impressum einer Internetadresse gezogen werden. Füge dazu die gewünschte URL ein und klicke auf das **Weltkugel-Symbol**. Voraussetzung dafür ist die **Lizenz “VARIO Impressum Parser”**.
Wenn Du im **Feld “Kreditlimit”** einen Wert einträgst, wird dieser bei Belegen berücksichtigt. Bei Überschreitung des Limits erscheint ein Hinweis. Mit der Eingabe eines Kreditlimits werden automatisch auch die anderen Kreditlimitfelder gefüllt.
* **Aktueller Kredit** zeigt die Gesamtsumme des aktuellen Kredits an. Beim Hovern über diesen Betrag werden die einzelnen Summen, z. B. aus Auftrag oder Forderung, angezeigt.
* **Kreditlimit offen** zeigt den verbleibenden Betrag, der noch ausgenutzt werden kann (Kreditlimit minus aktueller Kredit).
* **Kreditlimit überzogen** zeigt den Betrag an, um den das Limit überschritten wurde.
In den jeweiligen Belegen wird in der **Belegzusammenfassung** angezeigt, ob und wie der Beleg das Kreditlimit einer Adresse mit hinterlegtem Kreditlimit beeinflusst. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite der [**Verkaufsbelege**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#belegzusammenfassung).
Im Bereich **Einstellungen/Allgemein/Benutzer/Benutzerrollen** kannst Du festlegen, ob ein Benutzer in den Adressdaten das **‘Kreditlimit ändern’** darf.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen).
{% hint style="info" %}
### Hinweise zum Kreditlimit
Die Felder zum Kreditlimit werden nur eingeblendet, wenn die **Geschäftsbeziehung** “**Kunde**” in der Adresse gesetzt ist.
Im **Beleg** selbst erkennst Du auch jederzeit den aktuellen **Kreditstatus**.
Im **Feld “Zeitzone”** kannst Du eine abweichende Zeitzone auswählen. Diese wird für die Bankschnittstelle benötigt, z. B. um den Zahlungseingang korrekt zu ermitteln.
{% endhint %}
### Bereich Bankverbindung
Hier kannst Du über den Button “+Bank” eine, oder mehrere Bankverbindungen zur Adresse hinterlegen. Dabei wird auch direkt beim Speichern die Gültigkeit der IBAN geprüft.
{% hint style="info" %}
### Hinweis zur Bankverbindung:
Eine Bankverbindung kann nur hinzugefügt werden, wenn man sich nicht im Bearbeitungsmodus befindet.
{% endhint %}
### Bereich Kunde
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der **Geschäftsbeziehung “Kunde”** im **Bereich “Verwaltung”** eingeblendet.
Über den **Toggle „Sammelrechnung erlauben“** kann ein Kunde für Sammelrechnungen berücksichtigt werden. Beim Aktivieren wird automatisch geprüft, ob **blockierende Belege** für den Kunden existieren. In diesem Fall kann die Sammelrechnung **nicht** aktiviert werden. Außerdem wird der **Toggle „Manuelle Sammelrechnung“** eingeblendet. Mit diesem Toggle kannst Du bestimmen, ob Sammelrechnungen **manuell** über die [**Aktion „Sammelrechnung“**](/vario-cloud-handbuch/adressen/kontextmenu-in-adressen#sammelrechnung) oder **automatisch** in bestimmten Zeitabständen erstellt werden. Wird der **Toggle „Manuelle Sammelrechnung“** deaktiviert, kannst Du über das **Feld „Fälligkeits-Zeitplan“** den Zeitpunkt festlegen, zu dem die Sammelrechnungen erstellt werden sollen.
{% hint style="info" %}
**Einzelne Lieferscheine** können **trotz** aktiviertem **Toggle „Sammelrechnung erlauben“** weiterhin in **Einzelrechnungen übernommen** werden. Dabei erscheint ein **Hinweis**, dass die Adresse für Sammelrechnungen markiert ist.
{% endhint %}
Unter anderem kannst Du hier die **Versand- und Zahlungsarten** sowie die **Liefer- und Zahlungsbedingungen** hinterlegen. Diese werden bei der Erstellung eines Verkaufsbelegs automatisch in diesen geladen. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten) und Informationen zu den Zahlungsmodalitäten [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten).
Sollte beim Bearbeiten einer Adresse eine Lieferart, oder Zahlungsart hinterlegt sein, welche mittlerweile gesperrt ist, erscheint eine Hinweismeldung. Die Adresse kann aber dennoch gespeichert werden. Des Weiteren ist eine Beleganlage nicht möglich.
Außerdem kannst Du eine **Kunden-** oder **Preisgruppe** hinterlegen. Die [Preisgruppen](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/preise#preisgruppen) können in den Einstellungen der Artikel verwaltet und im Artikel entsprechend hinterlegt werden. Ist dem Kunden eine Preisgruppe zugeordnet, erhält er, sofern im Artikel ein abweichender [Verkaufspreis](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung#verkaufspreise) zu dieser Preisgruppe hinterlegt ist, diesen automatisch bei der Beleganlage.
Ist im Feld **„Zuständiger Benutzer (Kunde)“** ein Benutzer hinterlegt, wird dieser beim Erstellen von Verkaufsbelegen übernommen. Eine dort getroffene Zuweisung hat Priorität gegenüber anderen Angaben (z. B. im [Bereich “Sonstiges”](#bereich-sonstiges)). Ein ausgewähltes Land im **Feld “Leistungsland”** hat Einfluss auf die Auswahl des Steuersatzes. Bleibt das Feld hier **leer** greifen andere Prioritäten im Beleg. Eine Reihenfolge des **Steuerermittlungsprozesses** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#belegdaten).
{% hint style="info" %}
### Berücksichtigung des Leistungslandes bei der FiBu-Übergabe
Der Wert im Feld “Leistungsland” wird auch bei der **FiBu-Übergabe** berücksichtigt, um die Buchungen für den Kunden/Lieferanten/Vertreter einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wird z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen, so werden die Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als Region der Leistungserbringung enthält.
Voraussetzung hierfür ist, dass unter [**Einstellungen -> Finanzen -> Reiter “Finanzbuchhaltung”**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/finanzbuchhaltung) eine Kontozuordnung mit der entsprechenden Region hinterlegt ist.
Dies gilt ebenso für die nachfolgenden **Bereiche “Lieferant”** und “**Vertreter**“.
Im **Feld “Währung”** kannst Du eine **Fremdwährung** auswählen. Diese wirkt sich auf z. B. alle Belege, Zahlungen und Offenen Posten für diesen Kunden aus. Details zur Funktionsweise findest Du [**hier**](#bereich-verwaltung), im Bereich Verwaltung.
{% endhint %}
### Bereich Lieferant
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der **Geschäftsbeziehung “Lieferant”** im **Bereich “Verwaltung”** eingeblendet. Ähnlich wie im **Bereich “Kunde”** kannst Du hier unter anderem die **Versand- und Zahlungsarten** sowie die **Liefer- und Zahlungsbedingungen** hinterlegen, die bei der Erstellung eines Einkaufsbelegs automatisch in diesen geladen werden. Weitere Informationen zur Einrichtung der **Lieferungsmodalitäten** erhältst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten) und Informationen zu den **Zahlungsmodalitäten** [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten).
Außerdem kannst Du eine **Lieferantengruppe** auswählen. Diese können unter [**Einstellungen/Adressen/Lieferantengruppe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/lieferantengruppen) verwaltet werden.
Ist im **Feld “Zuständiger Benutzer (Lieferant)“** ein Benutzer hinterlegt, wird dieser beim Erstellen von Einkaufsbelegen übernommen. Eine dort getroffene Zuweisung hat Priorität gegenüber anderen Angaben (z. B. im [Bereich “Sonstiges”](#bereich-sonstiges)). Im **Feld “Währung”** kannst Du eine Fremdwährung auswählen. Damit werden z. B. alle Einkaufsbelege in dieser Währung geführt. Details zur Funktionsweise findest Du [hier](#bereich-verwaltung), im Bereich Verwaltung.
Mit dem **Toggle "Streckengeschäft erlaubt"** kannst Du bestimmen, ob Lieferungen von dieser Adresse per Strecke durchgeführt werden können.
Mit dem **Toggle "Verkaufs-Lieferschein bei Strecke"** kannst Du festlegen, ob bei der **Übernahme von Aufträgen** mit **Streckenpositionen** in Bestellungen für diese Adresse ein **Lieferschein** miterstellt werden soll. Dieser kann jedoch solange **nicht** in eine Rechnung **übernommen** werden, bis die **Bestellung** in einen **Eingangslieferschein** übernommen wurde. Dies wird im Lieferschein über den **Toggle "Streckengeschäfts-Beleg zur Rechnung freigegeben"** gekennzeichnet. Wird die Bestellung per **E-Mail** an den Lieferanten verschickt, wird der Lieferschein automatisch mit angehängt.
Fakturierungsart
Die Fakturierungsart legt fest, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung abgerechnet wird. In der Geschäftsbeziehung des Lieferanten haben wir die Möglichkeit geschaffen, eine abweichende Fakturierungsart zur Kundenbeziehung auszuwählen. Diese Auswahl wird, genau wie in der Geschäftsbeziehung ‘Kunde’ standardmäßig in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden.
### Bereich Vertreter
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der **Geschäftsbeziehung “Vertreter”** im **Bereich “Verwaltung”** eingeblendet. Ähnlich wie im Bereich “Kunde” und “Lieferant” kannst Du hier unter anderem die **Versand- und Zahlungsart** sowie die **Liefer- und Zahlungsbedingung** hinterlegen. Weitere Informationen zur Einrichtung der Lieferungsmodalitäten erhältst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten), Informationen zu den Zahlungsmodalitäten [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten) und alles zum Thema Vertreter und Provisionen [hier](/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertreter-und-provisionen). Im **Feld “Währung”** kannst Du eine **Fremdwährung** auswählen. Diese wirkt sich auf z. B. die Provisionsabrechnung aus. Details zur Funktionsweise findest Du [**hier**](#bereich-verwaltung), im Bereich Verwaltung.
### Bereich Hersteller
Dieser Bereich wird bei der Auswahl der **Geschäftsbeziehung “Hersteller”** im **Bereich “Verwaltung”** eingeblendet. Über den **Button „Beschreibung“** kannst Du mehrere Webseiten des Herstellers hinterlegen. Du kannst jede Webseite einer **Sprache** zuordnen. So hinterlegst Du für verschiedene Sprachen unterschiedliche Webseiten. Eine hinterlegte Herstellerbeschreibung kannst Du in einer [**Zusatzadresse**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen#reiter-zusatzadressen) einer **anderen Adresse** auswählen, um sie mit dem Hersteller zu verknüpfen. Verknüpfte Adressen kannst Du über das **Dropdown** einsehen.
Wird der **Toggle "UVP Pflicht"** aktiviert, muss die **UVP** eingehalten werden. Weicht dieser Wert vom im **Artikel** hinterlegten Wert ab, hat der Wert im Artikel Vorrang.
### Bereich Adressbeziehungen
Über den **Button “+Adressbeziehung”** kannst Du die aktuell geöffnete Adresse mit einer anderen Adresse verknüpfen. Im **Feld “Typ”** wählst Du die gewünschte Art der Beziehung aus. Die verfügbaren Optionen können unter [**Einstellungen/Adressen/Adressbeziehungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/adressbeziehungen) konfiguriert werden. Unter **“Adresse”** kannst Du eine bereits in VARIO Cloud vorhandene Adresse auswählen.
Bei der Auswahl des **Typs “Rechnungsadresse”** wird diese bei allen **Verkaufsbelegen** für die Stammadresse als **Rechnungsadresse** ausgewiesen. Des Weiteren werden die Daten **Kreditlimit**, **aktueller Kredit, Kreditlimit offen** und **Kreditlimit überzogen** aus der hier hinterlegten Rechnungsadresse in die Stammadresse übertragen.
Mit dem **Typ “Vertreter”** kannst Du für die ausgewählte Adresse eine **Vertreteradresse** hinterlegen. Weitere Informationen zu **Vertretern** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertreter-und-provisionen#provisionsabrechnung).
### Bereich Sonstiges
Hier kannst Du unter anderem für die Adresse eine **Handelsregister-Kennung** oder eine **Kostenstelle** hinterlegen. Das Feld “**zuständiger Benutzer**” ist auch im Bereich Kunde und Lieferant zu finden. Ziel ist es, je nach Belegart den korrekten Benutzer automatisch zu hinterlegen. Die Logik ist wie folgt:
* **Bei Einkaufs-, Verkaufsbelegen:**
* der **zuständige Benutzer** aus der **Adresse / Bereich Kunde bzw. Lieferant**
* **Falls nicht vorhanden:** der zuständige Benutzer aus der **Adresse / Bereich Sonstiges**
* **Falls ebenfalls nicht vorhanden:** der aktuell **angemeldete Benutzer**
* **Bei Verkaufsbelegen aus einem Vertrag:**
* der **zuständiger Benutzer** aus dem **Vertrag**
* **Falls nicht vorhanden:** der zuständige Benutzer aus der **Adresse / Bereich Sonstiges**
* Wenn beide **Felder leer** sind: **keine Benutzerzuweisung**
Im Feld “**Umsatzsteuerberechnung**” kannst Du zwischen der “**Horizontalen**” und der “**Vertikalen**” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung ersetzt die Werte aus dem Verkaufskanal und den Belegparametern. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter#methode-zur-berechnung-der-umsatzsteuer).
Im **Feld „EORI-Nummer“** kannst Du eine EORI-Nummer (Economic Operators’ Registration and Identification) eintragen. Du kannst sie bei der **Generalzolldirektion in Dresden** beantragen. Sie wird EU-weit im **Zollverkehr** verwendet. Sie ist für alle Unternehmen **erforderlich**, die **Güter in die EU importieren** oder **aus der EU exportieren**.
### Bereich Rechnungen
Hier kannst Du für die Adresse hinterlegen, ob die Rechnung per ZugFerd oder XRechnung versendet werden soll.
# Weitere Reiter in Adressen
Weitere Reiter in Adressen in VARIO Cloud — mit Ansprechpartnern, Zusatzadressen, Belegen, Aktivitäten, DMS, Notizen, Historien und adressbezogenen Ausgaberegeln.
Neben dem [**Adress-Dashboard** ](/vario-cloud-handbuch/adressen/adress-dashboard)und den [**Adressstammdaten**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten) stehen Dir auch weitere Reiter zur Verfügung, über die weitere Daten zur Adresse hinterlegt werden können.
## Reiter Zusatzfelder
Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, welche Du unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder angelegt hast. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#zusatzfelder).
## Reiter Offene Posten
Hier erhältst Du einen Überblick über alle “Offenen Posten”, sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten. Mit einem Klick auf das Auge rechts neben der Belegnummer wird der Beleg in der Vorschau geöffnet. Weitere Informationen findest Du auf der **Handbuchseite** [**“Offene Posten“**](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten)**.**
## Reiter Ansprechpartner
Mit einem Klick auf **“+Ansprechpartner”** kannst Du hier Ansprechpartner zu der ausgewählten Adresse hinterlegen. Diese können in der Übersicht per **“Drag and Drop”** sortiert werden.
Über das **Herunterladen-Symbol** hast Du die Möglichkeit Ansprechpartner **herunterzuladen** und daraus direkt einen Kontakt auf dem **Smartphone** zu erstellen. Über den **LinkedIn-Button** kannst Du auch nach Personen auf **LinkedIn** suchen und sie zu den Ansprechpartnern hinzufügen.
Bei der Anlage eines Ansprechpartners kannst Du dem **Namen**, der **Anrede** und der **Job-Bezeichnung** auch direkt die **Kontaktinformationen** hinterlegen. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, bereits bei der Anlage die **Zusatzfelder** auszufüllen, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder) für Ansprechpartner angelegt und konfiguriert wurden.
Damit ist der Ansprechpartner in der Datenbank gespeichert. Der neu angelegte Ansprechpartner wird auch direkt positioniert und Du bist im Bearbeitungsmodus, damit direkt weitere Daten hinterlegt werden können.
Sollten **mehrere Kontaktinformationen** bei einem Ansprechpartner hinterlegt werden, z. B. **zwei Telefonnummern**, dann wird die Telefonnummer, die mit einen **Stern** gekennzeichnet ist in der Übersicht angezeigt. Ist keine Kontaktinformation mit einem Stern gekennzeichnet wird immer der **erste Eintrag** in der Übersicht angezeigt.
Im **Bereich “DMS”** können Dateien für den Ansprechpartner hinterlegt werden. Entweder per **Drag and Drop**, oder über den **Button “+Datei hinzufügen”**. Zusätzlich kannst Du auch einen **Bild** zu dem Ansprechpartner hinterlegen.
Über das **Aktionsmenü** werden Dir im **Änderungsprotokoll** alle Änderungen zum Ansprechpartner aufgelistet. Weitere Informationen dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/kontextmenu-in-adressen#anderungsprotokoll).
{% hint style="info" %}
### Ansprechpartner der eigenen Adresse
Wenn Du in der **eigenen Adresse** einen Ansprechpartner mit einem **verknüpften Benutzernamen** anlegst und die zugehörigen **Kontaktinformationen** hinterlegst, werden diese beim Auswählen des Benutzers im **Feld “Zuständiger Benutzer”** eines Belegs automatisch im **Belegausdruck** angegeben.
Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten#bereich-sonstiges).
{% endhint %}
## Reiter Zusatzadressen
Hier kannst Du über den Button “**+Zusatzadresse**” eine Zusatzadresse für z. B. eine Filialadresse, abweichende Rechnungs-, Liefer- oder Rücksendungsadresse zur Hauptadresse anlegen.
Die neu angelegte Zusatzadresse wird direkt positioniert und Du befindest Dich im Bearbeitungsmodus um direkt weitere Daten sowie wichtige Informationen zur Zusatzadresse hinterlegen zu können. Mit dem **Toggle "Standard"** kannst Du die **Zusatzadresse** als **Standardadresse** für den Adresstyp festlegen. Die **Standard-Rechnungsadresse** und **-Lieferadresse** werden standardmäßig beim Erstellen von Belegen verwendet.
Mit dem **Adresstyp “Rechnungsadresse”** wird das Feld “**Umsatzsteuerberechnung**” eingeblendet. Hier kannst Du zwischen der “**Horizontalen**” und der “**Vertikalen**” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung überschreibt die Werte in der Hauptadresse, im Verkaufskanal und in den Belegparametern. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter#methode-zur-berechnung-der-umsatzsteuer). Details zum **Feld “Sprache”** findest Du hier unter dem Thema “Sprache”.
Im **Feld „Hersteller“** kannst Du die **Herstellerbeschreibung einer anderen Adresse** auswählen und so beide Adressen miteinander verknüpfen. Herstellerbeschreibungen kannst Du im [**Bereich „Hersteller“**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten#bereich-hersteller) einer Adresse hinzufügen.
Im **Bereich “Abweichende Konditionen”** kannst Du für eine Zusatzadresse abweichende **Zahlungs- und Liefermodalitäten** hinterlegen. Wenn in einem Beleg eine **Rechnungsadresse** mit **eigenen Zahlungsmodalitäten** bzw. eine **Lieferadresse** mit **eigenen Liefermodalitäten** ausgewählt wird, werden diese automatisch in den Beleg übernommen.
Über das **Aktionsmenü** werden Dir im **Änderungsprotokoll** alle Änderungen zur Zusatzadresse aufgelistet. Weitere Informationen dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/kontextmenu-in-adressen#anderungsprotokoll).
Auch hier kannst Du im unteren Bereich die Zusatzfelder ausfüllen, die Du unter **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** den Zusatzadressen zugeordnet hast. Hier als Beispiel die Zusatzfeldgruppe “Angaben zur Zusatzadresse”. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
## Reiter Belege
Hier erhältst Du eine Übersicht aller Belege, die für diese Adresse erstellt wurden. Unterteilt werden diese in Verkaufsbelege und Einkaufsbelege.
Mit einem Klick in eine Zeile wird der jeweilige Beleg in einem neuen Fenster geöffnet. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil links neben der Belegnummer werden die einzelnen Positionen des jeweiligen Belegs angezeigt.
## Reiter Verträge
Hier erhältst Du eine Übersicht aller Verträge, die für diese Adresse erstellt wurden.
Des Weiteren kannst Du über den Button “Vertrag” einen neuen Kundenvertrag anlegen. Ausführliche Informationen zu den Verträgen findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertrage).
## Reiter Aktivitäten
Neben dem Menü CRM/Office können hier auch direkt Aktivitäten zur Adresse angelegt werden. Mit einem Klick auf den **Button "+Aktivität"** kann eine **neue Aktivität** erfasst oder durch das Ziehen einer E-Mail automatisch erstellt werden. Die erfassten Aktivitäten werden im **unteren Bereich** chronologisch angezeigt. Es werden **alle Aktivitäten** aufgelistet, die **mit der Adresse verknüpft** sind – unabhängig davon, in welchem CRM-Bereich sie angelegt wurden.
Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
Informationen zu **allgemeinen Einstellungen zu Aktivitäten** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms) und zu **benutzerdefinierten Einstellungen** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-crm-dms).
Im rechten Bereich werden zwei **individuell konfigurierbare Grafiken bzw. Tabellen** zu den angelegten Aktivitäten angeboten. In unserem Beispiel haben wir eine **Grafik** **“Kreisdiagramm”** die nach den Aktivitätstypen (z. B. E-Mail-Archivierung, Telefon) trennt sowie eine **Tabelle “Kalenderdiagramm”** die die Dauer der Aktivitäten für den gewählten Zeitraum nach Tag und Monat aufsummiert anzeigt. Durch Bewegen der Maus über die farbigen Grafiken werden jeweils weitere Details eingeblendet. Diese können über die C-Unit-Einstellung  beliebig konfiguriert werden. Weitere Informationen zu den C-Units findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units).
## Reiter Aufgaben
Im Reiter Aufgaben hast Du die Möglichkeit Aufgaben anzulegen und diese entsprechend den Benutzern zuzuordnen. Ordnest Du diese keinem Benutzer zu, ist automatisch der Benutzer der diese angelegt hat eingetragen. Weitere Informationen zu den Aufgaben findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben).
## Reiter Deals
Im Reiter Deals hast Du die Möglichkeit Deals anzulegen und entsprechend dieser oder einer anderen Adresse zuzuordnen. Auch ist es möglich aus einem Deal heraus ein Projekt anzulegen. Weitere Informationen zu den Deals findest [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/deals).
## Reiter Projekte
Hier hast Du die Möglichkeit adressbezogene Projekte anzulegen. Weitere Informationen dazu erhältst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/projekte).
## Reiter Kunden-Artikel-Beziehungen
Hier kannst Du eine Kunden-Artikel-Beziehung anlegen, also z. B. einen speziellen Preis für einen bestimmten Artikel, in verschiedenen Währungen oder eine allgemeine Preisregel, die immer für diesen Kunden gilt.
### Artikelbeziehung
Nach dem Klick auf **“+Artikelbeziehung”** wählst Du den Artikel aus, für welchen Du einen abweichenden Preis hinterlegen möchtest. Danach hast Du die Möglichkeit, abweichende Artikelinformationen, einen speziellen Verkaufspreis, oder eine spezielle Verkaufspreisregel zu hinterlegen.
**Die Bedeutung der wichtigsten Felder:**
* **Unter dem Punkt oben Links "Artikelbeziehung"**:
Hier hast Du die Möglichkeit über ein Drop-Down-Menü die Preisermittlung für den jeweiligen Artikel festzulegen.
Du kannst wählen zwischen **"Nur Standardpreis verwenden"** - so bleibt das bisherige Verhalten bestehen: Es werden zunächst kundenspezifische Preise oder Rabatte berücksichtigt und bei Bedarf zusätzlich auf weitere Preisregeln wie Preisgruppen, Kundengruppen oder Artikelrabatte zugegriffen.
Oder Du wählst **"Normale Preisermittlung (alle Regeln)"** - dann erfolgt die Preisermittlung nach den allgemeinen Preisfindungsregeln. Dabei werden alle für den Kunden und Artikel gültigen Preise, Rabatte, Preislisten, Preisregeln und Mengenstaffeln berücksichtigt. Die in der Kunden-Artikel-Beziehung hinterlegten Sonderkonditionen haben dabei keine ausschließliche Wirkung auf die Preisberechnung..
Wählst Du die Option **"Nur Sonderpreis/-rabatt verwenden"** aus, wird die Preisermittlung bewusst „isoliert“: Es werden ausschließlich die in der Kunden-Artikel-Beziehung hinterlegten Sonderpreise oder Sonderrabatte verwendet. Weitere Preisregeln oder Rabattlogiken werden vollständig ignoriert. **Das bedeutet konkret:** Existiert ein **kundenspezifischer Preis**, wird **nur dieser** verwendet. Ist stattdessen ein **kundenspezifischer Rabatt** hinterlegt, wird **dieser mit dem Standardpreis** kombiniert. Sind **weder Preis noch Rabatt** definiert, greift **ausschließlich der Standardpreis** – jedoch **ohne** zusätzliche Rabatte aus anderen Regeln. Diese Funktion eignet sich besonders für individuell verhandelte Konditionen, etwa bei Rahmenverträgen, bei denen keine weiteren Rabatte eingreifen sollen. Bestehende Daten bleiben unverändert, da die Option standardmäßig deaktiviert ist.
Sowohl beim **Verkaufspreis** als auch bei der **Preisregel** können mengenabhängige Preisstaffeln hinterlegt sein. Ist diese Option (also "Nur Sonderpreis/-rabatt verwenden") aktiviert, werden bei der Preisberechnung beide Bereiche berücksichtigt.
Der Verkaufspreis kann dabei für einen bestimmten Zeitraum, ab einer bestimmten Menge, oder in Abhängigkeit einer Preisgruppe hinterlegt werden. Z. B. erhält der Kunde einen Sonderpreis von 10€ im Zeitraum vom beispielsweise 05.05.2025 bis 16.06.2025 und ab einer Menge von 5 Stück. Zusätzlich kannst Du auch einen Verkaufspreis in Fremdwährung hinterlegen. Dieser wird bei der Belegerstellung automatisch übernommen, sofern die z. B. Währung mit der im Beleg übereinstimmt.
{% hint style="info" %}
### Aktionspreis
Wenn Du einen Preis als Aktionspreis gekennzeichnet hast, wird dieser immer vorrangig beachtet.
{% endhint %}
Als Verkaufspreisregel kannst Du einen Rabatt/Gebühr für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge hinterlegen. Z. B. erhält der Kunde immer 10% Rabatt ab einer Menge von 20 Stück.
### Allgemeine Preisregel
Hier kannst Du eine allgemeine Preisregel definieren. Egal welcher Artikel an diesen Kunden verkauft wird, es soll immer ein Rabatt von 15% gezogen werden.
Auch hier kann selbstverständlich wieder auf z. B. einen Zeitraum, oder eine Menge eingegrenzt werden.
## Reiter Lieferanten-Artikel-Beziehungen
Hier kannst Du eine Lieferanten-Artikel-Beziehung anlegen, also einen speziellen Preis für einen bestimmten Artikel, in verschiedenen Währungen oder eine allgemeine Preisregel, die immer für diesen Lieferanten gilt.
### Artikelbeziehung Lieferant
Nach dem Klick auf “+Artikelbeziehung” wählst Du den Artikel aus, für welchen Du einen abweichenden Preis hinterlegen möchtest. Danach hast Du die Möglichkeit, abweichende Artikelinformationen, einen speziellen Einkaufspreis, oder eine spezielle Einkaufspreisregel zu hinterlegen.
Mit dem **Toggle „Streckengeschäft erlaubt“** kannst Du bestimmen, ob Lieferungen von der Adresse per Strecke durchgeführt werden können. Weitere Informationen dazu findest Du auf unserer Handbuchseite zu den **Adressstammdaten** im [**Bereich „Lieferant“**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten#bereich-lieferant).
### Einkaufspreise
Der Einkaufspreis kann für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge, hinterlegt werden. Z. B. erhalten wir einen Sonderpreis von 10€ im Zeitraum vom 05.06.2025 bis 16.06.2025 und ab einer Menge von 5 Stück bei diesem Lieferanten. Zusätzlich kannst Du auch einen Einkaufspreis in Fremdwährung hinterlegen. Dieser wird bei der Belegerstellung automatisch übernommen, sofern die z. B. Währung mit der im Beleg übereinstimmt.
{% hint style="info" %}
### Aktionspreis
Wenn Du einen Preis als Aktionspreis gekennzeichnet hast, wird dieser immer vorrangig beachtet.
{% endhint %}
Als Einkaufspreisregel kannst Du einen Rabatt oder eine Gebühr für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge hinterlegen. Z. B. erhalten wir immer 10% Rabatt ab einer Menge von 20 Stück.
### Allgemeine Preisregel
Hier kannst Du eine allgemeine Preisregel definieren. Egal welcher Artikel bei diesem Lieferanten eingekauft wird, es soll immer ein Rabatt von 15% gezogen werden.
Auch hier kann selbstverständlich wieder auf z. B. einen Zeitraum, oder eine Menge eingegrenzt werden.
## Reiter Texte
Hier kannst Du Belegtexte und Textmeldungen für eine Adresse hinterlegen.
### Belegtexte
Bei den Belegtexten handelt es sich Texte, die einem Beleg als Kopf oder Fußtext hinzugefügt werden können um weitere Informationen mitzugeben. Die Belegtexte können anhand verschiedenster Selektionen erstellt werden. In unserem Beispiel wird bei der Erstellung einer Bestellung ein Kopftext mit dem Inhalt “Vielen Dank für Ihre Bestellung” in den Beleg geladen.
An dieser Stelle sind aber auch weitere Selektionen möglich, z. B. kann der Belegtext auch zur Übernahme in einen Folgebeleg gekennzeichnet werden, oder der Belegtext erscheint als separate Belegposition in dem Beleg. Auch kann auf einen Vorbeleg geprüft werden, das heißt nur wenn ein bestimmter Vorbeleg übernommen wird, erscheint der gewünschte Belegtext.
Des Weiteren ist es möglich, einen angelegten Belegtext manuell in verschiedene Sprachen zu übersetzen. So muss dieser nur einmalig angelegt werden und kann in alle Sprachen übersetzt werden.
### Textmeldungen
Bei den Textmeldungen handelt es sich um eine Funktion, die dem Mitarbeiter einen Hinweis liefert z. B. bei der Belegerstellung.
In unserem Beispiel erscheint beim Erstellen eines Auftrags für den Kunden die Meldung “Bitte die Lieferbedingung überprüfen”
Auch die Textmeldungen können manuell in verschiedene Sprachen übersetzt werden.
## Reiter DMS
Hier kannst Du Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF, PNG und DOCX zur Adresse hochladen. Dies ist auf verschiedene Weisen möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den **Button “+Dateien hinzufügen*****”***. Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden.
Über das **Auge-Icon** können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und ZIP-Dateien, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/Office geöffnet. Über das **Icon**  kannst Du die Dateien auch wieder herunterladen.
Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen).
Durch Anhaken einer Datei und Anwahl der **drei Punkte**, kann diese wieder **gelöscht** oder **deaktiviert** werden.
{% hint style="info" %}
**Drag & Drop über den Reiter**
Mit der Drag-and-Drop-Funktion kannst Du Dateien ganz einfach auf den ***„DMS-Tab“*** ziehen. Die Dateien werden automatisch hochgeladen und direkt mit der entsprechenden Adresse verknüpft. Eine Ziffer zeigt Dir an, wie viele Dateien beispielsweise im DMS hinterlegt sind. Diese Funktion macht die Arbeit mit Dateien wesentlich einfacher und intuitiver. Sie erkennt automatisch, ob der Tab geeignet ist, und führt die Aktion entsprechend aus. Du musst Dich dabei nicht im ***„DMS-Tab“*** befinden – es genügt, die Datei auf den Tab zu ziehen, um sie schnell und unkompliziert zu hinterlegen. So sparst Du wertvolle Zeit und optimierst Deinen Workflow.
{% endhint %}
Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
Anwendungsbeispiel
Mit der Drag-and-Drop-Funktion kannst Du Dateien ganz einfach auf den **"DMS-Tab"** ziehen. Die Dateien werden automatisch hochgeladen und direkt mit der entsprechenden Adresse verknüpft.
Eine Ziffer zeigt Dir an, wie viele Dateien beispielsweise im DMS hinterlegt sind .
Diese Funktion macht die Arbeit mit Dateien wesentlich einfacher und intuitiver. Sie erkennt automatisch, ob der Tab geeignet ist, und führt die Aktion entsprechend aus. Du musst Dich dabei nicht im **"DMS-Tab"** befinden – es genügt, die Datei auf den Tab zu ziehen, um sie schnell und unkompliziert zu hinterlegen. So sparst Du wertvolle Zeit und optimierst Deinen Workflow. 
## Reiter Notizen
Neben den wichtigen Informationen aus den Stammdaten können hier noch zusätzliche Notizen zur Adresse hinzugefügt werden.
## Reiter Einkaufshistorie
In der Einkaufshistorie erhältst Du eine Übersicht über aller Einkaufsbelege zu der selektierten Adresse, bei denen eine Geldbewegung stattgefunden hat (Eingangsrechnung, Eingangslieferschein/-rechnung, Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme und Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme).
## Reiter Verkaufshistorie
In der Verkaufshistorie erhältst Du eine Übersicht über aller Verkaufsbelege zu der selektierten Adresse, bei denen eine Geldbewegung stattgefunden hat (Rechnung, Lieferschein Rechnung, Gutschrift mit Warenrücknahme und Gutschrift ohne Warenrücknahme).
## Reiter Ausgaberegeln
In diesem Bereich kannst Du **Ausgaberegeln** anlegen, mit denen Du festlegst, unter welchen Bedingungen die **Ausgabe** spezifisch für diese Adresse erfolgen soll. Über den **Button “+Ausgaberegel”** kann eine neue Ausgaberegel angelegt werden.
Allgemeine Ausgaberegeln kannst Du unter **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe** angelegt werden. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe#bereich-ausgaberegeln).
Beim Anlegen einer Ausgaberegel stehen Dir folgende **Felder** zur Verfügung:
**Modul** – Wähle hier das Modul aus, für das die Regel gelten soll. Es stehen Dir die verschiedenen **Bereiche der Anwendung** zur Auswahl, in denen eine Ausgabe möglich ist – z. B. **Belege**, **Mahnungen** oder **Lager-Listen**. **Je nach Modul** kannst Du **zusätzliche Optionen** festlegen, um die Regel weiter zu präzisieren. So lässt sich z. B. im Modul **Belegdruck** ein **Belegtyp**, eine **Belegtyp-Gruppe** oder ein **Fakturierungsart** angeben.
**Ausgabetyp** – Gibt an, für welchen Ausgabetyp, ob **Dateiexport**, **Vorschau**, **E-Mail-Versand** oder **Druck**, die Regel gelten soll. Weitere Informationen zu den Ausgabetypen findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe#bereich-ausgabetypen).
**Standort –** Hier kannst Du **abhängig** vom ausgewählten **Modul** einen der unter [**Einstellungen/Allgemein/Standorte** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/standorte)hinterlegten Standorte auswählen.
**Reportgruppe** – Hier kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** erstellten **Reportgruppen** auswählen. Wird die Option “Standard” gewählt, wird automatisch die Reportgruppe verwendet, die in **System/Ausgabe** als **Standard** definiert ist. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe#reportgruppen).
**Standard-Ausgabetyp** – Ausgabetyp, der für die gesamte Ausgabe der Adresse verwendet werden soll. Besonders hilfreich ist diese Einstellung bei der Ausgabe im Rahmen einer **Stapelverarbeitung** oder eines **Workflows**, in denen mehrere Ausgaben automatisiert verarbeitet werden.
**Zusätzliche Ausgabe** – Hier kannst Du festlegen, welche **E-Mail-Adressen** oder **Telefonnummern** automatisch bei der Ausgabe verwendet werden sollen. Im **Feld “Typ”** wählst Du die gewünschte Kontaktart aus und gibst unter **“An”** die entsprechende Kontaktinformation an. Diese muss zuvor in den **Kontaktinformationen** unter den **Stammdaten**, in den **Zusatzadressen** oder bei den **Ansprechpartnern** hinterlegt worden sein. Wenn Du den **Typ “E-Mail”** auswählst, kannst Du zusätzlich auch Empfänger für **CC** und **BCC** festlegen.
{% hint style="info" %}
### Ausgabetyp und Standard-Ausgabetyp
Es kann **entweder** ein Ausgabetyp oder ein Standard-Ausgabetyp in einer Regel angegeben werden – nicht beides gleichzeitig. Wird im **Feld “Ausgabetyp”** ein spezifischer Typ ausgewählt, gilt die Regel **nur für diesen Ausgabetyp** (z. B. nur für den Druck). Wird stattdessen im **Feld “Standard-Ausgabetyp”** ein Typ hinterlegt, gilt die Regel für **alle Ausgaben** dieser Adresse, sofern keine spezifische Regel vorhanden ist.
{% endhint %}
## Reiter Verkaufskanäle
Im Reiter "Verkaufskanälen" kannst Du einen der Verkaufskanäle hinzufügen, die unter [**Einstellungen/Verkaufskanälen** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-verkaufskanale)angelegt wurden. Dabei kannst Du auswählen, ob die Adresse als Kunde oder Hersteller vermerkt wird. Ist noch kein Verkaufskanal zur Adresse hinterlegt, kannst Du über die **Beschriftung "Erfasse hier ein neuen Verkaufskanal"** ein neuen Verkaufskanal anlegen.
In der Detailansicht des Verkaufskanals kannst Du die **Zusatzfelder**, die in [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder)zu **Adress-Listing** zugeordnet wurden, ausfüllen.
# Kontextmenü in Adressen
So nutzt Du das Kontextmenü in Adressen — mit Aktionen für Belege, Abonnements, Anonymisierung, Sammelrechnungen, Duplikate und Workflow-Instanzen.
Wie zu den meisten Datensätzen in VARIO Cloud steht Dir auch bei einer geöffneten Adresse einen Kontextmenü zur Verfügung.
## Kontextmenü
Über das Kontextmenü kann zu der selektierten Adresse jederzeit ein Einkaufsbeleg, oder ein Verkaufsbeleg erstellt werden. Des Weiteren kommst Du mit einem Klick auf “**<-Adressen**” wieder in die Adresssuche zurück. Der **Button “Bearbeiten”** ist nur in den Reitern Dashboard und Stammdaten zu sehen und damit versetzt man den Datensatz in den Bearbeitungsmodus um die Stammdaten der Adresse ändern zu können. Mit dem **Symbol**  kannst Du eine Aufgabe zu der Adresse anlegen.
Über das **Sternsymbol** kannst Du die Adresse abonnieren. Abhängig von Deinen in den **Benutzereinstellungen** hinterlegten [**Abonnement-Einstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-abonnements) erhältst Du bei bestimmten Ereignissen im Zusammenhang mit der Adresse eine **Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale bzw. per E-Mail.** Dies ist beispielsweise der Fall, wenn **Änderungen** durch einen **anderen Benutzer** ausgelöst werden. Über die [**Ausgaberegeln**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe#bereich-ausgaberegeln) kannst Du festlegen, in **welchen Fällen** und auf **welchem Weg** die Benutzer benachrichtigt werden sollen. Den **Inhalt der Benachrichtigungen** kannst Du unter [**System/Ausgabe/Adress-Listen**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe#modul-adress-listen) bearbeiten.
Im **Reiter “Dashboard”** kannst Du über das **TV-Symbol** im Kontextmenü den Dashboard im TV-Modus versetzen und mit der **Option “Dashboard konfigurieren”** das geöffnete Adress-Dashboard bearbeiten. Weitere Informationen zu den Dashboards findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/grundlagen-zu-den-dashboards).
## Aktionen
Über den **Button “Aktionen”** können verschiedene Aktionen für die selektierte Adresse ausgelöst werden.
### Änderungsprotokoll
In diesem Protokoll kannst Du nachvollziehen, welche Änderungen in der Adresse vorgenommen wurden – inklusive Datum, betroffener Felder und verantwortlichem Benutzer. Aktuell werden ausschließlich Änderungen an den Stammdaten protokolliert. Änderungen an der Bankverbindung sind davon ausgenommen. Weitere Informationen zu den Änderungsprotokolle findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung#anderungsprotokoll).
### Adresse anonymisieren
Mit der **Aktion** “**Adresse anonymisieren**” kannst Du die **personenbezogene Daten** dieser Adresse **DSGVO-konform** anonymisieren. Dabei werden sensible Angaben – wie Anschrift, Kontaktinformationen und Bankverbindungen – durch Rautezeichen (#) ersetzt. Die Anonymisierung ist besonders dann hilfreich, wenn eine Adresse **nicht gelöscht** oder **deaktiviert** werden kann, weil sie mit anderen Datensätzen verknüpft ist. Diese Aktion wird im **Änderungsprotokoll** protokolliert.
{% hint style="info" %}
### Voraussetzung:
Du benötigst die **Berechtigung “Adressen löschen”**, um eine Adresse anonymisieren zu können.
{% endhint %}
#### **Ablauf der Anonymisierung**
Nach Auswahl der **Aktion “Adresse anonymisieren”** bzw. **“Anonymisieren” über das Drei-Punkte-Menü** erscheint ein Hinweis, dass die Aktion finanzrelevante Belege und zugehörige offenen Posten betreffen kann. In diesen Fällen wird die Adresse nur **teil-anonymisiert**.
Abschließend ist die Aktion über eine Sicherheitsabfrage zu bestätigen (einfache Rechenaufgabe).
**Auswirkungen der Anonymisierung:**
* Alle **personenbezogene Daten** in den **Stammdaten**, den **Zusatzadressen** und den **Ansprechpartnern** werden durch “#” ersetzt bzw. entfernt
* **Bilder** in den Stammdaten und bei Ansprechpartnern werden **entfernt**. Im DMS erhält der Datensatz den [**Löschstatus “Zur Löschung vorgemerkt”**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/dms#dms-typen).
* Die **Adresse** selbst und die dazu dazugehörigen **Ansprechpartner** werden **deaktiviert**.
* Auch im **Änderungsprotokoll** werden personenbezogene Einträge anonymisiert oder entfernt.
* **Verknüpfte Datensätze** wie z. B. Aufgaben und Deals zeigen die Adresse ebenfalls anonymisiert an (ausgenommen Belege).
* Die Adresse wird auch im **Menüpunkt “Auswertungen”** mit anonymisierten personenbezogenen Daten aufgelistet
* **DSGVO-konforme Anonymisierung** (keine Rückverfolgbarkeit zur betroffenen Adresse/Person)
### Auftragsrückstände
Hier erhältst Du eine Auflistung der offenen Aufträge für die selektierte Adresse.
#### Manuell Bezahlen
Hier erhältst Du eine Auflistung offener Forderungen und Verbindlichkeiten für die selektierte Adresse.
Mit einem Klick auf den jeweiligen Datensatz kannst Du diesen manuell bezahlen.
### Manuelle Rückerstattung
Die **Aktion** “**Manuelle Rückerstattung**” wird für **OPs** der Adresse mit dem Status “**Überzahlt**” und “**In Erstattung**” angeboten. Sie kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer **Überzahlung** verwendet werden. Nach “**OK**” wird der erzeugte Buchungssatz des Typs **“Verbindlichkeit”** in den **Bereich “Buchungen”** des OPs geschrieben.
### Verrechnen
Mit dieser Aktion kannst Du **Forderungen** und **Verbindlichkeiten** der ausgewählten Adresse miteinander verrechnen. Das ist besonders hilfreich, wenn eine Adresse sowohl als **Kunde** als auch als **Lieferant** geführt wird und entsprechende **offene Posten** auf beiden Seiten bestehen.
### Salden-Bestätigung
Mit diese Aktion wird ein Report mit **allen Offenen Posten** aus der Adresse erstellt. Über die Buttons oberhalb der Vorschau kann der Report **heruntergeladen**, **ausgedruckt** oder direkt per **E-Mail** verschickt werden.
### Sammelrechnung
Mit dieser Funktion kannst Du **mehrere veröffentlichte Lieferscheine** dieses Kunden **manuell** zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Das spart Zeit und sorgt für mehr Übersicht in Deiner Rechnungsverwaltung.
{% hint style="info" %}
## **Voraussetzungen:**
Damit ein Kunde für die Sammelrechnung berücksichtigt werden kann, muss im Bereich “Kunde” der Adresse, der **Toggle "Sammelrechnung erlauben“** aktiviert sein. **Beim Aktivieren** wird automatisch geprüft, ob **blockierende Belege** für den Kunden existieren. Ist dies der Fall, kann die Sammelrechnung nicht aktiviert werden. Die betreffenden Belege werden in einem Dialog angezeigt. **Als blockierend gelten** aktuell veröffentlichte Lieferscheine die entweder die **Zahlungsbedingung “Vorauszahlung”** verwenden oder eine **Adressbeziehung vom Typ “Rechnungsadresse”** besitzen.
{% endhint %}
#### **Sammelrechnung erstellen**
Mit Anwahl der Aktion werden automatisch alle **veröffentlichten Lieferscheine** dieses Kunden angezeigt. Lieferscheine mit unterschiedlichen Merkmalen sind an den Spalteninhalten zu erkennen.
{% hint style="info" %}
Eine Sammelrechnung ist **nur möglich**, wenn die folgenden Merkmale bei allen Lieferscheinen **identisch sind**:
* Fakturierungsart
* Leistungsland
* Rechnungsadresse (in Adressbeziehung)
* Steuerpflicht
* USt-IdNr.
* Währung
* Zahlungsart
* Zahlungsbedingung
* §13b
Weichen diese Merkmale voneinander ab, so erhältst Du eine Taskmeldung: . Bei Anwahl kannst Du in der ersten Zeile des Protokolleintrags erkennen, warum die Sammelrechnung nicht durchgeführt werden kann.
z.B. 
{% endhint %}
Nach dem Anhaken der gewünschten Lieferscheine und der Auswahl von “**Sammelrechnung erzeugen**” wird eine neue Sammelrechnung angelegt. Der erzeugte Beleg trägt im Titel die Kennzeichnung **Sammelrechnung** und erscheint in der **Belegkette** als Folgebeleg der zusammengeführten Lieferscheine.
### Kontingent buchen
Mit dieser Aktion kannst Du einen **Kontingentartikel**, wie Hotlinepunkte, direkt auf die aktuell geöffnete Adresse buchen. So kannst Du einem Kunde zusätzliche Kontingente zur Verfügung stellen, ohne eine separate Rechnung erstellen zu müssen.
### UST-IdNr.-Prüfprotokoll
Hier erhältst Du die Ergebnisse zur Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten#bereich-verwaltung).
### Duplikate zusammenführen
Eine Adresse gilt als **Duplikat**, wenn die **Namen identisch** sind. Abweichungen in **Anrede, Postleitzahl, Hausnummer** oder **Ländercode** sind dabei zulässig – **nicht jedoch in Straße und Stadt**. Bereits beim Erfassen einer neuen Adresse prüft das System automatisch auf “**Ähnliche Adressen**” und schlägt diese vor. Wird dieser Hinweis ignoriert, erhalten die neue und die als doppelt identifizierte Adresse innerhalb der Adresse das **Label "Duplikat vorhanden"**.
Mit Anwahl des Labels wird das **Adressduplikat** angezeigt, in das verzweigt werden kann. Unter Umständen können auch mehrere Duplikate existieren.
**Duplikate** können über den **Button "Duplikate zusammenführen"** für die gewählte Adresse **zusammengeführt** werden.
Der Toggle “**In 1. Adresse zusammenführen**” ist standardmäßig aktiviert und bedeutet, dass bei Anwahl von  **die Daten der 2. Adresse in die 1. Adresse zusammengeführt** werden. Wird der Toggle deaktiviert, ist die Richtung umgekehrt.
**Ergebnis der Zusammenführung:**
* Alle Daten wie z. B. Kontaktinformationen, Bankverbindungen, Adress- und Geschäftsbeziehungen, Ansprechpartner, CRM-Objekte, Belege, Offene Posten, Kunden- und Lieferanten-Artikelbeziehungen mit Preisen, Notizen, DMS, Texte, Zusatzadressen, Zusatzfelder aus der **Quelladresse** in die **Zieladresse** übernommen.
* **Nur leere Felder in der** **Zieladresse** werden durch Inhalte der **Quelladresse** ergänzt
* **Bestehende Inhalte der** **Zieladresse** bleiben erhalten
* Nach dem Zusammenführen verschwindet nur das Label “**Duplikat vorhanden**” in der **Zieladresse** - die **Quelladresse** hingegen wird entfernt.
* Die Zusammenführung wird im **Änderungsprotokoll** dokumentiert
Unter **System/Datenbereinigung** befindet sich das selbe Datagrid, jedoch für alle existierenden Duplikate. Die Funktionsweise ist aber identisch.
### Adressen zusammenführen
Neben der automatischen Erkennung von Duplikaten können auch zwei nicht als Duplikat identifizierte Adressen manuell zusammengeführt werden. Eine Adresse kann aus dem Aktionsmenü der Adresse über den **Button "Adressen zusammenführen"** mit einer anderen Adresse zusammengeführt werden.
Dabei ist aus der Zieladresse die Aktion auszuwählen und über den Suchdialog die Quelladresse zu suchen und \[OK] auszuwählen.
Im Anschluss wird eine kleine Rechenaufgabe gestellt. Mit der Auswahl von \[**Bestätigen**] wird die Aktion endgültig ausgeführt. Die Rechenaufgabe dient als Sicherheitsabfrage, um unbeabsichtigte Zusammenführungen zu vermeiden.
**Ergebnis der Zusammenführung:**
* Alle Daten wie Ansprechpartner, Zusatzadressen, Kontaktmöglichkeiten, Belege, Bankdaten, Geschäftsbeziehung, Adressbeziehungen, Kunden/Lieferantenbeziehungen und Preise, CRM-Objekte, DMS, OPs, freie Felder, Belegtexte, Notizen u.v.m. werden aus der **Quelladresse** in die **Zieladresse** übernommen.
* **Nur leere Felder der** **Zieladresse** werden durch Inhalte der **Quelladresse** ergänzt.
* Nach der Zusammenführung bleibt **nur die Zieladresse bestehen - die Quelladresse wird entfernt**.
* Die Zusammenführung wird im **Änderungsprotokoll** dokumentiert.
### Abonnements verwalten
Mit dieser Aktion werden alle Benutzer aufgelistet, die diese Adresse über das **Sternsymbol** abonniert haben. Weitere Informationen dazu findest Du im oberen Abschnitt zum [**Kontextmenü**](/vario-cloud-handbuch/adressen/kontextmenu-in-adressen).
### Neueste Workflow-Instanz
Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zur geöffneten Adresse aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” in der **Handbuchseite** [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows).
### Workflow-Instanzen
Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche die geöffnete Adresse betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons**  manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden.
Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows).
# Artikelverwaltung
In der **Artikelverwaltung** kannst Du alle Informationen zu Deinen Artikeln einsehen und verwalten. Dazu gehören unter anderem die **Artikelstammdaten**, **Bestände**, **Verkaufspreise** sowie **Kunden- und Lieferantenbeziehungen**. Zudem kannst Du Sonderkonditionen für den Ein- und Verkauf hinterlegen und anpassen.
Beim Öffnen der Artikelverwaltung landest Du in der **Artikelübersicht**. Hier kannst Du bestehende Artikel suchen und bearbeiten oder einen neuen Artikel anlegen.
Hier kannst Du eine oder mehrere Kundenbeziehungen anlegen und individuelle Verkaufspreise und Verkaufspreisregeln für diesen Kunden definieren. Der Toggle "Nur Sonderpreis/-rabatt verwenden" bietet mehr Kontrolle über die Preislogik. Detail findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#reiter-kunden-artikel-beziehungen).
# Artikel anlegen
Anleitung zur Neuanlage eines Artikels mit Pflichtfeldern, Artikelnummernvergabe und Vorlagen.
## Neuanlage eines Artikels
Die Neuanlage eines Artikels erfolgt über den **Button “+Artikel”**.
Beim Anlegen eines Artikels öffnet sich ein Dialogfenster. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (\*) gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden, bevor der Artikel durch einen Klick auf **“Anlegen”** in den Artikelstamm übernommen wird.
{% hint style="danger" %}
## Artikelart nicht änderbar
Nach dem Anlegen des Artikels ist eine nachträgliche Umstellung der Artikelart nicht möglich.
{% endhint %}
Über die Schaltfläche ***“Vorlage”*** kannst Du einen neuen Artikel auf Basis einer Artikelvorlage erstellen. Die Vorlagen werden in den Einstellungen verwaltet. Über das ***“Vorlage”***-Drop-down-Menü kannst Du direkt dorthin navigieren.
{% hint style="danger" %}
**Achtung!**
Klickst Du außerhalb des Dialogfensters in die ausgegraute Artikelübersicht, wird der Dialog geschlossen und alle eingegebenen Daten gehen verloren. Sobald Du auf ***“Anlegen”*** klickst, wird der Artikel dauerhaft in Deinen Stammdaten gespeichert.
{% endhint %}
# Artikelarten
Überblick über die verfügbaren Artikelarten in VARIO Cloud.
Ob produzierendes Gewerbe, Großhandel oder E-Commerce – die Auswahl der richtigen Artikelart ist entscheidend für eine **effiziente Lagerführung, korrekte Belegerstellung und eine zuverlässige Buchhaltung**. In dieser Anleitung lernst Du die verschiedenen Artikelarten in **VARIO Cloud** kennen und erfährst, wie Du sie optimal für Dein Unternehmen einsetzt.
## Welche Artikelarten gibt es?
Mit der passenden Artikelart sicherst Du Dir eine stabile Grundlage für Deine Geschäftsprozesse – egal ob im stationären Handel, im Onlinevertrieb oder in der projektbasierten Dienstleistung.
In der Artikelverwaltung von VARIO Cloud können sowohl physische Produkte als auch Dienstleistungen strukturiert abgebildet werden. Dabei ist die Wahl der passenden Artikelart die Grundlage für korrekte Prozesse in Einkauf, Verkauf und im Lager.
{% hint style="danger" %}
**Artikelart nicht änderbar**
Eine nachträgliche Umstellung der Artikel ist nicht möglich, sobald der Artikel in Belegen benutzt wurde oder es Bestandsbuchungen gibt.
{% endhint %}
Folgende Artikelarten stehen Dir zur Verfügung:
* [**Bestandsgeführt**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/bestandsgefuhrte-artikel)
* [**Bestandslos**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/bestandslose-artikel)
* [**Dienstleistung**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/dienstleistungsartikel)
* [**Jumboartikel**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/verkaufs-sets-and-jumboartikel)
* [**Kontingentartikel**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/kontingentartikel)
* [**Variantenhauptartikel**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/variantenartikel)
* [**Verkaufsset**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/verkaufs-sets-and-jumboartikel#verkaufs-sets)
* [**Versandkosten**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/versandkostenartikel)
{% hint style="danger" %}
## Artikelart nicht änderbar
Die Aktivierung als bestandsgeführter Artikel erfolgt in den Stammdaten durch das Setzen der entsprechenden Artikelart. Eine nachträgliche Umstellung ist nicht möglich.ennen, dass wir jeweils die selben Attribute aber in einer anderen Reihenfolge (Auswirkung s.u. Variantenartikelgenerator) sowie unterschiedliche Attributwerte zugeordnet haben.itt ein **Variantenhauptartikel** anzulegen. Dafür ist im Feld **„Artikelart“** der **Typ „Variantenhauptartikel“** auszuwählen und im Feld **„Variantenschema“** eine Zuordnung zu treffen.
{% endhint %}
# Bestandsgeführte Artikel
Einführung in bestandsgeführte Artikel mit ihren Eigenschaften für Lagerführung, Bestandsbewertung und automatische Buchungen.
Bestandsgeführte Artikel sind Artikel, deren Lagerbestand in VARIO Cloud automatisch erfasst, geführt und bewertet wird. Diese Artikelart eignet sich für physische Produkte, die gelagert, verkauft oder produziert werden.
### Eigenschaften
* Lagerbestand wird fortlaufend mitgeführt
* Zugänge und Abgänge beeinflussen den verfügbaren Bestand
* Möglichkeit zur Inventur und Bewertung (z. B. nach Durchschnittspreis oder FiFo)
* Buchungen erfolgen bei Warenein- und -ausgang automatisch
* Unterstützt Serien- oder Chargennummern, falls erforderlich
# Gebindeartikel
Überblick über Gebindeartikel mit Gebindeschema, Basisartikeln, Änderungen bestehender Gebinde sowie dem Auflösen, Zusammenführen und Kopieren.
Beim Anlegen eines neuen bestandsgeführten Artikels findest Du das Feld "Gebindeschema". Dieses Feld ist nur sichtbar, solange Du noch keine Mengeneinheit ausgewählt hast. Hier kannst Du für Deinen neuen Artikel ein Gebindeschema auswählen, das Du zuvor unter **Einstellungen/Artikel/Gebinde** angelegt hast. Weitere Informationen zur Anlage eines Gebindeschemas findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/gebinde).
Nachdem Du ein Gebindeschema für Deinen Artikel ausgewählt hast, erscheint die Option "Basis für Gebinde". Wenn Du diese aktivierst, erhalten alle zugeordneten Gebinde dieselbe Artikelnummer, jedoch mit unterschiedlichen Mengeneinheiten. Die Mengeneinheit entspricht dabei der Gebindeeinheit aus dem Gebindeschema. Zur Veranschaulichung folgt ein Beispiel.
In den Einstellungen haben wir beispielsweise folgendes Gebindeschema angelegt:
Bei der Neuanlage meines Artikels **Wasser** haben wir das zuvor angelegte Gebindeschema ausgewählt und die Option "Basis für Gebinde" aktiviert. Dadurch erhalten alle zugeordneten Gebinde, Kasten und Palette, die gleiche Artikelnummer, jedoch mit den entsprechenden Mengeneinheiten aus dem Gebindeschema.
Im markierten oberen Bereich der Stammdaten werden Dir alle zu diesem Artikel angelegten Gebinde angezeigt. Hier kannst Du zwischen den Stammdaten der einzelnen Gebinde wechseln. Die Mengeneinheit entspricht dabei jeweils dem definierten Gebinde.
Wenn Du die Option "Basis für Gebinde" nicht aktiviert hast, erhält jedes Gebinde eine eigene Artikelnummer.
## Gebindeschema eines bestehenden Artikels ändern
Um das Gebindeschema eines Artikels zu ändern, gehe wie folgt vor:
{% stepper %}
{% step %}
Gehe in einem geöffneten Artikel auf das Symbol unter der Artikelbeschreibung. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem die Mengenverhältnisse definiert werden können.
{% endstep %}
{% step %}
Mit der **Option "+Mengenverhältnis"** kannst Du ein weiteres Mengenverhältnis hinzufügen.
{% endstep %}
{% step %}
Gib die **Gebinde- sowie Basiseinheit** und den **Faktor** zu den gewünschten Mengenverhältnissen an.
* Über den Mülleimer kann ein erstelltes Verhältnis auch wieder gelöscht werden.
{% endstep %}
{% step %}
Durch Klicken auf "Speichern" wird das Gebindeschema für den Artikel übernommen.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% hint style="info" %}
## Basiseinheit ändern
Um die **Basiseinheit** zu ändern, kannst Du die **Mengeneinheit** im **Bereich „Verwaltung“** der Stammdaten ändern. Dabei wird auch die Basiseinheit in den **Mengenverhältnissen** angepasst.
**Achtung (!):** Beim Ändern der Basiseinheit werden **keine Umrechnungen** angepasst! Du musst diese **manuell** anpassen.
{% endhint %}
## Gebinde zusammenführen und auflösen
Gebinde können zu größeren Gebindeeinheiten zusammengeführt und in kleinere Gebindeeinheiten aufgelöst werden.
{% stepper %}
{% step %}
Wähle im [**Kontextmenü**](/vario-cloud-handbuch/artikel/kontextmenu-in-artikel) eines geöffneten Gebindeartikels die **Option "Aktionen"**.
{% endstep %}
{% step %}
Klicke auf die **Aktion "Gebinde auflösen"** oder **"Gebinde zusammenführen".**
{% endstep %}
{% step %}
Im neuen Fenster kannst Du unter **"Gebinde"** das Gebinde auswählen, das Du auflösen oder zusammenführen möchtest, sowie das **Lager** und die **Menge**, in der es aufgelöst bzw. zusammengeführt werden soll. Unter **"Vorschau"** wird Dir das Endergebnis angezeigt.
{% endstep %}
{% step %}
Mit **"Gebinde auflösen"** bzw. **"Gebinde zusammenführen"** wird die Aktion abgeschlossen.
{% endstep %}
{% endstepper %}
## Gebinde bei Wareneingang umwandeln
Mit dem Feld **„Bei Wareneingang in Gebindeartikel umwandeln“** bestimmst Du, in welche **Mengeneinheit** ein Gebindeartikel beim **Wareneingang** umgewandelt wird. Du findest das Feld im Bereich **Verwaltung** der **Stammdaten**. Für jede Einheit kannst Du eine eigene Einstellung auswählen. So legst Du die Umwandlung für jede Gebindeeinheit unabhängig fest.
## Gebinde kopieren
Beim **Duplizieren** eines Gebindeartikels kannst Du auch das Gebindeschema mitkopieren.
{% stepper %}
{% step %}
Gehe in einem geöffneten Artikel auf die **Option "Aktionen"** aus dem **Kontextmenü**.
{% endstep %}
{% step %}
Klicke auf die **Aktion "Artikel duplizieren"**.
{% endstep %}
{% step %}
Wähle im Bereich **"Zu kopierender Artikel"** die Gebinde des Gebindeschemas aus, die Du mit duplizieren möchtest. Dabei kannst Du jeweils eine neue Artikelnummer vergeben.
{% endstep %}
{% endstepper %}
## Gebinde in ein Beleg einfügen
Beim Einfügen in einen Beleg können Gebinde mit gleicher Artikelnummer anhand der Mengeneinheit unterschieden werden.
# Seriennummern und Chargen
Überblick über Seriennummern und Chargen mit Serientypen, Vergabearten, Artikeleinstellungen, Belegverwendung und Rückverfolgbarkeit.
In VARIO Cloud kannst Du Artikel so verwalten, dass ihnen **Seriennummern** oder **Chargennummern** zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit – vom Wareneingang bis zum Verkauf. Die jeweilige Verwaltung erfolgt abhängig vom **Serientyp**, der einem Artikel zugeordnet ist.
{% hint style="danger" %}
### Serientyp nicht änderbar
Sobald zu einem Artikel mit aktivem Serientyp (z. B. Seriennummer) bereits Bestände oder Belege erfasst wurden, kann der Serientyp nicht mehr geändert werden.
{% endhint %}
## Serientypen im Überblick
| Serientyp | Beschreibung |
| --------------------- | ----------------------------------------------------------------------- |
| Keine Seriennummer | Es wird keine Seriennummer oder Charge verwaltet. |
| Seriennummer | Jeder Bestandsposten erhält eine eindeutige Seriennummer. |
| Doppelte Seriennummer | Zwei Seriennummern je Bestand werden verwaltet. |
| Charge | Artikel werden in Chargen zusammengefasst und gemeinsam gekennzeichnet. |
### Serientyp: **Keine Seriennummer**
Dieser Typ ist die Standardeinstellung. Es erfolgt keine serien- oder chargenbezogene Nachverfolgung.
* In Belegen wird der Reiter **Seriennummer** ausgeblendet.
* Im Lager werden keine Seriennummern-Bestände gespeichert.
### Serientyp: **Seriennummer**
Ein Seriennummernartikel ist ein Artikel, der während der Produktion oder beim Wareneingang mit einer individuellen Seriennummer versehen wird. Jede Seriennummer ist eindeutig und ermöglicht die Nachverfolgung eines bestimmten Exemplars eines Artikels über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Herstellung über den Verkauf bis hin zur Nutzung oder möglichen Rückgabe. Beispiele: Elektronikgeräte, Fahrzeuge oder hochwertige Maschinen.
Wird dieser Typ aktiviert, musst Du zusätzlich folgende Einstellungen festlegen:
### Serientyp: **Doppelte Seriennummer**
Bei Artikeln mit doppelter Seriennummer werden zwei voneinander unabhängige Seriennummern verwaltet (z. B. IMEI- und Seriennummer bei Mobilgeräten).
Beispiel
Ein Smartphone kann sowohl eine eindeutige Seriennummer als auch eine IMEI-Nummer aufweisen. Beide Nummern sind für die Identifikation wichtig und werden daher separat gespeichert.
### Serientyp: **Charge**
Ein Chargenartikel hingegen wird nicht einzeln, sondern in einer Gruppe (Charge) identifiziert. Eine Charge umfasst Artikel, die unter denselben Bedingungen (z. B. Produktion, Lieferant oder Zeitpunkt) hergestellt oder geliefert wurden. Sie ist besonders relevant, wenn Produkte mit spezifischen Eigenschaften oder begrenzter Haltbarkeit nachverfolgt werden müssen. Beispiele: Lebensmittel oder chemische Produkte.
Beispiel
Ein Lebensmittelhersteller produziert eine Charge Marmeladengläser an einem Tag. Alle Gläser dieser Charge erhalten dieselbe Chargennummer und dasselbe MHD.
{% hint style="info" %}
### Korrekte Erfassung wichtig
Chargennummern sind besonders in Branchen mit Rückverfolgbarkeitsanforderungen (Lebensmittel, Chemie, Pharma) kritisch – Fehlerhafte Zuweisungen können zu Rückrufaktionen führen.
{% endhint %}
## Artikel mit Serientyp anlegen
Beim Anlegen eines neuen bestandsgeführten Artikels findest Du das Feld **Serientyp**. Dieses ist im Standard mit der Option **"Keine Seriennummer“** vorbelegt. Hier wählst Du aus, ob der Artikel ohne, mit Seriennummer, doppelter Seriennummer oder mit Charge verwaltet wird.
{% hint style="info" %}
**Bereits angelegte** bestandsgeführte Artikeln kannst Du nachträglich über den **Bereich** **"Seriennummern/Chargen" in den Stammdaten** als Chargen/Seriennummern-Artikel kennzeichnen.
