VARIO Admin-Center

Zuletzt aktualisiert am 14. Mai 2025

Das Admin-Center dient als zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation mit uns. Auf dem Dashboard finden Sie zukünftig unter anderem auch aktuelle VARIO-Neuigkeiten sowie eine Übersicht zu Tickets und Aktivitäten. Mit dem Admin-Center haben Sie künftig die Möglichkeit, Backups hochzuladen, individuelle Updates zu erhalten und weitere Daten direkt innerhalb eines entsprechenden Tickets zur Verfügung zu stellen oder einzusehen.

Sobald Sie Ihre Zugangsdaten von uns erhalten haben, gelangen Sie über einen Direktlink in Ihrer VARIO direkt ins Admin-Center und haben Zugriff auf die folgenden Funktionen:

• Rechnungen abrufen und downloaden
• Ticketinformationen und -status einsehen
• Informationen zu Ihrem Ansprechpartner erhalten (inkl. E-Mail, Durchwahl und Buchungslink für Terminvereinbarungen)
• Ihre Hotline-Durchwahl oder -Punkte einsehen und bei Bedarf Support buchen

Buchen Sie zudem V8-Services wie beispielsweise unseren E-Rechnungsvalidierungsservice direkt über das Admin-Center.

Sollten Sie unseren E-Rechnungsvalidierungsservice buchen, erhalten Sie – sofern noch nicht vorhanden – automatisch Zugriff auf das Admin-Center, da dort alle notwendigen Einrichtungsschritte erfolgen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Handbuch zum Thema E-Rechnungen.

Startmaske

Nach der Anmeldung befinden Sie sich in unserer Admin-Center-Startmaske. Diese besteht aus dem Anwendungsbereich, dem Navigationsmenü und der Informationsleiste Die Beschreibung haben wir zur besseren Orientierung in die entsprechenden Bereiche aufgeteilt.

Anwendungsbereich

Persönlicher Ansprechpartner

Hier finden Sie Kontaktmöglichkeiten zu Ihrem persönlichen Ansprechpartner bei uns im Haus. Sie können hier direkt anrufen, eine E-Mail senden oder über einen Buchungslink Termine buchen.

Support Hotline

Hier finden Sie alle notwendigen Informationen zu unserem Support – Ihre persönliche Durchwahl, Die Übersicht Ihrer Hotline-Punkte und die Möglichkeit, Support direkt zu buchen. Außerdem haben wir Ihnen unser Hilfe-Center verlinkt.

Navigationsmenü

Oben links im Navigationsbereich der Startseite ist ihr Firmenname zu sehen. Sollten Sie mehrere Mandanten haben, wird Ihnen mit Anwahl des eine Liste aller Mandanten angezeigt, zu denen Sie auch direkt hin wechseln können:

Informationsleiste

In der Informationsleiste können Sie über dieses Symbol  (oben links) das Navigationsmenü ein- und ausblenden.

Persönlicher Benutzerbereich

Mit Klick auf das -Symbol öffnet sich zunächst die persönliche Benutzermaske 

Mit dem linken Button aktivieren Sie den Support-Modus.
Ab diesem Zeitpunkt – und solange das sich rechts öffnende Fenster geöffnet bleibt – werden Ihre Klicks sowie auftretende Fehlermeldungen automatisch aufgezeichnet. Diese Informationen werden direkt an unser Support-Team übermittelt.

Kontaktieren Sie anschließend unseren Support und weisen Sie darauf hin, dass Sie den Support-Modus aktiviert hatten.
Die aufgezeichneten Klicks und kopierbaren Fehlermeldungen unterstützen unsere Entwicklung dabei, mögliche Probleme besser nachzuvollziehen und gezielt zu beheben.

Per Klick auf das mittlere Symbol gelangen Sie in die ‘Benutzereinstellungen‘:

Persönliche Daten

Hier können Sie Ihre Benutzerdaten einsehen und Ihre E-Mail-Adresse bearbeiten:

Sicherheit

Hier können Sie Ihr Passwort ändern oder einen zweiten Faktor für die Anmeldung einrichten:

Arbeitsbereich

Hier können Sie individuelle Einstellungen wie das Design oder die Button-Positionierung festlegen:

Benutzer

In diesem Bereich legen Sie die Login-Daten und die Zugriffsrechte eines Benutzers fest. Sie können per Setzen der entsprechenden Toggles bestimmen, ob der Benutzer eine Admin-Center Anmeldung erhalten soll oder für einen API-Zugang genutzt werden darf.

Hier können Sie demzufolge einen Benutzer anlegen, die Sie beispielsweise für die Einrichtung des E-Rechnungsvalidierungsservices benötigen. Genauere Informationen wie ein API-Benutzer angelegt werden muss stehen Ihnen auf unserer Handbuchseite zur Einrichtung des E-Rechnungsvalidierungsservices zur Verfügung.

