Benutzerverwaltung

Benutzer anlegen, zuweisen, absichern und verwalten.

Hier verwaltest Du alle Benutzer. Du kannst neue Benutzer anlegen, fremde Benutzer hinzufügen sowie Login-Daten und Zugriffsrechte vergeben.

Du kannst bestimmen,

• ob Benutzer nur Zugriff auf bestimmte ERP-Installationen haben sollen,

• ob Sie Zugriff aufs Admin-Center haben sollen,

• ob Sie Zugriff auf beides haben sollen..

Neuen Benutzer anlegen

Mit +Benutzer legst Du einen neuen Benutzer an.

Der Toggle Besitzer kann nur durch VARIO aktiviert werden.

Mit Admin-Center Anmeldung legst Du fest, ob sich der Benutzer im Admin-Center anmelden darf. Die administrativen Rollen bestimmen den Zugriff auf Bereiche im Admin-Center.

Das Passwort vergibst Du:

• manuell

• per E-Mail senden

Aktivierst Du Temporär, muss der Benutzer nach der ersten Anmeldung ein eigenes Passwort vergeben.

Bei mehreren VARIO ERP Installationen kannst Du den Benutzer direkt einer bestimmten Installation zuweisen.

Benutzeranlage mit manueller Passwortanforderung

Hinweis zu den Passwortanforderungen

Das Passwort muss mindestens 14 Zeichen lang sein. Zusätzlich braucht es:

• mindestens einen Großbuchstaben

• mindestens einen Kleinbuchstaben

• mindestens ein Sonderzeichen

Die Prüfung greift nur bei der Option Manuell.

Die Benutzeranlage ist auch dann möglich, wenn das eingegebene Passwort die Sicherheitsrichtlinien noch nicht erfüllt.

Nach dem Speichern erscheint dieser Hinweis:

Dann hast Du drei Optionen:

1. Passwortvergabe-Aufforderung per E-Mail senden

   Der Benutzer erhält eine E-Mail und legt selbst ein gültiges Passwort fest.

2. Korrigierte Passworteingabe übernehmen

   Du gibst direkt ein gültiges Passwort in Passwort und Passwort wiederholen ein.

3. Abbrechen

   Der Benutzer wird trotzdem angelegt. Ein gültiges Passwort kannst Du später vergeben.

Parallele Installationen: Du kannst neben einem Produktivsystem auch ein Testsystem betreiben. Beide Installationen arbeiten unabhängig voneinander.

Bestehende Benutzer verwalten

Bereits angelegte Benutzer werden im Datagrid angezeigt. Über das Drei-Punkte-Menü kannst Du Benutzer deaktivieren oder löschen, sofern keine Installation zugeordnet ist. Zum Bearbeiten wählst Du den Benutzer zuerst aus.

Bereich Verwaltung

Im Feld Administrative Rollen wählst Du die Bereiche, auf die der Benutzer im Admin-Center zugreifen darf.

Mögliche Rollen:

• keine Rolle: Startseite, System

• Buchhaltung: Belege und Verträge

• Entwickler: Entwickler-Bereich bei verifizierten Entwickler-Kunden

• Lizenz buchen: Verwaltung der Lizenzen innerhalb der Installation

• Operator: Alle Installationsbereiche außer Lizenzen, Benutzer und Wartung

• Support: Tickets

• User-Lizenzen zuweisen/entfernen: Benutzer-Menü und Benutzerverwaltung innerhalb einer Installation

Benutzer einer Installation zuordnen

Mit +Installation ordnest Du dem Benutzer eine weitere Installation zu.

Die Option "OAuth-Password-Grant-Type erlauben" erlaubt einer vertrauenswürdigen Anwendung, Benutzername und Passwort direkt zu verwenden, um ein Access Token über OAuth 2.0 zu erhalten.

Aktiviere diese Funktion nur für absolut vertrauenswürdige Anwendungen, zum Beispiel firmeneigene Apps.

Im Feld Typ legst Du fest, ob der Benutzer einen limitierten oder regulären Zugang zur Installation erhält. Über das Feld Installation wählst Du die zuzuordnende Installation aus.

Bereich Zwei-Faktor-Authentisierung

Hier siehst Du die eingerichtete Zwei-Faktor-Authentisierung des Benutzers.

Angezeigt werden:

• der Typ, zum Beispiel OTP oder Passkey

• die Gerätebezeichnung

Aktionsbuttons

Über diesen Button “Aktionen” werden Aktionen angeboten, um den Benutzer zu deaktivieren und wieder zu aktivieren.Deaktivierte Benutzer bleiben im System erhalten und sind weiterhin sichtbar – sowohl im Admin-Center als auch unter Einstellungen/Benutzer, Gruppen & Rollen. Um deaktivierte Benutzer anzuzeigen, klicke auf das Minisymbol über der Benutzerliste.

Alternativ kann ein Benutzer auch anonymisiert werden, wobei alle personenbezogenen Daten durch eine zufällige Zahlen- und Buchstabenkombination ersetzt werden. Der Benutzer wird dabei ebenfalls automatisch deaktiviert.

Über die Aktion “Passwort zurücksetzen” kann der Administrator das Passwort eines Benutzers neu vergeben. Dabei stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Manuelle Vergabe: Der Administrator vergibt ein neues Passwort direkt im System. Optional kann es als temporär markiert werden. In diesem Fall muss der Benutzer es beim nächsten Login ändern.

• Zurücksetzen per E-Mail: Wählt der Administrator die Option “E-Mail senden“, erhält der Benutzer eine Nachricht mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts. Wichtig: Der Link ist 24 Stunden gültig und kann nur einmal verwendet werden.

Alternativ können aus dem Datagrid der Benutzer auch mehrere Benutzer ausgewählt und über das Drei-Punkte-Menü deaktiviert, aktiviert oder anonymisiert werden.

Fremden Benutzer hinzufügen

Mit Anwahl gibst Du einem externen Dritten Zugriff auf Deine Installation. Das ist zum Beispiel für Dienstleister oder Steuerberater sinnvoll.Das ist z. B. sinnvoll, wenn er sich bestimmte Prozesse oder Sachverhalten ansehen soll. Voraussetzung ist, dass dieser Benutzer über eine gültige VARIO-ID verfügt.