{% endhint %}
Nach dem Speichern findest Du im Reiter **Stammdaten → Seriennummern/Chargen** weitere Einstellmöglichkeiten im Bereich Seriennummern/Chargen:
* **Auszeichnungsart** (manuell oder automatisch)
* **Zählerkreis** (global oder individuell)
* **Art des S/N-/Chargen-Datums**
* Bei **individuellem Zählerkreis**: Vergabeverfahren, Länge, Auffüllzeichen und Startwert
Bei Chargen mit **Mindesthaltbarkeitsdatum** bzw. **Verfallsdatum** werden die **Felder „Mindestrestlaufzeit Eingang (Tage)“** und **„Mindestrestlaufzeit Ausgang (Tage)“** eingeblendet. Sie prüfen die **Restlaufzeit** bis zum **Ablauf des Haltbarkeitsdatums**.
* **Mindestrestlaufzeit Eingang (Tage):** Minimale Restlaufzeit in Tagen, die ein Artikel bei der **Einbuchung** in ein **Verkaufslager** per **Eingangslieferschein** oder **manueller Lagerbuchung** aufweisen muss.
* **Mindestrestlaufzeit Ausgang (Tage):** Minimale Restlaufzeit in Tagen, die ein Artikel beim **Verkauf** aufweisen muss.
Wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, kann der Artikel wie gewohnt im Lager geführt und in Belegen verwendet werden.
## Auszeichnungsart der Seriennummer
| Option | Beschreibung |
| -------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- |
| **Manuell** | Die Seriennummer muss beim Wareneingang oder Einkauf händisch eingetragen werden. |
| **Automatisch bei Bestellung** | Seriennummer wird beim Speichern der Bestellung automatisch vergeben. |
| **Automatisch bei Wareneingang** | Seriennummer wird beim Wareneingang automatisch vergeben. |
### Lieferant gibt keine Seriennummern/Chargen vor
In einigen Branchen – etwa im **technischen Großhandel**, bei **industriellen Ersatzteilen** oder auch im **Werkzeughandel** – liefern Hersteller oder Großhändler Produkte **ohne Seriennummern oder Chargeninformationen**. Häufig liegt das daran, dass die Artikel entweder keine individuelle Kennzeichnung benötigen oder der Lieferant Seriennummern intern nutzt, aber nicht an den Kunden weitergibt.
Die automatische Nummernvergabe erfolgt standardmäßig über den globalen Zählerkreis, den Du im Menüpunkt [**Einstellungen/Allgemein/Zählerkreise/Seriennummer**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zahlerkreise#seriennummer) konfigurieren kannst.
Wenn Du für einen Artikel einen **eigenen Zählerkreis** nutzen möchtest, kannst Du diesen direkt im Artikel unter **Seriennummern/Chargen** definieren.
{% hint style="info" %}
### Automatische Vergabe nur ohne Lagerplätze
Aktuell können Seriennummern und Chargen in einem Einkaufsbeleg nur automatisch vergeben werden, wenn der jeweiligen Position ein Lager ohne Lagerplätze zugewiesen ist. Wir arbeiten bereits an der Umsetzung, dass dies auch bei Lagern mit Lagerplätzen möglich sein wird.
{% endhint %}
## Verfalls-/Haltbarkeitsdatum
| Option | Beschreibung |
| ----------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- |
| **Kein Datum** | Seriennummer ist ohne Haltbarkeitsbezug gültig. |
| **MHD** | Mindesthaltbarkeitsdatum – definiert, bis wann der Artikel problemlos nutzbar ist. |
| **Verfallsdatum** | Gibt an, bis wann der Artikel verwendet werden darf (z. B. bei Medizinprodukten). |
{% hint style="info" %}
### Garantie im Artikel
Das MHD/Verfallsdatum kann bei Wareneingang automatisch berechnet werden – basierend auf der im Artikel hinterlegten Garantiezeit. Dieses Feld findest Du im **Reiter "Verwaltung"** der Artikeldetails.
{% endhint %}
## Unterschiede Seriennummer vs. Charge
| Merkmal | Seriennummer | Charge |
| --------------------- | ------------------------------------- | -------------------------------- |
| Verwaltung | Einzeln je Artikelbestand | Gruppenweise für gleiche Artikel |
| Nachverfolgbarkeit | Bis auf Einzelebene | Bis zur Chargenebene |
| Typische Anwendung | Technikprodukte, Fahrzeuge, Maschinen | Lebensmittel, Kosmetik, Chemie |
| Kombination mit Datum | MHD/Verfallsdatum möglich | MHD/Verfallsdatum möglich |
## Seriennummern in Belegen
{% hint style="info" %}
### Automatische Vergabe der Seriennummer
Hast Du in den Stammdaten des Artikels oder in den globalen Einstellungen die automatische Vergabe der Seriennummer aktiviert, wird anhand der Einstellungen des Zählerkreises eine Seriennummer automatisch vergeben.
{% endhint %}
#### **Einkaufsbelege**
Beim Erfassen eines Wareneingangs (z. B. Eingangslieferschein) musst Du für Seriennummernartikel im Reiter **Seriennummer** der Detailansicht der Belegposition mindestens eine Seriennummer zuweisen:
* Über die Lupe kannst Du bestehende Seriennummern einsehen.
* Im Feld **Notiz** kannst Du Zusatzinformationen hinterlegen (z. B. Lieferant, Besonderheiten), die auch in der Bestandsübersicht sichtbar sind.
Für **doppelte Seriennummern** werden **zwei Eingabefelder** angezeigt.
{% hint style="info" %}
### Eingangsrechnungen mit Seriennummern-Artikeln
Um eine **Eingangsrechnung** mit einem Seriennummern-Artikel speichern zu können, muss zuvor ein **Lieferschein** mit dem Seriennummern-Artikel als **Vorbeleg** zur Eingangsrechnung vorhanden sein.
{% endhint %}
#### **Verkaufsbelege**
Beim Erfassen eines Ausgangsbelegs (z. B. Lieferschein) muss ebenfalls im Reiter **Seriennummer** der Detailansicht der jeweiligen Belegposition eine Seriennummer ausgewählt werden.
* Die Auswahl erfolgt über die Lupe aus dem Lagerbestand.
* Wird ein Beleg gespeichert, ohne alle Seriennummern erfasst zu haben, wirst Du zur Nachbearbeitung aufgefordert.
Nach erfolgreicher Vergabe werden die Seriennummern im Lager verbucht und sind im Artikel im Reiter Bestände entsprechend reserviert bzw. ausgebucht.
{% hint style="info" %}
### SNR/Chargen im Auftrag reservieren
Du hast die Möglichkeit, bereits **im Auftrag Seriennummern oder Chargen zu hinterlegen** – noch bevor der Auftrag in einen Lieferschein überführt wird. Dadurch werden die zugewiesenen Nummern **exklusiv für diesen Auftrag reserviert** und stehen in anderen Aufträgen oder Lieferscheinen nicht mehr zur Verfügung.
{% endhint %}
## Chargenartikel als Gebinde
Beim **Auflösen** und **Zusammenführen** eines Chargenartikels, der als Gebinde hinterlegt ist, kannst Du eine **Quell-Charge** sowie eine **Ziel-Charge** angeben. Alternativ kannst Du mit dem **Toggle „Charge übernehmen“** entscheiden, ob die **Quell-Charge** beim **Auflösen** bzw. **Zusammenführen** übernommen werden soll. Weitere Informationen zum Zusammenführen und Auflösen von Gebinden findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/gebindeartikel#gebinde-zusammenfuhren-und-auflosen).
## Älteste SNR/Chargen in Picklisten automatisch bevorzugen
Unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten) im Bereich **"Erstellung"** findest Du die Option **"Für S/N u. Charge mit Verfallsdatum/MHD: älteste S/N o. Charge in Pickliste vorgeben"**.
Diese Option sorgt dafür, dass bei der Erstellung von Picklisten automatisch die **älteste verfügbare Seriennummer oder Charge mit Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) bzw. Verfallsdatum vorgeschlagen** wird. Aktivierst Du die Einstellung, priorisiert VARIO Cloud bei der Zuweisung die Bestände mit dem frühesten Verfallsdatum – unabhängig vom Einlagerungszeitpunkt.
Das ist besonders hilfreich für Waren mit Haltbarkeitsgrenzen (z. B. Lebensmittel, Pharmazeutika), da so automatisch nach dem **FIFO-Prinzip** (First In – First Out) bzw. **FEFO-Prinzip** (First Expired – First Out) kommissioniert wird. Damit unterstützt die Funktion eine bessere Lagerumschlaglogik und minimiert das Risiko von Verfall oder Abschreibung.
## Seriennummernhistorie
In der **Seriennummernhistorie** erhältst Du eine vollständige Übersicht über alle in Deiner Installation erfassten Seriennummern. Du kannst **bestehende Einträge korrigieren** (z. B. bei Scanner-Fehlern oder falscher MHD-Eingabe) und **nachvollziehen**, wann und **über welche Belege** eine Seriennummer/Charge **eingelagert oder ausgeliefert wurde**.
Mehr zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Seriennummern findest Du auf unserer [**Handbuchseite**](/vario-cloud-handbuch/lager/seriennummern).
# Bestandslose Artikel
Einführung in bestandslose Artikel mit ihren Eigenschaften für Verkauf und Abrechnung ohne Lagerführung oder Bestandsbewertung.
Bestandslose Artikel sind Artikel, die nicht physisch im Lager geführt werden. Sie eignen sich für Produkte, die zwar im System verkauft oder berechnet werden sollen, aber keinen Lagerbestand benötigen.
## Eigenschaften
* Kein Lagerbestand, keine Lagerbuchungen
* Werden z. B. bei der FiBu-Übergabe wie normale Artikel behandelt
* Können in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verwendet werden
* Keine Inventur oder Bestandsbewertung möglich
Beispiel
Ein Händler verkauft individuell konfigurierte Softwarelizenzen als bestandslose Artikel, da keine Lagerführung erforderlich ist.
# Verkaufs-Sets & Jumboartikel
Überblick über Verkaufs-Sets und Jumboartikel mit ihrem Aufbau, Bestandsverhalten und der Verwendung in Belegen.
## Verkaufs-Sets
Ein Verkaufs-Set besteht aus einzelnen Komponenten, die immer zusammen verkauft werden.
Ein Verkaufs-Set hat keinen eigenen Bestand, sondern der Bestand eines Verkaufs-Sets wird bestimmt vom Bestand der Komponenten des Verkaufs-Sets.
## Jumboartikel
Einem Jumboartikel müssen auch Komponenten hinzugefügt werden, ähnlich wie bei einem Verkaufs-Set. Beim Erfassen eines Jumboartikels in einem Beleg werden dort aber die einzelnen Komponenten als Positionen aufgelistet und nicht der Jumboartikel selbst. Beim Einfügen in den Beleg wird der Jumboartikel aufgelöst bzw. die enthaltenen Artikel werden statt dem Jumboartikel in den Beleg geladen.
Ein Jumboartikel kann genutzt werden, um mehrere Artikel zusammenzufassen, welche oft zusammen gekauft werden. Zum Beispiel ein Jumboartikel Füllerset – dieser Jumboartikel könnte einen Füller, Tintenpatronen und ein Mäppchen enthalten. Sollte dann eine dieser Komponenten nicht benötigt werden, kann diese nach dem Einfügen des Jumboartikels aus dem Beleg gelöscht werden.
### Jumboartikeln mit Verkaufssets
Ein Jumboartikel kann auch Verkaufssets enthalten. In diesem Fall wird beim Hinzufügen des Jumboartikels in ein **Beleg**, der Verkaufsset als **eine Position** aufgelistet zusammen mit den weiteren Komponenten des Jumboartikels.
Die Komponenten des Verkaufssets werden in der **Detailansicht der Position** angezeigt.
# Dienstleistungsartikel
Einführung in Dienstleistungsartikel mit ihren Eigenschaften für die Abbildung und Abrechnung nicht-physischer Leistungen.
Dienstleistungen sind eine spezielle Form von bestandslosen Artikeln. Sie dienen zur Abbildung von Arbeitszeiten, Beratungsleistungen oder anderen nicht-physischen Leistungen.
### Eigenschaften
* Immer bestandslos (keine Lagerführung)
* Können mit Beschreibungstexten und Zeitwerten versehen werden
* Eignen sich für Einzel- und Pauschalabrechnungen
* Können in Projekten, Aufträgen und Rechnungen eingesetzt werden
Durch die Verwendung der Artikelart "Dienstleistung" kannst Du Deine Serviceangebote strukturiert erfassen und sauber in Belegen ausweisen.
# Kontingentartikel
Ein Kontingentartikel ist ein Produkt oder eine Dienstleistung mit einem festgelegten Nutzungslimit. Das bedeutet, dass der Artikel nur in einer bestimmten Anzahl oder innerhalb eines definierten Zeitraums genutzt oder abgerufen werden kann. Im folgenden Abschnitt erläutern wir Dir die Nutzung von Kontingentartikeln in unserer VARIO Cloud anhand des Beispiels unserer Hotlinepunkte.
Hotlinepunkte sind **"Kontingentartikel"**, die abgerechnet werden können. In unserem folgenden Beispiel ruft ein Kunde in unserem Support an und bittet um Unterstützung. Damit die verbrauchten Telefoneinheiten mit zuvor gebuchten Hotlinepunkten automatisiert gegen gerechnet werden können, müssen zunächst ein paar Einstellungen vorgenommen werden, die wir nun gemeinsam Schritt für Schritt durchgehen.
## Kontingentartikel anlegen
Zunächst erstellst Du einen Artikel mit der **Artikelart "Kontingentartikel"**, den wir für unser Beispiel **"Hotlinepunkte"** nennen. Im Bereich **"Verwaltung"** kannst Du entsprechende Arbeitseinheiten festlegen, die für die Abrechnung verwendet werden. Bei uns entspricht eine Arbeitseinheit von 6 Minuten einem Hotlinepunkt.
{% hint style="info" %}
#### Warnung bei Abrechnung für fehlendes Kontingent im Beleg
Ist dieser Toggle aktiviert, wird beim Erstellen einer Aktivitätsabrechnung ein entsprechender Hinweistext in die Fußzeile der Position eingefügt, sobald das Kontingent des Kunden erschöpft ist und sofern dieser Kontingentartikel einem Dienstleistungsartikel zugeordnet ist.
{% endhint %}
#### Verfallsdatum
Mit Aktivierung des Toggles "Verfallsdatum" bei einem Kontingentartikel wird das Feld **Garantiedauer** wirksam und es wird automatisch ein Verfallsdatum für jedes verkaufte Kontingent hinterlegt.
**Berechnung:** Beim Verkauf eines Kontingentartikels wird das Verfallsdatum anhand der im Artikel hinterlegten Garantiedauer berechnet (z. B. "12 Monate" → Verfallsdatum = Belegdatum + 12 Monate).
**Abweichung in Positionen:** Wird in einem Vertrag oder Beleg in der Positionszeile eine andere Garantiedauer eingetragen, so gilt diese abweichende Dauer statt der Standarddauer im Artikel.
**Automatische Ausbuchung:** Abgelaufene Kontingente werden über einen Task **automatisch ausgebucht** und fließen nicht mehr in die Abrechnung von Dienstleistungskontingenten ein. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird dabei in der **Adresse automatisch** eine **Aktivität erstellt**, in der festgehalten ist, welcher Kontingentartikel mit welcher Menge und welchem Verfallsdatum ausgebucht wurde.
{% hint style="info" %}
### Standard für Kommentare in Aktivitätstyp setzen
Damit der Task zur Ausbuchung abgelaufener Kontingente korrekt arbeiten kann, muss in einer Aktivitätsart unter Einstellungen/CRM/Aktivitäten der **Toggle "Standard für Kommentare"** aktiviert sein.
{% endhint %}
**Tracking über Adresse:** Im [**Widget "Kontingentartikel**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#widget-kontingent)**"** der jeweiligen Adresse wird nun zusätzlich die Spalte **"Verfallsdatum“** angezeigt.
### Dienstleistungsartikel anlegen
Im nächsten Schritt legst Du einen Artikel mit der Artikelart **„Dienstleistung“** an, diesen nennen wir in unserem Beispiel **„Dienstleistungsartikel Hotline“**. Im Anschluss verknüpfst Du diesen mit dem Kontingentartikel, indem Du im dafür vorgesehenen Feld **„Zugehöriger Kontingentartikel“** Deinen zuvor erstellten Artikel, in unserem Beispiel **„Hotlinepunkte“**, hinterlegst.
### Aktivitätstyp anlegen
Nun wechselst Du zu den **Einstellungen → CRM/Office** und öffnest den Reiter **„Aktivitäten“**. Dort legst Du einen neuen Aktivitätstyp an und markierst diesen als **„Abrechenbar“**:
Im Bereich **"Mögliche CRM-Typen"** wählst Du aus, wo dieser Aktivitätstyp verwendet werden kann.
### Abrechnungsregel anlegen
Im nächsten Schritt legst Du im selben Menüpunkt unter **Einstellungen → CRM/Office** im Reiter **"Aktivitäten“** eine **Aktivitäts-Abrechnungsregel** an. Dabei sind die Felder **"Aktivitätstyp"** und **"Abrechnungsartikel“** zwingend auszufüllen. Hier wählen wir den Aktivitätstyp **"Hotline"** sowie den zuvor erstellten Dienstleistungsartikel **"Hotline"** aus. Optional kannst Du explizite Benutzer oder Benutzergruppen zuweisen, für die dieser Aktivitätstyp bzw. dieser Abrechnungsartikel bei der Abrechnung herangezogen werden soll.
## Hotlinepunkte im Beleg
Unser Kunde erwirbt nun Hotlinepunkte. Für jeden Hotlinepunkt haben wir 6 Minuten als Arbeitseinheit festgelegt. Der Kunde kauft in unserem Beispiel 100 Punkte, und wir erstellen eine Verkaufslieferscheinrechnung. In den Positionen führen wir unseren Kontingentartikel **"Hotlinepunkte"** auf:
### Kontingent-Widget im Adress-Dashboard
Im Dashboard der Adresse kannst Du dir noch das **Widget Kontingent** hinzufügen:
Hier erhältst Du einen Gesamtüberblick über das verfügbare und bereits verwendete Kontingent. Da unser Kunde 100 Punkte erworben hat, beträgt das verfügbare Kontingent 100 Punkte, und bisher wurde noch keines verwendet. Dies wird sich jedoch im weiteren Verlauf unseres Beispiels ändern.
### Aktivität erfassen
Der Kunde kontaktiert unseren Telefonsupport, und wir erfassen eine Aktivität mit einer Dauer von 12 Minuten. Dadurch werden zwei seiner zuvor erworbenen Hotlinepunkte beansprucht.
Mit einem Klick auf **"Speichern"** schließt Du den Vorgang ab. Werfen wir nun einen Blick auf das Kontingent-Widget im Reiter **"Dashboard"**, stellen wir fest, dass sich die Werte verändert haben: Das verwendete Kontingent ist von **"0"** auf **"2"** gestiegen, während das verfügbare Kontingent weiterhin bei **"100"** verbleibt.
{% hint style="info" %}
### Aktivität bearbeiten
Du hast jederzeit die Möglichkeit, Deine Aktivität erneut zu bearbeiten und die Dauer anzupassen. Dadurch wird sich das verwendete Kontingent im Widget entsprechend aktualisieren.
{% endhint %}
#### Aktivitätstyp beachten
Hier ist es wichtig, dass der korrekte Aktivitätstyp ausgewählt wird. In unserem Beispiel den zuvor angelegten Typ **"Hotline"**.
### Aktivitäten abrechnen
Um die Hotlinepunkte abzurechnen, gehst Du wie folgt vor: Öffne den Menüpunkt 750 **„Abrechnung“** im Reiter CRM/Office. Dort erhältst Du eine Übersicht aller abrechenbaren Aktivitäten und Aufgaben. Nun selektierst Du die gewünschte(n) Aktivität(en) beispielsweise anhand der Nutzung des Suchfilters der Adresse – et voilà, die Abrechnung ist bereit.
Wie Du siehst, finden wir hier schnell die zuvor erfasste 12-minütige Aktivität. Um diese abzurechnen, markiere die Checkbox und klicke anschließend oben rechts auf **"Abrechnungslauf starten"**.
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### Tipp
Selbstverständlich kannst Du auch mehrere oder alle Aktivitäten auswählen. Um mehrere abzurechnen, markiere die gewünschten Aktivitäten über die Checkboxen. Für eine Abrechnung aller Aktivitäten im Stapel lässt Du alle Checkboxen frei und startest einfach den Abrechnungslauf oben rechts. Im nächsten Schritt werden zusätzliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
{% endhint %}
## Abrechnungslauf anlegen
Wie im vorherigen Hinweis erwähnt, kannst Du je nach Bedarf bestimmte Datensätze in die Abrechnung einbeziehen oder ignorieren. Für unser Beispiel beziehen wir den ausgewählten Datensatz ein, da wir nur diese eine angehakte Aktivität abrechnen möchten. Andernfalls könntest Du diesen Datensatz ignorieren, wenn Du alle Aktivitäten außer den ausgewählten abrechnen möchtest.
Mit einem Klick auf **"Anlegen"** wird ein Task gestartet. Abhängig von der Anzahl der abzurechnenden Aktivitäten kann dies ein paar Sekunden dauern. Sobald der Task abgeschlossen ist, werden die Aktivitäten aus der Übersicht ausgeblendet, und Du erhältst eine Nachricht in der Kommunikationszentrale. Diese öffnest Du durch einen Klick auf das Symbol und solltest dann die folgende Nachricht angezeigt bekommen:
Du kannst die erstellte Abrechnung nun direkt aus der Kommunikationszentrale heraus öffnen. Daraufhin erscheint folgendes Fenster.
Mit einem Klick auf die Belegnummer kannst Du den Beleg öffnen oder Dir durch Klicken auf das Augensymbol die Vorschau anzeigen lassen. In der Vorschau hast Du nun die Möglichkeit, den Beleg herunterzuladen, zu drucken oder per E-Mail zu versenden.
Wir öffnen den Beleg und werfen einen Blick auf die Positionen: Der Beleg enthält zwei Positionen – den Dienstleistungsartikel und den Kontingentartikel, die miteinander verrechnet werden. Zusätzlich erhalten wir detaillierte Informationen, wie den Namen des Supportmitarbeiters, der die Hotline-Aktivität erfasst hat, die Aktivitätsdauer und das verbleibende Restkontingent des Kunden.
Schauen wir uns abschließend noch einmal das Kontingent-Widget im Dashboard des Kunden an.
Nun ist das verwendete Kontingent wieder auf **"0"** gesetzt, während das verfügbare Kontingent vom ursprünglichen Wert **"100"** auf **"98"** gesunken ist, da wir 2 Punkte abgerechnet haben.
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## Aktivitätsdauer überschreitet das Restkontingent
Sollte die Aktivitätsdauer das Restkontingent überschreiten, wird eine zusätzliche Position auf dem Beleg erstellt. Hat der Kunde beispielsweise noch 2 Hotlinepunkte (entspricht 12 Minuten), nutzt aber den Support für 4 Punkte (24 Minuten), erscheint eine dritte Position auf dem Beleg, in der die zusätzlichen 2 Hotlinepunkte über den hinterlegten Dienstleistungsartikel separat aufgeführt und dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
{% endhint %}
# Versandkostenartikel
Anleitung zum Anlegen eines Versandkostenartikels als Grundlage für Lieferbedingungen und Versandkosten in Belegen.
Für die Erstellung einer [**Lieferbedingung**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lieferungsmodalitaten#lieferbedingungen) ist ein **Artikel** „**Versandkosten**“ notwendig. Erfasse hierzu im Artikelstamm einen neuen Artikel mit der Artikelbezeichnung und Artikelart „Versandkosten“.
# Variantenartikel
**Variantenartikel** sind Artikel, die in verschiedenen Ausführungen erhältlich sind – zum Beispiel in unterschiedlichen Farben, Größen oder Materialien. In **VARIO Cloud** werden Varianten anhand von **Attributen** wie *Farbe, Form, Größe* oder *Material* organisiert. Jedem Attribut sind **Attributwerte** zugeordnet, etwa *Rot, Grün, Gelb* für das Attribut **Farbe** oder *S, M, L* für das Attribut **Größe**.
Um Varianten strukturiert zu verwalten, lassen sich Attribute und deren Attributwerte in einem **Variantenschema** zusammenfassen. Im **Variantenhauptartikel** können die gewünschten Varianten entsprechend dem zugeordneten Variantenschema über den **Variantengenerator** angelegt werden. Dabei werden **Variantenartikel** generiert und automatisch im Artikelstamm angelegt. Beim Erstellen eines Beleges kann zunächst der Variantenhauptartikel ausgewählt werden. Anschließend können im geöffneten Variantengenerator die Mengen der einzelnen Varianten angegeben werden. Die Variantenartikel mit den entsprechenden Mengen werden dann automatisch in den Beleg übernommen. **Das spart Zeit.**
{% hint style="info" %}
### Empfehlung
Solltest Du noch keine Erfahrung mit der Organisation von Variantenartikeln haben, empfehlen wir Dir, diese Beschreibung zunächst zu lesen **bevor** Du Attribute und Attributwerte erfasst. So können zum Beispiel alle vorkommenden Farben in einem Attribut oder in mehreren Attributen verwaltet werden.
{% endhint %}
Anhand unserer Beispiele erklären wir Dir das Thema "Variantenartikel" hier **Schritt für Schritt**:
## Schritt für Schritt Anleitung zur Anlage eines Variantenartikels
### Vorbereitungen
{% stepper %}
{% step %}
### **Attribute anlegen**
In den **Einstellungen/Artikel** werden im **Reiter „Varianten“** zunächst die **Attribute** (z. B. Form) über **"+Attribut"** angelegt. Dabei kann über das + auch direkt eine **Übersetzung** in gewünschter Sprache erfasst werden.
Nach der Anlage findest Du das Attribut im Datagrid. Dort kannst Du wie gewohnt weitere Bearbeitungen vornehmen, beispielsweise **Übersetzungen pflegen**, **Attributwerte anlegen** oder das Attribut einem **Verkaufskanal zuordnen**.
Verschiedene Attribute wie Größe, Farbe, Form
{% endstep %}
{% step %}
### **Attributwerte anlegen**
Zu jedem Attribut sind **Attributwerte** (z. B. Rechteckig, Viereckig) zu erfassen. Diese sind im geöffneten **Attribut** über **"+Attributwert"** anzulegen. Im **Dialogfenster „Attributwert anlegen“** kannst Du das Feld **„Sortierung“** leer lassen. Eine Eingabe ist nur zu empfehlen, wenn Du die Reihenfolge der Attributwerte direkt anstatt später festlegen möchtest. Ansonsten sind hier nur eine **Abkürzung** und eine **Bezeichnung** anzugeben. Im Feld **„Sprache“** wird automatisch die hinterlegte Benutzersprache (Deutsch oder Englisch) vorgeschlagen. Weitere Übersetzungen können direkt über das **+-Zeichen** oder später mit Auswahl von **"+Übersetzung"** angelegt werden. Über "**+Verkaufskanal**" lassen sich einzelne Attributwerte einem Verkaufskanal zuordnen.
Attributwert "Rechteckig mit Fransen" zum Attribut "Form" inklusive einer Übersetzung
{% hint style="info" %}
#### Hinweis zu den Übersetzungen
Übersetzungen in den Attributen und Attributwerten werden zurzeit noch nicht berücksichtigt. Sie finden später im z. B. Onlineshop ihre Verwendung.
{% endhint %}
Die Attributwerte werden unter dem jeweiligen Attribut übersichtlich in einem Datagrid aufgeführt. Über kann die Reihenfolge verändert werden, die später im Variantenschema und im Variantengenerator greift. Mit Anwahl von  werden die vorhandenen Übersetzungen angezeigt.
{% endstep %}
{% step %}
### **Variantenschema anlegen**
Um die Varianten strukturiert zu verwalten, lassen sich die Attribute mit ihren Attributwerten in einem Variantenschema verwalten. Diese können neben den Attributen im Reiter „Varianten“ angelegt werden. So kann laut unserem Beispiel „Schal“ z. B. ein Variantenschema für alle Schals oder jeweils eins getrennt nach einem bestimmten Attribut, z. B. Material, angelegt werden. Diese Entscheidung hängt von der Anzahl der möglichen Varianten ab, die im Vorfeld getroffen werden sollten. Wir erfassen für unseren Schal zwei Variantenschemata, getrennt nach Material (Seide und Baumwolle), um Dir später im Variantenhauptartikel die Unterschiede aufzuzeigen.
Die Variantenschemata können zurück im Reiter **„Varianten“** über  angelegt werden. Im Feld **„Beschreibung“** sollte dabei eine eindeutige Beschreibung erfasst werden. Im Feld **„Attribute“** sind alle gewünschten Attribute aus der Liste auszuwählen. Zu jedem ausgewählten Attribut wird **automatisch ein Suchdialog für den entsprechenden Attributwert** eingeblendet. Auch hier sind aus der Liste die gewünschten Attributwerte auszuwählen.
An unseren beiden Beispielen ist zu erkennen, dass wir jeweils die selben Attribute aber in einer anderen Reihenfolge (Auswirkung s. u. Variantenartikelgenerator) sowie unterschiedliche Attributwerte zugeordnet haben.
{% hint style="info" %}
### Hinweise zum Variantenschema
* Wir empfehlen die Zuordnung von **3 Attributen je Variantenschema** nicht zu überschreiten, da ansonsten die **automatische Variantenartikelanlage** über den Variantengenerator **nicht möglich** ist.
* Zu beachten ist, dass die **Variantenschemadefinition** (Beschreibung, Attribute) **nicht mehr geändert** werden kann, sobald Variantenartikel zu dieser Definition existieren. **Attributwerte** hingegen können weiterhin angepasst werden.
* Wie in vielen VARIO-Cloud-Listen können auch in diesen Suchlisten **mehrere Attribute und Attributwerte** mit gedrückter STRG-Taste markiert und per Bestätigungstaste übergeben werden.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
### **Variantenhauptartikel anlegen**
In der Artikelverwaltung ist im nächsten Schritt ein **Variantenhauptartikel** über  anzulegen. Dafür ist im Feld **„Artikelart“** der **Typ „Variantenhauptartikel“** auszuwählen und im Feld **„Variantenschema“** eine Zuordnung zu treffen.
{% endstep %}
{% endstepper %}
**Mit der Artikelart „Variantenhauptartikel“** …
* wird im **Bereich „Verwaltung“** ein **Feld „Variantenschema“** mit dem zuvor ausgewählten Variantenschema angezeigt. (Das Variantenschema könnte jederzeit gewechselt werden, auch wenn bereits Variantenartikel erzeugt wurden. In diesem Fall würden dann zusätzlich neue Variantenartikel zum Variantenhauptartikel generiert werden.)
* wird ein **Reiter „Varianten“** eingeblendet. Hier fließen später die durch den Variantenartikelgenerator erzeugten Variantenartikel rein.
* findest Du über **"Aktionen"** die **Aktion "Variantengenetor"**
* wird der **Reiter „Bestände“** ausgeblendet, da die Bestandsverwaltung über die einzelnen Variantenartikel läuft.
* findest Du das Icon  im **Datagrid der Artikel** für alle **Variantenhauptartikel**.
## Hinweis & Tipps zu Variantenhauptartikel
* Aktiviere die **Toggle Einkauf- und/oder Verkaufsartikel**, damit später im Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleg über den Variantenhauptartikel das Variantenschema zur Mengeneingabe eingeblendet werden kann.
* Erfasse im **Bereich „Preise“** die Verkaufspreise. Mit der Generierung der Variantenartikel werden diese Daten dann automatisch übergeben.
* wird im **Bereich „Verwaltung“** ein **Feld „Variantenschema“** mit dem zuvor ausgewählten Variantenschema angezeigt. (Das Variantenschema könnte jederzeit gewechselt werden, auch wenn bereits Variantenartikel erzeugt wurden. In diesem Fall würden dann zusätzlich neue Variantenartikel zum Variantenhauptartikel generiert werden.)
* wird ein **Reiter „Varianten“** eingeblendet. Hier fließen später die durch den Variantenartikelgenerator erzeugten Variantenartikel rein.
* wird der **Reiter „Bestände“** ausgeblendet, da die Bestandsverwaltung über die einzelnen Variantenartikel läuft.
* Aktiviere die **Toggle Einkauf- und/oder Verkaufsartikel**, damit später im Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleg über den Variantenhauptartikel das Variantenschema zur Mengeneingabe eingeblendet werden kann.
* Erfasse im **Bereich „Preise“** die Verkaufspreise.
## Variantenartikelgenerator
**Variantenartikel** werden **aus dem Variantenhauptartikel** heraus **generiert**. Es werden alle Variationsmöglichkeiten entsprechend dem hinterlegten Variantenschema angeboten. Die Attribute und Attributwerte sind dabei der im Variantenschema ausgewählten Reihenfolge angeordnet.
Im **Feld "Vorlage"** kannst Du eine **Artikel-Vorlage** auswählen, anhand dessen die Varianten erstellt werden sollen. In der Vorlage kannst Du z. B. angeben, ob es sich bei den Varianten um **Verkaufs**- bzw. **Einkaufsartikel** handelt. Die Vorlagen kannst Du in [**Eintellungen/Allgemein/Vorlagen** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/vorlagen)verwalten.
Über die Buttons "Alle anlegen" und "Auswahl anlegen" werden die entsprechenden Kombinationen angelegt.
Ein kurz eingeblendeter Hinweis zeigt an, dass eine Aufgabe (Task) erstellt wurde und ein weiterer, wenn der Task erfolgreich abgeschlossen wurde.
### Variantenartikel bearbeiten
Nach der im vorherigen Schritt beschriebenen Erfolgsmeldung ist in der Kommunikationszentrale (Infoleiste) eine Nachricht zur erfolgten Variantenartikelerstellung zu finden. Mit einem Klick landet man im Reiter „Varianten“ des Variantenhauptartikels. Hier sind alle generierten Variantenartikel zu finden.
**Mit der automatischen Variantenartikelgenerierung wird für jeden Variantenartikel:**
* die **Artikelart** auf **„Bestandsgeführt“** gesetzt
* die **Artikelnummer** zusammengesetzt aus **\[Artikelnummer des Variantenhauptartikels + Kombination der Attributwerte]**.
* die **Verkaufspreise** aus dem Variantenhauptartikel übergeben
* ein **Bereich „Variantenartikel“** mit dem Variantenhauptartikel und den jeweiligen Attributwerten eingeblendet.
Die Variantenartikel können über den Reiter „Varianten“ oder wie gewohnt aus der Artikelverwaltung geöffnet werden.
Für jeden Variantenartikel ist jetzt wie gewohnt über einen Eingangslieferschein oder eine manuelle Lagerbuchung der **Lagerbestand zu buchen**.
### Manuelle Variantenartikelzuordnung
Wenn Du den Variantenartikelgenerator nicht verwenden möchtest, kannst Du die Zuordnung auch manuell vornehmen. Dazu öffnest Du den Artikel, der eine Variante sein soll, und wählst im Feld **„Variantenhauptartikel“** im Bereich **„Variantenartikel“** über den Suchdialog den gewünschten Variantenhauptartikel aus. Nach dem Speichern wird dieser Artikel automatisch als Variante im Reiter „Varianten“ des Variantenhauptartikels aufgeführt.
### Variantenartikel in der Belegerfassung
Nachdem alle zuvor beschriebenen Schritte durchgeführt wurden, können jetzt im **Einkaufs- und Verkaufsbeleg** die Mengen für die gewünschten Variantenartikel **in einem Vorgang** einfach erfasst und generiert werden. Dazu ist im Beleg im Feld der Artikelnummer die des Variantenhauptartikels zu erfassen.
Nach der Auswahl des Variantenhauptartikels öffnet sich wieder die Maske des Generators, aber dieses Mal zur Erfassung der **einzelnen Mengen** (Variantenartikelmengengenerator).
Nach Eingabe der Mengen und Auswahl von **\[OK]** werden die gewählten Variantenartikel in den Beleg übernommen.
Der Beleg kann jetzt wie gewohnt weiter bearbeitet werden.
### Vorteile zur Nutzung von Variantenartikeln in VARIO Cloud
* **Zeitersparnis:** Einmalig definierte Variantenattribute können schnell für neue Artikel wiederverwendet werden.
* **Strukturierte Verwaltung:** Durch Variantenschema und Hauptartikel bleibt die Artikelverwaltung übersichtlich – ideal bei vielen ähnlichen Produkten.
* **Automatisierte Generierung:** Variantenartikel lassen sich automatisch erzeugen, was Fehler reduziert und den Prozess beschleunigt.
* **Mehrsprachigkeit:** Attribute und Werte können direkt mit Übersetzungen gepflegt werden – wichtig für Onlineshop-Anbindungen.
* **Flexibilität:** Verschiedene Schemata für ähnliche Produkte ermöglichen individuelle Anpassungen, z. B. nach Material oder Farbe.
* **Effiziente Belegerfassung:** In Belegen können Mengen je Variante bequem per Generator erfasst werden.
# Artikel-Dashboard
Überblick über das Artikel-Dashboard mit Konfiguration und den wichtigsten Widgets zu Beständen, Preisen, Bildern und Stammdaten.
Im **Reiter “Dashboard”** des geöffneten Artikels, werden alle Dashboards angezeigt, die in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter “Dashboards” unter “ **Artikel-Dashboard**” hinzugefügt wurden. Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des Dropdown-Menüs geändert werden. In diesem Dashboard stehen eine Vielzahl von Widgets wie z.B. Bestände, Einkaufsgelege, Verkaufsbelege, Verkaufspreise zur Verfügung, mit denen die wichtigsten Informationen zum Artikel auf einen Blick dargestellt werden können. Viele Widgets wie z.B.: Abfrage, Statistik stehen auch in anderen Dashboards zur Auswahl, daher wird hier nur auf die artikelspezifischen Widgets eingegangen. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Artikel-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl von **"Dashboard konfigurieren"** bearbeitet werden.
Weitere **Informationen zu den Dashboards** findest Du auf der Handbuchseite **“Grundlagen zu den Dashboards“** und zu **weiteren Widgets** auf den Seiten **“**[**CRM Dashboard**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dashboard-im-crm-dms)**“** sowie “[**Startseiten-Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/die-startseiten-dashboards)**“.**
### So könnte Dein Dashboard im Artikel aussehen
## Widget Beschreibung
Im Widget “Beschreibung” werden Dir standardmäßig die **Artikelnummer**, die **Artikelbezeichnung** und der **Artikeltext** aus dem Artikelstamm angezeigt. Die Konfigurierung vom Widget "Beschreibung" ist ähnlich wie die des [**Konfigurierbaren Widgets**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adress-dashboard#konfigurierbares-widget).
In den Einstellungen kann über das **+-Zeichen** ein neues Feld und über den **Pfeil** der gewünschte Feldinhalt (z. B. Toogle Verkaufsartikel) ausgewählt werden. Die individuelle Anordnung der Felder kann durch Verschieben mit Hilfe des **6-Punkte-Symbols** angepasst werden.
Über das **Feld "Layout"** kannst Du entscheiden, ob die Felder als **Raster** nebeneinander oder als **Liste** untereinander angezeigt werden sollen.
| Einstellung | Ansicht |
| :-----------------------------------------------------------------: | :-----------------------------------------------------------------: |
| | |
Über den **Button „Sektionen ein/aus“** kannst Du die Felder in Sektionen einteilen. Bereits angelegte Felder erhalten dabei eine bearbeitbare Überschrift. Klicke auf das **Plus-Icon** oberhalb der Felder neben Sektionen, um eine **neue Sektion** anzulegen.
Die neue Sektion erscheint unter der bereits vorhandenen Sektion. Im **Feld „Sektionstitel“** kannst Du ihr eine Überschrift vergeben. Über das **Zahnrad-Icon** legst Du fest, ob die Felder **einklappbar** sind.
Diese Option ist besonders nützlich, wenn das Widget viele Felder enthält. Du kannst die Felder in verschiedene Sektionen gliedern und diese bei Bedarf einklappen.
## Widget Bestände
Das Widget “Bestände” listet den **Bestand** sowie die **verfügbare**, **reservierte** und **bestellte** Menge des Artikels **pro Lager** und ggf. **Lagerort** auf.
## Widget Bestandssumme
Das Widget “Bestandssumme” listet den **Artikelbestand** sowie die **bestellte**, **reservierte**, **verfügbare** und in der **Kommissionierung** befindliche Menge aller Lager auf.
## Widget Bilder
Dieses Widget zeigt Bilder und Videos an, die unter dem gleichnamigen Reiter gespeichert sind angezeigt. Bei mehr als einer Datei kann die Ansicht mit den Pfeiltasten gewechselt werden.
## Widget Einkaufspreise
Dieses Widget listet alle Einkaufspreise auf, die im **Reiter “Lieferantenbeziehungen”** hinzugefügt wurden.
## Widget Identifikationsnummern
Dieses Widget listet die im Artikel hinterlegten Identifikationsnummern (z. B. EAN-13) auf.
## Widget Preise
Dieses Widget zeigt den **Netto- und Bruttoverkaufspreis des Artikels** an.
## Widget Stammdaten
Dieses Widget zeigt standardmäßig die Felder **Warengruppe**, das **Steuerschema**, die **Mengeneinheit** sowie das **Brutto- und Nettogewicht** an. In den Einstellungen kann über das **+-Zeichen** ein neues Feld und über den **Pfeil** der gewünschte Feldinhalt (z. B. Gewichtseinheit (Brutto)) ausgewählt werden. Die individuelle Anordnung der Felder kann durch Verschieben mit Hilfe des **6-Punkte-Symbols** angepasst werden.
| Einstellung | Ansicht |
| :-----------------------------------------------------------------: | :-----------------------------------------------------------------: |
| | |
## Widget Verkaufspreise
Dieses Widget listet die Verkaufspreise auf, die im **Reiter “Verkaufspreise”** hinzugefügt wurden.
# Artikelstammdaten
Überblick über die Artikelstammdaten mit Feldern, Preisen, Beständen, Verwaltung, Identifikationsnummern, Metriken und Etikettendruck.
Über den **Reiter "Stammdaten"** oder den **Button "Bearbeiten"** gelangst Du in den Stammdaten der geöffneten Adresse.
## Reiter Stammdaten
Der Reiter Stammdaten ist zur besseren Übersicht in **verschiedene Bereiche** unterteilt. Auch können wichtige Informationen, oder ein Bild hinzugefügt werden, worauf später noch eingegangen wird.
**Rechts** werden die einzelnen Bereiche als **Menüleiste rechts** aufgelistet, worüber diese jeweils aufgerufen werden können.
Mit Klick oben rechts auf den Stift - also den **Bearbeiten-Button** kannst Du Änderungen an Deinem Artikel vornehmen. Der Datensatz des Artikels wird dabei in den **Bearbeitungsmodus** versetzt.
### Bereich Artikel
Im Bereich **Artikel** findest Du die Artikelnummer, den Hersteller sowie die Bezeichnung und alternative Bezeichnung. Felder, die mit einem Sternchen markiert sind, sind Pflichtfelder. Im **Artikeltext** kannst Du **Platzhalter** über das Icon in der oberen Leiste des Editors () oder per Rechtsklick im Kontextmenü einfügen. Bilder können nicht hinzugefügt werden, da sie in der Belegausgabe nicht dargestellt werden.
Im Feld "Hersteller" kannst Du eine der hinterlegten **Hersteller-Adressen** auswählen. Hier werden Dir alle Adressen vorgeschlagen, die die **Geschäftsbeziehung "Hersteller"** enthalten. Im **Feld** **"Hersteller-Artikelnummer"** kannst Du eine entsprechende Hersteller-Artikelnummer eintragen.
#### Verbesserte Übersicht über Artikelübersetzungen
Die Pflege von Artikelübersetzungen wurde in VARIO Cloud übersichtlicher gestaltet. Ab sofort erkennst Du direkt im Artikel, für welche Sprachen Übersetzungen vorhanden sind.
**Hervorhebung von Sprachen mit vorhandenen Übersetzungen**
**Neue Übersetzungen**
Um eine **neue Übersetzung** anzulegen, wählst Du einfach im Bearbeitungsmodus die gewünschte Sprache aus und hinterlegst in den markierten Feldern die übersetzten Artikeltexte. Dabei wird der vorhandene Text **in grauer Schrift** angezeigt und kann durch die Übersetzung ersetzt werden.
{% hint style="info" %}
### Vorteile der neuen Darstellung
Mit dieser Verbesserung kannst Du Übersetzungen deutlich schneller überblicken und pflegen:
* Du erkennst sofort, **für welche Sprachen Übersetzungen existieren**.
* **Unnötige Sprachwechsel** entfallen.
* Die Pflege mehrsprachiger Artikel wird **übersichtlicher und effizienter**.
* **Doppelte oder fehlende Übersetzungen** lassen sich leichter vermeiden.
{% endhint %}
### Bereich Preise
Hier werden Dir verschiedene Preisinformationen zu dem Artikel angezeigt.
#### Verkaufspreise
Im **Bereich**“ **Preise**” findest Du den Netto- und Brutto-Verkaufspreis des Artikels, den letzten und den durchschnittlichen Einkaufspreis, sowie ggf. die [Rabattgruppe](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/preise#rabattgruppen).
**Bei der Anlage** eines neuen Artikels kannst Du über das **Feld “Preisbasis”** festlegen, ob Du einen **Netto- oder Bruttoverkaufspreis** eingeben möchtest. **Nach der ersten Speicherung** der Artikelstammdaten, kann die Preisbasis jedoch **nicht mehr** angepasst werden. Weitere Brutto- oder Nettopreise kannst Du im [**Reiter “Verkaufspreise”** ](#verkaufspreise)hinterlegen.
Der Verkaufspreis für die Menge “1” des Artikels lässt sich hier direkt eintragen. Im **Reiter "Verkaufspreise"** hat der Preis für Menge “1” eine direkt Repräsentation durch einen Eintrag.
Im **Bereich** "**Preise"** wird der Verkaufspreis angezeigt, der ab Menge “1” bzw. “0” gilt und der nicht als Aktionspreis markiert ist. Wenn es im Reiter mehrere Verkaufspreise mit unterschiedlicher Preisbasis gibt, wird im Reiter Stammdaten nur der Preis für die Preisbasis netto angezeigt, sofern es mehrere gibt.
Mehr hierzu im Abschnitt [Verkaufspreise](/vario-cloud-handbuch/artikel/weitere-reiter-in-artikel#verkaufspreise).
{% hint style="info" %}
### Preise durch Neuladen der Seite aktualisieren
Damit sich die Preise im Bereich ‘Preise’ in den Stammdaten aktualisieren, kann ein Neuladen der Seite erforderlich sein. Selbst wenn von einem anderen Reiter des Artikels in den Stammdaten-Reiter navigiert wird.
{% endhint %}
#### Einkaufspreise
Der **letzte Einkaufspreis** bezieht sich auf den letzten Einkauf des Artikels. Hier wird angezeigt, was der Artikel beim Einkauf zuletzt gekostet hat.
Der **durchschnittliche Einkaufspreis**, wird unter Berücksichtigung des Bestandes vom System automatisch ausgerechnet. Dieser “**DEK**” wird nur bei **Eingangslieferscheinen** sowie **Eingangslieferscheinrechnungen** und **Gutschriften mit Warenrücknahme** berechnet. Über den **Toggle “dEK Ermittlung”** kannst Du jedoch auch festlegen, ob der durchschnittliche Einkaufspreis überhaupt ermittelt werden soll.
{% hint style="warning" %}
### Eingangsrechnungen werden nicht berücksichtigt
Reine Eingangsrechnungen werden für den DEK nicht berücksichtigt, da keine Lagerbewegung stattfindet.
{% endhint %}
**Detailansicht des DEKs**
Mit einem **Klick auf den Betrag im Feld durchschnittlicher Einkaufspreis** erhältst Du ein Übersicht, wie der DEK zustande kommt und Du kannst somit detailgenau nachvollziehen, aus welchen Belegen zu welchen Zeitpunkten sich hier ggf. Änderungen ergeben haben:
**Rabattgruppe**
Hier kannst Du auswählen, ob und wenn ja welche Rabattgruppe für den Artikel gelten soll.
Durch Klick auf "Einträge verwalten" wechselst Du in die Artikel-Einstellungen im Reiter "Preise", wo Du die Rabattgruppen verwalten kannst.
{% hint style="info" %}
### Gebühren
Über die Rabattgruppen kannst Du auch Gebührengruppen anlegen und verwalten.
{% endhint %}
### Bereich Navigationsmenü (rechts)
#### Sprache
Im Auswahlfenster **“Sprache”** kannst Du neben der Standardsprache “Deutsch” auch eine andere Sprache auswählen.
Nach dem Wechsel der Sprache (z. B. Deutsch auf Englisch) werden im Bearbeitungsmodus, die sprachabhängigen Felder “**Artikelbezeichnung”**, “**Alternative Bezeichnung”** und **“Artikeltext”** durch eine Weltkugel markiert und der bisherige Text in grau dargestellt.
Mit einem **Klick** in jedes dieser Felder kann die **Übersetzung** zur gewählten Sprache direkt manuell erfasst oder eingefügt werden.
{% hint style="info" %}
**Aktive Bearbeitungsmodus notwendig**
Um die Übersetzungen hinzuzufügen und zu bearbeiten, muss der **Bearbeitungsmodus** über den **Button "Bearbeiten" aktiv** sein.
{% endhint %}
{% hint style="warning" %}
### Wichtig: Übersetzung bitte speichern
Damit die Übersetzungen auch nach dem Wechsel in die Ausgangssprache oder in eine andere Sprache erhalten bleiben, muss die Eingabe **vor dem Wechsel** über den **Button** gesichert werden.
{% endhint %}
{% hint style="info" icon="lightbulb-on" %}
### Tipp
Für einen Artikel können dabei **mehrere Übersetzungen** hinterlegt werden. Diese werden jedoch nur angezeigt, wenn die Sprache entsprechend eingestellt ist. Verlässt Du den Artikel, springt die Ansicht automatisch wieder **auf die Ausgangssprache “Deutsch” zurück**.
{% endhint %}
**Hervorhebung von Sprachen mit vorhandenen Übersetzungen**
In der **Sprachauswahl eines Artikels** werden Sprachen, für die bereits Übersetzungen existieren, mit der **Anzahl**, sowie den **einzelnen Sprachen** im **Auswahlfenster** (Dropdown) angezeigt. Weiterhin sind im Bereich des Artikels die **sprachabhängigen Felder** (Artikelbezeichnung, Alternative Bezeichnung, Artikeltext) mit einem **Weltkugel-Symbol** gekennzeichnet. Wenn Du die Sprache wechselst, wird im Artikelbereich die Übersetzung angezeigt.
#### Tags bearbeiten
Im Bearbeitungsmodus werden mit Anwahl von **"Tags bearbeiten"** die zum Artikeltyp passenden Tags gruppiert angezeigt. Mit Klick auf ein Tag wird es in den Bereich “**Ausgewählte Tags**” übernommen und kann über das “X” wieder entfernt werden. Mit **“OK**” bestätigst Du die Auswahl und übernimmst die Tags in den Artikel. Du kannst hier bestehende Tags zuweisen. Neue Tags legst Du in den Einstellungen an. Über den **Button “Einträge verwalten”** gelangst Du direkt dorthin.
Informationen zum Anlegen der Tags und Tag-Gruppen findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags).
### Bereich Bestände
Im Feld **Bestände** wird Dir genau angezeigt, wie sich der Artikelbestand zusammensetzt und wie viele davon verfügbar, reserviert, in Kommissionierung oder bestellt sind oder sich in Einlagerung befinden.
Der Wert **“Verfügbar (Virtuell)”** gibt bei Gebindeartikeln die entsprechende Menge an, die durch größere oder kleinere Gebindeeinheiten verfügbar ist. Wenn z. B. zum Artikel “Wasserflasche” noch 5 Sickpacks mit je 6 Flaschen verfügbar sind, wird hier der Wert 30 (Wasserflaschen) angegeben.
Des Weiteren werden darunter der letzte Lagerabgang und der letzte Lagerzugang (jeweils mit der entsprechenden Menge) angezeigt.
### Bereich Verwaltung
Im Bereich der Verwaltung findest Du wichtige Toggles (Schalter), sowie Einstellungen zum Umgang und zur Verarbeitung Deiner Artikel.
#### Artikelart
Es gibt verschiedene Artikelarten, die jeweils eigene Einstellungen und Verwendungsmöglichkeiten in VARIO Cloud bieten. Mehr dazu findest Du auf unserer [**Übersichtsseite zu Artikelarten**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten).
Hier gibst Du neben bspw. Mengeneinheit auch die Warengruppe an. Die **Verkaufs**– und **Preiseinheit** dürfen nicht leer und müssen **größer als 0** sein.
Wichtig sind auch die Schaltflächen, die sich im Bereich darunter befinden. Hier ist besonders die Lieferbarkeit hervorzuheben, aber auch ob Dein Artikel ein Einkaufs-/Verkaufsartikel oder beides ist. Unten ist noch das Steuerschema auswählbar, mit dem Du bestimmen kannst, ob Dein Artikel mit 7% oder 19% Mehrwertsteuer verkauft werden soll.
Außerdem kannst Du hier festlegen, ob der Artikel **"skontierbar"** sein soll. Wenn Du den Artikel einem Beleg hinzufügst, eine [Zahlungsbedingung](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten#zahlungsbedingungen) mit Skonto hinterlegst und diese Option aktiviert ist, werden die Skontofrist und der Skontobetrag im [offenen Posten](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten) angezeigt und bei der Zahlung berücksichtigt.
Der **Toggle "rabattierbar"** bestimmt für Artikel im Beleg, ob Rabatte auf die Position angewendet werden können. Ist der Toggle inaktiv, wird der Artikel beim Belegrabatt nicht berücksichtigt. Ebenso sind Positionsrabatte nicht möglich und Rabatte für allgemeine Preisregeln werden nicht auf diesen Artikel angewendet.
In der **Detailansicht eines Belegs** wird für jede Belegposition angezeigt, ob beim Artikel der **§ 13b-Toggle aktiviert** ist. Ist dies der Fall, wird der Artikel bei der Prüfung auf § 13b entsprechend **berücksichtigt** (im Zusammenspiel mit dem Schwellwert).
#### Verkaufseinheit
Die im Bereich “Verwaltung” hinterlegte Verkaufseinheit wird beim Hinzufügen eines Artikels zu einem **Verkaufsbeleg** automatisch als **Menge** übernommen. Wird eine Menge manuell angegeben, die **kein Vielfaches der Verkaufseinheit** ist, erscheint beim Ändern der Menge ein **Dialog**. Über diesen kann die **Menge** automatisch auf das darauffolgende Vielfache **aufgerundet** werden.
Unter den **Belegparametern** kannst Du mit dem [**Toggle “Menge muss Vielfaches des Verkaufseinheit sein”**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/parameter#toggle-menge-muss-vielfaches-der-verkaufseinheit-sein) festlegen, ob **ausschließlich Vielfache der Verkaufseinheit** erlaubt sind. Ist der **Toggle aktiviert** und die angegebene Menge entspricht beim Speichern des Belegs **keinem Vielfachen der Verkaufseinheit**, wird die Verkaufseinheit automatisch **als Menge** eingetragen.
#### Preiseinheit
Mit der Preiseinheit wird festgelegt, auf welche Menge sich der angegebene Einzelpreis bezieht. Sie bildet damit die Grundlage für die Preisberechnung in Belegen.
Wenn Du im Artikel im Bereich **"Verwaltung"** in der Preiseinheit eine **2** hinterlegst, erscheint im Feld **Einzelpreis** im Beleg der Zusatz **"2 Stück“**. Der Preis gilt somit für 2 Einheiten des jeweiligen Artikels:
Wenn die **Verkaufseinheit** wie in diesem Fall einen Verkauf der Menge 1 des Artikels zulässt, kannst Du im Beleg auch eine von der Preiseinheit abweichende Menge eingeben. Den **Gesamtpreis** der Positionszeile siehst Du dann im gleichnamigen Feld weiter hinten.
#### Streckenlieferung
Über das **Feld "Streckenlieferung"** kannst Du bestimmen, wie der Artikel geliefert werden darf. Dabei stehen Dir folgende **vier Optionen** zur Auswahl:
* **Egal:** Du kannst innerhalb des Auftrags entscheiden, ob der Artikel per Strecke geliefert werden soll oder nicht.
* **nur Lager:** Der Artikel kann nur aus dem eigenen Lager geliefert werden statt per Strecke. Wird diese Option im Artikel ausgewählt, kann sie im Beleg **nicht geändert** werden.
* **nur Strecke:** Der Artikel kann nur per Strecke, also direkt vom Lieferant an den Kunden, geliefert werden. Wird diese Option im Artikel ausgewählt, kann sie im Beleg **nicht geändert** werden.
* **Strecke, vorher Lager leeren:** Der Artikel wird grundsätzlich per Strecke geliefert, vorausgesetzt, es ist kein Bestand mehr verfügbar. Wenn der vorhandene Bestand **für einen Auftrag** **nicht ausreicht**, wird dieser **komplett per Strecke** geliefert.
Das Feld wird nur bei Artikel der **Artikelarten "Bestandgeführt", "Bestandslos"** und **"Dienstleistung"** angezeigt. Wird ein Artikel per Strecke geliefert, entstehen keine Änderungen am Bestand: Es wird keine Ware **reserviert** oder **gebucht** und die **Bestellmenge** wird nicht erhöht.
### Bereich Identifikationsnummern
Hier kannst Du den **Identifikationsnummerntyp** (z.B. EAN, SKU) auswählen. Im Feld “ **Identifikationsnummer**” trägst Du dann entweder die **EAN** **(European Article Number)**, also eine eindeutige, weltweit gültige Artikelnummer, oder die **SKU (Stock Keeping Unit)**, also eine eindeutige unternehmensinterne Artikelnummer ein. Alternativ kannst Du die Nummer auch bequem durch **Scannen** des Barcodes einfügen.
Weitere individuelle Identifikationstypen kannst Du Dir in den [**Einstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/identifikationstypen) anlegen.
### Bereich Zoll/Intrastat
In den **Artikelstammdaten** wurden die **Felder “Land”** und **“Bundesland”** ergänzt, um die Zollabwicklung zu erleichtern. Die **Bundesländer** und **Regionen** lassen sich unter [**Einstellungen/Allgemein/Lokalisierungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/lokalisierungen) anlegen und verwalten.
Zusätzlich kann innerhalb der **Reporte** unter [**System/Ausgabe/Belegdruck**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe#modul-belegdruck) in den **“Position Parameter”** des **Reports “Report-Designer”** den **Toggle “Zollstammdaten mit andrucken”** aktiviert werden, die das **Ursprungsland, die Ursprungsregion und das Gewicht** eines Artikels auf Verkaufsbelegen ausgibt.
Im Feld Zolltarifnummer kannst Du, falls notwendig, die Zolltarifnummer für diesen Artikel hinterlegen.
### Bereich Gefahrgut
Im **Bereich "Gefahrgut"** kannst Du angeben, ob der Artikel als Gefahrgut kategorisiert werden soll und Angaben dazu hinterlegen. Wenn der Artikel als Gefahrgut kategorisiert werden soll, aktiviere den **Toggle "Gefahrgut".**
Nach dem Aktivieren des Toggles stehen Dir verschiedene Felder zur Verfügung, die Du ausfüllen kannst.
### Bereich Variantenartikel
In diesem Bereich kannst Du den Artikel einem **Variantenhauptartikel** zuordnen. Klicke dafür auf das **Lupen-Icon** und wähle einen Variantenhauptartikel aus. Nachdem Du ihn ausgewählt hast, stehen Dir die **Attribute** als Felder zur Verfügung, die dem Variantenhauptartikel zugeordnet sind. Dort kannst Du die jeweiligen **Attributwerte** auswählen.
Weitere Informationen zu Variantenartikeln findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/variantenartikel).
### Bereich Metriken
Für jeden Artikel kann hier eine **Maßeinheit** und eine **Grundeinheit** erfasst werden. Die **Maßeinheit** beschreibt, in welcher Einheit der Artikel oder sein Inhalt gemessen wird (z. B. Liter, Stück, Meter). Die **Grundeinheit** dienst als Bezugsgröße für den **Preisvergleich**, insbesondere im Onlinehandel.
Diese Angaben sind erforderlich, um Artikelinformationen einheitlich und transparent an Onlineshops zu übermitteln. Insbesondere die Grundeinheit spielt bei der Berechnung von Vergleichspreisen eine zentrale Rolle. Die Dropdown-Menüs greifen jeweils auf die [Mengeneinheit](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/mengeneinheiten) in den Einstellungen zu. Über “Einträge verwalten” kannst Du diese direkt ergänzen, ohne das Menü zu wechseln.
Beispiel
Eine **Cola-Flasche (0,7 l)** und eine **Cola-Dose (0,33 l)** können beide mit einer **Grundeinheit von 100 ml** ausgezeichnet werden, sodass der Preis pro 100 ml angezeigt und verglichen werden kann.
Die Angabe im **Feld “Brutto-Gewicht”** eines Artikels wird automatisch für die Berechnung des **Gesamtgewichts in Belegen** übernommen. Dieses Gesamtgewicht wird anschließend ebenfalls automatisch verwendet, wenn beim Erstellen eines **Paket-Aufklebers** in einem **Lieferschein** das Paketgewicht ermittelt wird.
### Bereich Provision
Im **Bereich "Provisionen"** kannst Du über den **Button "+Provisionen"** Provisionen für den Artikel anlegen.
Dabei kannst über das **Feld "Typ"** entscheiden, ob die Provision als einen **fixen** oder **prozentualen Wert** ausgegeben werden soll. Im **Feld "Vertreteradresse"** kannst Du eine der als Vertreter hinterlegten Adressen auswählen.
### Bereich Seriennummern/Chargen
Im **Bereich "Seriennummern/Chargen"** kannst Du angeben, ob der Artikel eine **Seriennummer** oder eine **Charge** enthält. Wähle hierfür im **Feld "Serientyp"** die entsprechende Option aus. Nach der Auswahl des Serientyps kannst Du in den **Feldern "Art der Seriennummer-/Chargen-Datums"** und **"Auszeichnungsart"** die entsprechenden Angaben auswählen.
### Bereich Etikettendruck
Im **Bereich “Etikettendruck”** kannst Du ein Report für den Druck von Etiketten für den Artikel auswählen. Die verfügbaren Reporte können unter [**System/Ausgabe/Reiter “Artikel-Etiketten”**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe#modul-artikel-etiketten) verwaltet und bearbeitet werden. Über die **Felder “Wareneingang: Bestimmung der Druckmenge”** und **“Warenausgang: Bestimmung der Druckmenge”** kannst Du festlegen, wie viele Etiketten beim **Wareneingang** bzw. **Warenausgang** gedruckt werden sollen. Dabei stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:
**Feste Anzahl –** in den **Feldern “Wareneingang: Druckmenge”** bzw. **“Warenausgang: Druckmenge”** kann eine **feste Anzahl an Etiketten** definiert werden, die unabhängig von der **Positionsmenge im Beleg** gedruckt wird.
**Menge x Anzahl**– die Anzahl der Etiketten ergibt sich aus der **Positionsmenge** im Beleg, **multipliziert** mit dem Wert im **Feld** “**Wareneingang: Druckmenge**” bzw. “**Warenausgang: Druckmenge**“.
**Menge x Anzahl** **x Verpackungseinheit** – die Anzahl der Etiketten ergibt sich aus der **Positionsmenge** im Beleg, **multipliziert** mit dem angegeben Wert im **Feld** “**Wareneingang: Druckmenge**” bzw. “**Warenausgang: Druckmenge**“ sowie der **Verpackungseinheit** aus der jeweiligen **Lieferantenbeziehung.**
**Menge** **je Verpackungseinheit** – die Anzahl der Etiketten entspricht der **Positionsmenge** im Verhältnis zur Verpackungseinheit. Wenn z. B. die Positionsmenge von 120 im Beleg angegeben ist und die Verpackungseinheit 6 beträgt, werden 20 Etiketten gedruckt.
# Weitere Reiter in Artikel
Überblick über die weiteren Artikel-Reiter wie Zusatzfelder, Verkaufskanäle, Bestände, Preise, Medien, Beziehungen, Belegtexte und Historien.
Neben dem [**Artikel-Dashboard** ](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikel-dashboard)und den [**Artikelstammdaten**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten) stehen Dir auch weitere Reiter zur Verfügung, über die weitere Daten zum Artikel hinterlegt werden können.
## Reiter Zusatzfelder
In den Einstellungen (Einstellungen – Allgemein – Zusatzfelder) von VARIO Cloud kannst Du Dir [Zusatzfelder](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder) für verschiedene Bereiche der Software inklusive der Artikel anlegen. Diese können vom Typ Boolean, Datum, Ganzzahl, Langtext, Objekt, Text oder Währung sein. Außerdem können die Zusatzfelder mit einer Einfach- oder Mehrfachauswahl durch den Benutzer gefüllt werden.
## Reiter Verkaufskanäle
Innerhalb dieses Reiters kannst Du **artikelbezogene** Informationen zu Deinen **Verkaufskanälen** hinterlegen. Über den **Button “Verkaufskanal”** kannst Du jeweils die **Verkaufskanäle** auswählen, zu denen der Artikel **zugeordnet** werden soll. Zu den jeweiligen Verkaufskanälen werden dann die jeweils **geltende Preise** angezeigt. Die Verkaufskanäle selbst kannst Du unter [**Einstellungen/Verkaufskanälen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-verkaufskanale) verwalten.
{% hint style="warning" %}
### Standard-Verkaufskanal für die Arbeit in VARIO Cloud notwendig
Für die Arbeit mit dem Artikel in VARIO Cloud muss der **Standard-Verkaufskanal “default-channel”** bestehen bleiben. Wird dieser **deaktiviert** oder **gelöscht**, ist der Artikel **nicht mehr** in VARIO Cloud verfügbar.
{% endhint %}
Klicke auf einen Eintrag, um den Eintrag zu öffnen. Die vorhandenen Felder kannst Du im **Bearbeitungsmodus** anpassen und abspeichern.
Im **Bereich “Preise”** werden Dir alle Verkaufspreise des Artikels angezeigt, die dem jeweiligen Verkaufskanal zugeordnet sind. Über den **Button “+Verkaufspreis”** kannst Du weitere Preise für das Verkaufskanal hinzufügen.
Oberhalb der C-Unit wird Dir der **günstigste** hinterlegte **Netto- bzw. Bruttopreis** für die **Menge 1** angezeigt, sofern dieser nicht auf einen **bestimmten Zeitraum** begrenzt ist. Im **Bearbeitungsmodus** kannst Du hier optional einen **manuellen Preis** eintragen. In diesem Fall wird ein entsprechendes **Symbol** angezeigt, das auf die Abweichung hinweist. Beim Überfahren des Symbols mit der Maus wird ein **Tooltip** eingeblendet, der den ursprünglichen Preis aus der **Preishistorie** anzeigt.