Nach Anlage eines Benutzers, gelangen Sie in die Detailansicht und können beispielsweise überprüfen, ob die entsprechende Installation dem Benutzer korrekt zugeordnet wurde oder Benutzerrollen definieren.

Bereich Verwaltung

Neben einem API-Benutzer können Sie auch weitere Benutzer in Ihrem Unternehmen anlegen, die sich daraufhin im Admin-Center anmelden können. Hierfür ist der Toggle ‘Admin-Center Anmeldung‘ zu setzen und entsprechende ‘Administrative Rollen‘ auszuwählen. Diese Rollen definieren, auf welche Bereiche der Benutzer im Admin-Center zugreifen kann.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Rollen und der zugehörigen Zugriffsbereiche:

• Buchhaltung Menüpunkt “Belege”
• Entwickler: Menüpunkt “Entwickler” (bei verifizierten Entwickler-Kunden)
• Lizenz buchen: Verwaltung der “Lizenzen” innerhalb der Installationen
• Operator: Alle Bereiche der “Installationen” außer Lizenzen, Benutzer und Wartung
• Support: Menüpunkt “Tickets”
• User-Lizenzen zuweisen/entfernen: Menüpunkt “Benutzer” und Benutzerverwaltung innerhalb der Installationen

Bereich Installation

In diesem Bereich ordnen Sie dem Benutzer eine Installation zu oder ändern eine bestehende “Benutzer-zu-Installation-Beziehung”. Dabei können Sie festlegen, ob der Benutzer Administratorrechte für diese Installation erhalten soll. Mit Administratorrechten hat der Benutzer Zugriff auf alle Bereiche und Funktionen der zugewiesenen Installation.

Im Feld “Typ” bestimmen Sie, ob der Benutzer einen limitierten oder regulären Zugang zu den Funktionen der Installation erhält. Über das Feld “Installation” wählen Sie die gewünschte Installation aus, der der Benutzer zugeordnet werden soll.

Bereich Zwei-Faktor-Authentisierung

In diesem Bereich kannst Du die für den Benutzer eingerichtete Zwei-Faktor-Authentisierung einsehen – inklusive des verwendeten Authentisierungs-Typs (z. B. OTP), der vom Benutzer vergebenen Bezeichnung sowie des Erstellungsdatums.

Aktionsmenü

Benutzer können über den Button 

deaktiviert und wieder aktiviert werden. Deaktivierte Benutzer bleiben im System erhalten und sind weiterhin sichtbar. Um deaktivierte Benutzer anzuzeigen, klicke auf das Minisymbol rechts oben über der Benutzerliste:

Tickets

Im Bereich Tickets im Admin-Center erhalten Sie eine Übersicht über Ihre aktuellen offenen Support-Tickets. Dieser Bereich wird stetig erweitert, um Ihnen die Kommunikation und Zusammenarbeit mit unserem Support-Team noch einfacher zu gestalten.

• Ticketübersicht:
  Sie sehen alle Ihre offenen Tickets inklusive relevanter Details wie Bearbeitungsstatus und Beschreibung.
• Dateiupload über DMS-Reiter:
  Hier haben Sie die Möglichkeit, im Reiter DMS direkt Dateien oder Backups hochzuladen. Dadurch entfällt der bisher notwendige Upload über unseren FTP-Server.
  Dieser neue Weg vereinfacht den Datenaustausch erheblich, da unser Support-Team Ihre hochgeladenen Dateien direkt im Ticketsystem einsehen und weiterverarbeiten kann.
• Direkte Ticketerstellung (geplant):
  In einer kommenden Erweiterung werden Sie selbstständig neue Tickets direkt aus dem Admin-Center heraus anlegen können. Dies beschleunigt die Bearbeitung und reduziert Kommunikationswege.

Belege

Hier finden Sie alle Rechnungen, Lieferschein/Rechnungen und Rechnungskorrekturen oder Storno-Rechnungen und können diese direkt einsehen (Klick auf das Auge) oder herunterladen (Download-Button).

Verträge

Hier können Sie zukünftig Informationen zu Hotline- oder Pflegeverträge einsehen, sofern diese bestehen.

Installation(en)

Je nachdem welchen Mandanten Sie oben rechts ausgewählt haben, können Sie hier Details zu der entsprechenden Installation einsehen. Die verschiedenen Untermenüpunkte werden Ihnen im Folgenden näher erläutert.

Haben Sie zum Beispiel den E-Rechnungsvalidierungsservice bei uns gebucht? Dann sehen Sie hier eine entsprechende Installation und können dort die Einrichtung vornehmen. Genauere Informationen und ein Video zu diesem Thema stehen Ihnen auf unserer Handbuchseite bereit.

API-Clients

Hier können Sie API-Clients anlegen einsehen. Per Klick auf den Client-Secret oder die Client-ID werden die Daten in die Zwischenablage kopiert.