Über das **Symbol** kannst Du die **Preisänderungen** für den Verkaufskanal einsehen. Dabei wird ausschließlich der Verkaufspreis für die **Menge 1** protokolliert. Dieser wird beim Anlegen eines Artikels automatisch hier angelegt.
Im unteren Bereich stehen Dir die **Zusatzfelder** zur Verfügung, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder) mit der **Zuordnung “Listing”** angelegt wurden.
## Reiter Bestände
Im Reiter „Bestände“ erhältst Du eine Übersicht über Deine Lager und die jeweiligen Artikelbestände. Du siehst genau, in welchem Lager Dein Artikel vorrätig ist.
Die Übersicht zeigt außerdem, in welchem Lager der Artikel reserviert oder bestellt ist. Sie zeigt auch, ob er sich in Kommissionierung oder Einlagerung befindet.
Auf der rechten Seite kannst Du die **Lagerbereiche** verwalten.
Nach dem Auswählen eines Lagers wird Dir die Detailansicht des Lagers angezeigt. Hier kannst Du Angaben zum **Mindest**- und **Sollbestand** sowie zum **Nachschub** und **Lagerort** machen. Bei Lagern **mit Lagerplätzen** kannst Du unter **Vorgabelagerplätze** Lagerplätze auswählen, die beim **Wareneingang vorausgewählt** werden. Die **Reihenfolge** bestimmt, welcher Lagerplatz als **Erstes** vorausgewählt wird. Der nächste Lagerplatz wird verwendet, wenn der vorherige Lagerplatz leer ist.
Im unteren Bereich werden die **Lagerplätze** mit ihren **Beständen** aufgelistet.
## Reiter Verkaufspreise
Im **Reiter “Verkaufspreise”** kannst Du **Verkaufspreise** und **Verkaufspreisregeln** für den Artikel hinterlegen und verwalten. Der im **Bereich “Preise”** der **Artikelstammdaten** eingetragene Verkaufspreis wird hier automatisch als Eintrag in den **Verkaufspreisen** übernommen.
Änderungen an diesem Preis im **Reiter “Verkaufspreise”** wirken sich direkt auf den entsprechenden Wert **in den Stammdaten** aus, sodass beide Bereiche stets **synchron** bleiben.
{% hint style="info" %}
### Neuladen ggf. erforderlich
Damit sich die Preise im Bereich "Preise" in den Stammdaten aktualisieren, kann ein Neuladen der Seite erforderlich sein. Selbst wenn von einem anderen Reiter des Artikels in den Stammdaten-Reiter navigiert wird.
{% endhint %}
### Verkaufspreise
Hier werden Dir Verkaufspreise Preise aller Verkaufskanäle, zu denen der Artikel zugeordnet wurde aufgelistet. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Verkaufspreises kannst Du die **Preisbasis** sowie die **Währung** festlegen, auf deren Grundlage der Preis definiert werden soll. Zusätzlich kannst Du eine [**Preisgruppe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/preise#preisgruppen) oder [**Kunden-** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/kundengruppen)**bzw.** [**Lieferantengruppe** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/lieferantengruppen)auswählen, für die der Preis gelten soll. Bei **identische Kriterien** (z. B. **Menge + Preisbasis**) kann pro Artikel jeweils nur ein Verkaufspreis hiterlegt werden.
Im **Feld “Verkaufskanal”** kannst Du einen der Verkaufskanälen auswählen, die unter [**Einstellungen/Verkaufskanälen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-verkaufskanale) angelegt wurden. Abhängig vom ausgewählten Verkaufskanal wird der Verkaufspreis im [**Reiter “Verkaufskanäle”**](#reiter-verkaufskanale) des Artikels unter dem jeweiligen Kanal angezeigt. Der Verkaufskanal **“default-channel”** stellt dabei den **Standardkanal** dar, der in VARIO Cloud automatisch für alle Artikel verwendet wird, sofern kein abweichender Verkaufskanal definiert ist.
{% hint style="info" %}
#### Preisbasis
Durch die getrennte Pflege der Preisbasis in den Verkaufspreisen kannst Du, unabhängig von der unter den Stammdaten festgelegte Preisbasis, **individuelle Preise je Adresse** definieren – zum Beispiel Brutto-Preise für Endkunden und Netto-Preise für Geschäftspartner.
{% endhint %}
Wenn es einen Verkaufspreis mit Menge “1” (kein Aktionspreis) mit zusätzlicher Einschränkung auf den **Gültigkeitszeitraum** gibt, wird dieser in den Stammdaten mit **Vorrang** vor einem solchen Preis **ohne Zeitraumeinschränkung** angezeigt.
### Verkaufspreisregeln
Mit Klick auf “**+Verkaufspreisregel**” kannst Du anhand einer Verkaufspreisregel noch genauer definieren, wie der Verkaufspreis beeinflusst werden soll. Im folgenden Beispiel haben wir den Verkaufspreis ab Menge **zehn Stück** mit einem Rabatt in Höhe von **10 %** versehen und zwar in einem bestimmten **Aktionszeitraum**.
Du kannst hier z. B. auch auf die [**Preisgruppe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/preise#preisgruppen) oder [**Kunden**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/kundengruppen)**- bzw.** [**Lieferantengruppe** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-adressen/lieferantengruppen)einschränken. Im **Feld “Typ”** kannst Du einstellen, ob der Wert der aktuellen Verkaufspreisregeln als **Prozentwert (%)** oder **Geldwert (€)** interpretiert werden soll.
#### Aktionspreis
Sowohl Verkaufspreise, als auch Verkaufspreisregeln können jeweils als Aktionspreis markiert werden. Die Aktionspreise haben beim Einfügen in den Beleg Vorrang vor anderen vorhandenen Preisen (sofern die Kriterien der Preise übereinstimmen).
### Preishistorie
Über das **Symbol** kannst Du die **Preisänderungen** für den Artikel einsehen. Dabei wird ausschließlich der Verkaufspreis für die **Menge 1** protokolliert. Dieser wird beim Anlegen eines Artikels automatisch im **Reiter “Verkaufspreise”** erstellt.
Der hinterlegte Verkaufspreis sowie die zugehörige **Preishistorie** werden ebenfalls im Reiter **“Verkaufskanäle”** für die jeweiligen Verkaufskanäle übernommen und können dort eingesehen werden.
## Reiter Aufgaben
Im **Reiter “Aufgaben**” werden Dir alle Aufgaben zum Artikel angezeigt. Über "**+Aufgabe"** kannst Du eine neue Aufgabe anlegen.
## Reiter Bilder & Videos
Im Reiter “Bilder & Videos” kannst Du Artikelfotos und Produktvideos hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit **Strg+V** oder über den **Button "+Datei".**
Wenn Du mit der Maus über ein Bild fährst, werden Dir oben rechts **drei Minisymbole** für das Bild angezeigt: .
**Stern-Symbol**: Bild als Hauptbild/Favoriten für diesen Artikel markieren. Du kannst immer nur ein Bild gleichzeitig als Hauptbild/Favoriten für diesen Artikel markieren.
**Herunterladen-Symbol**: Lade das Bild auf den Speicher des aktuellen Geräts herunter.
**Vollbild-Symbol**: Das Bild wird Dir in einer Vollbild-Ansicht angezeigt.
In der Kopfleiste der Bilderverwaltung kannst Du:
* Die Medien anhand des Dateinamens suchen.
* Nach bestimmten Kriterien sortieren.
* Die Liste der Medien als sogenannte [**C-Unit**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units) verwalten und Selektionen anpassen und auswählen.
* Eine neue Datei hinzufügen.
* Exportieren: Exportieren einer Tabelle mit den Dateinamen und weiteren Informationen.
* Wechsel zwischen Tabellen- und Kachel-Darstellung. (Kachel-Darstellung mit Slider, um die Informationsdichte einzustellen)
* Wechsel zwischen normaler und Vollbild-Darstellung der Tabelle der Medien.
{% hint style="warning" %}
Mit **Jasper-Reporten** können **Bilder** von **Artikeln**, die als **Favorit** markiert sind, in der [**Belegausgabe** ](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck#reporte)bei den Positionen mit angedruckt werden.
{% endhint %}
## Reiter DMS
Im Reiter "DMS" hast Du die Möglichkeit, Artikeldateien hinzuzufügen. Das können beispielsweise Aufbauanleitungen oder Bilder zum Artikel sein. Das Hinzufügen einer Datei funktioniert hier ebenfalls per Drag & Drop oder über den **Button "+Datei"**.
Über das **Auge-Symbol**  können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Über das **Symbol**  kannst Du die Dateien auch wieder herunterladen.
Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen).
Durch Anhaken der Checkbox in der Zeile einer Datei kannst Du eine oder mehrere vorhandene Dateien markieren. Durch Klick auf das dann verfügbare erweiterte Menü kannst Du die markierten Dateien löschen oder deaktivieren (oder wieder abwählen).
Deaktivierte Dateien landen im Archiv. Dieses kannst Du über das Archiv-Icon in der Kopfzeile der Dateien-Tabelle erreichen. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
## Reiter Lieferantenbeziehungen
Hier kannst Du eine oder mehrere Lieferantenbeziehungen anlegen und dort Einkaufspreise und Einkaufspreisregeln für den jeweiligen Lieferanten definieren.
Durch Klick auf den **Button “+Lieferantenbeziehung”** kannst Du zu dem Artikel eine neue Lieferantenbeziehung zu einer bestimmten Adresse eintragen.
### Bereich Lieferantenbeziehung
Nutze den **Aktiv-Toggle**, um die Lieferantenbeziehung z.B. zeitweise zu deaktivieren, statt sie zu löschen.
Nutze den **Hauptlieferant-Toggle**, um die Adresse als Hauptlieferant zum aktuellen Artikel zu setzen.
Wähle eine **Rabattgruppe** aus, falls Du diese Rabattgruppe auf die aktuelle Lieferantenbeziehung anwenden möchtest.
Mit dem **Toggle "Streckengeschäft erlaubt"** kannst Du bestimmen, ob Lieferungen von der Adresse per Strecke durchgeführt werden können. Weitere Informationen dazu findest auf unsere Handbuchseite zu den **Adressstammdaten** im [**Bereich "Lieferant"**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten#bereich-lieferant)**.**
### Bereich Lieferantenoptionen
Anhand des **Meldebestands** kannst Du für diesen konkreten Lieferanten einen Meldebestand einstellen.
Wenn dieser Meldebestand (Artikelbestand) unterschritten wird, wird der Artikel in die [Bestellvorschlagsliste](/vario-cloud-handbuch/einkauf/bestellvorschlage) aufgenommen.
Über die Mindestbestellmenge kannst Du (Stand 21.02.24) manuell erfassen, welche Mindestbestellmenge der Lieferant für Dich festgesetzt hat.
Die Lieferzeit in (Werk-) Tagen kannst Du (Stand 21.02.24) manuell eintragen, wenn Dir diese Information zu dem Lieferanten bekannt ist.
Die Verpackungseinheit sagt aus, in welcher Gesamtmenge der Lieferant den Artikel verkauft, ohne dass diese Gesamtmenge nochmal aufgeteilt werden kann. Bzw.: Artikel wird vom Lieferanten nur in Mengen der "Verpackungseinheit" verkauft (z.B. 100 Stück).
Die Einkaufseinheit sagt aus, dass der Lieferant Dir diese Artikel-Einheit (die 100 Stück) minimal in der Menge der Einkaufseinheit verkauft (Lieferant verkauft minimal 10 x 100 Stück von dem Artikel).
### Bereich Abweichende Artikelinformationen
Wenn bei dem Lieferanten abweichende Informationen zu dem Artikel hinterlegt sind, kannst Du diese hier verwalten.
Wenn der Artikel in einen Einkaufsbeleg zu dieser Lieferantenadresse aufgenommen wird, werden die abweichenden Artikelinformationen in den Beleg geladen.
### Bereich Etikettendruck
Im **Bereich “Etikettendruck”** kannst Du analog zum[ **Bereich “Etikettendruck”**](#bereich-etikettendruck) in den **Stammdaten** ein Report für den Etikettendruck spezifisch für eine **Lieferantenbeziehung** auswählen. Die verfügbaren Reporte können unter [**System/Ausgabe/Reiter “Artikel-Etiketten”** ](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten)verwaltet und bearbeitet werden. Über das **Feld “Wareneingang: Bestimmung der Druckmenge”** kannst Du festlegen, wie viele Etiketten beim **Wareneingang** bzw. **Warenausgang** gedruckt werden sollen.
Im **Feld** **"Warenausgang: Druckmenge**” kann eine bestimmte **Menge** angegeben werden, anhand der die **Anzahl** der **zu druckenden Etiketten** berechnet wird.
### Bereich Einkaufspreise
Hier kannst Du Einkaufspreise für die Lieferantenbeziehung definieren. Je nach vorgegebenen Parameter unter [**Einstellungen/Artikel/Parameter** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-artikel/parameter)wird die Preisbasis **immer als Netto** oder **Brutto** interpretiert. Eine Umstellung ist hier **nicht möglich**.
Die Einkaufspreise können auf die **Menge** oder das **Datum von/bis** eingeschränkt werden.
### Bereich Einkaufspreisregeln
Auf den Lieferanten bzw. die Lieferantenbeziehung bezogene Einkaufspreisregeln können hier von Dir gesetzt werden. Die Gültigkeit lässt sich auf die Menge einschränken. Zusätzlich kann ein Rabatt/Aufschlag vergeben und Rabatt- bzw. Preisgruppe zugeordnet werden.
Für die Regel kann eine Gültigkeit von/bis eingestellt werden.
## Reiter Kundenbeziehungen
Hier kannst Du eine oder mehrere Kundenbeziehungen anlegen und entsprechend dort Verkaufspreise und Verkaufspreisregeln für diesen Kunden definieren.
### Bereich Abweichende Artikelinformationen
Hier kannst Du bspw. einen abweichenden Zusatztext für Deinen Artikel hinterlegen. Dieser ersetzt dann den Standard-Artikeltext.
### Bereich Etikettendruck
Im **Bereich “Etikettendruck”** kannst Du analog zum [**Bereich “Etikettendruck”**](#Bereich-Etikettendruck) in den **Stammdaten** ein Report für den Etikettendruck spezifisch für eine **Kundenbeziehung** auswählen. Die Reporte können unter [**System/Ausgabe/Reiter “Artikel-Etiketten”**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe#modul-artikel-etiketten) verwaltet und bearbeitet werden. Über das **Feld “Warenausgang: Bestimmung der Druckmenge”** kannst Du festlegen, wie viele Etiketten beim **Wareneingang** bzw. **Warenausgang** gedruckt werden sollen. Im **Feld**“ **Warenausgang: Druckmenge**” kann eine bestimmte **Menge** angegeben werden, anhand der die **Anzahl** der **zu druckenden Etiketten** berechnet wird.
### Bereich Verkaufspreise
Hier kannst Du Verkaufspreise für die Kundenbeziehung definieren. Zusätzlich kannst Du für einen Verkaufspreis eine Einschränkung auf bestimmte Kriterien vornehmen, wie bspw. auf die Menge oder auf das Datum von/bis.
### Bereich Preisregel
In den Verkaufspreisregeln kannst Du Rabatte oder auch Gebühren für den Kunden anlegen. In unserem Beispiel erhält der Kunde einen Mengenrabatt in Höhe von 20 % ab Menge fünf. Allerdings eingeschränkt auf den Zeitraum vom 24.09. – 26.09.2023.
## Reiter Artikeltexte im Beleg
Im Tab “Artikeltexte im Beleg” kannst Du Belegtexte und Textmeldungen für diesen Artikel anlegen.
### Bereich Belegtexte
Nutze die Belegtexte, um dafür zu sorgen, dass bestimmte Texte in einen Beleg geladen werden, in den der entsprechende Artikel eingefügt wird.
Über den **Button "+Belegtext"** kannst Du einen neuen sogenannten Belegtext für den Artikel hinzufügen.
Für den neuen Belegtext kannst Du verschiedene Sachen einstellen:
* Zielbelegtypen: Der Belegtext des Artikels soll nur in die ausgewählten Belegtypen geladen werden.
* Vorbelegtypen: Der Belegtext des Artikels soll nur in den Beleg geladen werden, wenn der Beleg vom Typ "Zielbelegtyp" ist und wenn zusätzlich der Vorbeleg dazu vom Typ "Vorbelegtyp" ist.
Wenn der Text für die eingestellten Belegtypen auch in die entsprechenden Folgebelege übernommen werden soll, aktiviere "Übernahme in Folgebeleg".
Wenn der Belegtext in einer separaten Belegposition erscheinen soll, aktiviere "Separate Belegposition". Der Text wird dann nicht in den Kopf-/Fußtext eingefügt, sondern als Position des Belegs aufgeführt.
### Bereich Textmeldungen
Über den **Button "Textmeldung"** kannst Du Textmeldungen anlegen, die je nach Konfiguration, bei der Belegbearbeitung oder in den Stammdaten als Pop-Up erscheinen.
**Meldungstyp**: Wenn Du "Stammdaten" auswählst, wird die Textmeldung angezeigt, sobald Du oder jemand anders die Stammdaten-Seite des Artikels öffnet. Wenn Du "Beleg" auswählst, wird zusätzlich das **Feld "Zielbelegtypen"** angezeigt.
**Zielbelegtypen**: Hierüber kannst Du dann angeben, bei Anlage welcher Belegtypen die Textmeldung ausgegeben werden soll. Mehrfachnennungen sind möglich. ("Beleg" muss im Feld "Meldungstyp" hinzugefügt worden sein.)
Die Meldung erscheint dann wie im unteren Screenshot gezeigt, falls die Kriterien zutreffend sind.
## Reiter Notizen
Neben den wichtigen Informationen aus den Stammdaten können hier noch zusätzliche Notizen zum Artikel hinzugefügt werden.
## Reiter Belege
Hier erhältst Du eine Übersicht **aller Belege**, die mit dem Artikel erstellt wurden. Unterteilt werden diese in **Verkaufsbelege** und **Einkaufsbelege**.
Mit einem Klick in eine Zeile wird der jeweilige Beleg in einem neuen Fenster geöffnet. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil links neben der Belegnummer werden die einzelnen Positionen des jeweiligen Belegs angezeigt.
## Reiter Verkaufshistorie
Hier erhältst Du eine Übersicht über Deine Verkäufe dieses Artikels. Es werden nur **Rechnungen, Lieferschein/Rechnungen und Rechnungskorrekturen** angezeigt.
## Reiter Einkaufshistorie
Parallel dazu erhältst Du hier eine Übersicht deiner Einkäufe dieses Artikels. Es werden nur **Eingangsrechnungen, Eingangslieferschein/-rechnungen und Gutschriften** angezeigt.
## Reiter Zubehör
{% hint style="info" %}
#### Hier bewegt sich was!
Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem, was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich!
{% endhint %}
# Kontextmenü in Artikel
Überblick über das Kontextmenü im Artikel mit Bearbeitungsfunktionen, Aktionsmenü und Schnellaktionen für Preise, Lager und Workflows.
Wie zu den meisten Datensätzen in VARIO Cloud steht Dir auch beim einem geöffneten Artikel ein Kontextmenü zur Verfügung.
## Kontextmenü
Das hier als Kontextmenü bezeichnete Menü findest Du im einzelnen Artikel oben rechts wieder.
Je nachdem in welchem Reiter des Artikels Du Dich befindest, sind dort verschiedene Buttons enthalten. (Das oben gezeigt Menü des Reiters ‘Dashboard’ beinhaltet alle, der in den anderen Reitern enthaltenen Buttons.)
### TV Modus
Mit dem **Button** kannst Du das Dashboard im sogenannten **TV Modus** starten, bei dem dann nur der reine Inhalt des Dashboards als Seiteninhalt angezeigt wird. Drücke ESC, um den TV-Modus zu beenden.
### Dashboard konfigurieren
Wenn Du einen Artikel aus der Artikelverwaltung öffnest, wird der Datensatz geöffnet und Du befindest Dich im **Reiter "Dashboard".** Durch Klick auf den **Button "Dashboard konfigurieren"** im **Aktionsmenü** kannst Du Änderungen am Dashboard vornehmen und diese speichern. **Informationen zum Artikel-Dashboard** findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikel-dashboard).
### Aufgabe anlegen
Klicke auf den Button um eine Aufgabe zu dem Artikel anzulegen. Nachdem Du alle notwendigen Felder gefüllt hast, kannst Du mit Klick auf “ **Anlegen**” die Aufgabe zu dem Artikel anlegen. Die neue Aufgabe öffnet sich in einem **neuen Tab**, in dem Du sie weiter bearbeiten und **Aktivitäten** zu ihr anlegen kannst.
### Teilen
Über dem **Button** kannst Du den geöffneten Artikel über verschiedene Kanäle wie **Outlook, Microsoft Teams** oder **Whatsapp** teilen.
### Bearbeiten
Mit Klick auf den **Button** **"Bearbeiten"** kannst Du Änderungen an Deinem Artikel vornehmen. Der Datensatz des Artikels wird dabei in den Bearbeitungsmodus versetzt. Klicke auf **"Speichern"**, um die Änderungen des Artikels zu speichern, oder auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.
Im Artikel kannst Du zum Bearbeiten auch folgende Tastenkombinationen (PC) nutzen:
* Datensatz anlegen: Alt+’+’ (Alt+Plussymbol)
* Bearbeiten: Alt+e
* Speichern: Alt+s
* Löschen: Alt+d
* Abbrechen/Änderungen verwerfen: Alt+c
* (Reiter links/rechts: Alt+linke/rechte Pfeiltaste)
* (Zurück: Alt+Rücktaste)
### Button ← Artikel
Wenn Du auf den Button **"** :arrow-left: **Artikel"** klickst, kehrst Du zur Artikel-Übersicht zurück.
{% hint style="info" %}
### Zurück-Button
Diese Form des Zurück-Buttons wird noch an weiteren Stellen von VARIO Cloud genutzt. Wenn Du Dich innerhalb eines geöffneten Datensatzes befindest, kannst Du damit in die entsprechende Verwaltung zurückkehren.
Die Tastenkombination hierfür lautet: Alt+Rücktaste.
{% endhint %}
## Aktionen
Mit Klick auf den **Button "Aktionen"** öffnet sich das sogenannte **Aktionsmenü**. Hier sind einige wichtige Schnellaktionen zu dem Artikel verfügbar.
### Änderungsprotokoll
Im Änderungsprotokoll werden verschiedene Änderungen des jeweiligen Artikel-Datensatzes gespeichert. Weitere Informationen zu den Änderungsprotokolle findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung#anderungsprotokoll).
### Artikel duplizieren
Hier hast Du die Möglichkeit, einen Artikel zu duplizieren, also aus dem vorhandenen Artikel einen neuen Artikel zu erzeugen.
Du kannst gewünschte Änderungen und Anpassungen für den entstehenden Artikel im nachfolgenden Menü vornehmen.
Mit den Checkboxen kannst Du bestimmen, welche Eigenschaften vom Quellartikel übernommen werden sollen. Im **Bereich "Artikelart"** kannst Du eine abweichende Artikelart auswählen. Dadurch kannst Du diesen für andere Zwecke verwenden als den ursprünglichen Artikel, ohne diesen komplett neu anzulegen.
Im Bereich ‘Zu kopierender Artikel’ kannst Du auswählen, welche **Gebindeschema-Varianten** des Quellartikels Du mit duplizieren möchtest. Du kannst dann jeweils eine neue Artikelnummer vergeben, falls die manuelle Vergabe aktiviert ist.
Mit Klick auf **“Artikel duplizieren”** wird der oder werden die neuen Artikel aus dem Quellartikel angelegt.
### Einkaufspreis Startwerte
Mit dieser Aktion kannst Du den Startwert für letzten Einkaufspreis (EKP) und den durchschnittlichen EKP einmalig setzen, sofern es zu dem Artikel noch keinen letzten EKP, oder durchschnittlichen EKP gibt.
### DEK anpassen
Über diese Aktion kannst Du den **durchschnittlichen Einkaufspreis manuell** anpassen. Dies ist jedoch nur möglich solange noch kein Bestand für den Artikel vorhanden ist.
### Letzten EK anpassen
Über diese Aktion kannst Du den **letzten Einkaufspreis** anpassen. Der letzte Einkaufspreis von Artikeln mit **Seriennummern** kann über den **Kontextmenü** im [**Menüpunkt “Seriennummern”**](/vario-cloud-handbuch/lager/seriennummern) hinzugefügt werden.
### Manuelle Lagerbuchung
Du kannst hier zwischen manueller Zu- oder Abbuchung wählen. Pflichtfelder für die Buchung sind das Lager, die Menge der Buchung und der Einkaufspreis. Mit Klick auf ‘OK’ wird die Buchung durchgeführt.
### Lagerumbuchung
Bei der Lagerumbuchung kannst Du Mengen eines Artikels lagerübergreifend verschieben (umbuchen).
Wähle Quell- und Ziellager aus und die Menge, die umgebucht werden soll. Zusätzlich kannst Du eine Bemerkung für die Lagerumbuchung verfassen. Mit Klick auf ‘OK’ wird die Buchung durchgeführt.
### Gebinde auflösen/zusammenführen
Hier kannst Du Gebindeartikel zusammenführen beziehungsweise auflösen weitere Informationen findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten#gebindeartikel).
### Neueste Workflow-Instanz
Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten Artikel aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows#workflow-protokoll-logs).
### Workflow-Instanzen
Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten Artikel betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons**  manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden.
Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows#workflow-protokoll-logs).
# Allgemeines zum Einkauf
In diesem Bereich lernst Du die zentrale Steuerung und Verwaltung Deiner Einkaufsprozesse in **VARIO Cloud** kennen. Vom ersten Lieferantenkontakt über den Belegeingang bis hin zur automatisierten Bedarfsermittlung bietet Dir VARIO Cloud alle Funktionen, um Deinen Einkauf effizient und transparent zu gestalten.
In der Einkaufsverwaltung findest Du alle **geschäftsrelevanten Einkaufsbelege**. Diese Belege dokumentieren den gesamten Einkaufsprozess und sind stets mit Deinen Adressen (Lieferanten) und Artikeln verknüpft. Die wichtigsten Belegarten sind:
* **Anfrage**
* **Bestellung**
* **Eingangslieferschein**
* **Eingangsrechnung**
* **Eingangslieferschein/-rechnung**
* **Gutschriftsforderung (mit/ohne Warenrücknahme)**
Die Belege sind Teil einer **Belegkette**, wodurch sich die Prozesse nachvollziehen und per Verlinkung schnell durchschauen lassen. Jeder Beleg hat einen klar definierten Status, z. B. *in Bearbeitung*, *gespeichert* oder *veröffentlicht*.
## Einkauf automatisieren
Mit den **Bestellvorschlagslisten** in VARIO Cloud optimierst Du Deine Bestellungen. Das System schlägt Dir automatisch Artikel vor, die bestellt werden sollten – auf Basis Deiner Bestandsführung und individueller Einstellungen.
**Was wird berücksichtigt?**
* Mindest- und Sollbestand (Artikelstammdaten)
* Reservierungen
* Offene Bestellungen
* Lieferantenpräferenzen (z. B. günstigster oder schnellster Lieferant)
* Bedarfsermittlung (z. B. über Abverkaufszahlen)
# Einkaufsbelege
Überblick über Einkaufsbelege in VARIO Cloud mit Belegarten, Belegkette, Belegübersicht, Belegerfassung, Zahlungsstatus und DMS.
In diesem Artikel wird der Bereich **“Einkauf”** in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Einkaufsbelege.
Anhand der **Einkaufsbelege** kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente Einkaufsseitig bei Dir vorliegen.
Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen **Adressen** und **Artikeln** und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet.
Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten **Status** und ist Teil einer **Belegkette/Beleghistorie**. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln.
## Einkaufsbelege
Wenn Du mit **VARIO Cloud** neu startest, hast Du noch keine Belege die Dir angezeigt werden können. Die Übersicht ist ungefüllt.
Klicke auf den **Button “Einkaufsbeleg anlegen”** um einen neuen **Einkaufsbeleg** anzulegen.
Hierbei stehen Dir folgende **Belegtypen** zur Verfügung:
* Anfrage
* Bestellung
* Eingangslieferschein
* Eingangsrechnung
* Eingangslieferschein/-rechnung
* Gutschriftsforderung m. WR (mit Warenrücknahme)
* Gutschriftsforderung o. WR (ohne Warenrücknahme)
Von oben nach unten sind diese Belegtypen nach ihrer Position in der **Belegkette** angeordnet.
### Ablauf der Geschäftsvorfälle in VARIO Cloud
Anfrage = keine Änderungen
Bestellung = Verfügbarkeit
Eingangslieferschein = Bestand
Eingangsrechnung = Geldforderung
Eingangslieferscheinrechnung = Bestand & Geldforderung
Gutschriftforderung mit/-ohne Warenrücknahme = Geldforderung & Bestand
{% hint style="info" %}
Wenn Du einen Eingangslieferschein durch Neuanlage erstellst, werden die Belegtypen Bestellung und Anfrage übersprungen. Um einen Eingangslieferschein passend zu einer Bestellung anzulegen, musst Du erst die Bestellung (Status: Gespeichert) öffnen und kannst diese dann in einen Eingangslieferschein übernehmen. So kann bspw. eine Anfrage in eine Bestellung übernommen werden und diese Bestellung widerum kann in einen Eingangslieferschein übernommen werden.
{% endhint %}
### Einen neuen Beleg anlegen
Klicke auf den **Button "+Einkaufsbeleg"** für die Neuanlage eines **Einkaufsbeleges**.
Dabei musst Du nicht mit einer **Anfrage** oder **Bestellung** beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen **Eingangslieferschein** anlegen.
{% hint style="info" %}
Eine Anfrage kannst Du zu jeder Adresse anlegen, auch wenn diese nicht als Lieferant gekennzeichnet ist. Übernimmst du diese Anfrage in eine Bestellung, wirst Du gefragt, ob Du diese als Lieferant kennzeichnen möchtest. Bestätigst du dies, gelangst Du in die Stammdaten der Adresse.
{% endhint %}
Eine Bestellung oder ein Beleg, der nach dieser in der Belegkette des Einkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die **in den Adressstammdaten als Lieferant** vorliegen (Geschäftsbeziehung: Lieferant).
Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Übersicht Deiner Einkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”:
Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument **speichern** zu können, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen:
* **Artikelposition**
* **Versandart** und **Lieferbedingung**
* **Zahlungsart** und **Zahlungsbedingung**
Mit klick auf Speichern, wird dein Beleg in den Status “**Gespeichert**” versetzt.
### Schieberegler
Der Schieberegler bietet Dir in der Belegverarbeitung die Möglichkeit zu wählen, wieviel Informationen dir zu deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier wählen von Größe “S” bis “XL”.
Bei der Größe XL siehst Du z.B. noch Informationen für die FiBu-Übergabe pro Position und kannst diese direkt bearbeiten ohne in die Detailansicht wechseln zu müssen.
### Zwischensummen im Beleg
Über den markierten Button im Screen kannst du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.
Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst du sie per **Drag-and-Drop** mit verschieben. Um durch die Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.
{% hint style="info" %}
Wenn du eine Anfrage mit Zwischensummen in eine Bestellung, eine Eingangsrechnung oder eine Eingangslieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus der Anfrage bestehen und werden entsprechend übernommen.
{% endhint %}
### Belege in der Belegkette
Die Belege sind, sowohl im **Einkauf**, als auch im **Verkauf**, in eine eigene **Belegkette** eingegliedert.
**Einkaufsseitig** besteht die Belegkette aus mehreren Belegtypen. Dabei muss nicht mit der **Anfrage** gestartet werden; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein **Eingangslieferschein** angelegt werden.
#### Anfrage
Anfrage bzgl. der Belegpositionen bei Lieferanten
#### Bestellung
Bestellung von Artikeln.
#### Eingangslieferschein
Beleg, über eingehende Waren, passend zu einer Bestellung.
#### Eingangsrechnung
Die Rechnung zu einem erfolgten Wareneingang.
#### Eingangslieferschein/-rechnung
Kombination aus Eingangslieferschein und Eingangsrechnung.
#### Gutschriftsforderung mit oder ohne Warenrücknahme
Belegarten, um die gewünschte Gutschrift von bestellten Artikeln darzustellen. Bei der Übernahme von **noch offenen Eingangsrechnungen** und von **Eingangslieferschein/-rechnung** in eine Gutschriftsforderung mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können.
## Belegübersicht
Deine **Einkaufsbelegübersicht** findest Du unter Menüpunkt 400 **“Einkauf”**. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt.
#### Icons der Belegübersicht
Status Icons
Bedeutung
Beleg aufgelöst
Beleg teilweise übernommen
Beleg übernommen, veröffentlicht
Beleg übernommen, in Bearbeitung
Beleg übernommen
Beleg in Bearbeitung
Folgebeleg wird Bearbeitet
Beleg gespeichert
Beleg gespeichert und veröffentlicht
Beleg veröffentlicht & aufgelöst
Entwurf bzw. unvollständig
In Workflow-Verarbeitung
Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Einkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen **Dropdown-Pfeil** erweitern, dort werden Dir zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.
Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der **Belegkette** angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen.
Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab **(Artikelverwaltung)**.
Die dargestellten Informationen in der **Kopfzeile** der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen.
Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt:
#### Belegnummer
Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen.
#### Belegstatus
Ein Beleg befindet sich in VARIO Cloud immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können **.**
#### Belegart
Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Anfrage-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in eine Bestellung übernommen werden. Die Bestellung stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen.
#### Adressname
Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Einkaufsseitig beziehst Du von einem Lieferanten im weiteren Sinne Ware oder Dienstleistungen. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt.
#### Belegdatum
Das Datum der Belegerstellung.
#### Betrag Netto/ Brutto
Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto.
#### Erstellt am
Für einen schnellen Überblick, wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit **genauem** **Zeitstempel** angezeigt.
#### Lieferantennummer
Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Lieferantennummer angezeigt.
#### Offener Betrag
Sobald Du einen Eingangslieferschein in eine Eingangsrechnung übernimmst, wird für diese Eingangsrechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst.
Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis du den offenen Betrag durch die Summe Deiner Zahlungen beglichen hast.
{% hint style="info" %}
Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser Detailansicht des Belegs kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten.
{% endhint %}
## Reiter Belegerfassung
Im Reiter **Belegerfassung** werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Einkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.
### Hauptadresse
Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Einkauf folgt dies der Logik “Ich kaufe die Positionen ein bei folgender Adresse”.
Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als **Lieferant** gekennzeichnet, sollte dies vor Anlage eines **Einkaufsbeleges** in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.
Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst bzw. geändert werden.
Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse ausgewählt werden.
{% hint style="info" %}
Bei Auswahl einer abweichenden Liefer- oder Rechnungsadresse kannst Du jetzt auf alle gespeicherten Adressen im System zugreifen und diese auswählen – nicht nur auf die abweichenden Zusatzadressen der Hauptadresse.
{% endhint %}
### Belegdaten
Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an.
#### Leistungsdatum
Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.
#### Lieferantennummer
zeigt die Lieferantennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)
#### Toggle Steuerpflichtig
Wenn es sich bei dem Einkauf um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser **Toggle** aktiviert sein. Dann wird der entsprechende Mehrwertsteuersatz auf den Betrag angewandt.
#### Bestellt von
In diesem Feld kann eingetragen werden, welcher Benutzer von VARIO Cloud den Einkauf angestoßen hat. Der Wert wird in weitere Belege in der Belegkette übernommen.
#### Zuständiger Benutzer
Für den Beleg bzw. für diesen Geschäftsvorgang zuständige VARIO Benutzer. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten#bereich-sonstiges).
Wenn der ausgewählte Benutzer **als Ansprechpartner** in der **eigenen Adresse** hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen **Kontaktinformationen**– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen#reiter-ansprechpartner).
#### Vorgabelager
Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.
#### Reportgruppe
Hier kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den **Reportgruppen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck#reportgruppen).
#### Belegtyp nach Einlagerung
Der Belegtyp nach der Einlagerung ist der Eingangslieferschein/- Eingangslieferscheinrechnung und stellt sozusagen den Gegenpart der Kommissionerung im Verkauf dar, dessen Folgebeleg der Lieferschein/- Lieferscheinrechnung ist.
Weitere Informationen folgen zur Einlagerung noch!
#### Externe Belegnummer
Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden. Leer- und Sonderzeichen sind nicht erlaubt.
#### Max. Lieferungen
Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.
#### Stapel Priorität
Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der **Stapelverarbeitung** erhalten soll.
Die Optionen (Stapel-Priorität und Stapelverarbeitung) greifen bei Erzeugung von Picklisten in der Kommissionierung.
#### Fakturierungsart
Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als **Brutto**– oder **Nettorechnung** ausgegeben werden soll. Bei einer **Bruttorechnung** werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer **Nettorechnung** werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet wird. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.
{% hint style="info" %}
Die Fakturierungsart wird standardmäßig aus der Adresse in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden. Bei manueller Preiseingabe bleibt der Einzelpreis auch bei Wechsel der Fakturierungsart im Beleg bestehen.
{% endhint %}
#### Leistungsland
Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird bei der **FiBu-Übergabe** berücksichtigt, um die Buchung für den Einkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als **Region der Leistungserbringung** enthält.
Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei **Dienstleistungen**, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:
* der Leistungsempfänger eine Privatperson ist (**B2C**): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
* der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist (**B2B**): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort
{% hint style="info" %}
Für die automatische Zuordnung einer Buchung zu einem Konto anhand des Leistungslandes muss unter [**Einstellungen -> Finanzen -> Reiter “Finanzbuchhaltung”**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/finanzbuchhaltung) eine Kontozuordnung mit der betreffenden **Region** hinterlegt sein.
{% endhint %}
#### Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung
Die Beschreibung dieser drei Felder haben wir zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören. Detaillierte Informationen zu diesen Themen findest Du [hier.](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#verkaufsbelege)
#### Umsatzsteuerberechnung
Hier kannst Du zwischen der “**Horizontalen**” und der “**Vertikalen**” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege).
#### Sprache
Die Sprache wird automatisch gemäß folgender Logik gesetzt:
* **Standardmäßig** wird die Sprache aus der Adresse übernommen, auf die der Beleg ausgestellt wird.
* Existiert eine **abweichende Rechnungsadresse**, hat deren Sprache Vorrang.
* **Ausnahme bei Lieferscheinen:** Hier hat die Sprache **der Lieferadresse** Vorrang.
Die Sprache kann weiterhin manuell im Beleg geändert werden.
#### Verkaufskanal
Hier kannst Du einen der unter dem **Menüpunkt „Verkaufskanäle“** hinterlegten Verkaufskanäle auswählen. Wenn der Beleg in Verbindung mit einem **angebundenen Verkaufskanal** wie Shopware 6 erstellt wurde, wird der entsprechende Verkaufskanal hier hinterlegt. Standardmäßig wird der **Standardverkaufskanal „default-channel“** hinterlegt.
#### §13b UStG
Der §13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß **§13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG)** zu behandeln.
### Positionen
Im Bereich “**Positionen**” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die **Lupe** kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.
Bei gedrückter “**Strg**“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “**Hinzufügen**” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “**Enter**“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “**Shift**“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.
Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der **Artikelverwaltung** stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.
Der Einzelpreis wird mit **vier Nachkommastellen** angezeigt, während der **Gesamtpreis** jeder Position auf **zwei Nachkommastellen aufgerundet** wird. Dadurch fließen **Rabatte** u. Ä. erst in den Gesamtpreis der Position ein.
Bei Klick auf das **Plus-Symbol (‘+’)** wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.
Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Einkauf). Für die Menge wird standardmäßig der Wert ‘1’ eingetragen und Rabatt/Aufschlag muss bzw. kann manuell eingetragen werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.
Über die [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#benutzereinstellungen) kannst Du festlegen, ob beim **Hinzufügen einer Position** der **Fokus** auf das **Feld “Einzelpreis”** oder **“Menge”** gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann.
Ab der **Ansichtsgröße "M"** wird Dir zu den Positionen einen der **Belegposition-Dashboards** angezeigt, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/dashboards) angelegt und zu Deinen Dashboards unter [**Persönliche Benutzereinstellungen/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-dashboards) hinzugefügt wurden. Über den **Dropdown oberhalb** die Belegpositionen kannst Du zwischen den verschiedenen hinterlegten Dashboards wechseln.
#### Funktionen bzgl. einzelner Position
Mithilfe des Symbols rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Vorbeleg stammt. Unter der Position kannst Du ab der Positionen-Ansicht “M” – genauso wie in der **Detailansicht** – eine **Auftragsposition** auswählen, zu der die Position zugeordnet werden soll.
Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:
* Offen (graue Checkbox)
* Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox)
* Abgeschlossen (grüne Checkbox)
Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht.
{% hint style="warning" %}
Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren.
{% endhint %}
Daneben kann durch Klick auf das pinke Icon neben dem Mülleimer die **Detailansicht** der Position/en geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden:
* Rabatt/Aufschlag
* Zusatzfelder
* Bestände
* Texte
* Lieferung
* Steuersätze
* Provisionen
* Finanzbuchhaltung
* Seriennummern/Chargennummern
* Auftragszuordnung
Bei großen Darstellungen der Software, wie bspw. dem Desktop-PC, findest Du links vom **Button** für die Detailansicht zwei weitere **Buttons**, um **Texte** und **Lieferungsmerkmale** der Positionen zu bearbeiten.
{% hint style="info" %}
Grüne Färbung des Lieferwagens bedeutet, dass Daten eingetragen sind.
{% endhint %}
### Detailansicht der Position
#### Rabatt/Aufschlag
In Textform können hierüber **Rabatte oder Aufschläge** zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden.
| Betrag plus zwei Prozent | +2 | +2% | | |
| ------------------------- | --- | --- | ------------ | ------------ |
| Betrag plus zwei Euro | +2€ | | | |
| Betrag minus fünf Prozent | 5 | -5 | (5% und -5%) | (%5 und %-5) |
| Betrag minus fünf Euro | 5€ | -5€ | | |
Zu jedem Eintrag für **Rabatt/Aufschlag** kann eine Bezeichnung vergeben werden.
{% hint style="info" %}
Beim Hovern über die Beträge in der Belegzusammenfassung kannst du dir die Rabattbezeichnung detailliert anzeigen lassen. Dies gilt sowohl für positionsbezogene Rabatte als auch für den Gesamtrabatt im Beleg.
{% endhint %}
#### Zusatzfelder
Hier werden die Zusatzfelder **,** die über **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du[ hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#zusatzfelder).
#### Bestände
Hier erhältst du Übersicht, wie viel von dem entsprechenden Artikel in Deinem Lager/- Lägern verfügbar ist.
#### Texte
Hier können Texte pro Artikelposition eingetragen werden. Über das **Platzhalter**– **Icon** oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können **Platzhalter** in die Beschreibung eingefügt werden.
Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.
#### Lieferung
Hier kannst Du Lieferdaten pro Position eintragen, allerdings können diese sich von den Daten des Lieferanten unterscheiden.
#### Steuersätze
Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.
#### Finanzbuchhaltung
Im **Bereich “Finanzbuchhaltung”** kannst Du dem Beleg eine **Kontonummer** und eine **Kostenstelle** zuweisen. Diese werden bei der **FiBu-Übergabe** automatisch übernommen.
#### Seriennummern/Chargennummern
Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die entsprechenden Seriennummern eintragen. Mit dem **Plus-Icon** kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem **Minus-Icon** kannst Du sie wieder entfernen. Die **Anzahl der Seriennummern**, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste **Positionsmenge** beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind. Ist im Artikel hinterlegt, dass der Artikel ein Verfalls- oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfordert, muss dieses ebenfalls in der Erfassung hinterlegt werden.
Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für **Chargen** oder Artikel mit **doppelter Seriennummer**.
{% hint style="info" %}
Eingangslieferscheine oder Eingangslieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen sowie Mindesthaltbarkeitsdatum oder Verfallsdatum in den Positionen hinterlegt wurden.
{% endhint %}
**Weitere Informationen** zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/artikelverwaltung/artikelarten/#Seriennummern-und-Chargen-).
#### Auftragszuordnung
Wenn bereits ein **gespeicherter Auftrag** mit dem **gleichen Artikel als Position** vorhanden ist, kann diese in einer Anfrage, Bestellung, einem Eingangslieferschein oder einer Eingangslieferschein/-rechnung im **Feld “Auftragsposition”** hinterlegt werden, um die Position in diesem Beleg mit dem Auftrag zu **verknüpfen**. Dadurch wird die Position im Einkaufsbeleg **für die im Auftrag angegebene Adresse** **reserviert** und kann nicht in für eine andere Adresse verwendet werden.
{% hint style="info" %}
Sobald eine Auftragsposition in einem Einkaufsbeleg verknüpft wurde, kann **weder** die betreffende **Position im Auftrag** noch der **gesamte Auftrag gelöscht** werden. Die Verknüpfung muss zunächst aufgelöst werden.
{% endhint %}
### Versandkosten
Der Bereich **Versandkosten** bezieht sich auf den gesamten Beleg.
Die **Versandkosten** werden verwaltet im Rahmen von **Versandkostenartikeln**.
Je **Lieferbedingung** muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in den Lieferbedingungen festgelegt.
{% hint style="info" %}
Um einen Versandkostenartikel anzulegen, wechsle in die Artikelverwaltung. Hier kannst Du durch Klick auf den Button ‘+Artikel’ einen neuen Artikel hinzufügen. Dieser muss dann die Artikelart ‘Versandkosten’ haben. Vergebe zusätzlich Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Warengruppe, um durch Klick auf den entsprechenden Button den Artikel in den Stammdaten anzulegen. Hier kannst Du noch weitere Infos zum Versandkostenartikel festhalten.
{% endhint %}
#### Versandkosten im Beleg
Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.
#### Toggle Versandkostenfrei
Wenn dieser **aktiviert** ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.
### Bereich Rabatt/Zuschlag
In diesem Feld lassen sich **Rabatt/Zuschlag** auf den gesamten Beleg anwenden.
Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.
{% hint style="info" %}
### Abrunden von Beträgen
Du kannst Beträge in den **Positionsrabatten** und im **Gesamtrabattfeld** (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du **“-“** verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.
**So funktioniert es:**
* Gib **“-“** ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
* Verwende **“–“**, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
* Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr **“-“** ein.
**Anwendungsbeispiel**
Ein Betrag von **3217,88 €** wird:
* Mit “**–**” auf **3217,80 €** abgerundet.
* Mit “**—**” auf **3217,00 €** abgerundet.
{% endhint %}
### Lieferung
In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst.
Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.
Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine **Versandart** und **Lieferbedingung** ausgewählt werden.
Weiter kann im Feld **Gesamtgewicht** das Gewicht entweder automatisch berechnet oder manuell eingetragen werden. Daneben hast Du die Möglichkeit, die Gewichtseinheit zu wählen und Einträge dazu zu verwalten.
#### Voraussichtliche Paketanzahl
Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender wie bspw. DHL, ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in den Lieferbedingungen Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.
#### Versanddatum
Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.
#### Lieferdatum (Wunsch)
Wenn beim Lieferanten von Deiner Seite aus ein Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben wurde, kann dieser hier eingetragen werden.
#### Lieferdatum (Bestätigt)
Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum dein Lieferant bestätigt hat.
#### Lieferbemerkung
Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text ‘Lieferbemerkung’ zur Lieferung festgehalten werden kann.
### Zahlung
#### Zahlungsart
Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.
#### Zahlungsbedingung
Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der **Zahlungsbedingungen**. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.
#### USt-IdNr
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden.
### Belegzusammenfassung
Dieser Bereich trägt als Titel immer die **Belegart** des aktuellen Belegs.
In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Beleges angezeigt.
Mit Klick auf den Button Belegvorschau / Beleg anzeigen wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (‘Draft’).
Bei **Eingangsrechnungen** und **Eingangslieferschein/-rechnung** wird hier auch deraktuelle **Status des Beleges** in Bezug auf die **FiBu-Übergabe** angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung.
#### Belegfunktionen
Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden drei grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:
Buttons
Beschreibung
Button
Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
Button
Öffnet einen Druck-Dialog zum Drucken des Belegs.
Button
Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer Ausgaberegel im Reiter "Ausgaberegeln"hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter System/Ausgabe/Belegdruck kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
Drop-Down-Menü
Über den Drop-Down-Menü stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung: - Individuelle Empfängerauswahl: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. - Ausgaberegeln verwalten: Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.
#### Aktionen
In diesem Bereich werden die zu dem Beleg verfügbaren Aktionen angezeigt. So können Belege je nach Status und Belegtyp gespeichert, bearbeitet, kopiert und aufgelöst oder in einen Folgebeleg wie z. B. eine gespeicherte Bestellung in einen Eingangslieferschein o. eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden. Der Bereich kann über den Pfeil ein- und ausgeklappt werden.
‘Kopieren’ bezeichnet hier das Erstellen eines neuen Beleges aus den Daten des aktuellen Beleges. Dabei kann vor dem Erstellen noch die “neue” Belegart ausgewählt werden.
**Finanzrelevante Belege festschreiben**
Für gespeicherte **Eingangsrechnungen**, **Eingangslieferschein-/rechnungen** und **Gutschriftsforderungen** steht die **Aktion "festschreiben"** zur Verfügung. Mit dieser Aktion ist der Beleg nicht mehr bearbeitbar. Damit **ersetzt** sie die Funktion des **Veröffentlichen** des Belegs in andere Belege.
Der Beleg kann **vor und nach dem Festschreiben** des Belegs **veröffentlich** werden. Es **beeinflusst aber nicht**, wie bei anderen Belegen, ob der Beleg weiter **bearbeitet** werden kann oder nicht.
Festgeschriebene Belege werden entsprechend im **Belegstatus gekennzeichnet**:
**In Eingangslieferschein übernehmen**
Bei der Übernahme einer **Bestellung** in einen **Eingangslieferschein** kannst Du für jede Position die tatsächlich **eingegangene Menge** erfassen. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die jeweilige Position damit als **abgeschlossen** markiert werden soll. Darüber hinaus hast Du die Möglichkeit, eine **externe Belegnummer** zu hinterlegen.
Bei einem Beleg mit **mehreren Positionen** stehen folgende **Buttons** zur Verfügung:
**Abgeschlossen: Alle abschließen/Alle leeren:** Füllt bei allen Artikeln die **Spalte "Gelieferte Menge"** mit der offenen Menge und aktiviert den **Toggle "Abgeschlossen"**. Mit **"Alle leeren"** werden die Felder **geleert** und die Toggles **deaktiviert**.
**Etikettendruck: Alle auswählen/Alle abwählen:** Aktiviert/deaktiviert bei allen Artikeln den Toggle in der **Spalte "Etikettendruck".**
**Vorgabeplätze füllen/Alle entfernen:** Für alle Artikel zu denen Lager mit Lagerplätze zugeordnet wurden werden die **Vorgabeplätze** eingetragen bzw. gelöscht. Vorgabeplätze kannst Du im [**Reiter Bestände** ](/vario-cloud-handbuch/artikel/weitere-reiter-in-artikel#reiter-bestande)der **Artikel** hinterlegen.
Über das **Feld "Artikelposition suchen"** kannst Du nach einzelnen Artikelpositionen suchen.
### Belegkette
Im Bereich **Belegkette** wird der aktuelle Beleg sowie die mit ihm in Verbindung stehenden Belege angezeigt. Über das Auge lässt sich eine Vorschau des gewählten Beleges anzeigen und über das Verlinkungs-Symbol der Beleg in einem Pop-up-Fenster öffnen.
In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette über  in der maximierten Ansicht anzeigen lassen.
### Zusatzfelder
Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/systemaufbau-uberblick).
***
### Aktionsmenü
Im **Aktionsmenü** werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart **unterschiedlich** ausfallen. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionen.
#### Etiketten drucken
Mit der **Aktion "Etiketten drucken"** kannst Du Etiketten anhand eines der Reporte ausdrucken, die unter [**System/Ausgabe/Artikel-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten) angelegt wurden. Über das erste **Feld "Report"** kannst Du einen Report auswählen, den Du auf alle Reporte anwenden kannst. Für die **einzelnen Artikel** kannst Du jeweils einen **abweichenden Report** auswählen.
Mit dem **Toggle "Drucken"** gibst Du an für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Über das **Feld "Menge"** bestimmst Du wie viele Etiketten für den jeweiligen Artikel ausgedruckt werden sollen.
Die Aktion steht nur **außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.
#### E-Rechnung validieren
Mit dieser Aktion kannst Du Eingangsrechnungen, die als E-Rechnungen ausgegeben werden, validiert werden. Weitere Informationen zu den **Einstellungen von E-Rechnungen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/einstellungen-and-voraussetzungen-fur-e-rechnungen) und zur **Validierung von E-Rechnungen** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen).
#### FiBu-Übergabe Testlauf
Mit der **Aktion "FiBu-Übergabe Testlauf"** kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege, also **Eingangsrechnungen** und **Eingangsgutschriften** zur Verfügung, die ebenfalls für FiBu-Übergabe relevant sind.
Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde.
Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.
#### Manuell bezahlen
Die Aktion “**Manuell Bezahlen**” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#aktion-manuell-bezahlen).
#### Verrechnen
Über diese Aktion kannst Du offene Beträge zu der Adresse miteinander verrechnen. Dabei kannst Du auf der **linken Seite eine Forderung** auswählen, die Du mit **einer Verbindlichkeit** auf der **rechten Seite** verrechnen kannst.
Wenn ein Betrag nicht vollständig verrechnet werden kann, bleibt ein **Restbetrag** übrig, der als **neuer offener Betrag** für den entsprechenden OP angegeben wird.
Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.
#### Manuelle Rückerstattung
Die Aktion “**Manuelle Rückerstattung**” wird für Belege mit einem OP mit dem **Status “Überzahlt”** und **“In Erstattung”** mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#manuelle-ruckerstattung).
#### Abschließen
Die Aktion “**Abschließen**” wird bei Belege mit einem OP mit dem **Status “Offenen Posten”** oder **“Teilweise gezahlt”** angeboten. Hier kann ein OP **mit und ohne Rückerstattung** geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#abschliessen).
#### Offenen Posten neu berechnen
Mit dieser Aktion kannst Du den OP des Belegs neu berechnen lassen, indem Du **manuell einen Betrag** eingibst, der als **neuer OP** gilt. Die Änderung wird im **Änderungsprotokoll des OPs** protokolliert.
#### Belegstatus korrigieren
Mit dieser Aktion kannst Du den Belegstatus anpassen. Zum Beispiel kannst Du einen Beleg mit dem **Status "Gespeichert"** in den **Status "In Bearbeitung"** versetzen. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden.
{% hint style="danger" %}
**Aktion mit Bedacht einsetzen**
Je nach Fall, z. B. das Ändern des Status von **"Übernommen"** auf **"In Bearbeitung",** sollte die Aktion **nur mit Bedacht** eingesetzt werden, da damit Daten verändert werden können, die im normalen Geschäftsablauf **nicht verändert werden sollten**!
{% endhint %}
#### Positionen aus Vorbeleg
Mit dieser Aktion kannst Du Positionen aus **gespeicherten Vorbelegen** für die **gleiche Adresse** zum geöffneten Beleg hinzufügen. Dabei muss der Beleg jedoch im **Bearbeitungsmodus** sein.
Beispielsweise kannst Du in eine **Bestellung** Positionen **aus gespeicherten Anfragen** übernehmen, die für die gleiche Adresse angelegt wurden und noch nicht in eine Bestellung übernommen wurden.
#### Freier Report
{% hint style="info" %}
### Hier bewegt sich was!
Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich.
{% endhint %}
#### Neueste Workflow-Instanz
Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im[ **Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs).
#### Workflow-Instanzen
Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons** manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden.
Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**.](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs)
## Reiter Zahlungsstatus
Im Reiter Zahlungsstatus wird bei Belegen der Belegarten **“Eingangsrechnung”, “Eingangslieferschein/-rechnung”, “Gutschiftsforderung m. WR”** und **“Gutschiftsforderung m. WR”** der ggf. noch offene Betrag angezeigt.
Das Kreisdiagramm zeigt Dir, wie viel bereits bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Außerdem werden Dir weitere Informationen zum offenen Posten angezeigt. Über die Bestellnummer und Eingangsrechnungsnummer gelangst Dich zur entsprechenden Bestellung bzw. Eingangsrechnung.
Im Bereich **Buchungen** werden Dir die einzelnen Buchungen zum offenen Posten angezeigt. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite [“ **Offene Posten**“](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#bereich-offener-posten).
## Reiter Aufgaben
Hier werden Dir Aufgaben aufgelistet, die **zum Beleg zugeordnet** sind. Aufgaben können mit dem Beleg über den [**Bereich "Abhängigkeiten"** ](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben#bereich-abhangigkeiten)verknüpft werden. Über den **Button "+Aufgabe"** kannst Du neue Aufgaben anlegen, die automatisch mit dem Beleg verknüpft werden.
## Reiter Projekte
In diesem Reiter werden Dir die Deals angezeigt, die zum Beleg über den [**Bereich "Abhängigkeiten"**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/projekte#bereich-abhangigkeiten) verknüpft wurden.
## Reiter Belegprotokoll
Im Reiter “Belegprotokoll” werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt.
Z. B. wird hier eingetragen, wenn der Beleg selbst aus einem vorausgegangenen Belegtyp erzeugt wurde oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde.
Wenn z. B. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls eingetragen.
Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen.
{% hint style="info" %}
Es besteht die Möglichkeit, Belegprotokolleinträge manuell zu erfassen. Diese manuellen Einträge können anschließend auch bearbeitet werden. Ein Löschen dieser Einträge ist nicht möglich.
{% endhint %}
## Reiter DMS
Im Reiter “Dateien” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in Deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per **Drag-and-Drop**, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit **Strg+V** oder über den **Button “+Datei”**. Auch **E-Mails** können per **Drag-and-Drop** hinzugefügt werden. Über das **Download-Symbol** kannst Du die Dateien auch **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
{% hint style="info" %}
## Unterschied zu Verkaufsbelege
Anders als bei Verkaufsbelege wird **beim Veröffentlichen des Belegs** die erstellte Datei **nicht** im Reiter "DMS" hinterlegt.
{% endhint %}
Beim **Hochladen** einer Datei mit einem [**DMS-Typ**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/dms#dms-typen), der der Belegart entspricht, wird diese als **Hauptdokument** gekennzeichnet. **Voraussetzungen** hierfür sind, dass noch **keine Dateien** zum Beleg hinterlegt sind und die [**Veröffentlichungsrichtlinie** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten)für die Belegart als **manuell** angegeben ist.
Die als Hauptdokument gekennzeichnete Datei wird als **Vorschau** des Belegs angezeigt und für die **FiBu-Übergabe** verwendet.
Werden zu einem Beleg **mehrere Dateien** hinterlegt, kannst Du per **Rechtsklick** auf eine andere Datei festlegen, dass diese stattdessen als Hauptdokument gekennzeichnet werden soll.
Über das **Auge-Icon** können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mails in VARIO als **Vorschau** angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese imBereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**.](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen)
{% hint style="info" %}
## Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen
Die für einen Beleg zusätzlich hinterlegten Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen. Wenn Du zu einem Beleg eine Zusatzdatei hochlädst, so ist diese nur dem aktuellen Beleg – und nicht automatisch auch allen Folgebelegen zugeordnet.
{% endhint %}
# Bestellvorschläge
Nutze die Hilfe von VARIO Cloud und optimiere Deinen Einkauf mit unseren Bestellvorschlagslisten. Neben individuellen Einstellungen wie z. B. die Lieferanten-Präferenz oder die Art der Bedarfsermittlung wird natürlich der hinterlegte Mindest- und/oder Sollbestand berücksichtigt. Artikel mit Unterschreitung werden generiert und landen mit einer empfohlenen Bestellmenge auf der Bestellvorschlagsliste.
{% hint style="info" %}
Damit die Ermittlung sinnvoll funktioniert, ist es erforderlich, dass ein Bestelllager (`Einstellungen/Lager/Reiter Lagerverwaltung/Toggle Bestelllager`) angelegt sowie ein Mindestbestand (`Artikel/Reiter Bestände`) im Artikel hinterlegt ist. Der Mindestbestand gilt praktisch als eine Reserve für Notfälle. Optional kann auch ein Sollbestand hinterlegt werden, der dann vorrangig berücksichtigt wird.
{% endhint %}
## Bestellvorschlagsliste anlegen
Anhand unseres Beispiels erklären wir Dir die Vorgehensweise, Felder und Funktionen.
Durch "+ Bestellvorschlag" wird der Dialog zur Erstellung der Bestellvorschlagslisten geöffnet.
### Bestelllager
Hier werden alle Lager angeboten, sofern sie als Bestelllager gekennzeichnet sind. Über eine Liste können ein oder mehrere Lager ausgewählt werden. Bei einem leeren Feld wird automatisch eine Liste **für alle** Bestelllager erzeugt.
### Lieferanten-Präferenz
* **„Günstigster“:** Es wird der Lieferant mit dem **niedrigsten Einkaufspreis** (Brutto-/Nettopreis) ermittelt. (Der Einkaufspreis kann im Reiter „Lieferantenbeziehung“ des Artikels hinterlegt werden.)
* **„Schnellster“:** Es wird der Lieferant mit der **kürzesten Lieferzeit** ermittelt. Wenn nur für einen Lieferanten eine Lieferzeit hinterlegt wurde, wird dieser bevorzugt. (Die Lieferzeit kann im Reiter „Lieferantenbeziehung“ des Artikels hinterlegt werden.)
* **„Bestimmter Lieferant“:** Bei dieser Auswahl erscheint ein Suchdialog zur Auswahl des gewünschten Lieferanten, für den die Liste erstellt werden soll.
* **„Hauptlieferant“:** Der im Artikel hinterlegte Hauptlieferant wird hier bevorzugt berücksichtigt. (Bei Artikeln mit nur **einer** Lieferantenbeziehung gilt dieser automatisch als Hauptlieferant. Sind dem Artikel **mehrere** Lieferanten zugeordnet, muss der Hauptlieferant durch Aktivierung des Toggles „Hauptlieferant“ festgelegt werden.)
### Bedarfsermittlung
* **„Mindestbestand“:** Der Bedarf wird anhand des Mindestbestandes (Differenz zwischen Bestand und Mindestbestand) oder des Sollbestandes (Differenz zwischen Bestand und Sollbestand) ermittelt.
* **„Artikelverkauf“:** Der Bedarf wird anhand der Abverkäufe oder Aufträge aus dem gewählten Zeitraum berücksichtigt.
### Die drei Toggle
{% hint style="info" %}
Das Aktivieren bzw. Deaktivieren der Toggle hat einen großen Einfluss auf die Berechnung der zu bestellenden Artikel. Denn je nach setzen, wird vom Mindest- bzw. Sollbestand addiert oder subtrahiert.
{% endhint %}
* **Toggle „Bestand berücksichtigen“:** Es wird der Mindest- bzw. Sollbestand **abzüglich des Bestands** als zu bestellende Menge ermittelt.
* **Toggle „Reservierungen berücksichtigen“:** Es wird der Mindest- bzw. Sollbestand **plus die reservierten Artikel** als zu bestellende Menge ermittelt.
* **Toggle „Bestellungen berücksichtigen“:** Es wird der Mindest- bzw. Sollbestand **abzüglich der bestellten Artikel** als zu bestellende Menge ermittelt.
{% hint style="info" %}
Je nach Datenumfang kann die Erstellung der Bestellvorschlagsliste etwas dauern. Die Kommunikationszentrale informiert Dich, wenn diese zur Verfügung steht. Von der Kommunikationszentrale aus oder von der Übersicht der Bestellvorschlagsliste aus, nach einem Neuladen dieser, kann der Vorschlag durch Anwahl geöffnet und bearbeitet werden.
{% endhint %}
## Bestellvorschlagsliste bearbeiten
Im C-Unit der Bestellvorschlagslisten werden alle ermittelten Listen aufgeführt. In unserem Beispiel wurde die Liste für das ausgewählte Bestelllager generiert:
Nach Anwahl der Bestellvorschlagsliste können die Bestellvorschläge über die **Option**  angepasst werden:
### Artikelnummer (aufgeklappt)
Mit Anwahl von werden Dir Informationen zum Einkaufspreis und den Einkaufspreisregeln des Artikels angezeigt. Die Angaben werden dabei aus dem Reiter „Lieferantenbeziehung“ des Artikels übernommen. Die Hilfeseite zum Thema „Lieferantenbeziehung“ findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/artikelverwaltung/#Lieferantenbeziehungen).
### Vorgeschlagene Bestellmenge
Die vorgeschlagene Bestellmenge errechnet sich aus dem Mindest- bzw. Sollbestand +/- dem aktivierten Toggle. In unserem Beispiel beträgt die vorgeschlagene Bestellmenge 1828. Diese setzt sich für unseren Artikel „SG1213“ wie folgt zusammen: **Sollbestand** (800) **–** **Bestand** (258) **–** **Bestellt** (243) **+ Reserviert** (1529) = **1828**.
{% hint style="info" %}
**Beispiel im Zusammenspiel mit dem Toggle „Reservierungen berücksichtigen“**
Hätten wir z. B. den Toggle „Reservierungen berücksichtigen“ **nicht** aktiviert, wäre eine zu bestellende Menge von nur 299 vorgeschlagen worden. Wie Du siehst, sind die Einstellungen in der Bestellvorschlagsliste im Zusammenspiel mit dem Mindest- bzw. Sollbestand sehr entscheidend für die Berechnung.
{% endhint %}
### Bestellmenge
Die Bestellmenge entspricht der vorgeschlagenen Bestellmenge und kann von Dir angepasst werden.
### Toggle „Bestellen“
Standardmäßig ist dieser Toggle immer bei dem Lieferanten aktiviert, der Deiner Auswahl „Lieferanten-Präferenz“ entspricht. In unserem Beispiel ist es der Hauptlieferant des Artikels. Weitere Funktionen sind noch in Arbeit :-).
### Verhandelter Preis
Hier kannst Du einen verhandelten Preis erfassen, der dann **anstelle** des Einkaufspreises gilt. Der kalkulierte Gesamtpreis wird dabei automatisch angepasst. Bei der Eingabe von z. B. 140,00 € wären das: **Verhandelter Preis** (140,00 €) **x Bestellmenge** (1828) = 255.920,000 € **Kalkulierter Gesamtpreis**.
### Kalkulierter Gesamtpreis
Der kalkulierte Gesamtpreis errechnet sich aus: **Verhandelter Preis** bzw. **Einkaufspreis x Bestellmenge**. Laut Beispiel: Einkaufpreis (150,00 €) x Bestellmenge (1828) = 274.200,00 €.
### Lieferzeit in Tagen
Diese Funktion ist noch in Arbeit :-).
# Allgemeines zum Verkauf
Im Bereich *Verkauf* steuerst Du alle Abläufe rund um Verkaufsbelege, Kundenverträge und Vertreterprovisionen. Du arbeitest vollständig browserbasiert und behältst jederzeit Kontrolle über Angebote, Aufträge, Rechnungen und deren Abwicklung.
## Verkaufsbelege
In der Verkaufsverwaltung findest Du alle **geschäftsrelevanten Verkaufsbelege**. Diese dokumentieren den gesamten Verkaufsprozess und sind stets mit Deinen Adressen (Kunden) und Artikeln verknüpft. Die wichtigsten Belegarten im Verkauf sind:
* **Angebot**\
Erstes, unverbindliches Angebot an den Kunden zu Preisen und Konditionen.
* **Auftrag**\
Verbindliche Annahme des Angebots oder direkte Bestellung durch den Kunden.
* **Lieferschein**\
Dokumentiert die Auslieferung der Ware und löst eine Lagerbewegung aus.
* **Rechnung**\
Forderung an den Kunden für bereits gelieferte Ware oder erbrachte Leistung.
* **Lieferschein/Rechnung**\
Kombination aus Lieferung und Abrechnung in einem Vorgang.
* **Rechnungskorrektur mit Warenrücknahme**\
Gutschrift inkl. Rückbuchung der Ware ins Retourenlager.
* **Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme**\
Gutschrift ohne Lagerbewegung, z. B. bei Nachlässen.
* **Storno-Lieferschein/Rechnung**\
Rückabwicklung eines bereits veröffentlichten Belegs – mit Bestandskorrektur.
Die Belege sind Teil einer **Belegkette**, wodurch Du den Ablauf jederzeit nachvollziehen und per Verlinkung auf Folge- oder Vorbelege zugreifen kannst. Jeder Beleg hat einen definierten Status, z. B. *in Bearbeitung*, *gespeichert* oder *veröffentlicht*. Belege lassen sich individuell oder automatisiert verarbeiten – auch mit **Fremdwährungen** und **steuerlichen Sonderfällen**.
## Verkaufsverträge und Vertragsabrechnung
Verträge nutzt Du für regelmäßig **wiederkehrende Leistungen, Lieferungen oder Abos.** Verträge mit bestandslosen Artikeln können direkt abgerechnet werden, während Verträge mit Lagerartikeln automatisch in Aufträge überführt werden. Die **Abrechnung ist einzeln oder im Stapel möglich** – mit frei wählbarem Abrechnungszyklus und Fälligkeitssteuerung.
## Vertreter und Provisionen
Für Deine Handelsvertreter legst Du **individuelle Provisionsmodelle** fest – z. B. pro Artikel, Warengruppe oder Kunde. Die Provision kann wahlweise bei Auftrag, Rechnung oder Zahlung entstehen und automatisiert abgerechnet werden. So steuerst Du **vertriebsabhängige Vergütungen transparent und nachvollziehbar**.
# Verkaufsbelege
In diesem Artikel wird der Bereich **„Verkauf“** in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Verkaufsbelege.
Anhand der **Verkaufsbelege** kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente verkaufsseitig bei Dir vorliegen.
Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen **Adressen** und **Artikeln** und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet.
Durch die Auswahl eines oder mehrerer Belege kannst Du diese über das **3-Punkte-Menü** direkt **im DMS ablegen**, **drucken**, **per E-Mail versenden** oder **herunterladen**. Beim **Herunterladen mehrerer Belege** steht Dir die Option zur Verfügung, diese als **ZIP-Datei** herunterzuladen.
{% hint style="warning" %}
Dabei werden die Belege **veröffentlicht** und können **nicht weiter bearbeitet** werden!
{% endhint %}
Ist das Veröffentlichen einiger Belege **nicht möglich**, erscheint ein Hinweis mit dem Grund, warum die Belege nicht veröffentlicht werden können. Über den **Pfeil** kannst Du den jeweiligen Beleg in einem **neuen Tab öffnen**.
Nachdem Du den Beleg angepasst hast, kannst Du den Vorgang über den **Button „Wiederholen“** erneut starten.
## Verkaufsbelege
Wenn Du mit **VARIO Cloud** neu startest, hast Du noch keine Belege die Dir angezeigt werden können. Die Übersicht ist ungefüllt.
Klicke auf den **Button “+Verkaufsbeleg anlegen”** um einen neuen **Verkaufsbeleg** anzulegen.
Hierbei stehen Dir folgende **Belegtypen** zur Verfügung:
* Angebot
* Auftrag
* Lieferschein
* Rechnung
* Lieferschein/Rechnung
* Rechnungskorrektur m. WR (mit Warenrücknahme)
* Rechnungskorrektur o. WR (ohne Warenrücknahme)
* Storno-Lieferschein/Rechnung
Von oben nach unten sind diese Belegtypen nach ihrer Position in der Belegkette angeordnet.
### Ablauf der Geschäftsvorfälle in VARIO Cloud
**Angebot** = keine Änderungen
**Auftrag** = Verfügbarkeit
**Lieferschein** = Bestand
**Rechnung** = Geldforderung
**Lieferschein/Rechnung** = Bestand & Geldforderung
**Rechnungskorrektur mit/-ohne Warenrücknahme (WR)** = neue Belegnummer, Offener Posten wird verrechnet bei Zahlungsart VmV (zur Verrechnung mit Vorbeleg), bei mit WR Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, bei ohne WR keine Lagerbewegung
**Storno-Lieferschein/Rechnung** = Belegnummer bleibt, Rückbuchung Bestand auf Retourenlager, der offene Posten wird aufgehoben
{% hint style="info" %}
Wenn Du einen Lieferschein durch Neuanlage erstellst, werden die Belegtypen Angebot und Auftrag übersprungen. Um einen Lieferschein passend zu einem Auftrag anzulegen, musst Du erst den Auftrag (Status: Gespeichert) öffnen und kannst diesen dann in einen Lieferschein übernehmen.
So kann bspw. ein Angebot in einen Auftrag übernommen werden und dieser Auftrag widerrum kann in einen Lieferschein übernommen werden.
{% endhint %}
### Einen neuen Beleg anlegen
Klicke auf den **Button "+Verkaufsbeleg"** für die Neuanlage eines **Verkaufsbeleges**.
Dabei musst Du nicht mit einem Angebot oder Auftrag beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen **Lieferschein** anlegen.
{% hint style="info" %}
Ein Angebot kannst Du zu jeder Adresse anlegen, auch wenn diese nicht als Kunde gekennzeichnet ist. Übernimmst Du ein Angebot in einen Auftrag, wirst Du gefragt, ob Du diese als Kunden kennzeichnen möchtest. Bestätigst du dies, gelangst Du in die Stammdaten der Adresse.
{% endhint %}
Ein Auftrag oder ein Beleg, der nach diesem in der Belegkette des Verkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die **in den Adressstammdaten als Kunde** vorliegen (Geschäftsbeziehung: Kunde).
Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Liste Deiner Verkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”:
Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument zu **speichern**, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen:
* **Artikelposition**
* **Versandart** und **Lieferbedingung**
* **Zahlungsart** und **Zahlungsbedingung**
Klicke danach auf Speichern, um den Beleg in den Status “**Gespeichert**” zu versetzen.
{% hint style="info" %}
Der Endbetrag eines Belegs darf keinen negativen Wert aufweisen. Der kleinste zulässige Betrag ist **0,00 €**. Ebenso ist es nicht möglich, ein negatives Gewicht oder eine negative Preiseinheit anzugeben.
{% endhint %}
## Belege in der Belegkette
Die Belege sind, sowohl im **Einkauf**, als auch im **Verkauf**, in eine eigene Belegkette eingegliedert.
**Verkaufsseitig** besteht die Belegkette aus folgenden Belegtypen. Dabei muss nicht mit dem **Angebot** gestartet werden; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein **Lieferschein** angelegt werden. Angebote und Aufträge können durch den entsprechenden Aktionsbutton aufgelöst werden.
### Angebot
Angebot bzgl. der Belegpositionen für Kunden
### Auftrag
Positionen, die in einem **Verkaufsauftrag** hinterlegt sind, können im **Feld “Auftragsposition”** zu den Positionen in eine **Anfrage**, **Bestellung**, einen **Eingangslieferschein** oder eine **Eingangslieferschein/-rechnung** übernommen werden.
Wenn ein Auftrag direkt in eine Bestellung übernommen wird, wird das Feld **“Auftragsposition”** in der Bestellung automatisch mit der entsprechenden Position aus dem Auftrag gefüllt. Bestände, welche über eine mit einem Auftrag verknüpften Eingangslieferung gebucht werden, sind nur für diesen verknüpften Auftrag verfügbar.
### Lieferschein
Der Lieferschein für die Lieferung der Artikel
### Rechnung
Die Rechnung zu einem erfolgten Verkauf.
#### Proforma-Rechnung
**Aufträge** und **Lieferscheine** können in **Proforma-Rechnungen** übernommen werden, die als eigene Belegart gelten. Diese gelten als eine **finanzunrelevante Variante der Rechnung**, die nicht in einen weiteren Folgebeleg übernommen werden können. Dabei werden alle **Positionen** und **ihre Angaben** sowie die **Währungs-** und **Steuerdarstellung** aus dem Ursprungsbeleg übernommen.
Der **Ursprungsbeleg** bleibt dabei im **Ursprungs-Belegstatus** und kann weiterhin in die gewünschte Folgebelegart übernommen werden. Pro Auftrag/Lieferschein kann jeweils **nur eine Proforma-Rechnung** erstellt werden. Die **Belegausgabe** gleicht der der Rechnung, mit dem Unterschied, dass diese auf den entsprechenden **Ursprungsbeleg** referenziert wird.
Da die Proforma-Rechnung eine finanzunrelevante Belegart ist, wird sie, anders als die Rechnung, **nicht** bei der **FiBu-Übergabe** beachtet, wirkt sich **nicht** auf den **Umsatz** aus und es wird **kein OP** zu dieser erstellt.
### Lieferschein/Rechnung
Kombination aus Lieferschein und Rechnung.
### Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme
Gutschrift mit oder ohne Warenrücknahme: Belegarten, um die Gutschrift von Kunden bestellten Artikeln darzustellen.
Bei der Übernahme von **veröffentlichten und noch offenen Rechnungen** sowie von **Lieferscheinen/Rechnungen** in eine Rechnungskorrektur mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können.
### Eingangs-Provisions-Gutschrift
Diese Belegart dient dazu, Provisionen, die Du von Partnern erhältst, korrekt im System abzubilden. Anders als klassische Eingangsbelege wird diese Gutschrift **wie ein Verkauf (debitorisch)** behandelt: Sie erhöht Deinen Umsatz in der Statistik und wird als **Offener Posten auf einem Kundenkonto** geführt. Damit wird ein typischer Sonderfall aus der Praxis – z. B. Vermittlungsprovisionen – sauber und nachvollziehbar integriert. Fachlich gesprochen handelt es sich um eine **debitorische Buchungslogik** (also buchhalterisch auf der „Kundenseite“), obwohl der Beleg aus dem Einkaufskontext kommt – ein bewusst gewählter „Bruch“ im Standardprozess, der genau diesen Anwendungsfall korrekt abbildet.
## Belegübersicht
Deine **Verkaufsbelegübersicht** findest Du unter **Menüpunkt 500** **“Verkauf”**. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt.
### Icons der Belegübersicht
Status Icons
Bedeutung
Beleg in Bearbeitung
Beleg gespeichert.
Der Beleg befindet sich im Status ‘Gespeichert, Veröffentlicht’. Der Beleg wurde gespeichert und außerdem noch veröffentlicht, indem er z.B. als Email-Ausgabe generiert wurde.
Beleg veröffentlicht & aufgelöst
Beleg übernommen
Beleg übernommen, veröffentlicht
Beleg übernommen, in Bearbeitung
Beleg teilweise übernommen
In Kommissionierung
Beleg aufgelöst
Folgebeleg wird Bearbeitet
In Workflow-Verarbeitung
Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Verkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen dropdown Pfeil erweitern. Dir werden zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.
Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der **Belegkette** angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen.
Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab **(Artikelverwaltung).**
Die dargestellten Informationen in der **Kopfzeile** der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen.
Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt:
### Belegnummer
Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen.
### Belegstatus
Ein Beleg befindet sich in **VARIO Cloud** immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können.
### Belegart
Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Angebots-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in einen Auftrag übernommen werden. Der Auftrag stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen.
### Adressname
Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Verkaufsseitig legst Du hierüber fest, an wen verkauft wird. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt.
### Belegdatum
Das Datum der Belegerstellung.
### Betrag Netto/ Brutto
Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto.
### Erstellt am
Für einen schnellen Überblick wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit **genauem Zeitstempel** angezeigt.
### Kundennummer
Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Kundennummer angezeigt.
### Offener Betrag
Sobald Du einen Lieferschein in eine Rechnung übernimmst, wird für diese Rechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst.
Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis der Kunde den offenen Betrag durch die Summe seiner Zahlungen beglichen hast.
Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser **Detailansicht des Belegs** kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten.
## Reiter Belegerfassung
Im Reiter **Belegerfassung** werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Verkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.
Bei **Aufträge in Kommissionierung** wird neben dem Status des Auftrags auch der **Status** sowie die **Nummer der Pickliste** angegeben.
### Hauptadresse
Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Verkauf folgt dies der Logik “Ich verkaufe die Positionen an folgende Adresse”.
Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als **Kunde** gekennzeichnet, muss dies vor Anlage eines **Verkaufsbeleges** in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.
Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst, bzw. geändert werden.
Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine **abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse** aus den Zusatzadressen ausgewählt werden.
{% hint style="info" %}
Bei Auswahl einer abweichenden Liefer- oder Rechnungsadresse kannst Du über den **Toggle “Neuer Filter für Zusatzadressen in Verkaufsbelegen”** bestimmen, ob Du nur auf die Zusatzadressen zur Hauptadresse oder auf alle gespeicherten Adressen im System zugreifen und diese auswählen willst.
{% endhint %}
### Belegdaten
Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an.
#### Leistungsdatum
Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.
#### Kundennummer
zeigt die Kundennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)
#### Toggle Steuerpflichtig
Wenn es sich um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Der entsprechende Mehrwertsteuersatz wird dann auf den Betrag angewandt.
Für **steuerfreie Warenlieferungen** werden unter folgenden Voraussetzungen diese Texte in der Belegausgabe ausgegeben:
| Land | Toggle “Steuerpflichtig” | Toggle “§13b” | geprüfte Ust.-IdNr. | Info | Textausgabe |
| --------- | ------------------------ | ------------- | ------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------- |
| Inland | Ja | Ja | Ja |
Land Toggle “Steuerpflichtig” Toggle “§13b” geprüfte USt.-IdNr. Info Textausgabe
| “Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger/ Reverse Charge Verfahren” |
| EU | Nein | Nein | Ja | | “steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung” |
| Drittland | Nein | Nein | Ja | | “steuerfreie Ausfuhrlieferung/ tax free Export” |
#### Bestellt von
In diesem Feld wählst Du einen **Ansprechpartner** aus, der der im Beleg hinterlegten Kundenadresse zugeordnet ist. Die Auswahl erfolgt aus den beim Kunden hinterlegten Ansprechpartnern. Alternativ kannst Du auch einen **freien Text eintragen** – zum Beispiel, wenn der Ansprechpartner nicht im System gespeichert ist oder eine individuelle Bezeichnung erforderlich ist.
Die Information aus diesem Feld wird standardmäßig im zugehörigen Beleg-Report (z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung) mit ausgegeben.
#### Zuständiger Benutzer
Für den Beleg (bzw. für den Geschäftsvorgang der damit zusammenhängt) zuständiger VARIO Benutzer.
Wenn der ausgewählte Benutzer **als Ansprechpartner** in der **eigenen Adresse** hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen **Kontaktinformationen**– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#reiter-ansprechpartner).
#### Vorgabelager
Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.
#### Reportgruppe
Hier kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den **Reportgruppen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck#reportgruppen).
#### Belegtyp nach Kommissionierung
In diesem Feld kannst Du auswählen, in welchen Belegtyp der Beleg (Auftrag) nach einer abgeschlossenen Kommissionierung übernommen werden soll. Hier kannst Du Belegarten aus den Kategorien “Lieferschein” und “Lieferschein/Rechnung” auswählen. Standardmäßig wird die Standardbelegart aus der Kategorie “Lieferschein” ausgewählt, sofern keine andere Belegart in der Adresse festgelegt ist.
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du [**hier**.](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung)
#### Externe Belegnummer
Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden.
#### Max. Lieferungen
Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.
#### Stapel-Priorität
Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll. Sofern keine weitere Priorität in der Adresse festgelegt wurde, wird standardmäßig die Priorität 5 angegeben.
#### Fakturierungsart
Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als **Brutto**– oder **Nettorechnung** ausgegeben werden soll. Bei einer **Bruttorechnung** werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer **Nettorechnung** werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.
{% hint style="info" %}
Die Fakturierungsart wird standardmäßig aus der Adresse in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden. Bei manueller Preiseingabe bleibt der Einzelpreis auch bei Wechsel der Fakturierungsart im Beleg bestehen.
{% endhint %}
#### Leistungsland
**Leistungsland für den Steuerermittlungsprozess**
Das **Leistungsland** ist entscheidend für die korrekte Steuerermittlung, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Dienstleistungen. Das System kann das Leistungsland auf unterschiedlichen Ebenen automatisch ermitteln.
**Übersicht des Steuerermittlungsprozesses**
Die folgende Reihenfolge zeigt, welche Einstellungsebene beim Leistungsland Vorrang hat (von höchster zu niedrigster Priorität):
* **Im Beleg** **selbst**: Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen
* **Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Lieferadresse**
* **Aus dem Ländercode der USt-IdNr. der Hauptadresse**
* **Aus dem Leistungsland der Hauptadresse**
* **Aus dem Ländercode der Hauptadresse**
**FiBu-Übergabe anhand des Leistungslandes**
Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird auch bei der **FiBu-Übergabe** berücksichtigt, um die Buchung für den Verkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als **Region der Leistungserbringung** enthält.
Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei **Dienstleistungen**, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:
* der Leistungsempfänger eine Privatperson ist ( **B2C**): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
* der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist ( **B2B**): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort
{% hint style="info" %}
Für die automatische Zuordnung einer Buchung zu einem Konto anhand des Leistungslandes muss unter [**Einstellungen -> Finanzen -> Reiter “Finanzbuchhaltung”**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen) eine Kontozuordnung mit der betreffenden **Region** hinterlegt sein.
{% endhint %}
#### Ermittlung des Wechselkurses, Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung
Wir haben die Beschreibung dieser vier Felder nachfolgend zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören.
**Ermittlung des Wechselkurses**
Mit dieser Option kann gezielt gesteuert werden, wie der Umrechnungskurs im Beleg ermittelt wird. Das ist besonders hilfreich, wenn z.B. zwischen Auftrag und Rechnungsstellung einige Zeit vergangen ist. Zur Auswahl stehen drei Optionen:
* **Automatisch ermittelt**: Diese Einstellung ist standardmäßig hinterlegt. Der Kurs wird automatisch anhand des **Leistungsdatums** (vorrangig) oder des **Belegdatums** ermittelt.
* **Automatisch für das aktuelle Datum ermittelt**: Wird diese Option manuell ausgewählt, verwendet das System den **tagesaktuellen Kurs**.
* **Manuell vorgegeben**: Der Kurs kann hier individuell eingegeben werden, z.B. bei festen Vertragskursen oder Sondervereinbarungen.
**Umrechnungskurs**
Der **Umrechnungskurs** richtet sich nach den Angaben in den Feldern “Basiswährung” und “Währung”. Im Standard sind die Felder jeweils mit “EUR” belegt was einen Umrechnungskurs von 1 ergibt. Arbeitest Du hingegen mit einer fremden Währung, dann wird der von dir in den Einstellungen hinterlegte Umrechnungskurs ermittelt bzw. Dein manuell erfasster Kurs verwendet.
**Basiswährung**
Bei dem Feld “**Basiswährung**” handelt es sich um ein read-only Feld. Die Basiswährung (Hauswährung) ist aktuell auf “EUR” eingestellt und wird aus der Geschäftsbeziehung “Eigene Firma” der Adresse gezogen.
**Währung**
Das Feld “**Währung**” wird je nach Belegart aus den Geschäftsbeziehungen “Kunde”, “Lieferant” oder “Vertreter” der Adresse gezogen. Diese Einstellung legt fest, in welcher Währung dieser Beleg (VK, EK) inklusiver aller relevanter Bereiche und Aktionen geführt wird. In unserem Beispiel haben wir eine Lieferschein/Rechnung mit der Währung “BSD” (Bahama-Dollar) erstellt. In diesem Fall werden sämtliche Beträge (z.B. Artikelpreis, Rabatte/Zuschläge, Zahlungsstatus) in der Fremdwährung angezeigt. Wie Du siehst greifen Fremdwährungen an vielen Stellen in VARIO Cloud, weshalb wir Dir anhand unserer Zusammenfassung einen Überblick verschaffen wollen, wo und welche Bereiche betroffen sein.
{% hint style="info" %}
Im Beleg (VK, EK) ist die Belegwährung (Fremdwährung) führend. Parallel werden die Beträge zusätzlich in der Basiswährung (EUR) gespeichert und beim Überfahren mit der Maus (über den Fremdwährungsbetrag) angezeigt.
Der Umrechnungskurs wird beim Anlegen automatisch aus dem Leistungs- bzw. Belegdatum gezogen.
Eine manuelle Anpassung des Umrechnungskurses ist über die Auswahl im Feld “Ermittlung des Wechselkurses” möglich, sofern die Währung von der Basiswährung abweicht.
{% endhint %}
**Zusammenfassung aller Bereiche und Aktionen mit Fremdwährungsbezug**
* **Im Reiter “Belegerfassung”**
* Im Bereich Positionen: Einzel- und Gesamtpreis
* In der Detailansicht: Rabatt/Zuschlag, ggf. Provisionen
* Im Bereich Versandkosten: Versandkosten
* Im Bereich Rabatte und Gebühren: Rabatt- und Zuschlagsbeträge
* In der Summenübersicht: Alle Beträge bis auf Rohertrag und Kreditlimit
* Belegvorschau und -ausdruck
* **Im Reiter “Zahlungsstatus”**
* In der Summenübersicht
* Im Buchungssatz: Alle Beträge inklusive Mahngebühren und -zinsen
* **Im Aktionsmenü des Belegs:**
* Aktion “Manuell bezahlen”
* Aktion “Zahlungsplan”
* **Außerhalb des Belegs**:
* Auswertung/Finanzen: Gesamtumsatzsatistik
* Auswertung/ Belege: Rechnungsausgangsbuch
* Dashboard Adressen: Widgets OP-Salden, Adresse, OP
* Finanzen/ Mahnwesen
* Verkauf/ Provisionen
[Hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung), in der Adresse/Bereich Verwaltung findest Du eine **Zusammenfassung aller Eingabefelder für Währungen**.
Informationen zu den **Einstellungen** von **Währungscodes** und **Umrechnungskursen** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/wahrungen).
#### Umsatzsteuerberechnung
Hier kannst Du zwischen der “**Horizontalen**” und der “**Vertikalen**” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege).
#### Sprache
Die Sprache wird automatisch gemäß folgender Logik gesetzt:
* **Standardmäßig** wird die Sprache aus der Adresse übernommen, auf die der Beleg ausgestellt wird.
* Existiert eine **abweichende Rechnungsadresse**, hat deren Sprache Vorrang.
* **Ausnahme bei Lieferscheinen:** Hier hat die Sprache **der Lieferadresse** Vorrang.
Die Sprache kann weiterhin manuell im Beleg geändert werden.
#### Verkaufskanal
Hier kannst Du einen der unter dem **Menüpunkt „Verkaufskanäle“** hinterlegten Verkaufskanäle auswählen. Wenn der Beleg in Verbindung mit einem **angebundenen Verkaufskanal** wie Shopware 6 erstellt wurde, wird der entsprechende Verkaufskanal hier hinterlegt. Standardmäßig wird der **Standardverkaufskanal „default-channel“** hinterlegt.
#### Stapelverarbeitung
{% hint style="info" %}
**Option hat aktuell nur Auswirkungen auf die Picklistenerstellung**
Die Option greift nur, **wenn der Vorgang über eine Stapelverarbeitung ausgeführt wird**.
Momentan betrifft das **nur die Stapelverarbeitung zur Picklistenerstellung**.
Bei zukünftigen Stapelverarbeitungen, z. B. zur **automatischen Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege**, wird die Option ebenfalls berücksichtigt.
**Achtung:** Bei **manueller Übernahme von Aufträgen in Lieferbelege** wird die Option **nicht angewendet**. In diesem Fall entscheidest Du als Benutzer aktiv, welche Positionen in den Lieferbeleg übernommen werden und wie die Lieferung erfolgen soll.
{% endhint %}
Hier hast Du die Wahl zwischen den folgenden Optionen:
* **Gemäß Kriterien im Stapel**: Der Auftrag wird gemäß den Vorgaben der **unter** [**Einstellungen/Lager/Picklisten** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten)erstellten **Picklistenvorlage** in Einzel-Kommissionierung übernommen.
* **Keine Verarbeitung**: Der Auftrag darf **nur manuell** in die Kommissionierung übernommen werden und wird bei der automatischen Picklistenerstellung im [**Menüpunkt Lager/Warenausgang**](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang) nicht berücksichtigt.
* **Kompletten Auftrag liefern**: Der Auftrag wird nur in die Kommissionierung übernommen, wenn **alle Positionen** lieferbar sind, indem ausreichend Bestand zur Verfügung steht.
* **Nur komplette Positionen liefern**: Es werden **nur Positionen** in einen Kommissionierschein übernommen, deren Gesamtmenge lieferbar ist.
* **Nur komplette Positionen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **„Nur komplette Position“** werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
* **Nur komplette Positionen liefern, aber maximal drei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Nur komplette Position”** werden nur vollständig lieferbare Positionen berücksichtigt – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
* **Ohne Kommissionierung:** Der Auftrag darf weder manuell in die Kommissionierung übernommen noch bei der Erstellung von Picklisten im **Menüpunkt Lager/Warenausgang** berücksichtigt werden.
* **Verfügbare Mengen liefern**: Der Auftrag darf beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden, solange für die jeweiligen Positionen ausreichende Mengen verfügbar sind.
* **Verfügbare Mengen liefern, aber maximal zwei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Verfügbare Mengen liefern”** kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal zwei Teillieferungen zulässig.
* **Verfügbare Mengen liefern, aber maximal drei Teillieferungen**: Entsprechend der Option **“Verfügbare Mengen liefern”** kann der Auftrag beliebig oft in einen Kommissionsschein übernommen werden – es sind jedoch maximal drei Teillieferungen zulässig.
* **Verfügbare Mengen liefern, dann Auftrag abschließen**: Nach der ersten Lieferung der im Lager verfügbaren Mengen können die **verbleibenden Restmengen** eines Auftrags nicht mehr in einen Kommissionsschein übernommen werden.
* **Weiterverarbeiten wenn Vor-Kommissionierung abgeschlossen**: Auftrag erst weiterverarbeitet werden, nachdem er über den **Menüpunkt Lager/Warenausgang** vor-kommissioniert wurde. Dafür ist eine **Picklistenvorlage** vom **Typ “Vor-Kommissionierung”** unter **Einstellungen/Lager/Picklisten** erforderlich.
Sofern keine der Optionen in der Adresse bereits festgelegt wurde, ist **standardmäßig** die **Option “Gem. Kriterien im Stapel”** vorausgewählt.
#### Toggle Lieferung freigegeben:
Dieser Toggle wird ab dem Belegtyp **“Auftrag”** angezeigt. Wenn der Toggle deaktiviert ist, kannst Du nach Speichern des Auftrags diesen nicht in den nächsten Belegtyp (Lieferschein bzw. Lieferschein/Rechnung) übernehmen.
#### Toggle § 13b UStG
Der § 13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt vor allem bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß **§13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG)** zu behandeln. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege) unter Toggle “Steuerpflichtig”)
### Schieberegler
Mit dem Schieberegler kannst Du auswählen, wie viele Informationen Dir in der Belegbearbeitung zu Deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier zwischen den Größen “S” und “XL” wählen.
Zusätzlich sind in den **Eingangsrechnungen** mit der Einstellung ‘XL’ auch **buchhalterische Informationen** verfügbar.
Ab der **Ansichtsgröße "M"** wird Dir zu den Positionen einen der **Belegposition-Dashboards** angezeigt, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/dashboards) angelegt und zu Deinen Dashboards unter [**Persönliche Benutzereinstellungen/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-dashboards) hinzugefügt wurden. Über den **Dropdown oberhalb** die Belegpositionen kannst Du zwischen den verschiedenen hinterlegten Dashboards wechseln.
### Positionen
Im Bereich “**Positionen**” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die **Lupe** kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.
Bei gedrückter “**Strg**“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “**Hinzufügen**” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “**Enter**“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “**Shift**“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.
Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der **Artikelverwaltung** stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.
Der Einzelpreis wird mit **vier Nachkommastellen** angezeigt, während der **Gesamtpreis** jeder Position auf **zwei Nachkommastellen aufgerundet** wird. Dadurch fließen **Rabatte** u. Ä. erst in den Gesamtpreis der Position ein.
Bei Klick auf das **Plus-Symbol (‘+’)** wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.
Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Verkauf). Als **Menge** wird die [**Verkaufseinheit**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung) des Artikels eingetragen. Der **Rabatt** bzw. **Aufschlag** muss **manuell** hinzugefügt werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.
Über die [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-arbeitsbereich) kannst Du festlegen, ob beim **Hinzufügen einer Position** der **Fokus** auf das **Feld “Einzelpreis”** oder **“Menge”** gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann.
Mit einem **Rechtsklick** auf den **Einzelpreis** oder den **Rabatt bzw. Zuschlag** kannst Du den **Preis** bzw. **Rabatt/Zuschlag** als **Verkaufspreis/Preisregel** in einer Artikelbeziehung für die Adresse anlegen. Wähle im Kontextmenü die **Option „Sonderpreis/Rabatt/Zuschlag für diesen Kunden anlegen“**. Passe den Preis nach Bedarf an. In den [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-arbeitsbereich) kannst Du bestimmen, ob der Preis/Rabatt/Zuschlag **direkt** angelegt werden soll. Dann musst Du ihn nicht manuell über den Pop-up-Fenster anlegen. Ist die entsprechende Option **aktiviert**, kannst Du auch bestimmen, ob die **Menge der Position** im Verkaufspreis bzw. in der Preisregel hinterlegt wird.
#### Funktionen bzgl. einzelner Position
Mithilfe des Symbols ganz rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw. untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Artikel bzw. Vorbeleg stammt.
**Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:**
* Offen (graue Checkbox)
* Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox)
* Abgeschlossen (grüne Checkbox)
Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht.
{% hint style="warning" %}
Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren.
{% endhint %}
Daneben kann durch Klick auf das Icon die **Detailansicht der Position** geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden:
* Rabatt/Aufschlag
* Zusatzfelder
* Kalkulation
* Bestände
* Texte
* Lieferung
* Steuersätze
Außerdem findest Du noch diese Buttons:
* Lieferwagen: zeigt die **Lieferbarkeit** von Positionen an (grün: vollständig lieferbar, gelb: teilweise lieferbar, rot: nicht lieferbar)
* Sprechblase: ermöglicht die Eingabe bzw. das Einsehen von z.b. einem Artikeltext (grün: Text ist hinterlegt, grau: kein Text hinterlegt)
* gibt an, dass die Position über das[ **Feld "Auftragsposition"** ](/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege#positionen)mit einem **Einkaufsbeleg** verknüpft wurde. Mit einem Klick auf den Button wird Dir der entsprechende Beleg angezeigt.
### Zwischensummen im Beleg
Über den markierten Button im Screen kannst Du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und Du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.
Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und Du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst Du sie per **Drag-and-Drop** mit Hilfe des **Buttons**  verschieben. Um durch viele Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst Du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.
{% hint style="info" %}
Wenn Du ein Angebot mit Zwischensummen in einen Auftrag, Lieferschein oder eine Lieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus dem Angebot erhalten und werden entsprechend übernommen.
{% endhint %}
### Detailansicht
#### Rabatt/Zuschlag
In Textform können hierüber **Rabatte** oder **Zuschläge** mit einer individuellen Bezeichnung zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden.
| Zuschlag plus zwei Prozent | +2 | +2% |
| -------------------------- | --- | --- |
| Zuschlag plus zwei Euro | +2€ | |
| Rabatt minus fünf Prozent | 5 | -5 |
| Rabatt minus fünf Euro | 5€ | -5€ |
{% hint style="info" %}
Beim Hovern über den Betrag in der Belegzusammenfassung werden die Rabatte und Zuschläge detailliert angezeigt. Das gilt sowohl für positionsbezogene als auch für den Gesamtrabatt im Beleg.
{% endhint %}
Über die kleine Lupe kannst Du bereits hinterlegte Rabatte/Zuschläge auswählen. Weitere Informationen zum hinterlegen der Rabatte/Zuschläge findest Du[ hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/rabatte-und-zuschlage).
{% hint style="info" %}
**Kennzeichnung von Artikeln im Ausdruck, die nicht rabattierbar und/oder nicht skontierbar sind**
Artikel, die nicht rabattfähig sind, erhalten in der Positionszeile einen Hinweis.
Artikel, die als nicht rabattierbar und/ oder nicht skontierbar markiert sind, werden durch eine hochgestellte **⁶** hinter der Positionsnummer gekennzeichnet. Zusätzlich wird diese Fußnote ausgegeben:
Die entsprechenden Toggle findest Du im Artikelstamm.
{% endhint %}
#### Zusatzfelder
Hier werden die **Zusatzfelder**, die über **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
#### Kalkulation
Unter **Kalkulation** kannst Du neben dem oben beschriebenen **Rabatt/Aufschlag** eine noch detailliertere Kalkulation anwenden. Alle Anpassungen aus **Rabatt/Aufschlag** werden Dir auch hier angezeigt.
Klicke auf die **Rabatt-/Aufschlag**-Felder um diese anzupassen.
Ob ein Feldwert bearbeitbar ist, kannst Du an der Markierung des Werts und an der Grünfärbung der Linie erkennen.
Der **Verkaufspreis** sowie der **effektive Verkaufspreis** werden mit **vier Nachkommastellen** angezeigt, da erst der **Gesamtpreis jeder Position** auf **zwei Nachkommastellen** gerundet wird.
Nachdem Du alle Eingaben zur Kalkulation gemacht hast, wendest Du durch Klick auf den Button die Kalkulation auf den Beleg an.
{% hint style="info" %}
Zurück im Beleg selbst siehst Du in der Belegberechnung nur die Rabatte/Aufschläge aus dem gleichnamigen Detailbereich. Die Berechnungen aus der Kalkulation werden nur in der Detailansicht angezeigt.
{% endhint %}
#### Bestände
In dieser Detailansicht erhältst Du eine transparente Übersicht über die aktuellen Bestände eines Artikels.
Im **oberen Bereich** werden die **Bestände je Lager** dargestellt. Hier siehst Du pro Lager die Lagernummer, die Lagerbezeichnung sowie Werte für Bestand, Reserviert und Verfügbar. So erkennst Du auf einen Blick, in welchem Lager physischer Bestand vorhanden ist und welcher Anteil bereits durch z.B. Aufträge reserviert wurde.
Im **unteren Bereich** wird der **Bestand des Verkaufslagers** angezeigt. In Klammern () steht der jeweilige Gesamtbestand über alle Lager hinweg. Der Wert außerhalb der Klammern zeigt den tatsächlich für den Verkaufskanal verfügbaren Bestand, der sich aus der hinterlegten Verfügbarkeit (z.B. 100%, 50%, usw.) ergibt. Ist beispielsweise eine Verfügbarkeit von 50% definiert, wird nur die Hälfte des Gesamtbestandes als verfügbar ausgewiesen. Dadurch kannst Du gezielt steuern, welcher Anteil des Lagerbestands im jeweiligen Verkaufskanal angeboten wird – etwa zur Risikominimierung bei parallelem Verkauf auf mehreren Plattformen.
#### Texte
Hier können Texte für die einzelne Artikelposition eingetragen werden. Über das **Platzhalter**– **Icon** oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können **Platzhalter** in die Beschreibung eingefügt werden.
Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.
#### Lieferung
Hier kannst Du Lieferdaten für die einzelne Position eintragen.
Diese positionsbezogenen Lieferdaten können von den Lieferdaten für den Gesamtbeleg abweichen und haben (bezogen auf den Artikel) vor diesem Vorrang.
Das Lieferdatum des Artikels, beeinflusst das Feld **“Nächste Lieferung”** im Artikel. Das nächste Lieferdatum aller derzeitigen Versanddaten für diesen Artikel wird in dem Feld angezeigt.
In Verkaufsbelegen steht Dir hier bei Positionen mit den **Artikelarten "Bestandgeführt", "Bestandslos"** und **"Dienstleistung"** auch das **Feld "Streckenlieferung"** zur Verfügung. Darin wird angegeben, ob der Artikel nur **aus dem eigenen Lager** oder per **Strecke** geliefert werden soll. Dabei wird die vorausgewählte Option aus dem [**Bereich "Verwaltung"**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelstammdaten#bereich-verwaltung) der **Artikelstammdaten** übernommen, in dem diese Einstellung verwaltet werden kann.
Sind die **Optionen "Egal"** und **"Strecke, vorher Lager leeren"** ausgewählt, können sie im Auftrag noch **nachträglich** geändert werden, solange dieser nicht in eine Bestellung übernommen wurde. Bei der **Option "Egal"** muss spätestens beim **Übernehmen** eines **Auftrags** in eine **Bestellung** eine der drei weiteren Optionen ausgewählt werden.
Bei **gemischten Angaben** zur Streckenlieferung mit den **Optionen "nur Lager"** oder **"nur Strecke"** innerhalb eines Auftrags werden die Positionen in **getrennte Belege** übernommen – einen für die **Streckenpositionen** und einen für die **Lagerpositionen**. Müssen die Streckenpositionen bei **mehreren Lieferanten** bestellt werden, werden entsprechend **mehrere Streckenbestellungen** erstellt.
Je nach Angabe im [**Bereich "Lieferant"**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten#bereich-lieferant) der **Adressenstammdaten** des Lieferanten wird neben der Bestellung auch direkt einen **Lieferschein** miterstellt.
#### Komponenten
Für Verkaufssets steht Dir der **Bereich "Komponenten"** zur Verfügung. Hier werden Dir die unter dem Verkaufsset hinterlegten Komponenten aufgelistet. Du kannst hier die **Menge** für jede Komponente anpassen und einzelne Komponenten **löschen**. Auch die Reihenfolge kannst Du über das **6-Punkte-Symbol** anpassen.
Mit **"+Komponente hinzufügen"** kannst Du weitere Artikel als Komponenten hinzufügen. Diese werden jedoch **nur für den Beleg** als Komponente hinzugefügt, nicht zum eigentlichen **Verkaufsset-Artikel**.
Falls sich der **Preis einer Komponente geändert** hat, kannst Du über den **Button "Preis aus Komponenten übernehmen"** den neuen Preis übernehmen.
#### Optional/Alternativ
Dieser Bereich steht ausschließlich für Belege vom Typ **“Angebot”** zur Verfügung. Du kannst damit einzelne Belegpositionen als **optional** oder **alternativ** kennzeichnen.
**Optionale Positionen**
**Optionale Positionen** bieten Dir zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, ohne das diese fest in das Angebot eingeplant sind.
* **Ohne Verknüpfung (eigenständige Option)**
* Wenn eine Position als **optional** gekennzeichnet ist, **ohne** dass im Feld “**Optional zu**” eine Hauptposition angegeben wird, erscheint bei Übergabe in einen Folgebeleg (z.B. Auftrag) ein Hinweisdialog. Hier kannst Du entscheiden, ob diese Position übernommen ober ignoriert werden soll.
* In der **Belegansicht und -ausgabe**(Vorschau, PDF) **des Angebots** wird die Position ganz normal aufgeführt, jedoch **nicht in der Gesamtsumme des Angebots** berücksichtigt.
* **Mit Verknüpfung (“Optional zu”)**
* Wenn im Feld “**Optional zu**” eine andere Belegposition angegeben wird, ist die aktuelle Position als Zusatzposition zu dieser verknüpft. In der Positionszeile wird dies durch ein entsprechendes Label deutlich.
* Bei der Übergabe in einen Folgebeleg kannst Du per Checkbox festlegen, ob die optionale Position übernommen werden soll.
* **Auch hier gilt:** Die optionale Position wird aufgeführt, aber nicht in der Gesamtsumme des Angebots berücksichtigt.
**Alternative Positionen**
Bei der Auswahl “**Alternativ**” gibst Du an, dass die aktuelle Position **eine Alternative** **zu einer anderen Position** darstellt. Es muss immer genau eine Alternativposition angegeben werden.
* Im Angebotsbeleg werden beide Positionen angezeigt, jedoch nicht in die Gesamtsumme einbezogen.
* Bei der Übernahme in einen Folgebeleg wirst Du aufgefordert, eine der beiden Alternativen auszuwählen. Dabei wird nur die gewählte Position in de neuen Beleg übernommen.
#### Steuersätze
Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.
#### Provisionen
Hier werden Dir ermittelte Provisionen zur Position angezeigt. Die ausführliche Beschreibung zum Thema “Provisionen” findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertreter-und-provisionen).
#### Finanzbuchhaltung
Im **Bereich “Finanzbuchhaltung”** kannst Du dem Beleg eine **Kontonummer** und eine **Kostenstelle** zuweisen. Diese werden bei der **FiBu-Übergabe** automatisch übernommen.
#### Seriennummern/Chargennummern
Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die gewünschten Seriennummern über die integrierte **Suche** auswählen. Durch **Halten der Strg-Taste** und gleichzeitigen Linksklick lassen sich auch **mehrere Seriennummern** zeitgleich auswählen. Mit dem **Plus-Icon** kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem **Minus-Icon** kannst Du sie wieder entfernen. Die **Anzahl der Seriennummern**, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste **Positionsmenge** beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind.
Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für **Chargen** oder Artikel mit **doppelter Seriennummer**.
{% hint style="warning" %}
Lieferscheine oder Lieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen in den Positionen hinterlegt wurden.
{% endhint %}
**Weitere Informationen** zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/seriennummern-und-chargen).
### Versandkosten
Der Bereich **Versandkosten** bezieht sich auf den gesamten Beleg.
Die Versandkosten werden verwaltet im Rahmen von **Versandkostenartikeln**.
Je **Lieferbedingung** muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in der Lieferbedingung festgelegt.
{% hint style="info" %}
Um einen Versandkostenartikel anzulegen, wechsle in die Artikelverwaltung. Hier kannst Du durch Klick auf den Button ‘+Artikel’ einen neuen Artikel hinzufügen. Dieser muss dann die Artikelart ‘Versandkosten’ haben. Vergebe zusätzlich Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Warengruppe, um durch Klick auf den entsprechenden Button den Artikel in den Stammdaten anzulegen. Hier kannst Du noch weitere Infos zum Versandkostenartikel festhalten.
{% endhint %}
#### Versandkosten im Beleg
Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.
#### Toggle Versandkostenfrei
Wenn dieser **aktiviert** ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.
### Bereich Rabatt/Zuschlag
In diesem Feld lassen sich **Rabatte und Gebühren** auf den gesamten Beleg anwenden.
Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.
{% hint style="info" %}
### Abrunden von Beträgen
Du kannst Beträge in den **Positionsrabatten** und im **Gesamtrabattfeld** (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du **“-”** verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.
**So funktioniert es:**
* Gib **“-”** ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
* Verwende **“–”**, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
* Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr **“-”** ein.
Ein Betrag von **3217,88 €** wird:
* Mit “**–**” auf **3217,80 €** abgerundet.
* Mit “**—**” auf **3217,00 €** abgerundet.
{% endhint %}
### Lieferung
In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst. Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der [**Detailansicht der Position**](#Detailansicht) angepasst werden.
Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine **Versandart und Lieferbedingung** ausgewählt werden.
#### Gesamtgewicht und Gewichtseinheit
In den **Feldern “Gesamtgewicht”** und **“Gewichtseinheit”** wird die **Brutto-Gewichtsangabe** aus den [**Artikelstammdaten**](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelverwaltung#bereich-metriken) **der jeweiligen Positionen** übernommen oder kann bei Bedarf **manuell** eingetragen werden. Dieses Gesamtgewicht wird anschließend ebenfalls automatisch für die Angabe des **Paketgewichts** verwendet, wenn beim **Lieferschein Paket-Aufkleber** erstellt werden.
#### **Voraussichtliche Paketanzahl**
Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender (z. B. DHL) ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in der Lieferbedingung Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.
#### **Versanddatum**
Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.
#### **Lieferdatum (Wunsch)**
Wenn Dein Kunde einen Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben hat, kann dieser hier eingetragen werden.
#### **Lieferdatum (Bestätigt)**
Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum Du Deinem Kunden bestätigt hast.
#### **Lieferbemerkung**
Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text “Lieferbemerkung” zur Lieferung festgehalten werden kann.
#### **E-Mail & Telefonnummer an Versender weiterleiten**
Über die **Toggles “E-Mail an Versender weiterleiten”** und **“Telefonnummer an Versender weiterleiten”** kannst Du festlegen, ob die entsprechenden Daten **an DHL übergeben** werden sollen. Falls bei der **Adresse** eine **Versandart** hinterlegt ist, werden die **Einstellung der Toggles** aus dieser übernommen.
### Zahlung
#### Zahlungsart
Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.
#### Zahlungsbedingung
Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der **Zahlungsbedingungen**. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.
#### USt-IdNr.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden. Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#bereich-verwaltung).
#### Valutadatum
Optionales Feld zur Bestimmung des Startpunkts für die Zahlungsfrist. Ist ein Valutadatum hinterlegt, beginnt die Frist gemäß Zahlungsbedingung ab diesem Datum – andernfalls gilt das Rechnungsdatum.
#### Toggle “Zahlungsplan”
Mit Aktivierung des Toggles “**Zahlungsplan**” wird ab den Belegarten **Rechnung** und **Lieferschein/Rechnung** ein zusätzlicher **Bereich “Zahlungsplan”** eingeblendet. Dieser kann dann über den offenen Posten bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum Zahlungsplan findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#bereich-zahlungsplan).
### Belegzusammenfassung
Dieser Bereich trägt als Titel immer die **Belegart** des aktuellen Belegs.
In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Belegs angezeigt.
Unterhalb der Netto- und Brutto-Beträge findest Du die Infos zum **Rohertrag** aus dem Beleg. Dieser ergibt sich aus der Summe der Verkaufspreise abzüglich der Umsatzsteuer und abzüglich des Einkaufspreises.
Bei **Rechnungen** und **Lieferschein Rechnungen** wird hier auch deraktuelle **Status des Belges** innerhalb der **FiBu-Übergabe** angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung.
#### Kreditlimit
In den [Adressstammdaten im Bereich Verwaltung](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#bereich-verwaltung) kann einem Kunden ein Kreditlimit hinterlegt werden.
Für Adressen mit eingetragenem **Kreditlimit** werden im Belegunterhalb des Rohbetrags Infos dazu angezeigt. Die Kreditlimitprüfung ist aktiv bei Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Lieferschein/Rechnungen. Verkaufsbelege beeinflussen das offene Kreditlimit des Kunden.
Wenn Du mit einem zu speichernden Beleg das Kreditlimit einer Adresse überziehst, wird Dir das in der Berechnung angezeigt.
Wenn Du daraufhin den Beleg speichern möchtest, erhältst Du eine entsprechende **Warnmeldung**. Du kannst Dich trotz Überschreitung des Kreditlimits dazu entscheiden, den Beleg zu speichern.
Auch teilgelieferte Aufträge und offene Posten aus gebuchten Rechnungen werden bei Berechnungen im Zusammenhang mit dem Kreditlimit beachtet.
In den **Benutzerrollen** im Bereich Einstellungen/Allgemein kannst Du entscheiden, ob ein Benutzer das **Kreditlimit überschreiten** kann. Ist das Recht in der dem Benutzer zugewiesenen Benutzerrolle gesetzt, kann er in der Meldung neben ‘**Speichern**‘ auch ‘**Ignorieren**‘ auswählen, um den Beleg trotz Kreditlimitüberschreitung zu speichern.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen findest du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen).
#### Belegvorschau
Durch Klick auf den **Button “Belegvorschau anzeigen”** wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (Draft).
**Lieferscheine**
In **Lieferscheinen** für abweichende Leistungsländer wird **je nach Artikelart** eine **Liefer- bzw. Leistungsidentifikation** angedruckt:
* für **bestandsgeführte** und **bestandslose** Artikel:
* an **EU-Länder**: "Steuerfreie Innergemeinschaftliche Lieferung"
* an **Drittländer**: "Steuerfreie Ausfuhrlieferung/tax free Export"
* für **Dienstleistungsartikel** an **EU- und Drittländer**: "Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger / Reverse Charge Verfahren"
Sind **verschiedene Artikelarten** vorhanden, entscheidet der **höchste Gesamtpreis** der Position darüber, welche **Liefer- bzw. Leistungsidentifikation** angedruckt wird.
#### Belegfunktionen
Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden vier grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:
* **Speichern des Belegs ins Archiv**: Beleg wird veröffentlicht (kann nicht weiter bearbeitet werden) und ins DMS gespeichert. Das **Dokument** ist im **Reiter "DMS"** und im **Menüpunkt "DMS"** zu finden. Die Option steht **nur solange** der Beleg **nicht veröffentlicht** wurde zur Verfügung.
* **Herunterladen** eines PDF-Exports des Belegs.
* **Druck** des Belegs anhand der Ausgaberegeln unter [**Einstellungen/Allgemein/Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe#reiter-ausgabe).
* Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer **Ausgaberegel** im [**Reiter "Ausgaberegeln"** ](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#reiter-ausgaberegeln)hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter [**System/Ausgabe/Belegdruck**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck) kann eine **E-Mail-Vorlage** für die entsprechenden Belege erstellt werden.
* Über den **Drop-Down-Menü** stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung:\
\- **Individuelle Empfängerauswahl**: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen.\
\- **Ausgaberegeln verwalten:** Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.
Die Belegfunktionen kannst Du auch in der Übersicht der Belege für **mehrere Belege** gleichzeitig ausführen. Wähle dafür die Belege aus und die gewünschte Funktion über das **3-Punkte-Menü**.
#### Aktion
Im Bereich **Aktion** werden Dir alle verfügbaren Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach Belegart und -status unterschiedlich ausfallen. Typische Aktionen sind zum Beispiel:
* **Speichern** und **Bearbeiten** eines Belegs
* Die **Übernahme in einen Folgebeleg**
* Das **Kopieren** des aktuellen Belegs
* Das **Auflösen** eines Belegs (z.B. beim Auftrag)
{% hint style="info" %}
**Auflösen:** Angebote und Aufträge können nur aufgelöst werden, wenn sie noch nicht in einen Folgebeleg übernommen wurden. Beim Auflösen werden bestehende Reservierungen in den Artikeln entfernt. Ein aufgelöster Auftrag kann nicht erneut übernommen werden – ein **Kopieren** ist jedoch weiterhin möglich.
**Kopieren:** Mit der Aktion “kopieren” erstellt Du einen neuen Beleg auf Basis der aktuellen Daten. Vor dem Erstellen kannst Du eine andere Belegart wählen.
{% endhint %}
**Neue Version erstellen für veröffentlichte Belege**
Bei **veröffentlichten Angeboten**, **Aufträgen mit Vorkasse** und **teilweise übernommenen Aufträgen** steht die Aktion **„Neue Version erstellen“** zur Verfügung. Mit dieser Aktion wird der Beleg wieder in den **Bearbeitungsmodus** versetzt, sodass er nachträglich bearbeitet werden kann. Es können beliebig viele Versionen erstellt werden, solange der Beleg nicht übernommen wurde.
Der bereits veröffentlichte Beleg ist im Reiter **„DMS“** zu finden. Beim **Veröffentlichen** der **neuen Version** wird diese ebenfalls im Reiter **„DMS“** gespeichert. Sie wird dann als neues **Hauptdokument** markiert. Weitere Informationen zur Kennzeichnung als Hauptdokument findest Du [**hier**](#reiter-dms).
**Teilweise übernommene Aufträge abschließen**
Wenn ein Auftrag **mit einer geringeren Menge als die angegebenen Menge** für eine Position übernommen wird, erhält er den **Status „Teilweise übernommen“**. Bei **teilweise übernommenen Aufträgen** stehen Dir **zwei zusätzliche Aktionen** zur Verfügung:
**Auftrag abschließen:** Der Status des Auftrags wird auf **„Auftrag übernommen“** gesetzt. Damit gilt der Auftrag als **abgeschlossen**.
**Auftrag wieder öffnen:** Ein teilweise übernommener Auftrag, der mit der **Aktion „Auftrag abschließen“** abgeschlossen wurde, kann wieder in den **Status „Teilweise übernommen“** versetzt und bearbeitet werden. Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn noch **keine Schlussrechnung** vorhanden ist und **nicht gelieferte** sowie **nicht fakturierte Restmengen** bestehen.
**Picklisten-Vorlage beim Übernehmen in Kommissionierung**
Beim Übernehmen eines Auftrags in die Kommissionierung kannst Du Dir die Bezeichnung der **Picklisten-Vorlage** anzeigen lassen.
Lege dafür unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten#selektion-von-auftragen) eine Picklisten-Vorlage für die **Einzel-Kommissionierung** an. Diese muss als **Standard-Pickliste** festgelegt und einem **Verkaufskanal** zugeordnet werden. Der Verkaufskanal darf keiner bereits hinterlegten Standardvorlage zugeordnet sein.
Wähle im **Auftrag** im **Bereich „Belegdaten“** den entsprechenden **Verkaufskanal** aus. Nach dem Speichern wird die Aktion „In Einzelkommissionierung übernehmen“ mit der entsprechenden Vorlage angezeigt.
**Lieferscheine in Sammelrechnungen übernehmen**
Wenn ein Auftrag in **mehrere Lieferscheine übernommen** wurde und diese **veröffentlicht** wurden, steht Dir für die **Lieferscheine** die **Aktion „In Sammelrechnung übernehmen“** zur Verfügung. Mit dieser Aktion können die Lieferscheine zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Diese enthält **alle Positionen** der übernommenen **Lieferscheine**. Die Aktion kann unabhängig von den **Einstellungen** der **Adresse** ausgeführt werden.
Die Aktion wird nur angeboten, wenn der Auftrag **vollständig übernommen** wurde und mindestens **zwei Lieferscheine** für den Auftrag erstellt und **veröffentlicht** wurden. Bereits übernommene **Lieferscheine** sowie über **Einzelrechnungen** berechnete **Mengen** werden nicht in die Sammelrechnung einbezogen.
Weitere Informationen zu den Lieferscheinen findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/kontextmenu-in-adressen#sammelrechnung).
### Beleghistorie
Im Bereich **Beleghistorie** wird der aktuelle Beleg und seine Vorbelege angezeigt.
Die anderen Belege lassen sich in einer Vorschau anzeigen oder wahlweise in einem neuen Tab öffnen.
Mit Klick auf das entsprechende **Icon** lässt sich die Beleghistorie auch in einer maximierten Ansicht anzeigen.
In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette in der maximierten Ansicht anzeigen lassen um somit einen besseren Überblick gewinnen zu können.
### Zusatzfelder
Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
Über die Nutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#reiter-zusatzfelder).
***
### Aktionsmenü
Im **Aktionsmenü** werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart **unterschiedlich** ausfallen. So kann hier z. B. ein Zahlungsplan aktiviert oder eine manuelle Bezahlung durchgeführt werden. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionsbuttons.
#### Lieferfreigabe zurücknehmen
Mit der **Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen"** kannst Du den **Auftrag** von der Lieferfreigabe zurücknehmen, so dass diese nicht in einen **Lieferschein** bzw. in eine **Lieferschein/Rechnung** übernommen werden kann.
Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der **Toggle "Lieferung freigegeben" aktiviert** ist und kann nur außerhalb des **Bearbeitungsmodus** für Aufträge ausgeführt werden. Der **Toggle "Lieferung freigegeben"** kann wiederum durch die **Aktion "Lieferung freigeben" aktiviert** werden.
#### Lieferung freigeben
Mit der **Aktion "Lieferung freigeben"** kannst Du den **Auftrag** zur Lieferung freigeben, so dass dieser in einen **Lieferschein** bzw. in eine **Lieferschein/Rechnung** übernommen werden kann.
Die Aktion steht Dir nur zur Verfügung, wenn der **Toggle "Lieferung freigeben" deaktiviert** ist und kann nur außerhalb des **Bearbeitungsmodus** nur für Aufträge ausgeführt werden. Der **Toggle "Lieferung freigeben" deaktiviert** kann wiederum durch die **Aktion "Lieferfreigabe zurücknehmen" deaktiviert** werden.
#### Kommissionierungstest
Mit der **Aktion "Kommissionierungstest"** kannst Du prüfen, ob der **Auftrag erfolgreich** in die **Kommissionierung** übernommen werden kann. Wähle analog zur Kommissionierung im [**Menüpunkt "Warenausgang"**](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang) eine der unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten)hinterlegten Vorlagen aus, um die Prüfung durchzuführen.
Dabei müssen die **Voraussetzungen** für die Kommissionierung auch erfüllt sein. Das Ergebnis wird dann im **Reiter "Belegprotokoll"** im **Bereich "Kommissionierungsergebnis"** aufgeführt. Bei einer erfolgreichen Prüfung wird ein **grüner Hacken** in der **Spalte "Erfolgreich"** eingetragen.
Die Aktion steht nur für **Aufträge außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Kommissionierung findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung).
#### Stapelverarbeitung ändern
Mit der **Aktion "Stapelverarbeitung ändern"** kannst Du die Angaben zur **Stapelverarbeitung** und **Stapel-Priorität** in **Aufträgen** nachträglich ändern. Diese können nach dem **Speichern**, **Veröffentlichen** und **Übernehmen** eines Auftrags geändert werden. Bei einem übernommenen Auftrag, wird die **Änderung** auf die **Folgebelege** übernommen.
Die Angaben findest Du im **Bereich "Belegdaten"** der **Stammdaten**.
#### Liefertermine ändern
Diese Aktion steht Dir in **gespeicherten Aufträgen** zur Verfügung. Mit ihr kannst Du das **Lieferdatum (Wunsch/Bestätigt)** und das **Versanddatum (reine Info)** im **Bereich "Lieferung"** ändern. Du kannst diese Daten auch **nach dem Übernehmen** des Belegs anpassen, etwa wenn der Kunde die Ware früher abholt oder diese später geliefert werden soll.
#### Etiketten drucken
Mit der **Aktion "Etiketten drucken"** kannst Du Etiketten anhand eines der Reporte ausdrucken, die unter [**System/Ausgabe/Artikel-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten) angelegt wurden. Über das erste **Feld "Report"** kannst Du einen Report auswählen, den Du auf alle Reporte anwenden kannst. Für die **einzelnen Artikel** kannst Du jeweils einen **abweichenden Report** auswählen.
Mit dem **Toggle "Drucken"** gibst Du an für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Über das **Feld "Menge"** bestimmst Du wie viele Etiketten für den jeweiligen Artikel ausgedruckt werden sollen.
Die Aktion steht nur **außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.
#### E-Rechnung validieren
Mit dieser Aktion kannst Du Eingangsrechnungen, die als E-Rechnungen ausgegeben werden, validiert werden. Weitere Informationen zu den **Einstellungen von E-Rechnungen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/einstellungen-and-voraussetzungen-fur-e-rechnungen) und zur **Validierung von E-Rechnungen** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen).
#### FiBu-Übergabe Testlauf
Mit der **Aktion "FiBu-Übergabe Testlauf"** kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege, also **Eingangsrechnungen** und **Eingangsgutschriften** zur Verfügung, die ebenfalls für FiBu-Übergabe relevant sind.
Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde.
Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.
#### USt.-IdNr.-Prüfprotokoll
In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#bereich-verwaltung). Über den kleinen Pfeil oben rechts kannst Du Dir das USt.-IdNr.-Prüfprotokoll für die Adresse in einem neuen Reiter öffnen lassen.
#### Manuell Bezahlen
Die Aktion “**Manuell Bezahlen**” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#aktion-manuell-bezahlen).
#### Manuelle Rückerstattung
Die Aktion “**Manuelle Rückerstattung**” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#manuelle-ruckerstattung).
#### Abschließen
Die Aktion “**Abschließen**” wird bei OPs mit dem Status “Offenen Posten” oder “Teilweise gezahlt” angeboten. Hier kann ein OP mit und ohne Rückerstattung geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#abschliessen).
Die Aktion “**Manuell Bezahlen**” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z.B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#aktion-manuell-bezahlen).
Die Aktion “**Manuelle Rückerstattung**” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#manuelle-ruckerstattung).
#### Zahlungsplan
Bei der Aktion “**Zahlungsplan**” wird nur bei den Belegarten “Rechnung” und Lieferschein/ Rechnung” angeboten. Sie ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#zahlungsplan).
#### Zahlungsplanberechnung auslösen
Diese Aktion “**Zahlungsplanberechnung auslösen**” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Mit Anwahl wird eine manuelle anstatt automatische Zahlungsplanberechnung durchgeführt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#zahlungsplanberechnung-auslosen).
#### Belegstatus korrigieren
Mit dieser Aktion kannst Du den Belegstatus anpassen. Zum Beispiel kannst Du einen Beleg mit dem **Status "Gespeichert"** in den **Status "In Bearbeitung"** versetzen. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden.
{% hint style="danger" %}
**Aktion mit Bedacht einsetzen**
Je nach Fall, z. B. das Ändern des Status von **"Übernommen"** auf **"In Bearbeitung",** sollte die Aktion **nur mit Bedacht** eingesetzt werden, da damit Daten verändert werden können, die im normalen Geschäftsablauf **nicht verändert werden sollten**!
{% endhint %}
#### Freier Report
{% hint style="info" %}
### Hier bewegt sich was!
Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich.
{% endhint %}
#### Neueste Workflow-Instanz
In diesem Protokoll werden durchgeführte Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) mit Meldung der Prüfung sowie dem Zeitpunkt protokolliert. Details zur Eingabe der USt.-IdNr. in der Adresse findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#bereich-verwaltung).
Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du auf der [**Seite** "**Workflow-Protokolle und Logs”**.](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs)
#### Workflow-Instanzen
Bei der Aktion “**Zahlungsplan**” wird nur bei den Belegarten “Rechnung” und Lieferschein/ Rechnung” angeboten. Sie ermöglicht die Verwaltung eines Ratenzahlungsplans. Weitere Details findest Du [hier.](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#zahlungsplan)
Diese Aktion “**Zahlungsplanberechnung auslösen**” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Mit Anwahl wird eine manuelle anstatt automatische Zahlungsplanberechnung durchgeführt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#zahlungsplanberechnung-auslosen).
Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons** manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden.
Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” auf der [**Seite** "**Workflow-Protokolle und Logs”**.](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs)
## Reiter Zahlungsstatus
Dieser Reiter wird für Belege der Belegarten **“Rechnung”, “Lieferschein/Rechnung”, “Rechnungskorrektur m. Warenrücknahme”** und **“Rechnungskorrektur o. Warenrücknahme”** angezeigt. Direkt in der Reiterbeschreibung wird der ggf. noch offene Betrag angezeigt.
Hier wird Dir eine Übersicht der Zahlungen für den Beleg angezeigt.
Das Kreisdiagramm zeigt an, wie viel von der Gesamtsumme bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Rechts daneben findest Du verschiedene wichtige Informationen und Eckdaten zum offenen Posten des Belegs. Auftrag und Rechnung sind über die jeweilige Belegnummer verlinkt.
Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite [“**Offene Posten**“.](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten)
Darunter werden Dir die Einzelbuchungen zum offenen Posten des Belegs angezeigt.
## Reiter Aufgaben
Hier werden Dir Aufgaben aufgelistet, die **zum Beleg zugeordnet** sind. Aufgaben können mit dem Beleg über den [**Bereich "Abhängigkeiten"** ](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben#bereich-abhangigkeiten)verknüpft werden. Über den **Button "+Aufgabe"** kannst Du neue Aufgaben anlegen, die automatisch mit dem Beleg verknüpft werden.
## Reiter Deals
In diesem Reiter werden Dir die Deals angezeigt, die zum Beleg über den [**Bereich "Abhängigkeiten"**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/deals#bereich-abhangigkeiten) verknüpft wurden.
## Reiter Projekte
In diesem Reiter werden Dir die Deals angezeigt, die zum Beleg über den [**Bereich "Abhängigkeiten"**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/projekte#bereich-abhangigkeiten) verknüpft wurden.
## Sendungsübersicht
Dieser Reiter wird für Belege der **Belegart “Lieferschein”** angezeigt. Hier werden, sofern vorhanden, die **Einzelsendungen** zum Beleg aufgelistet, die durch die **Optionen “Paketaufkleber drucken”** oder **“Paket erzeugen und bearbeiten”** in der **Belegzusammenfassung** entstehen. Diese stehen zur Verfügung, wenn im **Bereich “Lieferung”** innerhalb der **Belegerfassung** eine **Versandart** hinterlegt ist, die eine **Anbindung an einen Versanddienstleister**, z. B. DHL, enthält. Weitere Informationen zu diesen findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/versender).
## Reiter Belegprotokoll
Im Belegprotokoll werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt.
Bspw. wird hier angezeigt, wenn Vorbelege exisitieren oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde.
Wenn bspw. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls abgebildet.
Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen.
{% hint style="info" %}
Es besteht die Möglichkeit, Belegprotokolleinträge **manuell zu erfassen**. Diese manuellen Einträge können anschließend auch bearbeitet werden. Ein Löschen dieser Einträge ist nicht möglich.
{% endhint %}
## Reiter DMS
Im Reiter “DMS” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in Deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per **Drag-and-Drop**, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit **Strg+V** oder über den **Button “+Datei”**. Auch **E-Mails** können per **Drag-and-Drop** hinzugefügt werden. Über das **Download-Symbol** kannst Du die Dateien auch wieder **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
Über das **Auge-Icon** können verschiedene Dateitypen, darunter **PDF**, **PNG** und **JPG**, sowie auch E-Mails in VARIO als **Vorschau** angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den [**DMS-Typ** ](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen)**ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen.