Apps

Hier können Sie zukünftig Ihre Apps verwalten. Was genau dies bedeutet erfahren Sie zu gegebenem Zeitpunkt auf dieser Handbuchseite.

Backups

Hier finden Sie die Backups zu Ihrer Installation. Im Standard wird jede Nacht ein Backup erstellt, welches 7 Tage vorgehalten wird. Zusätzliche manuelle Backups sind über die Lizenzen zubuchbar.

Benutzer

Hier sehen Sie eine Liste Ihrer im Hauptmenüpunkt Benutzer angelegten und der Installation zugeordneten Benutzer. Hier können Sie außerdem bereits existierende Benutzer dieser Installation zuordnen.

Lizenzen

Hier können Sie Ihre gebuchten Lizenzen und deren Gültigkeit (sofern diese beschränkt ist) einsehen sowie die Anzahl der Benutzer in der jeweiligen Lizenz.

Hier können zukünftig direkt weitere Benutzer oder Lizenzen hinzugebucht werden. Unsere Verwaltung schaltet daraufhin die gebuchte Lizenz frei und schreibt die entsprechende Rechnung, die Sie dann im Bereich Belege direkt einsehen und herunterladen können.

Sicherheit

Bereich Grundeinstellungen

Die hier hinterlegen Werte (Stunden, Wochen, Monate) in diesen Feldern sowie die Toggle haben folgende Bedeutung:

• Maximale Anzahl an Usersitzungen: Der Wert gibt an wie viele Sitzungen ein Benutzer bei diesem Tenanat parallel geöffnet haben darf. Bei Überschreitung wird ein Hinweis eingeblendet.
• Event Gültigkeit: Wie lange Login/ Logout-Protokolle gespeichert bleiben sollen.
• Sitzungsinaktivitätstimer/ Sitzungsinaktivitätstimer mit “Angemeldet bleiben” Häkchen: Nach wieviel Zeit eine inaktive User-Sitzung automatisch ausgeloggt wird bei ohne und mit aktivierter Checkbox “Angemeldet bleiben” (im Loginbereich).
• Maximale Sitzungsdauer/Maximale Sitzungsdauer mit “Angemeldet bleiben” Häkchen” : Wie lange eine aktive User-Sitzung verlängert werden darf bei ohne und mit aktivierter Checkbox “Angemeldet bleiben” (im Loginbereich). Auch hier wird vorab ein Hinweis eingeblendet.
• Toggle “Benötigt OTP Zwei-Faktor Authentisierung”: Bei Aktivierung wird je Benutzer die Einstellung einer Authenticator-App als zweiten Faktor erzwungen.
• Toggle “Benötigt Webauthn 2-Faktor Authentisierung”: Bei Aktivierung wird je Benutzer die Einstellung von nativer Authentifizierung bei z.B. Windows Hello erzwungen.

Über diesen Button  werden Ihre Einstellungen überschrieben und auf die Standardwerte zurückgesetzt. Der Vorgang kann einige Sekunden dauern!

Bereich Passwort-Richtlinien

Im Bereich der Passwort-Richtlinien können Sie zwischen unseren drei Vorschlägen (Schwacher Schutz, Mittlerer Schutz und Starker Schutz) oder einem Benutzerdefinierten Schutz festlegen, welche Richtlinie bei der Passworteingabe greifen soll. Der gewählte, aktivierte Passwort-Schutz ist an der grünen Umrandung (lt. Beispiel Benutzerdefinierter Schutz) zu erkennen.

Bereich Login/ Logout-Protokoll

Im Bereich ‘Login/Logout-Protokoll‘ sind sämtliche An- und Abmeldungen in der Installation mit Details solange dokumentiert wie unter Grundeinstellungen/ Event Gültigkeit angegeben.

Support

Hier können Sie entscheiden, ob Sie uns einen direkten Support-Zugriff auf Ihre Installation erlauben oder nicht. Wenn Sie den Toggle aktivieren, können wir bei Vorlage eines Anwendungsfalles wie eines Vorfall-Tickets oder ähnlichem einen Link generieren und in Ihre Installation als Support-User ‘VSupport‘ einloggen.

Sie sehen generierte Links im Bereich ‘Link Tokens‘, diese sind maximal 5 Minuten gültig. Wenn der Link innerhalb dieser Zeit nicht angewählt wird, verschwindet er aus der Liste und ist für uns auch nicht mehr verwendbar. Wenn sich Mitarbeiter in Ihre Installation über diesen Link eingewählt haben, erhalten Sie im Bereich ‘Link Sitzungen‘ eine Übersicht aller aktiven Sitzungen mit Zugriffszeiten:

Änderungen, die durch unseren Benutzer ‘VSupport’ durchgeführt werden, werden entsprechend protokolliert.