Beim **Herunterladen des Belegs** über die **Belegzusammenfassung** wird die Datei automatisch im Reiter “DMS” gespeichert und dabei als **Hauptdokument** gekennzeichnet. Die als Hauptdokument gekennzeichnete Datei wird als **Vorschau** des Belegs angezeigt und für die **FiBu-Übergabe** verwendet.
Sind zu einem Beleg **mehrere Dateien** hinterlegt, kannst Du per **Rechtsklick** auf eine andere Datei festlegen, dass diese stattdessen als Hauptdokument gekennzeichnet werden soll. Dies ist jedoch nur möglich wenn unter [**Einstellungen/Belege/Belegarten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten) die **Option “Veröffentlichungsrichtlinie”** für die entsprechende **Belegart** auf **“Manuell”** gesetzt ist.
Ist die **Veröffentlichungsrichtlinie** als **"Manuell"** gesetzt, wird im allgemeinen die **erste Datei**, die zum Reiter "DMS" hinzugefügt wird, als Hauptdokument markiert, **unabhängig** davon, ob die **hochgeladen** oder durch das **Veröffentlichen des Belegs** erstellt wurde.
{% hint style="info" %}
## Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen
Die für einen Beleg zusätzlich hinterlegten Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen. Wenn Du zu einem Beleg eine Zusatzdatei hochlädst, so ist diese nur dem aktuellen Beleg und nicht automatisch auch allen Folgebelegen zugeordnet.
{% endhint %}
## Reiter Verkaufskanal
Bei Belegen, die über das **Feld „Verkaufskanal“** im **Reiter „Belegerfassung“** einem mit einer **App** verbundenen Verkaufskanal wie Shopware 6 zugeordnet wurden, wird der **Reiter „Verkaufskanal“** eingeblendet. Dort werden die **Status** der jeweiligen Belege im Onlineshop angezeigt. Bei **Shopware 6** sind dies beispielsweise der **Bestellstatus**, **Lieferstatus** und **Zahlungsstatus**.
Über den **Button „Öffnen“** wird die **Bestellung** im Onlineshop angezeigt. Über den **Button „Warteschlange“** werden Dir alle Änderungen angezeigt, die am Beleg vorgenommen wurden. Mit dem **Button „Abarbeiten“** kannst Du diese an den **Onlineshop** übergeben.
## Rückabwicklung einer Rechnung
In VARIO stehen Dir drei Möglichkeiten zur Verfügung, um eine bereits erstellte Rechnung rückgängig zu machen:
1. Stornierung einer Rechnung oder Lieferschein/Rechnung (R, L/R) und
2. Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme (m. WR)
3. Rechnungskorrektur bzw. Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme (o. WR)
### Stornierung einer veröffentlichten Rechnung oder Lieferschein/Rechnung
Diese Methode kann verwendet werden, wenn beispielsweise die Ware noch nicht ausgeliefert wurde und die Rechnung intern nochmal korrigiert werden muss, weil die Rechnungsadresse z.B. fehlerhaft eingetragen wurde.
#### Voraussetzung
* R, L/R muss veröffentlicht sein
* ein Lagerplatz oder ein Lager für Retouren muss in den Einstellungen hinterlegt sein
#### Auswirkungen
* **Belegtyp:** “in Storno Rechnung übernehmen” bzw. “in Storno-Lieferschein/Rechnung übernehmen”
* **Belegnummer**: bleibt gleich
* **Bestand bei** **L/R:** Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager)
* **Bestand bei R:** keine Lagerbewegung
* **Offene Posten:** wird automatisch ausgeglichen, der Reiter “Zahlungsstatus” verschwindet
* **Bearbeitung:** nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt
* **Belegkette:** = 2 Belege, R, L/R und Stornobeleg mit **einer Belegnummer**
* **Ausgabe:** R, L/R mit Wasserzeichen “Storno” (s.o.), = Stornobeleg mit entsprechendem Titel
* **Statussymbol:**
### Rechnungskorrektur mit Warenrücknahme
Diese Methode wird verwendet, wenn die **Ware bereits versendet** wurde und der Kunde die **Ware** **zurücksendet**.
{% hint style="info" %}
Die folgenden Beispiele und Beschreibungen beziehen sich auf die **Rechnungskorrektur mir Warenrücknahme** im Verkauf. Für die **Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme** im Einkauf gelten jedoch die gleichen Voraussetzungen und Auswirklungen.
{% endhint %}
#### Voraussetzungen
* R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell).
* Lagerplatz oder Lager für Retouren muss im Lager vorhanden sein
* Zahlungsart “VmV-Zur Verrechnung mit Vorbeleg” (für die **manuelle** Verrechnung)
#### Auswirkungen
* **Belegtyp:** “in Rechnungskorrektur mit WR übernehmen”
* **Belegnummer:** neue Belegnummer wird vergeben
* **Bestand:** Zugang ins Retourenlager (Prio hat der Retourenlagerplatz des Beleges, sonst Retourenlager)
* **Verrechnen**: Mit Anwahl des Belegtyps “Rechnungskorrektur….” wird der Dialog **“Direkt verrechnen”** angeboten:
* **mit Ja:** wird die **R, L/R** **automatisch** mit der **Rechnungskorrektur** verrechnet
* **mit Nein:** muss **manuell** die Zahlungsart auf “VmV” zur Verrechnung geändert werden. **In beiden Fällen werden im Reiter “Zahlungsstatus”:**
* der **Zahlungsstatus** auf **“Keine Zahlung”** und der **Status** auf **“Abgeschlossen”** gesetzt
* unter **“Buchungen**” wird der OP durch einen Buchungssatz mit Kommentar ausgeglichen (s. Beispiele)
* **Bearbeitung:** nach Veröffentlichung nicht mehr möglich, kopieren bleibt erlaubt
* **Belegkette** = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur m. WR mit **unterschiedlichen Belegnummern**
* **Ausgabe:** “*Rechnungskorrektur zur Rechnung \[Belegnummer]*“
* **Statussymbol:** je nach Bearbeitungsstatus (gespeichert, veröffentlicht)
### Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme
Diese Variante wird genutzt, wenn der Kunde die Ware behält, aber eine Korrektur der Rechnung notwendig ist, beispielsweise aufgrund einer Beanstandung der Ware, die er aber trotzdem bereit ist zu behalten. Du kannst Deinem Kunden dann über die Rechnungskorrektur einen Nachlass gewähren.
{% hint style="info" %}
Die folgenden Beispiele und Beschreibungen beziehen sich auf die **Rechnungskorrektur ohne Warenrücknahme** im Verkauf. Für die **Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme** im Einkauf gelten jedoch die gleichen Voraussetzungen und Auswirklungen.
{% endhint %}
#### Voraussetzungen
* R, L/R muss gespeichert oder veröffentlicht sein. (nur beim veröffentlichten Beleg wird die automatische Verrechnung angeboten, sonst manuell).
* Zahlungsart “VmV” (Zur Verrechnung mit Vorbeleg)
#### Auswirkungen
Die Auswirkungen sind **bis auf diese Punkte** identisch mit der Rechnungskorrektur m. WR:
* **Belegtyp:** “in Rechnungskorrektur ohne WR übernehmen”
* **Bestand:** Keine Lagerbewegung
* **Belegkette** = 2 Belege, R, L/R und Rechnungskorrektur **o.** WR mit unterschiedlichen Belegnummern
{% hint style="info" %}
Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme können im Aktionsmenü über “bearbeiten” und “löschen” rückgängig gemacht werden. Dabei wird der Beleg “Rechnungskorrektur” aus der Belegkette gelöscht und zurück in den Ursprungsbeleg verzweigt.
{% endhint %}
## Berechnungsmethode der Steuer in VARIO Cloud
In Deutschland sind zwei Arten zur Berechnung der Steuer zugelassen. Die sogenannte vertikale (gesamtpositionsbezogen) und die sogenannte horizontale Berechnung (zeilenweise).
Bei der horizontalen Berechnung der Mehrwertsteuer wird für jede Position im Vorgang die Steuer separat ermittelt. Für jedes Produkt oder jede Dienstleistung wird die Mehrwertsteuer individuell berechnet. Bei mehreren Positionen werden die Steuerbeträge summiert, um den Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer für den Vorgang zu bestimmen, der am Ende separat ausgewiesen wird.
Bei der vertikalen Berechnung der Mehrwertsteuer wird zuerst der Nettobetrag jeder einzelnen Position im Vorgang summiert, um den Gesamtnettobetrag zu ermitteln. Anschließend wird die Mehrwertsteuer basierend auf dem Steuersatz der jeweiligen Position auf diesen Gesamtnettobetrag angewendet. Das bedeutet, dass trotz unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen die Steuer für den gesamten Vorgang basierend auf dem kumulierten Nettobetrag berechnet wird.
VARIO Cloud berechnen wir die Steuer anhand der horizontalen Berechnung. In der VARIO 8 wird die Steuer jedoch mit der vertikalen Berechnung ermittelt. Daher kann es zu Rundungsdifferenzen kommen.
Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten **Status** und ist Teil einer **Belegkette**/Beleghistorie. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln.
# Verträge
Hier kannst Du deine Kundenverträge verwalten. Du hast die Möglichkeit, Verträge für deine Kunden anzulegen, zu ändern und zu löschen. In den folgenden Schritten werde ich dir diese Funktionen näherbringen, damit Du diese sicher und effizient verwenden kannst.
Verträge mit Dienstleistungspositionen und bestandslosen Artikeln können direkt abgerechnet werden. Verträge, die bestandsgeführte Artikel in den Positionen enthalten, kannst Du in einen Auftrag übernehmen. Dieser Auftrag kann anschließend in eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Lieferscheinrechnung übernommen werden.
## Vertragsübersicht
In der Vertragsübersicht findest Du alle angelegten und laufenden Verträge. Wie auf allen anderen Seiten der VARIO Cloud hast Du zudem die Möglichkeit, deine Verträge zu filtern, zwischen verschiedenen Darstellungsoptionen zu wählen und mithilfe des Sliders die angezeigte Informationsmenge anzupassen.
In der Übersicht erhältst Du standardmäßig Informationen wie die Vertragsnummer, das Vertragsdatum, den Vertragsbeginn und das Vertragsende, die Kundennummer und vieles mehr. Wie auf allen anderen Übersichtsseiten, kannst Du die Übersicht für deine individuellen Bedürfnisse optimieren. Weitere Informationen hierzu findest Du auf unserer [C-Unit Handbuchseite](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/c-units/).
## Vertragserfassung
Unter Verkauf -> Verträge (Menüpunkt 510) kannst Du deine Kundenverträge anlegen.
Mit einem Klick auf den Button “Kundenvertrag” öffnet sich eine Übersicht der Adressen. Hier kannst Du die gewünschte Kundenadresse für die Vertragserstellung auswählen.
Nach Anwahl der Kundenadresse befindest Du dich in der Vertragsbearbeitung.
Wir schlagen vor, dass wir den gesamten Prozess anhand eines Beispiels gemeinsam durchspielen.
Die Kundenadresse haben wir bereits ausgewählt, nun müssen wir den Abrechnungszyklus wählen, ein Pflichtfeld. Hier hast Du viele Möglichkeiten, wie beispielsweise die monatliche Abrechnung zum 1. oder 15. Tag des Monats, was die gängigsten Optionen sind. Weitere Varianten wie die quartalsweise Abrechnung am ersten oder letzten Tag des Quartals können ebenfalls realisiert werden.
Des Weiteren kannst Du Felder wie den Vertragsstart, das Vertragsende, die Laufzeit von/bis und weitere Details ausfüllen. Die Felder für das aktuelle und das nächste Fälligkeitsdatum sind “readonly” und werden somit automatisch befüllt.
Nun aber weiter in unserem konkreten Beispiel. Sind die Felder entsprechend gefüllt, kann dies wie folgt ausschauen:
{% hint style="info" %}
**Hinweis zur Artikelposition**
Wie eingangs bereits erwähnt, möchte ich nochmals darauf hinweisen: Hast Du in deinem Kundenvertrag eine Position mit einem bestandsgeführten Artikel, kannst Du den Vertrag in einen Auftrag, Lieferschein, eine Rechnung oder eine Lieferscheinrechnung übernehmen. Ist hingegen ein Dienstleistungsartikel, oder ein bestandsloser Artikel in den Positionen enthalten, ist dein Vertrag direkt abrechenbar. Auf letzteres gehen wir im Abschnitt “Vertragsabrechnung” näher ein.
{% endhint %}
## Reiter Vertragserfassung
Hier erstellst Du deinen Kundenvertrag, wie im oben genannten Beispiel beschrieben.
### Aktionsmenü
Im Aktionsmenü kannst Du sowohl die **aktuelle Fälligkeit** als auch die **nächste Fälligkeit** Deines Vertrages nachträglich anpassen.
Über das **Icon** **links neben dem Aktionsmenü** kannst Du eine **Aufgabe** für den Vertrag anlegen. Sie wird automatisch mit dem Vertrag verknüpft. Der Vertrag wird im [**Bereich „Abhängigkeiten“**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben#bereich-abhangigkeiten) der Aufgabe angezeigt. Ist **mindestens eine Aufgabe** zum Vertrag verknüpft, wird der **Reiter "Aufgaben"** eingeblendet.
### Bereich Vertragsdaten
Die jeweiligen Punkte kannst Du mit einem Klick aufklappen, um detailliertere Informationen zu erhalten.
**Abrechnungszyklus**
Hier gibst Du an, wie Du deinen Kundenvertrag abrechnen möchtest. Die gängigsten Varianten sind zum Beispiel monatlich zum 1. oder 15. des Monats oder quartalsweise. Halbjährliche oder jährliche Abrechnungen sind ebenfalls möglich. In unserem Beispiel wäre das der erste Tag des Monats, monatlich.
**Vertragsstart-/Vertragsende**
Hier legst Du den Start und das Ende des Kundenvertrages fest. In unserem Beispiel ist das der Zeitraum vom 01.05.2024 bis zum 30.06.2024.
**Laufzeit von-/bis**
Hier gibst Du die Vertragslaufzeit an. In diesem Beispiel startet sie am 01.05.2024 und endet am 30.06.2024.
**Kündigungstermin Auftragnehmer-/Auftraggeber**
Hier kannst Du den Kündigungstermin des Auftraggebers oder des Auftragnehmers eintragen. In diesem Beispiel wurde der Vertrag durch den Auftragnehmer am 15.06.2024 gekündigt..
**Aktuelles Fälligkeitsdatum**
Das aktuelle Fälligkeitsdatum informiert dich darüber, wann die aktuelle Zahlung fällig ist.
**Nächstes Fälligkeitsdatum**
Das nächste Fälligkeitsdatum informiert dich darüber, wann die nächste Zahlung fällig ist.
## Reiter Erstellte Aufträge/Abrechnungen
Hier findest Du die Aufträge und Rechnungen zu deinem Vertrag.
## Reiter Aufgaben
Dieser Reiter wird nur eingeblendet wenn **mindestens eine Aufgabe** zum Auftrag zugeordnet wurde.
## Reiter Vertragsprotokoll
Das Vertragsprotokoll listet detailliert auf, wann welche Änderungen von welchem Benutzer durchgeführt wurden, inklusive Zeitstempel, Datum, Aktion und Inhalt.
## Reiter DMS
Wie in anderen Menüpunkten der VARIO Cloud, hast Du auch hier die Möglichkeit, Bilder und Dateien an die Verträge anzuhängen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button. Diese werden direkt dem Bereich Dateimanagementsystem (DMS) hinzugefügt, der unter dem Menüpunkt “DMS” zu finden ist. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/).
Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kann die Datei über das Kontextmenü **im Kundenportal** **veröffentlicht** werden. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Reiter-Beziehungen).
## Vertragsabrechnung
{% hint style="info" %}
Verträge mit bestandslosen Artikeln und Dienstleistungspositionen können direkt im Vertrag abgerechnet werden und werden somit nicht erst in einen Auftrag überführt. Aus diesem Grund findest Du in Deinem Kundenvertrag auch den Button “Abo abrechnen”.
{% endhint %}
Du kannst Deine Verträge natürlich auch per Stapel abrechnen und musst nicht jeden Vertrag öffnen. Eine Anleitung hierzu findest Du auf unserer [Handbuchseite zur Vertragsabrechnung](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/verkauf/vertragsabrechnung/).
# Vertragsabrechnung
## Übersicht aller abzurechnenden Verträge
Unter Verkauf -> Vertragsabrechnung (Menüpunkt 520), hast Du die Möglichkeit Deine Verträge abzurechnen. Hier findest Du vom Aufbau her eine identische Übersicht wie in der Vertragsverwaltung. Alle hier aufgeführten Verträge sind abrechenbar.
Um Deinen Vertrag abzurechnen, musst Du zuerst den Haken in der entsprechenden Zeile des Vertrages setzen und anschließend den Vertragsabrechnungslauf starten. Dafür klickst Du oben rechts auf den Button "Vertragsabrechnung". Du kannst selbstverständlich auch mehrere Verträge in den Abrechnungslauf übergeben.
## Vertragsabrechnung anlegen
Mit einem Klick auf den Button öffnet sich das folgende Dialogfenster.
In diesem Dialogfenster der Vertragsabrechnung hast Du die Möglichkeit, für Deine abrechenbaren Verträge ein abweichendes Belegdatum oder Lieferdatum zu hinterlegen. Das Feld **“ausgewählte Datensätze für die Abrechnung”** ermöglicht es Dir, die vorher markierten Datensätze entweder einzubeziehen oder zu ignorieren. Dadurch kannst Du mehrere spezifische Verträge auswählen und abrechnen. Alternativ kannst Du alle abrechenbaren Verträge berücksichtigen indem Du vorher keine Datensätze markierst. Über den Toggle “Abrechnungszeitraum hinzufügen” hast Du zudem die Möglichkeit, deiner Vertragsabrechnung automatisch den Abrechnungszeitraum laut Vertrag hinzuzufügen.
Nach dem Klick auf den Button “Anlegen” wird ein Auftrag zu Deinem Vertrag erstellt. Diesen findest Du dann im Reiter “Erstellte Aufträge/Abrechnungen”. Der Beleg lässt sich direkt durch einen einfachen Klick auf die Belegnummer öffnen. Mit diesem Beleg kannst Du wie mit allen anderen [Verkaufsbelegen](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/verkauf/belege/#Reiter-Belegerfassung) verfahren und ihn entsprechend weiterverarbeiten, indem Du ihn beispielsweise in einen Lieferschein oder eine Lieferscheinrechnung übernimmst. Anschließend kannst Du ihn drucken, als PDF-Datei versenden oder herunterladen.
{% hint style="info" %}
**Nachricht in der Kommunikationszentrale**
Nach der Erstellung deiner Vertragsabrechnung erhältst du zusätzlich eine Nachricht in der Kommunikationszentrale. Diese enthält einen klickbaren Link zur Rechnung deines Vertrags oder Deiner Verträge. Mit einem Klick darauf gelangst du direkt zur Übersicht der abgerechneten Verträge.
{% endhint %}
# Vertreter und Provisionen
In dieser Beschreibung erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du Handelsvertreter anlegst, verwaltest und deren Provisionen abrechnest, wenn sie eine Provision für die bei Kunden erzielten Umsätze erhalten sollen. Dabei zeigen wir Dir anhand von Beispielen die verschiedenen Möglichkeiten auf, z. B. ob die **Provision fix und/oder prozentual**, **für bestimmte Adressen, Artikelnummern, Warengruppen** oder für einen **bestimmten Zeitraum** ermittelt werden soll. Außerdem kannst Du zwischen verschiedenen **Provisionstypen** pro Vertreter wählen, also ob die Provision bei Auftrag, Rechnung oder Zahlung ermittelt werden soll.
## Vorbereitungen
Damit Provisionen in Verkaufsbelegen korrekt ermittelt werden können, müssen zunächst diese Vorbereitungen getroffen werden.
{% hint style="info" %}
Für Vertreter gibt es einen eigenen Zählerkreis. Wir empfehlen, die Zählerkonfiguration **vor der Erfassung der Vertreter** festzulegen. Die Hilfeseite zum Thema “Zählerkreise” findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Z%C3%A4hlerkreise).
{% endhint %}
### Schritt 1: Vertreter anlegen
Jeder Vertreter, für den Provisionen ermittelt werden sollen, muss zunächst als Adresse angelegt werden. Erforderlich ist hierbei, dass im Bereich “Verwaltung” die Geschäftsbeziehung “**Vertreter**” gewählt wird. Im neu eingeblendeten Bereich “Vertreter” sind Dir die meisten Pflichtfelder wie z.B. Zahlungsart oder Lieferbedingung bereits aus der Geschäftsbeziehung “Kunde” bekannt. Entscheidend für die Provisionsermittlung ist die Auswahl im Feld “**Provisionstyp**“.
**Hier die Bedeutung der wichtigsten Felder:**
* **Provisionstyp:** Legt fest, ab wann eine Provisionszahlung anfällt.
* Auftrag: Sobald ein Auftrag angelegt wurde
* Rechnung: Sobald eine Rechnung, oder ein Lieferschein/Rechnung erstellt wurde
* Zahlung: Bei Zahlungseingang, wenn der OP-Status auf “Abgeschlossen” gesetzt ist
**Vertreter mit verschiedenen Provisionstypen:**
Für die folgenden Beispiele haben wir uns 3 Vertreter mit unterschiedlichen Provisionstypen angelegt, damit wir Dir in dieser Beschreibung die Unterschiede verdeutlichen können.
* Tilly mit dem Typ “Auftrag”
* Susi mit dem Typ “Rechnung”
* Tom mit dem Typ “Zahlung”.
### Schritt 2: Artikel anlegen
Im Artikelstamm muss einmalig ein Artikel für die Provisionsabrechnung angelegt werden. Wir haben ihn einfach “Provisionsabrechnung” genannt. **Wichtig** ist, dass in den Feldern die **Artikelart “Bestandslos”**, die **Mengeneinheit “Stück”** und die **Preiseinheit “1”** sowie das entsprechende **“Steuerschema”** ausgewählt werden.
Die Toggles “Lieferbar”, “Aktiv”, “Provisionierbar”, “Alleine lieferbar” sind bei einer Neuanlage bereits korrekt aktiviert. **Lediglich** der **Toggle “Verkaufsartikel”** ist hier noch zu **aktivieren**.
Des Weiteren sollte der Artikel keinen hinterlegten Verkaufspreis haben, da dieser sich ja aus den Provisionssätzen ermittelt.
### Schritt 3: Provision anlegen
Unter Einstellungen/ Allgemein/ Provisionen ist zunächst im Bereich “**Provisionsabrechnungsparameter**” der Artikel für die Provisionsabrechnung zu hinterlegen. Anschließend **empfehlen** wir, für jeden Vertreter über **“+Provision”** einen Provisionssatz anzulegen. Dies hat den **Vorteil**, dass die Provisionssätze in Verbindung mit einer Adressbeziehung (s. Schritt 4) beim Anlegen des Verkaufsbeleges **automatisch ermittelt** werden.
**Die Bedeutung der wichtigsten Felder:**
* **Beschreibung:** Freitext zur individuelle Beschreibung des Provisionssatzes
* **Typ:** Hier legst Du fest, ob die Provision als fester Betrag oder prozentualer Wert ausgegeben wird.
* Fix: Legt eine feste Provision in Euro fest
* Prozent: Legt eine prozentuale Provision auf den Verkaufsartikel fest
* **Provisionswert:** Eingabe des Wertes in € oder %
* **Artikel:** Die Provision erfolgt nur für einem bestimmten Artikel.
* **Adresse:** Die Provision erfolgt nur für eine bestimmte Adresse.
* **Vertreteradresse:** Hier kannst Du eine der als Vertreter hinterlegten Adressen auswählen.
* **Gültig von/bis:** Eine Datumsangabe begrenzt den Provisionssatz auf den angegebenen Zeitraum
{% hint style="info" %}
**Verschiedene Provisionssätze**
Für jeden Vertreter können mehrere unterschiedliche Provisionssätze erfasst werden. **Eine Selektion** über Artikel, Adresse und/oder Gültigkeit **schränkt** die Provisionsermittlung auf diese Auswahl ein. Wird **keine Einschränkung** vorgenommen, wird beim Anlegen eines Verkaufs-Beleges **automatisch** eine Provision für jeden provisionsfähigen Artikel (unabhängig von der Menge) ermittelt, **sofern** zu dieser Belegadresse eine Adressbeziehung “Vertreter” existiert. Die Provisionen können auch je Vertreter in der Vertreteradresse über den Reiter “Provisionen” verwaltet werden.
{% endhint %}
### Schritt 4: Adressbeziehung anlegen
Damit die **automatische** Provisionsermittlung und die spätere Provisionsabrechnung funktionieren, muss für jede **Adresse mindestens** **eine Adressbeziehung** zu einem Vertreter angelegt werden. Klicke bitte in der Adresse auf den **Button “+Adressbeziehung”**, wähle den **Typ “Vertreter”** und den Namen des Vertreters aus:
{% hint style="info" %}
Unserer Adresse “Manufaktur “Feines aus der Deichstadt”” haben wir unsere beiden Vertreter “Susi” und “Tilly” zugeordnet.
{% endhint %}
## Automatische Provisionsermittlung
Nachdem die in den Schritten 1 bis 4 beschriebenen Vorbereitungen durchgeführt wurden, wird im Verkaufsbeleg beim Hinzufügen jedes Artikels (im Hintergrund) geprüft, ob und für welchen Vertreter eine Provision anfällt. Die ermittelten Provisionen sind je Artikel in der Detailansicht einsehbar.
### Beispiel: Verkaufsbeleg mit zwei provisionierbaren Artikeln
Wir haben dem Verkaufsbeleg für die Adresse **Manufaktur „Feines aus der Deichstadt“** die Artikel **SG1502** und **SG4444** hinzugefügt. Über die **Detailansicht > Provisionen** kann für jede Position die automatisch ermittelte Provision eingesehen werden.
Für den Artikel **SG1502** wurde für **Susi** eine Provision von **1,00 €** ermittelt, da laut Provisionssatz diese Provision für jeden provisionsfähigen Artikel gilt. Für **Tilly** wurden **2,50 €** ermittelt, da für diese Artikelnummer eine spezielle Selektion vorliegt.
Für den Artikel **SG4444** gibt es aus den oben genannten Gründen nur für **Susi** eine Provision. Die automatische Ermittlung ist an der Spalte **„Herkunft“** zu erkennen. Jede ermittelte Provision kann geändert werden – in diesem Fall ändert sich der Eintrag auf **„Manuell“**.
Der zweite Provisionssatz von **Tilly** führt jedoch nicht zu einer Provision von **5,00 €**, da eine Einschränkung auf eine andere Adresse besteht. Auch **Tom** erhält keine Provision: Obwohl beide Artikel der Warengruppe **„Seide (SE, ST)“** zugeordnet sind, findet keine automatische Ermittlung statt, da die Adressbeziehung fehlt. (s. dazu das zweite Bild der Provisionssätze aus Schritt 3)
## Manuelle Provisionserfassung
Aus der Detailansicht/ Provisionen des Verkaufbeleges, kann über **“+Provision”** auch manuell eine Provision zugefügt oder eine ermittelte geändert werden.
### Beispiel: Verkaufsbeleg mit manueller Provision
Wir haben dem Verkaufsbeleg für unsere Adresse “Seidenspinner” den Artikel SG1502 hinzugefügt. In der Detailansicht/ Provision wurde **keine automatische Provision** ermittelt, da für diese Adresse keine Adressbeziehung zu einem Vertreter besteht. Wir haben für “Tom” eine **individuelle Provision** von 8,00 € hinzugefügt. In der Spalte “Herkunft” erkennt man das am Eintrag “Manuell”.
## Provisionsabrechnung
Unter Verkauf/ Provisionen werden im **Reiter “Provisionsabrechnungen”** über **“+Provisionslauf”** die Provisionsabrechnungen erstellt. Abhängig von den Einstellungen (Provisionen ab/bis, Vertreternummer von/bis) im Dialog **“Abrechnung anlegen”** sowie vom Provisionstyp in der **Vertreteradresse** werden alle Provisionen der Herkunft **“Automatisch”** und **“Manuell”** aus den Verkaufsbelegen ermittelt.
**Dabei werden folgende Einträge erzeugt:**
* Eine **Provisionsabrechnung „Gesamt**” mit dem Status “Offen”
* Pro Vertreter ein **Verkaufsbeleg „Provisionsabrechnung (gespeichert)**“
* Ein **Eintrag „Provisionsabrechnung“** im Rechnungsausgangsbuch
Mit Auswahl wird der Inhalt geöffnet. In unserem Beispiel werden alle 3 Vertreter unserer beiden Verkaufsbelege aufgelistet. Für “Susi” und “Tilly” werden die Provisionsbeträge sowie die Belegnummer angezeigt. Bei “Tom” fehlt beides, was daran liegt, dass bei ihm der Provisionstyp “Zahlung” hinterlegt ist, der offene Posten aber noch nicht ausgeglichen ist. **(Dazu später mehr)**.
Durch Auswahl der Belegnummer wird in den Verkaufsbeleg “Provisionsabrechnung (gespeichert)” des Vertreters verzweigt und der Entwurf geöffnet. Es können weitere Details wie z.B. Kundenadresse, Artikel, Provisionsdatum oder Provisionswert pro Vertreter eingesehen werden.
Wie oben beschrieben wurde für den Vertreter “Tom” zunächst keine Provision ermittelt. Bei einer nächsten Provisionsabrechnung für diesen Zeitraum, wird sobald der OP den Status “Abgeschlossen” erhält, diese Provision berücksichtigt. Es wird also nichts vergessen!
Die Bedeutung der Buttons:
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| Abschließen | Die Provisionsabrechnung “Gesamt” wechselt den Status von “Offen” auf “Abgeschlossen.” Änderungen sind nicht mehr möglich. |
| Zurücksetzen | **In der Provisionsabrechnung** wird die Provisionsabrechnung “Gesamt” storniert, erhält den Status “Zurückgesetzt” und der Beleg wird als Storno gekennzeichnet. Im Verkauf werden die Belege “Provisionsabrechnung” pro Vertreter ebenfalls storniert  und im Rechnungsausgangsbuch wird ein Stornosatz erzeugt . Für eine neue Provisionsabrechnung **muss** **ein neuer** Provisionslauf angelegt werden. |
Im **Reiter “Provisionssätze”** können alle Provisionen der ermittelten Provisionsabrechnungen eingesehen werden:
## Verkaufsbeleg-Provisionsabrechnung
Beim Erstellen einer Provisionsabrechnung und einer ermittelten Vertreterprovision wird ein Verkaufsbeleg “Provisionsabrechnung Gespeichert” und im Reiter “Zahlungsstatus” eine Verbindlichkeit über den offenen Betrag erzeugt:
Über die Belegaktion “**in Storno-Provisionsabrechnung übernehmen**” wird die Belegnummer für diesen Beleg aus der Provisionsabrechnung entfernt. Diese Funktion empfiehlt sich, wenn nur ein Beleg und nicht die gesamte Provisionsabrechnung storniert/ zurückgesetzt werden soll.
{% hint style="info" %}
Für eine automatische FiBu-Kontierung empfehlen wir ein Konto, ggf. eine Kostenstelle sowie eine Kontozuordnung mit dem Zuordnungstyp “Provision” anzulegen. Im Beleg kann über die Aktionen/ Finanzen ein “FiBu-Übergabe Testlauf” durchgeführt werden, um die Buchungssätze direkt zu erkennen. Die Hilfeseite zum Thema “Finanzbuchhaltung” findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Finanzbuchhaltung).
{% endhint %}
# Die Kasse im Überblick
Mit der **VARIO Cloud Kasse** kassierst Du direkt im ERP – vom Scannen der Artikel bis zur Quittung. Anders als früher ist die Kasse kein eigenes Nachbau-Modul mehr: Eine Kassenquittung ist ein ganz normales Dokument (vergleichbar mit einer Lieferscheinrechnung), eine Kundenretoure verhält sich wie eine Gutschrift mit Warenrücknahme. Dadurch läuft auch die komplette Preisermittlung über die normale Verkaufspreisermittlung – auf den Barverkaufskunden oder einen von Dir gewählten Kunden.
Bevor Du mit der Kasse richtig durchstarten und kassieren kannst, musst Du Folgendes einrichten:
**1. Einstellungen Kasse**
Hier richtest Du zunächst alle benötigten **Stammdaten ein.** Diese findest Du unter [**Einstellungen → Kasse**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-und-stammdatenverwaltung). Dort kannst Du auch unter **"Kassen-Oberflächen"** Deine Kasse nach Deinen persönlichen Vorlieben gestalten. Eine Oberfläche wird anschließend einer Kasse zugewiesen. Wenn Du alle relevanten Einstellungen vorgenommen hast, legst du im nächsten Schritt die eigentliche Kasse an.
**2. Verkaufskanäle**
Unter dem Menüpunkt [**"Verkaufskanäle"**](/vario-cloud-handbuch/verkaufskanale/verkaufskanale) legst Du die Kasse an und ordnest ihr die zuvor unter Einstellungen angelegten Elemente zu.
**3. LocalLink**
Außerdem muss vorab im Admin-Center der [**LocalLink**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/vario-local-link#einrichtung-von-local-link) eingerichtet werden und dieser dann mit der Kasse verbunden werden.
{% hint style="info" %}
**Hinweis**
Die eigentliche Kassieransicht öffnest Du später über [**Verkauf → Kasse**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/allgemeines-zum-verkauf).
Als Kassenbenutzer gelangst Du nach der Anmeldung direkt zur Kasse.
{% endhint %}
### Erste Schritte in der Kasse
#### Die Kasse öffnen
{% stepper %}
{% step %}
Gehe auf **Verkauf → Kasse**.
{% endstep %}
{% step %}
Du wirst gefragt, an welcher **Kassen-Schublade** Du arbeitest – wähle sie aus (z. B. *Leipzig Kasse 1*).
Wenn Du eine zählpflichtige Bar-Zahlungsart hast, musst Du den **Eröffnungsbetrag** je Zahlungsart eingeben – also wie viel Geld in der Schublade liegt.
{% hint style="info" %}
**Hinweis**
Der Vorschlagswert entspricht dem Endsaldo des letzten geschlossenen Kassenbuchs derselben Schublade. Gab es noch keinen Abschluss, werden **0,00 €** vorgeschlagen.
⚠️ **Wichtiger Hinweis**
Der Bestand darf nie ins Negative geraten. Öffnest Du mit 0 € und der erste Kunde benötigt Rückgeld, kann die Kasse das nicht ausgeben.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
Klicke auf **Kasse öffnen**.
{% endstep %}
{% endstepper %}
#### In der Kasse arbeiten
Die Kassieransicht ist in drei Bereiche gegliedert:
* **Oben links – Aktionen:** Kunde wählen, Artikel Suchen, Quittung suchen, Quittung parken, Topseller, Einlage, Ausgabe u. v. m. Aktionen, die gerade keinen Sinn ergeben (z. B. *Vorgang abbrechen* ohne ausgewählten Vorgang), sind ausgegraut.
* Beim **Abbrechen eines Vorgangs** wird eine Ausgabe der **Kassenquittung** im DMS gespeichert. Diese ist im **Menüpunkt "DMS"** und im **Reiter "DMS"** des Belegs zu sehen.
* **Hauptfenster:** Hier siehst Du, was gerade los ist – z. B. alle gescannten Artikel mit Preis.
* **Eingabefeld:** Dein zentrales Multifunktionsfeld zum Scannen, Suchen und Rechnen.
* **Unten links:** Hier werden Dir alle letzten Aktionen angezeigt (z. B. die Kasseneröffnung, Bons, geparkte Quittungen etc.)
Du erfasst Artikel über den **Scanner**, die **Artikelnummer** oder einen **Barcode**. Über das Eingabefeld kannst Du Mengen und Preise direkt anpassen sowie Rabatte vergeben:
| Eingabe | Wirkung |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Artikelnummer / Barcode** | Fügt den Artikel als Position hinzu. |
| **+2** | Erhöht die Menge der ausgewählten (oder zuletzt erfassten) Position um 2. |
| **-2** | Verringert die Menge um 2. |
| **\*2** | Multipliziert die Menge (z. B. mal 2). |
| **=2** | Setzt die Menge auf genau 2 (Fixmenge). |
| **12,50** | Setzt den Preis der ausgewählten (oder zuletzt erfassten) Position. |
| **%10** | Gibt 10 % Rabatt auf die zuletzt erfasste bzw. ausgewählte Position. |
| **%%10** | Gibt 10 % Rabatt auf **alle** Positionen. |
{% hint style="info" %}
**Hinweis**
Hast Du keine Position ausgewählt, beziehen sich die Rechen- und Rabattfunktionen auf die zuletzt erfasste Position. Wählst Du eine oder mehrere Positionen aus, wirken sie auf die ausgewählten Positionen.
Über das Hauptfenster kannst Du Positionen anklicken, mehrere markieren, bearbeiten oder löschen.
Weil eine Quittung ein normales Dokument ist, kannst Du sie parallel an einem anderen Arbeitsplatz in der Verkaufsliste sehen – wie jeden anderen Beleg. Über die Kasse ist der Beleg jedoch gesperrt: Du kannst ihn dort einsehen, aber nicht verändern.
{% endhint %}
#### Wie geht es weiter?
Nach dem Erfassen folgen das **Bezahlen** (Auswahl der Zahlungsart, ggf. Übergabe an ein Terminal) und der **Kassenabschluss** mit den Schritten *Übersicht → Bargeld zählen → Endbestände & Abschöpfung → Abschluss* (Z-Bon). Diese beiden Abläufe werden in einem eigenen Abschnitt ergänzt.
Bei Barzahlung kannst Du angeben, wie viel der Kunde gezahlt hat und es wird automatisch das Rückgeld angezeigt und der Bon bzw. die Quittung erstellt.
# Allgemeines zu Lager & Logistik
Die VARIO Cloud Warenwirtschaft bietet eine umfangreiche Lagersoftware. Verwalte Deine Standorte & Filialen und sorge mit Lagerumbuchungen für ausreichend Bestand in Deinen Lägern.
Regelmäßig, mindestens einmal pro Artikel pro Jahr, so der Gesetzgeber, muss ein Artikel im Lager gezählt bzw. erfasst werden – dies geschieht während der Inventur. Die Inventur kann einmal komplett erfolgen (Stichtagsinventur), oder aber auch nach beliebigen Kriterien selektiert über das Jahr verteilt werden (permanente Inventur). VARIO Cloud verwaltet Inventuren und stellt die sogenannten Zähllisten in gewünschter Form (Papier, Tablet, MDE-Erfassung) zur Verfügung, um das für Dich sinnvollste und schnellste Verfahren für die Erfassung der gezählten Werte umzusetzen. Nach Abschluss stehen dann Differenzlisten und die Bewertung des Lagers zur Verfügung.
Zu einer auf den Handel spezialisierten Cloud ERP-Software gehören selbstverständlich auch Schnittstellen zu bekannten Versanddienstleistern, um den kompletten Lieferprozess, zeit- und kostensparend durchzuführen.
# Dashboard im Lager
Unter dem Menüpunkt Lager/Dashboard werden Dir die **Lager-Dashboards** angezeigt, die Du unter **Einstellungen/Allgemein/Dashboards/Lager** erstellt und als Lager-Dashboards in Deinen **persönlichen Benutzereinstellungen** hinzugefügt hast. Weitere Informationen zur Konfiguration der Dashboards findest Du unter [Grundlagen zu den Dashboards](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard/).
### Widget Abfrage
Mit dem **Widget “Abfrage”** kannst Du selbst einstellen, welche Datensätze angezeigt werden sollen. Wähle dazu in der Dashboard-Konfiguration über dem Zahnrad-Icon eine **Gruppe** und ein entsprechendes **Template** aus. Zu jedem Template kannst Du eine bereits erstellte **Selektion** auswählen oder eine neue anlegen. Weitere Informationen zum **Widget “Abfrage”** findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard-im-startmenue/#Widget-Abfrage).
### Widget Offene Picklisten
Hier werden alle erstellten und noch offenen Picklisten aufgelistet. Beim Auswählen einer Pickliste wird diese in einem **neuen Fenster** geöffnet. Durch einen **Rechtsklick** auf eine der Picklisten kannst Du über das Kontextmenü u. a. diese auch **stornieren**. Über das **Export-Icon** kannst Du die Auflistung als **XLSX-, CSV- oder PDF-Datei exportieren** oder **drucken**. Dabei kannst Du angeben, ob nur die neusten Datensätze in einer bestimmte Anzahl oder alle Datensätze exportiert werden sollen.
In der Dashboard-Konfiguration kannst Du über das **Zahnrad-Icon** die **Bezeichnung** des Widgets anpassen.
### Widget Pausierte Picklisten
Hier werden alle pausierten Picklisten aufgelistet. Beim Auswählen einer Pickliste wird diese in einem neuen Fenster geöffnet. Durch einen Rechtsklick auf eine der Picklisten kannst Du über das Kontextmenü u. a. diese auch stornieren. Über das **Export-Icon** kannst Du die Auflistung als **XLSX-, CSV- oder PDF-Datei exportieren** oder **drucken**. Dabei kannst Du angeben, ob nur die neusten Datensätze in einer bestimmte Anzahl oder alle Datensätze exportiert werden sollen.
In der Dashboard-Konfiguration kannst Du über das **Zahnrad-Icon** die **Bezeichnung** des Widgets anpassen.
### Widget Pickwagen in Verwendung
Hier werden alle Pickwagen aufgelistet, die aktuell in Verwendung sind. Über das **Export-Icon** kannst Du die Auflistung als **XLSX-, CSV- oder PDF-Datei exportieren** oder **drucken**. Dabei kannst Du angeben, ob nur die neusten Datensätze in einer bestimmte Anzahl oder alle Datensätze exportiert werden sollen.
In der Dashboard-Konfiguration kannst Du über das **Zahnrad-Icon** die **Bezeichnung** des Widgets anpassen.
### Widget Picklisten-Statusdiagramm
Hier werden die Anzahl der Picklisten je nach Status als Diagramm dargestellt. Mit einem **Mausover** über die einzelnen Balken wird die **Anzahl der Picklisten** zu den jeweiligen Status eingeblendet. Über das **Herunterladen-Icon** kannst Du das Diagramm als **Bild exportieren**.
In der Dashboard-Konfiguration kannst Du über das **Zahnrad-Icon** die **Bezeichnung** des Widgets anpassen.
### Widget Pickwagen-Statusdiagramm
Hier werden die Anzahl der Pickwagen je nach Status als Diagramm dargestellt. Mit einem **Mausover** über die einzelnen Balken wird die **Anzahl der Picklisten** zu den jeweiligen Status eingeblendet. Über das **Herunterladen-Icon** kannst Du das Diagramm als **Bild exportieren**.
In der Dashboard-Konfiguration kannst Du über das **Zahnrad-Icon** die **Bezeichnung** des Widgets anpassen.
### Widget Offene Aufträge
Hier werden alle noch offenen Aufträge aufgelistet. Beim Auswählen eines Auftrags wird zu diesem verzweigt. Über das **Export-Icon** kannst Du die Auflistung als **XLSX-, CSV- oder PDF-Datei exportieren** oder **drucken**. Dabei kannst Du angeben, ob nur die neusten Datensätze in einer bestimmte Anzahl oder alle Datensätze exportiert werden sollen.
In der Dashboard-Konfiguration kannst Du über das **Zahnrad-Icon** die **Bezeichnung** des Widgets anpassen.
# Lagerbewegung
Hier hast Du die Möglichkeit, **Lagerumbuchungen** und **manuelle Lagerbuchungen** vorzunehmen.
## Lagerumbuchungen
Hier kannst du, **Artikel** von einem Lager (mit, oder ohne Lagerplätze) in ein anderes Lager (mit, oder ohne Lagerplätze) umzulagern.
Für die **Umlagerung** kannst Du hier eine entsprechende **Bemerkung** pro Artikel, oder eine Vorgabe-Bemerkung angeben, die für alle Artikel gültig ist.
Die **Zahl** neben dem Lagerhaus Icon gibt Auskunft darüber, wie hoch der verfügbare Bestand des Artikels im Quell-Lager ist.
Mit Klick auf **„Ausführen“** wird die **Umlagerung** durchgeführt und im **Lagerbewegungsprotokoll** dokumentiert.
## Manuelle Lagerbuchung
Hier hast Du die Möglichkeit, **manuelle Zubuchungen**, oder **Abbuchungen** für einen Artikel durchzuführen.
{% hint style="warning" %}
Beim Öffnen der „Manuellen Lagerbuchung“ ist immer die Option „+Zubuchung“ aktiviert. Möchtest Du jedoch Bestand abbuchen, musst Du auf auf die Option „-Abbuchung“ klicken.
{% endhint %}
Mit Klick auf **„OK“** wird die manuelle Lagerbuchung durchgeführt und im **Lagerbewegungsprotokoll** dokumentiert.
# Warenausgang
Hier erhältst Du zum einen eine **Übersicht** der **erstellten Picklisten** und zum anderen kannst Du hier für **Aufträge** die zur **Kommissionierung** anstehen, **Picklisten erzeugen**. Mit einem Klick auf eine bereits erzeugte Pickliste im **Status “Erstellt”** oder **“Kommissioniert”** öffnet sich direkt die [**MDE-Erfassung**](/vario-cloud-handbuch/lager/mde-maske) im jeweiligen **Bereich “Sammeln”** oder **“Packen”**.
Über das **Drei-Punkte-Menü** kannst Du eine **angehakte Pickliste** auch **ausdrucken**. Welche **Reportgruppe** sowie welcher **Drucker** für den Ausdruck verwendet werden sollen, kannst Du über die **Ausgaberegeln** unter [**Einstellungen/Allgemein/Ausgabe**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Reiter-Ausgabe) festlegen. Die **Reportgruppen** für Picklisten kannst Du unter [**System/Ausgabe/WMS Picklisten**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/#Modul-WMS-Picklisten) konfigurieren.
## Picklisten erzeugen
Über den **Button** **“Picklisten erzeugen”** kannst Du **Picklisten** anhand der hinterlegten **Picklistenvorlagen** erzeugen. Die **Picklistenvorlagen** findest Du unter **Einstellungen/Lager/Picklisten**. Diese können dort erstellt und bearbeitet werden. Eine ausführliche **Hilfe** dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/lager/#Reiter-Picklisten).
Wähle nun die gewünschte **Picklistenvorlage** mit einem Klick aus.
An der Stelle kannst Du die Picklistenvorlage nochmal **anpassen**, oder die **Erzeugung der Picklisten starten**.
# Kommissionierung
In **VARIO Cloud** stehen Dir **verschiedene Arten der Kommissionierung** sowie unterschiedliche Wege zur Durchführung zur Verfügung. Ein Großteil der Kommissioniervorgänge kann über den [**Menüpunkt** „**Lager/Warenausgang**“](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang) ausgeführt werden. Dort hast Du die Möglichkeit, **oben rechts in der Maske** über den **Button “+Picklisten erzeugen”** eine **neue Pickliste** zu erstellen. Die Erstellung erfolgt auf Basis einer der vorhandenen **Picklistenvorlagen**, welche unter **Einstellungen/Lager/Picklisten** angelegt werden können.
Die Kommissionierung selbst kann anschließend über die [**MDE-Maske** ](/vario-cloud-handbuch/lager/mde-maske)durchgeführt werden, die Du über den **Menüpunkt “Lager/MDE”** erreichst. In dieser Ansicht werden die offenen Picklisten in die **Bereiche “Sammeln”** und **“Packen”** unterteilt.
## Voraussetzung zum Kommissionieren
Damit Du einen **Auftrag** in die Kommissionierung übernehmen kannst, sind folgende Einstellungen erforderlich:
* entsprechende **Picklistenvorlagen**, die Du unter [**Einstellungen/Lager/Picklisten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/picklisten) anlegen und konfigurieren kannst
* ein **Pickwagen**, den Du unter [**Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lagerverwaltung#bereich-pickwagen) anlegen kannst
* ein **Artikel** z. B. ein Versandpaket, der in den **Stammdaten** im **Bereich “Verwaltung”** mindestens die folgenden Optionen aktiviert hat:
* Verkaufsartikel
* Frei Kommissionierbar
* Versandlabeldruck
* ein **Lager**, welches als **Kommissionierlager** gekennzeichnet ist. Diese Option findest Du unter [**Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lagerverwaltung). Wähle dort das gewünschte Lager aus und aktiviere die **“Kommissionierung”**.
## Kommissionierarten
In VARIO Cloud stehen Dir neun unterschiedliche **Kommissionierarten** zur Verfügung:
* **Schnellkommissionierung**
* **Einzelkommissionierung**
* **Sammelkommissionierung**
* **Rollende Kommissionierung**
* **Konsolidierung** – Zusammenführen bereits gesammelter Ware. Hierfür wird ein **Pickwagen mit Boxen** vom **Typ “Für Konsolidierung”** benötigt.
* **Nachschub** – Auffüllen der Kommissionierplätze aus den Nachschublagern.
* **Materialumlagerung für die Produktion** – Bereitstellung des benötigten Materials für einen Produktionsauftrag.
* **Fehlende Artikel sammeln** – für Artikel, die beim Sammeln nicht auffindbar waren.
* **Falsch gesammelte Artikel** – zum Zurückführen von Ware, die einer falschen Pickliste zugeordnet wurde.
Die Kommissionierart legst Du beim Anlegen einer **Picklistenvorlage** im **Feld “Kommissionierart”** fest. In den nächsten Abschnitten beschreiben wir Dir die vier am häufigsten genutzten Arten im genaueren Detail.
### Einzelkommissionierung
Bei der **Einzelkommissionierung** wird für jeden Auftrag eine eigene Pickliste erzeugt. Folgende Möglichkeiten stehen Dir zur Auswahl, um einen erfassten Auftrag in **Kommissionierung** zu übernehmen:
**1. Möglichkeit: Manuell über die Belegverwaltung**
Lege hierfür einen **Auftrag** an und stelle sicher, dass bei den Positionen als Lager ein **Kommissionierlager** angegeben wird. Dann kannst Du über das **Aktionsmenü** in der **Belegzusammenfassung** den Beleg in die Kommissionierung übernehmen.
Weitere Informationen zu der **Belegzusammenfassung** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#Belegzusammenfassung).
**2. Möglichkeit: Im Stapel über den Warenausgang**
Zum anderen kannst Du über den **Menüpunkt “Lager/Warenausgang”** Aufträge im Stapel in Kommissionierung übernehmen. Dafür steht Dir die **Option “+Picklisten erzeugen”** über dem **Button “Aktionen”** zur Verfügung. Weitere Informationen zum **Erzeugen einer Pickliste** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/lager/warenausgang).
### Schnellkommissionierung
Bei der **Schnellkommissionierung** werden nur Aufträge berücksichtigt, die **nur eine Position** haben **mit Menge 1** im Standard. Die **maximale Menge** der Position kann aber in der **Picklistenvorlage** geändert werden.
### Sammelkommissionierung
Bei der **Sammelkommissionierung** werden mehrere Aufträge auf **einer Pickliste zusammengefasst**. Erst beim Verpacken werden die gepickten Artikel wieder den Aufträgen zugeordnet.
Eine Besonderheit der Sammelkommissionierungspickliste ist die Möglichkeit eine **separate Schnellkommissionierungspickliste** **vorab** zu erzeugen. Dies kannst Du innerhalb einer **Picklistenvorlage** für die **Sammelkommissionierung** über den **Toggle “Zuerst Schnellkommissionierungs-Pickliste erzeugen”** im **Bereich “Erstellung”** einstellen.
### Rollende Kommissionierung
Bei der **“Rollenden Kommissionierung”** handelt es sich um eine besondere Sammelkommissionierung. Hier wird die kommissionierte Ware direkt **beim Picken** **den entsprechenden Aufträgen zugeordnet** und pro Auftrag **in einer Box gesammelt**.
{% hint style="info" %}
Damit Du mit der Rollenden Kommissionierung arbeiten kannst, musst Du zuerst unter **“Einstellungen/Lager/Picklisten**” einen **Pickwagen mit Pickboxen** in einer **Picklistenvorlage** für die Rollende Kommissionierung auswählen.
{% endhint %}
## Kommissionierung durchführen
Nachdem Du Deine Aufträge nun in **Kommissionierung** übernommen hast (egal ob manuell, oder über den Warenausgang), kannst Du die **MDE-Maske** über den **Menüpunkt “Lager/MDE”** auf Deinem Endgerät (Handy, Tablet) öffnen, um die Picklisten zu verarbeiten.
### Kommissionierung (Sammeln)
Innerhalb der MDE-Maske kannst Du über den **Bereich “Kommissionierung (Sammeln)”** die offen stehende Picklisten verarbeiten. Als Ausnahme gelten Picklisten, die mit einer **Vorlage** erstellt wurden, bei der die **Option “Pickliste drucken”** aktiviert ist, da das Sammeln dann auch übersprungen werden kann, da es ja in Papierform stattfindet.
Um das **Sammeln** durchzuführen, gehe folgendermaßen vor:
{% stepper %}
{% step %}
Wähle den **Bereich “Kommissionierung (Sammeln)”** aus. Hier werden Dir alle zum Sammeln anstehenden **Picklisten** angezeigt.
{% endstep %}
{% step %}
Klicke auf die gewünschte Pickliste, um im nächsten Dialog einen **Pickwagen** zu scannen. Alternativ kannst Du den **Barcode** des Pickwagens im **Feld “Eingabe”** auch manuell eintragen. Bei einer **Rollenden Kommissionierung** kann nur ein **Pickwagen** vom **Typ “Für Rollende Kommissionierung”** gescannt werden, bei einer **Konsolidierung** nur einer vom **Typ “Für Konsolidierung”**.
{% endstep %}
{% step %}
Bevor die Artikel gescannt werden können, muss je nach **Picklisten-Vorlage** ein Lagerplatz gescannt bzw. ausgewählt werden. Ist die **Option "Lagerplätze vorgeben"** in der Picklisten-Vorlage deaktiviert, kannst Du über das **Lager-Icon unten rechts** einen der **Lagerplätze** auswählen, die Bestand zum Artikel enthalten. Dabei kannst Du einsehen, wie viel Bestand sich jeweils darauf befindet.
{% endstep %}
{% step %}
Nachdem der Pickwagen bzw. Lagerplatz gescannt wurde, kann das Sammeln der Artikel beginnen. Der Artikel wird durch **Scannen** oder durch Klicken auf das **“+” unten links** bestätigt und das System springt zum nächsten Artikel. Die **Menge** kann auch **manuell** über den **Taschenrechnerbutton** eingegeben werden. Über das **Minuszeichen** kann der Artikel auch wieder entfernt werden.
Mit einem Klick auf die **Felder zum Artikel** werden Dir **alle zu kommissionierenden Artikel** angezeigt. Dadurch erhältst Du einen schnellen Überblick darüber, welche Artikel **bereits bestätigt** wurden und welche Artikel noch **bestätigt werden müssen**. Wähle einen der Artikel aus, um diesen zu öffnen.
{% endstep %}
{% step %}
Wurden von Dir **alle Artikel** der ausgewählten Pickliste bestätigt, erscheint der Dialog zum **Abschließen** des Sammelvorgangs.
{% endstep %}
{% step %}
Sollte der Dialog abgebrochen werden, kann das Sammeln jederzeit erneut über das **Burgermenü oben rechts** abgeschlossen werden.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% hint style="info" %}
Bei einer Pickliste, die mit einer **Picklistenvorlage** erstellt wurde, in der die **Option “Lagerplätze vorgeben”** deaktiviert ist, steht Dir beim **Sammeln** eine zusätzliche Option zur Verfügung. Über diese kannst Du die **Lagerplätze** einsehen, in denen für den jeweiligen Artikel **Bestand** vorhanden ist.
{% endhint %}
### Kommissionierung (Packen)
Nachdem Du nun das Sammeln der Artikel abgeschlossen hast, kannst Du innerhalb der MDE-Maske über den **Bereich “Kommissionierung (Packen)”** die **gesammelten Picklisten** weiterverarbeiten.
Um das **Packen** durchzuführen, gehe folgendermaßen vor:
{% stepper %}
{% step %}
Wähle den **Bereich “Kommissionierung (Packen)”** aus. Hier erhältst Du jetzt eine Übersicht aller gesammelten Picklisten **(Einzelkommissionierung, Schnellkommissionierung, Sammelkommissionierung)** und aller gesammelten Boxen **(Rollende Kommissionierung)**.
{% endstep %}
{% step %}
Mit Klick auf die gewünschte **Pickliste**, oder **Box**, wird diese geöffnet. Anschließend musst Du die Artikel erneut bestätigen (entweder über das “**+**” oder durch **scannen**).
{% endstep %}
{% step %}
Wenn Du alle Positionen bestätigt hast musst Du zum abschließen einen **Versandartikel scannen**, z. B. ein Versandkarton. Weitere Informationen zu dem Versandartikel findest Du unter den [Vorrausetzungen zum Kommissionieren](#Voraussetzung-zum-Kommissionieren).
{% endstep %}
{% endstepper %}
# Inventuren
Die Lagerinventur ist ein essenzieller Bestandteil des Bestandsmanagements und der Lagerverwaltung. Sie dient dazu, die tatsächlichen Bestände im Lager zu erfassen und mit den buchhalterisch erfassten Beständen abzugleichen. Eine präzise Inventur ist entscheidend für die Genauigkeit der Bestandsführung, die korrekte Bilanzierung und die Optimierung der Lagerprozesse.
Die Lagerinventur hilft dabei, Bestandsdifferenzen zu identifizieren, die durch verschiedene Faktoren wie Diebstahl, Schäden, Fehlbuchungen oder Verluste entstehen können. Durch regelmäßige Inventuren können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lagerbestände korrekt erfasst sind, was für die Bestandsplanung, die Lieferkette und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens von großer Bedeutung ist.
Es gibt verschiedene Methoden der Lagerinventur, darunter die Anfangsinventur, die Stichtagsinventur, die permanente Inventur und die Stichprobeninventur. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl der richtigen Methode hängt von den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens ab. In der VARIO Cloud bilden wir derzeit die Anfangsinventur und die Stichtagsinventur ab.
In den folgenden Abschnitten werde ich die wichtigsten Aspekte der Lagerinventur näher beleuchten und Dir zeigen, wie Du diese effektiv in Deinem Unternehmen durchführen kannst.
## Inventurübersicht
Zu Beginn möchte ich Dir die Inventurübersicht vorstellen. In dieser findest Du eine Liste aller Inventuren, inklusive ihres Status sowie weiterer relevanter Informationen, wie Inventurart, Stichtag und Lagernummer. Anfangs ist diese Übersicht leer und zeigt daher noch keine Datensätze an.
## Inventuranlage
Möchtest Du eine Inventur anlegen, klicke oben rechts auf den Button "+ Inventur". Anschließend öffnet sich folgendes Dialogfenster.
**Bezeichnung**
Lege hier eine gewünschte **Bezeichnung** fest, welche als **Pflichtfeld** mit einem "**\***" markiert ist. In Unserem Beispiel ist das die Inventur des Kühllagers. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass im gesamten Programm derartig gekennzeichnete Felder verpflichtend auszufüllen sind.
**Beschreibung**
Lege Deine Beschreibung fest, wenn gewünscht.
**Stichtag**
Hier trägst Du den Stichtag ein an dem die Inventur durchgeführt werden soll. Inventuren mit einem Stichtag in der **Zukunft** können erst an dem entsprechenden Tag **eröffnet** werden.
**Art**
Welche Inventurart durchgeführt wird, legst Du hier fest. In Unserem Beispiel ist es eine Stichtagsinventur, welche in der Regel zum Jahresende stattfindet.
**Lager**
In welchem Lager soll die Inventur stattfinden? Hier ist es unser Standardlager.
Solltest Du Lagerbereiche und Lagerplätze für dein Lager definiert haben, so hast Du die Möglichkeit, diese hier direkt auszuwählen.
### Inventur Angelegt
#### Stammdaten
In den Reiter Stammdaten im Bereich **“Verwaltung”** findest Du beispielsweise die Bezeichnung Deiner Inventur, die Beschreibung, das Erstelldatum, die Inventurnummer, das Stichtagsdatum, das Lager, in dem die Inventur stattfinden soll, sowie den Ersteller der Inventur.
Über die **Aktionen rechts** kannst Du die Inventur **eröffnen** bzw. wieder **löschen**. Je nach **Status der Inventur** stehen Dir unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.
#### Lagerplätze
Solltest Du bei der Anlage Deiner Inventur keine Lagerplätze definiert haben, hast Du hier die Möglichkeit, dies nachzuholen. Ebenso kannst Du Lagerplätze, die Du eingangs erstellt hast, aus deiner Inventur entfernen.
#### Historie
In der Inventurhistorie wird dokumentiert, wann die Inventur angelegt, eröffnet, abgeschlossen oder zurückgesetzt wurde. Zudem enthält die Historie Informationen darüber, welche Mitarbeiter diese Aktionen durchgeführt haben und zu welchem Zeitpunkt.
### Inventur Eröffnen
Hast Du Deine Inventur erstellt, kannst Du diese über die **Aktion "Eröffnen"** eröffnen. Über den **Button "Zurücksetzen"** kannst Du die Inventur in den **Status "Erstellt"** zurückversetzen.
{% hint style="warning" %}
**Eine eröffnete Inventur sperrt das Lager für Buchungen**
Sobald eine Inventur eröffnet ist, sind im betroffenen Lager **keine Lagerbuchungen** mehr möglich, deren Wertstellungsdatum auf oder nach dem Stichtag liegt. Betroffen sind z. B. Wareneingänge, Lieferscheine und Umlagerungen. Du erhältst dann eine Meldung, dass die Lagerbuchung wegen einer offenen Inventur nicht erlaubt ist.
Ausgenommen sind lediglich die **Inventurbuchungen selbst** sowie **Preiskorrekturen**.
Die Sperre bleibt auch im **Status “Geschlossen”** bestehen. Erst wenn Du die Inventur über **“Beenden”** in den Status **“Beendet”** versetzt, ist das Lager wieder frei. Plane Dein Zeitfenster also so, dass zwischen Eröffnen und Beenden möglichst wenig Lagerbetrieb stattfinden muss.
{% endhint %}
### Zählliste erzeugen
Dir ist sicher bereits aufgefallen, dass nun ein zusätzliches Tab eingeblendet wird?! Falls nicht, dann spätestens jetzt :-). Der Tab **“Zählung”** erscheint und ist nur sichtbar, wenn sich die Inventur im **Status “Eröffnet”** befindet. Über den **Aktionsbutton** kannst Du eine Zählliste erzeugen, die in diesem eigeblendet wird.
Mit einem Klick auf die **Aktion “Zählliste erzeugen”** öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Du angeben kannst, welche Artikel Du in Deinem zuvor ausgewählten Lager zählen möchtest. Du kannst hier entscheiden, ob Du nur Artikel mit Bestand, Artikel ohne Bestand und/oder gesperrte Artikel erfassen möchtest. Mit einem Klick auf den Button “Anlegen” erzeugst Du die gewünschte Zählliste.
{% hint style="info" %}
Der Button für das erneute Zählen ist hier noch ausgegraut, da wir ihn an dieser Stelle noch nicht benötigen. Im weiteren Verlauf werde ich natürlich auch darauf näher eingehen.
{% endhint %}
Beim Zählen gelten folgende Regeln:
* Es können nur **bestandsgeführte Artikel** gezählt werden.
* **Deaktivierte Artikel** können nicht gezählt werden.
* Bei Artikeln mit **Seriennummer** darf die gezählte Menge nur **0 oder 1** betragen; ein seriennummernpflichtiger Artikel kann nicht ohne Seriennummer erfasst werden.
* Eine Zählliste lässt sich nur so lange **neu generieren**, wie noch keine Zähllisteneinträge zu der Inventur existieren. Danach nutzt Du stattdessen **“Erneut zählen”**.
Nachdem Du mit einem Klick auf den Button **“Anlegen”** bestätigt hast, befindest Du Dich automatisch im Tab **“Zählung”** in Deiner frisch erzeugten Zählliste.
Sobald eine Inventur im **Menüpunkt Lager/Inventuren** angelegt wird, werden die relevanten Daten automatisch in die [**MDE-Maske**](/vario-cloud-handbuch/lager/mde-maske) übertragen.
In der **MDE-Maske** kannst Du die zugehörigen Zähllisten anschließend von **jedem Endgerät** aus bearbeiten – zum Beispiel über ein Tablet oder Smartphone. Alle in der MDE-Maske **eingetragenen Mengen** werden automatisch zurück in die jeweilige Zählliste **übernommen**.
Alternativ kannst Du Deine Zählliste auch **exportieren**, beispielsweise in eine **Excel-Tabelle** oder als **PDF** und sie anschließend **ausdrucken**. In diesem Fall müssen die gezählten Mengen jedoch manuell in die **Zählliste** übertragen werden.
Jetzt beginnt der praktische Teil für alle Mitarbeiter. Los geht’s!
### Artikelzählung über die MDE-Maske
Es ist nun an der Zeit, die Schreibtische zu verlassen und das Lager zu erobern. Mit der **MDE-Maske** in VARIO Cloud kannst Du die gezählte Mengen **flexibel** und **mobil** erfassen – z. B. mit einem **Tablet** oder **Smartphone**.
Um die Erfassung zu starten, wähle unter **“Lager”** den **Menüpunkt “MDE”** aus**.**
In der **MDE-Maske** werden im [**Bereich “Inventuren”**](/vario-cloud-handbuch/lager/mde-maske#Inventuren) alle Inventuren angezeigt, die sich im **Status “Eröffnet”** befinden. Wähle die **gewünschte Inventur** aus, um mit der **Zählung** zu beginnen. Hier werden Dir **alle Artikel** angezeigt, die im Rahmen dieser Inventur gezählt werden sollen. Zu diesen Artikeln kannst Du nun direkt die **gezählten Mengen erfassen**.
Die **Eingaben** werden dann **automatisch** in die entsprechende Zählliste im **Menüpunkt Lager/Inventuren** **übernommen**.
### Inventur Differenzen
Nun kannst Du im Tab **“Stammdaten”** die Differenzen ausgeben lassen. Mit einem Klick auf den Button "Differenzen berechnen" werden die Differenzen berechnet, und es wird der Tab Differenzen angezeigt.
Auch diese Differenzliste lässt sich in Excel exportieren. Der Export funktioniert nach dem gleichen Schema, welches ich bereits oben im Abschnitt der **“Zählliste”** beschrieben habe.
Mit einem Klick auf den entsprechenden Button öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du die Anzahl der Datensätze definieren kannst. Wir möchten alle Datensätze in eine Excel-Tabelle exportieren. Mit einem Klick auf **“Exportieren”** wird die Excel-Datei erzeugt.
### Erneut zählen
Erinnerst Du Dich daran, dass der Button **“Erneut zählen”** zuvor ausgegraut war? Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Diese Funktion ermöglicht es dir, eine neue Zählliste zu erzeugen. Du kannst dabei entscheiden, ob Du alle Positionen oder nur die Positionen, bei denen Differenzen aufgetreten sind, erneut zählen möchtest.
## Inventurabschluss
Weichen **Soll-** und **Ist-Bestand** voneinander ab, ist das kein Hindernis für den Abschluss: Abweichungen sind der Normalfall und werden beim Beenden der Inventur als **Inventurdifferenzen** gebucht. Den Abschluss der Inventur kannst Du über den entsprechenden Button "Schließen" fertigstellen. Solltest Du die Inventur später noch einmal eröffnen wollen, hast Du die Möglichkeit, dies über den Button "Wiedereröffnen" zu tun.
{% hint style="info" %}
Du hast hier noch die Möglichkeit, die Inventur erneut zu eröffnen und eine weitere Zählung durchzuführen. Sobald die Inventur jedoch abgeschlossen und **Beendet** wurde, ist dies **nicht mehr** möglich!
{% endhint %}
## Unterbrechung einer Inventur
Du kannst Deine Inventur jederzeit unterbrechen, unabhängig vom aktuellen Status. Ob die Inventur erstellt oder bereits eröffnet wurde, spielt dabei keine Rolle – der Status bleibt gespeichert. Selbst wenn das Zählen bereits begonnen hat, kannst Du die Inventur unterbrechen und später fortsetzen. Dies ist jedoch weniger ratsam. Empfehlenswert ist es, einen festen Stichtag festzulegen, ein ausreichendes Zeitfenster einzuplanen und die Inventur an diesem Stichtag vollständig abzuschließen.
## Inventur beenden
Um Deine Inventur erfolgreich zu beenden, muss diese sich im Status **“Geschlossen”** befinden. Um die Inventur final fertigzustellen, klickst Du auf den Button "Beenden". Du wirst daraufhin noch einmal gewarnt und erneut gefragt, ob Du die Inventur wirklich beenden möchtest, denn mit einem Klick auf **“OK”** sind **keine weiteren Änderungen mehr möglich**.
Nachdem Du mit **“OK”** bestätigt hast befindet sich Deine Inventur im Status **“Beendet”**.
Wenn Abweichungen zwischen den Soll- und Ist-Beständen festgestellt werden, werden diese als Inventurdifferenzen verbucht. Diese können im [Lagerbewegungsprotokoll](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/auswertungen/lagerbewegungsprotokoll/) eingesehen werden.
## Gefundene Artikel buchen
Wer kennt es nicht? Du hast Differenzen festgestellt und nach fehlenden Artikeln gesucht, aber nichts gefunden. Doch zwei Tage später tauchen die vermissten Gegenstände plötzlich wieder auf. Für genau diesen Fall haben wir die Option **“Gefundene Artikel”** eingebaut. Mit einem Klick öffnest Du die Artikelsuche. Hier kannst Du den gefundenen Artikel aus der C-Unit auswählen, die entsprechende Menge manuell eingeben und diese dann bestätigen.
# Seriennummern
In dieser Übersicht findest Du eine **vollständige Historie über alle Seriennummern- oder Chargenartikel Deiner Installation**. Hier kannst Du nicht nur Seriennummern manuell erfassen, sondern auch nachträgliche Korrekturen vornehmen – beispielsweise, wenn beim Scannen Sonderzeichen oder Umlaute fehlerhaft erkannt wurden.
## Artikel aufrufen
Ganz rechts in jeder Tabellenzeile befindet sich ein **Icon**, mit dem Du den zugehörigen **Artikel direkt in einem neuen Tab öffnen** kannst.
## Detailansicht aufklappen
Per Klick auf den grünen Pfeil am Anfang der Zeile öffnest Du die **Detailansicht** zu einer Seriennummer oder Charge. Dort findest Du weiterführende Informationen wie:
* Mit welchem Lieferschein sie an einen Kunden ausgeliefert wurde.
* Mit welchem Eingangslieferschein die Seriennummer in Dein Lager gebucht wurde.
## Seriennummer bearbeiten
Durch einen Klick auf eine Zeile öffnet sich der **Bearbeitungsdialog** für die ausgewählte Seriennummer.
{% hint style="info" %}
Um Seriennummern ändern zu können muss unter [**Einstellungen/Allgemein/Benutzer, Gruppen & Rollen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Gruppen-und-Rollen) in der Benutzerrolle das Recht ‘ **Seriennummern bearbeiten**‘ im Bereich Artikel aktiviert sein.
{% endhint %}
Hier kannst Du folgende Änderungen vornehmen:
* Eine **Notiz** zur Seriennummer hinterlegen oder aktualisieren.
* Ein fehlerhaftes Mindesthaltbarkeitsdatum **(MHD) oder Verfallsdatum korrigieren**.
* Die **Seriennummer selbst ändern**, falls beim Einlesen oder Scannen z. B. falsche Sonderzeichen oder unerwünschte Umlaute übernommen wurden.
### Scannerfehler bei Erfassung
Beim Wareneingang wurde die Seriennummer „ABÖ123“ durch einen Scannerfehler als „ABÖ123“ gespeichert. Über den Bearbeitungsdialog kannst Du diesen Fehler korrigieren, ohne dass der Artikel neu eingebucht werden muss.
{% hint style="info" %}
Änderungen an Seriennummern können Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse haben (z. B. bei der Rückverfolgbarkeit). Prüfe daher genau, ob eine Anpassung notwendig ist.
{% endhint %}
## Letzten Einkaufspreis von Seriennummern-Artikel anpassen
Mit einem **Rechtsklick auf eine Seriennummer** kannst Du den **letzten Einkaufspreis** des entsprechenden Artikels über das **Kontextmenü** **manuell** anpassen.
# MDE-Maske
Über den **Menüpunkt Lager/MDE** kannst Du auf die **MDE-Maske** zugreifen, über die Du Prozesse wie die **Kommissionierung**, die **Inventur** und die **Freie Umlagerung** durchführen kannst.
Diese ist so gestaltet, dass Du diese **von jedem Endgerät** aus **flexibel** bedienen kannst. Über das **Cloud-Symbol** ganz oben links in der Maske, kannst Du unabhängig vom geöffneten Bereich jederzeit zur **Startmaske** zurückkehren. In den **nächsten Abschnitten** gehen wir genauer auf die einzelne Bereiche ein.
## Kommissionierung
In der MDE-Maske kannst Du die Kommissionierung von Picklisten durchführen. Diese teilt sich in die **beiden Bereiche “Sammeln” und “Packen”** auf. Die Artikel einer Pickliste müssen zunächst im **Bereich “**[**Kommissionierung (Sammeln)**](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung#kommissionierung-sammeln)**”** gesammelt werden, um sie anschließend im **Bereich “**[**Kommissionierung (Packen)**](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung#kommissionierung-packen)**”** weiterverarbeiten zu können. Die **Voraussetzungen und das Durchführen** der Kommissionierung findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/lager/kommissionierung#voraussetzung-zum-kommissionieren).
#### Bestand einsehen
Wenn in der **Picklisten-Vorlage** die **Option "Lagerplätze vorgeben" deaktiviert** ist, kannst Du im **Bereich "Kommissionierung (Sammeln)"** über das **Lager-Icon unten rechts** den **Bestand** des Artikels in den einzelnen **Lagerplätzen** einsehen.
Wähle einen der Lagerplätzen aus, um diese für die Kommissionierung zu verwenden.
#### Picklisten erzeugen
Innerhalb des **Bereichs “Kommissionierung (Sammeln)”** kannst Du über den **Button ganz unten links “Pickliste erzeugen”** ebenfalls Picklisten aus der MDE-Maske heraus erstellen. Nach dem **Scannen** oder **manuellen Eintragen** eines **Pickwagens**, kannst Du wie im **Menüpunkt “Lager/Warenausgang”** eine **Picklisten-Vorlage** auswählen, um anhand dieser die Pickliste zu erzeugen.
Beim Scannen eines **Pickwagens ohne Boxen** oder **für Konsolidierung** ist die Auswahl einer Picklistenvorlage verpflichtend. Dabei stehen Dir die Vorlagen für **Sammelkommissionierung**, **Schnellkommissionierung** und **Einzelkommissionierung** zur Auswahl.
Beim Scannen eines **Pickwagens** für die **Rollende Kommissionierung** ist die Auswahl der **Picklistenvorlage** hingegen **optional**. Wenn keine Vorlage ausgewählt wird, verwendet das System automatisch die **Standard-Vorlage für Rollende Kommissionierung**.
## Inventuren
Im **Bereich “Inventuren”** kannst Du die [**Zähllisten**](/vario-cloud-handbuch/lager/inventuren#zahlliste-erzeugen) bearbeiten, die zuvor über den [**Menüpunkt “Inventuren”**](/vario-cloud-handbuch/lager/inventuren) angelegt wurden. Du hast dabei die Möglichkeit, die jeweilige Zählliste direkt über **Dein Endgerät** – beispielsweise im Lager per **Tablet** oder **Smartphone** – aufzurufen und die gezählten Artikel unmittelbar **digital zu erfassen**. Die eingegebenen Mengen werden automatisch im **Reiter “Zählung”** innerhalb der Zählliste gespeichert, sodass **keine manuelle Übertragung erforderlich** ist. Auf Basis dieser Werte kann die **Differenz** berechnet werden, um **Bestandsabweichungen** festzustellen und diese anschließend weiterzuverarbeiten.
{% hint style="info" %}
Damit die **Inventuren** in der MDE-Maske zur Verfügung stehen, müssten diese im **Menüpunkt “Inventuren”** den [**Status “Eröffnet”**](/vario-cloud-handbuch/lager/inventuren#inventur-eroffnen) haben.
{% endhint %}
Um eine **Inventur** in der **MDE-Maske** zu **bearbeiten**, gehst Du wie folgt vor:
{% stepper %}
{% step %}
Öffne in der **MDE-Maske** den **Bereich “Inventur”.** Dort werden **alle Inventuren** angezeigt, die sich im **Status “Eröffnet”** befinden und zur Bearbeitung bereitstehen.
{% endstep %}
{% step %}
Wähle eine der **aufgelisteten Inventuren** aus. Alternativ kannst Du die **Inventurnummer** direkt im **Feld “Eingabe”** erfassen, um die gewünschte Inventur gezielt zu öffnen.
{% endstep %}
{% step %}
Nach dem Öffnen der Inventur wird Dir eine **Liste aller Artikel** angezeigt, die im Rahmen dieser Inventur gezählt werden sollen.
{% hint style="warning" %}
Durch das **Scannen eines Artikels** oder die Eingabe der **Artikelnummer** können auch **zusätzliche Artikel** hinzugefügt werden. Durch das reduzieren der Menge auf **Null**, kann diese wieder entfernt werden.
{% endhint %}
Für die Erfassung der gezählten Mengen stehen Dir **drei Vorgehensweisen** zur Verfügung:
* **Scanne** einen Artikel oder gib die entsprechende **Artikelnummer** im **Feld “Eingabe”** ein. Die Eingabe der Artikelnummer wird automatisch als **Menge 1** gewertet. Wenn Du eine **größere Menge** erfassen möchtest, gibst Du diese mit einem **Pluszeichen** an, zum Beispiel: **+50**.
* **Scanne** die einzelnen Artikel **während des Zählens** nacheinander ein. Bei **jedem Scan** wird die **Menge** automatisch **um 1 erhöht**.
* **Wähle** einen der Artikel direkt aus der Liste aus. Anschließend kannst Du die **gezählte Menge** mit einem **Pluszeichen** angeben, z. B. **+50**. Mit einem **Minuszeichen** kannst Du die Menge entsprechend **reduzieren**, falls eine Korrektur notwendig ist.
{% endstep %}
{% step %}
Über dem **Pfeil unten rechts** gelangst Du zurück zur Übersicht der **eröffneten Inventuren**.
{% endstep %}
{% step %}
Die in der MDE-Maske erfassten **Mengen** werden automatisch in die jeweilige Inventur übernommen. Du findest diese im **Menüpunkt Lager/Inventuren** wieder. Dort kannst Du die erfassten Mengen im **Reiter “Zählung”** einsehen und – falls erforderlich – nachträglich anpassen.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% hint style="info" %}
Eine **Bearbeitung** der Zählmengen ist **nur möglich**, solange noch **keine Differenzberechnung** für die Zählung durchgeführt wurde.
{% endhint %}
## Freie Umlagerung
Die **Funktion “Freie Umlagerung”** bietet Dir die Möglichkeit, Artikel flexibel zwischen Lagern oder Lagerplätzen zu verschieben – sowohl zur **internen Umlagerung** als auch zur **erstmaligen Einlagerung** **neuer Ware**.
### Interne Umlagerung
{% hint style="info" %}
Für die Nutzung der Umlagerung benötigst Du mindestens einen **Pickwagen**, bei dem der Toggle **“Für rollende Kommissionierung”** *nicht* aktiviert ist. **Hinweis:** Informationen zur Einrichtung eines Pickwagens findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-lager/lagerverwaltung#bereich-pickwagen).
{% endhint %}
#### Ablauf der Freien Umlagerung
Nach dem **Starten** der **Funktion “Freie Umlagerung”** gehe folgendermaßen vor:
{% stepper %}
{% step %}
Wähle im unteren Bereich der Maske zunächst aus, ob Du **Auslagern** oder **Einlagern** möchtest. In diesem Beispiel entscheiden wir uns für die **Auslagerung**, da Artikel auf ein anderes Lager bzw. einen anderen Lagerplatz umgelagert werden sollen.
{% endstep %}
{% step %}
Scanne oder trage manuell den **Pickwagen** ein, den Du für die Umlagerung verwenden möchtest. In der Maske werden **alle Artikel** angezeigt die sich **aktuell** in dem Pickwagen befinden.
{% hint style="info" %}
**Können alle Pickwagen für die Auslagerung verwendet werden?**
Nein, für die Auslagerung können **nur Pickwagen** verwendet werden die **keine Pickboxen** haben.
{% endhint %}
{% endstep %}
{% step %}
Nach der Auswahl des Pickwagens **scannst** Du das **Lager**, oder den **Lagerplatz**, von dem der Artikel ausgelagert und in den Pickwagen eingelagert werden soll.
{% endstep %}
{% step %}
Scanne nun den **Artikel**, der ausgelagert werden soll. Pro Scan wird automatisch **1 Stück** ausgebucht. Möchtest Du eine **größere Menge** auf einmal buchen, kannst Du, nachdem die Artikelnummer einmal gespeichert wurde, direkt z. B. **“+4”**eingeben, um die Menge entsprechend zu erhöhen.
{% endstep %}
{% step %}
Möchtest Du **weitere Artikel** aus demselben Lagerplatz auslagern, scannst Du diese ebenfalls. Alternativ kannst Du auch einen **anderen Lagerplatz** scannen, um Artikel von dort auszulagern.
{% endstep %}
{% step %}
Wenn alle gewünschten Artikel ausgelagert wurden, wechselst Du über den Button **links neben “Auslagern”** zur **Einlagerung**.
{% endstep %}
{% step %}
Du erhältst nun eine Übersicht **aller Artikel**, die sich aktuell im Pickwagen befinden. **Oben links** wird nun auch angezeigt, dass die Artikel **aus dem Pickwagen** **in den Lagerplatz** oder das Lager eingelagert werden.
{% endstep %}
{% step %}
Scanne jetzt den **Ziel-Lagerplatz** oder das **Ziel-Lager**, in das die Artikel eingelagert werden sollen.
{% endstep %}
{% step %}
Scanne danach den **einzulagernden Artikel** und gib ggf. die Menge an. Artikel, die vollständig eingelagert wurden, verschwinden aus der Übersicht.
{% endstep %}
{% step %}
Wenn der Pickwagen **leer** ist erscheint folgende Abfrage:
Nach einem Klick auf “**Abschließen**” befindest Du dich wieder auf der MDE Übersichtsmaske.
{% endstep %}
{% step %}
Nach erfolgreicher Umlagerung ist der Warenbestand auf den **neuen Lagerplatz** oder das **neue Lager** überführt worden. Die Änderungen sind im System direkt sichtbar und nachvollziehbar.
{% endstep %}
{% endstepper %}
{% hint style="info" %}
Das Vorgehen bei einem Seriennummern/Chargenartikel ist **identisch**. Zu Beachten ist lediglich, dass nach dem Scannen des Artikels noch **zusätzlich** die **Serien/Chargennummer** gescannt werden muss.
{% endhint %}
### Einlagerung in Lager mit Lagerplätzen
Wenn Du einen **Eingangslieferschein anlegst** oder eine Bestellung in einen Eingangslieferschein **übernimmst**, und dabei ein Lager mit Lagerplätzen betroffen ist, erscheint beim **Speichern des Eingangslieferscheins** bzw. bei der **Übernahme der Bestellung** ein Dialogfenster. In diesem gibst Du an, **wie die Einlagerung erfolgen soll**.
Du hast dabei zwei Möglichkeiten:
* **Zuordnung zu einem Pickwagen** zur späteren Einlagerung über die Funktion **“Freie Umlagerung”** in der **MDE-Maske**
* **Direkte Einlagerung auf einen festen Lagerplatz**
Im **oberen Bereich** des Dialogs kannst Du einen **Pickwagen oder einen Lagerplatz** auswählen. Diese Auswahl wirkt sich auf **alle Positionen** des Lieferscheins aus – außer Du hinterlegst für eine einzelne Position explizit etwas anderes.
**Beispiel:**
Du wählst oben den **Pickwagen “Umlagerungs-Pickwagen”** aus und gibst bei der ersten Position zusätzlich den **Lagerplatz 3/2** an. Dann wird der **Artikel “Tischtennisholz”** direkt auf das **Lager 3/2** gebucht, während **alle anderen Artikel** auf den Pickwagen gebucht werden.
Alle Positionen, die einem Pickwagen zugewiesen wurden, **sind noch nicht endgültig eingelagert**. Diese müssen über die **MDE-Maske** in die endgültigen Lagerplätze überführt werden:
1. Öffne die **MDE-Maske**.
2. Wähle die Funktion **“Freie Umlagerung”**.
3. Stelle die Ansicht auf **“Einlagerung**“.
4. Scanne den **Pickwagen**, der in der Belegerfassung verwendet wurde.
5. Scanne den **gewünschten Lagerplatz**.
6. Scanne den **Artikel** und gib die Menge ein.
Sobald die Mengen korrekt eingelagert wurden, gelten die Artikel als **vollständig eingebucht** und stehen im **Lagerbestand** zur Verfügung.
## Artikelauskunft
In der Artikelauskunft erhältst Du **alle relevanten Informationen** zu einem Artikel auf einen Blick.
### Artikel-Scanner
Du kannst den gewünschten Artikel durch das **Scannen des Barcodes** oder durch die Eingabe der **Artikelnummer** aufrufen.
Nachdem Du einen Artikel **gescannt** hast, wird er in der **Maske** aufgelistet. So kannst Du direkt weitere Artikel **einscannen**.
Wählst Du einen der Artikel aus, kannst Du über den **Pfeil unten links** in die Auswahl der gescannten Artikel zurückkehren.
Über das **Mülleimer-Symbol** kannst Du die Auflistung der gescannten Artikel auch wieder entfernen.
### Artikelsuche
Alternativ steht Dir die komfortable **Artikelsuche** zur Verfügung, über die Du gezielt nach Artikeln suchen kannst. In der **Artikelsuche** stehen Dir im **Feld “Selektion”** die gleichen Selektionen wie in der **Artikelverwaltung** zur Verfügung.
#### Artikeldetails
Unter den Artikeldetails werden Dir die wichtigsten Angaben aus den Stammdaten des Artikels aufgelistet.
Die dargestellten Informationen im **Bereich “Artikeldetails”** lassen sich **individuell** an Deine Anforderungen **anpassen**. Weitere Informationen dazu findest Du im unteren [**Abschnitt “Freie Gestaltung der MDE-Maske”**](#Individuelle-Gestaltung-der-MDE-Maske).
### Bestände
Im **Abschnitt “Bestände”** erhältst Du eine übersichtliche Darstellung der aktuellen Verfügbarkeit des gewählten Artikels. Dabei wird der **Gesamtbestand** im oberen Bereich angezeigt.
Darunter kannst Du zwischen folgenden Ansichten wählen:
* **Bestand der Lagerplätze** – detaillierte Aufschlüsselung je Lagerplatz.
* **Bestand der Lager** – zusammengefasste Darstellung je Lager.
Die Anzeige berücksichtigt auch Reservierungen, Bestellungen und Kommissionierungen. So erkennst Du auf einen Blick, wie viel tatsächlich verfügbar ist.
### Lagerbewegungsprotokoll
Im **Bereich “Lagerbewegungsprotokoll”** findest Du alle **Bewegungen im Lagerbestand** zum ausgewählten Artikel. Hier wird dokumentiert, wann und in welcher Menge Zu- oder Abbuchungen erfolgt sind.
**Beispiel:** Eine Umbuchung zwischen Lagern, eine manuelle Lagerbuchung oder der Wareneingang nach einem Einkauf.
## Lagerplatzauskunft
Die Lagerplatzauskunft ermöglicht es Dir, **alle Artikel auf einem bestimmten Lagerplatz** schnell einzusehen. Um den Lagerplatz aufzurufen muss entweder der **Lagerplatzname** oder der **Barcode** **gescannt/eingegeben** werden.
Die Lagerplatzauskunft eignet sich ideal für **Lagerkontrollen** oder zur **Vorbereitung von Kommissionierungen**. Sie kann auch genutzt werden, um bei **Unstimmigkeiten im Bestand** gezielt nach betroffenen Lagerplätzen zu suchen.
## Freie Gestaltung der MDE-Maske
Viele **Oberflächen** innerhalb der MDE-Maske – z. B. bei der Kommissionierung oder bei der Bearbeitung von Inventuren – lassen sich **flexibel an Deine Anforderungen** anpassen. So kannst Du die mobile Arbeitsumgebung optimal auf Deine Prozesse im Lager abstimmen.
Dabei können die angezeigten **Felder** sowie ihre **Größe** und **Platzierung** angepasst werden. Die Anpassung ist in der Regel möglich, nachdem Du einen **Datensatz**, z. B. ein **Artikel** oder eine **Pickwagen**, geöffnet hast.
Alle Anpassungen erfolgen auf **Benutzerebene** und werden für **zukünftige Nutzungen** des entsprechenden Bereichs gespeichert. Da die Anpassungen jedoch im **Local Storage des Browsers** gespeichert werden, können dieser von **Gerät zu Gerät** abweichen.
Um eine **MDE-Oberfläche** zu **konfigurieren**, gehe wie folgt vor:
{% stepper %}
{% step %}
Öffne zunächst einen Datensatz, z. B. ein Artikel in der Artikelauskunft. Klicke anschließend **unten rechts** auf das **Zahnrad**, um in den Bearbeitungsmodus der Oberfläche zu wechseln. Auf **mobilen Geräten** kannst Du alternativ auch **zwei Sekunden** lang auf die Oberfläche drücken.
{% endstep %}
{% step %}
Im **Bearbeitungsmodus** stehen Dir **verschiedene Optionen** zur Verfügung, mit denen Du die Oberfläche anpassen kannst.
Symbol
Bedeutung
Feld vergrößern bzw. verkleinern
Feld an einer beliebigen Stelle anordnen
Feld entfernen
Pluszeichen +
Schriftgröße des Feldes vergrößern
Minuszeichen -
Schriftgröße des Feldes verkleinern
Feld in Grün und mit größerer Schrift hervorheben
{% endstep %}
{% step %}
Über das **Stiftsymbol unten links** kannst Du **weitere Felder** hinzufügen. **Bereits hinzugefügte Felder** werden dabei **grün**, **noch verfügbaren Felder** in einem **Berry-Ton** angezeigt. Wähle die gewünschten Felder aus, um sie in Deine Oberfläche zu übernehmen.
{% endstep %}
{% step %}
Wähle das **Speichern-Symbol** aus, um die Änderungen zu **speichern** oder das Bearbeitungsmodus zu **verlassen**.
{% endstep %}
{% endstepper %}
# Allgemeines zu CRM/DMS
Unser Customer-Relationship-Management (kurz CRM) unterstützt Dich dabei die Bedürfnisse Deiner Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, Geschäftsprozesse rund um Bestands- und Neukunden zu gestalten, Aufgaben mit Checklisten zu verwalten oder Aktivitäten wie z.B. Kontaktaufnahmen per Telefon oder E-Mail festzuhalten, Wiedervorlagen einzurichten und vieles mehr.
Auch Office-Funktionalitäten wie die Aktivitätsabrechnung und das Dokumenten-Management-System (kurz DMS) sind hier zu finden.
### Themenüberblick
* [Dashboard im CRM/DMS](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dashboard-im-crm-dms)
* [Aktivitäten](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten)
* [Aufgaben](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben)
* [Deals](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/deals)
* [Projekte](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/projekte)
* [Abrechnung](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/abrechnung-von-aufgaben-und-aktivitaten)
* [DMS](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms)
* [Postbox](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/postbox)
# Dashboard im CRM/DMS
Im Menüpunkt “Dashboard” unter CRM/DMS werden Dir die **CRM-Dashboards** angezeigt, die Du unter **Einstellungen/Allgemein/Dashboards/CRM/DMS** erstellt und als CRM-Dashboards in Deinen **persönlichen Benutzereinstellungen** hinzugefügt hast. Weitere Informationen zur Konfiguration der Dashboards findest Du unter [**Grundlagen zu den Dashboards**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard/).
Die Widgets “**Aufgaben**“, “**Deals**” und “**Projekte**” bieten einen Überblick über die jeweiligen Vorgänge. Mit dem Widget “**Abfrage**” kannst Du für eine Gruppe z.B: “Alles rund ums CRM” ein vorhandenes Template z.B. “Aufgaben-Erinnerungen” ausgewählt oder eine eigene Selektion angelegt werden.
## Widget Abfrage
Mit dem **Widget “Abfrage”** kannst Du selbst einstellen, welche Datensätze angezeigt werden sollen. Wähle dazu in der Dashboard-Konfiguration über dem Zahnrad-Icon eine **Gruppe** und ein entsprechendes **Template** aus. Zu jedem Template kannst Du eine bereits erstellte **Selektion** auswählen oder eine neue anlegen. Weitere Informationen zum **Widget “Abfrage”** findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard-im-startmenue/#Widget-Abfrage).
## Widget Aufgaben
Das Widget “Aufgaben” listet die vorhandenen Aufgaben aus dem Bereich CRM/DMS auf. Über die **Pfeile** der jeweiligen **Spalten** kann der Inhalt auf- bzw. absteigend sortiert werden und über die Einstellung der Titel geändert werden. Durch Auswahl einer Aufgabe wird man zu dieser weitergeleitet.
## Widget Deals
Das Widget “Deals” listet die vorhandenen Deals aus dem Bereich CRM/DMS auf. Über die **Pfeile** der jeweiligen **Spalten** kann der Inhalt auf- bzw. absteigend sortiert werden und über die Einstellung der Titel geändert werden. Durch Auswahl eines Deals wird man zu diesem weitergeleitet.
## Widget Projekte
Das Widget “Projekte” listet die vorhandenen Projekte aus dem Bereich CRM/DMS auf. Über die **Pfeile** der jeweiligen **Spalten** kann der Inhalt auf- bzw. absteigend sortiert werden und über die Einstellung der Titel geändert werden. Durch Auswahl eines Projektes wird man zu diesem weitergeleitet.
# Aktivitäten
Die Aktivitätsverwaltung ist ein Tool für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine **Aktivitäten** zu einem **Kunden**, einer **Aufgabe**, einem **Deal** oder einem **Projekt** erfassen. Dabei kann z. B. ein **Kommentar**, eine **Datei**, eine **interne Notiz** zur Aktivität erfasst werden oder eine E-Mail zur Aktivität archiviert werden. Die **Dauer der Aktivität** wird hierbei automatisch berechnet.
Im **Menüpunkt “Aktivitäten”** unter **CRM/DMS** findest Du eine Übersicht aller Aktivitäten, die in VARIO Cloud erfasst wurden.
## Aktivitäten erfassen und verwalten
Um eine Aktivität zu erfassen, kannst Du z. B. auf den **Button "+Aktivität"** klicken.
### Neue Aktivitäten lassen sich über viele Wege erstellen:
* per Rechtsklick und Anwahl von “**+Aktivität**” (aus dem Kontextmenü) – von jeder beliebigen Stelle aus! Dabei wird ein Pop-up geöffnet, welches im Titel das übergeordnete CRM-Objekt (Adresse, Aufgabe, Deal, Projekt) enthält.
* per Tastenkombination “**Alt+Shift und +**” – von jeder beliebigen Stelle aus!
* unter den [**Adressen**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#reiter-aktivitaten) im **Reiter “Aktivitäten”**
* unter den [**Aufgaben**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben#aktivitat-anlegen), [**Deals**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/deals#bereich-deal-aktivitaten) und [**Projekte**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/office-crm/projekte/#Bereich-Aktivit%C3%A4ten) im **Reiter “Stammdaten”**
Je nachdem über welchen Weg eine Aktivität angelegt wird, werden Felder wie z. B. der CRM-Objekttyp und/oder die Adresse direkt gefüllt.
Beim Anlegen einer Aktivität kannst Du eine der unter[ **Einstellungen/CRM/DMS/Aktivitätstypen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/aktivitaten#aktivitatstypen) angelegten “**Ansprechpartner**” und “**Aktivitätstypen**” (z. B. E-Mail, Telefon, Kommentar) auswählen. **Abrechenbare Aktivitätstypen** werden im [**Menüpunkt “CRM/DMS/Abrechnung”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/office-crm/abrechnung-von-aufgaben-und-aktivitaeten/) abgerechnet. Bei der Auswahl eines **Aktivitätstyps**, der in den Einstellungen als **nicht abrechenbar** festgelegt ist, wird der **Abrechnungstyp** automatisch auf **“Intern”** gesetzt und ist nicht veränderbar.
Wird der **Aktivitätstyp "Geplant"** ausgewählt, ändern sich die **Felder "Startzeit"** und **"Dauer"** zu **"Geplante Startzeit"** und **"Geplante Dauer"**, welche dann manuell eingetragen werden können.
Mit dem **Toggle “Veröffentlicht”** kannst Du festlegen, ob die Aktivität **im Kundenportal** veröffentlicht werden soll. Die **Startzeit** wird automatisch auf das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt und im Feld **“Dauer”** beginnt die Zeit zu laufen. Die **Minisymbole** bieten verschiedene Funktionen, die in der unteren Tabelle erklärt werden. In der **Kommentarzeile** steht ein Textfeld für Kommentare zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden.
Mit aktiviertem **Toggle “Aufgabestatus bei STRG-Speichern übernehmen und veröffentlichen”** unter **Persönliche Benutzereinstellungen/Arbeitsbereich/Zusätzliche Einstellungen** werden beim **Speichern einer Aktivität** mit gedrückter **STRG-Taste** sowohl die Aktivität als auch die zugehörige Aufgabe **automatisch veröffentlicht**, und der **Aufgabenstatus** wird gemäß der gewählten Einstellung angepasst. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#personlicher-benutzerbereich).
### Tipps zur Verfassung von Aktivitäten
{% hint style="info" %}
Wir empfehlen die Erfassung einer **eindeutigen Kommentarzeile** je Aktivität, da diese in der Abrechnung und im Widget “Aktivitätenübersicht” angezeigt wird.
Im **Kommentar** und den **Notizen** der Aktivitäten kann über das Kontextmenü (Rechtsklick) ein **Zeitstempel mit dem eigenen Benutzername** hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.
{% endhint %}
Die **gespeicherten Aktivitäten** werden **chronologisch** im unteren Bereich abgelegt.
#### Die Funktionen der Minisymbole in der Aktivitätserfassung und -verwaltung:
| Buttons | Bedeutung |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| |
Im Feld “Ansprechpartner”: – Direkterfassung eines Ansprechpartners in einem neuem Tab – Je nach hinterlegten Kontaktdaten zum ausgewählten Ansprechpartner, kann dieser angerufen bzw. per E-Mail angeschrieben werden. Bei als Favorit gekennzeichnete Kontaktdaten, werden nur diese aufgelistet – Mit dem Dropdown-Pfeil kann ein bereits angelegter Ansprechpartner ausgewählt werden
Zeit der Dauer stoppen für eine manuelle Zeiteingabe Zeit wieder starten Die Dauer wird über die eingegebene Endzeit berechnet
|
| | Aktivität per Spracheingabe aufnehmen |
| | Kommentar mit Hilfe der KI erstellen. |
| | Aktivitätserfassung abbrechen (Alt+Shift+C) |
| | Aktivitätserfassung speichern (Alt+Shift+S) |
| |
Neben der gespeicherten Aktivität: – Aufgabe zur Aktivität anlegen, welche sich in einem neuen Tab öffnet – Aktivität duplizieren, welche in einem Pop-up-Fenster bearbeitet werden kann – Wenn im Ansprechpartner Kontaktinformationen hinterlegt sind, werden diese nach Typ (z. B. E-Mail, Telefon) sortiert aufgelistet. Favoriten sind dabei mit einem Stern gekennzeichnet. Mit Anwahl der z. B. E-Mail wird automatisch das E-Mail-Programm geöffnet und die E-Mail-Adresse übergeben.
|
| | Aktivität bearbeiten |
| | Zusatzfelder zur Aktivität bearbeiten |
| | Interne Notiz zur Aktivität bearbeiten bzw. erfassen (Pop-up-Fenster). Ein grünes Symbol zeigt an, dass eine Notiz hinterlegt ist. |
| | Datei zur Aktivität hinzufügen. Eine grüne Büroklammer zeigt an, dass eine Datei hinterlegt ist. Durch das Anklicken dieser können verschiedene Dateitypen sowie auch E-Mails über das Auge-Symbol als Vorschau angezeigt werden. Hinzugefügte Dateien werden automatisch im [**DMS-Bereich**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms) abgelegt. |
| | Aktivität in einem Pop-up-Fenster öffnen |
| | Aktivität löschen |
### Reiter Zusatzfelder
In diesem Reiter werden die Zusatzfelder angezeigt, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Zusatzfelder) den Aktivitäten zugeordnet wurden.
### Reiter Übergeordnetes CRM-Objekt
In diesem Reiter wird das **CRM-Objekt** **(Adresse, Aufgabe, Deal** oder **Projekt)** zusammen mit dem entsprechenden Datensatz angezeigt, zu dem die Aktivität angelegt wurde.
Wird z. B. eine Aktivität, die zu einer Adresse angelegt wurde, nachträglich einer Aufgabe zugeordnet, so wird diese Aktivität unter der entsprechenden Aufgabe anstelle der Adresse aufgelistet.
{% hint style="info" %}
Nachdem ein **übergeordnetes CRM-Objekt**, z. B. eine Aufgabe, **abgeschlossen** wurde, können die Aktivitäten zu diesem in der Regel **nicht mehr bearbeitet** werden. Mit dem **Benutzerrecht “Aktivität zu geschlossenem CRM-Objekt bearbeiten”** können jedoch **Benutzer** und **Benutzergruppen** festgelegt werden, die dies weiterhin können. Die entsprechenden **Benutzerrollen** können unter [**Einstellungen/Allgemein/Benutzer, Gruppen & Rollen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Benutzerrollen) angelegt werden.
{% endhint %}
### Reiter Interne Notizen
In diesem Reiter können **interne Notizen** zur Aktivität erfasst werden. Neben den bekannten Werkzeugen kann der Text auch per Spracheingabe und mit Hilfe der KI erfolgen.
## E-Mail einer Aktivität zuordnen
In allen Bereichen, in denen Aktivitäten angelegt werden können, lassen sich E-Mails direkt mit diesen Aktivitäten verknüpfen. Das sorgt für eine zentrale, strukturierte Übersicht über den gesamten E-Mail-Verkehr und erleichtert die Nachverfolgung.
### Möglichkeiten zur Zuordnung
Es gibt zwei Wege, wie E-Mails einer Aktivität zugeordnet werden können:
* **Per Drag-and-Drop**
Ziehe die E-Mail direkt auf eine **bestehende** Aktivität.
* **Über die Büroklammer**
Wähle **innerhalb** einer Aktivität die Büroklammer, um eine E-Mail anzuhängen.
### E-Mail als neue Aktivität anlegen
Du kannst eine E-Mail auch **direkt** in der **Adresse** sowie in den **CRM-Bereichen** auf den **Button "+Aktivität"** ziehen. Dabei wird automatisch eine neue Aktivität erstellt, die die E-Mail enthält.
### Drag-and-Drop auf den Reiter Aktivitäten
Innerhalb einer Adresse kannst Du eine E-Mail auch einfach auf den **Reiter “Aktivitäten”** ziehen. Du musst Dich dafür nicht aktiv in diesem Reiter befinden. Es genügt, wenn Du beispielsweise im Reiter “Stammdaten” bist – die Aktivität wird trotzdem korrekt angelegt.
### Abfrage bei Drag-and-Drop von E-Mail
In den **Benutzereinstellungen**, im **Reiter** “**CRM/DMS**“, findest Du den Toggle **“Abfrage nach Drag & Drop von E-Mail auf ‘+Aktivität’**“.
**Funktion des Toggles**
Ist der Toggle aktiv, erscheint beim Ziehen einer E-Mail auf den **Button** “**+Aktivität**” oder den Reiter “**Aktivitäten**” ein Auswahlfenster mit folgenden Optionen:
* **Abbrechen:** Bricht den Vorgang ab.
* **E-Mail-Archivierung:** Legt die E-Mail als Aktivität vom Typ “E-Mail-Archivierung” ab. Speichert die E-Mail mit Datum und Uhrzeit als reine Dokumentation – ohne weitere Bearbeitung.
* **E-Mail-Bearbeitung:** Erstellt eine bearbeitbare Aktivität vom Typ “E-Mail-Bearbeitung”. Speichert die E-Mail mit Betreff und Zeitstempel – weitere Infos können ergänzt werden.
Ist der **Toggle deaktiviert**, wird die E-Mail automatisch als Aktivität vom Typ “E-Mail-Archivierung” angelegt. **Nach dem Anlegen** erscheint zunächst der Kommentar “**E-Mail analysieren**“. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, wird dieser durch den Betreff der E-Mail ersetzt.
In [**Einstellungen/CRM/Aktivitäten/Aktivitätstypen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/aktivitaten#aktivitatstypen) kannst Du mit den **Toggles “Standard für E-Mail-Bearbeitung”, “Standard für E-Mail-Archivieren”** festlegen, welche Aktivitätstypen automatisch ausgewählt werden, wenn Du eine Aktivität über die E-Mail-Bearbeitung und -Archivierung anlegst.
{% hint style="info" %}
Im Menüpunkt **"Aktivitäten"** greift die Abfrage **nicht**, da hier keine automatische Zuordnung zur Adresse oder zum CRM-Objekt möglich ist.
{% endhint %}
### Weitere Tipps
* Wenn die Analyse länger dauert, hilft oft ein **Neuladen** der Seite.
* Bei **älteren E-Mails** richtet sich die Position der Aktivität nach dem E-Mail-Datum – sie erscheint weiter **unten in der chronologischen Liste**.
* Auch **ausgehende E-Mails** können per Drag-and-Drop in den Aktivitäten archiviert und gespeichert werden. Dies ermöglicht eine vollständige Dokumentation der Kommunikation, unabhängig davon, ob die E-Mails eingehend oder ausgehend sind.
* Der **Ansprechpartner** wird **automatisch aus der E-Mail** übernommen, vorausgesetzt, er ist in einer Adresse in VARIO als Ansprechpartner mit der entsprechenden E-Mail-Adresse angelegt und somit bekannt. Andernfalls bleibt das Feld “Ansprechpartner” in der Aktivität ungefüllt.
# Aufgaben
Die Aufgabenverwaltung ist ein Tool für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine Aufgaben erfassen, Checklisten definieren, Aufgaben delegieren, Erinnerungen aktivieren, Fortschritte überwachen und vieles mehr. Das alles im Zusammenspiel unterstützt die reibungslose Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen, bringt Zeitersparnis und Transparenz mit sich und vereinfacht so alle Prozesse.
Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen **Berechtigungen** für die Aufgaben vergeben, wie z. B. wer darf Aufgaben ändern, erstellen, lesen, löschen oder reaktivieren oder fremde Aufgaben bearbeiten.
Im **CRM-Dashboard** kannst Du Deine Aufgaben über das **Widget “Aufgaben”** hinzufügen.
{% hint style="info" %}
Neue Aufgaben lassen sich über viele Wege erstellen:
* per Rechtsklick und Anwahl von “+Aufgabe” aus dem Kontextmenü heraus – von jeder beliebigen Stelle aus!
* per Tastenkombination “Alt+A” – von jeder beliebigen Stelle aus!
* über Adressen/Reiter Aufgaben/Button “+Aufgabe”
* über Artikel/Reiter Aufgaben/Button “+Aufgabe”
* über CRM/Aufgaben/”+Aufgaben”
Die neue Aufgabe wird (bis auf wenige Ausnahmen) in einem neuen Tab geöffnet.
{% endhint %}
## Aufgabenübersicht
In der **Aufgabenübersicht** werden alle Aufgaben mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.
Wie Du Dir die **Übersicht mit Filtern und Spaltenauswahl** selbst anpassen und sortieren kannst, findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren). So kannst Du z. B. über die Spalte “**Letzte Aktivität**” das Datum der letzten Aktivität zur Aufgabe im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen.
## Neue Aufgabe erstellen
Über den **Button “+Aufgabe”** oder wie im Hinweis beschrieben, kannst Du von jeder Stelle in VARIO Cloud aus eine neue Aufgabe anlegen. Über “**+Aufgaben**” kannst Du mit Hilfe einer[ Vorlage](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/vorlagen), die Du unter **Einstellungen/Allgemein** erstellen kannst, mehrere Aufgaben gleichzeitig anlegen.
Anhand unseres Beispiels “Indoor-Messe in Koblenz vorbereiten” erklären wir Dir die einzelnen Felder des Dialoges “Aufgabe anlegen”.
#### Die Bedeutung der wichtigsten Felder und Funktionen hier kurz erklärt:
#### Toggle “Veröffentlicht”
Durch die **Aktivierung des Toggles “Veröffentlicht”** wird diese Aufgabe **im Kundenportal sichtbar**. In den persönlichen Benutzereinstellungen kann dieser Toggle auch automatisch **für alle** neuen Aufgaben aktiviert werden. **Weitere Details dazu findest Du** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/allgemeines-zu-crm-dms)**.**
#### Ansprechpartner
Mit der Auswahl einer Adresse kann ein bestehender Ansprechpartner ausgewählt oder ein neuer angelegt werden. Bei der Erfassung einer Aktivität wird dieser Ansprechpartner dann automatisch vorgeschlagen.
#### Aufgabentyp
Die angelegten Aufgabentypen (Anfrage, Auftrag, Interne Aufgabe, Vorfall,…) aus **Einstellungen/CRM/Reiter Aufgaben** werden zur Auswahl laut Sortierung angeboten und können von Dir erweitert werden. Sie dienen der Kategorisierung Deiner **Aufgaben**.
#### Beschreibung
Im Textfeld steht Dir genug Platz für eine detaillierte Beschreibung zur Verfügung. Über die Toolbar kannst Du den Text wie gewünscht formatieren. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über  die KI der Text formatiert werden.
#### Priorität
Über die Auswahl **(Niedrig, Normal, Hoch, Kritisch, Notfall)** kannst Du die vorgeschlagene Priorität “Normal” ändern. Bei **kritischen** Aufgaben wird der zugeordnete Benutzer bzw. die Benutzergruppe **alle 2 Minuten** an die Aufgabe erinnert.
#### Aufgabenstatus
Im Feld "Aufgabenstatus" werden nur die Aufgabenstatus (Angelegt, in Bearbeitung, Bereit zur Abrechnung,..) zur Auswahl angeboten, zu denen der **Aufgabentyp** der geöffneten Aufgabe unter [**Einstellungen/CRM/Reiter Aufgaben**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/aufgaben) **zugeordnet** wurde.
#### Fällig am
Die Fälligkeit der Aufgabe kannst Du manuell nach dem vorgegebenen Format eingeben oder mit Klick auf den Kalender auswählen. Zur Auswahl der Uhrzeit einfach nochmals auf das Kalendersymbol klicken und zuerst die Stunden, dann die Minuten durch drehen des Zeigers auswählen.
#### Verantwortlich und Zugeordnet
Einer Aufgabe wird standardmäßig der angemeldete Benutzer den Feldern “Verantwortlich” und “Zugeordnet” zugewiesen. Über den Pfeil kann der Benutzer oder die Benutzergruppe geändert werden. Die Benutzer werden über die Kommunikationszentrale informiert.
#### Tags bearbeiten
Wie an vielen Stellen in VARIO Cloud, kannst Du hier Tags zu der Aufgabe hinzufügen. Voraussetzung ist, das diese unter **Einstellungen/Allgemein/Tags** dem Verwendungstyp Allgemein, Aufgaben oder CRM zugewiesen wurden.
**Die Hilfeseite zu den Themen “Tags” und “Tag-Gruppen” findest Du** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags)**.**
#### Checkliste
Erstelle hier über das “+”-Zeichen eine **Checkliste** zur **Aufgabe**. Erledigte To Do\`s können einfach angehakt werden, wodurch automatisch eine kleine Statusanzeige aktualisiert wird.
#### Zusatzfelder
Beim Anlegen der Aufgabe kannst Du auch direkt die **Zusatzfelder** ausfüllen, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder) für Aufgaben angelegt und konfiguriert wurden.
## Aufgaben erklärt
### Reiter Dashboard in der Aufgabe
Im **Reiter “Dashboard”** der geöffneten Aufgabe werden alle Dashboards angezeigt, die in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter “Dashboards” unter “**Aufgaben-Dashboard**” hinzugefügt wurden. Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des Dropdown-Menüs geändert werden. In diesem Dashboard stehen eine Vielzahl von Widgets wie z. B. Aktivitäten, Checkliste zur Verfügung, mit denen die wichtigsten Informationen rund um das Thema “Aufgaben” auf einen Blick dargestellt werden können. Widgets wie z. B.: Abfrage, Konfigurierbares Widget stehen auch in anderen Dashboards zur Auswahl, daher wird hier nur auf die spezifischen Widgets eingegangen. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Aufgaben-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl bearbeitet werden.
Weitere **Informationen zu den Dashboards** findest Du auf der Handbuchseite **“**[**Grundlagen zu den Dashboards“**.](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards)
**Informationen zum Widget “Abfrage”** findest [**hier** ](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dashboard-im-crm-dms#widget-abfrage)und zu den **Widgets “Adresse”, “Konfigurierbares”** und **“Zusatzfelder”** [**hier**.](broken://pages/3031310fa2779f832a23de6a1b71d7dc8bf44568#dashboards-jederzeit-konfigurieren)
Beispiel – So könnte Dein Dashboard in der Aufgabe aussehen:
#### Widget Aktivitäten
Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten der geöffneten Aufgabe an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes “Aktivitäten”. **Detaillierte Informationen** zu den einzelnen Funktionen findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
#### Widget Checkliste
Dieses Widget zeigt Dir die Checkliste, die **beim Anlegen der Aufgabe** oder unter dem **Reiter “Stammdaten”** erstellt wurde. Du kannst neue Einträge über das **+ Zeichen** hinzufügen, erledigte Punkte **abhaken** oder **löschen**. Änderungen im Widget werden **automatisch** in die Checkliste übernommen.
{% hint style="info" %}
Wenn mehr als ein Checklisten-Widget zu demselben Dashboard hinzugefügt wird, enthalten beide Widgets die gleichen Listenpunkte. Aktualisierungen in einem Checklisten-Widget werden automatisch auf das andere übertragen, daher können keine neuen Punkte zu beiden Widgets gleichzeitig hinzugefügt werden.
{% endhint %}
## Reiter Stammdaten
Im **Reiter Stammdaten** kannst Du in den **verschiedenen Bereichen** (Verwaltung, Checkliste…) sämtliche Details sowie Aktivitäten zur Aufgabe erfassen. In der **Kopfzeile** findest Du den Zähler (laut Einstellung in Allgemein/Zählerkreise) mit Titel und Status der geöffneten Aufgabe.
{% hint style="info" %}
Mit Linksklick auf den Titel wird der Link in die Zwischenablage kopiert und kann wo gewünscht eingefügt werden. Dieses Feature findest Du übrigens an vielen Stellen in VARIO Cloud.
{% endhint %}
Die Hilfeseite zum Thema Zähler/ CRM findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zahlerkreise#crm-dms).
Anhand unserer Beispielaufgabe “Indoor-Messe in Koblenz vorbereiten” erklären wir Dir die wichtigsten Felder und Funktionen, die Du zur Detailerfassung in den einzelnen Bereichen findest.
#### Bereich Verwaltung
Beim Anlegen der Aufgabe werden die meisten Inhalte und Einstellungen bereits übergeben. Im Feld “**Adresse**” kann die Aufgabe mit einer bestimmten Adresse verknüpft werden. Wenn Du mit der Maus über den Namen fährst, wird ein **Infofenster** eingeblendet.
Im **Feld “Ansprechpartner”** können über den Pfeil ein bestehender Ansprechpartner der Adresse ausgewählt oder ein neuer erstellt werden. Falls Kontaktinformationen hinterlegt sind, kann der Ansprechpartner direkt kontaktiert werden. Bei mehreren Kontaktarten (z. B. Mobiltelefon, E-Mail) wird eine Auswahl angeboten.
Über das **LinkedIn**-Icon startet automatisch die Suche nach dem Ansprechpartner auf LinkedIn in einem neuen Tab.
Im **Feld “Aufgabenstatus”** kann ausgewählt werden, in welchem Status sich die Aufgabe befindet. Einige Status haben auch bestimmte Auswirkungen, wie z. B. der Status “**Bereit zur Abrechnung**“, mit dem die Aufgabe im **Menüpunkt “Abrechnung”** abgerechnet werden kann.
Unter “**Fortschritt manuell (%)**” kann der Fortschritt durch manuelle Eingabe festgehalten werden.
Im Bearbeitungsmodus der **Beschreibung** und **Notizen** kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ein **Zeitstempel** hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.
{% hint style="info" %}
Bei der Auswahl des Aufgabenstatus “Erledigt” wird die Aufgabe automatisch gespeichert und abgeschlossen, so dass sie nicht manuell gespeichert werden muss. Dies bedeutet aber auch, dass die Aufgabe nicht mehr bearbeitet werden kann. Der Status “Erledigt” kann jedoch über den Aktions-Button mit der [Aktion “Reaktivieren”](#aktionsbuttons) wieder aufgehoben werden.
{% endhint %}
#### Bereich Checkliste
Hier kann die erstellte **Checkliste** bearbeitet oder über das “+” eine neue Checkliste erstellt werden. Durch das Abhaken der ToDo’s wird die Statusanzeige (in Ampeloptik) aktualisiert.
#### Bereich Zeitaufwand
Bei einer Aufgabe mit abrechenbaren Aktivitäten kann in “**Abrechnungsart”** entschieden werden, ob diese einzeln, mit Unteraufgaben oder komplett abgerechnet werden sollen. In “**Abrechnungstyp”** kann nach Intern, Kunde oder Unklar unterschieden werden. Die Funktionen der Felder “**Erfasste Zeiten (Intern/ Extern)”** sowie **“Abgerechnete Zeiten (Intern/ Extern)”** sind noch in Arbeit.
#### Bereich Abstimmung
Dieser Bereich wird erst eingeblendet wenn mindestens einen Beteiligter im [**Bereich "Aufgabenbeteiligte"**](#bereich-aufgabenbeteiligte) ausgewählt wurde, unabhängig davon, ob als Auftragnehmer oder Auftraggeber.
Für jeden ausgewählten Beteiligten steht eine Abstimmung zur Verfügung, die als **"Daumen hoch"** und **"Daumen runter"** dargestellt werden und jeweils im Bearbeitungsmodus ausgewählt werden können. Der abstimmende Beteiligte kann dazu außerdem einen Kommentar hinterlassen.
Oberhalb der einzelnen Abstimmungen wird die **Gesamtauswertung** angezeigt. Diese teilt sich in **zugestimmte**, **nicht zugestimmte** sowie **noch nicht abgestimmte** oder **enthaltene Abstimmungen**.
#### Tags bearbeiten
Hier werden die **Tags** angezeigt, die beim Anlegen der Aufgabe hinzugefügt wurden. Diese können im Bearbeitungsmodus **entfernt** oder um neue Tags **erweitert** werden.
#### Bereich Aufgabenbeteiligte
Beim Hinzufügen einer Adresse im Bereich “Verwaltung” wird der Bereich “Aufgabenbeteiligte” eingeblendet. In diesem können aus den **Ansprechpartnern** der **eigenen Adresse** und der **hinzugefügten Adresse** mehrere Beteiligte jeweils als Auftragnehmer und Auftraggeber ausgewählt werden. Über “Einträge verwalten” können diese auch direkt ergänzt werden.
Wenn mindestens ein Aufgabenbeteiligte (unabhängig davon ob Auftragnehmer oder Auftraggeber), dann wird der Bereich Abstimmung in den Stammdaten eingeblendet. Hier können die einzelne Beteiligte eine Abstimmung zur Aufgabe mit Kommentar hinterlassen.
#### Bereich Fälligkeit
Auf Basis der Datumeingabe wird die Fälligkeit in **Minuten, Tagen, Monaten, Jahren** automatisch umgerechnet und bietet so einen besseren Überblick.
#### Bereich Erinnerungen
Die Hilfeseite zum Thema “Erinnerung anlegen” findest Du [hier](#erinnerung-anlegen).
#### Bereich Benutzer
Hier kann die bei der Aufgabenerstellung vorgenommene Benutzerzuordnung jederzeit geändert werden. Der unter “Verantwortlich” und “Zugeordnet” eingetragene Benutzer wird in der Benutzerliste immer an erster Stelle aufgeführt. Bei Änderungen werden Benachrichtigungen an die Kommunikationszentrale gesendet. Der **Benutzer** oder **Beobachter** erhält diese wenn…
* ihm eine **fällige Aufgabe** zugeordnet wurde.
* **bei Statusänderung**, wenn er als Beobachter hinterlegt ist (vorausgesetzt ein anderer Benutzer hat die Aufgabe erledigt).
* eine **Erinnerung** anfällt.
* **1h sowie 24h vor Erreichen der Fälligkeit** sowie als Zugeordneter einer Aufgabe sofern diese bis zur gesetzten Frist nicht erledigt wurde.
* **bei kritischen Aufgaben**. Der Zugeordnete muss die Aufgabe einmal öffnen, damit die Benachrichtigung nicht alle 2 Minuten (für 30 Minuten) in die Kommunikationszentrale fließt.
Die Hilfeseite zum Thema “Kommunikationszentrale” findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#kommunikationszentrale).
#### Bereich Abhängigkeiten
Im Bereich der Abhängigkeiten lassen sich abhängige **Belege, Verträge, Offene Posten** sowie **Artikel** zur geöffneten Aufgabe verknüpfen. Diese findest Du anschließend auch im Reiter “Belege” wieder.
{% hint style="info" %}
Über das Auge im Feld “Abhängige Belege” wird nur dann eine Belegvorschau angezeigt, wenn entweder die VARIO Cloud Eingangsrechnung den Status “veröffentlicht” hat oder die Eingangsrechnung des Lieferanten manuell im DMS des Belegs gespeichert wurde. In beiden Fällen wird geprüft, ob im Reiter DMS des Belegs eine aktivierte Datei vorhanden ist.
{% endhint %}
#### Bereich Verknüpfungen
In Bereich Verknüpfungen können andere Aufgaben, Deals und Projekte mit der geöffneten Aufgabe verknüpft werden. Wenn Du mit der Maus über eine Verknüpfung oder Abhängigkeit fährst, wird ein Infofenster zu dieser Zeile eingeblendet.
{% hint style="info" %}
**Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen**
* Wenn in einer Aufgabe eine Adresse hinterlegt ist, wird **bei der Suche** die Adresse automatisch in das Suchfeld “Adresse” übernommen. Diese kann manuell geändert werden.
* Pro Abhängigkeits- bzw. Verknüpfungsart ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste + Markierung der Belege und Bestätigung möglich.
* Bei Auswahl einer zugeordneten Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein neuer Tab geöffnet und in das entsprechende Objekt (z. B. VK-, EK-Beleg, Artikel, Deal,…) verzweigt.
{% endhint %}
#### Bereich Zusatzfelder
Zusatzfelder, die unter **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** den Aufgaben zugeordnet wurden, werden hier hinterlegt. **Bitte beachte**, die Zusatzfelder gelten dann für alle Aufgaben! Wie Du Zusatzfelder definierst erfährst Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
Über die **persönlichen Benutzereinstellungen/Zusatzfelder** kannst Du die **Reihenfolge** festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#bereich-benutzer).
#### Aktivität anlegen
Mit Anwahl von **"+Aktivität"** kannst Du **Aktivitäten** zur geöffneten **Aufgabe** anlegen. Die Hilfeseite zum Thema “Aktivität anlegen” findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
### Aktionsbuttons
| Buttons | Bedeutung |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| /  | Über diesen Button kann sich der angemeldete Benutzer als Beobachter der Aufgabe aktivieren bzw. deaktivieren. Der Name des Benutzers wird dabei im Feld “Beobachter” im Bereich Benutzer eingetragen bzw. entfernt. |
| | Der Aufgabenstatus im Bereich Verwaltung wird auf “**Erledigt**” gesetzt. Weitere Funktionen sind noch in Arbeit! |
| | Bietet die Erstellung eines Verkaufsbelegs vom Typ “Angebot” oder “Auftrag” und verknüpft ihn automatisch im Bereich “Abhängigkeiten” dieser Aufgabe. |
| | Über diesen Button oder über den Bereich “Verknüpfungen” können verschiedene **Verknüpfungen** erstellt werden. |
| | Über diesen Button, das Kontextmenü oder über den Bereich “Erinnerungen” kann eine **Erinnerung** zur Aufgabe für einen bestimmten Benutzer angelegt werden. **Details** siehe unter “Erinnerung anlegen”. |
| |
– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier. – Reaktivieren: Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, kann über die Funktion “Reaktivieren” der Status “Erledigt” zurückgesetzt werden. Dadurch wird die Aufgabe wieder bearbeitbar. – Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zur Aufgabe aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier.
|
| | Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link geteilt werden. **Details** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#teilen-der-seite). |
### Erinnerung anlegen
Über diese Funktion kannst Du einem bestimmten **Benutzer**, zur **geöffneten Aufgabe**, **eine Erinnerung** senden. Dieser wird dann über die **Kommunikationszentrale** darüber informiert.
Durch setzen des **Toggles** “**Erinnerungen nur eigene**” kannst Du entscheiden, ob Du alle von Dir gesendeten oder nur Deine eigenen Erinnerungen sehen möchtest. Über den Glocke kannst Du die Erinnerung auch nachträglich bearbeiten.
## Reiter Notizen
Hier kannst Du **interne Notizen** zu der Aufgabe verfassen. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe  kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI der Text formatiert werden.
## Reiter DMS
Im Reiter “DMS” können verschiedene Dateiformate (z. B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden:
* per Drag and Drop
* per Strg+V durch Einfügen aus der Zwischenablage
* über den Button
Mit dem **Auge** wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet.
Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere **Informationen** dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen).
Über das Download-Icon können die Dateien auch **herunterladen** werden. Weitere **Informationen** zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
# Deals
Die Dealverwaltung ist ein Tool, um z. B. den gesamten Akquise-Prozess der Vertriebsabteilung zu verwalten. Egal ob es um die Akquise von Neukunden oder Bestandskunden geht. Alle Vorgänge vom z. B. Erstkontakt bis hin zu Anschlussverkäufen oder Angebotserstellung bis zum Abschluss, der Einordnung von Dealchancen und sämtliche mit diesem Deal erfolgten Aktivitäten werden hier übersichtlich und zentral festgehalten.
Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen **Berechtigungen** für die Deals vergeben, wie z. B. wer darf Deals ändern, erstellen, lesen, löschen oder reaktivieren oder fremde Deals lesen. Außerdem kann die Sichtbarkeit der Deals für jeden Benutzer eingestellt werden. So kann z. B. dem Vertriebsleiter das Recht eingeräumt werden, alle Deals zu sehen und dem Vertriebsmitarbeiter nur die eigenen Deals.
Im **CRM-Dashboard** kannst Du Deine Deals über das **Widget “Deals”** hinzufügen.
## Dealübersicht
In der **Dealübersicht** werden alle Deals mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.
Wie Du Dir die **Übersicht mit Filtern und Spalten selber anpassen und sortieren** kannst, findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/erste-schritte-in-vario-cloud#selektionen-in-c-units). So kannst Du z. B. mit der Spalte “**Letzte Aktivität**” das Datum der letzten Aktivität zum Deal im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen.
### Neuen Deal anlegen
Per Klick auf den **Button “+Deal”** oben rechts, öffnet sich ein Dialog zur Neuanlage eines Deals:
Die Felder **Thema**, **Dealtyp** (bspw. Marketing, Vertrieb) sowie der **Dealstatus** (bspw. Erstkontakt, Follow-up, Verhandlung, Abschluss) werden aus den [Einstellungen](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/deals) heraus vorgeschlagen. Mit der Auswahl einer Adresse kann entweder ein bestehender **Ansprechpartner** ausgewählt oder ein neuer angelegt werden. Bei der **Erfassung einer Aktivität** zu dem Deal wird dieser Ansprechpartner dann automatisch vorgeschlagen. **Neue** Einträge lassen sich direkt im jeweiligen Dropdownmenü über die Funktion “**Einträge verwalten**” hinzufügen.
{% hint style="info" %}
**Tipp zu “Einträge verwalten”**
Wenn Einträge ergänzt werden, öffnet sich die entsprechende Einstellung in einem neuen Tab. Das hat den Vorteil, dass die Neuanlage des Deals hierfür nicht verlassen werden muss. Die angelegten Einträge sind bei erneutem Klick auf den Pfeil zudem direkt auswählbar.
{% endhint %}
Einem Deal wird standardmäßig der angemeldete Benutzer den Feldern “**Verantwortlich”** und “**Zugeordnet**” zugewiesen. Über den Pfeil kann der Benutzer oder die Benutzergruppe geändert werden. Die Benutzer werden über die Kommunikationszentrale informiert.
Zusätzlich können beim Anlegen des Deals auch direkt die **Zusatzfelder** ausgefüllt werden, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder)für Deals angelegt und konfiguriert wurden.
## Reiter Dashboard im Deal
Im **Reiter “Dashboard”** des geöffneten Deals werden alle Dashboards angezeigt, die in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter “Dashboards” unter “**Deal-Dashboard**” hinzugefügt wurden. Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des Dropdown-Menüs geändert werden. In diesem Dashboard stehen die Widgets Abfrage, Adresse, Aktivitäten, Karte, Konfigurierbares Widget und Zusatzfelder zur Verfügung. Da wir diese Widgets bereits an anderer Stelle beschrieben haben findest Du unten die Links zur entsprechenden Handbuchseite. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Deal-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl von **“Dashboard konfigurieren”** bearbeitet werden.
Weitere **Informationen zu den Dashboards** findest Du auf der Handbuchseite [**“Grundlagen zu den Dashboards“**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards).
**Informationen zum Widget “Abfrage”** findest [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/die-startseiten-dashboards) und zu den **Widgets “Adresse”, “Konfigurierbares”** und **“Zusatzfelder”** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#widget-adresse).
Beispiel – So könnte Dein Dashboard im Deal aussehen:
#### Widget Aktivitäten
Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten des geöffneten Deals an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes “Aktivitäten”.
**Detaillierte Informationen** zu den einzelnen Funktionen findet Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
## Reiter Stammdaten
Im **Reiter Stammdaten** kannst Du in den **verschiedenen Bereichen** sämtliche Details sowie Aktivitäten zum Deal erfassen. In der **Kopfzeile** findest Du den Zähler (laut Einstellung in Allgemein/Zählerkreise) mit Titel und Status des geöffneten Deals.
{% hint style="info" %}
**Tipp**
Mit Linksklick auf den Titel wird der Link in die Zwischenablage kopiert und kann wo gewünscht eingefügt werden. Dieses Feature findest Du übrigens an vielen Stellen in VARIO Cloud. **Die Hilfeseite zum Thema Zähler/ CRM findest Du** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zahlerkreise#crm-dms)**.**
{% endhint %}
### Bereich Verwaltung
Beim Anlegen eines Deals werden die meisten Inhalte und Einstellungen bereits übernommen. Im Feld “ **Adresse**” wird mit einer Mausbewegung über den Namen ein Infofenster eingeblendet. Über die Minisymbole kann direkt nach der Adresse auf **LinkedIn** gesucht werden und in **Google Maps** bzw. in die Anzeige **aller** **Adress-Aktivitäten** verzweigt werden. Der **Dealstatus** kann entweder **manuell** über die Feldauswahl, durch **Anwahl des Statuspfeils** (lt. Beispiel Follow-Up/ Qualifizierung) verändert oder über die beiden **Minisymbole Deal gewonnen/verloren** direkt auf abgeschlossen gesetzt werden. Dabei werden die **Dealstatus** zur Auswahl angeboten, zu denen der **Dealtyp** des geöffneten Deals unter [**Einstellungen/CRM/Reiter Deals**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/deals) **zugeordnet** wurde.
### Bereich Deal
Im **Bereich** **Deal** werden Details zum Deal angezeigt.
Im **Feld “Ansprechpartner”** können über den Pfeil ein bestehender Ansprechpartner der Adresse ausgewählt oder über ein neuer erstellt werden. Falls Kontaktinformationen hinterlegt sind, kann der Ansprechpartner direkt kontaktiert werden. Bei mehreren Kontaktarten (z. B. Mobiltelefon, E-Mail) wird eine Auswahl angeboten.
Über das **LinkedIn**-Icon startet automatisch die Suche nach dem Ansprechpartner auf LinkedIn in einem neuen Tab.
### Bereich Deal-Aktivitäten
Mit Anwahl von **“+Aktivität”** kannst Du **Aktivitäten** zum geöffneten Deal anlegen. Eine Beschreibung zur Anlage und Bearbeitung von Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
Wenn beim **Abschließen des Deals** über die **Buttons “Deal als gewonnen markieren”** und “**Deal als verloren markieren**” eine Aktivität noch offen steht, erscheint eine Meldung mit den Optionen, den Abschluss des Deals abzubrechen oder die Aktivität zu verwerfen bzw. zu speichern.
### Tags bearbeiten
Im Bearbeitungsmodus können **Tags** hinzugefügt werden. Voraussetzung ist, dass unter Einstellungen/Allgemein/Tags diese dem Verwendungstyp Allgemein, Deals oder CRM zugewiesen wurden. Tags werden als Chips dargestellt und sind farblich konfigurierbar.
Die Hilfeseite zu den Themen “Tags” und “Tag-Gruppen” findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags).
### Bereich Dealbeteiligte
Mit Hinzufügen einer Adresse im Bereich “Verwaltung” wird der Bereich **Dealbeteiligte** eingeblendet. In diesem können aus den **Ansprechpartnern** der **eigenen Adresse** und der **hinzugefügten Adresse** mehrere Beteiligte jeweils als Auftragnehmer und Auftraggeber ausgewählt werden. Über “Einträge verwalten” können diese auch direkt ergänzt werden.
### Bereich Erinnerungen
**Die Hilfeseite zum Thema “Erinnerung anlegen” findest Du** [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben#bereich-erinnerungen).
### Bereich Benutzer
Im Bereich **Benutzer** ist für Dich ersichtlich welcher **Benutzer** bzw. welche **Benutzergruppe** verantwortlich und wer **Beobachter ist.** Im **Bearbeitungsmodus** können diese nachträglich angepasst werden. Bei der Auswahl wird der angemeldete Benutzer immer an erster Stelle angezeigt. Im **Feld “Vertreter”** kannst Du eine der Adressen auswählen, welche die **Geschäftsbeziehung “Vertreter”** enthält.
Ein Benutzer erhält **über die Kommunikationszentrale** eine Benachrichtigung wenn:
* ihm ein Deal zugeordnet wurde.
* eine Erinnerung anfällt.
* ein Kontakttermin fällig ist.
* bei Statusänderungen, wenn dieser als Beobachter hinterlegt ist (vorausgesetzt ein anderer Benutzer hat die Aufgabe erledigt).
Die Hilfeseite zum Thema “Kommunikationszentrale findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#kommunikationszentrale).
### Bereich Abhängigkeiten
Im Bereich **Abhängigkeiten** kann ein bestehender Verkaufsbeleg mit dem Deal verknüpft oder über den Aktionsbutton“ **Ausgangsbeleg anlegen**” erstellt werden.
Der verknüpfte Verkaufsbeleg wird anschließend hier im Bereich “Abhängigkeiten” angezeigt sowie im Reiter “Belege” des Deals. Im Verkaufsbeleg selber findest Du umgedreht den Reiter “Deals” mit dem verknüpften Deal.
### Bereich Verknüpfungen
Hier hast Du die Möglichkeit untergeordnete **Aufgaben**, sowie ein übergeordnetes **Projekt** mit Deinem Deal zu verknüpfen. Die Verknüpfung wird dabei automatisch an die Aufgabe bzw. das Projekt übergeben und dort unter “Übergeordneter Deal” abgelegt.
{% hint style="info" %}
**Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen**
* Wenn in einem Deal eine Adresse hinterlegt ist, wird **bei der Suche** die Adresse automatisch in das Suchfeld “Adresse” übernommen. Diese kann manuell geändert werden.
* Je Abhängigkeits- bzw. Verknüpfungsart ist eine **Mehrfachauswahl** per gedrückter Strg-Taste + Markierung der Belege und Bestätigung möglich.
* Durch das Hovern mit der Maus über eine zugeordnete Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein **Infofenster** zu dieser eingeblendet.
* Mit Anwahl einer Abhängigkeit oder Verknüpfung wird der Datensatz (VK-Beleg, Aufgabe, Projekt) in einem **neuen Tab** geöffnet.
* Ein grüner Dropdown-Pfeil zeigt an, das Daten hinterlegt sind. Diese Features findest Du übrigens auch in anderen Bereichen innerhalb von VARIO Cloud.
{% endhint %}
### Bereich Zusatzfelder
Auch für den CRM-Bereich kannst Du individuelle **Zusatzfelder** anlegen. Alle, die die Zuordnung “Deal” besitzen, werden hier angezeigt. Wie Du Zusatzfelder definierst erfährst Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
Über die **persönliche Benutzereinstellungen/Zusatzfelder** kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#zusatzfelder).
## Aktionsbuttons
| Buttons | Bedeutung |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| / | Über das **Sternsymbol** kannst Du den Deal abonnieren. Abhängig von den in Deinen **Benutzereinstellungen** hinterlegten [**Abonnement-Einstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#abonnement-einstellungen) erhältst Du bei bestimmten Events im Zusammenhang mit der Adresse, eine **Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale bzw. per E-Mail**. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn **Änderungen** durch einen **anderen Benutzer** ausgelöst werden. |
| | Legt einen Verkaufsbeleg der Typen “Angebot” oder “Auftrag” zum Deal an, der automatisch im Bereich Abhängigkeit des Deals hinterlegt wird. |
| | Erstellt ein **neues Projekt** zum Deal in einem separaten Tab. Falls eine **Adresse** hinterlegt ist, wird diese automatisch übernommen. |
| |
Deal gewonnen und abschließen. Lasse es Konfetti regnen! Details siehe unter “Deal gewonnen/ verloren”.
|
| | Deal verloren und abschließen. |
| | Über diesen Button oder über den Bereich “Erinnerungen”, kann eine **Erinnerung** zum Deal für einen bestimmten Benutzer anlegt werden. **Details** siehe unter “Erinnerung anlegen”. |
| | Hierüber kannst Du Dir selber den nächsten geplanten Kontakttermin auf **in 10 Minuten** setzen. Das gleichnamige Feld im Bereich Deal, wird dabei automatisch aktualisiert. Außerdem erhältst Du über die Kommunikationszentrale eine Erinnerung zum Kontakttermin. |
| | Über diesen Button oder über den Bereich Verknüpfungen können Aufgaben und Projekte zum Deal unter- bzw. übergeordnet verknüpft werden. |
| | Hier können **eine** oder **mehrere Aufgaben** für das Projekt anlegt werden. Bei ***„*****Aufgaben“** kann eine Vorlagengruppe ausgesucht werden. Die Aufgaben werden dann als untergeordnete Aufgaben **direkt** mit dem Projekt verknüpft. |
| |
– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier. – Reaktivieren: Wurde ein Deal abgeschlossen, kann über die Funktion “Reaktivieren” der Status “Abgeschlossen” zurückgesetzt werden. Dadurch wird der Deal wieder bearbeitbar. Außerdem wird der Abschlussgrund sowie -text entfernt und die Aktionsbuttons “Deal gewonnen”/”Deal verloren” sind wieder verfügbar. –Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden Die die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zum Deal aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier. – Abonnements verwalten: Mit dieser Aktion werden alle Benutzer aufgelistet, die den Deal über das Sternsymbol abonniert haben.
|
| | Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link zum Deal geteilt werden. **Details** findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#teilen-der-seite). |
| | Deal bearbeiten |
| | Zurück zur Dealübersicht |
### Deal gewonnen/ verloren
Ein Deal kann z. B. über die Aktionsbuttons (gewonnen/verloren) abgeschlossen werden. Unter Einstellungen/CRM/Deals/Dealstatus kannst Du festlegen, ob bei positivem und negativem Abschluss ein Kommentar eingegeben werden soll.
## Reiter Notizen
Im Reiter “Notizen” steht ein Textfeld mit viel Platz für interne Notizen zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI  der Text formatiert werden.
## Reiter DMS
Im **Reiter “DMS”** können verschiedene Dateiformate (z. B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden:
* per Drag and Drop
* per Strg+V (Einfügen) aus der Zwischenablage
* über den **Button “+Datei**“
Mit dem **Auge** wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet.
Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen).
Über das Icon kannst Du die Dateien auch **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
## Reiter Belege
Hier werden alle **Belege** aufgeführt, die **diesem Deal** über den Bereich Abhängigkeiten zugeordnet wurden. Mit Anwahl wird direkt in den entsprechenden Beleg verzweigt.
# Projekte
Projekte ist ein Tool zur optimalen Planung von Projekten für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine eigenen Projekte erfassen oder seine Aktivitäten, Aufgaben oder Deals einem bereichsübergreifenden Projekt zuordnen. Zusätzlich können Dateien, Notizen und Belege hinterlegt werden, sodass die Projektmanager und zugewiesenen Teilnehmer alle Informationen und Funktionen an einer Stelle finden, um so fokussierter und produktiver arbeiten zu können.
Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen **Berechtigungen** für die Projekte vergeben, wie z. B. wer Projekte ändern, erstellen, lesen oder löschen darf.
Im **CRM-Dashboard** kannst Du Dir die Anzeige der Projekte über das Widget **„Projekte“** konfigurieren.
## Projektübersicht
In der **Projektübersicht** werden alle Projekte mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.
Wie Du Dir die **Übersicht mit Filtern und einer Spaltenauswahl selber anpassen** kannst, findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units). So kannst Du z. B. mit der Spalte **„Letzte Aktivität“** das Datum der letzten Aktivität zum Projekt im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen.
## Neues Projekt anlegen
Über den **Button „+Projekt“** kannst Du ein neues Projekt anlegen. Je nach Pflichtfeldmarkierung (\*) müssen bzw. können hier Angaben wie bspw. die Priorität, eine abhängige Adresse oder der geplante Projektzeitraum angegeben werden. Die Auswahl in den Feldern **Projekttyp, -status und -phase** wird entsprechend den Angaben aus den **Einstellungen/CRM/Reiter Projekte** angeboten. Zusätzlich können beim Anlegen des Projekts auch direkt die **Zusatzfelder** ausgefüllt werden, die unter [Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder) für Projekte angelegt und konfiguriert wurden.
## Reiter Dashboard im Projekt
Im **Reiter „Dashboard“** des geöffneten Projektes kannst Du zwischen den Dashboards wechseln, die Du in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter **„Dashboards“** als Projekt-Dashboards hinzugefügt hast. Diese kannst Du hier über die Option **„Dashboard konfigurieren“** jederzeit bearbeiten. Dabei kannst Du Dir Widgets mit Daten aus dem Projekt sowie aus anderen Bereichen, wie z. B. die Aufgaben oder Adressen, anzeigen lassen und beliebig anordnen. **Neue Dashboards** kannst Du unter **Einstellungen/ Allgemein/Dashboards** individuell erstellen und mit Widgets konfigurieren.
Mehr zur Konfiguration der Dashboards erfährst Du auf der Seite [**Grundlagen zu den Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards).
Informationen zum Widget **„Abfrage“** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/die-startseiten-dashboards#widget-abfrage), zu den Widgets **„Adresse“**, **„Konfigurierbares“** und **„Zusatzfelder“** [hier ](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#dashboard-adresse)und zum Widget **„Checkliste“** [hier](#bereich-checkliste).
Beispiel – So könnte Dein Dashboard im Projekt aussehen:
#### Widget Aktivitäten
Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten des geöffneten Projektes an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes **„Aktivitäten“**.
**Detaillierte Informationen** zu den einzelnen Funktionen findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
## Reiter Stammdaten
Mit Anwahl von **„Anlegen“** wird das Projekt angelegt und automatisch im **Reiter „Stammdaten“** geöffnet. Hier, sowie in den **anderen Reitern**, werden viele Möglichkeiten angeboten, diesem Projekt z. B. **Details, Verknüpfungen, Dateien, Notizen, Belege, Aufgaben** oder **Deals** zu hinterlegen bzw. zuzuordnen. Somit ist immer alles zentral zu jedem einzelnen Projekt gesammelt und einfach zu verwalten.
### Bereich Verwaltung
Mit dem Anlegen des Projekts wurden bereits die meisten Inhalte übergeben. Im Feld **„Adresse“** wird mit einer Mausbewegung über den Namen ein **Infofenster** eingeblendet und mit Anwahl des Minisymbols in die Anzeige **aller Adress-Aktivitäten** verzweigt. Der **Projektstatus** kann manuell über die Dropdown-Liste oder durch Anwahl des Statuspfeils (lt. Beispiel Offen, in Arbeit, …) verändert werden. Dabei werden die **Projektstatus** zur Auswahl angeboten, zu denen der **Projekttyp** des geöffneten Deals unter [**Einstellungen/CRM/Reiter Projekte**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/projekte) **zugeordnet** wurde.
Die Felder **„Projektzeitraum von/bis“** füllen sich mit dem Datum der **ersten bzw. letzten Aktivität** des Projekts oder einer verknüpften Aufgabe (Aktivitäten von verknüpften Deals werden nicht berücksichtigt). Die Felder **„Gesamt Aufwandschätzung“** und **„Gesamt Beauftragter Aufwand“** bilden die Summe aus den gleichnamigen Feldern **aller verknüpften Aufgaben**. Im Bearbeitungsmodus der Beschreibung und Notizen kann über das Kontextmenü (Rechtsklick) ein **Zeitstempel** hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.
### Bereich Checkliste
Erstelle im Bearbeitungsmodus eine individuelle Checkliste über das **„+“** zum aktuellen Projekt.
Erledigte To Do\`s werden einfach angehakt, wodurch sich automatisch die kleine Statusanzeige (in Ampeloptik) aktualisiert.
### Bereich Aktivitäten
Du kannst **Aktivitäten** zum geöffnete Projekt erfassen. Neben den Aktivitäten zum Projekt werden hier auch die Aktivitäten der **untergeordneten Aufgaben** und **Deals** angezeigt. Eine Beschreibung zum Thema **„Aktivität anlegen“** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten#aktivitaten-erfassen-und-verwalten).
### Tag bearbeiten
Im Bearbeitungsmodus können **Tags** hinzugefügt werden. Voraussetzung ist, dass unter Einstellungen/Allgemein/Tags diese dem Verwendungstyp Allgemein, Projekte oder CRM zugewiesen wurden. Tags werden als Chips dargestellt und sind farblich konfigurierbar.
Die Hilfeseite zu den Themen „Tags“ und „Tag-Gruppen“ findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags).
### Bereich Projektmanager
Im Bereich **„Projektmanager“** (Anzeige bei nur zugeordneter Adresse) lassen sich **ein interner und ein externer Projektmanager** sowie **mehrere interne und externe Projektbeteiligte** hinterlegen. Dabei werden die Ansprechpartner aus der eigenen Adresse sowie aus der im Bereich **„Verwaltung“** ausgewählten Adresse vorgeschlagen. Über **„Einträge verwalten“** können diese auch direkt ergänzt werden.
{% hint style="info" %}
Ansprechpartner des eigenen Unternehmens erhalten über die Kommunikationszentrale eine Benachrichtigung, wenn im Reiter **„Ansprechpartner“** der Adresse das Feld **„Benutzer“** gefüllt ist.
{% endhint %}
### Erinnerung anlegen
Die Hilfeseite zum Thema „Erinnerung anlegen“ findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben#bereich-erinnerungen).
### Bereich Benutzer
Im Bereich **Benutzer** ist für Dich ersichtlich, welche Benutzer als Beobachter festgelegt sind. Diese können im Bearbeitungsmodus nachträglich bearbeitet werden. Beobachter erhalten bei Statusänderungen, die durch einen anderen Benutzer durchgeführt werden, eine Benachrichtigung über die **Kommunikationszentrale**.
### Bereich Abhängigkeiten
Im Bereich **Abhängigkeiten** kann ein bestehender **Einkaufs- und Verkaufsbeleg** mit diesem Projekt verknüpft werden.
Die verknüpften Belege werden anschließend hier im Bereich **„Abhängigkeiten“** angezeigt sowie im Reiter **„Belege“** des Projekts. Im Verkaufs- bzw. Einkaufsbeleg selber findest Du umgedreht den Reiter **„Projekte“** mit dem verknüpften Projekt.
### Bereich Verknüpfungen
Hier hast Du die Möglichkeit **Aufgaben** und **Deals diesem Projekt unterzuordnen** sowie ein **anderes Projekt diesem Projekt überzuordnen**. Die Verknüpfungen findest Du nach Aktualisierung auch in den Reitern **„Aufgaben“** bzw. **„Deals“** wieder.
{% hint style="info" %}
**Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen**
* Wenn in einem Projekt eine Adresse hinterlegt ist, wird **bei der Suche** die Adresse automatisch in das Suchfeld **„Adresse“** übernommen. Diese kann manuell geändert werden.
* **Mehrere Belege** lassen sich mit gedrückter Strg-Taste markieren und der Bestätigungstaste übergeben.
* Durch das Hovern mit der Maus über eine zugeordnete Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein **Infofenster** zu dieser eingeblendet.
* Mit Anwahl einer Abhängigkeit oder Verknüpfung wird der Datensatz (VK-Beleg, Aufgabe, Projekt) in einem **neuen Tab** geöffnet.
* Ein **grüner Dropdown-Pfeil** zeigt an, das Daten hinterlegt sind. Diese Features findest Du übrigens auch in anderen Bereichen innerhalb von VARIO Cloud.
{% endhint %}
### Bereich Zusatzfelder
Auch für den CRM-Bereich kannst Du individuelle **Zusatzfelder** anlegen. Alle, die die Zuordnung **„Projekte“** besitzen, werden hier angezeigt. Wie Du Zusatzfelder definierst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder).
Über die **persönliche Benutzereinstellungen/Zusatzfelder** kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier.](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen#bereich-benutzerrollen)
## Aktionsbuttons
| Buttons | Bedeutung |
| --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| / | Über diesen Button kann sich der angemeldete Benutzer als Beobachter des Projekts aktivieren bzw. deaktivieren. Der Name des Benutzers wird dabei im Feld **„Beobachter“** im Bereich Benutzer eingetragen bzw. entfernt. |
| | Entweder über diesen Button oder über den Bereich Erinnerungen kannst Du eine Erinnerung für einen bestimmten Benutzer anlegen. **Details** siehe unter **„Erinnerung anlegen“**. |
| | Hierüber kannst Du einen Deal für dieses Projekt anlegen. Dieser wird in einem neuen Tab geöffnet und dann automatisch (nach Aktualisierung) im Reiter **„Deals“** abgelegt. |
| | Hier kannst Du einen **Einkaufs**– bzw. **Verkaufsbeleg** anlegen, der automatisch mit dem **Projekt** und der **Adresse** aus dem Projekt **verknüpft** wird. |
| | Hierüber kannst Du dieses Projekt einem Deal oder einer Aufgabe überordnen sowie einem anderen Projekt unterordnen. Die Verknüpfungen werden im Bereich Verknüpfungen sowie in den entsprechenden Reitern abgelegt. |
| | Hier können **eine** oder **mehrere Aufgaben** für das Projekt angelegt werden. Bei **„Aufgaben“** kann eine Vorlagengruppe ausgesucht werden. Die Aufgaben werden dann als untergeordnete Aufgaben **direkt** mit dem Projekt verknüpft. |
| |
– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier. – Reaktivieren: Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, kann über die Funktion „Reaktivieren“ der Status „Erledigt“ zurückgesetzt werden. Dadurch wird die Aufgabe wieder bearbeitbar. – Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zum Projekt aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier.
|
| | Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link geteilt werden. **Details** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation#teilen-der-seite). |
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## Reiter DMS
Im Reiter **„DMS“** können verschiedene Dateiformate (z. B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden:
* per Drag and Drop
* per Strg+V (Einfügen) aus der Zwischenablage
* über den Button **„+Datei“**
Mit dem **Auge** wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/Office geöffnet.
Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms#reiter-beziehungen).
Über das Icon kannst Du die Dateien auch **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms).
## Reiter Notizen
Im Reiter **„Notizen“** steht ein Textfeld mit viel Platz für interne Notizen zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI der Text formatiert werden.
## Reiter Belege
Hier werden alle **Belege** aufgeführt, die **diesem Projekt** über den Bereich Abhängigkeiten zugeordnet wurden. Mit Anwahl wird direkt in den entsprechenden Beleg verzweigt.
## Reiter Aufgaben
Hier werden alle **Aufgaben** aufgeführt, die Du **aus diesem Projekt** heraus über den Aktionsbutton **„Aufgabe hinzufügen“** oder **„Aufgaben hinzufügen“** angelegt oder über den Bereich Verknüpfungen/Untergeordnete Aufgaben zugeordnet hast.
## Reiter Deals
Hier werden alle **Deals** aufgeführt, die Du **aus diesem Projekt** über den Aktionsbutton **„Deal hinzufügen“** angelegt oder über den Bereich Verknüpfungen/Untergeordnete Deals zugeordnet hast.
# Abrechnung von Aufgaben und Aktivitäten
Die Abrechnung von Aufgaben und Aktivitäten ist ein zentraler Bestandteil des Projekt- und Aufgabenmanagements in VARIO Cloud. Sie bietet flexible Möglichkeiten, um einzelne Aufgaben oder mehrere Aufgaben eines Projekts effizient abzurechnen.
Abhängig vom Status und den Abrechnungsregeln können Aufgaben direkt abgerechnet, in Sammelrechnungen zusammengefasst oder über abhängige Aufträge verarbeitet werden. Besondere Funktionen stehen für die Abrechnung von Unteraufgaben mit Abhängigkeiten oder die Nutzung von Abrechnungsstapeln zur Verfügung.
Diese Optionen gewährleisten eine transparente und anpassbare Abrechnung, die den individuellen Anforderungen Deines Unternehmens gerecht wird.
Im **Menüpunkt 750 CRM/DMS -> Abrechnung**, gelangst Du zur Übersicht aller abrechenbaren Aufgaben und Aktivitäten:
Im Folgenden erklären wir Dir Schritt für Schritt, welche Voraussetzungen für die Aufgaben- und Aktivitätsabrechnung erforderlich sind und welche Möglichkeiten Du hast, hieraus Rechnungen zu erstellen.
## Voraussetzungen für die Abrechnung
Damit Du Aufgaben und Aktivitäten abrechnen kannst, müssen einige grundlegende Einstellungen vorgenommen werden.
### Aktivitätstypen anlegen
Aktivitätstypen sind erforderlich, um Aktivitäten abzurechnen. Du kannst sie unter [**Einstellungen -> CRM/DMS -> Aktivitäten**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm/#Aktivit%C3%A4tstypen) anlegen.
**So legst Du einen neuen Aktivitätstyp an:**
1. Navigiere zu **Einstellungen -> CRM/DMS -> Aktivitäten**.
2. Klicke auf **+ Aktivitätstyp**.
3. Gib die erforderlichen Angaben ein (z. B. Bezeichnung, Beschreibung).
4. Wähle die möglichen CRM-Typen aus, in welchen dieser Aktivitätstyp Verwendung finden soll
5. Speichere die Einstellungen mit **Anlegen**.
### Abrechnungsregeln für Aktivitäten hinterlegen
Damit Aktivitäten abgerechnet werden können, müssen Abrechnungsregeln definiert werden. Dies erfolgt unter [**Einstellungen -> CRM/DMS -> Aktivitäten**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm/#Aktivit%C3%A4ts-Abrechnungsregeln).
**Wichtige Felder:**
* **Aktivitätstyp:** Definiert die Art der Aktivität (z. B. Telefonat, Meeting).
* **Abrechnungsartikel:** Verknüpft den Aktivitätstyp mit einem abrechenbaren Artikel.
* **Benutzer/Bereich:** Optional können bestimmte Benutzer oder Gruppen festgelegt werden, für die diese Abrechnungsregel gilt.
Du kannst hier beispielsweise den Aktivitätstyp **„Telefon“** sowie den Dienstleistungsartikel **„Dienstleistung“** auswählen. Mit einem Klick auf die Lupe werden dir alle Artikel der Artikelart **„Dienstleistung“** zur Auswahl angezeigt. Optional kannst Du *spezifische Benutzer* oder *Benutzergruppen* zuweisen, für die dieser Aktivitätstyp oder Abrechnungsartikel bei der Abrechnung verwendet werden soll. Abschließend schließt Du den Vorgang mit einem Klick auf den Button **„Anlegen“** ab.
**Beispiel:** Ein Aktivitätstyp “Telefonat” kann mit dem Artikel “Beratungsleistung” verknüpft werden. So wird jede erfasste Aktivität dieses Typs automatisch einer Abrechnungsregel zugeordnet.
### Aufgabentypen und -status anlegen
Auch für Aufgaben sind bestimmte Einstellungen erforderlich.
* [**Aufgabentypen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm/#Aufgabentypen) definierst Du unter **Einstellungen -> CRM/DMS -> Aufgaben**.
* [**Aufgabenstatus**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm/#Aufgabenstatus) bestimmst Du ebenfalls dort. Wichtige Status sind:
* *Startstatus*: Definiert, wann eine Aufgabe beginnt.
* *Bereit zur Abrechnung*: Voraussetzung, damit eine Aufgabe abgerechnet werden kann.
* *Endstatus*: Kennzeichnet abgeschlossene Aufgaben.
## Möglichkeiten der Abrechnung
Es gibt verschiedene Wege, Aufgaben und Aktivitäten abzurechnen.
### Einzelabrechnung innerhalb der Aufgabe
Eine einzelne Aufgabe im Menüpunkt 720 kann direkt abgerechnet werden, wenn sie den Status **„Bereit zur Abrechnung“** hat.
**So geht’s:**
1. Wähle die abzurechnende Aufgabe in der Übersicht aus.
2. Klicke auf den Button **Abrechnung** oben in der Symbolleiste.
3. Bestätige die Abfrage und klicke auf **Anlegen**.
4. Die Rechnung wird erstellt und in der **Kommunikationszentrale** angezeigt.
Die erstellte Lieferschein/Rechnung wird auch in der Aufgabe im Bereich Abhängigkeiten angezeigt und kann direkt aus der Aufgabe heraus geöffnet werden.
Die einzelnen Aktivitäten sind mit dem jeweiligen Bearbeiter, dem Aktivitätstext und der Dauer entsprechend des der Aktivitätsart hinterlegten Abrechnungsartikels aufgelistet.
### Abrechnung über einen abhängigen Auftrag
Falls eine Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft ist, wird die Abrechnung über diesen Auftrag abgewickelt. Bei Klick auf den Button **Abrechnung** oben in der Symbolleiste kann hierfür folgender Toggle aktiviert werden:
* Der Auftrag wird in eine Lieferschein/Rechnung übernommen.
* Die zugehörigen Aktivitäten werden als “abgerechnet” markiert, erscheinen aber nicht als Position auf dem Beleg.
### Abrechnung über den Abrechnungsstapel
Falls viele Aufgaben gleichzeitig abgerechnet werden sollen, kannst Du den **Aufgaben-Abrechnungs-Stapel** nutzen.
**So geht’s:**
1. Navigiere zu **CRM/DMS -> Abrechnung (750)**.
2. Öffne den Reiter **Aufgaben**.
3. Wähle die gewünschten Aufgaben aus und starte den Abrechnungslauf.
{% hint style="info" %}
Unabhängig davon, ob Du Aufgaben abrechnen möchtest, die beispielsweise abhängige Aufträge oder Verknüpfungen besitzen, können nur Aufgaben abgerechnet werden, die den Status **„Bereit zur Abrechnung“** aufweisen. Dies ist außerdem die Voraussetzung dafür, dass diese im Menüpunkt 750 sichtbar sind.
{% endhint %}
Im Dialogfeld wirst Du gefragt, ob Du die ausgewählten Datensätze einbeziehen oder ignorieren möchtest. Diese Funktion gibt dir zusätzliche Flexibilität bei der Abrechnung. Mit einem Klick auf **Anlegen** startest Du den Abrechnungslauf und rechnest die Aufgaben ab.
Darüber hinaus können pro Adresse mehrere Aufgaben, die beispielsweise einem Projekt zugeordnet sind, in **Sammelrechnungen** abgerechnet werden. Wie bereits erwähnt ist eine Mehrfachauswahl möglich, alle abrechenbaren Aufgaben des Projekts gemeinsam abzurechnen. Dies ist besonders nützlich, wenn Du größere Projekte verwaltest und Aufgaben gebündelt fakturieren möchtest.
Mit diesen flexiblen Optionen kannst Du die Abrechnung deiner Aufgaben effizient an die jeweiligen Anforderungen anpassen, sei es durch Einzelabrechnung, Sammelrechnungen oder durch Berücksichtigung von Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts.
### Abrechnung von Unteraufgaben
Falls eine Aufgabe mit einer Unteraufgabe verknüpft ist, hängt die Abrechnung von der festgelegten Abrechnungsart in der Aufgabe ab:
| Abrechnungsart | Bedeutung |
| ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| *Nur Komplett* | Die gesamte Aufgabe wird geschlossen abgerechnet. |
| *Aktivitäten dürfen einzeln abgerechnet werden* | Die Aktivitäten können zwischenabgerechnet werden. |
| *Nur mit übergeordneter Aufgabe* abrechnen | Unteraufgaben werden nur zusammen mit der Hauptaufgabe abgerechnet. |
Falls eine Unteraufgabe mit “ **Nur mit übergeordneter Aufgabe**” gekennzeichnet ist, erfolgt die Abrechnung immer automatisch mit der Hauptaufgabe.
#### Untergeordnete Aufgabe
Existiert zu einer Aufgabe eine untergeordnete Aufgabe, kannst Du diese gemeinsam mit der übergeordneten Aufgabe abrechnen.
#### Übergeordnete Aufgabe
Existiert zu einer Aufgabe eine übergeordnete Aufgabe, kannst Du diese gemeinsam mit der untergeordneten Aufgabe abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass die Abrechnungsart **„Nur mit übergeordneter Aufgabe abrechnen“** ausgewählt wurde, wie oben bereits erwähnt.
## Abrechnung von Aktivitäten
Für die Abrechnung von Aktivitäten gelten ähnliche Prinzipien wie für Aufgaben.
### Voraussetzungen
* Aktivitätstyp muss als **abrechenbar** gekennzeichnet sein.
* **Abrechnungsregeln** müssen hinterlegt sein.
* Ein **Dienstleistungsartikel** muss zugewiesen sein.
### Durchführung der Abrechnung
1. Wechsle zu **CRM/DMS -> Abrechnung (750)**.
2. Öffne den Reiter **Aktivitäten**.
3. Wähle die Aktivitäten aus und starte die Abrechnung.
4. Die erstellten Rechnungen werden in der Kommunikationszentrale angezeigt.
Nach erfolgtem Abrechnungsdurchlauf erhältst Du in der Kommunikationszentrale eine Benachrichtigung mit Informationen über die **erstellten Rechnungen**, die Du über das verlinkte **Protokoll** direkt öffnen kannst:
Abgerechnete Aktivitäten können grundsätzlich **nicht mehr bearbeitet** werden. Mit dem **Benutzerrecht “Bereits abgerechnete Aktivitäten bearbeiten”** können jedoch bestimmte **Benutzer** und **Benutzergruppen** festgelegt werden, die **interne Aktivitäten** auch nach der Abrechnung noch bearbeiten können. Die entsprechenden **Benutzerrollen** können unter [**Einstellungen/Allgemein/Benutzer, Gruppen & Rollen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Benutzerrollen) angelegt werden.
{% hint style="info" %}
Eine detaillierte Anleitung zu Kontingentartikeln und deren Abrechnung findest Du auf der [entsprechenden Artikelseite](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/artikelverwaltung/#Kontingentartikel).
{% endhint %}
## FAQ
Was passiert, wenn eine Aufgabe nicht “Bereit zur Abrechnung” ist?
Sie wird nicht zur Abrechnung vorgeschlagen. Prüfe den Aufgabenstatus.
Kann ich mehrere Aufgaben zu einer Rechnung zusammenfassen?
Ja, über den Abrechnungsstapel kannst Du eine Sammelabrechnung durchführen.
Gibt es eine Möglichkeit, Abrechnungen rückgängig zu machen?
Eine gelöschte Rechnung hebt die Abrechnung der zugrunde liegenden Aufgabe auf.
Was tun, wenn eine Abrechnung nicht korrekt ist?
Prüfe die Abrechnungsregeln und stelle sicher, dass alle Zuordnungen korrekt sind.
# DMS
Im **Dokumentenmanagementsystem** (DMS) werden alle im System hochgeladenen Dateien zentral verwaltet und angezeigt. Das DMS unterstützt verschiedene Dateiformate wie **PDF, JPG, DOCX** sowie **Outlook-E-Mails**, die jeweils über das **Auge-Symbol** im Vollbildmodus angezeigt werden können. **Veröffentlichte Belege**, z. B. durch Herunterladen oder Drucken, werden automatisch dem DMS hinzugefügt.
Bei der Navigation zwischen den Datensätzen mit den **Pfeiltasten (nach unten/nach oben)**, nach einem Klick in das **Suchfeld “DMS”**, wird eine **Vorschau** der Dateien **rechts neben dem Datagrid** angezeigt. Mit den Schnellfunktionen oberhalb der Vorschau kannst Du die Datei auch **freigeben**, **herunterladen** und im **Vollbildmodus** einsehen.
Durch Auswahl einer oder mehrerer Dateien über die **Checkboxen** auf der linken Seite kann der **Löschstatus** der Dateien manuell geändert werden. Eine Übersicht und Erläuterung der verfügbaren Löschstatus findest Du im [**Bereich “DMS-Typ”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Bereich-DMS-Typ).
Mit einem Rechtsklick auf einer Datei, die **nur mit einem Bereich**, z. B. Aufgaben, **verknüpft** ist, kann die Datei über das Kontextmenü **im Kundenportal** **veröffentlicht** werden. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Reiter-Beziehungen). Per Rechtsklick kannst Du auch den **Datei-Typ ändern**, ohne die Datei vorher öffnen zu müssen. Dies gilt ebenfalls für alle anderen Bereiche, in denen Dateien hinzugefügt werden können.
Ein Klick auf eine Datei öffnet die Stammdaten zu der Datei sowie Informationen zu **Revisionen** und **Verknüpfungen** mit anderen Bereichen.
## Reiter Stammdaten
Im Reiter **“Stammdaten”** werden neben der **Vorschau** die grundlegenden Informationen zur Datei angezeigt, darunter **Beschreibung**, **Dateigröße**, **Eintragsdatum** und **Speicherort**. Zudem können hier **Notizen** hinterlegt, der **DMS-Typ** verwaltet und **Tags** zur besseren Kategorisierung hinzugefügt werden.
Wenn eine Datei **größer als 10 MB** ist, wird sie **nicht automatisch** in der Vorschau angezeigt, da das Laden länger dauern kann. Stattdessen erscheint eine **Hinweismeldung** mit der **Option “Vorschau laden”**, über die die Vorschau manuell geladen werden kann.
{% hint style="info" %}
Tipps zu den verschiedenen Datei-Typen
* **ZIP-Dateien** werden in der Vorschau als **Ordnerstruktur** angezeigt, aus der einzelne Dateien direkt heruntergeladen oder in der Vorschau geöffnet werden können. Es kann jedoch vereinzelt vorkommen, dass die Vorschau für einige ZIP-Dateien nicht verfügbar ist.
* Bei einer **Bilddatei** kann das Bild über das **Lupen-Symbol** vergrößert und verkleinert werden.
* In einer **JSON**- und **JavaScript**-Datei kannst Du mit der Tastenkombination **Strg + F** nach einem bestimmten Wert in der Datei suchen. Markierte Inhalte lassen sich per **Rechtsklick** über das Kontextmenü kopieren.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
Über den Button zum Löschen im Bearbeitungsmodus wird der **Löschstatus** der Datei auf **“Zur Löschung vormerken”** gesetzt, sodass noch **vier Wochen** Zeit bleibt, um den Löschstatus ggf. zu ändern, bevor die Datei endgültig gelöscht wird.
{% endhint %}
### Bereich Stammdaten
Im Bereich **Stammdaten** werden die wichtigsten Informationen zur Datei angezeigt. Neben der **Beschreibung**, dem **Eintragungsdatum** und der **Dateigröße** gibt die **Revisionsnummer** an, wie oft die Datei über den **Reiter “Revisionen”** überarbeitet wurde. Der **Speicherverweis** (engl. storagehandle) dient als interner Verweis auf den Speicherort der Datei innerhalb des Systems.
Im **Feld “Alias”** kannst Du eine Kennzeichnung für die Datei hinterlegen. Diese dient dazu, die Datei in anderen Bereichen wiederzuverwenden – zum Beispiel für eine **Pfadangabe** innerhalb eines [**Reports**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/#Reporte) unter **System/Ausgaben**. So wird das Bild bzw. die Datei auch **nach einer neuen Revision** im entsprechenden Bereich, z. B. in der Belegausgabe, automatisch im Beleg aktualisiert dargestellt, ohne dass die Parameter im Report angepasst werden müssen. Wenn die **Datei gelöscht** oder der **Alias entfernt** wird, kann dieser für eine neue Datei vergeben werden.
### Bereich Notizen
Hier können zur internen Dokumentation zusätzliche Informationen oder Anmerkungen zur Datei hinterlegt werden.
### Bereich DMS-Typ
Beim Hochladen einer neuen Datei wird im Feld **“DMS-Typ”** automatisch der Typ **“Sonstiges”** ausgewählt. Im Bearbeitungsmodus kannst Du einen der weiteren DMS-Typen auswählen, die unter [**Einstellungen/CRM/DMS**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm/#DMS-Typen) hinterlegt sind. Die weiteren Felder werden automatisch basierend auf dem ausgewählten DMS-Typ ausgefüllt.
#### Löschungsdatum
Das Feld **“Geplantes Löschungsdatum”** wird automatisch berechnet basierend auf dem **Eintragungsdatum** im Bereich “Stammdaten” und der **Aufbewahrungsfrist**. Wurde z. B. als Eintragungsdatum der **01.04.25** angegeben und es gilt eine Aufbewahrungsfrist von **10 Jahren**, so wird als geplantes Löschungsdatum der **01.04.35** gesetzt.
Nach Erreichen dieses Datums wird die Datei jedoch **nicht sofort gelöscht**. Stattdessen ändert sich der Löschstatus von **“Noch nicht zur Löschung vorgesehen”** in **“Zur Löschung vorgemerkt”**. Ab diesem Zeitpunkt beginnt eine **vierwöchige Frist**, in der der Status noch manuell **über die** [**Aktionen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Aktionen) geändert werden kann.
Erfolgt innerhalb der vier Wochen **keine Statusänderung**, wird die Datei automatisch aus dem DMS entfernt und der Löschstatus auf **Gelöscht** gesetzt. Die **Stammdaten** und das **Änderungsprotokoll** der Datei bleiben anschließend für weitere **12 Monate** erhalten, bevor auch diese endgültig gelöscht werden.
#### Löschstatus
Der Löschstatus einer Datei wird entweder **automatisch** aus dem Zusammenspiel von **Eintragungsdatum** und **Aufbewahrungsfrist** ermittelt oder kann manuell über die [**Aktionen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Aktionen) angepasst werden. Folgende Löschstatus sind möglich:
**Noch nicht zur Löschung vorgesehen** – Standardstatus für alle Dateien mit angegebener Aufbewahrungsfrist. Bleibt aktiv, bis das geplante Löschungsdatum erreicht ist.
**Zur Löschung vorgemerkt** – Wird automatisch gesetzt, sobald das Löschungsdatum erreicht ist. Die Datei wird für **vier Wochen** zur Löschung vorgemerkt – in dieser Zeit kann der Löschstatus noch manuell geändert werden. Die Datei wird dabei **deaktiviert**, sodass sie im Standard-Datagrid nicht mehr sichtbar ist, sondern nur noch über das Archiv-Symbol eingesehen werden kann.
**Manuell behalten** – Setzt das geplante Löschungsdatum außer Kraft. Die Datei **bleibt dauerhaft erhalten**, bis der Löschstatus erneut geändert wird. Beim **Zurücksetzen** wird das Löschungsdatum anhand des ursprünglichen Eintragungsdatums und der Aufbewahrungsfrist **neu berechnet**.
### Bereich Zusatzfelder
Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, die unter **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** dem DMS zugeordnet wurden. Weitere Informationen zu den Zusatzfeldern findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Zusatzfelder).
### Bereich Tags
Mit der Option **“Tags bearbeiten”** im Bearbeitungsmodus kannst Du die entsprechenden Tags für die Datei auswählen. Die Tags können unter **Einstellungen/Allgemein/Tags** verwaltet und bearbeitet werden.
## Reiter Beziehungen
Im Reiter **“Beziehungen”** werden die **Verknüpfungen** der Datei mit den anderen Bereichen in VARIO Cloud verwaltet. Hier siehst Du, in welchem Kontext das Dokument erstellt oder verwendet wurde. Über den Button **“+Beziehung”** kannst Du neue Verknüpfungen erstellen, indem Du den Bereich und den entsprechenden Datensatz auswählst.
Es können auch **mehrere Beziehungen zu einer Datei** hinzugefügt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Datei nicht mehrfach im System vorhanden sein muss, um an den gewünschten Stellen angezeigt zu werden. Das spart Speicherplatz.
Ein Klick auf die **Bezeichnung** öffnet den verknüpften Datensatz in einem neuen Tab.
## Reiter Revisionen
Im Reiter **“Revisionen”** werden alle Versionen einer Datei aufgelistet. Über den Button **“+Revision”** kannst Du eine **überarbeitete Version** hochladen. Frühere Versionen bleiben dabei erhalten und können bei Bedarf über das **Auge-Symbol** eingesehen und über das **Herunterladen-Symbol** wieder heruntergeladen werden. Mithilfe der **Berechtigung “Vorherige Revisionen von einer Datei einsehen”** in den [**Benutzerrollen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Benutzerrollen) kann festgelegt werden, welche Benutzer alte Revisionen herunterladen und deren Vorschau einsehen dürfen.
In der Vorschau im Reiter **“Stammdaten”** wird immer die neuste Version angezeigt.
## Reiter Öffentliche Links
Im Reiter **“Öffentliche Links”** kannst Du die freigegebenen Links zur Datei verwalten. Über den Button **“+ Teilen”** kannst Du einen neuen Link erstellen und die Datei mit diesem für einen bestimmten Zeitraum extern verfügbar machen. Dieser Link ermöglicht den Zugriff auf die Datei, unabhängig von den Zugriffsstufen, die in den Stammdaten hinterlegt wurden. Sobald der Link gelöscht wird, ist er nicht mehr gültig.
Mit dem Pfeilsymbol am Ende der Tabellenzeile kannst Du den Link direkt über die Share-API mit einem Kontakt **teilen** oder mit dem **Link-Symbol** **kopieren**.
Über das **QR-Code-Symbol** kannst Du Dir einen **QR-Code** zum Link anzeigen lassen und einscannen.
## Aktionsmenüleiste
Die Aktionsmenüleiste bietet zusätzliche Funktionen für die Datei, wie das **Herunterladen** der geöffneten Datei über das **Herunterladen-Symbol** und das **Teilen** über das Pfeilsymbol sowie weitere **Aktionen**.
### Aktionen
Das **Aktionsmenü** bietet zusätzliche Funktionen, die für die Datei ausgeführt werden können.
#### Änderungsprotokoll
Über das Änderungsprotokoll kannst Du alle vorgenommenen Änderungen zu den Stammdaten der Datei einsehen. Revisionen und öffentliche Links werden dabei nicht berücksichtigt. Mehr dazu erfährst Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/grundlagen-vario-cloud/#%C3%84nderungsprotokoll).
#### Löschstatus ändern
Über diese Aktion kannst Du das **Löschstatus** im **Bereich “DMS-Typ”** manuell anpassen. Dabei wird das Datum im Feld **“Geplantes Löschungsdatum”** entsprechend aktualisiert oder gelöscht. Eine Übersicht und Erläuterung der verfügbaren Löschstatus findest Du im [**Bereich “DMS-Typ”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Bereich-DMS-Typ).
# Postbox
Die **Menüpunkt “Postbox”** listet alle Dateien auf, die **keinem Datensatz zugeordnet** sind oder den DMS-Typ **Sonstiges** bzw. **Umklassifiziert** besitzen. Sie dient als **zentrale Sammelstelle** für **Dokumente ohne konkrete Zuordnung** – entweder weil sie unabhängig von einem bestimmten Datensatz hochgeladen wurden oder keinem definierten DMS-Typ zugewiesen werden konnten.
Dateien lassen sich auch direkt **in die Postbox** **hochladen** und später manuell dem entsprechenden Bereich wie z. B. einem Auftrag, einer Adresse oder einem Artikel zuweisen. **Nach erfolgreicher Zuordnung** wird die Datei aus der Postbox entfernt und im jeweiligen Bereich im **Reiter “DMS”** sowie weiterhin im **Menüpunkt “DMS”** angezeigt.
Um eine Datei hinzuzufügen, kannst Du diese einfach per **Drag & Drop** im **oberen Bereich** ziehen oder durch einen **Klick auf den Fläche** eine Datei aus dem Windows Explorer auswählen.
Mit einem **Rechtsklick auf einer Datei** kannst Du dieser eine **Beziehung** oder einen **DMS-Typ** zuweisen. Auch Dateien, die **bereits** eine Beziehung oder einen DMS-Typ enthalten, lassen sich zusätzlich einer **weiteren Beziehung** bzw. zu einem **weiteren DMS-Typ** zuordnen.
# Allgemeines zu Finanzen
Die **Finanzverwaltung** in VARIO Cloud vereinfacht Dir alle buchhalterischen Arbeitsabläufe durch automatisierte Prozesse wie das mehrstufige Mahnwesen, den Offenen Posten abgleich mit den Zahlungseingängen, oder den Export der Personenkonten und Buchungen in ein Finanzbuchhaltungsprogramm. Auch SEPA-Überweisungen und –Lastschriften lassen sich über einen direkten, sicheren Zugriff auf Dein Konto an Deine Bank übergeben.
Selbstverständlich kannst Du dich auch in diesem Bereich Deines ERP-Systems auf hohe Sicherheitsmechanismen verlassen.
# Dashboard in Finanzen
Im Unterpunkt “Dashboard” des Bereichs Finanzen, kannst Du zwischen den Dashboards wechseln, die Du unter in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter “Dashboards” als Finanz-Dashboards hinzugefügt hast. Diese kannst Du hier über die Option “ **Dashboard konfigurieren**” jederzeit bearbeiten. **Neue Dashboards** kannst Du unter **Einstellungen/Allgemein/Dashboards** individuell erstellen und mit Widgets konfigurieren. Mehr dazu erfährst Du unter **“** [**Grundlagen zu den Dashboards**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard/)**“.**
Die detaillierte Beschreibung zu den Widgets Abfrage, Offene Posten und Statistik findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard-im-startmenue/#Die-Widgets-der-Startseiten-Dashboards).
Beispiel – So könnte Dein Dashboard in den Finanzen aussehen:
# Offener Posten
Überblick über offene Posten in VARIO Cloud mit Status, Fälligkeiten, Buchungen, Zahlungsplänen und verfügbaren Aktionen.
Der Bereich “Offene Posten” (kurz OP) ist an mehreren Stellen in VARIO zu finden. Als eigener Bereich werden alle Offene Posten im **Unterpunkt “Offene Posten”** unter **“Finanzen”** aufgelistet. Zusätzlich sind die offenen Posten in den **Adressen** unter dem [**Reiter “Offene Posten”**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen#reiter-offene-posten) und in den [**Verkaufs-**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/verkauf/belege/#Zahlungsstatus) und [**Einkaufsbelegen** ](/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege)je nach Belegart im **Reiter “Zahlungsstatus”** zu finden.
### Liste der offenen Posten
In dem Unterpunkt “Offene Posten” werden **alle Forderungen** und **Verbindlichkeiten**, die man als Unternehmen erstellt und erhalten hat, ausgewertet und chronologisch aufgeführt. In der Spalte “**Belegnummer (Rechnung/Gutschrift)**” werden die entsprechenden **Rechnungs- bzw. Gutschriftsnummern** zu den OPs aufgelistet. Über das **Auge-Icon** kann das zuletzt zum Beleg hinterlegte Dokument, sofern vorhanden, in einer **Vorschau** angezeigt werden, z. B. nach der Veröffentlichung eines Belegs.
Über die **Suche** und **Variablen** (Filter und Toggle), kann das Ergebnis eingegrenzt werden. Hier kannst Du übrigens auch nach allen debitorsichen OPs oder allen kreditorischen OPs filtern und Dir diese anzeigen lassen. Die Minisymbole (oben rechts) bieten Funktionen an, um die **eigene Vorlage** zu selektieren, die Daten zu **exportieren**, das Ergebnis per Schieberegler zu **vergrößern/ verkleinern** oder in eine andere **Darstellungsart** (Kachel, Tabelle, Vollbildmodus) zu wechseln:
**Die Bedeutungen der wichtigsten Felder und Funktionen:**
**Toggle Ausgeglichen**
Durch verschieben des Toggles (links, mittig, rechts) wird die Anzeige der OP’s beeinflusst:
* **Toggle “links”**: Es werden nur offene Posten ermittelt, die **nicht** den Status “Abgeschlossen” haben.
* **Toggle “mittig”**: Es erfolgt **keine** Einschränkung.
* **Toggle “rechts”**: Es werden **nur** offene Posten mit Vorkasse-Status oder Status “Abgeschlossen” ermittelt.
**Status**
Zeigt den aktuellen Status des offenen Posten an. Möglich sind hier: **Offen**, **Teilweise gezahlt**, **Abgeschlossen**, **Abgeschlossen (Anzahlung oder Vorkasse geleistet)**, **Überzahlt** und **In Erstattung**. Mehr dazu findest Du im nächsten Abschnitt.
**Fälligkeit**
Das Fälligkeitsdatum errechnet sich aus der Zahlungsfrist der gewählten Zahlungsbedingung (z.B. Abzüglich 2% Skonto innerhalb 10 Tage, 30 Tage Netto)
**Offener Betrag**
Zeigt den offenen Betrag an = Rechnungsbetrag ggf. minus gezahltem Betrag
**Zahlungssperre**
Zeigt ein grünes Häkchen an, wenn der Toggle “Zahlungssperre” für diesen OP aktiviert wurde. In diesem Fall wird die Verbindlichkeit nicht zur Zahlung vorgeschlagen (d.h. sie erscheint nicht in der Zahlungsliste), bis die Sperre aufgehoben wird.
{% hint style="info" %}
Wie in allen C-Units innerhalb der Cloud, kann hier jeder Spalteninhalt **über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert** werden. Mit **Anwahl einer Zeile** wird in den offenen Posten, mit **Anwahl der Belegnummer** in den Beleg und **über das Auge** in die Druckansicht verzweigt. Über die **Einstellungen** lassen sich eigene, temporäre oder dauerhafte **Vorlagen angelegen**, die sich über das Dropdownmenü im Feld “Selektion” auswählen lassen. Weitere Informationen zum Thema C-Units findest Du auf unsere Handbuchseite “[Konfigurierbaren Tabellen (C-Units)](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units)“.
{% endhint %}
### Reiter Stammdaten
Wenn Du einen offenen Posten auswählst, gelangst Du auf den Reiter “Stammdaten”. Hier findest Du **Details** zum OP (z.B. effektive Fälligkeit, 1. Zahlungsfrist,…), **Buchungsbewegungen** sowie verschiedene **Aktionen** (abhängig vom Status) wie “Manuell Bezahlen”, “Manuelle Rückerstattung”, “Abschließen”, “Verrechnen” oder “Zahlungsplan”.
#### Bereich Offener Posten
In diesem Bereich findest Du die aktuellen Details und Einstellungen zum OP:
**Die Bedeutung der wichtigsten Felder und Funktionen:**
**Toggle Mahnsperre**
Durch Aktivierung des Toggles, wird dieser OP auf “Mahnsperre” gesetzt und fließt somit **nicht** ins Mahnverfahren! Dieser Toggle ist auch in der Adresse zu finden und könnte hier für alle OP\`s gesetzt werden!
**Toggle Zahlungssperre**
Durch Aktivierung des Toggles, wird dieser OP auf “Zahlungssperre” gesetzt was bedeutet, das der OP **nicht** zur Zahlung vorgeschlagen wird und somit nicht auf der Zahlungsliste aufgeführt wird, bis die Sperre aufgehoben wird.
**Typ**
Der Typ zeigt an, ob es sich um eine **Forderung** (Zahlung wird erwartet, Ausgangsbelege) oder eine **Verbindlichkeit** (Zahlung muss geleistet werden, Eingangsbelege) handelt.
**Mahnstatus**
Der Mahnstatus gibt an, ob bereits eine Mahnung zu der OP erzeugt wurde oder nicht. Dabei sind drei Status möglich:
* **Keine Mahnung** – es wurde bereits eine Mahnung zum OP erzeugt
* **Offen** – Es ist eine Mahnung vorhanden und die Zahlung steht noch offen
* **Abgeschlossen** – OP wurde nach Eintritt des Mahnlaufs ausgeglichen
**Grafik – Status & Vorkasse-Status**
Die **Grafik** sowie die Felder “**Status**” und “**Vorkasse-Status**” informieren Dich über den aktuellen Zahlungsstatus des ausgewählten OP. Folgende Status sind möglich:
Icons
Bedeutung
Es wurde noch kein Zahlungseingang bzw. -ausgang/keine Vorauszahlung (Aktivierung durch Zahlungsbedingung) geleistet
Es erfolgte eine Teilzahlung über den Zahlungseingang bzw. -ausgang oder die Aktion “Manuell Bezahlen”. Trifft auch auf Vorauszahlungen zu.
Es wurde zu viel bezahlt. Über das Aktionsmenü kann eine manuelle Rückerstattung oder ein “Abschließen” durchgeführt werden.
Der OP/die Vorauszahlung wurde vollständig ausgeglichen oder es erfolgte ein manueller Abschluss über die Aktion “Abschließen”.
{% hint style="info" %}
Der **Vorkasse-Status** betrifft die OP’s, bei denen eine Zahlungsbedingung mit der **Zahlungsmethode “Vorauszahlung”** angegeben wurde. Zahlungsbedingungen können unter [**Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Zahlungsbedingungen) angelegt werden.
{% endhint %}
Weitere Informationen zu den Aktionen “Manuell bezahlen”, “Manuelle Rückerstattung”, “Abschließen” und “Verrechnen” findest Du [hier](#aktionsmenu).
**Effektive und ursprüngliche Fälligkeit**
Die Daten der **ursprünglichen Fälligkeit** errechnen sich aus dem **Rechnungsdatum plus** hinterlegten Tagen im Feld “**Netto-Zahlungsfrist”** (aus der Zahlungsbedingung). Die **effektive Fälligkeit** errechnet sich aus dem **Mahndatum** **plus** der Eingabe aus “**Tage bis zur Fälligkeit**” (in der 1. Mahnstufe). Bei weiteren Mahnstufen (2., 3.,…) wird die effektive Fälligkeit entsprechend den Eingaben in den Mahnstufen angepasst. Eine Änderung der **Zahlungsbedingung** oder des **Valutadatums im Beleg** beeinflusst sowohl die **effektive** als auch die **ursprüngliche** Fälligkeit im OP. Werden diese direkt **im OP** angepasst, wirkt sich dies nur auf die **effektive Fälligkeit** aus. Die **effektive** **Fälligkeit** kann erst nach Veröffentlichung des Belegs angepasst werden. Wird danach das Valutadatum bzw. die Zahlungsbedingung geändert, wird die effektive Fälligkeit entsprechend angepasst.
**Valutadatum**
Ein eingegebenes Datum dient als Grundlage für die Zahlungsfälligkeit. Die Zahlungsfälligkeit wird ab diesem Datum und nicht ab dem Belegdatum berechnet. Solange der Beleg **nicht veröffentlicht** wurde, kann das Valutadatum **nur im Beleg** selbst und nicht im offenen Posten angepasst werden.
**Zahlungsart**
Die Zahlungsart (Überweisung, Bar, …) wird aus dem Beleg übergeben. Solange der Beleg **nicht veröffentlicht** wurde, kann das Zahlungsart **nur im Beleg selbst** und nicht im offenen Posten angepasst werden.
**Zahlungsbedingung**
Es wird die aus der Adresse oder dem Beleg hinterlegte Zahlungsbedingung angezeigt. Solange der Beleg **nicht veröffentlicht** wurde, kann die Zahlungsbedingung **nur im Beleg** selbst und nicht im offenen Posten angepasst werden. Zahlungsbedingungen werden unter **Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten** verwaltet.
**1. und 2. Zahlungsfrist**
Es werden die hinterlegten Zahlungsfristen aus der gewählten Zahlungsbedingung angezeigt.
**1. und 2. Skonto**
Es werden die hinterlegten Skonti aus der gewählten Zahlungsbedingung angezeigt.
**Beträge**
* **Gesamter Betrag**= Rechnungsbetrag
* **Gezahlter Betrag**= Zahlungseingang
* **Offener Betrag=** Gesamter Betrag – Gezahlter Betrag + Mahnforderung
**Vorlage**
Unter **Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking** werden individuelle Zahlungsträgervorlagen verwaltet. Sie werden für die Erstellung von Zahlungsträgern benötigt, wenn z.B. ein offener Posten in eine Zahlung oder Lastschrift umgewandelt werden soll. Der benötigte Verwendungszweck kann mit eigenem Text und Platzhaltern formatiert werden. **Ohne eigene Vorlage** werden unsere Standardtypen verwendet.
**Verwendungszweck**
Dieses Feld ist für einen **individuellen Verwendungszweck** vorgesehen, der nur für diesen OP gültig ist. Wenn dieses Feld gefüllt ist, wird es anstelle des Verwendungszwecks aus der Vorlage verwendet. Über das **Platzhalter**–**Icon** **rechts** in der **oberen Leiste** oder mit **Rechtsklick** auf das Feld können auch **Platzhalter** eingefügt werden.
#### Bereich Adresse
In diesem Bereich werden Details zur Adresse (read-only) angezeigt. Mit Anwahl der Adressnummer kann die Adresse in einem separaten Tab geöffnet werden.
#### Bereich Zahlungsplan
Mit der Funktion “**Zahlungsplan**” kannst Du Beträge flexibel und übersichtlich aufteilen. Diese Finanzierungsmethode ist z.B. für Unternehmen geeignet, die die Kosten eines Einkaufs über einen längeren Zeitraum hinweg in Raten begleichen möchten. Dabei erfolgt die Zahlung in abgestimmten Abständen auf die Gesamtsumme.
**Ein Zahlungsplan** kann nur bei einer **Lieferschein/ Rechnung und Rechnung** (mit offenen Posten) an folgenden Stellen aktiviert werden:
* direkt im Beleg über den **Toggle „Zahlungsplan“**
* im Beleg **oder** im offenen Posten über die **Aktion „Zahlungsplan“**
Erst mit **Aktivierung** wird der **Bereich** und das **Navigationsmenü “Zahlungsplan”** eingeblendet. Außerdem erhält der **Buchungssatz** in der Spalte “Ursprung der Buchung” einen entsprechenden Vermerk:
**Zahlungsplantypen**
Zur Auswahl stehen die **Zahlungsplantypen “Manuell”** und **“Fälligkeitsregel”** deren Unterschiede wir im folgenden beschreiben.
**Zahlungsplantyp “Manuell”**
Mit Auswahl des **Zahlungsplantyps “Manuell”** können über das individuelle Fälligkeitsdaten sowie Beträge festgelegt werden. Unter wird dabei der jeweilige Restbetrag mit jeder neuen Vorgabe aktualisiert. Bei einer z.B. Restsumme bietet es sich an, auf die verbleibende Summe zu klicken. Diese wird dabei in eine neue Buchungsvorgabe übergeben und ist nur noch um ein Fälligkeitsdatum zu ergänzen. Ins Feld **“Beschreibung”** kann neben der automatisch übergebenen Rechnungsnummer eine Bemerkung erfasst werden. Im Anschluss sind die Daten zu speichern.
**Zahlungsplantyp “Fälligkeitsregel”**
Mit Auswahl des **Zahlungsplantyps “Fälligkeitsregel”** und Anwahl des **Icons** **rechts** im **Feld "Fälligkeitsregel"** wird ein Assistent geöffnet, indem Fälligkeitsdaten nach Tagen, Monaten, Jahr oder aus einer Vorlage heraus festgelegt werden können.
Nach Verlassen des Assistenten werden die Daten ins Feld “**Fälligkeitsrege**l” übertragen. Im Feld “**Startdatum**” wird das Tagesdatum angezeigt. Dieses ist nur zu ändern, wenn die Fälligkeitsregel z.B. früher gelten soll. Auch im Feld “**Enddatum**” ist eine Eingabe nur erforderlich, wenn es die ausgewählte Regel erfordert. **Wichtig** ist aber eine Anpassung im Feld “**Betrag**“. Hier wird zunächst die Gesamtsumme (lt. Beispiel 3002,37€) angezeigt, die dann um den Betrag (s. Bild 1000,00€) laut Vereinbarung zu reduzieren ist. Die Raten werden automatisch nach den Fälligkeitsregeln und dem Betrag im Hintergrund erzeugt, wobei der Restbetrag vom System korrekt ermittelt wird. Ins Feld **“Beschreibung”** kann neben der automatisch übergebenen Rechnungsnummer eine Bemerkung erfasst werden. Im Anschluss sind die Daten zu speichern.
**Automatisierte Zahlungsplanlauf**
Ein **täglich um 1:30 Uhr** startender Zahlungsplanlauf (Task) prüft alle für die kommenden 8 Tage gültigen Zahlungspläne und legt bei vorhandener Fälligkeit eine Zahlungsplanbuchung an:
Beim Zahlungsplantyp “Manuell” wird zusätzlich die **Buchungsvorgabe abgehakt** und beim Typ “Fälligkeitsregel” wird das Feld “**Nächste Buchung am**” mit dem nächsten Fälligkeitsdatum gefüllt.
{% hint style="info" %}
**Hinweise zum Zahlungsplanlauf und zur Zahlungsplanberechnung**
Der **automatische Task** kann über **System/Task-Manager/Verbuchen der Zahlungsplanbuchungen** eingesehen und die Uhrzeit geändert werden.
**Alternativ** kann über **Finanzen/Offene Posten** über die Aktion ein **manueller Zahlungsplanlauf** für ein bestimmtes Fälligkeitsdatum oder im geöffneten offenen Posten über die Aktion direkt eine **manuelle Zahlungsplanberechnung** ausgelöst werden.
Durch die Zahlungsplanbuchung wird die Ratenzahlung fällig. Sollte der Betrag nicht beglichen werden, wird der offene Posten mit dem Teilbetrag im Mahnwesen berücksichtigt.
{% endhint %}
#### Bereich Buchungen
Im Bereich der Buchungen findest Du alle Buchungssätze zum ausgewählten OP:
Abhängig von der durchgeführten Aktion sind hier folgende Typen möglich:
| **Typ** | **Aktion** |
| -------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Forderung/ Verbindlichkeit | Es wurde eine Ausgangs-/ Eingangsrechnung erstellt |
| Zahlungseingang/ -ausgang | Es erfolgte ein automatischer oder manueller Zahlungseingang (bei Forderung) oder Zahlungsausgang (bei Verbindlichkeit) |
| Zahlungseingang storniert | Die Zahlung wurde manuell (Kontextmenü) über die Aktion “Zahlung stornieren” storniert |
| Mahnforderung | Mahnforderungen sind Mahngebühren und/oder Mahnzinsen, die nach einem durchgeführten Mahnlauf hier angelegt werden |
| Mahnforderung storniert | In Finanzen/Mahnwesen wurde über die Aktion “Mahnlauf stornieren” die Mahnforderung wieder storniert |
#### Bereich Tags
Im Bearbeitungsmodus können hier Tags hinzugefügt werden, die unter den **Einstellungen/Allgemein** den Verwendungstypen “Allgemein” oder “Offener Posten” zugeordnet wurden. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags).
### Aktionsmenü
Im Aktionsmenü werden Dir alle Aktionen zum aktuell geöffneten offenen Posten angezeigt. Diese können je nach OP-Status unterschiedlich ausfallen. So kann hier z.B. eine manuelle Rückzahlung bei Überzahlung erfolgen oder Forderungen mit Verbindlichkeiten (und umgekehrt) verrechnet werden. Nachfolgend beschreiben wir hier alle möglichen Aktionsbuttons.
#### Änderungsprotokoll
Im Änderungsprotokoll werden verschiedene Änderungen zu dem geöffneten OP gespeichert. Weitere Informationen zu den Änderungsprotokolle findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung#anderungsprotokoll).
#### Manuell Bezahlen
Die Aktion “Manuell Bezahlen” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z.B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Nach “OK” wird der erzeugte Buchungssatz in den Bereich “Buchungen” übernommen.
**Die Bedeutung der wichtigsten Felder:**
**Zahlungsart**
Wähle hier die “**Zahlungsart**” (z.B. Bar) der Zahlung aus. Zahlungsarten können unter [Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Zahlungsarten) verwaltet werden.
**Zahlungsbetrag**
Als “**Zahlungsbetrag**” wird hier immer der offene Betrag vorgeschlagen, der aber geändert werden kann. Bei einer **abweichenden** Betragseingabe werden sofort entsprechende Hinweise ausgegeben. Wird die Buchung mit OK bestätigt, so werden **entsprechend der Betragseingabe**:
* die Felder “Gezahlter Betrag” und “Offener Betrag” angepasst
* der Status auf “Abgeschlossen”, “Teilweise gezahlt” oder “Überzahlt” aktualisiert
* eine Buchungszeile “Zahlungseingang” (bei Forderungen) bzw. Zahlungsausgang (bei Verbindlichkeiten) erzeugt.
**Gutschriftbetrag**
Dieses Feld kann z.B. für individuell mit dem Kunden vereinbarte Rabatte verwendet werden. Der Zahlungsbetrag ist entsprechend der Eingabe im Feld “Gutschriftsbetrag” zu reduzieren. Im Buchungssatz wird der Gutschriftsbetrag in der gleichnamigen Spalte aufgeführt.
**Bankkonto**
Unter “**Bankkonto**” werden alle Bankverbindungen aufgeführt, die in der Adresse hinterlegt sind. Wird hier nichts ausgewählt, so wird automatisch die Bank mit dem Status “Hauptbankverbindung” dem Buchungssatz zugeordnet. Unter [Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Banken) können die Bankkonten verwaltet werden.
{% hint style="info" %}
Manuelle Bezahlungen können im **Bereich “Buchungen”** durch **Rechtsklick** auf den entsprechenden Buchungssatz über die **Option “Zahlung stornieren**” storniert werden. Die Stornierung wird ebenfalls als eigener Buchungssatz im Bereich “Buchungen” hinzugefügt.
{% endhint %}
#### Manuelle Rückerstattung
Die **Aktion** “**Manuelle Rückerstattung**” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Nach “OK” wird der erzeugte Buchungssatz des Typs “Verbindlichkeit” in den Bereich “Buchungen” geschrieben.
#### Abschließen
Die Aktion “**Abschließen**” wird bei OPs mit dem **Status** “Offen” oder “Teilweise gezahlt” angeboten. Unter den **Systemvorschlägen** werden, falls vorhanden, der zurückerstattender Betrag und die zurückzubuchende Mahnbeträge angegeben. Ebenso wird hier automatisch der offene Restbetrag eingetragen, mit dem der OP direkt abgeschlossen werden kann.
Unter **Geschäftsvorfall** muss ein unter **Einstellungen/Finanzen/Finanzbuchhaltung** angelegter Geschäftsvorfall ausgewählt werden. Im oberen Feld “**Abzuschließender Betrag**” kann ein manueller Betrag angegeben werden, wenn dieser vom Systemvorschlag abweicht. In diesem Fall werden die Systemvorschläge ignoriert.
Beim Abschließen eines OPs gibt es **zwei Anwendungsmöglichkeiten:**
1. Abschließen **ohne** **Rückerstattung bisherige Zahlungen**: In diesem Fall wird der offene Betrag auf “0” gesetzt, der Status auf “Abgeschlossen” und ein Buchungssatz mit dem Restbetrag als Verbindlichkeit (bei Forderungen) bzw. als Forderung (bei Verbindlichkeiten) erstellt.
2. Abschließen **mit** **Rückerstattung bereits geleisteter Zahlungen**. Der bereits bezahlte Betrag wird in das Feld “Offener Betrag” übertragen, der Status auf “In Erstattung” gesetzt und ein Buchungssatz mit dem Restbetrag sowie ein zweiter Buchungssatz mit dem Gesamtbetrag als Verbindlichkeit bzw. Forderung erzeugt.
#### Wiedereröffnen
Die Aktion “**Wiedereröffnen**” wird nur angeboten, wenn ein offener Posten über die Aktion “**Abschließen**” manuell abgeschlossen wurde. Mit Auswahl und Bestätigung der Frage “Manuellen Abschluss stornieren?” wird der manuell abgeschlossene Buchungssatz wiederherstellt, indem eine Umkehrbuchung mit dem Hinweis “Manuelle Wiedereröffnung” erzeugt wird.
#### Verrechnen
Die Aktion “**Verrechnen**” bietet die Möglichkeit, Forderungen mit Verbindlichkeiten (und umgekehrt) zu verrechnen, **sofern** es auf beiden Seiten mindestens ein zu verrechnender OP vorhanden ist.
In unserem Beispiel haben wir “Verrechnen” für eine Forderung mit dem Status “Offen” gewählt. Alle Forderungen und Verbindlichkeiten der Adresse werden automatisch aufgelistet und die ausgewählte Forderung ist bereits angehakt. Durch Abhaken der Verbindlichkeit (rechte Seite) und Auswahl von wird der offene Betrag verrechnet,
der Status angepasst und ein Buchungssatz mit entsprechendem Kommentar erzeugt.
#### Zahlungsplan
Der Aktionsbutton “**Zahlungsplan**” wird ab den Belegarten “**Rechnung**” und “**Lieferschein/Rechnung**” zur Auswahl angeboten. Dabei wird ein **weiterer** **Bereich** “Zahlungsplan” eingeblendet und der Buchungssatz erhält in der Spalte “**Ursprung der Buchung**” den Eintrag “Zahlungsplan”. Weitere Details zu diesem Thema findest Du [hier](#bereich-zahlungsplan).
#### Zahlungsplanberechnung auslösen
Diese Aktion “**Zahlungsplanberechnung auslösen**” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Dabei wird anstatt dem automatischen Zahlungsplanlauf eine manuelle Zahlungsplanberechnung ausgeführt. Weitere Details zu diesem Thema findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/finanzen/offene-posten/#Bereich-Zahlungsplan).
{% hint style="info" %}
## Offene Posten neu berechnen
Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem, was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich!
{% endhint %}
#### Neueste Workflow-Instanz
Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten OP aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs).
#### Workflow-Instanzen
Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten OP betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons** manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden.
Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs).
# Geschäftsvorfälle im OP-Wesen
In VARIO Cloud sind verschiedene Geschäftsvorfälle im OP-Wesen möglich. Auf dieser Seite stellen wir Dir diese im einzelnen kurz dar. Weitere Informationen wie Du diese ausführen kannst findest auf den entsprechenden Seiten unseres Handbuchs.
## Buchung von Zahlungen und Gutschriften
Ausgehende Zahlungen an Lieferanten und eingegangene Gutschriften von Kunden werden als **Transaktionen** im [**Menüpunkt "Finanzen/Konten"**](/vario-cloud-handbuch/finanzen/konten) aufgelistet. Diese können dann mit einem **Rechtsklick** auf dieser zu den entsprechenden Offenen Posten zugeordnet werden.
## Verrechnen von Zahlungen und Gutschriften
Offene Posten von **Einkaufsbelege** und **Verkaufsbelege,** die zur gleichen Adresse zugeordnet sind, können über das **Aktionsmenü** mit der [**Aktion "Verrechnen"** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#verrechnen)miteinander verrechnet werden.
So kannst Du z. B. die **Überzahlung von einer Rechnung** für die **Teilzahlung einer Einkaufsrechnung** bei derselben Adresse verwenden.
## Zahlungen und Anmahnungen
In VARIO Cloud können sowohl Zahlungen als auch Mahnungen durchgeführt werden.
### Zahlungen
Über den **Menüpunkt "Finanzen/Zahlungen"** können **Zahlungen an Lieferanten** durchgeführt werden, während im **Menüpunkt "Finanzen/Lastschriften"** die **Lastschriften für Kunden** erzeugt und verwaltet werden können.
### Anmahnungen
Über den [**Menüpunkt "Mahnwesen"** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/mahnwesen)können Mahnläufe erstellt werden, mit denen Offene Posten angemahnt werden können. Dabei können die nach **Mahnstufen** ausgewählt werden, die unter [**Einstellungen/Finanzen/Mahnungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/mahnungen) verwaltet werden können, so dass z. B. nur Zahlungserinnerungen erstellt werden sollen.
## Anlage manueller OPs
Im [**Menüpunkt "Finanzen/Konten"** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/konten)kannst Du per **Rechtsklick** auf einer der aufgelisteten **Banktransaktionen** einen neuen Offenen Posten erstellen. Dabei wählst Du eine **Adresse** sowie eine **Zahlungsart** aus, um den Offenen Posten entsprechend zuzuordnen. Der Offene Posten ist dann im **Menüpunkt "Finanzen/Offene Posten"** zu finden.
Hier kannst Du auswählen, ob es sich bei der Adresse um einen Kunden oder Lieferanten handelt. Wenn die Adresse beides ist, musst Du manuell eine Auswahl treffen.
## Anzahlungen und Vorkasse-OPs
In VARIO Cloud können neben den Offenen Posten, die über Rechnungen entstehen, auch OPs durch Anzahlungen über Anzahlungsrechnungen und Vorkasse über Aufträgen erzeugt werden.
### Anzahlungen
Ein **Auftrag** kann über die **Aktionen** in der [**Belegzusammenfassung** ](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#belegzusammenfassung)in eine **Anzahlungsrechnung** übernommen werden. Dabei kannst ein bestimmten **Betrag** oder einen **Prozentwert** für die Anzahlung auswählen.
Nach der Übernahme in einer Anzahlungsrechnung kannst Du je nach Bedarf den Auftrag erneut öffnen und in **eine oder mehrere Abschlagsrechnungen** übernehmen, bis der gesamter Betrag aufgebraucht ist.
### Vorkasse
Bei der Auswahl einer **Zahlungsbedingung** im [**Bereich "Zahlung"**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#zahlung) eines Belegs kannst Du eine Zahlungsbedingung für Vorkasse auswählen.
Diese kannst Du unter [**Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten) anlegen. Mit der **Zahlungsmethode "Vorauszahlung"** kannst Du bestimmen, dass diese für die Vorkasse verwendet werden soll.
## Manuelles Bezahlen und manuelle Rückerstattung
Über das Aktionsmenü in einem Offenen Posten kannst Du sowohl eine manuelle Bezahlung als auch eine Rückerstattung durchführen.
### Manuelles Bezahlen
Für Offene Posten steht Dir im **Aktionsmenü** die [**Aktion "Manuelles Bezahlen"** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#aktion-manuell-bezahlen)zur Verfügung. Über diese kannst einen **bestimmten Betrag** als Zahlung eintragen und einer **Zahlungsart** sowie einem **Bankkonto** zuordnen.
{% hint style="warning" %}
Dabei wird jedoch nur einen Buchungseintrag im Offenen Posten erstellt, keine entsprechende Transaktion!
{% endhint %}
### Manuelle Rückerstattung
Für OPs mit dem **Status "Überbezahlt"** oder **"In Erstattung"** steht die [**Aktion** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#manuelle-ruckerstattung)[**"Manuelle Rückerstattung"** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#manuelle-ruckerstattung)zur Verfügung. Über diese kann der überbezahlte Betrag zurück erstattet werden. **Beachte** dabei, dass in der entsprechende Adresse [**Bankdaten** ](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung#bereich-bankverbindung)mit Angabe der **IBAN** hinterlegt sein müssen.
## Zahlungspläne
In VARIO Cloud können für Offene Posten [**Zahlungspläne** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#zahlungsplan)erstellt werden, mit den der Offene Posten in Raten abbezahlt werden kann. Genauere Informationen zu diesen findest
### Zahlungspläne anlegen
In einer **Rechnung** oder **Lieferschein/Rechnung** bzw. in eine **Eingangsrechnung** oder **Eingangslieferschein/-rechnung** kann ein Zahlungsplan über den **Toggle "Zahlungsplan"** im **Bereich "Zahlung"** aktiviert werden.
Alternativ kannst Du diesen auch über die **Aktion "Zahlungsplan"** im [**Aktionsmenü** ](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege#aktionsmenu)im **Beleg** aktivieren.
### Zahlungspläne bearbeiten
Der Zahlungsplan kann dann **im Offenen Posten** im **Menüpunkt "Finanzen/Offene Posten"** über den **Button "Bearbeiten"** bearbeitet werden.
### Zahlungsplanlauf durchführen
Die Raten werden dann über den **automatisierten Zahlungsplanlauf** zu den entsprechenden Zeitpunkte abbezahlt. Dieser wird als Task ausgelöst, der im [**Menüpunkt "System/Task-Manager/Verbuchen"** ](/vario-cloud-handbuch/system/allgemeines-zu-system)angepasst werden kann.
Alternativ kann ein Zahlungsplan allgemein für entsprechende Offene Posten auch durch die **Aktion "Zahlungsplanlauf"** im **Menüpunkt "Finanzen/Offene Posten"** ausgeführt werden.
Mit der [**Aktion "Zahlungsplanabrechnung auslösen"** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#zahlungsplanberechnung-auslosen)innerhalb eines Offenen Postens kann ein Zahlungsplanlauf für den spezifischen Offenen Posten ausgeführt werden.
## Manueller Abschluss und manuelles Wiedereröffnen
Über das Aktionsmenü in einem Offenen Posten kannst Du einen Offenen Posten manuell abschließen und wiedereröffnen.
### Manueller Abschluss
Für Offene Posten mit dem **Status "Offenen Posten"** oder **"Teilweise gezahlt"** steht Dir im **Aktionsmenü** die [**Aktion "Abschließen"**](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#abschliessen) zur Verfügung. Mit dieser kannst Du den OP mit einem vorgegebenen Betrag **manuell abschließen**.
### Manuelles Wiedereröffnen
Für Offene Posten die mit der **Aktion "Abschließen"** manuell abgeschlossen wurden, steht Dir die [**Aktion "Wiedereröffnen"**](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten#wiedereroffnen) zur Verfügung. Mit dieser kannst Du den **manuellen Abschluss** wieder stornieren.
## Zuordnung von Banktransaktionen
Im [**Menüpunkt "Finanzen/Konten"** ](/vario-cloud-handbuch/finanzen/konten)kannst Du per **Rechtsklick** auf einer der durchgeführten **Transaktionen** diese zu einem **Offenen Posten** zuordnen. So können die Offene Posten mit den eingehenden und ausgehenden Bankbewegungen abgeschlossen werden.
# Konten
{% hint style="info" %}
## 🚧 Seite im Aufbau
Dieser Bereich wird aktuell aufgebaut, damit du die Funktion in VARIO Cloud Schritt für Schritt verstehen und nutzen kannst.
{% endhint %}
## Reiter der Konten
Unter Konten werden alle Bankkonten (z.B. Girokonto, Tagesgeldkonto, [PayPal Konto](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/paypal)) in einem eigenen Reiter angezeigt. Diese müssen zuvor unter den [Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Reiter-Onlinebanking) zu der entsprechenden Bank (z.B. Sparkasse) angelegt worden sein.
Zu jedem Bankkonto wird standardmäßig der **Konto-Endsaldo zum Tagesdatum** angezeigt. Über die Suche und über die Variablen kann der Inhalt nach einem exakten Betrag und nach dem Buchungsdatum gefiltert werden.
**Hier die Bedeutung der wichtigsten Variablen und Spaltenbezeichnungen**
* **Variablen:**
* **Konto-Endsaldo** / **Konto-Endsaldo für Datum**: zeigt den Saldo entsprechend dem gewählten Datum an. Standardmäßig ist das Tagesdatum hinterlegt.
* **Betrag:** ermöglicht die Suche nach einem exakten Betrag innerhalb der Transaktionen
* negative Beträge sind mit Minus einzugeben, z.B. -250,70
* positive Beträge können mit und ohne Plus erfasst werden, z.B. 3,00 oder +3,00
* **Spalten:**
* **Zuordnung**: zeigt den Status zwischen Transaktion und OP-Abgleich an
* Die Zuordnung war erfolgreich und ist abgeschlossen.
* Die Zuordnung konnte nur teilweise erfolgen. Vollständiges Zuordnen ist über die Aktion **Offene Posten manuell zuordnen** des Kontextmenüs (Rechtsklick) möglich.
* Es erfolgte keine Zuordnung. Es ist eine manuelle Zuordnung über die Aktion **Offene Posten manuell zuordnen** durchzuführen.
* Die Transaktion wurde über die Aktion **Umsatz als irrelevant kennzeichnen** markiert.
## OP-Abgleich
Über den Button "OP-Abgleich" kannst Du einen OP-Abgleich zu dem Konto ausführen.
### Aktionen im Kontextmenü
Mit Hilfe des Kontextmenüs (Rechtsklick auf die Transaktionszeile) hast Du die Möglichkeit z.B. die Kontobewegungen einem offenen Posten manuell zuzuordnen, als irrelevant zu kennzeichnen, eine Bemerkung zu erfassen oder aber weitere nützliche Funktionen zu nutzen wie bspw. den Umsatz zurückzuüberweisen oder eine Aufgabe daraus zu erstellen!
### Kontobewegung zu einem FiBu-Konto zuordnen
Über das **Kontextmenü** kannst Du einzelnen Kontobewegungen ein **FiBu-Konto** und eine **Kostenstelle** zuordnen. Dabei kann der Gesamtbetrag der Kontobewegung auf **mehrere FiBu-Konten** aufgeteilt werden.
{% hint style="info" %}
**Voraussetzung**: Unter [**Einstellungen/Finanzen/Finanzbuchhaltung**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Konten) muss mindestens ein FiBu-Konto und eine Kostenstelle angelegt sein.
{% endhint %}
**So gehst Du vor:**
* **Rechtsklick** auf die gewünschte Kontobewegung.
* Wähle die Option **FiBu-Konto zuordnen**.
* Klicke auf den Button **+Kontozuordnung**.
* Wähle in den Feldern **FiBu-Konto** und **Kostenstelle** das entsprechende Konto und die entsprechende Kostenstelle aus.
* Gib im Feld **Buchungsbetrag** den Betrag ein, der auf das FiBu-Konto gebucht werden soll.
* Bestätige die Zuordnung mit **Hinzufügen**.
* Bereits hinzugefügte Zuordnungen kannst Du über das **Minuszeichen (–)** wieder **entfernen**.
### Offenen Posten zu einer Kontobewegung erstellen
Über das **Kontextmenü** kannst Du zu einzelnen **Kontobewegungen** einen **Offene Posten** erstellen – zum Beispiel, wenn ein Kunde bereits vor Rechnungsstellung eine Zahlung leistet, ohne dass eine Zahlungsbedingung mit **Vorauszahlung** hinterlegt wurde.
**So gehst Du vor:**
* **Rechtsklick** auf die gewünschte Kontobewegung.
* Wähle die **Option** **Offene Posten erstellen**.
* Die entsprechende **Adresse** und **Zahlungsart** auswählen.
* Mit **Hinzufügen** die Erstellung des Offenen Postens bestätigen.
* In der **aufgeklappten Kontobewegung** kannst Du per Klick auf die **OP-Nummer** den Offenen Posten in einem **neuen Tab** öffnen. Zusätzlich ist der Offene Posten nun im **Reiter „Offene Posten“** der gewählten Adresse sichtbar.
### Offene Posten manuell zuordnen
Hier kannst Du einen Offenen Posten (eine Rechnung) einem Geldeingang auf deinem Konto manuell zuordnen. Dafür musst Du die entsprechende Rechnung links markieren und dann über die Buttons oben rechts (Bearbeiten oder Zuordnen) zuordnen. Zu beachten ist hier: Der Button **Zuordnen** ordnet die markierte Rechnung direkt dem Bankumsatz zu und über den Button **Bearbeiten** kannst Du nochmal Änderungen zur Zuordnung vornehmen, z.B. den Betrag anpassen.
# Mahnwesen
Im Bereich **Mahnwesen** kannst Du für in Verzug geratene Rechnungen Mahnvorschläge generieren und für diese Mahnungen erzeugen. In der Übersicht erhältst Du einen Überblick alle erzeugten Mahnvorschläge. Zu jedem Mahnvorschlag wird auch die Anzahl der einzelnen **OPs** angezeigt, die sich in diesen befinden.
{% hint style="info" %}
**Nur veröffentlichte Rechnungen:** Es werden nur Rechnungen berücksichtigt, die veröffentlicht wurden.
{% endhint %}
{% hint style="info" %}
In einem OP werden nur die Mahnzinsen der aktuellen Mahnstufe angezeigt. Mahnzinsen aus vorherigen Mahnstufen werden mit der neuen Mahnung storniert. Mahngebühren werden von jeder Mahnstufe berechnet.
{% endhint %}
Sollte für einen Mahnvorschlag bereits ein **Mahnlauf** **stattgefunden** haben, ist in der Spalte **“Verarbeitet”** ein grüner Haken gesetzt.
Ist der **Mahnlauf storniert**, wird auch dieses durch einen grünen Haken dargestellt.
## Mahnvorschlagsliste erzeugen
Um einen Mahnvorschlag zu erzeugen, klicke auf "+ Mahnlauf". Dort kannst Du verschiedene Einschränkungen für den Mahnvorschlag vornehmen, bspw. dass nur Mahnungen der Stufe 1 erzeugt werden sollen. Es können auch mehrere Einschränkungen vorgenommen werden. Bei dem Fälligkeitsdatum wird noch zusätzlich die Karenzzeit der Mahnstufe beachtet. Der Filter “Zuständiger Benutzer” bezieht sich auf den Benutzer, der als zuständiger Benutzer im Beleg hinterlegt ist. Es soll also beispielsweise ein Mahnlauf angelegt werden, der nur Belege berücksichtigt, bei dem dieser Benutzer hinterlegt ist. Wie Du die einzelnen Mahnstufen anlegen kannst, erfährst Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Mahnungen)**.**
Mit Klick auf "Anlegen" wird die **Mahnvorschlagsliste** erzeugt. Über die Kommunikationszentrale erhältst Du eine Benachrichtigung, sobald der Mahnlauf erzeugt wurde. Mit einem Klick auf diese öffnet sich direkt der Mahnlauf.
Die Übersicht kannst Du nun manuell **aktualisieren**(1), so dass Dir die neue Mahnvorschlagsliste angezeigt wird. Noch nicht verarbeitete Mahnläufe kannst Du auch löschen, indem Du die Checkbox vor der Zeile des Mahnlaufes (2) anklickst und anschließend die drei Punkte auswählst (3).
Es wird nur dann ein Mahnlauf erzeugt, wenn mindestens ein OP zur Mahnung ansteht.
## Mahnlauf durchführen
Mit einem Klick auf den soeben erzeugten **Mahnvorschlag** wird dieser geöffnet und es werden Dir alle in Verzug geratenen Belege anhand Deiner Selektionskriterien angezeigt. Standardmäßig sind alle Positionen zum Mahnen markiert. Möchtest Du einzelne Positionen ***nicht*** mahnen, kannst Du dies mit einem Klick auf den Toggle in der Spalte **“Für Mahnung vorgesehen”** vor der jeweiligen Position tun. Solltest Du **alle Positionen von der Mahnung ausschließen** wollen, kannst Du dies mit einem Klick auf das Kästchen unter der Übersicht tun. Nachdem Du alle Positionen nach Bedarf angepasst hast, kannst Du oben rechts für den Mahnvorschlag einen **Sammelmahnlauf** oder einen **Einzelmahnlauf** durchführen.
Bei einem **Einzelmahnlauf** wird für jede Position eine einzelne Mahnung mit dem jeweiligen Betrag versendet. Bei einer **Sammelmahnung** werden alle Mahnungen für einen Kunden zusammengefasst und der Gesamtbetrag angemahnt. Über welchen Weg und an wen die Mahnungen versendet werden, kannst Du in den **Adressen**, im Reiter **“Kommunikationskriterien**” festlegen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier.**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/adressen/#Reiter-Kommunikationskriterien)
Nach Durchführung eines Mahnlaufes wird die Mahnforderung in den Offenen Posten angezeigt. Weitere Informationen zu unserer **Offene-Posten-Verwaltung** findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/finanzen/offene-posten/)**.**
Mit einem Rechtsklick auf eine Mahnung öffnet sich ein **Kontextmenü.** Über dieses kannst Du die zugehörige **Rechnung** sowie den zugehörigen **offenen Posten** öffnen.
## Drucken des Mahnlaufs
Du kannst entweder einzelne Mahnungen aus einem Mahnlauf, oder den gesamten Mahnlauf drucken. Um den **gesamten Mahnlauf** zu drucken musst Du zunächst den gewünschten Mahnlauf öffnen und anschließend auf das **Aktionsmenü** klicken.
Im Aktionsmenü steht Dir die Option **“Drucken”** zur Verfügung. Mit einem Klick auf diese Option wird ein Task zum Drucken der Mahnungen dieses Mahnlaufs gestartet. Den Drucker, auf dem die Mahnungen gedruckt werden sollen, legst Du unter **Einstellungen -> Allgemein -> Ausgabe** fest. Weitere Informationen zur Einrichtung Deiner Drucker findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Druckregeln).
Um nur eine **einzelne Mahnung** eines Mahnlaufs zu drucken, suche Dir im geöffneten Mahnlauf die gewünschte Mahnung aus und klicke auf das **Druckersymbol** am Ende der Zeile.
Auch ein **Herunterladen** oder **Weiterleiten per E-Mail** ist hier möglich. Wenn für die entsprechende Adresse ein **Kontaktkriterium** aktiv ist, wird die dort eingetragene E-Mail-Adresse als Empfänger angegeben. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/adressen/#Reiter-Kommunikationskriterien).
Über das **Auge** kannst Du Dir die Mahnung in der **Vorschau** anzeigen lassen.
Alternativ kannst Du die Mahnung auch aus dem Menüpunkt **Finanzen -> Offene Posten** drucken. Hierfür öffnest Du den gewünschten offenen Posten und wechselst auf den Reiter **“Mahnwesen**” (nur vorhanden, wenn bereits eine Mahnung zu dem Offenen Posten existiert). Dort kannst Du dann mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Mahnung diese drucken. Auch ein **Export** der Mahnung z.B. als PDF ist an dieser Stelle möglich.
## Mahnlauf stornieren
Über das **Aktionsmenü** oben rechts, kannst Du den geöffneten Mahnlauf **stornieren**. Beim Stornieren eines **Mahnlaufes** werden die Positionen bei der Erstellung des nächsten Mahnvorschlages wieder berücksichtigt.
# FiBu-Übergabe
### Voraussetzungen
Damit Deine Umsätze richtig kontiert werden um diese für die FiBu-Übergabe vorzubereiten müssen zunächst einige Einstellungen in Deiner VARIO Cloud getroffen werden.
{% hint style="info" %}
Um die FiBu-Übergaben einsehen zu können, benötigst werden sowohl die **Berechtigung “FiBu-Übergabe Lesen”** und **“FiBu-Übergabe Buchungen** **lesen**” benötigt. Weitere Informationen zu den Berechtigungen findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Benutzerrollen).
{% endhint %}
#### Konten
Der Bereich **Konten** unter [**“Einstellungen/Finanzen/Finanzbuchhaltung”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Reiter-Finanzbuchhaltung) dient lediglich für interne Zwecke als eine Übersicht. Hier kannst Du alle Konten hinterlegen, die genutzt werden. Weitere Informationen dazu findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Konten).
#### Kostenstellen
Im Bereich **Kostenstellen** unter [**“Einstellungen/Finanzbuchhaltung”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Reiter-Finanzbuchhaltung) kannst Du Kostenstellen für die einzelnen Bereiche im Unternehmen anlegen. Weitere Informationen dazu findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Kostenstellen).
#### Kontozuordnungen
Des Weiteren musst Du unter [**“Einstellungen/Finanzbuchhaltung/Kontozuordnungen”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Kontenzuordnungen) für alle möglichen Ein -und Verkäufe eine Kontozuordnung einrichten. Klicke hierfür einfach auf **“+Kontozuordnung”**. Hier kannst Du jetzt individuell Deine Kontozuordnung hinterlegen.
Im folgenden Beispiel haben wir eine Kontozuordnung für einen Verkaufsbeleg im Inland angelegt, die nur bei einem Steuersatz von 7 % greift. Wird nun eine Rechnung für einen Kunden mit 7 % MwSt. erstellt und der Kunde befindet sich im Inland, wird bei der FiBu-Übergabe die FiBu-Kontonummer 8334 übergeben. Unter “**Geschäftsvorfall**” kannst Du einen der Geschäftsvorfälle auswählen, die im darunter liegenden Bereich “Geschäftsvorfälle” hinterlegt sind.
Selbstverständlich kannst Du hier weitere Einschränkungen vornehmen, wie z. B. einen Gültigkeitszeitraum oder eine bestimmte Warengruppe. Es ist auch möglich, das entsprechende FiBu-Konto bei der Übergabe anhand des Ursprungslands der Leistungserbringung oder des Ziellands der Leistungserbringung zu ermitteln.
### FiBu-Vorschau im Beleg
In einem Beleg, der für die FiBu relevant ist, kannst Du über **“Aktionen/FiBu-Übergabe Testlauf”** kontrollieren, ob das korrekte FiBu-Konto ermittelt wird.
### FiBu-Übergabe
#### FiBu-Übergabe anlegen
Nachdem Du nun für alle Deine **Geschäftsvorfälle FiBu-Kontonummern** zugeordnet hast, kannst Du mit einer FiBu-Übergabe für Deine Belege beginnen. Dafür öffnest Du den Menüpunkt **“Finanzen/FiBu Übergabe”**. Hier klickst Du auf **“+FiBu-Übergabe”** und wählst einen Zeitraum für die Übergabe aus. Des Weiteren kannst Du Einschränkungen der Buchungsdaten vornehmen. Du kannst entweder nur Einkaufsbelege, Finanzbuchungen, Verkaufsbelege, oder eine Kombination daraus selektieren. Auch kannst Du Einschränkungen für den Verkaufskanal und das Bankkonto vornehmen.
Hier eine Auflistung aller Buchungsdaten und der dazugehörigen Belege:
* **Einkaufsbelege**\
Eingangsrechnung, Eingangsgutschriften
* **Verkaufsbelege**\
Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften, Rechnungsstornos, Rechnungskorrekturen, Provisionsabrechnungen und Provisionsabrechnungsstornos
* **Vorkasse**\
Steuer-Buchungen aus einer Vorkasse-Zahlung, Steuer-Gegenbuchungen der Rechnung zu einer Vorkasse-Zahlung und Umbuchung der Belegnummer Vorkasse-Auftrag auf Rechnung
* **Finanzbuchungen**\
Buchungen aus einer Zahlung
* **Forderungsmanagement**\
Mahnungen, Mahnungsstornos, manueller OP-Abschluss und OP-Verrechnungen
Wenn Du nichts auswählst oder auf Finanzbuchungen eingeschränkt hast, besteht die Möglichkeit auch auf ein bestimmtes Bankkonto einzuschränken. Abschließend klickst Du auf **“Anlegen”**.
Jetzt wurde für den ausgewählten Zeitraum eine **FiBu-Übergabe** erzeugt, mit dem Status **“offen”**. Hier erhältst Du eine Übersicht aller Belege, die für die Übergaben ermittelt wurden.
{% hint style="info" %}
Damit die Belege in die Übergabe einbezogen werden können, müssen diese zuerst innerhalb der Belegerfassung über die Belegfunktionen durch Herunterladen, Drucken, Versenden oder Ausgeben **veröffentlicht** werden. Mehr dazu findest Du unter “[Belegfunktionen](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einkauf/belege/#Berechnung-der-Summen)“.
{% endhint %}
#### FiBu-Übergabe ansehen
Im Bereich **“Buchungen”** erhältst Du die Übersicht der Belege. Mit einem Klick auf die **Belegnummer** öffnest Du den entsprechenden Beleg. Über das Augen-Symbol kannst Du direkt den **VARIO Beleg** (bei Verkaufsbelegen) oder das zugehörige **DMS-Dokument** (bei Einkaufsbelegen, wenn vorhanden) öffnen. Über den **Dropdownpfeil** vor dem jeweiligen Beleg werden zusätzliche Informationen angezeigt, z.B. das ermittelte FiBu-Konto. Konnte für einen Beleg kein FiBu-Konto ermittelt werden, färbt sich der Pfeil rot.
Die Summe aller fehlenden **Kontozuordnungen** wird im Bereich Verwaltung angezeigt.
Mit einem Klick auf die Zahl kannst Du alle Buchungssätze mit fehlenden **Kontozuordnungen** öffnen. Mit einem Rechtsklick auf einen dieser Datensätze hast Du die Möglichkeit, entweder für den vorliegenden Geschäftsvorfall einmalig manuell eine Kontozuordnung vorzunehmen oder eine Kontozuordnung im Stapel für alle identischen Geschäftsvorfälle vorzunehmen.
Solltest Du Dich für die **“Stapel Konto Zuordnung”** entscheiden, kannst Du die Option **“Zuordnung in Stammdaten übernehmen”**aktivieren.
Durch die Aktivierung dieser Option, werden die hier angelegten **Kontozuordnungen** automatisch in die Einstellungen für die Kontozuordnungen übernommen und bei der nächsten FiBu-Übergabe automatisch angewendet.
#### FiBu-Übergabe abschließen
Nachdem alle Buchungssätze zu einem FiBu-Konto zugeordnet wurden, müssen die **Stammdaten** und **Buchungen** über die Option “**Dateien erzeugen**” als CSV-Dateien erzeugt werden, die anschließend über die Option **“DMS”** heruntergeladen werden können um diese in dein DATEV-Programm hochzuladen.
Jetzt kannst Du die Übergabe abzuschließen.
Nachdem die FiBu-Übergabe abgeschickt wurde, ändert sich der Status auf **Abgeschickt** und die Daten liegen nun DATEV vor.
#### FiBu-Übergabe zurücksetzen
Eine FiBu-Übergabe im Status “Offen”, “Abschließbar” oder “Abgeschickt” kann jederzeit über den Button “**Zurücksetzen**” zurückgesetzt werden. Die Belege einer zurückgesetzten FiBu-Übergabe können dann bei der nächsten Übergabe wieder mit übergeben werden.
#### FiBu-Übergabe für Vorkasseaufträge
Damit Du für Vorkasse-Aufträge eine **FiBu-Übergabe** durchführen kannst, musst Du Kontozuordnungen vom Typ **“Erhaltene Anzahlung Steuer”** und **“Erhaltene Anzahlung Verrechnung”** anlegen. Wenn Du den Vorkasse-Auftrag später in eine Rechnung übernimmst und dann für diese eine FiBu-Übergabe tätigst, benötigst Du zusätzlich eine Kontozuordnung vom Typ **“Vorkasse Umbuchung Belegnummer”**. Dadurch wird die Vorkasse korrekt auf die Rechnung umgebucht.
# Funktionsübersicht FiBu-Schnittstellen
Vergleich der FiBu-Schnittstellen in VARIO Cloud
Diese Funktions- und Leistungsübersicht der verschiedenen FiBu-Schnittstellen wird regelmäßig, zum Beispiel bei funktionalen Änderungen oder neuen Anbindungen, überarbeitet. Du findest die jeweils aktuelle Version immer auf dieser Seite.
Funktionen, die in den Leistungsbeschreibungen **nicht** ausdrücklich aufgeführt sind, gelten als **nicht vorhanden**.
| | DAETV Format | DATEV Buchungsdatenservice |
| -------------------------------------------- | -------------- | -------------------------- |
| **Schnittstellen-Typ** | CSV-Übergabe | Integrierte REST-API |
| **Übergabeformat** | V5-12 | V5-12 |
| **OP-Führung** | in VARIO Cloud | in VARIO Cloud |
| **Export zur FiBu** | manuell | manuell |
| **Debitoren** | ✅ | ✅ |
| **Kreditoren** | ✅ | ✅ |
| **sonstige Adressen** | ❌ | ❌ |
| **Personenkonten ausschließbar** | ❌ | ❌ |
| **Ausgangsrechnungen** | ✅ | ✅ |
| **Abschlagsrechnungen** | ❌ | ❌ |
| **Vorkasse/Anzahlungen über Zwischenkonten** | ✅ | ✅ |
| **Eingangsrechnungen** | ✅ | ✅ |
| **Zahlungen** | ✅ | ✅ |
| **Kasse** | ❌ | ❌ |
| **Lagerbestand** | ❌ | ❌ |
| **Beleg-PDF** | ❌ | ✅ |
| **Vorkasse-Abgleich** | ❌ | ❌ |
| **Fremdwährungen** | ❌ | ❌ |
| **Kostenstellen** | ✅ | ✅ |
| **OSS-Informationen** | ✅ | ✅ |
| [**Mandantenfähig**](#user-content-fn-1)[^1] | ❌ | ❌ |
| **zusätzliche Felder** | ❌ | ❌ |
[^1]: **aus einem VARIO-Mandanten in mehrere FiBu-Mandanten übergeben**
# DATEV-Format
Um in VARIO Cloud einen CSV-Export für die FiBu-Übergabe im DATEV durchführen zu können, musst Du Dir zunächst unsere DATEV-APP im App-Store herunterladen. Weitere Informationen zu unseren Apps findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/vario-apps/).
Unter [**“Einstellungen-> Finanzen-> Finanzbuchhaltung”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/finanzen/#Reiter-Finanzbuchhaltung) im Bereich **FiBu-Export Apps** musst Du dann einige Parameter und Stammdaten hinterlegen.
## Einstellungen der DATEV App
### Bereich Parameter
In diesem Abschnitt kannst Du Standardtexte für Buchungen definieren, die bei der FiBu-Übergabe automatisch eingesetzt werden. Die Texte werden dabei belegartbezogen hinterlegt.
**Toggle: Leistungsdatum beachten**
Wenn aktiviert, orientiert sich das Leistungsdatum sowie die Steuerperiode bei der Übergabe an DATEV am Leistungs- oder Lieferdatum des Dokuments (z. B. Rechnung, Gutschrift).
{% hint style="info" %}
Diese Einstellung ist besonders wichtig bei periodengerechter Buchhaltung, da sie das steuerlich relevante Datum bestimmt.
{% endhint %}
### Bereich Stammdaten
Hier müssen einige grundlegende Informationen für die Kommunikation mit DATEV hinterlegt werden:
* **Beraternummer:** Diese erhältst Du von der DATEV.
* **Mandantennummer:** Die spezifische Nummer Deines Mandanten.
* **Beginn des Wirtschaftsjahres:** Startdatum des aktuellen Geschäftsjahres, z. B. 01.01.2025.
* **Sachkontenlänge:** Die Länge der Sachkonten, z. B. 4
* **Rechnungslegungszweck:** Freitextfeld in der DATEV ohne technische Funktion, rein informativ.
**Weitere Optionen**
**Festschreibung:** Aktiviert den Schutz vor nachträglichen Änderungen oder Löschungen von FiBu-Buchungen nach der Übergabe.
# DATEV Buchungsdatenservice
## Voraussetzungen
Wenn Du den DATEV-Buchungsdatenservice verwenden möchtest, musst Du den Toggle “Buchungsdatenservice verwenden” im Bereich der Stammdaten aktivieren. Sobald Du den Toggle aktiviert hast werden die folgenden Optionen eingeblendet:
Nach dem Speichern müsst Du im Bereich “ **Autorisierung DATEV-Buchungsdatenservice**” den Buchungsdatenservice bei DATEV mit einem Klick auf den Button “Anmelden mit DATEV” autorisieren. In dem sich öffnenden Fenster wählst Du dein Anmeldeverfahren aus, z. B. über DATEV SmartLogin.
Wenn die Anmeldung erfolgreich war, werden die Felder automatisch mit Deinen Daten befüllt und der Toggle **„Verbunden“** ist aktiviert.
Mit einem Klick auf den Button “Verbundene Anwendungen” wirst Du zur DATEV weitergeleitet und erhältst eine Übersicht der erteilten Berechtigungen.
Mit einem Klick auf **„Technisches Log“** gelangst Du zu den Protokolleinträgen der DATEV-Schnittstelle.
**Beispiel:** Das Log enthält Informationen über erfolgreiche und fehlgeschlagene Übergaben, Authentifizierungsprobleme oder technische Fehler.
**Achtung:** Wenn eine Übergabe nicht funktioniert hat, kannst Du hier die Ursache identifizieren oder bei Rückfragen durch den VARIO oder DATEV Support gezielt auf einzelne Einträge verweisen.
Weitere Informationen zur FiBu-Übergabe findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/finanzen/fibu-uebergabe/#post-title).
## Eingangsbelege übertragen
Hier werden bei einer DATEV-Übergabe die erzeugten Eingangsbelege der Warenwirtschaft digital mit übergeben.
## Ausgangsbelege übertragen
Hier werden bei einer DATEV-Übergabe die erzeugten Ausgangsbelege der Warenwirtschaft digital mit übergeben.
## FiBu-Übergabe
Wenn Du den **DATEV Buchungsdatenservice** nutzt musst Du zunächst ebenfalls Dateien erzeugen.
Nachdem die Dateien erzeugt wurden, kannst Du diese **direkt digital an DATEV versenden**.
Nach der Übergabe werden die **übergebenen Dateien angezeigt**.
Über die beiden Buttons rechts können die **Daten erneut gesendet** werden, bzw. das technische **Log** aufgerufen werden um ggf. aufgetretene Probleme nachvollziehen zu können.
In der **DATEV** sieht das wie folgt aus:
# Lastschriften
{% hint style="info" %}
## 🚧 Seite im Aufbau
Dieser Bereich wird aktuell aufgebaut, damit du die Funktion in VARIO Cloud Schritt für Schritt verstehen und nutzen kannst.
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# Zahlungen
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# Auswertungen Adressen
In diesem Bereich werden Dir Auswertungen zu den Bereichen Adressen, Artikel, Belege, Lager und Finanzen angeboten. Mit einem Klick erhält Du so z. B. ein Prüfprotokoll der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Listen Deiner Auftragsrückstände, Rechnungseingänge und -ausgänge oder Auswertungen zu Deinen Lagerzu- und abgängen.
# Lieferantenumsatzstatistik
In dieser Statistik findest Du eine Übersicht über Deine Lieferantenumsätze, in der die **Gesamterträge pro Adresse** aufgelistet werden. Diese Übersicht ermöglicht Dir, die erzielten Umsätze aus allen **finanzrelevanten Einkaufsbelegen** adressbezogen auszuwerten. Berücksichtigt werden dabei die Belegarten **Eingangsrechnung**, **Eingangslieferschein/-rechnung**, **Gutschriftsforderung mit** und **ohne Warenrücknahme**. Die Erträge basieren auf dem **Netto-Betrag** der jeweiligen Einkaufsbelege.
Standardmäßig sind die Einträge dort **vom ertragsstärksten zum ertragsschwächsten Umsatz** sortiert. Mittels eines Mausklicks auf die **Spaltenüberschriften** „**Adresse**“, „**Kundennummer**“ und „**Ertrag**“ kann diese Sortierung umgekehrt bzw. geändert werden.
Wenn Du nach bestimmten Umsätzen suchst, kannst Du einen der **Filter** nutzen, mit denen Du gezielt nach einer **Lieferantennummer** suchen, oder einen bestimmten **Umsatzzeitraum** eingrenzen kannst. So ist es z. B. möglich, gezielt nach dem Umsatz eines bestimmten Lieferanten im vergangenen Monat, oder Quartal zu filtern.
# Kundenumsatzstatistik
In dieser Statistik findest Du eine Übersicht über Deine Kundenumsätze, in der die **Gesamterträge pro Adresse** aufgelistet werden. Diese Übersicht ermöglicht Dir, die erzielten Umsätze aus allen **finanzrelevanten Verkaufsbelegen** adressbezogen auszuwerten. Berücksichtigt werden dabei die Belegarten **Rechnung**, **Lieferschein/Rechnung**, **Stornorechnung** und **Rechnungskorrektur mit** und **ohne Warenrücknahme**. Die Erträge basieren auf dem **Netto-Betrag** der jeweiligen Verkaufsbelege.
Standardmäßig sind die Einträge dort **vom ertragsstärksten zum ertragsschwächsten Umsatz** sortiert. Mittels eines Mausklicks auf die **Spaltenüberschriften** **Adresse**, **Kundennummer** und **Ertrag** kann diese Sortierung umgekehrt bzw. geändert werden.
Wenn Du nach bestimmten Umsätzen suchst, kannst Du einen der **Filter** nutzen, mit denen Du gezielt nach einer **Kundennummer** suchen oder einen bestimmten **Umsatzzeitraum** eingrenzen kannst. So ist es z. B. möglich, gezielt nach dem Umsatz eines bestimmten Kunden im vergangenen Monat oder Quartal zu filtern.
Im **Feld “Selektion”** kannst Du zwischen den Selektionen “Kundenumsatzstatistik” und “Kundenumsatz Kreuztabelle” wechseln. Die **Selektion “Kundenumsatz Kreuztabelle”** listet Dir die adressbezogenen Umsätze **pro Monat** und den **prozentualen Anteil** jeder Adresse am monatlichen Gesamtumsatz auf. Der **Gesamtumsatz** wird in der **letzten Zeile** für die entsprechenden Monate zusammengefasst.
# USt-IdNr.-Prüfprotokoll
Alle durchgeführten **Prüfungen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNrn.)** werden im **USt-IdNr.-Prüfprotokoll** protokolliert.
#### In dieser Übersicht siehst Du z. B.:
* **die geprüfte Adresse**
* **die Meldung der Prüfung** (z. B. ungültig wegen unzulässigem Länderkennzeichen)
* sowie den **Zeitpunkt** der Prüfung.
Details zur Eingabe der USt-IdNr. in der Adresse findest Du [hier](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/adressen/#Bereich-Verwaltung).
# Auswertungen Artikel
### Themenüberblick
* [Artikelumsatzstatistik](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-artikel/artikelumsatzstatistik)
* [Warengruppenumsatzstatistik](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-artikel/warengruppenumsatzstatistik)
* [Durchschnittlicher Verkaufspreis](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-artikel/durchschnittlicher-verkaufspreis)
# Warengruppenumsatzstatistik
Die Warengruppenumsatzstatistik listet Dir die Umsätze Deiner **Warengruppen** eingeteilt **nach Monaten** auf. Jeder Monat zeigt zum einen die **Umsatzerträge** der einzelnen Warengruppen und zum anderen den **prozentualen Anteil** der Warengruppe am monatlichen Gesamtumsatz aller Warengruppen. Der entsprechende **Gesamtumsatz** für jeden Monat wird in der **letzten Zeile** zusammengefasst.
Über die **Felder “Jahr”** und **“Wirtschaftsjahr”** kannst Du jeweils nach einem bestimmten **Jahr** oder **Wirtschaftsjahr** filtern. Dabei handelt es sich beim **Wirtschaftsjahr** um einen von Deinem Unternehmen **vordefinierten Zeitraum**, der nicht am 01.01 beginnt, z. B. **vom 01.04 bis zum 31.03**. Die Datensätze werden jedoch trotzdem beginnend mit dem Monat Januar dargestellt. Beim **Öffnen** der Warengruppenstatistik ist standardmäßig das **laufende Wirtschaftsjahr** vorausgewählt.
# Durchschnittlicher Verkaufspreis
In diesem Bereich findest Du den **Netto-Verkaufswert** und den **durchschnittlichen Verkaufspreis** Deiner Artikel. Die Liste ist standardmäßig absteigend – vom **Höchsten zum Niedrigsten** **Wert** – sortiert. Der **durchschnittliche Verkaufspreis** ergibt sich aus dem **Verkaufswert** (Summe der Verkaufspreise +/- Aufschlag/Rabatt), geteilt durch die **Menge der verkauften Artikel**.
Mit einem Klick auf die Wörter **Artikelnummer**, **Verkaufswert**, **Menge** und **Durchschnitts-VKP Netto** lässt sich die **Sortierung** auch umkehren bzw. ändern. Auch hier kannst Du selbstverständlich ein **Filter** für einzelne **Artikelnummern** oder **Zeiträume** nutzen. Über das **Zahnrad-Icon** im Tabellenkopf kannst Du zusätzlich:
* die **Filterauswahl** individuell anpassen
* die **Tabelleninhalte konfigurieren**
* die Datenbasis für **Diagramme** oder andere **Auswertungen** erweitern
Damit lassen sich Lagerbewegungen nicht nur tabellarisch anzeigen, sondern auch **grafisch auswerten**. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/c-units/#Einstellungen-der-C-Unit).
# Artikelumsatzstatistik
In der Artikelumsatzstatistik sind Deine Artikelumsätze aufgelistet. Diese Übersicht ermöglicht Dir, die erzielten Umsätze aus allen **finanzrelevanten Verkaufsbelegen** artikelbezogen auszuwerten. Berücksichtigt werden dabei die Belegarten **Rechnung, Lieferschein/Rechnung, Stornorechnung und Rechnungskorrektur mit** und **ohne Warenrücknahme.** Die Erträge basieren auf dem **Netto-Betrag** der jeweiligen Verkaufsbelege.
Die einzelnen Umsätze sind hier standardmäßig **vom Höchsten zum Niedrigsten** sortiert. Diese Sortierung kann mit einem Klick auf die Spaltennamen “ **Artikelnummer**“, “ **Artikel**” und “ **Menge**” umgekehrt bzw. geändert werden. **Filter** zur Suche nach einer **Artikel**– bzw. **Kundennummer,** oder zur Eingrenzung des **Zeitraums** stehen selbstverständlich zur Verfügung.
Im **Feld “Selektion”** kannst Du zwischen den Selektionen “Artikelumsatzstatistik” und “Artikelumsatzkreuztabelle” wechseln. Die **Selektion “Artikelumsatzkreuztabelle”** listet Dir die artikelbezogenen Umsätze **pro Monat** und den **prozentualen Anteil** jedes Artikels am monatlichen Gesamtumsatz auf. Der **Gesamtumsatz** wird in der **letzten Zeile** für die entsprechenden Monate zusammengefasst.
# Auswertungen Belege
## Themenüberblick
* [Auftragsrückstände](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-belege/auftragsruckstande)
* [Rechnungseingangsbuch](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-belege/rechnungseingangsbuch)
* [Rechnungsausgangsbuch](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-belege/rechnungsausgangsbuch)
# Auftragsrückstände
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## 🚧 Seite im Aufbau
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# Rechnungseingangsbuch
Im Rechnungseingangsbuch werden alle Rechnungen, die man als Unternehmen erhalten hat, ausgewertet und chronologisch aufgeführt. Über eine Vielzahl von Variablen (Filter und Toggle) kann die gewünschte Selektion vorgenommen werden:
Da die Bedeutung der meisten Variablen (z. B. Belegnummer von, -bis) selbsterklärend ist, hier die, die einer kurzen Erklärung bedürfen:
* **Leistungsdatum vorrangig verwenden**:
* Toggle links oder mittig: Es wird nur das Belegdatum berücksichtigt.
* Toggle rechts: Das Leistungsdatum wird vorrangig gegenüber dem Belegdatum berücksichtigt.
* **Belegauswahl**:
* „Alle“: Es werden alle Belege mit und ohne FiBu-Übergabe ermittelt.
* „An FiBu übergeben“: Es werden nur Belege mit FiBu-Übergabe ermittelt.
* „Nicht an FiBu übergeben“: Es werden nur Belege ohne FiBu-Übergabe ermittelt.
* **Belegarten:** Es werden Belegarten der Kategorien Rechnung, Lieferschein/ Rechnung, Gutschrift mit und ohne Warenrücknahme zur Auswahl angeboten.
* **FiBu-Übergabe von, -bis**: Zusammen mit der Belegauswahl „An FiBu-übergeben“ kann zusätzlich der Zeitraum eingegrenzt werden.
* **Auch Belege ohne MwSt.:**
* Toggle links: Belege ohne Mehrwertsteuer werden nicht ermittelt.
* Toggle mittig: Keine Einschränkung – Belege mit und ohne Einschränkung werden ermittelt.
* Toggle rechts: Auch Belege ohne Mehrwertsteuer werden ermittelt.
* **Steuerpflichtig:**
* Toggle links: Es werden nur nicht steuerpflichtige Belege ermittelt.
* Toggle mittig: Keine Einschränkung – sowohl steuerpflichtige als auch nicht steuerpflichtige Belege werden berücksichtigt.
* Toggle rechts: Es werden nur steuerpflichtige Belege ermittelt.
Das Ergebnis wird ermittelt und angezeigt:
Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Über die Einstellungen lassen sich eigene temporäre oder dauerhafte Vorlagen anlegen, sowie die Variablen umsortieren.
Über die vier Minisymbole (rechts oben) können die Variablen ausgeblendet und die aktuellen Daten exportiert werden sowie in die Kacheldarstellung und den Vollbildmodus verzweigt werden.
**Die Hilfeseite zu den Themen „Exportieren“ und „Vorlagen frei konfigurieren über Computed Queries“ findest Du hier:** [**Grundlagen VARIO Cloud**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/grundlagen-vario-cloud/)
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Das Rechnungseingangsbuch kann im Dashboard des Startmenüs über das Widget „Abfrage“, die Gruppe „Beleg-Listen“ und das Standardtemplate „Rechnungseingangsbuch“ oder die eigene Vorlage konfiguriert werden.
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# Rechnungsausgangsbuch
Im Rechnungsausgangsbuch werden alle Rechnungen, die man als Unternehmen erstellt hat, ausgewertet und chronologisch aufgeführt. Über eine Vielzahl von Variablen (Filter und Toggle) kann die gewünschte Selektion vorgenommen werden:
Da die Bedeutung der meisten Variablen (z. B. Kundennr. von, -bis) selbsterklärend ist, hier die, die einer kurzen Erklärung bedürfen:
* **Leistungsdatum vorrangig verwenden**:
* Toggle links oder mittig: Es wird nur das Belegdatum berücksichtigt.
* Toggle rechts: Das Leistungsdatum wird vorrangig gegenüber dem Belegdatum berücksichtigt.
* **Belegauswahl**:
* “Alle”: Es werden alle Belege mit und ohne FiBu-Übergabe ermittelt.
* “An FiBu übergeben”: Es werden nur Belege mit FiBu-Übergabe ermittelt.
* “Nicht an FiBu übergeben”: Es werden nur Belege ohne FiBu-Übergabe ermittelt.
* **Belegarten:** Es werden Belegarten der Kategorien Eingangsrechnung, Eingangslieferschein/-rechnung, Gutschriftsforderung mit und ohne Warenrücknahme zur Auswahl angeboten.
* **FiBu-Übergabe von, -bis**: Zusammen mit der Belegauswahl “An FiBu-übergeben” kann zusätzlich der Zeitraum eingegrenzt werden.
* **Auch Belege ohne MwSt.:**
* Toggle links: Belege ohne Mehrwertsteuer werden nicht ermittelt.
* Toggle mittig: Keine Einschränkung – Belege mit und ohne Einschränkung werden ermittelt.
* Toggle rechts: = Auch Belege ohne Mehrwertsteuer werden ermittelt.
* **Steuerpflichtig:**
* Toggle links: Es werden nur nicht steuerpflichtige Belege ermittelt.
* Toggle mittig: Keine Einschränkung – sowohl steuerpflichtige als auch nicht steuerpflichtige Belege werden berücksichtigt.
* Toggle rechts: Es werden nur steuerpflichtige Belege ermittelt.
Das Ergebnis wird ermittelt und angezeigt:
Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Über die Einstellungen lassen sich eigene temporäre oder dauerhafte Vorlage anlegen sowie die Variablen umsortieren.
Über die vier Minisymbole (rechts oben) können die Variablen ausgeblendet und die aktuellen Daten exportiert werden sowie in die Kacheldarstellung und den Vollbildmodus verzweigt werden.
Die Hilfeseite zu den Themen “Exportieren” und “Vorlagen frei konfigurieren über Computed Queries” findest Du hier: [Grundlagen VARIO Cloud](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/grundlagen-vario-cloud/)
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**TIPP:**
Das Rechnungsausgangsbuch kann im Dashboard des Startmenüs über das Widget “Abfrage”, die Gruppe “Beleg-Listen” und das Standardtemplate “Rechnungsausgangsbuch” oder die eigene Vorlage konfiguriert werden.
{% endhint %}
# Auswertungen Lager
# Lagerbewegungsprotokoll
Das **Lagerbewegungsprotokoll** gibt Dir eine detaillierte Übersicht aller Lagerbewegungen in VARIO Cloud. Damit kannst Du sämtliche Zu- und Abgänge von Artikeln nachvollziehen. Die Übersicht enthält sowohl **manuell gebuchte** als auch automatisch **durch Belege** ausgelöste Bewegungen. So kannst Du Lagerveränderungen **lückenlos** dokumentieren.
Du kannst die angezeigten Einträge über die **Filterleiste** gezielt einschränken – zum Beispiel nach **Datum**, **Artikelnummer**, **Seriennummer** oder **Lager**. Über das **Zahnrad-Icon** im Tabellenkopf kannst Du zusätzlich:
* die **Filterauswahl** individuell anpassen
* die **Tabelleninhalte konfigurieren**
* die Datenbasis für **Diagramme** oder andere **Auswertungen** erweitern
Damit lassen sich Lagerbewegungen nicht nur tabellarisch anzeigen, sondern auch **grafisch auswerten**. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/c-units/#Einstellungen-der-C-Unit).
# Auswertungen Finanzen
### Themenüberblick
* [Gesamtumsatzstatistik](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-finanzen/gesamtumsatzstatistik)
* [Umsatzsteuervoranmeldung](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-finanzen/umsatzsteuervoranmeldung)
* [Z3 Datenträgerüberlassung](/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-finanzen/z3-datentrageruberlassung)
# Gesamtumsatzstatistik
Mit Hilfe dieser Auswertung erhältst Du eine Übersicht über Deine gesamten **Umsätze**, aufgeteilt nach **Monaten im Wirtschaftsjahr** sowie Vergleich über mehrere Jahre. Dabei werden alle **finanzrelevanten Belege** wie Rechnungen, Lieferschein/Rechnungen, Schlussrechnungen (mit Abschlags-, und Anzahlungsrechnung) sowie Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen berücksichtigt. Der Umsatz fließt direkt bei Belegerstellung in die Statistik.
Über die Standardfiltern „**Datum von**“ und „**Datum bis**“ kannst Du den Auswertungszeitraum individuell eingrenzen. Zusätzlich kannst Du per Selektion eigene Filterkriterien definieren und die Darstellung an Deine Anforderungen anpassen. Informationen zu den **konfigurierbaren Tabellen** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units).
**Die Bedeutung der Spalten:**
* **WJ-Monat:** Zeigt den Monat innerhalb des Wirtschaftsjahres (z.B. 1= erster Monat des Wirtschaftsjahres
* **Monat:** Gibt den Namen des Kalendermonats an
* **Jahr (Umsatz €):** Zeigt den Verkaufswert in Euro = **Verkaufspreis (Netto)-Rabatte**
* **Jahr (Umsatz %):** Zeigt den prozentualen Anteil des Verkaufswert am Gesamtumsatz im ausgewählten Zeitraum
* **Jahr (HSP €):** Zeigt den Ertrag (Handelsspanne) in Euro = **Verkaufswert-Einkaufspreis (EKP)**
* **Jahr (HSP %):** Zeigt den prozentualen Ertrag (Handelsspanne) im Verhältnis zum Verkaufswert.
Über die Auswahl "**Selektion**" kannst Du die Ansicht auch als **Balkendiagramm** darstellen:
Die Darstellung kann über die "Selektion" auf ein Balkendiagrmm umgestellt werden
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Tipp:
Die Gegenüberstellung mehrere Jahre ermöglicht Dir eine schnelle Analyse von Umsatzentwicklung und Erträgen. Besonders hilfreich ist dies zur Identifikation von saisonalen Schwankungen oder zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit einzelner Zeiträume.
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# Umsatzsteuervoranmeldung
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Diese Auswertung ist "nur" eine Auswertung, um die Daten für Umsatzsteuervoranmeldung zu erhalten und dann manuell bspw. über Elster zu erstellen.
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## Reiter Umsatzsteuervoranmeldung Einkauf & Verkauf
In den Reitern “ **Umsatzsteuervoranmeldung Einkauf**” und “ **Umsatzsteuervoranmeldung Verkauf**” werden alle **steuerrelevanten** **Umsätze** des gewählten Zeitraums dargestellt. Diese Übersichten dienen als Grundlage für die **monatliche** oder **vierteljährige Umsatzsteuervoranmeldung** an das Finanzamt.
Die angezeigten Daten basieren auf den in VARIO Cloud erstellten Belegen und werden chronologisch aufgeführt. Im Einkauf fließen alle relevante Einkaufsbelege ein, wie Eingangsrechnungen, Eingangslieferschein/Rechnungen sowie Gutschriftsforderungen mit oder ohne Warenrücknahme. Im Verkauf werden die entprechenden Verkaufsbelege berücksichtigt, darunter Rechnungen, Lieferschein/Rechnungen, Rechnungskorrekturen mit oder ohne Warenrücknahmen. Über verschiedene Variablen (Filter und Toggle) kann die gewünschte Selektion vorgenommen werden:
**Da die Bedeutung der meisten Variablen (z.B. Datum von, -bis) selbsterklärend ist, hier die, die einer kurzen Erklärung bedürfen:**
* **Toggle “Leistungsdatum vorrangig verwenden**“:
* Toggle links oder mittig: Es wird nur das Belegdatum berücksichtigt.
* Toggle rechts: Das Leistungsdatum wird vorrangig vor dem Belegdatum berücksichtigt.
* **Belegauswahl**:
* “Leer”: Es werden alle Belege mit und ohne FiBu-Übergabe ermittelt.
* “FiBu-Übergabe erfolgt”: Es werden nur Belege mit FiBu-Übergabe ermittelt.
* “FiBu-Übergabe nicht erfolgt”: Es werden nur Belege ohne FiBu-Übergabe ermittelt.
* **FiBu-Übergabe von, -bis**: Zusammen mit der Belegauswahl “FiBu-Übergabe erfolgt” kann zusätzlich der Zeitraum eingegrenzt werden.
* **Belegarten:** Es werden Belegarten der Kategorien Rechnung, Lieferschein/ Rechnung, Rechnungskorrektur mit und ohne Warenrücknahme zur Auswahl angeboten.
* **Toggle “Auch Belege ohne MwSt.”:**
* Toggle links: Belege ohne Mehrwertsteuer werden nicht ermittelt.
* Toggle mittig: Keine Einschränkung=Belege mit und ohne Einschränkung werden ermittelt.
* Toggle rechts: = Auch Belege ohne Mehrwertsteuer werden ermittelt.
* **Toggle** “ **Steuerpflichtig”:**
* Toggle links: Es werden nur nicht steuerpflichtige Belege ermittelt.
* Toggle mittig: Keine Einschränkung – sowohl steuerpflichtige als auch nicht steuerpflichtige Belege werden berücksichtigt.
* Toggle rechts: Es werden nur steuerpflichtige Belege ermittelt.
* **USt-IdNr.:** Durch Eingabe einer USt-IdNr. werden nur die Belege angezeigt, deren Umsätze dieser Nummer entsprechen.
Wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, kann jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Über die Einstellungen lassen sich eigene temporäre oder dauerhafte Vorlage angelegen, sowie z.B. die Variablen umsortieren.
Über die vier Minisymbole (rechts oben) können die Variablen ausgeblendet und die aktuellen Daten exportiert werden sowie in die Kacheldarstellung und den Vollbildmodus verzweigt werden.
Die Hilfeseite zu den Themen “Exportieren” und “Vorlagen frei konfigurieren über Computed Queries” findest Du hier: [Grundlagen VARIO Cloud](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/grundlagen-vario-cloud/)
## Reiter Umsatzsteuervoranmeldung mit Ust-Id-Aufstellung
Hier werden alle steuerrelevanten Umsätze **nach der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer** gruppiert dargestellt. Das Ergebnis kann wahlweise nach Belegdatum oder Leistungsdatum gefiltert werden.
---
[Next Page](/llms-full.txt/1)
kann ein bereits heruntergeladenes Dashboard wieder hochgeladen werden.
die [Größe verschiedener Endgeräte angepasst](#anpassung-der-widgets-an-verschiedene-displays), über 
die Dashboard-Einstellung für dieses Dashboard geändert oder das geöffnete Dashboard über 
herunterladen. Dabei hast Du die Option, auszuwählen, ob die **Selektionen,** die ggf. in [**Abfrage-Widgets**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/dashboard-im-startmenue/#Widget-Abfrage) verwendet werden, mitheruntergeladen werden sollen.
kannst Du ein Widget im **JSON**-**Format** hochladen. Mit Anwahl von 
wird Dein Dashboard inklusive der hinzugefügten Widgets gespeichert. Mit 
kannst Du, wie an vielen Stellen in der Cloud auch, den Link teilen.
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#### Dashboards jederzeit konfigurieren
Neben den Dashboard-Einstellungen können die Dashboards auch **direkt im jeweiligen Bereich** (Adressen/ Reiter Dashboard,…) über den **Button "Dashboard konfigurieren"** bearbeitet werden. Diese Funktion führt automatisch zu den Dashboard-Einstellungen und nach der Konfiguration zurück zum ursprünglichen Bereich.
{% endhint %}
## Anpassung der Widgets an verschiedene Displays
Unsere Dashboards unterscheiden zwischen drei verschiedenen Displaygrößen, zwischen denen über 
kannst Du nun im letzten Schritt unter dem **Reiter “Dashboards”** nur die Dashboards zu den gewünschten Bereichen hinzufügen, die Du selbst sehen möchtest. Dadurch wird verhindert, dass Dir **alle** vorhandenen Dashboards angezeigt werden, also auch die die Dich nicht interessieren. Du kannst die Dashboards zu den jeweiligen Bereichen hinzufügen, indem Du auf **“Startseiten-Dashboard auswählen”**, **“Adress-Dashboard auswählen”** usw. klickst.
Durch das Verschieben der Dashboards mit dem Symbol 
kann die **Reihenfolge** innerhalb der Bereiche festgelegt werden. Das jeweils erste Dashboard, ist das Dashboard, das standardmäßig als “Haupt-Dashboard” angezeigt wird. Die anderen Übersichten sind über ein Dropdown-Menü zugänglich.
## Wechseln zwischen Dashboards
Wenn in den Benutzereinstellungen **einem Bereich** mehrere Dashboards hinzugefügt wurden, kann im Navigationsmenü oder direkt innerhalb des Bereichs zwischen diesen gewechselt werden. Beispielsweise sind verschiedenen “**Startseiten-Dashboards**” als Unterpunkte des Menüs **“Dashboards”** aufgelistet.
in die Belegvorschau verzweigt. In den Einstellungen des Widgets kann die Überschrift “Einkaufsbelege” durch die Eingabe eines anderen Titels individualisiert werden. Über den Filter 
kann nach Variablen gefiltert werden.
in die Belegvorschau verzweigt. In den Einstellungen des Widgets kann die Überschrift “Verkaufsbelege” durch die Eingabe eines anderen Titels individualisiert werden.
wird die Anzeige auf diese beschränkt. Durch Auswahl von  wird eine Zusammenfassung der Abrechnungsarten einblendet (s. u.). Beim Hovern über eine Aktivität werden die entsprechende Details angezeigt und beim Anklicken öffnet sich die Aktivität in einem neuen Fenster.
Beim Anklicken eines **leeren Zeitraumes** zwischen den bestehenden Aktivitäten kann eine neue Aktivität für genau diesen Zeitraum angelegt werden. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
. Dabei öffnet sich ein Popup-Fenster zur Eingabe der Aktivität. Die **Gesamtzeit** zeigt eine Zusammenfassung für den ausgewählten Monat an. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten).
ist hierzu im Feld “Titel” ein eindeutiger Name zu erfassen, über die Auswahl “Gruppe” die gewünschte Liste und über das Template eine Standard-Vorlage oder eine eigene Vorlage auszuwählen.
**Auszug aus der Gruppenliste:**
vierfach dupliziert und die [**Funktionen**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units/selektionen-konfigurieren#funktionen) **“Anzahl”, “Durchschnitt”, “Minimum”, “Maximum”** und **“Summe”** zugewiesen und jeweils mit einem **Alias** benannt.
Darüber hinaus erscheint im unteren rechten Bildschirmrand ein Dialog, in dem OpenStreetMap die Anzahl der Übereinstimmungen anzeigt. In unserem Beispiel werden zehn passende Adressen zu *"VARIO"* gefunden.
Mit einem Klick auf den Button  öffnest Du die Ergebnis- bzw. Vorschlagsliste von OpenStreetMap. Dort kannst Du die passende Adresse auswählen. Dies erleichtert und beschleunigt die Adressanlage erheblich und stellt sicher, dass die eingegebenen Daten korrekt sind.
gelangt man in den **Bearbeitungsmodus** des **Reiters “Zusatzfelder”** und über  kann aus der Liste der Zusatzfeldgruppen ausgewählt werden. Wird **keine Zusatzfeldgruppe** ausgewählt, werden alle Zusatzfeldgruppen, die zu Adressen zugeordnet wurden, angezeigt.
manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden.
Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**.](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs)